GUIDA PER L`UTILIZZO DEL NUOVO PORTALE: INVIO

Attività Istituzionali
GUIDA PER L’UTILIZZO DEL NUOVO PORTALE:
INVIO COMUNICAZIONI ALLA FONDAZIONE E
RENDICONTAZIONE ON-LINE DEI CONTRIBUTI
OTTENUTI
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Attività Istituzionali
INDICE
1.
PREMESSA...........................................................................................................3
2.
COME ACCEDERE ALLA RENDICONTAZIONE ON-LINE ..................................4
3.
COME GESTIRE LA RENDICONTAZIONE ON-LINE...........................................4
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Attività Istituzionali
1. PREMESSA
Tutti gli Enti che hanno presentato richieste di contributo on-line e che sono risultati assegnatari di
un affiancamento economico da parte della Fondazione, procederanno alla rendicontazione
amministrativa e contabile del Progetto utilizzando esclusivamente la modalità on-line.
Il presente Manuale rappresenta un supporto per la compilazione della rendicontazione che
descrive passo-passo le operazioni da effettuare.
La Rendicontazione on-line consente al Beneficiario di:
1. inviare la documentazione amministrativa preliminarmente richiesta dalla Fondazione per dar
avvio all’erogazione del contributo;
2. inviare copia dei giustificativi di spesa e delle relative attestazioni di pagamento attinenti al
Progetto al fine di ricevere il contributo assegnato;
3. inviare ogni altra documentazione richiesta dalla Fondazione per dar corso all’erogazione a
saldo del contributo assegnato (relazione finale, autorizzazioni all’uso del materiale fotografico,
etc…);
4. inviare alla Fondazione specifiche comunicazioni relative al Progetto (es richieste di proroga, di
rimodulazioni, aggiornamenti, etc…).
Per quanto riportato ai precedenti punti 1), 2), 3) e 4) il Beneficiario farà riferimento a
quanto previsto nella Lettera di Impegno e nel Disciplinare per la gestione
amministrativa e rendicontativa dei contributi assegnati (di seguito per brevità
Disciplinare), documenti acquisiti e sottoscritti dal Beneficiario stesso al momento
dell’accettazione del contributo.
Per poter accedere alla funzione di Rendicontazione on-line, il Beneficiario deve previamente
perfezionare le procedure relative all’accettazione del contributo, restituendo in cartaceo alla
Fondazione (si veda per maggiori dettagli in Disciplinare):
 Allegato alla Lettera di Impegno datata e sottoscritta in originale dal Legale Rappresentante;
 Disciplinare per la gestione amministrativa e rendicontativa dei contributi datato e sottoscritto in
originale dal Legale Rappresentante, disponibile sul sito internet della Fondazione alla sezione
“Documento Programmatico – Bandi / Rendiconta i contributi assegnati”;
 copia degli atti amministrativi degli organi preposti di accettazione del contributo assegnato
(qualora richiesto);
 Modulo anagrafico-fiscale debitamente sottoscritto dal legale rappresentante, disponibile sul
sito internet della Fondazione alla sezione “Documento Programmatico – Bandi / Rendiconta i
contributi assegnati”.
Soltanto dopo che gli Uffici della Fondazione avranno convalidato detta documentazione,
il Beneficiario potrà procedere alla Rendicontazione on-line del contributo assegnato. Di
tale possibilità il Beneficiario è avvisato tramite un’apposita notifica inviata via e-mail.
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2. COME ACCEDERE ALLA RENDICONTAZIONE ON-LINE
Dal momento in cui si riceve la notifica di cui al precedente paragrafo 1), la procedura abilita in
automatico la funzione di Rendicontazione on-line.
Il Beneficiario, accedendo alla sua Area riservata potrà:
1. selezionare il progetto desiderato nella sezione “Le mie richieste” (cliccando sulla freccia
esterna alla tabella – step 1 nell’immagine);
2. accedere alla funzione di Rendicontazione on-line, cliccando sul pulsante attivo di
“RENDICONTAZIONE” (step 2 nell’immagine).
3. COME GESTIRE LA RENDICONTAZIONE ON-LINE
Tal sezione andrà utilizzata sia per la Rendicontazione economica dei contributi sia per l’invio di
specifiche Comunicazioni alla Fondazione (vd sezione “Documenti vari”).
La mappa di rendicontazione presenta alcune sotto-sezioni (tab), indicate nella figura sotto
riportata con la numerazione da 1 a 5:
1. Richiesta, contiene i dati relativi alla richiesta di contributo presentata alla Fondazione.
2. Presidi: Possono essere definiti dalla Fondazione per procedere allo svincolo dei
pagamenti (NB: la sezione è vuota se non sono previsti presidi da parte della Fondazione
per l’iter di rendicontazione della pratica in oggetto).
3. Documenti vari: consente di caricare mediante upload allegati alla richiesta di contributo,
ma non strettamente vincolati alla rendicontazione (ad es. richieste di proroga, piano di
comunicazione del progetto, comunicazione di inizio lavori, richiesta di rimodulazione, ecc).
N.B. Si ricorda che tali Comunicazioni, per essere ritenute valide ed accettate dalla
Fondazione, devono necessariamente essere sottoscritte dal Legale Rappresentante
dell’Ente o, nel caso si tratti dell’invio di diversi Allegati, associate ad una Lettera
accompagnatoria sempre a firma del Legale Rappresentante dell’Ente.
4. Documenti richieste di pagamento: consente di caricare tutti i giustificativi di spesa con
le relative attestazioni di pagamento e, anche in fase successiva, scegliere quali includere
nella richiesta di pagamento.
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5. Richiesta di pagamento: consente di raggruppare i giustificativi inseriti nella sezione
“Documenti richieste di pagamento” (tab 4) ed inviarli alla Fondazione.
1. Richiesta
Presenta di dati essenziali della ROL, in particolare il piano finanziario del progetto, le spese
previste per esso e la delibera della Fondazione.
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2. Presidi
Tale Sezione è disponibile in visualizzazione da parte del Beneficiario con l’evidenza dei
presidi definiti dalla Fondazione per procedere allo svincolo della Rendicontazione. Se la
Sezione è vuota significa che per tale Pratica non sono previsti particolari presidi per l’iter di
rendicontazione.
3. Documenti vari
Cosente l’invio di Documenti e specifiche Comunicazioni alla Fondazione ed espone l’elenco
degli Allegati che il Richiedente ha inviato o intende inviare alla Fondazione.
Si ricorda che le Comunicazioni vanno necessariamente inoltrate a firma del Legale
Rappresentante dell’Ente. La colonna Stato indica la condizione in cui si trova il documento:
1. Non inviato: il documento è visibile solo per il Richiedente che può pertanto annullarlo,
sostituirlo, modificarlo e non è disponibile per la consultazione da parte della Fondazione.
2. Inviato: il documento è stato inviato alla Fondazione, quindi è disponibile per la
consultazione da parte della stessa e non può più essere modificato o annullato dall’Ente.
3. Archiviato: la Fondazione ha accolto il Documento e lo ha archiviato sui propri sistemi.
Lo Stato Archiviato indica pertanto che la Comunicazione è stata accolta e che è avviato
l’iter di istruttoria della Comunicazione.
NB: Lo stato di “Archiviato” ad esempio di una Comunicazione di proroga o di
rimodulazione inviata dall’Ente NON siginifica che tale richiesta sia stata accolta dalla
Fondazione, ma solo che la Comunicazione è correttamente giunta nei sistemi di
Fondazione e che è stata presa in carico dagli Uffici competenti che hanno avviato l’iter
istruttorio della richiesta. L’esito di tale iter viene reso noto dalla Fondazione con specifica
Comunicazione resa disponibile nell’Area riservata dell’Ente nella sezione “Lettere”
Nota:
Se la Fondazione non accoglie un Documento inviato dal Richiedente, il Documento
stesso torna nello stato “Non inviato” con eventuale evidenza di specifici commenti da
parte della Fondazione.
Per inserire un Documento o una Comunicazione diretta alla Fondazione, va:
 utilizzato il pulsante Inserisci presente in alto a destra;
 caricato il documento in formato PDF debitamente sottoscritto dal Legale Rappresentante
(tasto Aggiungi);
 selezionato la tipologia di documento dalla lista disponibile;
 quindi utilizzato il pulsante Inserisci posto in basso a destra.
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4. Documenti richieste di pagamento
NB: In tale sezione vanno inseriti esclusivamente i documenti di spesa e le attestazioni
di pagamento. Tutti gli altri Documenti (Relazione finale o intermedia di progetto, Incarichi,
Documentazione fotografica, Autorizzazioni ottenute, etc…vanno inseriti nella sezione
“Documenti vari”.
L’invio di una richiesta di pagamento, passa per la preparazione dei documenti di spesa,
operazione che prevede i seguenti passi:
 Inserimento il giustificativo di spesa in formato PDF.
 Compilazione di tutti i dati relativi al giustificativo richiesti come obbligatori (identificati
dal carattere *). L’importo della spesa va indicato al netto dell’IVA qualora la
stessa sia detraibile per l’Ente.
NB: Si ricorda inoltre che se l’importo del giustificativo di spesa va imputato al Progetto
non integralmente ma solo in quota parte, nel campo “Importo di spesa” va indicato il
valore di imputazione al Progetto e nel giustificativo di spesa uplodato in PDF va
riportata la percentuale o la quota parte in assoluto relativa al Progetto.
 Selezione della voce di spesa prevista (e indicata nella richiesta di contributo
presentata alla Fondazione)
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
Inserimento tramite l’apposito comando “Inserisci”.
Nota:
Oltre al giustificativo di spesa, occorre inserire anche la relativa attestazione del pagamento
(documento di liquidazione). È possibile inoltrare richieste di pagamento (purché non a
saldo) anche qualora l’Ente non abbia perfezionato tutti i pagamenti relativi alla
documentazione di spesa inserita.
Tale documentazione deve in ogni caso essere prodotta prima di richiedere ulteriori tranche
di pagamento.
Tale funzionalità si attiva accedendo alle richieste di pagamento già inviate ed aprendo il
dettaglio dei relativi documenti di spesa: tutti i campi saranno bloccati ad eccezione del
documento attestante il pagamento che andranno opportunamente allegate.
Avvertenze:
Per i progetti di Solidarietà Internazionale i giustificativi di spesa vanno indicati
con gli importi espressi in euro, utilizzando il cambio medio del mese in cui sono stati
emessi. Tale cambio è disponibile sul sito della Banca d’Italia www.bancaditalia.it. In
una delle prossime realese del sistema, sarà possibile compilare la rendicontazione
anche in valuta con calcolo in automatico del cambio presente sul sito di Bankit.
Per gli interventi su immobili il PDF da allegare a ciascuna documentazione di
spesa a giustificazione degli Stati di Avanzamento Lavori (SAL) è rappresentata da:
1. SAL + 2. certificato di pagamento (ove previsto) + 3. fattura relativa al SAL + 4.
attestazione di pagamento della fattura.
5. Richieste di pagamento
Per includere i giustificativi di spesa all’interno di una nuova richiesta di pagamento, occorre
selezionarli, come indicato nella seguente figura (freccia rossa) e cliccare su “Inserisci
Selezionati”.
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Apparirà un avviso che chiede conferma della volontà di inserimento dei giustificati. Se si
procede scegliendo OK, i documenti saranno inclusi nella richiesta di pagamento.
Nella sezione delle “Richieste di pagamento” apparirà na nuova richiesta in stato “Non
inviata”.
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Per vedere il contenuto della richiesta di pagamento, utilizzare l’icona di modifica (posta sul
lato sinistro) presente nella tabella delle richieste.
Una singola richiesta di pagamento è composta da due sezioni: l’intestazione della richiesta
di pagamento e i documenti che la compongono.
La banca (coordinate IBAN) è un dato obbligatorio per poter inviare la richiesta di
pagamento: se nell’anagrafica non è stata impostata una Banca, occorre procedere con
l’inserimento dei dati dell’istituto di credito presente nella sezione dei dati dell’ente.
I giustificativi di spesa possono essere aggiunti ad una richiesta di pagamento in momenti
diversi, purché la richiesta stessa non sia stata inviata alla Fondazione.
L’invio della richiesta di pagamento si esegue dall’elenco della sezione “Richieste di
pagamento” tramoite l’apposito comando.
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Una volta inviata la richiesta di pagamento, occorre:
 stampare il modello generato dal sistema (disponibile nella sezione “Richiesta di
pagamento” stessa);
 sottoscriverlo a firma del Legale Rappresentante dell’Ente;
 riallegarlo utilizzando la funzione Upload.
In seguito alla valutazione da parte della Fondazione, la Richiesta di pagamento inviata potrà
essere:
a. accolta integralmente,
b. posta in uno stato nel quale sono necessarie integrazioni dei documenti di spesa o di
documentazione varia,
c. non accolta.
Nei casi sub b) e c) la Fondazione evidenziarà tramite specifiche notifiche di commento
quanto è necessario operare per considerare accettata la rendicontazione ovvero le
motivazioni alla base della mancata accettazione della stessa.
N.B. Si potrà procedere con l’invio di un’ulteriore richiesta di pagamento solo in seguito
all’accettazione da parte della Fondazione della richiesta di pagamento precedentemente
inviata o il completamento della stessa con le attestazioni di pagamento non accluse nel
precedente invio.
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