Hummingbird Enterprise™ Workflow

Transforming Information into Intelligence™
> Scheda informativa
Hummingbird Enterprise™ Workflow
“Entro il 2007, oltre il 70% delle realizzazioni di content management avrà richiesto l’adozione
di tecnologie di gestione dei processi di business e di integrazione tra applicazioni. La definizione ed il
monitoraggio dei processi aziendali sono infatti fondamentali per assicurare il rispetto delle normative.”
— Gartner, Inc.
Hummingbird Enterprise™ WorkFlow offre alle aziende una
serie completa di strumenti per controllare il flusso delle
attività attraverso tutto l’ambito organizzativo.
Vantaggi della soluzione
Per gli utenti finali
> E’ possibile avviare i processi direttamente
da Hummingbird Enterprise™ Webtop
> Si possono ricevere le attività assegnate ed il materiale
associato attraverso diversi tipi di interfacce: posta
elettronica, browser, notifiche via instant messaging,
dispositivi portatili o Hummingbird Enterprise Webtop
> Il sistema invia notifiche relative ad attività per le
quali la scadenza sia prossima o sia stata sorpassata
o siano soggette ad escalation. E’ inoltre possibile
delegare un’attività con un semplice “click,” purchè
ciò sia compatibile con il ruolo ricoperto dall’utente
nell’ambito dello specifico processo
Per gli amministratori IT
> I workflow possono essere definiti graficamente con
estrema facilità, mediante il drag-and-drop delle singole
attività, impostando percorsi alternativi in base a condizioni
logiche e stabilendo regole operative e di escalation
> Durante la fase di progettazione si possono simulare
situazioni di processi corretti o con andamento anomalo
> Si può avere in qualsiasi momento una visione complessiva
dello stato di tutti i processi attraverso l’interfaccia web
> Si possono coinvolgere partner, fornitori e altri interlocutori
esterni senza necessità di training specifico
> Si possono apportare rapidamente correzioni e miglioramenti
nei processi definiti, secondo quanto richiesto dall’esperienza
maturata o dall’insorgere di nuove esigenze
Per l’organizzazione
La sfida
Le modalità con cui i moderni processi aziendali interagiscono fra loro diventano sempre
più complesse. Utenti, sistemi e contenuti devono essere coordinati perfettamente per
assicurare la massima produttività, migliorare le relazioni commerciali e accelerare il processo
decisionale. Oggi le aziende di ogni dimensione ed in ogni settore di mercato si trovano
in difficoltà, dovendo sviluppare flussi di lavoro automatizzati che siano al contempo in grado
di adattarsi rapidamente ai cambiamenti e sfruttare al meglio le risorse assegnate o disponibili.
Molte grandi aziende hanno investito nell’automazione dei workflow di produzione acquistando
strumenti poco flessibili, di difficile utilizzo e che richiedono la costante presenza di analisti
dedicati. Nella gran maggioranza delle piccole e medie imprese, pur riscontrandosi casi
di automazione di alcune parti di processi, vengono ancora utilizzate procedure manuali,
non sempre monitorate e adeguatamente controllate.
Un’aspetto comune a molte organizzazioni è che coloro i quali progettano processi
di business o creano contenuti non hanno a disposizione una soluzione sufficientemente
flessibile e intuitiva per definire e gestire efficacemente i workflow nelle varie fasi del ciclo
di vita dei contenuti.
Non riuscire a definire, applicare e mettere a punto nel migliore dei modi i processi
di business può causare conseguenze anche molto gravi:
• Mancato rispetto delle normative vigenti — Utilizzando processi manuali, spesso incoerenti
e non efficacemente controllati, si espone l’azienda a potenziali violazioni dei regolamenti
vigenti, con le conseguenti sanzioni legali o amministrative.
• Riduzione dell’efficienza e della produttività — Se il processo di creazione, gestione ed
approvazione dei contenuti diventa un’attività troppo complessa e gravosa, i dipendenti
tenderanno ad applicare regole e comportamenti diversi rispetto a quanto definito
dall’azienda, con danni notevoli in termini di tempo sprecato e duplicazioni degli sforzi.
• Qualità scadente e mancata corrispondenza ai requisiti — Se i progetti, le attività
collaborative ed i procedimenti vengono condotti ogni volta in modo differente,
non si possono individuare best practices, non si può definire un controllo di conformità
e la rilevazione di eventuali errori può essere compromessa.
> Viene accelerato il ciclo di produzione dei contenuti
grazie alla razionalizzazione ed al miglior controllo sulle
fasi di creazione, approvazione e distribuzione
• Mancanza di visibilità sullo stato di avanzamento dei processi — Senza una soluzione per
l’automazione dei flussi di lavoro efficiente è praticamente impossibile avere una visione
d’insieme, in tempo reale o a posteriori, dei progressi compiuti dai singoli processi.
> Tutte le informazioni, i contenuti e i metadati relativi ai
processi vengono conservati all’interno di un repository
protetto, permettendo di ricostruirne l’evoluzione nel tempo
• Incapacità di reagire tempestivamente alle sollecitazioni — I ritardi provocati dalla
confusione esistente sullo stato dei processi e su quali siano i passi successivi può influire
negativamente sulla capacità del personale di reagire tempestivamente ai mutamenti del
mercato, alle esigenze espresse dei clienti o alle necessità di prendere decisioni importanti.
> L’organizzazione può reagire tempestivamente alle
nuove opportunità, alle richieste dei clienti e alle
mutate condizioni di mercato
Business Intelligence > Document Management > Content Management > Workflow > Knowledge Management > Data Integration >Business Intelligence >
Data Integration > Business Intelligence > Document Management > Content Management > Workflow > Knowledge Management > Data Integration > Mana
> Hummingbird Enterprise™ Workflow
Hummingbird Enterprise WorkFlow
Hummingbird Enterprise WorkFlow permette ai responsabili dei
processi ed ai content manager di definire, applicare e riutilizzare
facilmente i processi e le regole operative, grazie alla capacità di
combinare in modo organico le interazioni tra persone, sistemi
operazionali e contenuti, nell’ambito del sistema di content
management Hummingbird Enterprise od in collaborazione
con altri ambienti.
Creazione e cattura di processi e contenuti business-critical
Sia che lavorino su report, documenti o progetti, i responsabili dei
contenuti possono lanciare un processo di business direttamente da
applicazioni di uso comune quali Microsoft® Word o Outlook. Nel caso
in cui i contenuti siano già disponibili, ad esempio sotto forma
di e-mail oppure di documenti elettronici, è possibile attivare
il workflow desiderato semplicemente con il drag-and-drop dei
contenuti all’interno del folder corrispondente, posto nel repository
di Hummingbird Enterprise. Qualora non sia stato ancora definito
un workflow adatto, anche un utente privo di conoscenze tecniche
specifiche può creare rapidamente un nuovo processo utilizzando
un’interfaccia grafica di tipo drag-and-drop molto intuitiva.
dei processi per il loro successivo riutilizzo
Le regole operative che definiscono il modo di catalogare,
archiviare, conservare ed eliminare registrazioni e documenti
vengono gestite più efficacemente utilizzando processi condivisi
attraverso l’intera azienda. Per uniformarsi al crescente numero
di disposizioni sulla corporate governance ed alle normative
vigenti, le aziende devono essere in grado di garantire la corretta
applicazione dei processi definiti per trattare tutti i contenuti
come asset aziendali: e-mail, tracce di discussioni svolte attraverso
sistemi di instant messaging, documenti, registrazioni documentali,
report e dati strutturati. Hummingbird Enterprise WorkFlow
consente di effettuare l’auditing di ogni passaggio, compresa
la verifica di quale utente o sistema abbia eseguito una data
operazione e quando.
Ottimizzazione dei processi di approvazione e gestione
Il ROI risulta più facile da misurare se i processi di controllo
e approvazione sono automatizzati. La riduzione del time-to-market
di un nuovo farmaco o di un nuovo prodotto, il miglior utilizzo
del tempo impiegato degli appaltatori rispetto alla gestione
manuale in presenza di progetti complessi, la maggior rapidità
ed efficienza nella preparazione dei preventivi, si traducono tutti
in un significativo risparmio di costi. Hummingbird Enterprise
WorkFlow è in grado di gestire procedure di escalation,
la gestione di deleghe, la generazione di notifiche a fronte
di problemi e l’inoltro di segnalazioni per assicurare il regolare
andamento e completamento dei processi business-critical.
Controllo della distribuzione di contenuti ed informazioni
I contenuti aziendali possono presentarsi in vari formati,
ognuno dei quali è caratterizzato da un proprio ciclo di vita.
I contenuti vengono spesso distribuiti al di fuori dell’azienda
o inviati ad applicazioni, portali e sistemi di altre organizzazioni.
Hummingbird Enterprise WorkFlow offre uno spazio di lavoro
basato su Web che assicura in ogni momento la totale visibilità
sull’utilizzo, la pubblicazione e la diffusione dei contenuti.
Hummingbird Enterprise Workflow
✔ Utilizzo dei contenuti strutturati e non strutturati provenienti dal repository
di Hummingbird Enterprise o da altri ambienti
✔ Possibilità di definire graficamente i processi del workflow senza coinvolgere
il personale IT
✔ Controllo, monitoraggio e gestione di tutti i processi attivati
✔ Tracciamento, revisione e archiviazione sia dei processi che delle registrazioni,
documenti ed oggetti da essi utilizzati
✔ Possibilità di scegliere tra decine di primitive predefinite: lock/unlock, spostamento,
cancellazione, pubblicazione, classificazione, modifica e aggiornamento dei documenti;
schedulazione, creazione, aggiornamento e modifica dei report; escalation; punti di
diramazione in parallelo; punti di raccordo; definizione notifiche/scadenze, ecc.
✔ Possibilità di coinvolgere interlocutori esterni all’azienda mantenendo il pieno
controllo sui processi
✔ Attivazione automatica dei processi in base a particolari eventi relativi al ciclo
di vita dei contenuti, quali inserimento, pubblicazione, eliminazione, ecc.
✔ Agevole estensione dei processi definiti nell’ambito di Hummingbird Enterprise
includendo interazioni con applicazioni e sistemi di altri produttori grazie a schemi
di integrazione standard
✔ Completa interazione con le attività ed i contenuti associati, attraverso un’ampia
scelta di interfacce quali e-mail, browser, notifiche via instant messaging, dispositivi
portatili, portali.
Salvataggio e conservazione delle logiche e degli elementi
Sede Centrale
Hummingbird in Italia
1 Sparks Avenue, Toronto, Ontario M2H 2W1 Canada
Roma: Via Benedetto Croce 40,
Toll Free Canada/USA: +1 877 FLY HUMM (359 4866)
Tel:
Tel:
+1 416 496 2200
Milano: Via Pantano 26,
Fax:
+1 416 496 2207
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E-mail:
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