La gestione delle persone nello studio notarile

La gestione delle persone nello studio notarile
di Eugenio Santioni, consulente di direzione e a.d. intuitus srl e Michele D’Agnolo, partner
www.intuitus.it
L'attenzione alle persone all'interno delle organizzazioni viene avvertita come prioritaria da
oltre un ventennio almeno per quanto concerne la letteratura specialistica che si occupa di
management. Nella realtà di tutti i giorni e da esperienze dirette in varie strutture notarili le
cose sembrano avere un andamento diverso: quello che spesso emerge è una
preoccupazione rispetto alle difficoltà di gestione nel quotidiano, rispetto all’acquisizione di
personale adeguato alle aspettative del datore di lavoro e, più recentemente, nella
valutazione dei carichi di lavoro e delle competenze ai fini di un ridimensionamento degli
organici. Per quanto concerne invece gli strumenti a maggior valore aggiunto nella gestione
delle persone quale un sistema organizzativo che preveda di dare supporto continuo allo
sviluppo del personale e dei collaboratori durante il ciclo di permanenza - le tracce sono
poche. Frequentemente, gli interventi messi in atto per risolvere un qualche problema
contingente non creano gli effetti sperati, anzi... Eppure, data la natura delle prestazioni
erogate, il costo del personale continua ad essere la voce con la maggior incidenza nei
bilanci degli studi professionali. Gli studi notarili non sono esenti dalle problematiche
relative alle risorse umane, soprattutto (ma non esclusivamente) gli studi di maggiore
dimensione e quelli associati che vedono incrementare e differenziare tale componente con
un aumento esponenziale della complessità interna e del tempo dedicato dal/i notaio/i alla
gestione. Si assiste così a frequenti segnalazioni riguardo a:
- mansioni che sembrano non fare capo a nessuno e che vengono semplicemente disattese;
- neo inserimenti che creano disillusione rispetto alle attese, quando non vere e proprie
sollevazioni, esplicite o meno, interne;
- ineguaglianze nei carichi di lavoro che, a volte, vanno nel senso opposto a quanto risulti
dall'osservazione diretta;
- eccesso o scarsità delle risorse a disposizione rispetto ai cicli produttivi peculiari dello
studio;
- discontinuità individuale e collettiva delle risorse in merito ai servizi erogati e alla cultura
dello studio;
- coordinamento insufficiente del personale impegnato nel processo di erogazione dell’ atto
notarile con conseguente perdita di tempo;
- insoddisfazione generica, non facilmente attribuibile, del personale/collaboratori e
mancanza di motivazione;
- inadeguatezza delle proprie risorse nel rapporto con la clientela (scortesia, incostanza) e
nella qualità delle prestazioni fornite;
- scarsa amalgama tra i giovani inserimenti e gli "storici" dello studio, nonché tra le varie
funzioni;
- difficoltà nella riconversione di ruoli o ampliamento mansioni;
- e si potrebbe continuare a lungo.
Per ognuno degli eventi descritti, sicuramente presenti almeno in parte anche nel vostro
studio, si potrebbero fare numerosi esempi concreti, tanto è comune il loro manifestarsi
nelle organizzazioni professionali. Per quanto potrebbe essere interessante elencare tali
esempi, in questo caso è preferibile concentrarsi sulle possibili soluzioni e, a ritroso, sulle
cause che possono favorire l'insorgenza dei problemi legati alle risorse umane. E qui cade
la prima illusione: non c'è mai un singolo elemento scatenante che da solo determina gli
eventi elencati e, soprattutto, la stessa causa può influire su più eventi in tempi diversi,
quando non si tratti di cause del tutto estranee all'ambito lavorativo.
www.digitalofficen.it - Notariando n.28, dicembre 2012
In effetti, non esistono interventi buoni per tutte le occasioni quando si parla di persone e
delle loro relazioni in ambito lavorativo, le variabili in gioco mutano la loro identità, si
adattano allo specifico contesto organizzativo - lo studio e la sua cultura - e seguono
l'evoluzione - la storia, da affermare o consolidare, dello studio stesso. Occorre effettuare
un'analisi il più possibile accurata delle persone a disposizione dello studio, dei legittimi
desiderata del notaio o dei notai, delle prospettive di sviluppo future, di come circolano le
informazioni salienti prima di poter suggerire interventi sulle proprie risorse umane.
Seconda illusione smascherata: i "pacchetti preconfezionati" sulla gestione e motivazione
del personale peccano di presunzione, trattano le persone come cristallizzate in una pausa
temporale fissa della loro spontanea crescita in uno studio "ideale" che solo casualmente
potrà essere sovrapponibile ad uno reale.
La consulenza è un processo dinamico e interdipendente, quella che si occupa delle
relazioni lavorative non può prescindere dal ricercare informazioni di ritorno che confermino
che quanto progettato e intrapreso per le risorse dello studio sia orientato verso la giusta
direzione. Facilitare il cambiamento e renderlo "consueto" per lo studio notarile
implica l'utilizzo di strumenti appropriati a fornire un centro raccolta informativo in cui
convergano periodicamente i dati disponibili sui tre assi fondamentali:
- esterno (possibilità di mercato, probabili mutamenti normativi, clienti)
- personale (clima interno, bisogni di sviluppo, percezione dei ruoli, articolazione delle
funzioni
- direzione (linee d'indirizzo interne/esterne, vision, mission, struttura organizzativa).
L'intervento che prenderà corpo dall'elaborazione delle informazioni avrà maggiori
possibilità di ottenere i risultati agognati dai titolari rispetto a qualsiasi intervento calato
dall'alto, per quanto autorevole possa essere. L'attuazione di un benefico circolo
virtuoso per le risorse umane dello studio notarile può avvenire o con un mandato
diretto del notaio, per esempio attraverso la richiesta di progettazione di sistemi di
valutazione e incentivazioni o introduzione di altre innovazioni organizzative, oppure
indirettamente come nel caso di implementazione di procedure documentate e altri sistemi
di gestione per la qualità o di pianificazione strategica e controllo, anche attraverso la
rilevazione dei tempi di lavoro. La scelta della modalità va comunque ponderata, è
preferibile utilizzare quella indiretta negli studi notarili "giovani" o in rapida espansione,
quella diretta per gli studi maturi dal punto di vista dell'efficienza e della clientela. Quale
che sia la scelta, un intervento efficace sarà quello che riuscirà a rendere le persone dello
studio, notaio in testa, "orgogliose" del proprio ambiente lavorativo e del clima che vi si
respira quotidianamente, di conseguenza anche i clienti avvertiranno maggiori attenzioni e
tenderanno a fidelizzarsi, a fare passa parola presso i conoscenti, il marketing migliore che
esista per uno studio professionale. A conclusione del progetto, i titolari dovranno avere a
disposizione gli strumenti e la padronanza per poterne usufruire autonomamente (senza
aiuti esterni) in modo da mantenere viva la cultura al cambiamento e la centralità
delle persone che con le loro differenti capacità costituiscono il bene intangibile, ma più
prezioso, dello studio notarile.
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