Managed Document Services di Belimo

Rapporto di riferimento – BELIMO Automation SA, Svizzera
Managed Document Services di Belimo
Belimo è leader mondiale nella progettazione, produzione e distribuzione di
attuatori elettrici per la regolazione e la gestione di impianti di riscaldamento, ventilazione e condizionamento. Per i suoi clienti, Belimo è un partner
affidabile a livello mondiale, in grado di offrire loro il valore aggiunto che si
attendono. In qualità di fornitore di soluzioni innovative per acquisire maggiore comfort, efficienza energetica e sicurezza, Belimo si aspetta gli stessi
benefici per gli operatori della sua flotta macchine.
I contratti relativi all’attuale flotta di
apparecchiature multifunzione di Belimo
sono scaduti nell’autunno 2013. Fino a
questo momento, le stampanti e i dispositivi multifunzione sono stati acquistati o
sostituiti all’occorrenza in base a processi
selettivi. Ciò ha portato a un maggiore
dispendio riguardo alla gestione dei
materiali di consumo e dei driver e a
un aumento dei costi di supporto. Per
questo motivo, è necessario assumere un
approccio più olistico per trovare una via
d’uscita alla situazione predominante.
Con Managed Document
Services verso processi
più efficienti
Il reparto IT ha colto l’occasione passando
al vaglio l’intero parco macchine, al fine
di determinare il potenziale di ottimizzazione. Il progetto è stato condotto da
Bruno Gianesi, responsabile ICT-Operations presso Belimo.
Sulla base dei dati oggettivi esistenti,
RICOH ha ricostruito un caso aziendale
che mostrava l’attuale situazione e il
potenziale di risparmio. In seguito, è
stata sviluppata una strategia per il futuro
Document Management che fungesse da
base decisionale per il dipartimento IT.
Bruno Gianesi: “A causa di diversi progetti
IT in esecuzione contemporanea, non
disponevamo delle risorse necessarie per
condurre un’analisi indipendente della
flotta. Pertanto, abbiamo ritenuto che un
provider esterno potesse fornirci un’analisi
più veloce, professionale ed economica a
livello globale.
In quel momento, era in corso un vivace
interscambio con RICOH e ci stavamo
guardando intorno in ambito di mercato.
Le analisi di RICOH hanno un’eccellente
reputazione; di conseguenza, abbiamo
affidato a detta azienda la nostra analisi”,
aggiunge Bruno Gianesi.
L’analisi ha rivelato un quadro completo
riguardo allo stato della flotta macchine
di Belimo: Belimo disponeva di un parco
macchine cresciuto nel tempo, eterogeneo
e in parte superato. Pertanto, il dipartimento IT ha dovuto mantenere e gestire
95 apparecchiature fornite in 31 varianti da
due diversi produttori. Inoltre, la struttura
dei costi della flotta documentata in uscita
non era ottimale.
Le indicazioni e gli obiettivi per l’attuazione
erano chiari: riduzione dei costi di gestione
del Document Management, maggiore
trasparenza dei costi, diminuzione del
numero e dei tipi di apparecchiature,
aumento della facilità d’uso e maggiore
attenzione agli aspetti ambientali.
Nella fase conclusiva della valutazione,
Belimo ha invitato tre fornitori a presentare
le rispettive proposte di soluzione. “Le
ragioni principali che ci hanno spinto a
decidere a favore di RICOH sono state la
RICOH SVIZZERA SA
Tel.: +41 (0) 844 360 360 | Fax: +41 (0) 844 360 361 | www.ricoh.ch
«Con RICOH abbiamo affidato la cura
della nostra infrastruttura di stampa a
dei veri professionisti.»
Bruno Gianesi
ICT-Operations Manager,
Belimo Automation SA
Managed Document Services di Belimo
competenza di vendita e di consulenza e
la presentazione professionale dell’offerta.
Ci è piaciuto il pacchetto complessivo con
l’approccio al Managed Document Services
(MDS)”, ha aggiunto Bruno Gianesi.
Dopodiché, è iniziata la sostituzione delle
vecchie apparecchiature presso la sede
di Hinwil. Grazie alla preventiva e approfondita preparazione tramite un’installazione pilota e al precoce coinvolgimento
dei dipendenti di Belimo nell’intero
processo, il cambiamento è avvenuto
senza alcun intoppo.
“La collaborazione con RICOH è stata
molto professionale e intensa. L’incredibile impegno dei dipendenti RICOH ci ha
impressionato”, afferma Bruno Gianesi in
una visione retrospettiva.
Dopo il successo di suddetto cambiamento,
a Belimo si presenta il quadro seguente:
nel complesso si utilizzano ancora
soltanto tre diversi tipi di apparecchiature
multifunzione. Le postazioni dotate di
fax e stampanti sono state eliminate
o ulteriormente ridotte. L’intera flotta
macchine è stata quindi ottimizzata,
passando dalle precedenti 95 unità alle
attuali 51. Anche dal punto di vista della
facilità d’uso si è fatto molto:
Grazie alla soluzione “Follow You e Mobile
Print”, i dipendenti possono mandare
in stampa i loro lavori dalla propria
postazione di lavoro o da un dispositivo
mobile a scelta e recuperarli da un’apparecchiatura multifunzione in una delle
aree di servizio. “I lavori stampati non
rimangono più nei vassoi d’uscita; ciò
aumenta la sicurezza delle informazioni e
ha nel contempo il piacevole effetto collaterale di non dover più svuotare i cestini
della carta tanto spesso”, dichiara Bruno
Gianesi, con un cenno d’assenso.
Grazie all’elevata efficienza energetica
delle
apparecchiature
multifunzione
RICOH, inoltre, nelle aree di servizio è stato
possibile ridurre la potenza energetica nel
tempo di inutilizzo fino all’88%. “Si può
dire, quindi, che RICOH ha dato anche un
importante contributo a “Green Longus”,
il nostro progetto per l’ambiente”, dice
Bruno Gianesi.
E come si evolverà la partnership tra Belimo e RICOH?
Presso la sede di Hinwil anche le stampanti
dovranno essere sostituite molto presto.
Inoltre, è previsto un collegamento con
le sedi europee per programmare l’integrazione delle soluzioni (Follow You
Printing, Mobile Printing, Capture &
Distribution).
«Implementando le soluzioni di
RICOH, Belimo ha gettato le basi per
trasformare Managed Print Services
in Managed Document Services.»
Reto Sube-Neumann
Solution Consultant Office,
RICOH SVIZZERA SA
In seguito all’implementazione delle
soluzioni proposte da RICOH, Belimo
dispone ora di una piattaforma adeguata,
che può essere utilizzata come punto di
partenza per trasformare Managed Print
Services in Managed Document Services.
Che cosa significa? I processi esistenti si
possono ottimizzare, poiché i documenti
vanno considerati come parte di una
più ampia rete d’informazione logistica;
in questo modo, Belimo può prendere
di mira il restante 90% dei costi che la
società di ricerche di mercato Gartner
ha identificato come costi complessivi di
documentazione.
A proposito di Belimo
Il gruppo Belimo è leader a livello mondiale nel proporre soluzioni innovative tramite
attuatori elettrici per impianti di riscaldamento, ventilazione e condizionamento. Il gruppo
ha raggiunto nel 2013 un fatturato di 473 milioni di franchi e impiega circa 1400 dipendenti.
Le azioni della Belimo Holding AG sono negoziate dal 1995 presso la SIX Swiss Exchange
(BEAN).
RICOH SVIZZERA SA
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