“Self Empowerment – Time management” Episodio numero 12: La

“Self Empowerment – Time management”
Episodio numero 12: La gestione della comunicazione
Testo dell’episodio “La gestione della comunicazione”
Contenuto
An. : Ciao Arianna, buon giorno e benvenuta a questo nuovo episodio della serie sul time
management.
Ar. : Siamo arrivati al dodicesimo incontro, vero?
An. : Sì, ed oggi abbiamo un tema intrigante da trattare: come gestire la comunicazione.
Ar. : Cominciamo a delimitare il campo. Qua tutti parlano di comunicazione, una parola abusata
e un po’ logora.
An. : Giusto. Quello che intendiamo è molto semplice; parliamo degli strumenti della
comunicazione interpersonale, il computer e i telefoni. Non parliamo della comunicazione
aziendale, né della comunicazione sociale, dell’informazione o della comunicazione efficace tra
persone.
Ar. : Sì, la serie si chiama proprio “La comunicazione efficace” e riguarda le modalità con cui
entriamo in rapporto con le persone e costruiamo senso e identità. Bene, facciamo una lista
allora…
An. : Telefono fisso, cellulare, iPhone, posta elettronica, skype e messenger, tutti i social
network come facebook e twitter. Proviamo a ragionare come si inseriscono questi strumenti
nel nostro lavoro.
Ar. : Ah…in pratica la nostra vita. Anche mia nonna manda sms e trova le vecchie amiche su
facebook. Hanno creato il gruppo “il becchino può attendere” e si divertono un sacco a postare
elogi funebri.
An. : Che nonna web!
Ar. : Sul serio, qual è il collegamento tra questi strumenti e il nostro argomento, il time
management?
An. : Di collegamenti ce ne sono parecchi a partire da quelli più immediati e, per così dire,
statici. Attraverso facebook ti arrivano avvisi dei compleanni dei tuoi amici, google calendar è
pensato per gestire agende comuni a più persone, le funzioni del cellulare possono avvisarti di
appuntamenti e tutti cellulari hanno un’agenda tra le funzioni base.
Ar. : Se capisco bene sono funzioni statiche nel senso che meccanicamente ti avvertono su
cose che hai programmato. Insomma una specie di segretaria che ti è sempre vicino e che
costa molto meno di una in carne ed ossa.
An. : Sbaglio o tuo padre è un sindacalista? Cosa penserebbe della tua ultima affermazione?
Ar. : Partirebbe con una tirata sul valore del contributo umano nel lavoro!
An. : Immagino. Comunque hai ragione c’è una componente meccanica in questi strumenti che
è connessa all’uso del tempo. È una componente meccanica, come dici tu, automatica, che
può essere impostata per gestire i tempi. Ma questi strumenti naturalmente offrono molto di
più, pensa solo alla possibilità di organizzare riunioni a distanza con skype, una conversazione
a più voci che riduce le distanze e gli spostamenti. Oppure allo scambio di mail che può
sostituire una conversazione. Pensa al lavoro che si fa al telefono…
Ar. : I call center o i numeri erotici?
An. : Arianna! Certo anche quelli, ma, più semplicemente pensavo a tutto il lavoro di relazioni
che è una componente imprescindibile nella generalità dei lavori. Con il telefono contatti i
clienti, ascolti le proposte dei fornitori, chiedi informazioni. È raro che qualcuno possa esentarsi
dall’uso tanto è vero che per la buona riuscita di una riunione, ricorderai, avevamo concordato
che chiedere a tutti di spegnere il telefono era una regola importante da seguire.
Ar. : Se fai un lavoro intellettuale, un lavoro in ufficio questi elementi sono presenti tutti
insieme. Come ce la caviamo?
An. : Intanto riconoscendoli, riconoscendo i momenti in cui li usiamo, i motivi per cui li usiamo e
cercando di evitare che giochino contro di noi.
Ar. : Sai cosa sto per chiederti?
An: Vediamo…un esempio, per caso?
Ar. : Mi leggi nella mente!
An. : Bene prendiamo come esempio la giornata di un manager.
Ar. : Possiamo usare un esempio a me più vicino? Mio fratello Michele studia all’università e
conosco meglio la sua di giornata rispetto a quella di un manager.
An. : Certo. Vediamo quando e come Michele usa questi strumenti durante la giornata.
L’impegno di uno studente è assimilabile ad un qualsiasi lavoro intellettuale anche a quello di
un manager.
Ar. : Si sveglia un po’ tardi…
An. : Spesso lo fanno anche i liberi professionisti! Sai, la spiegazione è che non hanno orari e
che spesso lavorano fino a tarda notte ed è spesso vero.
Ar. : Lasciamo perdere quello che fa Michele fino a tarda notte. La vita dello studente può
permettere anche questo. Credo che detenga il record di presenze ai concerti dell’intera
popolazione studentesca dell’Università della Sapienza di Roma!
An. : Dicevi si sveglia tardi e poi cosa fa?
Ar. : Saltiamo le abluzioni mattutine e la colazione e arriviamo in camera sua nel momento in
cui comincia a studiare. Apre il libro e contemporaneamente facebook. Qualche scambio di
battute con gli amici sulla giornata che li aspetta e finalmente comincia a studiare. Squilla il
telefono, due chiacchiere con la fidanzata poi, immancabilmente, mia mamma lo chiama per
sapere se è sveglio e se sta studiando.
An. : Davvero immancabile, continua.
Ar. : Mio fratello studia economia, un’economista come te. Il computer è utile per lui perché
cerca su internet spiegazioni quando non capisce qualcosa. Ci sono molti gruppi in rete che
rispondono a domande o semplicemente, per certi esami, cerca esercizi e prove come per
l’esame di matematica o di statistica. In questi casi si mette in contatto con i suoi compagni di
studio e manda qualche mail per sottoporre una sua interpretazione; insomma di nuovo uno
scambio con altri studenti.
An. : Utile.
Ar. : Studia in silenzio concentrato sul libro per un po’, poi arriva un messaggio su facebook e…
la tentazione di guardare e di rispondere è forte. Una pagina, un sms; mezz’ora filata di lettura,
una telefonata; esercizi ripasso, una mail. E così via fino alla sera; studio, cazzeggio,
chiacchiere, confronto sull’esame e ancora telefono, sms, un po’ di surfing in rete.
An. : Vuoi spiegare cosa significa surfing ai nostri ascoltatori?
Ar. : Mi vergogno un po’. La verità è che ho imparato questa parola pochi giorni fa. Significa
navigare in rete, passare di sito in sito, di notizia in notizia, di curiosità in curiosità. Una sorta di
gioco di rimandi continui che nella ricchezza della rete può non avere mai fine.
An. : Chiarissimo. Oggi sei tu la consulente. L’esempio che hai fatto di tuo fratello è molto utile.
Gli strumenti di comunicazione più diffusi entrano ed escono dalla nostra vita professionale.
Portano elementi che sono indispensabili per il nostro lavoro, ma aprono varchi di accesso alla
vita privata. In pratica un canale che non si interrompe, un flusso che non distingue tra vita
privata e vita professionale.
Ar. : Vale anche il flusso contrario?
An. : Certo, sono gli stessi strumenti di comunicazione che permettono l’accesso della vita
lavorativa nella vita privata. Hai presente quando sei a cena con qualcuno e gli arriva una
telefonata di lavoro?
Ar. : Capita spessissimo. Quali sono gli effetti?
An. : Dispersione e disorientamento.
Ar. : Dispersione e disorientamento?
An. : Cominciamo dalla dispersione. Il tempo lavorativo, o quello di studio nel caso di tuo
fratello, è caratterizzato da momenti diversi; analisi, elaborazioni, progettazione, realizzazione,
confronto, valutazione. Sono momenti in cui si lavora con strumenti, obiettivi e modalità che
variano. C’è il momento dello studio individuale, quello della elaborazione, quello del confronto
con altri, colleghi o clienti. Dal punto di vista lavorativo è necessario mettere in file questi
momenti in modo razionale per raggiungere gli obiettivi della giornata. Torniamo a tuo fratello:
probabilmente si sarà dato un obiettivo, mettiamo preparare l’esame per il mese successivo; e
probabilmente avrà obiettivi intermedi: le pagine da studiare ogni giorno, gli esercizi da fare, le
verifiche di apprendimento, il ripasso con altri studenti. Ognuno naturalmente ha il proprio
metodo di studio che dipende da molti fattori, ma in generale queste fasi sono le più comuni.
Ar. : Direi di sì, credo dipenda dal tipo di università e dall’esame, se più o meno difficile.
An. : Gli strumenti di comunicazione che tuo fratello utilizza durante la giornata creano
dispersione perché interrompono le fasi di lavoro, di studio nel suo caso. Un po’ come le
interruzioni dei colleghi che ti chiedono un momento per parlare, per approfondire una
questione di lavoro o per prendere un caffè e commentare quello che è successo il giorno
prima.
Ar. : Quelli che ho definito in qualche episodio precedente come gli “scocciatori”?
An. : Sì, proprio loro. Il fatto è che è difficile dire, a priori, se queste interruzioni siano utili o
meno. Occorre classificarle una per una e per questo generano disorientamento. Torniamo a
tuo fratello: scambiarsi opinioni su ciò che sta studiando è utile al suo impegno. La posta
elettronica, o skype o anche facebook possono essere potenti alleati in questo. Ma sono
strumenti che facilmente si prestano a generare uno slittamento nella vita privata.
Ar. : Insomma si comincia parlando dell’esame e si finisce a cazzeggiare e scambiarsi filmati e
gossip.
An. : Esatto. Il disorientamento nasce dalla percezione che sia utile al nostro lavoro entrare in
contatto con altre persone, colleghi, compagni di studio, clienti, fornitori. Serve per dare qualità
al lavoro che stiamo facendo, sintonizzarlo sugli obiettivi, risolvere strada facendo le questioni
che sorgono.
Ar. : Caminante il cammino si fa facendo…
An. : In un certo senso è vero. Il lavoro intellettuale non è una strada diritta e conosciuta in tutti
i suoi passi. Spesso richiede aggiustamenti continui e progressivi e ha bisogno del confronto. È
la logica del lavoro di squadra, collettivo e cooperativo, rispetto al modello del lavoro in
sequenza in cui ci si occupa solo di una fase, come in una catena di montaggio. In tanti lavori
oggi siamo consapevoli che non si può solo andare diritti e spediti nella direzione che abbiamo
ipotizzato ma che è necessario un continuo aggiustamento, in un processo di pianificazione,
attuazione, controllo, valutazione che porta ad una nuova fase di pianificazione.
Ar. : Pensi che tutti questi strumenti di comunicazione siano generati dalla necessità di
confrontarsi?
An. : Un processo alimenta l’altro. Gli strumenti di comunicazione aprono al confronto e alla
cooperazione, modellando abitudini e aspettative che a loro volta rimandano a nuovi usi e
sviluppi dei sistemi di comunicazione.
Ar. : Forse più che di strumenti di comunicazione potremmo parlare di strumenti di
cooperazione.
An. : In qualche modo sì. La prevalenza dell’una o dell’altra visione è determinata dall’uso che
ne facciamo. Ti faccio un esempio. Un avvocato arriva in ufficio la mattina, apre la posta
elettronica e trova una serie di messaggi e mail. Alcuni sono di lavoro e rimandano ad aspetti
concreti delle sue attività; ad esempio un cliente che chiede un consulto, un praticante che
sottopone la bozza di un atto giudiziario, un collega che invia la documentazione su una pratica
aperta da tempo. Altri hanno un contenuto relazionale, anche se appartenente alla sfera
lavorativa; un parere sulla sentenza appena pubblicata dal giudice, il rimando ad un articolo
pubblicato sul giornale che parla della riforma della giustizia civile. Altri infine hanno un
contenuto relazionale ma non lavorativo; il messaggio di un amico, il gossip sull’avvocata che
ha una storia con quel giudice, il commento sulla canzone appena uscita di Ligabue, magari
con tanto di link al sito di youtube per ascoltarla.
Ar. : Se capisco bene nei primi esempi i nostri strumenti sono usati nell’accezione di strumenti
di cooperazione, negli altri come strumenti di comunicazione pura.
An. : Esatto. Prima ti dicevo che l’effetto di questa interferenza continua e bidirezionale tra vita
privata e vita professionale genera dispersione, intesa come riduzione della concentrazione,
dell’efficienza e di capacità di raggiungere gli obiettivi lavorativi che ci siamo posti. Ma genera
anche disorientamento per la difficoltà di attribuzione di significato agli atti comunicativi.
Nell’esempio del nostro avvocato è evidente che la mail di scambio della documentazione ha a
che fare con il lavoro e i commenti su Ligabue con la vita privata. Ma la zona grigia, quella che
disorienta è la zona intermedia; la facilità e l’immediatezza di questi strumenti fa sì che uno
scambio di mail sulla riforma della giustizia, tema che di per sé può avere un contenuto
(sebbene labile) ed un valore sul piano lavorativo, in realtà può immediatamente trasformarsi
in un chiacchierata sulla politica del Governo che, naturalmente, appartiene alla sfera del
tempo libero. Ma di questo torneremo a parlare presto.
Ar. : Grazie Andrea. Sai che sono proprio contenta oggi? Mi sono chiarita le idee. Ora vado da
Michele, mio fratello, ho un paio di suggerimenti da dargli…