C.Box: gestione dei processi documentali

C.Box: gestione dei processi documentali
Descrizione
C.Box è la soluzione Delta per la gestione dei processi documentali che
copre tutte le fasi del processo di gestione dei documenti: dalla smaterializzazione alla gestione del flusso di lavorazione dei documenti, dal
monitoraggio e controllo di tutte le fasi di lavorazione all’archiviazione
sostitutiva in conformità alla legge italiana. Si riporta di seguito una
descrizione di maggior dettaglio dei passi del flusso.
Funzionalità
Servizi offerti dalla piattaforma
Alimentazione multicanale
Archiviazione multilivello
Ricerche parametriche ottimizzate
Conservazione sostitutiva
Workflow di automazione
Delivery multicanale
Schematizzazione servizi offerti dalla piattaforma
Web service di integrazione
Sistema modulare per l’archiviazione, la gestione e la delivery multicanale dei
documenti aziendali
Web based
Altamente scalabile, affidabile e in grado di garantire elevate prestazioni
Integrabile con i sistemi IT Cliente (ERP, CRM…)
Step di processo
C.Service – Smaterializzazione
Questa fase prevede l’acquisizione delle immagini digitali dei documenti, il riconoscimento
acquisizione delle informazioni, il popolamento dei database e la produzione della
documentazione elettronica da presentare al cliente per l’apposizione della firma digitale.
Funzionalità
Classificazione e organizzazione
dei documenti
•Indicizzazione automatica
attraverso l’integrazione con
applicazioni aziendali
•Indicizzazione automatica con
riconoscimento Barcode
•Indicizzazione automatica
attraverso interfacce XML
•Indicizzazione manuale
attraverso interfaccia web
Organizzazione dei documenti
•Gestione della cartella logica
dei documenti
•Gestione di associazioni tra
documenti correlati
Modulo C.Service
Ricerca dei documenti archiviati
attraverso criteri di selezione
configurabili
Architettura Web Based multi-azienda o multi BU all’interno dello stesso cliente
•Ricerche parametriche con
indici ottimizzati
Elevata efficienza e prestazioni per archiviazioni massive e ricerca documenti
•Ricerche correlate
Scalabilità del repository documentale, progettato per ospitare e conservare nel
tempo centinaia di milioni di oggetti documentali
•Ricerche su viste multitipologia
Criteri stringenti di sicurezza, per tutelare i clienti contro accessi non autorizzati a
informazioni critiche o sensibili anche ai fini della legislazione sulla privacy
Alti livelli di disponibilità del sistema; supporto politiche di Business
Continuity e Disaster Recovery
Consultazione documenti
•Accorpamento documenti
•Modifica Indici
•Inserimento e variazione
annotazioni
Delivery multicanale
•Fax, email
•Posta ibrida
Funzionalità
Piattaforma applicativa basata su
tecnologia Open Source JBPM
C.Flow – Gestione Workflow
In questa fase si dispone dei documenti elettronici all’interno dei processi (work flow)
di appartenenza, per la loro lavorazione “paperless” e si applicano le apposite regole di
gestione.
•Estensione delle funzioni base
base di disegno e
implementazione delle
interfacce utente
•Utilizzo di tecnologie AJAX e
componenti grafici avanzati
•Interfaccia grafica per il
disegno dei processi
Motore di automazione
•Motore di regole altamente
configurabile (Drools)
•Funzionalità di orchestrazione
e dispatching
•Attivazione automatica
processi multiistanza
Tracking dei processi
•Definizione sonde di
raccolta dati di lavorazione
•Definizione soglie di controllo
SLA e generazione allarmi
•Logging standardizzato
esportabile
Integrazione
•Web services standard di
attivazione e controllo
processi
Modulo C.Flow
Piattaforma di Business Process Management (BPM) per l’automazione dei processi
documentali e di content management
Architettura Web Based con interfacce utente graficamente evolute, interamente
costruita sulle tecnologie Web 2.0
Funzionalità di monitoraggio e tracking dei processi
Interfaccia SOA per l’interoperabilità tra le applicazioni
Funzionalità
C.View – Monitoraggio e controllo
Si effettua in questa fase il monitoraggio dei diversi stadi del processo attraverso appositi
cruscotti, si attivano gli strumenti di controllo e alerting in relazione agli step e il timing del
processo di riferimento.
Soluzione costruita attorno a
Qlikview
•Utilizza la Associative Query
Logic (AQL), una tecnologia
patentata naturale, semplice,
flessibile, collaborativa,
individuale e potente
•Lavora completamente in
memoria per garantire
velocità, basso impatto,
interattività, dati aggregati e
dettagliati secondo le
esigenze, semplicità,
economicità e integrabilità
•Architettura unica per uso
personale ed enterprise
Raccolta dati
•Accesso a dati da sorgenti
diversificate
Modulo C.View
•Raccolta dati storicizzabile
Selezione dati
Architettura Web Based
Connettori di acquisizione dati standardizzati
Motore di estrazione dati configurabile
Motore di generazione grafica
•Regole di selezione
configurabili
Generazione grafica
•Formati di presentazione
esportabili
•Formati con rappresentazione
grafica (torte, istogrammi)
Funzionalità
Processo di conservazione
completamente automatizzato
tramite workflow
•Acquisizione lotti di documenti
da conservare
C.Sost – Archiviazione sostitutiva
Quest’ultima fase prevede le attività di conservazione sostitutiva conformi alle modalità
descritte nella Delibera CNIPA n. 11/2004, e l’applicazione delle relative regole tecniche di
implementazione e delle leggi e regolamenti successivi che disciplinano le modalità di
conservazione dei documenti con rilevanza giuridica e fiscale.
•Emissione documenti e registri
obbligatori
•Verifiche obbligatorie su
numerazione documenti
•Elaborazione lotti e
generazione archivio
•Firma e marcatura temporale
archivio
•Creazione struttura standard
di archiviazione (ISO)
•Verifica ed esibizione
documenti archiviati
Cruscotto di monitoraggio lotti
conservati
Interfacciabile via XML con
qualsiasi sorgente e repository di
documenti
Gestione dei dispositivi di firma
digitale
•Smart Card
•Hardware Security Module
Creazione dei supporti di
archiviazione di autoconsultanti
(CD, DVD, nastri)
Modulo C.Sost
Sistema di Conservazione Sostitutiva a norma di legge
Alti livelli di disponibilità del sistema; supporto politiche di Business Continuity e
Disaster Recovery
Soluzione utilizzabile alternativamente in modalità ASP come servizio in full
outsourcing
Possibilità di delega del ruolo di Responsabile del processo di Conservazione ad
una risorsa specializzata di Comdata
Infrastruttura di erogazione del servizio in alta affidabilità e Disater Recovery
Vantaggi per il business
Compliancy
rispetto alla normativa vigente in materia di conservazione sostitutiva e
alle normative settoriali (ad es. ISVAP 27 per mercato assicurativo)
Riduzione costo di gestione per pagina
da circa 8 € a circa 20 centesimi
Riduzione TCO
Consolidamento di tecnologie e infrastrutture in una soluzione
completa, a servizio (Saas)
Interoperabilità
integrazione con i sistemi informativi esistenti e automatismi che
permettono all’utente di non cambiare modo di lavorare o usare altri
applicativi
Pay per Use
modello di business a consumo e pricing innovativo
Soluzione di processo
Ottimizzazione dei processi di condivisione e distribuzione dei
documenti
Referenze
Area Telco
Sistema di archiviazione documentale,
consultazione stand alone, integrazione con sistemi di CRM e Caring
(Siebel, Clarify, SAP, Portali WEB),
gestione outbound.
• Utenti: 50.000 accessi al
giorno
• Volumi: 2.000.000 di documenti
al mese
Area Finance
Piattaforma paperless per la gestione
dell’iter delle pratiche dei clienti: censimento e spedizione dai centri di
raccolta, smaterializzazione e
indicizzazione, lavorazione effettiva
nei diversi centri distribuiti sul territorio.
• Utenti: 600 circa (200-300 con
correnti)
• Volumi: 100-150k documenti
al mese
Area Multimedia
Sistema di gestione della documentazione fiscale, dei contratti, della
corrispondenza interna ed esterna,
delle comunicazioni ai clienti e dei
bollettini postali.
• Utenti: Oltre 13.000
• Volumi: 3,7 milioni di documenti
mese
Partnership
Alfresco è la migliore alternativa Open
Source alle tradizionali piattaforme
commerciali di ECM.
Viene classificato tra le piattaforme di
gestione documentale più innovative,
aperte ed estensibili.
Delta Progetti del Gruppo Comdata che è Gold Partner dal 2007
Delta Progetti 2000 S.r.l. Via Fontevivo, 25 - 19121 La Spezia Tel. 0187 599 003 - Fax 0187 563 634 www.dp2000.it - [email protected]