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il software per l’archiviazione elettronica dei documenti
il software per l’archiviazione elettronica dei documenti
RIDUCI I COSTI
DIMEZZA I TEMPI
OTTIMIZZA GLI SPAZI
LA GAMMA DI PRODOTTI ARCHIVIOK
ArchiviOK Professionisti è il software per l’archiviazione e conservazione dei libri contabili e delle
dichiarazioni fiscali trasmesse all’Amministrazione finanziaria tramite tracciato telematico.
Con ArchiviOK Professionisti si compie il primo passo verso la completa digitalizzazione dei documenti
fiscali e la loro definitiva conservazione sostitutiva in formato elettronico.
ArchiviOK Consulenti del Lavoro è il software per l’archiviazione e conservazione del Libro Unico
del Lavoro (LUL), il Cedolino paga (individuale e riepilogativo aziendale), il prospetto del costo del personale,
il prospetto mensile TFR e delle registrazioni contabili, il modello DM10, il CUD.
ArchiviOK Telematici gestisce a 360° l’intera procedura di elaborazione della fornitura telematica
permettendo di risparmiare fino al 70% del tempo dedicato complessivamente a questo processo.
Con ArchiviOK Telematici è possibile “dimenticarsi” di Entratel ed essere già predisposti per la
conservazione ottica sostitutiva.
ArchiviOK, Smart Forms, Smart PDF Converter, Outlook Express, Eudora, Microsoft Outlook,
Lotus Notes, FaxSys, Zetafax, Winfax, I.R.I.S e tutti i nomi di aziende e prodotti menzionati
sono marchi registrati dei rispettivi proprietari.
Strumenti software per:
Smart Forms - divisione di Data Print Grafik
Capitale sociale € 1.040.000,00
Tel. 0549. 876.111 - from other countries +378. 876.111
Fax 0549. 996.468 - from other countries +378. 996.468
Strada del Sabattino, 73 - 47896 Faetano (RSM)
www.dataprintgrafik.it - [email protected]
Finito di stampare in Ottobre 2009
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Gestione documentale
Archiviazione elettronica
Conservazione sostitutiva
Fatturazione elettronica
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Massima versatilità
nelle soluzioni per il document man agement
LA NORMATIVA
Dal 2004 a oggi sono state diverse le norme
che hanno dato impulso e forza al passaggio
verso sistemi di archiviazione elettronica dei
documenti sostitutivi.
Ecco le principali norme e circolari interpretative che hanno segnato questo passaggio:
- Decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82.
Codice dell’amministrazione digitale.
-
Articolo 2215-bis del codice civile (introdotto dal DL 185/2008).
Regole per la tenuta di registri e
documenti informatici.
-
Decreto Ministero dell’Economia e
delle finanze del 23 gennaio 2004 e
circolari Ag. Entrate 45/E del 19
ottobre 2005 e 36/E del 6 dicembre 2006.
Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informativi ed
alla loro riproduzione in diversi tipi di
supporto.
- Decreto Legge 25 giugno 2008, n.112.
Istituzione del Libro Unico del Lavoro.
- Decreto Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche Sociali del 9 luglio 2008, Circolare Min. Lavoro n. 20 del 20 agosto 2008 e Vademecum
sul Libro Unico del 5 dicembre 2008.
Modalità di tenuta e conservazione
del Libro Unico del Lavoro e attività ispettive e di vigilanza.
-
Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11.
Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire al conformità dei documenti agli originali
- Risoluzioni Ag. Entrate n. 354/E del 8 agosto 2008 e n. 364/E del 3
ottobre 2008.
Incaricati della trasmissione delle dichiarazioni: conservazione delle copie delle dichiarazioni.
Nomina di più soggetti responsabili della conservazione.
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Nuove
opportunità
In seguito all’emanazione di queste norme è
oggi consentita la conservazione in formato
elettronico dei documenti contabili, con efficacia anche ai fini fiscali e conseguente possibilità di distribuzione degli archivi cartacei.
Naturalmente il documento informatico, se
rilevante ai fini fiscali, deve possedere
determinate caratteristiche e deve essere
conservato secondo un procedimento
analiticamente descritto dalla legge.
Il documento
informatico
Il documento informatico per essere rilevante
ai fini tributari, quindi validamente
conservato in formato elettronico, deve
possedere i seguenti requisiti:
-deve avere la forma di documento statico non modificabile;
-deve essere emesso con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica;
-può essere memorizzato su qualunque tipo di supporto purché ne sia assicurato l’ordine cronologico;
-deve essere reso disponibile su supporto
informatico e, a richiesta, su supporto cartaceo presso il luogo di conservazione;
-devono essere consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni
dall’archivio informatico.
Il processo di
conservazione
Il processo di conservazione del documento
informatico avviene mediante la sua
memorizzazione su un supporto idoneo a
garantirne la leggibilità nel tempo
(es. CD-Rom, DVD, hard disk, ecc.).
Tale processo termina con l’apposizione,
sull’insieme dei documenti o sull’impronta
dell’archivio, della sottoscrizione
elettronica e della marca temporale da
parte del Responsabile della conservazione.
Il soggetto interessato o il Responsabile della
conservazione deve trasmettere, alle competenti Agenzie fiscali, l’impronta dell’archivio
informatico oggetto della conservazione, la
sottoscrizione elettronica e la marca
temporale entro il mese successivo alla
scadenza stabilita dalla legge.
Tipologie di
documento
- fatture attive e passive;
- libro giornale, libro degli inventari, libro dei cespiti, registro dei corrispettivi, mastri, libro giornale di magazzino, registro di carico e scarico;
- registri IVA (delle vendite, degli acquisti, riepilogativo);
- modulistica relativa ai pagamenti (F24, F23, bollettini c/c, ecc.);
- bilancio d’esercizio (stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa);
- contratti (proposte, inviti a proporre e accettazioni quali: offerte a clienti, ordini a fornitori, conferme d’ordine a clienti, accordi di distribuzione di fornitura di
merci e di servizi, contratti assicurativi, contratti finanziari, ecc.);
- solleciti di pagamento, estratti conto, avvisi;
- Libro Unico del Lavoro (LUL);
- Cedolini paga;
- lettere e fax in genere;
- dichiarazione dei redditi.
ARCHIVIOK, IL SOFTWARE PER L’ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI
Principali funzionalità del modulo base
Moduli aggiuntivi
Design del modulo grafico
Associazione dei documenti
Conservazione sostitutiva
L’editor grafico integrato permette la
realizzazione di layout (o forms) elettronici aventi le stesse caratteristiche dei
modelli tipografici cartacei.
Sono previste differenti tipologie di
oggetti grafici (testi, linee, rettangoli,
poligoni, immagini, barcode, ecc.) per
ciascuno dei quali è possibile definire
una serie di proprietà, come tipo linea,
spessore, riempimento, colore, ecc..
Permette di visualizzare i documenti
associati (es. ddt e fatture) ad un
documento selezionato. I criteri di
associazione si possono applicare sul
nome del documento, sulle chiavi e sui
dati del corpo.
Gestione del processo di conservazione sostitutiva secondo quanto
stabilito dalla delibera CNIPA 11/2004 (e successive modificazioni) e
dal D.M. 23 gennaio 2004 (e successive modificazioni). Il processo può
essere gestito in outsourcing oppure on-site.
Archiviazione elettronica
ArchiviOK consente di archiviare le
seguenti tipologie di documenti:
- spool di stampa, integrando i dati all’interno di layout elettronici proget-
tati con l’editor grafico professionale;
- documenti elettronici come e-mail, fax, pdf, doc, ecc. ;
- documenti cartacei tramite
acquisizione da scanner;
- file di testo generati tramite una pro-
cedura di esportazione dell’applicativo chiamante in grado di generare un file avente una determinata sintassi.
Grazie alla struttura ad albero di
ArchiviOK è possibile personalizzare
l’archivio, organizzandolo su più livelli
(ad esempio archiviando le fatture per
cliente/anno/numero), potendo
modificare, stampare e visualizzare in
anteprima a video i documenti.
Ricerca per chiavi o full-text
Sono previste due modalità di ricerca:
la prima si basa sull’assegnazione della
qualifica di chiavi di ricerca a determinati campi del form; la seconda permette
di ricercare una stringa o un intervallo
di valori, indipendentemente dalle
assegnazioni di chiavi di ricerca.
Archiviazione e-mail
Questa funzionalità permette di archiviare le e-mail all’interno dell’archivio sia
in modalità automatica mediante polling
su una casella di posta, o direttamente
da Outlook.
Stampa su qualsiasi modello di
stampante
Grazie all’interfacciamento con
i driver di Windows, ArchiviOK
consente di indirizzare le stampe
su qualsiasi tipo e modello di
stampante laser, ink-jet, aghi, ecc..
Esportazione in formato PDF
I documenti possono essere esportati
in formato PDF standard sia utilizzando
“Smart PDF Converter” sia scegliendo un
convertitore diverso.
Invio tramite e-mail o fax
I documenti archiviati possono essere
inviati automaticamente tramite fax e/o
e-mail sfruttando i driver fax e gli
strumenti di posta elettronica già
installati sul sistema (Outlook Express,
Eudora, Microsoft Outlook, Lotus Notes,
FaxSys, Zetafax, Winfax, ecc.).
Gestione utenti
OCR
Il modulo basato sulla tecnologia OCR sofisticata e multilingua di
I.R.I.S. è la soluzione per strutturare, indicizzare e convertire i documenti in file di testo pienamente ricercabili e/o editabili.
Web Edition
Consente di accedere all’archivio dei documenti attraverso il browser.
Verificate le autorizzazioni, gli utenti potranno eseguire on-line la
visualizzazione, l'inserimento, la modifica e la cancellazione dei dati.
Il modulo è utilizzabile anche in modalità web service.
Import Telematici
Permette l’archiviazione elettronica e la gestione (stampa, anteprima,
ricerca, modifica, importazione del file telematico, ecc.) dei seguenti
modelli fiscali: F24, 730, 770 ordinario e semplificato, comunicazione
annuale dati Iva, Iva annuale, Unico PF-SP-SC-ENC (con Studi di
settore e Parametri), Dichiarazione di Intento, ecc..
Import AS/400 IBM
Installato sul server AS/400, risolvere le problematiche relative alla
selezione e acquisizione dello spool. E’ infatti possibile indirizzare le
stampe, associarle al modello grafico ed eseguire su di esse, in
maniera totalmente automatizzata, operazioni diverse quali archiviazione, esportazione in formato PDF, invio e-mail o fax, ecc..
Archiviazione su File System
Prevede la possibilità di salvare su File System i documenti
precedentemente archiviati sul database mantenendo, su
quest’ultimo, gli indici.
Per ciascun documento o gruppo di
documenti è possibile impostare l'elenco
degli utenti che vi possono accedere e
le operazioni ad essi consentite: lettura,
modifica, inserimento, cancellazione,
firma.
Fatturazione elettronica
Firma digitale
Consente, per ogni documento ricevuto o inviato, la registrazione in
maniera automatizzata delle informazioni di protocollo a norma CNIPA.
Utile per gli enti e le aziende che vogliono tracciare tutte le comunicazioni in ingresso e in uscita.
Gestione della Firma digitale e del
riferimento temporale, anche mediante
Smart Card, compatibili con sistemi
Microsoft rilasciate dagli enti
certificatori.
XML
Importazione ed esportazione dei dati in
formato XML.
Permette, mediante una procedura guidata, la gestione, l’invio tramite
e-mail, l’archiviazione e la conservazione sostitutiva delle fatture in
formato elettronico. È prevista l’importazione e l’esportazione delle
fatture nel formato di interscambio XML ministeriale.
Sistema di protocollazione elettronica a norma CNIPA
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: I SERVIZI ON-SITE, IN OUTSOURCING, I VANTAGGI E I REQUISITI
Principali vantaggi della conservazione
sostitutiva
Economici:
- eliminazione dei costi dei materiali quali carta, buste e bolli;
- eliminazione dei costi di gestione manuale dei documenti (data entry);
- eliminazione dei costi di distribuzione dei documenti;
- riduzione dei costi di gestione delle aree di archivio;
- riduzione dei tempi di ricerca ed esibizione dei documenti.
Logistici:
- recupero degli spazi attualmente riservati agli archivi.
Giuridici:
- piena validità probatoria e fiscale dei
documenti informatici con l'apposizione della firma digitale e della marca temporale;
- conformità del processo di conservazione alla normativa vigente.
Organizzativi:
- possibilità di gestire elevati volumi di dati;
- accesso distribuito ai documenti da parte di tutte le funzioni aziendali;
- condivisione delle informazioni tra i diversi reparti;
- maggiore efficienza del personale e
maggiore produttività;
- riduzione di eccezioni, errori e contestazioni;
- massima garanzia di sicurezza, affidabilità e durabilità;
- elevati standard di sicurezza fisica e logica;
- funzioni di back-up & Disaster Recovery;
- miglioramento dell’immagine in termini di efficienza, modernità, rapidità, disponibilità e organizzazione.
Conservazione sostitutiva on-site
ArchiviOK dispone di un modulo per la
Conservazione Sostitutiva dei documenti, conforme a quanto stabilito dalla delibera CNIPA
11/2004 e dalle successive modificazioni.
Le principali caratteristiche sono:
- modulo totalmente integrato in ArchiviOK;
- procedure guidate che aiutano l’utente nel processo di conservazione sostitutiva;
- presenza di alert e controlli;
- gestione dei servizi di firma digitale e marca temporale;
- manuale del Responsabile della
Conservazione Sostitutiva.
Conservazione Sostitutiva dei
documenti in outsourcing
Il servizio in outsourcing, dedicato alle imprese
e professionisti orientati alla conservazione sostitutiva dai piccoli, medi e grandi volumi e dalle molteplici tipologie di documenti, permette
di mantenere e garantire nel tempo l’integrità
e autenticità di un documento informatico nel
rispetto delle normativa vigente.
Le principali caratteristiche sono:
- accesso al servizio da ArchiviOK, oppure direttamente dal software di gestione docu-
mentale in uso, utilizzando l’apposito modulo di integrazione di ArchiviOK;
- delega delle responsabilità del processo di conservazione dei documenti;
- procedure di controllo, back-up,
autodiagnostica gestite centralmente in Disaster Recovery;
- utilizzo dei servizi di firma digitale, marca
temporale e posta elettronica certificata compresi nel servizio ed a carico
dell’outsourcer.
REQUISITI MINIMI
Piattaforma hardware
Server: Processore Pentium IV
(o equivalente), 2 GHz, 2 Gb Ram.
N.B. Si consiglia un server dedicato
eb Server: Pentium IV (o equivalente),
W
2 GHz, 2 Gb Ram.
Client: Pentium IV (o equivalente),
2 GHz, 1 Gb Ram.
Sistemi operativi e requisiti
software
Data Base Server: Microsoft SQL Server
2005 (anche Express), Microsoft SQL 2008
(anche Express)
Server: Windows 2003 SP2 + Framework
2.0
Web Server: IIS vers. 6.0 o successive +
Framework 2.0
Client Applicativo: Windows XP Pro SP2
+ Framework 2.0, Windows Vista SP1 +
Framework 2.0
Masterizzazione: Nero Burning ROM o
Nero Express
Client Web: Windows XP + Framework 2.0,
Vista + Framework 2.0, Unix o Linux
Browser: Microsoft IE vers. 6.0 o successive
Protocolli di Comunicazione e Rete
Protocolli: TCP/IP e tutti i protocolli
compatibili con il Data Base relazionale, Net
Bios su TCP/IP in caso di multiutenza
Rete: WAN solo per accesso client web,
LAN nelle altre configurazioni
Postalizzatore
Permette la formattazione dei file da inviare a Postel per il servizio di
postalizzazione.
Fast Connect
Interpreta il contenuto degli spool di stampa, provenienti dai maggiori
gestionali in uso nelle aziende e negli studi professionali, permettendo la successiva archiviazione in ArchiviOK in maniera totalmente
trasparente all'utente.
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