L`inventario. Le attività necessarie

ART-INVENTARI-ok
19-12-2004
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INVENTARI
L’inventario.
Le attività necessarie
e il metodo
di Valentina Fantini
e Andrea Antognazza
Valentina Fantini
e Andrea Antognazza,
Key Project, Milano
&(
Costretti ad affrontarlo almeno una volta l’anno, l’inventario è sentito
come “un male necessario”, un’attività da sbrigare nel minor tempo
possibile per non ostacolare o, nella peggiore delle ipotesi, bloccare la
produzione. Alcune linee guida per evitare rischi e errori nei quali
spesso si incorre quando si organizza questa attività
robabilmente chiunque
legga il titolo inizia
già a immaginare persone
munite di fogli e penne
che passano tra gli scaffali
a piedi o con carrelli
elevatori, identificano il materiale
che si trovano davanti e ne contano
P
sistematicamente i pezzi, riportando su
quegli stessi fogli quanto trovato e contato.
Individuato l’argomento, chi legge
può pensare di avere chiaro in testa cosa
significa un inventario e passerà oltre.
Chi invece si sofferma qualche attimo
in più vuol dire che con l’inventario
ha già avuto a che fare in maniera diretta
qualche volta nel corso della sua attività,
inizia a ricordare quali sono stati
i risultati e i problemi dell’ultima volta
in cui si è trovato coinvolto e pensa
a cosa mettere in atto la volta successiva
per non incorrere negli stessi errori.
Proviamo a capire insieme quali sono
le azioni per poter condurre questa
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>> L’inventario. Le attività necessarie e il metodo
il primo scaffale. Vedremo infatti di seguito
quante e quali attività sono necessarie
e fondamentali per rendere questo
un momento realmente utile all’azienda
e per fare in modo di perseguire obiettivi
di efficacia ed efficienza nello svolgimento.
POSSIBILI ERRORI
Semplificando molto, l’obiettivo
del personale addetto all’inventario
è molto chiaro: identificare e contare
tutto il materiale che si trova in azienda.
Gli errori possibili, grossolani o meno,
sono però molteplici. Ad esempio, può
succedere che:
■ non tutto il materiale venga contato;
■ gli strumenti di misurazione siano fuori
taratura;
■ gli attrezzi per la movimentazione
non siano sufficienti o adeguati;
■ non tutte le aree soggette a inventario
siano state individuate;
■ si verifichino errori di identificazione
del materiale;
■ le unità di misura del rilevamento
non siano le stesse del sistema;
■ ci sia ambiguità nella distinzione
del materiale tra quanto in giacenza
e quanto in lavorazione a bordo macchina;
■ vengano inseriti a sistema azzeramenti
“d’ufficio” del materiale, senza l’analisi
delle possibili giustificazioni di tale valore;
■ vengano persi dei fogli di rilevazione;
■ si commettano errori di trascrizione
FIGURA 1 IL CALENDARIO
attività in modo efficace e chiuderla con
la soddisfazione per il lavoro svolto.
Si è soliti pensare all’inventario come
a “un male necessario” che l’azienda
si sente costretta ad affrontare almeno
una volta l’anno e magari nel minor
tempo possibile, perché questa attività
ostacola, se non addirittura blocca
del tutto, la produzione vera e propria.
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Individuiamo in pratica quali sono i rischi
e gli errori in cui è possibile incorrere
nell’organizzare questa attività,
proponendo subito dopo le linee guida
per evitarli. È indispensabile dall’inizio
essere però consapevoli che l’inventario
parte in azienda molto prima che gli
operatori ricevano le cartelle inventariali
appena stampate e si dirigano verso
>dicembre 2004< Logistica Management
su foglio o a sistema;
■ vengano omesse alcune rilevazioni
in fase di trascrizione/inserimento;
■ non vengano controllate tutte le aree;
■ venga conteggiato materiale portato
in azienda successivamente
alla rilevazione e quindi non caricato.
Individuati i possibili errori,
probabilmente non tutti ma certo
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>> L’inventario. Le attività necessarie e il metodo
CONDIZIONI DI PARTENZA E ATTIVITÀ
PRELIMINARI
Diventa indispensabile acquistare
la consapevolezza dell’importanza
di quanto definito come necessario
e farne acquistare a tutti gli operatori
chiamati in causa per collaborare
con tale attività. Si troveranno
infatti coinvolti anche enti diversi
dal magazzino, col quale collaboreranno
per dare i benefici sperati all’azienda.
Le attività necessarie sono:
■ nominare un responsabile dell’intera
operazione a cui si affiderà il compito
di tirare le fila e le gerarchie a cui
far riferimento in caso di problemi;
■ bloccare i movimenti fisici e contabili
di merce in magazzino durante
le operazioni d’inventario;
■ registrare a sistema informativo tutti
i documenti di carico e scarico relativi
a operazioni effettuate dal punto
di vista fisico, in modo da riportare
la corrispondenza tra dato fisico
e contabile, che l’inventario si pone
l’obiettivo di verificare e sistemare:
 documenti di trasporto in entrata
da fornitori
 documenti di trasporto per rientro
di materiale da c/lavoro
 liste di prelievo per materiale consegnato
alla produzione
 ordini di produzione interni di cui
è stato completata la lavorazione
 documenti di trasporto in uscita verso
fornitori/clienti.
Diventa opportuno, in relazione a questi
documenti, tenere nota delle ultime
registrazioni (numero dei documenti);
■ individuare un’area in cui collocare
fisicamente la merce eventualmente
in arrivo da fornitori o resa dai clienti
durante le operazioni d’inventario
(non deve essere contata!);
■ identificare in maniera precisa
il materiale prelevato dal magazzino
e consegnato ai reparti produttivi in modo
che non possa essere conteggiato due
volte, né possa essere in dubbio lo stato;
■ sbloccare o identificare perfettamente in
area apposita la merce soggetta a collaudo;
■ indicare in maniera precisa merce
che per un qualsiasi motivo non è caricata
a sistema (scarti, materiale non codificato,
ecc.) e fornire l’elenco al responsabile
delle operazioni;
■ comprare e stampare le etichette
di avvenuto controllo da apporre ai codici
e agli scaffali conteggiati: su tali etichette
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sarà riportata la data dell’inventario
(potrebbe essere sufficiente mettere
a legenda le colorazioni utilizzate
per recuperare il periodo di rilevazione
dell’etichetta) e la firma del responsabile
della conta.
Avendo individuato le condizioni
di partenza utili al corretto svolgimento
dell’inventario, proviamo ora a entrare
nello specifico dell’operatività.
Sarà innanzitutto necessario stampare
in maniera tempestiva le schede
“
il rischio che l’operatore poco diligente
non conti alcuni codici, confermando
semplicemente il dato, dall’altro lato, però,
il confronto tra quanto atteso e quanto
conteggiato potrebbe permettere
all’operatore di soffermarsi in caso
di differenze significative per effettuare
subito qualche controllo aggiuntivo
(allocazioni vicine, similitudine di codici
con discrepanze complementari, ecc.).
Una domanda importante e non sempre
banale è: “Cosa sarà oggetto
È necessario individuare in maniera chiara
tutti i magazzini fisici in azienda e tutti
i magazzini gestiti contabilmente e definire quali
di essi saranno oggetto dell’inventario...
d’inventario. Per prima cosa si dovrà
utilizzare una stampa che riporti
il numero progressivo delle pagine
in modo da individuare immediatamente
possibili perdite di fogli. Su tali schede
gli operatori riporteranno la rilevazione
di ogni codice individuato, per cui
dovranno avere tutte le informazioni utili
a ritrovare sui fogli il corrispondente
con ciò che hanno conteggiato
e lo dovranno poter fare nel modo più
veloce possibile. Le informazioni che
si dovranno trovare su tali schede saranno:
■ Codice
■ Descrizione
■ Unità di misura inventariale
■ Magazzino di riferimento
■ Allocazione del materiale (se presente).
Una scelta non “obbligata” potrebbe essere
quella di riportare la quantità in giacenza:
da un lato questo consente all’operatore
di vedere la quantità che il sistema
si aspetta per ogni codice, ma si corre
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“
i più frequenti e comuni, ora diventa
interessante trovare cosa è necessario
mettere in atto per prevenirli.
dell’inventario?” È infatti necessario
individuare in maniera chiara
tutti i magazzini fisici in azienda e tutti
i magazzini gestiti contabilmente
e definire quali di essi saranno oggetto
dell’inventario (potrebbe non essere
necessario inventariare tutto).
Saranno poi possibili due grosse
distinzioni tra magazzino di giacenza
e magazzino di produzione (WIP).
Fisicamente, logicamente e contabilmente
sono voci diverse che devono mantenersi
distinte e devono essere gestite
separatamente. Ancora, può esistere
materiale di cui l’azienda è proprietaria,
ma che è fisicamente dislocato presso
i propri fornitori, se non presso i clienti,
e con modalità diverse (c/deposito,
c/lavoro – WIP esterno). Il sistema come
lo gestisce? A quale magazzino
sono attribuiti? Ancora, sono i clienti
o i fornitori che possono essere
i proprietari del materiale all’interno
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>> L’inventario. Le attività necessarie e il metodo
effettueremo qualche attività? Ancora
una volta non c’è una regola, ma sono
domande a cui è necessario dare risposta.
Proseguendo nel progetto emergeranno
altri interrogativi a cui è fondamentale
rispondere, definendo la regola che
diventerà una linea guida per l’azienda.
È necessario poi stabilire “come” effettuare
l’inventario. È possibile infatti:
■ contare tutto il materiale presente
in azienda e presso i fornitori. Questa
scelta si applica generalmente al materiale
in giacenza che costituisce una voce
significativa nel conto economico
di un’azienda e il dato di partenza per
la programmazione della produzione; per
questo motivo è la soluzione consigliata
in particolare per il materiale a maggior
valore complessivo e per codici strategici;
■ effettuare campionamenti; questa
soluzione è consigliata per categorie di
codici poco importanti dal punto di vista
strategico ed economico e per materiale
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in conto deposito presso i clienti;
■ compiere un’analisi ABC delle giacenze
e decidere di inventariare i codici
che da soli costituiscono il primo X%
del valore totale. In tal caso vengono
conteggiati i codici con maggior peso
in termini economici e può essere
una scelta vantaggiosa per la verifica
del valore di WIP, ad esempio,
per il quale la metodologia proposta
è di per sé dispendiosa (perché esclude
la sistematicità ma richiede un’analisi
e una “caccia” agli articoli), ma rimane
comunque vantaggiosa rispetto
a una verifica puntuale del materiale
“sui tavoli” o “in macchina” in reparto.
La gestione del personale è un’altra attività
importante: infatti solo condividendo
“
PROCEDURA D’INVENTARIO
Prese le decisioni ed effettuate le attività
definite all’inizio in precedenza,
il “progetto inventario” può partire.
Nel caso si scelga di procedere in modo
sistematico, ogni squadra dovrà:
■ Identificare in modo certo e univoco
il codice, utilizzando tutti gli strumenti
a disposizione (es. disegni tecnici).
■ Verificare la corrispondenza
tra l’etichetta e il materiale
ed eventualmente apporre una nuova
etichetta all’imballo (se errata
o mancante).
■ Contare le quantità presenti
a magazzino secondo l’unità di misura
riportate sulle schede di rilevazione
■ Indicare l’allocazione (se gestita).
■ Apporre un’etichetta di avvenuta conta
per ogni codice inventariato con quantità
(facoltativa) e firma dell’operatore.
Nel caso si procedesse per aree, le attività
saranno le stesse elencate sopra,
con in più due complicazioni:
■ ritrovamento di materiale non
di competenza dell’area: è necessario
riportare, su schede specifiche, il codice,
l’unità di misura, la rilevazione
e l’allocazione individuata, in modo
da segnalare l’eccezione.
■ materiale non trovato ma previsto:
è necessaria la sicurezza di aver
conteggiato tutta l’area con corrette
identificazioni dei codici.
Nel caso di inventario per categoria
Il coinvolgimento del personale in questa
attività è quasi indispensabile, perché la bontà
del dato e la velocità con cui si ottiene un buon
inventario dipendono molto dalla motivazione
che si riesce a dare a chi svolgerà le attività...
le date e i termini di tale attività possiamo
avere la certezza della disponibilità delle
persone. Il coinvolgimento del personale
in questa attività è quasi indispensabile,
perché la bontà del dato e la “velocità” con
cui si ottiene un buon inventario dipende
molto dalla motivazione che si riesce a
dare a chi svolgerà le attività vere e proprie,
tanto più che in molti casi si tratta
di un’operazione a stabilimento chiuso in
cui le persone sono “mentalmente in ferie”.
Prese le decisioni che rispondono
alle domande qui poste, abbiamo
gli strumenti per partire con la parte
più operativa e specifica.
>dicembre 2004< Logistica Management
“
dell’azienda. Gli operatori saranno
in grado di riconoscere queste sfumature?
È indispensabile che qualcuno con
particolare conoscenza dei diversi stati
del materiale e delle diverse collocazioni
possibili si prenda carico del delicato
compito di effettuare queste distinzioni.
Per rispondere in modo completo alla
domanda precedente, però, dobbiamo
anche definire bene “cosa” inventariare,
cioè quali articoli oggetto dell’inventario:
devo aver ben definito la merce che non
dovrà subire rettifiche in sede d’inventario
o che l’azienda ha scelto di non gestire (es.
imballi, viterie, ecc.); è infatti possibile che
non tutto il materiale debba essere oggetto
di conta. Ad esempio, come verrà trattato
il materiale a WIP? Presso i fornitori
di codice, la prima fase sarà certamente
la ricerca del codice stesso all’interno
di ogni area, facendosi guidare
sì da indicazioni aggiuntive (ad esempio,
allocazione preferenziale), ma soprattutto
dall’esperienza; le informazioni
che dovranno essere riportate sui fogli
sono invece le stesse dei casi precedenti.
È necessario prestare attenzione:
■ a che tutti i materiali vengano trovati
(in particolare se lo stesso codice
ha più allocazioni)
■ ad avere la ragionevole certezza di aver
cercato in ogni possibile posto per ciò che
non si è trovato.
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>> L’inventario. Le attività necessarie e il metodo
Al termine della rilevazione completa
di ogni scaffale, il responsabile
della squadra di conta (o della squadra
di controllo, nel caso d’inventario
per categoria di codici o a campione)
apporrà un’etichetta di avvenuto controllo
con la propria firma sullo scaffale stesso.
VERIFICA DISCREPANZE E RICONTROLLI
Caricando i dati in modo opportuno su
supporto informatico avente una struttura
confrontabile con il sistema gestionale,
è possibile individuare tutte le differenze
(magazzino per magazzino, codice
per codice) tra i due valori: il dato reale
e quello contabile. Inizia così un momento
importante di analisi delle differenze,
che potrebbe essere anche piuttosto lungo
e deve quindi essere valutato in base
ai tempi obiettivo dell’azienda.
Va ricordato che, in sede d’inventario,
non sarà possibile effettuare controlli
approfonditi sul passato: cosa è successo,
cosa ha provocato una certa differenza?
È la sede in cui prendere atto di un dato
per cercare successivamente la risposta
a questa domanda.
Alla fine delle operazioni di controllo,
avvenute sotto la direzione del
responsabile delle operazioni che validerà
le discrepanze individuate, si otterranno:
■ il numero di aggiustamenti: sarà
un utile strumento per la stima della
buona/cattiva gestione del magazzino
utilizzando indicatori come:
numero di aggiustamenti di inventario
numero di movimenti di magazzino
numero di codici aggiustati
codici gestiti/giacenti
■ il bilancio tra aggiustamenti positivi
e negativi (a valore) per individuare
l’impatto complessivo sul bilancio
aziendale dell’operazione
■ le differenze puntuali magazzino
per magazzino, codice per codice.
Con questi dati in mano si chiederà
l’autorizzazione alla Direzione per la
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“
“
Va ricordato che, in sede d’inventario,
non sarà possibile effettuare controlli
approfonditi sul passato: cosa è successo,
cosa ha provocato una certa differenza?
È la sede in cui prendere atto di un dato...
registrazione informatica delle variazioni.
Salvo casi “eclatanti” di furti ai danni
dell’azienda, si arriverà al punto che verrà
concessa tale autorizzazione e verranno
effettuate le variazioni.
CONCLUSIONE
Basandosi sul supporto informatico
di archiviazione, è possibile procedere alla
registrazione di tutte le differenze in modo
massivo, avvalendosi della collaborazione
dell’EDP e questo diventa l’ultimo passo
con cui l’inventario può dirsi concluso.
Rimane sospesa l’ultima domanda,
a cui non era possibile rispondere
durante lo svolgersi del progetto:
“Cosa ha generato queste differenze?”
Ci sono due cose da fare assolutamente
a questo punto, soprattutto nel caso
in cui i dati valutati prima non siano entro
i limiti di accettabilità dell’azienda:
■ per il passato: nei casi più consistenti
di variazione, incaricare una persona
sensibile al dato di magazzino e a tutte
le azioni possibili di destinare una parte
del proprio tempo per capire nell’ultimo
periodo cosa è successo a quei codici;
■ per il futuro: organizzare un sistema
d’inventario periodico mirato ad alcune
aree/alcuni codici, in base ai risultati
dell’esperienza appena conclusa, in modo
da individuare tempestivamente eventuali
differenze, riuscendo a ricostruire
la causa dell’errore per rimuoverla.
A questo punto possiamo tornare
all’inizio: c’era una lista di possibili errori
>dicembre 2004< Logistica Management
che potevano verificarsi. Per dire di aver
trovato la soluzione dobbiamo scorrerli
di nuovo e individuare qualche riga
sopra l’“antidoto”. Vediamo di seguito
problema e soluzione:
■ non tutto il materiale venga contato →
ricontrolli casuali
■ strumenti fuori taratura → controllo a
carico della Qualità
■ attrezzi per la movimentazione
non sufficienti → stima della disponibilità
necessaria in modo preventivo
■ aree non individuate → individuazione
di tutte le aree
■ errori di identificazione → supporto
dell’Ufficio Tecnico
■ unità di misura → segnalazione su carta,
personale qualificato e ricontrolli
■ ambiguità tra giacenza e WIP →
separazione preventiva
■ azzeramenti “d’ufficio” → analisi
preventiva
■ perdita dei fogli → registro dei fogli
di rilevazione e firma dei fogli distribuiti
■ errori di trascrizione su foglio
o a sistema → ricontrolli
■ omissioni in fase
di trascrizione/inserimento → ricontrolli
■ aree non conteggiate → individuazione
delle aree e ricontrolli
■ conteggio di materiale non materiale
conteggiato portato in azienda
successivamente alla rilevazione
e quindi non caricato → allestimento
di un’area apposita.
A tutti i possibili problemi corrisponde
un’azione (preventiva o non) che se non
elimina del tutto gli errori, inevitabili,
almeno contiene entro certi limiti fissati
il loro impatto sui valori di magazzino.
È necessario infatti “uscire” dall’inventario,
correggendo gli sbagli precedenti
e non deve capitare che sia l’inventario
a portare con sé errori nuovi e quindi
nuove e maggiori incertezze sul dato.