Guida alla compilazione della candidatura KA219

KA219 - partenariati tra sole scuole 2017 (schools only)
Tutorial per la compilazione del modulo di candidatura KA219
La procedura per una corretta candidatura
PER PREPARARE LA CANDIDATURA
Prima di procedere alla compilazione del modulo è molto importante leggere e consultare la
Guida al Programma e l’Invito a presentare proposte pubblicati ogni anno dalla Commissione
Europea e nei quali sono indicate le caratteristiche dell’azione, i criteri di valutazione ed ogni altra
informazione relativa al Programma Erasmus+.
Tutti questi documenti e i moduli per la candidatura della Azione Chiave 2 sono disponibili sul
sito dell’Agenzia Nazionale www.erasmusplus.it sezione PARTECIPA.
I MODULI DI CANDIDATURA
Il modulo consente di compilare e inviare in via elettronica la candidatura per la KA2.
Prima di tutto deve essere scaricato e salvato sul proprio PC. Si tratta di un documento pdf che
può essere compilato utilizzando la versione più recente di Adobe, programma disponibile al
seguente indirizzo: www.adobe.com
Una volta aperto il modulo, è possibile iniziare il lavoro.
È necessario impostare la protezione del documento in modo da non incontrare problemi nella
compilazione delll’eform.
 Cliccare su PREFERENZE;
 nel menu a sinistra selezionare GESTORE AFFIDABILITA’
 e poi su MODIFICA IMPOSTAZIONI
 cliccare su CONSENTI AI FILE PDF DI ACCEDERE A TUTTI I SITI WEB;
 cliccare su OK e di nuovo su OK.
Durante la compilazione è necessario che il computer sia connesso a internet per poter salvare il
lavoro e riprendere anche dopo un’interruzione.
L’EFORM
L’e-form è composto da vari campi di diversi colori
 grigio: campi pre-compilati, >> non è possibile sovrascrivere o aggiungere informazioni
 campi vuoti bordati di rosso >> sono obbligatori e devono essere compilati per il buon
esito dell’invio online della domanda
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SEZIONE PER SEZIONE
B. CONTEXT
Per progetti del settore scuola che coinvolgono solo scuole, l’istituto coordinatore del
partenariato deve compilare questo modulo e-form KA219 Partenariati strategici tra sole scuole.
 Selezionare la lingua di compilazione del modulo indicandola nel campo corrispondente
La lingua selezionata potrà essere la lingua di comunicazione del partenariato.
 Nella sezione B.1 Project Identification è necessario indicare il titolo scelto per il progetto,
la traduzione in inglese e l’eventuale acronimo.
La data di inizio del progetto deve essere compresa fra il 01/09/2017 e il 31/12/2017.
In Project Total Duration (Months) selezionare la durata del progetto in mesi da un
minimo di 12 ad un massimo di 36 mesi. Il modulo calcolerà automaticamente la data di
fine del progetto.
ATTENZIONE! nel caso in cui la durata del progetto sia di 36 mesi le attività dovranno
iniziare non oltre il 01/09/2017 poiché i partenariati di durata triennale dovranno
terminare obbligatoriamente non più tardi del 31 agosto 2020.
 Nel campo B2 National Agency dovrà poi essere indicata l’Agenzia Nazionale cui si invia la
candidatura: per le scuole italiane e le scuole italiane all’estero la scelta corretta è IT02
(ITALIA) che corrisponde all’Agenzia nazionale Erasmus+ indire.
SEZIONE C. PRIORITIES
Per i Partenariati fra sole scuole scegliere come the most relevant horizontal or sectoral priority
almeno una della priorità del settore dell’Istruzione scolastica (school education) o almeno una
priorità orizzontale, giustificandone la scelta.
È possibile scegliere fino ad un massimo di tre priorità in totale.
La rilevanza delle candidature proposte rispetto alle priorità settoriali sarà oggetto di valutazione
e avrà un peso determinante nell’attribuzione del punteggio finale.
LA SEZIONE D.1. APPLICANT ORGANISATION
La sezione D.1. è relativa ai dati dell’istituto coordinatore: inserendo il codice PIC (ottenuto in
fase di registrazione al portale dei partecipanti URF) i campi grigi di questa sezione si
compileranno automaticamente.
Le eventuali modifiche dovranno essere apportate nel portale dei partecipanti: una volta
effettuate e salvate le modifiche nell’URF, cliccando nuovamente su Check PIC, i campi
dell’organizzazione si aggiorneranno istantaneamente.
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 Si raccomanda di inserire l’indirizzo email corretto dell’istituto.
 Selezionare il tipo di organizzazione
 Descrivere le esperienze pregresse dell’ente indicando se abbia avuto o meno dei
finanziamenti europei negli ultimi 3 anni; in caso affermativo è necessario indicare gli
estremi del finanziamento.
 Le sezioni successive devono riportare i dati del rappresentante legale e della persona di
contatto dell’istituto che coordina il partenariato. Si prega di verificare la correttezza della
mail inserita, soprattutto quella della persona di contatto, perché sarà utile per l’accesso
ad ulteriori strumenti nel corso della gestione del progetto.
LE SEZIONI D.2. APPLICANT ORGANISATION
Le sezioni D.2 Partner Organisation sono relative ai dati del partner.
Per la compilazione valgono le stesse indicazioni che abbiamo appena fornito per l’istituto
coordinatore.
Per inserire altri partner cliccare sul tasto ADD PARTNER, inserire il PIC del nuovo partner e
compilare come indicato precedentemente.
LE SEZIONI E. F. G.
Le sezioni E, F e G presentano campi di testo libero da compilare con la dovuta attenzione e
riguardano i vari aspetti del progetto presentato: la descrizione del progetto, gli obiettivi, la
transnazionalità del progetto, la descrizione dei partner e la distribuzione del lavoro, le modalità
di comunicazione, i risultati attesi, il coinvolgimento delle persone ed in particolare quelle con
minori opportunità, la preparazione, la gestione: ognuna di queste sezioni deve essere compilata
in maniera chiara, dettagliata ed esauriente, rispondendo alle varie domande e seguendo le
indicazioni fornite dalle didascalie.
 Nella sezione G.1. Learning/Teaching/Training Activities indicare YES nel caso siano
previste attività di mobilità per l’insegnamento e la formazione dello staff e degli alunni.
In tal caso è necessario selezionare dall’Activity Type il tipo di mobilità e inserire una
descrizione dettagliata compilando i vari campi.
Il No. of Participants corrisponde alla somma di tutti i partecipanti appartenenti alle
scuole che effettuano la mobilità, esclusa la scuola ospitante.
In questa sezione, se previsti, devono essere inclusi anche i partecipanti con special needs
e gli accompagnatori. Per accompagnatori si intende staff a supporto degli alunni e/o degli
alunni/docenti con special needs.
Per quanto riguarda il numero dei giorni nella mobilità a breve termine, si ricorda che
deve essere prevista una durata minima di almeno 5 giorni escluso il viaggio, ad eccezione
degli Short-term joint staff training events, che hanno una durata minima di 3 giorni.
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Con Participating Organisations si intendono sia le scuole di invio che l’istituto ospitante
coinvolti in questa attività.
 Per aggiungere altre mobilità usare il tasto ADD ACTIVITY.
LA SEZIONE H. FOLLOW-UP
presenta campi di testo libero da compilare con la dovuta attenzione che riguardano i vari aspetti
del progetto presentato: l’impatto, la disseminazione e la sostenibilità. Ognuna di queste sezioni
deve essere compilata in maniera chiara, dettagliata ed esauriente, rispondendo alle varie
domande e seguendo le indicazioni fornite dalle didascalie.
LA SEZIONE I. BUDGET
È dedicata all’inserimento del Budget e risulterà in parte già compilata in automatico sulla base
dei dati inseriti nelle sezioni precedenti del modulo. Si ricorda che tutte le voci del budget sono
contributi forfettari calcolati su costi unitari, quindi sarà sufficiente inserire la base di costo.
Fanno eccezione il supporto finanziario per la partecipazione di persone con bisogni speciali e i
costi eccezionali per i quali deve essere invece inserito l’importo relativo alla spesa
effettivamente prevista.
Si può notare che la sezione I.1. Project Management and Implementation risulta già compilata
sulla base dei dati del coordinatore e dei partner che sono stati inseriti nella sezione D.
Nella sezione I.2. Transnational Project Meetings è possibile cliccando sul + inserire la richiesta di
finanziamento di ogni partner il cui staff parteciperà all’incontro di progetto all’estero indicando il
numero degli incontri previsti, quello dei partecipanti e la distanza chilometrica.
Per calcolare la Distance Band occorre utilizzare il Calcolatore di distanza a disposizione dalla
pagina eForm 2017. Occorre inserire la città di partenza e quella di destinazione e cliccare sul
comando “calculate” del distance calculator; il sistema rilascerà la distanza in Km per una sola
tratta e il risultato dei chilometri non dovrà essere raddoppiato.
Nell’e-form l’applicant dovrà quindi selezionare la fascia di distanza corrispondente al risultato in
km elaborato dal calcolatore di distanza senza fare ulteriori calcoli.
 La SEZIONE I.3. LEARNING/TEACHING/TRAINING ACTIVITIES è relativa al budget necessario
per le attività indicate nella sezione G.1.
 Nella SEZIONE I.3.1. TRAVEL è possibile richiedere il finanziamento per il viaggio delle
attività indicate nella sezione G.1. Indicare per ogni attività prevista il numero dei
partecipanti, esclusi quelli della scuola ospitante, e la fascia kilometrica corrispondente
alla distanza fra il luogo di partenza e quello di destinazione, in termini di sola andata
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sempre utilizzando il Calcolatore di distanza.
Con la call 2017 è possibile richiedere un finanziamento aggiuntivo denominato top-up. E’
un contributo per spese di viaggio nazionali A/R. Per ogni mobilità possono essere richiesti
al massimo 2 top-up di 180 euro ciascuno, 1 ad integrazione delle spese di viaggio nel
paese di invio, ed 1 ad integrazione delle spese di viaggio nel paese di destinazione. Tale
richiesta dovrà essere adeguatamente motivata nel modulo. Il TOP UP può essere
richiesto solo se le spese aggiuntive per il viaggio superano i 225 euro. Il totale per la
categoria di spesa apparirà automaticamente.
 Nella sezione I.3.2. INDIVIDUAL SUPPORT è possibile richiedere il supporto finanziario per
il soggiorno (destinato a coprire le spese per alloggio, vitto e trasporti locali). Occorre
indicare la durata e il numero dei partecipanti alla mobilità che deve corrispondere a
quello inserito nella sezione G.1. Anche in questo caso il totale per la categoria di spesa
apparirà automaticamente.
Il Paese di destinazione deve essere indicato solo per le attività di lungo termine.
 La sezione LINGUISTIC SUPPORT appare solo nel caso in cui sia stata segnalata la mobilità
a lungo termine nella sezione G.1 e riguarda la possibilità di richiedere il contributo per la
preparazione linguistica.
 La sezione EXCEPTIONAL COSTS (overseas countries) deve essere compilata solamente nel
caso in cui ci sia un partner di un paese d’oltremare, che è origine o destinazione di una o
più mobilità con altri paesi partner.
Il Contributo è basato su COSTI REALI che devono essere debitamente giustificati e sarà
rimborsato fino all’80% dei costi eleggibili. Questo contributo potrà essere richiesto solo
nel caso in cui gli importi tabellari della relativa tratta chilometrica non coprano il 70% dei
costi effettivi di viaggio.
 La SEZIONE I.4. SPECIAL NEEDS deve essere compilata solo nel caso in cui siano previsti
costi aggiuntivi legati alla partecipazione alle Learning teaching training activities di
persone
con
bisogni
speciali.
Il Contributo è basato su COSTI REALI e quindi bisogna inserire l’importo relativo alla spesa
effettivamente
prevista.
 Nella SEZIONE I.5. EXCEPTIONAL COSTS deve essere indicato il 75% dei costi straordinari
previsti relativi al subappalto di beni e servizi che non possono essere forniti direttamente
dalle organizzazioni partecipanti e devono essere debitamente giustificati. La suddetta
categoria comprende anche i costi relativi alla garanzia finanziaria che può essere richiesta
dall’AN ai beneficiari che non hanno i requisiti di ente pubblico. Il Contributo è basato su
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COSTI REALI che devono essere debitamente giustificati sia nel campo sottostante sia
nelle sezioni descrittive del modulo. Sarà possibile finanziare fino ad un massimo di EURO
50.000. (tetto non presente nel caso di garanzia finanziaria).
 La sezione J. PROJECT SUMMARY richiede di fornire un breve riassunto del progetto,
tenendo conto delle indicazioni riportate. Se l’application è stata compilata in una lingua
diversa dall’inglese, è necessario fornire anche una adeguata traduzione in inglese del
summary.
 Nella sezione J.1. SUMMARY OF PARTICIPATING ORGANISATIONS apparirà in automatico
la lista dei partner del progetto.
 La sezione J.2. BUDGET SUMMARY contiene campi riepilogativi dei fondi richiesti per ogni
partner.
 Nella sezione J.2.1. PROJECT TOTAL GRANT appare in automatico il totale della richiesta di
finanziamento calcolato dal sistema.
Siamo dunque arrivati alle ultime pagine del modulo di candidatura.
 La Checklist della sezione K può servire a controllare di aver seguito le procedure corrette,
evitando errori che potrebbero compromettere la validità della domanda.
 La sezione L. Data Protection Notice riguarda la privacy e la gestione dei dati forniti nella
candidatura.
 La sezione M. è la Declaration of Honour del rappresentante legale dell’Istituto
coordinatore: queste due pagine devono essere stampate (cliccando sul tasto
corrispondente), compilate e firmate dallo stesso rappresentante legale. Quindi dovranno
essere scansionate e salvate nel PC utilizzato per preparare la candidatura. La
Dichiarazione d’onore dovrà essere allegata a questa e-form semplicemente cliccando su
Add, nella sezione N. Annexes scegliendo il file corrispondente all’interno del proprio
computer.
 Altro documento obbligatorio da allegare in questa sezione è il Calendario delle
attività (inglese) Template for timetable of activities disponibilie sul sito dell’Agenzia
Nazionale www.erasmusplus.it sezione PARTECIPA – moduli di candidatura
 I mandati con il quale ogni partner delega al coordinatore del progetto la gestione
dell’intero budget non servono nel caso di partenariati tra sole scuole (modulo KA219
schools only).
Si ricorda che possono essere allegati al massimo 10 files pertanto nel caso ve ne siano di più, vi
invitiamo a unirli in un unico file fino ad un massimo di 5 Mega Bite.
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SEZIONE CONCLUSIVA - SUBMIT
Si arriva infine all’ultima sezione O. Submission dell’e-form.
Terminata la compilazione del modulo si deve premere il tasto Validate in modo da controllare
che le sezioni siano state compilate correttamente e che non manchi nessun dato obbligatorio.
Nel caso in cui alcuni campi non siano stati compilati oppure siano stati compilati con valori non
riconosciuti (ad esempio la mancanza della @ all’indirizzo di posta elettronica) apparirà un
messaggio di avvertimento che rimanderà alla sezione da controllare.
Per effettuare l’invio online assicuratevi che il PC sia connesso ad internet e cliccate sul tasto
Submit on line per inviare il modulo in via elettronica.
Se il processo di invio viene completato senza errori, lo Status dell’invio diventa YES, affiancato da
un codice numerico.
Il giorno della scadenza, in caso di problemi con la procedura standard, l’e-form completo potrà
essere inviato per mail, entro due ore dalla scadenza, assieme ad ogni file allegato in fase di
compilazione; si dovrà inoltre inviare uno snapshot della sezione Submission che attesti l’errore
dell’invio online.
Questa email deve essere inviata all’indirizzo:
[email protected] per le candidature fra sole scuole (modulo KA219 schools only)
Adesso non resta che stampare l’intero modulo in modo da conservarlo agli atti
dell’organizzazione candidata.
Si ricorda che la procedura di candidatura è esclusivamente in formato elettronico e non è
richiesto l’invio cartaceo del modulo.
Si raccomanda infine agli istituti coordinatori di inviare una copia del modulo definitivo ad ogni
istituto partner coinvolto nel progetto.
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