Deutsche Bahn - Document Output ibrido con ePostSelect

Deutsche Bahn
Document Output ibrido con ePostSelect
Da un lato, per ragioni di rapidità, tutela
ambientale e pressione sui costi, vi è
l'esigenza di trovare alternative alla
comunicazione fisica anche nella spedizione
di informazioni sensibili. D'altra parte, in
Internet le e-mail rischiano di essere
visualizzate, modificate o intercettate da terzi
senza troppe difficoltà.
La Deutsche Bahn cerca dunque un'efficace
alternativa elettronica alla posta cartacea, che
le consenta in futuro di inviare ai propri
collaboratori informazioni riservate in modo
rapido e semplice via e-mail.
Informazioni commerciali sensibili,
conteggi ed estratti conto: sono
ancora molti i documenti che
vengono spediti per posta per
garantirne la spedizione sicura e
certificabile. Adesso, con la nuova
soluzione ibrida ePostSelect della
Posta Svizzera, i collaboratori della
Deutsche Bahn possono scegliere
come desiderano ricevere i
documenti destinati a loro: o
tramite canale digitale sicuro e
certificabile oppure in formato fisico
sotto forma di lettera.
La situazione iniziale
Il Service Center Personal della Deutsche Bahn
cercava una soluzione idonea per affiancare
alla comunicazione cartacea con i propri
collaboratori (per conteggi salariali, note
spese, informazioni per i dipendenti) un
canale sicuro di posta elettronica.
La sfida
Come molte altre imprese, il cliente si trova
ad affrontare la sfida della comunicazione
moderna.
Swiss Post Solutions GmbH
Roland Wacker
Kronacher Str. 70 – 80
96052 Bamberg
Germania
Case Study Document Output ibrido 02/2012
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La soluzione
La Deutsche Bahn ha deciso di avvalersi in
futuro dei servizi di Swiss Post Solutions (SPS)
per la spedizione delle comunicazioni ai
collaboratori, come ad esempio i conteggi
salariali.
Da gennaio 2012 SPS riceve da Service Center
Personal i dati da elaborare per produrre
innanzitutto l'intero Document Output fisico
per i collaboratori.
Novità: in futuro i collaboratori sono liberi di
decidere se desiderano continuare a ricevere
le informazioni destinate a loro tramite posta
cartacea o in formato digitale, possibile ora
grazie a ePostSelect.
Il fulcro di questa innovativa soluzione ibrida è
la combinazione di tre moduli intelligenti:
– Dispatcher: seleziona la modalità di
spedizione delle informazioni, cartacea o
digitale.
–
IncaMail: la soluzione di Secure Mail
assicura una trasmissione dati elettronica
sicura e certificabile.
–
Document Output: qui vengono prodotti
e spediti in modo rapido ed affidabile i
documenti fisici.
Per la spedizione elettronica, il collaboratore
deve effettuare un'unica registrazione con il
proprio indirizzo e-mail personale. La banca
dati di registrazione necessaria a questo
scopo è gestita e curata da SPS.
Tel.: +49 951 94 26 37 43
Fax: +49 951 94 26 - 37 83
Cell.: +49 160 3 66 08 16
[email protected]
www.swisspostsolutions.com
Il processo esatto si svolge come segue:
1. Il Service Center Personal invia, ad
esempio, i dati di conteggio salariale al
Document Output Center di SPS. Qui il
Dispatcher verifica la preferenza espressa dal
destinatario.
2.1 Se il collaboratore ha deciso per la
consegna digitale, SPS prepara i documenti a
lui destinati in formato elettronico e invia un
messaggio codificato all'indirizzo e-mail
registrato tramite IncaMail. Con pochi clic il
destinatario può effettuare il login con la
propria password, leggere i documenti
confidenziali e archiviarli.
2.2. Se invece il collaboratore desidera
ricevere la posta in formato cartaceo,
continuerà a riceverla sotto forma di lettera.
Vantaggi
Il cliente e i collaboratori della Deutsche Bahn
traggono innumerevoli vantaggi
dall'innovativa soluzione ibrida ePostSelect
della Posta Svizzera:
– Comunicazione a prezzi convenienti:
i collaboratori che hanno scelto la
comunicazione elettronica fanno
risparmiare all'azienda fino al 50% delle
attuali spese di preparazione e spedizione.
Profilo del cliente
Nel 2008 è stato creato il sottogruppo DB Mobility
Logistics AG, che raggruppa tutte le attività di
mobilità e logistica del gruppo DB. La DB Mobility
Logistics AG è una filiale della Deutsche Bahn AG al
100 percento.
La società, che nel 2010 ha registrato un fatturato di
33.2 miliardi di euro, impiega circa 216.000
collaboratori di cui 179.000 in Germania.
– Consenso elevato grazie alla facilità d'uso:
i collaboratori registrati possono ricevere i
messaggi IncaMail in modo semplice e
pratico nella loro casella di posta
elettronica. Il loro indirizzo e-mail
personale è noto solo a SPS.
– Soluzione semplice e diretta per mittente
e destinatario: i dati stampati vengono
spediti come sempre, senza ulteriori
interventi d'integrazione, a SPS che si
occupa personalmente tramite
ePostSelect del consenso del cliente in
merito al canale elettronico.
– Recapito sicuro dei dati: grazie a IncaMail,
con tecnologia brevettata SAFE, la società
può inviare le proprie comunicazioni ai
dipendenti in modo assolutamente
confidenziale e certificabile anche in
formato digitale.
Processo di registrazione e funzionamento di ePostSelect
Swiss Post Solutions GmbH
Roland Wacker
Kronacher Str. 70 – 80
96052 Bamberg
Germania
Case Study Document Output ibrido 02/2012
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Fax: +49 951 94 26 - 37 83
Cell.: +49 160 3 66 08 16
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