Mathias Hospital in Rheine Case Study

Caso di successo
La soluzione Ricoh
aumenta l'efficienza
e la qualità della
documentazione
fotografica
Mathias-Spital Rheine
Le fotocamere digitali G700SE di Ricoh hanno permesso all'ospedale Mathias-Spital Rheine
di digitalizzare la documentazione fotografica e velocizzarne i processi: le foto vengono
caricate rapidamente nel sistema ed un codice a barre univoco consente di assegnarle
automaticamente alla cartella clinica del paziente. In questo modo si riducono gli errori
umani e si aumenta la sicurezza dei flussi di lavoro.
Obiettivi del
cliente
•
Ridurre i carichi di lavoro
amministrativo
•
Aumentare l'efficienza
della documentazione
fotografica
•
Nell'estate del 2011 il Mathias Hospital ha testato 25 fotocamere digitali di vari produttori. Le
immagini scattate nel corso delle operazioni o delle visite venivano trasferite ad un computer tramite
una chiavetta USB e associate manualmente alle cartelle cliniche dei pazienti.
Il processo era lungo e laborioso in quanto i file dovevano essere rinominati e inseriti nel sistema di
gestione documentale dell'ospedale: oltre a richiedere tempo la procedura era soggetta ad errori e
spesso doveva essere ripetuta.
Ridurre la frequenza
di sostituzione delle
fotocamere
•
Sviluppare un processo
digitale integrato
Le porte USB delle fotocamere si sono inoltre rivelate inadatte ad un uso intensivo: alcuni modelli
hanno smesso di funzionare dopo qualche mese di utilizzo ed è stato necessario sostituirli. Le
fotocamere erano anche difficili da disinfettare ed era problematico portarle in sala operatoria.
•
Maggiore efficienza
delle procedure di
documentazione
•
iduzione del margine di
R
errore
•
Miglioramento della
qualità delle immagini
•
Velocizzazione
del processo di
documentazione
fotografica
La sfida
L'ospedale Mathias di Rheine in Germania documenta la condizione dei pazienti mediante l’uso di
fotocamere digitali. Il personale infermieristico effettua delle fotografie che attestano il problema
medico iniziale, il decorso a seguito del trattamento clinico e il risultato finale: viene così garantita
trasparenza nella cura del paziente.
L'ospedale aveva bisogno di una soluzione più efficace per la documentazione fotografica, una
soluzione che automatizzasse il lavoro con flussi più efficienti e meno soggetti ad errore. Il sistema
ideale avrebbe dovuto ridurre il numero di passaggi nel processo di documentazione e integrarsi
direttamente al gestionale in uso.
Risultati
La soluzione di Ricoh
Ricoh ha fornito al personale del Mathias Hospital le fotocamere digitali G700SE per
la documentazione fotografica ed ha migliorato l'efficienza e la qualità del processo di
documentazione. Grazie ad un lettore di codici a barre esterno è possibile effettuare la scansione del
numero di cartella di ciascun paziente e assegnare automaticamente le immagini al paziente corretto
all’interno del sistema gestionale.
1 - La soluzione Ricoh aumenta l'efficienza e la qualità della documentazione fotografica
Sono stati eliminati o
semplificati numerosi
passaggi ed abbiamo
migliorato l'efficienza
del nostro processo
di documentazione
fotografica.”
Antonius Epping, Direttore
sanitario del Mathias
Hospital
Digitalizzazione ed efficienza
Il caricamento e l’abbinamento dell’immagine alla cartella clinica non avviene più manualmente
ma in modo automatizzato. Un lettore di codici a barre esterno permette di acquisire il numero
della cartella clinica del paziente quando viene scattata la fotografia. Al momento del ricovero ogni
paziente riceve un numero di cartella clinica sotto forma di codice a barre. Il numero è fissato al letto
del paziente o stampato su un bracciale. La tecnologia laser permette, anche in condizioni di scarsa
illuminazione, di leggere in pochi secondi i codici a barre e di salvarli nei metadati dell'immagine, che
in questo modo viene automaticamente assegnata al paziente.
Vantaggi
•
Fotocamere resistenti e
facili da usare
•
Trasmissione di foto
tramite Wi-Fi, Bluetooth o
chiavetta USB
•
Possibilità di disinfettare la
fotocamera con etanolo o
ipoclorito di sodio
•
Maggiore confidenzialità
delle informazioni
Vantaggi per il personale e per il paziente
•
Riduzione dell'utilizzo di
carta
Le fotocamere digitali G700SE di Ricoh hanno semplificato il processo di documentazione
fotografica riducendo il tempo necessario al personale ospedaliero per caricare le immagini nel
sistema di gestione documentale e permettendo di associare le fotografie al paziente corretto.
Il tempo risparmiato automatizzando le procedure e la riduzione del margine di errore umano
consentono allo staff di dedicare più tempo alla cura dei pazienti.
Soluzione Ricoh
Dopo una visita o un'operazione basta premere un pulsante e le immagini vengono trasmesse
tramite Wi-Fi all'hot folder del sistema di gestione digitale. Il software di Ricoh per la gestione
dei metadati assegna quindi un nome a ciascuna foto. La hot folder del server di comunicazione
dell'ospedale accede alle immagini e genera un messaggio MDM HL7 con cui le immagini vengono
automaticamente salvate e trasmesse alle cartelle cliniche dei pazienti.
Riducendo la necessità di un intervento manuale si garantisce la confidenzialità delle informazioni.
Per un utilizzo idoneo in ambienti sterilizzati le fotocamere G700SE di Ricoh possono essere
disinfettate con etanolo o ipoclorito di sodio prima e dopo l'uso.
www.ricoh.it
•
Processi automatizzati
•
Soluzione completamente
modulare •
Risparmio di tempo
•
Riduzione dei costi
I dati e le cifre riportati in questo dépliant si riferiscono a casi aziendali specifici. Circostanze individuali possono produrre risultati
diversi. Tutti i marchi e i nomi di prodotti, servizi e aziende sono stati registrati dai rispettivi detentori. Copyright © 2014 Ricoh
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2 - La soluzione Ricoh aumenta l'efficienza e la qualità della documentazione fotografica