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Causali Magazzino
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Depositi
Fatturato Cantieri
Fatturazione Cantieri
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Prospetti
PRODUZIONE CALZE
TAGLIE COLORI
VENDITE
AGENTI
VENDITE
STATISTICHE VENDITE
Offerte Fornitori > Cl
GUIDA | Pagina : Conto lavoro
La procedura conto lavoro é sviluppata appositamente per le aziende operanti soprattutto nel settore
metalmeccanico che si avvalgono di fornitori esterni per alcune lavorazioni. Il software é attivo sia per il
rapporto con i clienti (materiali ottenuti in conto lavoro) sia per i fornitori.
Attraverso funzioni di analisi possono essere interrogate le giacenze o situazioni.
I fornitori vengono estratti esclusivamente in base al campo presente in anagrafica fornitore (definizione del
fornitore come lavorante esterno).
Per le aziende di produzione:
Per le aziende di produzione é disponibile anche la gestione automatizzata ma ovviamente più complessa della
produzione.
In questo caso é necessario un perfetto coordinamento tra magazzino e ufficio acquisti oltre alla gestione
completa della distinta base e relativi cicli di lavoro.
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GUIDA | Pagina : Crea Ordine da altra AZ
La procedura di gestione Intercompany di generazione automatica ordine fornitore può essere utilizzata dalle
aziende facenti parte di un gruppo, tutte fruitrici del software gestionale Elatos Web.
Con questa applicazione l'ordine cliente emesso da un'azienda può divenire automaticamente ordine fornitore
per l'altra impresa con l'applicazione di precise regole di interscambio dati.
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GUIDA | Pagina : Emissione documenti
Il gestionale Elatos Web gestisce tutto il ciclo passivo che si concretizza in alcune fasi operative:
1 − Emissione dell'ordine al fornitore
Cliccare sul pulsante "EMETTI UN NUOVO ORDINE" selezionare il fornitore con l'apposita ricerca, compilare i
dati di testata (che vengono rilevati dall'anagrafica del fornitore) ed eventuali note (che vengono rilevate dalla
tabella note tecniche) quindi cliccare "CONFERMA E CONTINUA"
Gestione fasi
Nel caso in cui l'azienda non gestisca i cantieri va apposto l'apposito flag in configurazione azienda / dati base.
Diversamente la procedura richiede l'inserimento della fase (ripartizione dell'acquisto su cantieri)
Quindi inserire gli articoli digitando il codice oppure effettuando la ricerca.
In fase di inserimento del rigo articolo la procedura effettua la ricerca del prezzo valido applicato dal fornitore
(rilevato da prezzo acquisto in anagrafica, prezzi riservati oppure sconti), mostra eventuali altri prezzi applicati
da altri fornitori, mostrando eventuali differenze a vantaggio.
Il flag campionatura / impianto / omaggio indicano che il rigo non dovrà essere successivamente gestito come
movimento di magazzino.
Il pulsante "CC" Condizioni Commerciali permette la gestione di condizioni particolari sull'acquisto (funzione
utilizzata in specifico dalle aziende operanti nel settore Beverage &Alimentare). Per ciascun articolo può essere
definita una consegna prevista specifica.
Dopo l'inserimento del rigo puo' essere modificato con l'apposita icona oppure possono essere effettuate analisi
sull'articolo stesso.
E' altresì possibile effettuare l'importazione di righe di ordine da un semplicissimo file excel.
Per quanto riguarda la stampa ricordiamo che i moduli possono essere configurati in autonomia dal menu
configurazione / gestione moduli.
2 − Registrazione della fase di arrivo della merce
Cliccare sul pulsante "REGISTRA UN ARRIVO", selezionare il fornitore, verranno evidenziati gli ordini aperti
(nel caso di necessita' di chiusura forzata abbiamo due opzioni 1) chiusura forzata di tutto l'ordine (tutta la
merce ancora inevasa non verrà più consegnata) 2) chiusura singolo rigo (all'interno della riga documento in
fase di modifica apporre il flag su SALDATO.
3 − Registrazione fattura da ordine (vedasi istruzioni successive − Menu contabilità)
il pulstante "EMETTI UN DDT FORNITORE" permette l'emissione di un documento (tipicamente di reso)
Il pulsante "PROPOSTA ACQUISTO" permette l'emissione di una richiesta di offerta ad un fornitore, questa
potrà successivamente essere trasformata in ordine con le opportune modifiche.
Argomenti correlati: Supply chain
Per le aziende di commercio all'ingrosso:
Per le aziende di commercio all'ingrosso ricordiamo l'utilità di una corretta gestione del ciclo passivo con
l'inserimento dei prezzi di listino e/o sconti e prezzi particolari.
Per le aziende di produzione:
Nel caso di aziende manifatturiere l'ordine al fornitore può essere gestito in modo automatico dal menu
produzione attraverso le tre fasi di emissione a fronte dei fabbisogni calcolati in automatico dal software
gestionale.
Per le aziende che gestscono i cantieri:
La procedura di acquisto per le aziende che operano nel settore cantieristico é molto importante in quanto
permette una completa automazione del ciclo e dell'imputazione automatica dei costi ai vari cantieri.
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GUIDA | Pagina : E−supply chain
Nonostante l’alta popolarità del supply chain management sia nella teoria che nella pratica non esiste unanime
consenso sul suo significato, anche perché il suo sviluppo in ambito manageriale e accademico è recente.
Esistono decine di definizioni che possono essere sintetizzate, tuttavia, nei seguenti approcci:
Probabilmente la definizione che riassume tutti questi concetti è tuttavia la seguente: il Supply chain
management (SCM) o gestione della catena di fornitura è un sistematico e strategico coordinamento delle
tradizionali funzioni aziendali e delle tattiche prima all’interno di ogni azienda e poi lungo i vari membri della
supply chain con l’obiettivo di migliorare le prestazioni di lungo periodo dei singoli membri e dell’intera supply
chain (Mentzer 2001); mentre per supply chain si intende una serie di tre o più entità (organizzazioni o individui)
direttamente coinvolte in flussi (a monte e/o a valle) di prodotti, servizi, denaro e/o informazioni dalla materia
prima fino all’ultimo cliente (Mentzer 2001). Possono esistere anche dei flussi di ritorno, solitamente inclusi
nella cosiddetta logistica di ritorno (Reverse logistics) Ci sono vari livelli di complessità di supply chain. Si può
avere una supply chain semplice e diretta che consiste nel collegamento immediato tra l’impresa e il fornitore e
tra l’impresa e il cliente attraverso uno o più scambi di flussi di prodotti, di servizi, di denaro e di informazioni;
quindi, allo stesso modo ma in maniera più estesa e complessa può comprendere anche in seguenza i fornitori
dei fornitori e i clienti dei clienti, coinvolti in uno o più scambi di flussi di prodotti, di servizi, di denaro e di
informazioni. Infine vi potrà essere una supply chain con un grado di complessità maggiore (probabilmente su
scala globale) che include tutte le imprese dal primo fornitore all’ultimo cliente da valle a monte, coinvolti nello
scambio di flussi di prodotti, di servizi, di denaro e di informazioni.
Elatos Web é l'unico applicativo che comprende al proprio interno, in modo nativo una supply chain completa
che funzione in estrema sintesi in questo modo:
1 − Attivazione fornitori
Cliccando su FORNITORI ABILITATI é possibile definire quali fornitori sono stati "avvisati" della messa in uso
dell'applicativo.
Tenuto conto del fatto che al fornitore vengono inviati alert automatici e richiesta la compilazione di informazioni
é opportuno prima parlarne con il fornitore stesso
2 − Dopo aver emesso l'ordine o la proposta di acquisto questa viene automaticamente caricata in questa
maschera, anziché spedirla a mezzo mail con l'icona apposita in Menu Emissione Documenti puo' essere
inviata al destinatario specifico.
Quest'ultimo riceverà una mail EDITABILE nella quale protrà confermare tutti i dati (prezzi quantità e date di
consegna) oppure effettuare delle rettifiche.
In caso di rettifica al mittente (ufficio acquisti) verrà inviata una mail EDITABILE nella quale potrà accettare le
modifiche oppure annullare l'ordine, anche in questo caso verranno inviate mail automatiche.
Lo stato del documento viene aggiornato in automatico a fronte dei vari eventi verificatisi.
Nel caso di gestione delle richieste di quotazione = proposte di acquisto la procedura permette di richiedere
prezzi e disponibilità a piu' fornitori mostrando o meno i prezzi base. Anche in questo caso i dati vengono
automaticamente inviati a mezzo mail con alert al mittente in fase di compilazione da parte del fornitore.
La specifica stampa permette di comparare in modo immediato i prezzi offerti da ciascun fornitore con la
trasformazione automatica in ordine.
La procedura permette anche l'invio automatico di avvisi al fornitore per l'evasione dell'ordine (menu
scadenziario ordini), ossia delle richieste di conferma a fronte di una prevista consegna impostata in fase di
inserimento. Anche in questo caso il fornitore potrà confermare o meno la data prevista oppure modificarla
facendo scaturire altri alert.
Scopo primario del SCM è quello di massimizzare il livello di servizio al cliente finale, ottimizzando
contestualmente i costi operativi ed il capitale impegnato. È di sostanziale importanza sottolineare che, nei
progetti di SCM, la collaborazione gioca un ruolo primario. È proprio attraverso questa collaborazione che si
arriva a migliorare alcune funzioni come:
− la gestione della domanda, necessario al fine di comprendere più approfonditamente le esigenze dei
consumatori;
− la pianificazione della domanda, per realizzare piani di azione più attendibili e precisi e ridurre il numero di
resi reverse logistics;
− il trattamento degli ordini;
− la pianificazione della capacità produttiva e quindi il conseguente utilizzo ottimale degli impianti;
− la pianificazione dell'utilizzo dei materiali.
− l'integrazione tra domanda e fornitura.
− l'integrazione e collaborazione tra produzione, logistica e marketing
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GUIDA | Pagina : Gestione offerte
Per le aziende di piccola dimensione che non sono in grado di gestire la supply chain é disponibile una
semplice procedura di richiesta generica o richiesta di disponibilità ai propri fornitori.
Cliccare sul pulsante "ESTRAI" quindi creare un nuovo documento o modificarne uno esistente.
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GUIDA | Pagina : Listini Metel
Il tracciato Metel é un formato standard EDI utilizzato soprattutto nel settore impiantistico elettrico.
La procedura gestionale prevede l'importazione delle anagrafiche articoli e relativi listini dal file EDI.
Altre modalità di importazione delle anagrafiche sono disponibili nei menu import da file excel e importazione
articoli
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GUIDA | Pagina : Prezzi riservati x art
I prezzi riservati dai vari fornitori possono essere gestiti al netto oppure con applicazione di sconti a partire da
un listino base.
Ogni record ha una validità che viene sovrascritta dal successivo inserimento.
Per aziende di particolari settori quali la distribuzione informatica abbiamo predisposto aree automatiche di
importazione cadenziata giornaliera che permetto l'accesso ai portali web dei principali fornitori, l'acquisizione
delle informazioni e l'inserimento dei prezzi variati. (Procedura a pagamento da preventivare)
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GUIDA | Pagina : Richieste Quotazioni
La gestione richieste offerte fornitori viene utilizzata dalle imprese che operano in particolari settori e che
generalmente producono o vendono articoli SPECIFICI per ciascun cliente.
In questo caso con una gestione completamente automatizzata, in lingua e parametrizzata, al fornitore (che
puo' essere inteso anche l'ufficio produzione / progettazione interno) vengono inviate delle richieste via mail,
compilabili online. Gli alert avvengono sempre via mail.
Lo stato del documento é aggiornato in automatico e permette di verificare l'andamento della fase che di norma
viene attivata dall'ufficio commerciale.
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GUIDA | Pagina : Riordini a fornitore
La procedura permette di generare in automatico gli ordini a fornitore proponendo l'acquisto alla migliore
condizione.
La funzione utilizza delle formule specifiche per il controllo del fabbisogno, in particolare:
− l'analisi delle scorte minime applicando la formula:
SM=GC x (CM x 12)/365 x LS
− il calcolo del punto di riordino con:
PR=SM + TA x (CM x 12)/365
Dove:
SM=Scorta minima − GC=Giorni di copertura − CM=Consumo medio − LS=Livello di sicurezza − TA=Tempo
medio di approvvigionamento
Si tenga conto del fatto che una gestione non corretta del magazzino (come ad esempio una giacenza
negativa) potrebbe causare una elaborazione non corretta.
Nella maschera sono predisposti dei filtri grazie ai quali si può avere una gestione riordini mirata a determinati
articoli (per esempio solo di un determinato fornitore o di una particolare categoria) fra cui l’esclusione dei
ricambi originali o compatibili (molto utile per le aziende che trattano merce informatica). Si può inoltre
pianificare per quanti giorni si vuole mantenere la copertura del magazzino e il livello di servizio (in percentuale)
che si vuole tenere.
Dopo l’estrazione dei dati vengono mostrati gli articoli che necessitano di essere ordinati (dalle cui righe è
possibile visualizzarne la scheda articolo e la presenza in ordini clienti aperti).
Nel caso in cui si voglia solamente generare una proposta d’acquisto e non un ordine, sarà possibile farlo
scegliendo opportunamente nella colonna “tipo” nella tabella dei fornitori dell’articolo.
Nella suddetta tabella sarà presente all’inizio della riga una simbologia che permette di identificare il fornitore
predefinito e quello che invece propone il miglior prezzo d’acquisto.
Nelle righe di questa tabella saranno anche presenti informazioni aggiuntive, quali ad esempio il tipo di
pagamento, gli sconti applicati o il trasporto che andranno ad influire sul prezzo finale.
Dopo aver confermato la selezione sarà comunque possibile rettificare la proposta prima dell'effettiva
generazione dell'ordine.
Dalla maschera di gestione riordini a fornitore è inoltre possibile accedere alla funzione di estrazione della
situazione degli articoli (tutti quelli attivi, non solo quelli da ordinare in base al fabbisogno).
In seguito all’elaborazione dei dati è possibile generare un pdf o un file excel.
In questo viene mostrata l’analisi dei vari articoli, fra cui le vendite nei lassi di tempo personalizzabili stabiliti al
richiamo della funzione. Grazie a questi ultimi è possibile notare l’andamento realistico delle vendite e di
conseguenza rettificare gli ordini in base alle proprie esigenze.
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GUIDA | Pagina : Stampa Barcode
La funzione di stampa dei barcode permette di stamapre le etichette in varie metodologie, solitamente in fase di
arrivo della merce.
Siamo a disposizione per eventuali implementazioni sui formati di stampa che dovrebbero comunque essere
nella maggioranza dei casi già contemplati.
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GUIDA | Pagina : Stock Protection
La procedura Stock Protection é specifica per aziende in particolari settori, ad esempio il settore della
distribuzione informatica.
Rappresenta una complessa funzionalità di analisi delle informazioni a seguito di accordi specifici con il
fornitore relativamente ad una protezione prezzi o protezione sulle giacenze di magazzino.
L'estrazione può essere effettuata in modo sintetico o dettagliato.
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GUIDA | Pagina : Cashflow Ordini
La procedura cash flow ordini permette di analizzare su base temporale i fabbisogni finanziari dell'impresa
tenendo in considerazione le dilazioni di pagamento concesse dai vari fornitori rispetto alle consegne previste.
Cliccando l'icona posta a sinistra é possibile analizzare nel dettaglio la situazione specifica di ciascun fornitore.
Ricordiamo l'importanza di una corretta gestione delle date di consegna previsionali e l'eventuale chiusura
forzata degli arrivi merce previsti.
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GUIDA | Pagina : DDT senza fattura
La procedura DDT SENZA FATTURA permette di monitorare la merce pervenuta per la quale non é ancora
stata registrata la fattura dal menu contabilità − registrazione fatture da ordini.
Si tratta praticamente dell'estrazione delle fatture da ricevere, gestite anche in altre aree del software.
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GUIDA | Pagina : Debiti v/fornitori
Questa procedura permette l'analisi dell'esposizione finanziaria nei confronti dei vari fornitori tenendo in
considerazione il debito rilevato dalle partite contabili, le fatture da ricevere (merce per la quale é già stato
registrato l'arrivo ma non ancora la fattura) e gli ordini in arrivi (ordini per i quali non é ancora pervenuta la
merce).
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GUIDA | Pagina : Elenco Ordini
E' una funzione di analisi degli ordini fornitori, molto utilizzata per interrogare situazioni specifiche del ciclo
passivo.
L'estrazione é parametrizzata da diversi criteri facoltativi.
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GUIDA | Pagina : Scadenziario Ordini
La funzione scadenziario ordini é la più utilizzata dagli uffici acquisti per estrarre le informazioni relative alle
consegne di merce previste dai vari fornitori.
E' completamente integrata con la supply chain pertanto se il fornitore ricercato é abilitato alla funzionalità é
possibile inviare degli alert di "ricordo" o "sollecito" in merito alle consegne previste in un dato periodo.
Il fornitore riceverà una mail editabile che permetterà la conferma o la modifica delle date di consegna rispetto
a quelle previste.
In caso di variazione del dato da parte del fornitore il mittente riceverà una mail automatica.
Diversamente é possibile stampare l'elenco dello scadenziario oppure esportarlo in excel.
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GUIDA | Pagina : Fatturazione
La procedura gestionale Elatos Web comprende una verticalizzazione specifica relativamente alla gestione
rifiuti, utilizzata in particolare dalla società che erogano servizi di trasporto, gestione e smaltimento di rifiuti.
Per utilizzare la procedura é fondamentale inserire nel campo settore in dati base il valore SMAL
− Gestione contratti/anagrafiche/servizi/impianti/Smaltimento rifiuti
− Gestione comleta MUD
− Export tracciati camera di commercio
− Carichi e scarichi(lato cliente e internazionale) con stampa del registro in formato pdf
− Gestione del registro online con possibilita' da parte del clinete di acedere via web al catalogo
− area b2b e b2see
− Flusso gestione contratti attivi
− Agenda,Scadenziario,Rubrica clienti e fornitori,Cab,Comunicazioni,invioSMS ,Archivio e Foglio Elettronico
− Gestione C.R.M, RelazioniPotenziali, ClientiNewsletter.
− Gestione totale degli acquisti, Stampa Barcode, MetelVerifica prezzi, gestione offerte,E−supply chain
− Statistiche vendite
− Gestione DDT, gestione listini, crea fatture da excel, gestione commesse
− Gestione vendite,fatturati,venduti,spedizioni,statistiche per zone
− Gestione magazzino, articoli,trasferimenti,creazioni inventari,scarichi con barcode,
− Gestione contabilita'
Con la procedura di fatturazione é possibile generare in automatico i documenti in base ai contratti inseriti
nell'anagrafica clienti.
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GUIDA | Pagina : Gestione MUD
Il software gestisce tutte le fasi di generazione del MUD compresa l'esportazione nel formato previsto dalle
camere di commercio.
Sono previste le fasi di generazione dei registri vidimati e l'esportazione del mud per le varie casistiche previste
dalla normativa.
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GUIDA | Pagina : Gestione Registri
La gestione dei registri online é la parte maggiormente ricercata dalle società di servizi che possono
diversificare la propria offerta:
1) il cliente finale può consultare da apposita area (sito del nostro cliente) i propri registri, costantemente
aggiornati
2) i carichi e gli scarichi gestiti dall'utilizzatore del gestionale web permettono di calcolare in tempo reale le
effettive giacenze
3) vengono gestiti tutti i tipi di rifiuto (tabelle codici cer)
4) é possibile effettuare la stampa vidimata del registro di carico e scarico
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GUIDA | Pagina : Produzione esterna
La procedura è stata studiata per le aziende che gesticono i cicli di produzione esternamente e non utilizzano la
procedura standard della distinta base.
Una volta creato un preventivo attraverso l'apposita icona, sarà possibile definire, tramite le schede successive,
gli articoli coinvolti con relative fasi, quantità, costi, lavorazioni esterne presso n fornitori e interne effettuate da
n dipendenti.
Le fasi possono essere generate dalla scheda "materiale e fasi lavoro" dove è anche possibile duplicare quelle
già assegnate allo stesso articolo in precedenza. Ogni lavorazione può essere automaticamente convertita in
ordine al fornitore tramite il pulsante "G".
Una volta definite tutte le variabili si andrà a creare l'ordine cliente cliccando sul bottone "Apri ordine" nella
scheda "Testata documento".
Ogni documento può essere esportato in word per un'ulteriore modifica oppure stampato in pdf.
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GUIDA | Pagina : Causali
Il software gestionale Elatos Web funziona per la parte contabile attraverso le causali.
Alcune causali sono obbligatorie e non possono essere eliminate ad esempio:
− FTVEN (utilizzata per la contabilizzazione delle fatture di vendita)
− INSCL (utilizzata per la registrazione degli insoluti clienti)
− CD (utilizzata per la contabilizzazione delle distinte di pagamento e incasso)
− PF (utilizzata per la registrazione degli incassi e pagamenti singoli)
− CORR (utilizzata per la registrazione dei corrispettivi)
− INIZIOANNO (utilizzata per le aperture automatiche)
− FINEANNO (utilizzata per le chiusure di fine anno)
Le altre causali sono libere e possono essere codificate a piacere, l'importante é definire correttamente la
tipologia di operazione che ciascuna causale deve eseguire (parte iva, parte analitica, parte scadenziario, parte
ritenute).
A ciascuna causale possono successivamente essere associati i conti contabili predefiniti (voce codifica
operazioni).
La procedura gestisce vari registri iva (infiniti lato vendite − fino a 5 lato acquisti).
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GUIDA | Pagina : Codici Iva
I codici iva sono codificabili in modo autonomo, si consiglia di utilizzare i codici fissi 4 − 10 − 20 per le aliquote
iva standard, per gli altri codici il valore é libero.
Va posta attenzione alla definizione del valore percentuale deducibilità in quanto questo valore implica la
corretta registrazione ai fini iva e nella fase di calcolo della parte indetraibile di costo (che viene
automaticamente imputata al costo stesso).
Cliccando il pulsante PLAFOND IVA possono essere gestiti i parametri e il riscontro in merito al plafond iva
sugli acquisti.
La procedura gestisce nel completo l'iva ad esigibilità differita, in caso di utilizzo cliccare l'apposito flag sui
codici iva interessati (consigliamo la lettura del pdf informativo).
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GUIDA | Pagina : Codifica operazioni
Attraverso la codifica delle operazioni contabili é possibile automatizzare e velocizzare la fase di inserimento.
La codifica relativamente alle causali di registrazione delle fatture di acquisto può essere gestita in due
modalità (consigliamo la prima):
1) nell'anagrafica fornitore (area dati contabili) viene caricato il conto predefinito di costo, nella codifica
dell'operazione va inserito solo il collegamento in dare (flag su iva) al conto iva c/acquisti
2) direttamente nella codifica della causale contabile viene caricato in dare il collegamento al conto contabile di
costo (flag su imponibile)
Nel caso di registrazione di fatture soggette a ritenuta d'acconto (fatture di professionisti o agenti) va creata
un'apposita causale diversa da quella normalmente utilizzata per le fatture di acquisto (con flag su ritenuta) e
configurata con la voce avere al conto contabile Erario c/ritenute d'acconto.
Un'altro caso di utilizzo consigliato é relativo alle registrazioni periodiche (effettuate con cadenza mensile) ad
esempio la registrazione degi stipendi o delle rate di mutuo.
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GUIDA | Pagina : Commesse
La tabella commesse é necessaria per la gestione della contabilità analitica o industriale ed é correlata alla
funzione codifica CDC.
La contabilità industriale funziona a tre livelli:
− Cantiere (definito anche macrolivello = macroarea)
− Commessa
− Cdc
Questa funzionalità é disponibile solo per i clienti con versione Business.
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GUIDA | Pagina : Config CDC
Questa tabella é di fondamentale utilizzo anche per le aziende che non gestiscono la contabilità industriale ma
che utilizzano la funzione contabile di registrazione fatture da ordine.
In quest'ultimo caso vanno considerate queste logiche:
1) nell'anagrafica articolo nella voce codici e posizione va compilato il campo Codice Acquisti che deve
coincidere ad un record presente in tabella centri di costo
2) in questa tabella vanno creati due record per ogni tipologia di costo, una relativa al costo e una relativa all'iva
Nel caso in cui l'azienda gestisca la contabilità industriale va apposto il flag su "analitica".
Sulle voci di costo va apposto il flag "costo".
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GUIDA | Pagina : Pagamenti
La tabella pagamenti é di fondamentale importanza per la corretta gestione delle partite dello scadenziario.
Va posta attenzione all'inserimento dei dati relativi ai giorni di dilazione e alla tipologia di pagamento.
La tabella é libera ma indicizzata all'anagrafica clienti e fornitori per cui in caso di utilizzo di un codice questo
può solo essere annullato ma non cancellato.
Cliccando sulla tab "ADDEBITI CLIENTI" in alto alla pagina é possibile definire costi standard di addebito ai
clienti in funzione di una particolare tipologia di pagamento. Nel caso di utilizzo di questa funzionalità ossia ad
esempio tutti i clienti pagano 2,5 Euro per ciascuna riba, nell'evenienza che un cliente non debba avere questo
addebito dovrà essere apposto il flag su "Nessun Addebito Spese Incasso" all'interno dell'anagrafica cliente
ovvero inserito un diverso costo riba.
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GUIDA | Pagina : Piano dei conti
Il piano dei conti é strutturato su vari livelli e personalizzabile da parte del cliente.
In fase di attivazione del contratto si provvede alla creazione del piano conti standard utilizzato da tutti i clienti.
Nel caso in cui l'azienda desideri importare lo storico delle registrazioni effettuate su altri gestionali (vedasi
menu backup import dati) é necessario farlo presente all'assistenza tecnica al fine di evitare la creazione del
p.c. standard.
Da questa tabella non possono essere caricati i conti finanziari (legati al rapporto con le banche) che vengono
creati in automatico accedendo al menu anagrafiche / banche e i conti legati a clienti e fornitori (che si
aggiornano automaticamente).
Il collegamento al bilancio IV direttiva CEE é falcoltativo e comunque gestibile in modo personalizzato dalla
voce "Tab Codifica CEE"
La ricodifica del piano dei conti é sempre possibile in ogni momento con la funzione nel menu funzioni contabili
/ ricodifica conto.
La procedura permette anche la simulazione prima dell'utilizzo dei dichiarativi in funzione dei due campi
facoltativi "Percentuale indetraibilità IMPOSTE DIRETTE" e "Percentuale indetraibilità IRAP", funzione attiva
solo in caso di utilizzo della procedura cespiti.
Il campo ripartizione iva é fondamentale in caso di gestione della ventilazione corrispettivi.
Il flag "Cespite" é utile per evidenziare in rosso in fase di registrazione del documento in primanota la dicitura
"Attenzione Cespite da registrare"
Il flag analitica é indispensabile (solo nel caso in cui l'azienda utilizzi la contabilità industriale o analitica) per
tutti i costi che debbono essere ripartiti tra i cdc.
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GUIDA | Pagina : Raggruppamenti
La tabella raggruppamenti é il primo livello di ripartizione del piano dei conti.
Di default i raggruppamenti sono:
1 − attività
2 − passività
4 − costi
5− ricavi
ma possono essere gestiti liberamente seppur ponendo attenzione alla definizione del campo tipologia,
diversamente il bilancio non verrà correttamente estratto e verrà segnalata un'anomalia.
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GUIDA | Pagina : Tabella Cambi
La tabella cambi é di fondamentale importanza per le aziende che operano con frequenza sui mercati esteri, in
questo caso i documenti di vendita e di acquisto vengono automaticamente gestiti con il cambio del giorno.
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GUIDA | Pagina : Anagrafica Articoli
La gestione articoli é piuttosto articolata e prevede varie casistiche di utilizzo dell'applicativo. I dati fondamentali
per qualsiasi tipologia di azienda sono il codice articolo, la descrizione, la categoria, il gruppo, il sottogruppo.
Prima di effettuare l'inserimento degli articoli vanno quindi codificate le tabelle categorie gruppi e sottogruppi.
A titolo esemplificativo gli articoli dovrebbero essere codificati nel seguente modo (esempio di un'azienda che
distribuisce prodotti informatici):
Categoria HARDWARE
−−−−− Gruppo Stampanti
−−−−−−− Sottogruppo Laser
−−−−−−−−− Articolo XY Stampante laser modello xy
−−−−−−−−− Articolo XZ Stampante laser modello xz
A ciascun articolo puo' essere legata una fotografia e una scheda tecnica (dopo aver inserito l'articolo entrare in
modifica e cliccare su carica allegati e foto) oppure allegati (nessun limite di numero) cliccando sull'icona
"allegati" sulla griglia degli articoli.
Nella considerazione che Elatos Web é l'unico gestionale completamente aperto al mondo web B2B e B2C
Ecommerce l'anagrafica articolo prevede dei campi specifici per definire testi e criteri di visibilità al pubblico.
Nella griglia iniziale con l'icona gialla é possibile configurare e gestire campi riservati (personalizzati per
l'azienda o la tipologia di articolo) per la gestione della scheda tecnica (utilizzabile previa implementazione
anche sul sito web vedasi ad esempio www.nuovadata.it). In quest'area possono essere inseriti campi che
definiscono gli aspetti tecnici dell'articolo con link esterni o pdf. E' fruibile anche dalle aziende di servizi e in
particolare e' utile a tutte le imprese per la gestione dei punti di forza (che vengono stampati nella scheda
articolo unitamente alla fotografia).
I campi prezzo di acquisto e prezzo di vendita sono facoltativi, il loro utilizzo varia in funzione della tipologia di
azienda.
Con Elatos Web é inoltre possibile gestire l'export delle anagrafiche articoli per EBAY, successivamente
potranno essere importate nella procedura Turbo Lister.
Gli archivi possono essere esportati in XML COMPRESSO e TXT oltre alla funzione di backup disponibile nel
menu backup import dati / salvataggio in locale.
Il gestionale prevede anche le funzionalità di gestione delle varianti articolo fruibili dalle aziende che operano
ad esempio nei settori abbigliamento o arredi.
E' possibile duplicare gli articoli cliccando sull'icona grigia accanto a ciascun articolo.
Per le fasi di importazione dell'anagrafico articoli é disponibile apposita procedura nel menu backup import dati
/ import da file exel.
Per le aziende di servizi:
Per le aziende di servizi la codifica degli articoli é molto semplice, seppur non gestendo il magazzino é
comunque fondamentale codificarli correttamente. Ricordiamo che in fase di contabilizzazione la procedura
imputa al conto contabile di ricavo riscontrato nella categoria merceologica. Se l'azienda desidera quindi tenere
divisi contabilmente i ricavi anche nel bilancio (oltre alle analisi gestionali già disponibili in altre funzioni
(statistiche vendite)) é opportuno creare diverse categorie, ad esempio:
Servizio 001 − Rivendita adsl (categoria c1)
Servizio 002 − Interventi tecnici (categoria c2)
Il gestionale prevede un'apposita procedura relativa alla fatturazione ricorsiva da contratto (menu Backoffice /
Contratti Attivi), in quest'area vengono utilizzate le anagrafiche articolo.
Per le aziende di produzione:
Per le aziende che operano nel settore manifatturiero é fondamentale una corretta gestione delle anagrafiche
articoli in particolare vanno gestiti i dati presenti nella scheda produzione (in fase di inserimento o modifica
dell'articolo). Si raccomanda di porre attenzione al campo TIPO ARTICOLO e al flag ARTICOLO COMPOSTO.
Procedure collegate:
− Menu distinta base / articoli composti
Per gli studi:
La configurazione delle anagrafiche articoli per lo studio professionale é del tutto similare alle società di servizi,
anche per lo studio consigliamo l'utilizzo delle procedure di fatturazione ricorsiva (menu contratti Attivi).
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GUIDA | Pagina : Cat Merceologiche
La tabella categorie merceologiche é di fondamentale importanza per qualsiasi tipologia di azienda in quanto
obbligatoria per la codifica dell'articolo, necessario per l'emissione di un documento di vendita.
Il conto contabile collegato alla categoria deve essere sempre un RICAVO.
La gestione dei collegamenti contabili nel ciclo passivo verrà spiegato nell'apposita sezione acquisti.
Per le aziende che operano nel settore produzione o commercio di impianti e macchinari il gestionale prevede
alcuni campi facoltativi che permetto di definire se trattasi di Macchine / Impianti oppure Materiale di consumo
oppure Riparazione
E' possibile previa implementazione a pagamento da richiedere all'assistenza tecnica la stampa personalizzata
di un logo specifico per ogni tipologia di categoria merceologica.
I campi relativi al collegamento alla contabilità analitica sono utili solo alle aziende che operano nel settore
cantieristico.
A titolo esemplificativo gli articoli dovrebbero essere codificati nel seguente modo (esempio di un'azienda che
distribuisce prodotti informatici):
Categoria HARDWARE
−−−−− Gruppo Stampanti
−−−−−−− Sottogruppo Laser
−−−−−−−−− Articolo XY Stampante laser modello xy
−−−−−−−−− Articolo XZ Stampante laser modello xz
Per le aziende che gestscono i cantieri:
Per le aziende che operano con cantieri (esempio elettricisti, idraulici, edili ecc) il gestionale prevede un
collegamento automatico in fase di contabilizzazione della fattura di vendita ai fini del bilancio di cantiere, in
questo caso vanno compilati i campi COLLEGAMENTO CONTABILITA' ANALITICA.
L'utilizzo é comunque facoltativo in quanto di norma il ciclo di fatturazione non avviene dal menu vendite ma
dall'apposito menu cantieri / fatturazione da cantieri.
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GUIDA | Pagina : Causali Magazzino
La tabella causali di magazzino é di fondamentale importanza per la corretta gestione dei movimenti di
magazzino.
La procedura verifica ed effettua il movimento di magazzino in base alla presenza o meno in questa tabella
della causale utilizzata.
E' pertanto fondamentale verificare l'esistenza ed evitare di cancellare le causali obbligatorie in caso di
gestione del magazzino.
Per le aziende di servizi e gli studi professionali questa tabella non ha alcuna rilevanza.
Il flag "Trasferimento Interno" va utilizzato solo dalle aziende che operano nel settore cantieri ed utilizzano la
funzione in logistica / magazzino / trasferimenti interni. Questa funzione NON é intesa il classico trasferimento
da deposito a deposito bensì da cantiere a cantiere.
I campi magazzino di partenza e luogo di destinazione sono invece utilizzabili per definire di default il
movimento di transito della merce (la gestione é facoltativa). Se l'azienda gestisce più depositi (opzione
disponibile solo nella versione Business) questi vanno configurati nel menu cantieri / depositi.
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GUIDA | Pagina : Causali Vendita
La tabella causali di vendita é fondamentale per una corretta gestione dei movimenti di magazzino, unitamente
alla causale di magazzino.
Il controllo per la definizione del movimento viene effettuata su entrambe le tabelle quindi ad esempio se la
causale di magazzino FATTIMM = fattura immediata prevede la gestione del movimento ma nel caso specifico
il documento viene ceduto con causale di vendita che non prevede movimentazione fisica della merce il
movimento non verrà generato.
Il campo SEGUE FATTURA indica se questa causale di vendita deve essere considerata in fase di emissione
della fattura differita.
Il campo valorizza magazzino indica se il movimento va considerato in fase di analisi della valorizzazione di
magazzino (di default impostare con S).
Per le aziende di servizi e studi questa tabella non ha alcuna influenza.
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GUIDA | Pagina : Gruppi
I gruppi articoli rappresentano il secondo livello di codifica dell'articolo dopo la categoria.
L'utilizzo puo' essere legato alla filiale SOLO nel caso in cui l'azienda sia configurata all'interno nel menu dati
base con apposito flag, in questo modo ciascuna filiale verrà abilitata esclusivamente alla gestione degli articoli
di competenza (dato facoltativo).
Il campo "istino in vigore dal" e le traduzioni in lingua (utilizzate nell'ecommerce) sono facoltative.
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GUIDA | Pagina : Imballi a rendere
Il gestionale Elatos Web prevede la completa gestione delle aziende operanti nel settore BEVERAGE per
quanto concerne la particolarità dei movimenti degli imballi a rendere. La stessa funzione può essere gestita
anche da altre tipologie di imprese che devono comunque considerare entrate ed uscite di imballi di proprietà
(a rendere).
La procedura prevede due livelli a scalare ad esempio codice BOTT01 (contenitore bottiglie acqua tipo xx)
composto da cestello + bottiglie.
Il campo valore mercuriale e cauzione vengono utilizzati in fase di generazione automatica degli addebiti ai
clienti.
E' possibile con l'icona posta a sinistra del codice gestire il dato anche in fase di acquisto.
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GUIDA | Pagina : Import listino da file
Funzione personalizzabile a pagamento in base a specifiche particolari dell'azienda.
Utile ad esempio per le imprese che periodicamente / costantemente devono importare anagrafiche articoli e
desiderano che Elatos srl provveda all'implementazione di procedure standardizzate in base ai propri tracciati
(forniti ad esempio dai fornitori).
Questa funzione viene di norma personalizzata per aziende che operano nel settore commercio al dettaglio,
punti vendita che ricevono files dai propri fornitori.
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GUIDA | Pagina : Kit prodotti
Il gestionale Elatos Web prevede la gestione dei kit prodotti (tipicamente utilizzati nel settore distribuzione
informatica).
Un esempio di Kit è dato da un articolo in bundle composto da personal computer + stampante.
In questo caso viene creato un articolo (menu anagrafiche articolo) che comprende al suo interno gli articoli
singoli. Si tratta tecnicamente di una sorta di distinta base utilizzata però dalle aziende commerciali.
La procedura prevede funzioni di duplicazione ed ha una rilevanza in fase di definizione dei margini di vendita.
Per le aziende di commercio all'ingrosso:
Rilevante per le aziende che operano nel settore informatico.
Il dato può su richiesta essere gestito anche nel b2b e b2c.
Vedasi www.nuovadata.it
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GUIDA | Pagina : Lotti di produzione
Il software gestionale Elatos Web ha una completa gestione dei lotti relativamente al ciclo attivo.
In fase di emissione del documento di vendita il numero di lotto può essere inserito manualmente oppure
ricercato in automatico dalla tabella Lotti.
Per le aziende di produzione:
Funzione specifica per aziende nel settore industria alimentare.
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GUIDA | Pagina : Note tecniche
Questa tabella é fruibile dalle aziende soprattutto se operanti nel settore cantieristico per la corretta gestione
delle informazioni al fornitore in fase di ordine.
Per le aziende che gestscono i cantieri:
Rilevante, funzione specifica soprattutto per elettricisti di media dimensione per la codifica dei quadri elettrici.
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GUIDA | Pagina : Stampi
La gestione stampi é utilizzata dalle aziende nel settore metalmeccanico proprietarie di stampi.
E' possibile gestire per ogni stampo il dato relativo alla messa in uso, al costo iniziale e ai movimenti (consegna
ad un fornitore esterno e rientro).
Pertanto é possibile conoscere in ogni momento la giacenza suddivisa per ciascun fornitore esterno (in caso di
aziende che utilizzano lavoranti esterni).
La stessa procedura é fruibile dai conto terzisti (flag di proprietà).
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GUIDA | Pagina : Tabella Rese
Questa funzione é di particolare importanza per l'industria alimentare al fine di effettuare in automatico carichi e
scarichi di articoli e la gestione degli scarti.
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GUIDA | Pagina : Taglie e colori
Procedura gestionale fruibile dalle aziende che operano nel settore abbigliamento.
La gestione delle taglie / colori può essere ottenuta in due diverse metodologie:
1) questa funzione (codifica taglie colori) con 2 livelli di possibilità
2) con la gestione varianti (livelli infiniti)
In questa casistica vanno innanzitutto definiti i colori standard che possono essere utilizzati in TUTTI gli articoli.
Cliccando sul pulsante TIPI TAGLIA vanno definite le tipologie di taglia abbinabili a ciascuna categoria articolo.
Cliccando il pulsante TAGLIE vanno definite le taglie per ciascun CODICE inserito nella tabella precedente.
La tabella stagioni definisce la descrizione utilizzabile nell'anagrafica articoli.
Per utilizzare le varie logiche di gestione delle taglie colori nel campo SETTORE della configurazione base
dell'azienda va inserito il valore CALZ.
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GUIDA | Pagina : Varianti
La gestione varianti é utilizzata di norma dalle aziende nel settore arredamento.
Permette di definire delle varianti legate a ciascun articolo in funzione di particolari accessori scelti dal cliente.
La procedura ha rilevanza in fase di emissione del documento di vendita.
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GUIDA | Pagina : Amministratori
Tabella relativa agli amministratori di condominio che può essere gestita associando il condominio caricato
nell'anagrafica cliente al relativo amministratore.
La procedura di stampa dell'estratto conto prevede il raggruppamento per amministratore se utilizzato.
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GUIDA | Pagina : Zone
Tabella di definizione delle zone di attività dell'azienda.
Questa tabella viene successivamente richiamata nell'anagrafica clienti.
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GUIDA | Pagina : Acquisizione Lavori
La funzione permette di archiviare ed estrarre per mese e progressivo le nuove acquisizioni effettuate
dall'azienda.
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GUIDA | Pagina : Anagrafica Cantieri
L'anagrafica dei cantieri é alla base della gestione della contabilità industriale.
Di particolare interesse per le aziende che operano nei settori:
− edile
− impianti elettrici
− impianti idraulici
ma anche per negozi con piu' punti vendita.
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GUIDA | Pagina : Andamento Lavori
E' un report di controllo che mette in evidenza l'acquisito, l'eseguito, il fatturato e la differenza da fatturare a
ciascun cliente.
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GUIDA | Pagina : Bilancio Cantieri (S1)
Il bilancio di cantiere é il risultato finale della gestione della contabilità di cantiere o analitica / industriale.
Vengono esposti con varie logiche di dettaglio (riepilogativo, totale costi e ricavi, analitico, cdc o previsionale) i
dati relativi ai costi e ricavi sostenuti per ciascun cantiere.
E' un report fondamentale per le aziende operanti nel settore cantieristico.
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GUIDA | Pagina : Depositi
E' la tabella di codifica dei vari magazzini gestiti dall'azienda.
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GUIDA | Pagina : Fatturato Cantieri
Questa procedura effettua l'analisi della situazione cantieri in dettaglio o per totale, per tutti i cantieri o singolo
cantiere.
I dati estratti vengono rilevati dall'elenco delle fatture emesse con procedura cantieri / fatturazione cantieri.
E' un report fondamentale per le aziende che operano nel settore cantieristico.
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GUIDA | Pagina : Fatturazione Cantieri
Le aziende che operano nel settore cantieristico, ad esempio edili, impianti elettrici, impianti idraulici,
serramentisti ecc. di norma NON VENDONO, gestiscono un contratto legato ad un cantiere che prevede degli
stati avanzamento, eventuali ritenute oppure l'esecuzione di opere in economia.
Per tutte le casistiche é prevista un'apposita gestione per l'emissione della fattura di vendita che viene tenuta
distinta nel caso sia emessa ad un ente con iva ad esigibilità differita.
Cliccando il pulsante Nuovo (foglio bianco) potrà essere scelta la tipologia di fattura da emettere,
successivamente il software gestionale provvedere in autonomia ai calcoli relativamente agli stati di
avanzamento lavori e al calcolo di eventuali acconti o ritenute.
Per un corretto funzionamento é fondamentale gestire in modo puntuale l'anagrafica cantiere.
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GUIDA | Pagina : Interventi
Questa procedura permette l'inserimento degli interventi effettuati da ciascun operatore, giorno per giorno nei
vari cantieri.
Dalla funzione "Analisi Interventi" é possibile estrarre dei report di controllo e totalizzatori.
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GUIDA | Pagina : Prospetti
Uno dei principali problemi per l'azienda che opera con i cantieri é dettato dal calcolo dei costi sostenuti durante
il periodo sui vari cantieri e non ancora fatturati, da imputare a bilancio come rimanenze.
Senza la procedura Elatos Web é praticamente impossibile definire un corretto valore che ricordiamo deve
contenere TUTTI i costi sostenuti quindi anche i costi dei dipendenti, del materiale, delle trasferte ecc.
Con questa funzione é possibile estrarre un valore puntuale per ciascun cantiere.
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GUIDA | Pagina : Offerte Fornitori > Cl
La gestione richieste offerte fornitori viene utilizzata dalle imprese che operano in particolari settori e che
generalmente producono o vendono articoli SPECIFICI per ciascun cliente.
In questo caso con una gestione completamente automatizzata, in lingua e parametrizzata, al fornitore (che
puo' essere inteso anche l'ufficio produzione / progettazione interno) vengono inviate delle richieste via mail,
compilabili online. Gli alert avvengono sempre via mail.
Lo stato del documento é aggiornato in automatico e permette di verificare l'andamento della fase che di norma
viene attivata dall'ufficio commerciale.
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