MANUALE QUALITA` scarica il pdf - Istituto Comprensivo Cassina

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ISTITUTO COMPRENSIVO STATALE
Tel. 02/9529607 - Fax 02/9529204 - P.zza Unità d’Italia
CASSINA DE’ PECCHI (MI)
MANUALE DELLA QUALITÀ’
Rev.0.3
Data
11/12/2006
In conformità alla norma UNI EN ISO 9001:2000
MANUALE
della QUALITA’
REVISIONE
NUMERO
DATA
0
27/06/05
1
1/12/05
2
03/04/2006
3
11/12/2006
DISTRIBUZIONE
DESCRIZIONE
AGGIORNAMENTI
Prima emissione
Seconda emissione
Terza emissione
Quarta emissione
Controllata
EMESSO
RGQ
RGQ
RGQ
RGQ
APPROVATO
DS
DS
DS
DS
Non controllata
Data 11/12/2006
MANUALE QUALITA’
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Data
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INDICE
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1
2
3
4
5
6
7
8
PROFILO DELLA SCUOLA
SCOPO
1.1 CAMPO DI APPLICAZIONE
NORME DI RIFERIMENTO
DEFINIZIONI E ACRONIMI
SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA’
4.1
Requisiti generali
4.2
Requisiti relativi alla documentazione
4.2.1
Generalità
4.2.2
Manuale della qualità
4.2.3
Tenuta sotto controllo della documentazione
4.2.4
Tenuta sotto controllo delle registrazioni
RESPONSABILITA’ DELLA DIREZIONE
5.1
Impegno della direzione
5.2
Attenzione focalizzata sul cliente
5.3
Politica della qualità
5.4
Pianificazione
5.4.1
Obiettivi per la qualità del servizio
5.4.2
Pianificazione del sistema di gestione per la qualità
5.5
Responsabilità, autorità e comunicazione
5.5.1
Responsabilità e autorità
5.5.2
Rappresentante della direzione per la qualità
5.5.3
Comunicazione interna
5.6
Riesame da parte della direzione
5.6.1
Generalità
5.6.2
Elementi in ingesso per il riesame
5.6.3
Elementi in uscita dal riesame
GESTIONE DELLE RISORSE
6.1
Messa a disposizione di risorse
6.2
Risorse umane
6.2.1
Generalità
6.2.2
Competenza, consapevolezza, addestramento
6.3
Infrastrutture
6.4
Ambiente di lavoro
REALIZZAZIONE DEL PRODOTTO
7.1
Pianificazione della realizzazione del prodotto
7.2
Processi relativi al cliente
7.2.1
Determinazione dei requisiti relativi al prodotto
7.2.2
Riesame dei requisiti relativi al prodotto
7.2.3
Comunicazione con il cliente
7.3
Progettazione e sviluppo
7.3.1
Pianificazione della progettazione e dello sviluppo
7.3.2
Elementi in alla progettazione e dallo sviluppo
7.3.3
Elementi in uscita dalla progettazione e dallo sviluppo
7.3.4
Riesame della progettazione e dello sviluppo
7.3.5
Verifica della progettazione e dello sviluppo
7.3.6
Validazione della progettazione e dello sviluppo
7.3.7
Tenuta sotto controllo delle modifiche della progettazione e dello sviluppo
7.4
Approvvigionamento
7.4.1
Processo di approvvigionamento
7.4.2
Informazioni per l’ approvvigionamento
7.4.3
Verifica dei prodotti approvvigionati
7.5
Produzione ed erogazione di servizi
7.5.1
Tenuta sotto controllo delle attività di produzione ed derogazione dei servizi
7.5.2
Validazione dei processi di produzione ed erogazione di servizi
7.5.3
Identificazione e rintracciabilità
7.5.4
Proprietà del cliente
7.5.5
Conservazione dei prodotti
7.5.6
Tenuta sotto controllo dei dispositivi di monitoraggio e misurazione
MISURAZIONE,ANALISI E MIGLIORAMENTO
8.1
Generalità
8.2
Monitoraggi e misurazioni
8.2.1
Soddisfazione del cliente
8.2.2
Verifiche ispettive interne
8.2.3
Monitoraggio e misurazione dei processi
8.2.4
Monitoraggio e misurazione dei prodotti
8.3
Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi
8.4
Analisi dei dati
8.5
Miglioramento
8.5.1
Miglioramento continuo
8.5.2
Azioni correttive
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8.5.3
0.
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Data
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Azioni preventive
PROFILO DELLA SCUOLA
Referenti: Roncarati (D.S), Barbarello, Dell’Apuzzo, Sala, Rizzi, Cirio, Ferriello ( DSGA)
L’Istituto Comprensivo di Cassina de’ Pecchi viene istituito nell’a. s. 2000/01. Esso comprende due plessi di scuola
dell’infanzia, un plesso di scuola primaria e uno di scuola secondaria di primo grado.
I vari ordini di scuola raccolgono oltre il 90% dell’utenza potenziale del comune di Cassina.
L’ex scuola media ha avuto per quasi 20 anni lo stesso dirigente, che si è distinto per competenza, autorevolezza e
visione progettuale. Nell’a. s. 2000/01, diventato dirigente scolastico dell’istituto , ha avviato il processo di
amalgama dei tre ordini di scuola promuovendo iniziative di formazione per arrivare ad un curricolo verticale, che
ha abbondantemente anticipato i contenuti della riforma. Ha altresì mantenuto un’attenzione spiccata verso
l’innovazione, non soltanto metodologica e didattica, ma anche organizzativa, sposando fin da subito le proposte
che arrivavano dal neo costituito Polo della Qualità. Nel 2004 la preside è andata in pensione e il suo posto è stato
preso da un nuovo dirigente, che ha inteso proseguire sulla strada intrapresa, dando maggiore peso alla necessità
di costruire un istituto in cui ogni sua componente si considera appartenente ad un sistema e non solo ad una parte
di esso.
Elenchiamo di seguito le iniziative intraprese dalla nostra scuola per sviluppare un Sistema di Gestione della
Qualità conforme alla normativa ISO 9001:
Progetto Qualità
1° livello
1996 – 1997 “Progettazione del
Miglioramento”
Progetto Qualità
1997 – 1998 Avanzata
1997 - 1998 CEDE
Progetto Qualità
1998 – 1999 Fase 3
Progetto Qualità: “Il
1999 – 2000 Manuale della Qualità
– Certificazione”
2002- 2003 IRRE
2000
2003 – 2004
2004 – 2005
Progetto
sperimentazione
Modello EFQM
Progetto MOPRIN
Certificazione
MANUALE QUALITA’
Check-up della scuola; Scelta del miglioramento; Leggere la scuola come
Sistema Unitario; Costruire un sistema aperto di monitoraggio delle attività
della scuola; Aumentare l’attenzione dell’ intera unità scolastica rispetto agli
elementi che favoriscono la crescita della qualità erogata; Progettare e
sperimentare interventi di miglioramento
Analisi e revisione della carta dei servizi della scuola; mappatura dei
processi fondamentali; analisi e ridefinizione del servizio “Orientamento”.
Analizzare i processi fondamentali; Avviare il Sistema Qualità.
Valutazione della qualità dell’istruzione
Dalle finalità espresse dalla Carta dei Servizi alla definizione della Mission
dell’istituto; Individuazione dei servizi che la scuola deve produrre per
realizzare ciascuna fase del macroprocesso di erogazione del servizio
scolastico; Analisi dei servizi della Scuola attraverso la definizione di scopi,
obiettivi operativi, specifica di servizio, specifica di controllo.
Completare mappatura dei servizi erogati; proceduralizzazione dei Servizi.
Valutazione della figure intermedie di sistema
Sperimentazione Modello EFQM (Total Quality Menagement) per le Scuole
in collaborazione con Assolombarda (AICQ) e con il Polo Qualità di Milano.
Progetto pilota che ha coinvolto la nostra scuola, prima in Italia. Stesura
dell’Application, visita dei valutatori; rapporto di valutazione e restituzione.
Analisi del sistema scuola. Definizione e descrizione dei principali processi,
mappatura dei processi di secondo, terzo e quarto livello; definizione degli
indicatori di controllo; elaborazione e revisione dei flow -chart di processo
(con formatori dell’AICQ e con la collaborazione del Polo Qualità di Milano)
Stesura del Manuale della Qualità per la Certificazione: descrizioni dei
processi principali e di supporto per ottenere la certificazione di qualità ISO
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La scuola collabora con:
ASL
CONSULTORIO ADOLESCENTI di
Melzo
CONSULTORIO ADOLESCENTI di
AERIS – Amministrazione Comunale
Integrazione degli alunni portatori di handicap (CIMEE)
educazione all’affettività e alla sessualità
Spazio d’ascolto per alunni di 2^ e 3^ della secondaria di primo grado
Programmazione congiunta per interventi di prevenzione del disagio
giovanile e di arricchimento dell’offerta formativa: progetto educazione alla
cittadinanza, gemellaggio con Elancourt, Du di Country, progetti di teatro,
Progetti per la città, Giornata della Memoria, Commemorazione del 4
novembre, 20 Novembre Giornata dei diritti dei bambini, 9 maggio Giornata
Europea.Sportello ascolto genitori/docenti scuole infanzia e primaria
Perfezionamento del sistema di monitoraggio della qualità
AMMINISTRAZIONE COMUNALE
IULM (Università della
comunicazione)
DISTRETTO SCOLASTICO 58
Arma dei Carabinieri
Schedario per l’orientamento
Formazione civica
Composizione dell’Istituto Comprensivo:
Sede principale:
Scuola primaria
Piazza Unità d’Italia
Tel 02.9529607 fax 02. 9529204
Plesso Scuola secondaria
di primo grado
Via Sirio, 2
Tel. / fax 02.9529508
Plesso Scuola
dell’Infanzia
Via Gramsci
Tel. 02.9529880
Plesso Scuola
dell’Infanzia
Via Trieste
Tel. 02.9529797
Strutture dell’Istituto comprensivo:
Scuola secondaria
di primo grado
Via Sirio, 2
Scuola primaria
Piazza Unità
d’Italia
Laboratori
Aule per la didattica ordinaria
Aule di informatica
Aule di artistica
Aule di musica
Aula di cucina
Aula video
Aula d i progettazione tecnologica
Area orto
1 di attività espressive
1 di informatica
1 aula inglese
5 aule polifunzionali
Scuola dell’Infanzia Salone
Via Gramsci
Aula polifunzionale
Scuola dell’Infanzia Aule per la didattica ordinaria
Via Trieste
Saloni
Aule e spazi polifunzionali
MANUALE QUALITA’
Aule speciali
Aula magna
Aula linguistica
Aula scienze
Biblioteca
Palestra
Palestrina
Salone mensa
Sala medica
Cucina con dispensa
Spazio per attività teatrali e riunioni (buca)
Biblioteca
Palestra
Salone mensa
Sala medica
Spazi mensa
Sala medica
Biblioteca
Giardino
Biblioteca
Sala medica
Giardino
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Caratteristiche della città e dei clienti
Cassina de’ Pecchi: vi abitano 12.200 persone, con una percentuale di extra-comunitari del 2%
Contesto sociale: gli alunni appartengono, a quello che si può definire, il ceto medio-alto. Il 18% dei genitori è
laureato, il 41% diplomato, il 26% media inferiore, il 7% scuola professionale, il 8 % nessun titolo
Orientamento scolastico e successo formativo: la nostra utenza si rivolge mediamente, per il:
35% ai licei (classico, scientifico, linguistico ed artistico)
33% agli ITIS o Istituti Professionali quinquennali
17.5% all’ITSOS
11.3% agli Istituti Professionali triennali
3.5% ad altre scuole
Gli istituti secondari maggiormente prescelti sono situati:
63% a Cernusco sul Naviglio, Pioltello e Gorgonzola
25.2% a Milano
9.1% a Melzo e Inzago
1. SCOPO
Il presente Manuale costituisce il documento fondamentale che l’istituto ha elaborato per:
•
•
•
•
•
•
•
Far conoscere al personale, ai genitori degli alunni, a tutte le parti interessate e agli enti di controllo il
proprio Sistema di Gestione per la Qualità.
Esplicitare le modalità con cui la direzione comunica al proprio interno e fuori di esso la propria Politica
della Qualità
Descrivere il modo in cui l’istituto tiene sotto controllo i propri processi principali, come attribuisce le
responsabilità e come si preoccupa di costruire un efficace sistema di monitoraggio per verificare la
soddisfazione di tutto il personale e le parti interessate, con lo scopo prioritario di realizzare pienamente la
propria missione e di soddisfare o superare le aspettative di ognuno
Fornire la documentazione necessaria per le verifiche ispettive interne ed esterne
Descrivere le modalità applicate dall’Istituto per tenere sotto controllo la propria capacità di progettare,
programmare, erogare e migliorare il sevizio nel rispetto dei requisiti della Norma UNI EN ISO 9001:2000.
Conseguire la certificazione secondo la suddetta norma
Dare oggettività alla propria organizzazione per confrontare il proprio modello organizzativo e la pratiche
migliori con quelli di altri istituti
1. 1. CAMPO DI APPLICAZIONE
Il campo di applicazione del sistema di gestione per la qualità si riferisce alle attività di progettazione ed erogazione
del servizio formativo nella scuola dell’infanzia, nella scuola primaria e nella secondaria di primo grado ivi compresi
i percorsi di orientamento.
L’Istituto applica tutti i punti della norma ISO 2000 senza nessuna esclusione.
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2. NORME DI RIFERIMENTO
Il presente Manuale della Qualità ha come riferimento le seguenti Norme e Leggi:
Norme UNI
• UNI EN ISO 9000
Sistemi per la gestione della Qualità
Dicembre 2000)
- Fondamenti e Terminologia (Edizione
•
UNI EN ISO 9001
Sistemi per la gestione della Qualità - Requisiti (Edizione Dicembre 2000)
•
UNI EN ISO 9004
Sistemi per la gestione della Qualità - Linee guida per il miglioramento continuo delle
prestazioni (Edizione Dicembre 2000)
•
UNI EN ISO 19011 Linee guida per gli audit dei sistemi di Gestione della Qualità e/o Ambientale (Edizione
2002 )
Riferimenti di norme cogenti
• La maggior parte della normativa attualmente in vigore nella scuola è raggruppata nel D.L.vo N° 297 del 16/
04/1994 e nel DPR 275 del 1999: Legge sull’Autonomia e sue successive integrazioni e modificazioni.
Quando i riferimenti normativi sono altri, vengono specificatamente richiamati
• D.I. 44/2001 Regolamento concernente istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle
istituzioni scolastiche e sue successive integrazioni e modificazioni
• O. M. annuali Legge 517/1972
• Legge N° 675 del 31/ 12/ 1996 e successive modifiche “ Trattamento dei dati personali” (Legge sulla
Privacy)
• D. Lgs. 196/03 Codice in materia di trattamento dei dati personali
• Contratto collettivo di lavoro nazionale Legge 59/97 art. 21 recante disposizioni in materia di autonomia
scolastica
• D.L. 626/94 riguardante “Il miglioramento della sicurezza e della salute dei lavoratori sul luogo di lavoro” e
successive modifiche
3. DEFINIZIONI E ACRONIMI
I termini usati in questo Manuale sono quelli definiti nella Norma UNI EN ISO 9000 “ Sistemi per la Gestione per la
Qualità”. Fondamenti e Terminologia o sono tratti dalle leggi e normative italiane. Per garantire la migliore
comprensione di alcuni termini usati vengono fornite le rispettive definizioni.
Glossario
Azione Correttiva
Processo da mettere in atto per porre rimedio a problemi dei requisiti di qualità emersi
da verifiche ispettive o da reclami da parte di clienti interni o esterni o da fornitori
Azione Preventiva
Azione intrapresa dalla direzione dell’istituto per eliminare cause di potenziali non
conformità o altre azioni indesiderate al fine di prevenirne il verificarsi
Cliente
Tutti gli alunni della scuola, le loro famiglie e il personale della scuola (cliente interno)
Cliente Interno
Tutto il personale dell’Istituto Comprensivo
Collegio dei Docenti
Tutti i docenti dell’Istituto Comprensivo. E’ presieduto dal Dirigente Scolastico
Consiglio di Classe/
Tutti i docenti di una classe. E’ presieduto dal DS o da un suo delegato. Può essere
interclasse/ intersezione aperto ai rappresentanti dei genitori
Organismo elettivo della scuola. Costituito da 19 componenti, di cui 8 rappresentanti del
personale docente, 2 rappresentanti del personale ATA e 8 rappresentanti dei genitori
Consiglio d’istituto
degli alunni, il dirigente scolastico. E’ presieduto da un genitore. Elegge al suo interno
una giunta esecutiva composta da 1 docente, da 1 personale ATA e da due genitori.
Fanno parte di diritto il capo d’istituto, che la presiede, e il DSGA che svolge anche
funzioni di segretario. Ha il compito di preparare i lavori del Consiglio d’Istituto.
Conformità
Soddisfacimento di un requisito o dei requisiti richiesti dalla norma
Direzione
Lo staff di presidenza, cioè il gruppo di persone che collaborano col Dirigente Scolastico
nella guida e nella gestione dell’organizzazione scolastica
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Documentazione della
Qualità
Qualsiasi informazione scritta, illustrata o comunque registrata che descriva, definisca,
specifichi, documenti o certifichi attività, prescrizione, procedure o risultati che
riguardano il sistema qualità
Documento destinato alla distribuzione, cui è stato assegnato un numero di controllo
Documento Controllato specifico e la cui revisione e /o modifica è soggetta ad autorizzazione da parte della
direzione, come ad esempio il presente Manuale della Qualità, le Procedure, le schede e
i flussi di processo, istruzioni operative, modulistica autorizzata
Documento non
Il documento deve portare la dicitura “Copia Non Controllata” e non è incorporato nel
Controllato
sistema di revisione e modifica
POF
Piano dell’Offerta Formativa, il documento contrattuale con gli utenti più importante
dell’istituto
Efficacia
Rapporto tra i risultati ottenuti e quelli attesi nella realizzazione di attività pianificate
Efficienza
Rapporto tra i risultati ottenuti e le risorse impegnate
Erogazione del Servizio Il processo attraverso il quale si realizzano gli obiettivi di fornitura del servizio stabiliti nel
contratto di committenza, al fine di soddisfare le aspettative dell’utenza
Evidenza Oggettiva
I dati che supportano l’esistenza o danno evidenza delle attività o delle registrazioni.
Fornitura del Servizio
Per fornitura si intende il processo che inizia con la fase di definizione del contratto
(POF) con l’utente/committente e termina con quella di erogazione del servizio
Identificazione
Modalità attraverso le quali un documento è denominato e/o registrato al fine di
garantirne il riconoscimento sia sotto forma cartacea che informatica
Documento che descrive il Sistema di Gestione per la Qualità dell’Istituto. Contiene o
Manuale della Qualità
richiama le procedure/processi proprie del Sistema di Gestione per la Qualità, la Politica
per la Qualità, l’organigramma, la mappa dei processi, l’indicazione dei principali
documenti interni, leggi e norme.
Organi Collegiali
Organismi previsti per realizzare la partecipazione nella gestione della scuola
Organizzazione
L’insieme di persone con responsabilità definite, autorità ed interrelazioni
Tutte le parti interessate al servizio di istruzione e formazione: i clienti e la società
Parti interessate
(amministrazione comunale, realtà del territorio, clienti potenziali, Ministero
dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca, ordini successivi di scuola , associazioni
ed agenzie territoriali, mondo del lavoro, etc.)
Pianificazione della
Le attività mediante le quali vengono stabiliti gli obiettivi ed i requisiti per la qualità e
Qualità
codificate le procedure di applicazione degli elementi del Sistema di Gestione per la
Qualità
Piano Qualità
Documento che espone le pratiche, le risorse e le sequenze di attività inerenti la qualità
proprie di un particolare processo, contratto, progetto, servizi
Politica per la Qualità
Indirizzi e intendimenti di carattere generale riferiti alla qualità, espressi in modo formale
dalla Direzione nel quadro della politica dell’Istituto
Procedura
Modalità definite per eseguire un'attività. In molti casi le procedure sono documentate
(per esempio le procedure relative ai Sistemi di Gestione per la Qualità).
Insieme di attività correlate o interagenti, con un proprio responsabile, che trasformano
elementi in entrata in elementi in uscita. I processi sono pianificati ed eseguiti in
Processo
condizioni controllate al fine di aggiungere valore. Nel presente manuale è contenuta la
mappa dei processi principali della scuola e la loro interrelazione. Ogni processo ha un
responsabile
Requisito
Esigenza o aspettativa che può essere espressa in modo implicito o per legge.
Attività effettuata dalla direzione o dai responsabili di processo per riscontrare l’idoneità,
Riesame
l’adeguatezza e l’efficacia di qualcosa al fine di controllare l’andamento del processo
stesso o per conseguire gli obiettivi stabiliti
Sistema di Gestione per Sistema di gestione per guidare e tenere sotto controllo la nostra organizzazione
la Qualità
secondo la norma
Specifiche
Documento che descrive e prescrive a quali requisiti il prodotto o il servizio deve
conformarsi
Validazione
Conferma, sostenuta da evidenze oggettive, che i requisiti relativi ad una specifica
applicazione prevista, siano stati soddisfatti
Valutazione del Sistema Determinazione del grado di conformità del Sistema di Gestione per la Qualità
di Gestione per la
dell’Istituto alle prescrizioni delle norme applicabili. È prevista un’attività di valutazione
Qualità
del Sistema di Gestione per la Qualità
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Processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze in una verifica
Verifica Ispettiva (Audit) ispettiva e per valutare con obiettività il sistema o parti di esso, al fine di stabilire in quale
misura le attività svolte in un sistema qualità sono in accordo con quanto stabilito e se
quanto stabilito è adeguatamente applicato e coerentemente documentato
Verifiche Ispettive
Sono effettuate da un responsabile al fini di accertare la conformità dei processi
Interne
dell’Istituto al Sistema di Gestione per la Qualità
Sigle ed abbreviazioni
AC
Azioni Correttive
AP
Azioni Preventive
ARC
Responsabile dell’Archivio Centrale
A.S.
Anno scolastico
ATA
Personale Amministrativo Tecnico Ausiliario
CdC
Consiglio di Intersezione - Interclasse - Classe
CD
CI
Consiglio d’Istituto
DS
Dirigente Scolastico
DSGA
Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi
FS
Funzioni Strumentali
IO
Istruzioni Operative
MOD
Moduli di Registrazione della Qualità
MMQ
Modulo relativo al Manuale della Qualità
MPR
Modulo relativo ad un Processo
MPO
Modulo relativo ad una Procedura
MQ
NC
NCC
Non Conformità
Non Conformità critica
NCL
Non Conformità lieve
OM
Opportunità di miglioramento
OO.CC.
Organi Collegiali
PO
Procedure di Sistema
PR
Processo
RGQ
Responsabile Gestione Qualità
RM
Responsabile Monitoraggio
RP
Responsabile Processo/Procedura
RFP
Referente Processo/Procedura
RSU
Rappresentanze Sindacali Unitarie
SGQ
Sistema di Gestione per la Qualità
VI
Verifiche Ispettive
VII
Verifiche Ispettive Interne
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4. SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA’
4.1 Requisiti generali
L’Istituto Comprensivo di Cassina de’ Pecchi ha definito e documentato il sistema di gestione per la qualità , lo ha
attivato e lo tiene costantemente aggiornato per assicurarne e migliorarne con continuità l’efficacia in conformità
con i requisiti della Norma UNI EN ISO 9001
Il sistema di gestione per la qualità è strutturato in modo tale da assicurare un’efficace ed efficiente conduzione
delle attività direttamente collegate alla qualità del servizio erogato, che contribuiscono a generare la soddisfazione
dei clienti interni ed esterni e in tutte le altre parti interessate.
Il nostro Istituto ha pertanto:
• identificato e descritto i processi primari e di supporto necessari per il sistema di gestione della qualità
(vedi allegato 2 Mappatura dei processi). Il processo Progettazione PR 3.05 prevede l’intervento di esperti
esterni le cui prestazioni vengono monitorate e valutate annualmente.
• definito ed assicurato le risorse e le informazioni necessarie per la gestione e il monitoraggio di tutti i
processi
• individuato indicatori di processo che ne consentono la misura ed il controllo e definito gli obiettivi di
processo
• predisposto procedure documentate per definire modalità di comportamento uniformi nell’intero Istituto
• avviato le azioni necessarie per supportare il miglioramento continuo, per rilevare eventuali inadeguatezze
o non conformità sia del sistema sia dei processi
• predisposto gli strumenti necessari per adottare azioni correttive e tenerne sotto controllo l’efficacia, per
attuare le azioni preventive necessarie allo sviluppo e al miglioramento continuo dei processi e dell’intero
sistema
• predisposto un sistema di verifiche ispettive interne per il controllo dei processi, delle procedure e della loro
efficacia per il raggiungimento degli obiettivi
•
stabilito, attraverso il riesame periodico della direzione, di tenere sotto controllo i processi e l’intero sistema
di gestione, per analizzarne e valutarne i risultati al fine di rilevare e migliorare l’efficacia del sistema di
gestione per la qualità
4.2 Requisiti relativi alla documentazione
4.2.1
Generalità
La documentazione costituisce lo strumento che formalizza la struttura del Sistema di Gestione per la Qualità
attraverso la sua raccolta organizzata ed aggiornata, regolandone il funzionamento. Ogni documento deve
soddisfare ad alcune caratteristiche essenziali ed in particolare deve essere:
• accessibile
• necessario
• applicabile e comprensibile
• completo e autosufficiente
• rintracciabile
• aggiornato e di facile manutenzione
La struttura della documentazione necessaria per gestire i processi del Sistema di Gestione per la Qualità è
articolata nei seguenti livelli:
Politica per la Qualità
Mappa dei Processi
Organigramma
Funzionigramma
Procedure
Schede processo
Istruzioni operative
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Modulistica di registrazione
La documentazione del sistema di gestione per la qualità rappresenta l’insieme di tutti quei documenti necessari ad
assicurare la pianificazione, il funzionamento, il controllo e il miglioramento dei processi che influenzano la qualità
del servizio erogato dall’Istituto.
Essa include:
• la politica per la qualità e gli obiettivi per la qualità
• il manuale della qualità MQ
• Mappa dei processi identificati con PR
• Organigramma
• le procedure documentate (PO):
- tenuta sotto controllo dei documenti e delle registrazioni della qualità PO 01
- verifiche ispettive interne PO 03
- gestione delle non conformità e dei reclami PO 02
- gestione delle azioni correttive e preventive PO 04
• le istruzioni operative identificate con IO
• i moduli di registrazione della qualità identificati con MOD
• Piano di miglioramento
• Riesame del SGQ
La tenuta sotto controllo della documentazione e delle registrazioni della qualità è definita nella procedura PO 01
Tenuta sotto controllo dei documenti e delle registrazioni; lo stato di revisione dei documenti del sistema di
gestione è tenuto sotto controllo dai MOD relativi alla PO 01: MPO 01-50/51/52 nei modi previsti dalla procedura
stessa.
Il controllo dello stato di aggiornamento dei documenti è indicato da un indice numerico di revisione progressivo a
partire da 0 presente su tutte le pagine dei documenti.
4.2.2
Il presente Manuale è strutturato secondo l’ indice della Norma UNI EN ISO 9001:2000.
Il Manuale della qualità, documento di vertice del sistema di gestione, definisce:
• lo scopo e il campo di applicazione del sistema di gestione per la qualità
• l’organizzazione dell’ Istituto
• i riferimenti alle procedure documentate
• i processi principali e di supporto e la descrizione delle loro interazioni
• il sistema di controllo, misura e miglioramento della scuola
4.2.3
Tenuta sotto controllo dei documenti
La scuola tiene sotto controllo sia quelli richiesti dalla norma relativi al SGQ sia le registrazioni della Qualità.
Oltre ai documenti del sistema di gestione per la qualità citati al punto 4.2.1 del presente manuale, sono controllati
tutti i documenti cui l’Istituto fa riferimento per l’efficace gestione delle attività (documenti interni: POF,
Regolamenti, documenti esterni: informazioni da clienti e fornitori, leggi e normative, il regolamento dell’ente di
certificazione, Circolari, etc.); la documentazione può avere qualunque forma o tipo di supporto, quindi, accanto ai
tradizionali documenti cartacei sono previsti supporti magnetici e informatici.
La PO 01 “Tenuta sotto controllo dei documenti e delle registrazioni” definisce nel dettaglio le modalità per il
controllo della documentazione, incluse le registrazioni della qualità.
Tale procedura stabilisce le responsabilità e le modalità necessarie per:
•
approvare i documenti, circa l’adeguatezza, prima della loro distribuzione. Tali documenti vengono
approvati dalla direzione, anche quando una commissione di lavoro (come nel caso del POF) o un
responsabile è incaricato della revisione o dell’aggiornamento
•
riesaminare e riapprovare i documenti aggiornati. Il presente Manuale della Qualità, le specifiche e le
procedure vengono approvate dalla direzione. Il RSQ è incaricato della distribuzione controllata delle copie
aggiornate. Le copie vengono distribuite ai coordinatori di classe, ai rappresentanti dei genitori, ai membri
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del Consiglio d’Istituto
assicurare l’identificazione delle modifiche apportate ai documenti e lo stato di revisione corrente. Ogni
capitolo del MQ può essere aggiornato singolarmente. La modifica, anche di una sola parte di un capitolo,
dà luogo ad una nuova revisione e ogni revisione ad una nuova edizione, evidenziando nella prima pagina
del capitolo il numero e la data della revisione, la parte revisionata, le firme di approvazione e di emissione.
assicurare che i documenti siano e rimangano leggibili, facilmente rintracciabili e identificabili
assicurare l’identificazione e la distribuzione controllata dei documenti di origine esterna
prevenire l’uso involontario di documenti obsoleti, ritirandoli, eliminandoli e comunque identificandoli come
“superati” qualora sia necessario conservarne copia.
Le circolari interne sono approvate ed emesse dal DS o da un suo delegato. Le comunicazioni verso
l’esterno sono emesse o controfirmate dal DS
•
•
•
•
•
In particolare, la documentazione di origine esterna è tenuta sotto controllo attraverso l’aggiornamento dell’Elenco
dei documenti di origine esterna MOD. MPO 01-50
1. Descrizione
2. UNI EN ISO 9001:2000 Sistemi di gestione per la qualità - Requisiti
3. UNI EN ISO 9004:2000 Sistemi di gestione per la qualità – Linee
guida per il miglioramento delle prestazioni
4. UNI EN ISO 9000:2000 Sistemi di gestione per la qualità –
Fondamenti e terminologia
5. UNI EN ISO 19011:2003 Linee guida per gli audit dei sistemi di
gestione per la qualità e/o di gestione ambientale
6. D. Lgs. 297/94 Testo unico in materia di istruzione e sue successive
integrazioni e modificazioni
7. Legge 59/97 art. 21 recante disposizioni in materia di autonomia
scolastica
8. D.P.R. 275/99 Regolamento attuativo dell’autonomia scolastica e
sue successive integrazioni e modificazioni
9. D.I. 44/2001 Regolamento concernente istruzioni generali sulla
gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche e sue
successive integrazioni e modificazioni
10. D. Lgs 626/94 Sicurezza e sue successive integrazioni e
modificazioni
11. D. Lgs. 196/03 Codice in materia di trattamento dei dati personali
12. O. M. annuali
13. Legge 517/1972
14. Contratto collettivo di lavoro nazionale
Ente emittente
Livello
aggiornamento
UNI
2000
UNI
2000
UNI
2000
UNI
2003
che registra i riferimenti normativi e legislativi cogenti e di indirizzo per la gestione del servizio scolastico.
4.2.4
Tenuta sotto controllo delle registrazioni della Qualità
Le registrazioni della Qualità forniscono evidenza delle attività svolte ai fini di dimostrare la conformità ai requisiti e
l’efficace funzionamento del sistema di gestione per la qualità dell’Istituto.
Tali documenti sono:
Mappatura delle principali interazioni tra i processi (allegato 2)
I flussi e la descrizione dei processi hanno finalità di esemplificare il modo in cui si correlano o interagiscono tra
loro le attività che trasformano elementi in entrata in elementi in uscita. I processi sono pianificati ed eseguiti in
condizioni controllate al fine di aggiungere valore.
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Istruzioni operative
Descrivono in maniera dettagliata le modalità di esecuzione di attività circoscritte. Sono documenti prescrittivi e di
guida operativa; di regola sono ulteriori specificazioni di procedure e/o di schede di processo, oppure applicazioni
di procedure generali limitatamente al un contesto particolare (es.: sede o tipologia di servizio)
Procedure
Le procedure definiscono le modalità di effettuazione e di controllo dei processi, anche attraverso rappresentazioni
grafiche: assegnano le responsabilità delle singole attività, documentano le evidenze oggettive che ne scaturiscono
(con relative modalità di conservazione) al fine di garantire il livello di Qualità nell’erogazione dei servizi e la
ripetibilità delle prestazioni.
Tenuta sotto controllo dei documenti
La struttura della documentazione della scuola si sintetizza nelle seguenti tipologie di documenti:
•
Norme tecniche (CEI, UNI…)
•
Leggi e circolari di enti governativi (Ministero, Regione, Provincia…)
•
Leggi e circolari pertinenti l’organizzazione dell’Istituto
Tutte le tipologie di documenti sono controllati come descritto nella procedura PO 01 “Tenuta sotto controllo dei
documenti e delle registrazioni del Sistema di Gestione per la Qualità”
La PO 01 Tenuta sotto controllo dei documenti elenca le registrazioni da tenere sotto controllo e ne definisce le
modalità di :
• identificazione
• archiviazione
• protezione
• reperibilità
• la durata di conservazione
• modalità di eliminazione
(riportate anche nel MOD. MPO 01-51. Elenco modulistica in uso )
I clienti sono autorizzati ad accedere agli archivi delle registrazioni della qualità dell’Istituto solo nel caso in cui le
informazioni li riguardino direttamente o siano di carattere pubblico; le registrazioni stesse sono rese disponibili ad
Enti ufficiali di controllo o a valutatori terzi indipendenti.
Tutte le registrazioni sono tutelate dall’applicazione delle misure minime di sicurezza previste dal D. Lgs. 196/03.
La Tenuta sotto controllo delle registrazioni è il processo di gestione di questi documenti ed è descritto nella
relativa procedura. Le principali registrazioni dell’Istituto sono:
•
Moduli
•
Schede
•
Certificati
generalmente definiti o richiamati nelle procedure.
5. RESPONSABILITA’ DELLA DIREZIONE E IMPEGNO DELLA DIREZIONE
Il Dirigente Scolastico si impegna ad applicare e sviluppare il sistema di gestione per la Qualità e a promuovere il
miglioramento continuo della sua efficacia attraverso:
una comunicazione attenta e continua al personale, con il coinvolgimento di tutti e di tutte le funzioni,
relativamente all’importanza di ottemperare alle esigenze e alle aspettative dei clienti e di tutte le parti
interessate, in linea con i requisiti cogenti
la definizione, la diffusione e la condivisione con tutto il personale dell’istituto della politica e degli
obiettivi per la qualità
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l’assegnazione di risorse umane, strutturali e finanziarie a garanzia della gestione efficace dei processi
per la realizzazione del POF e per il mantenimento e il miglioramento continuo del sistema
attribuire la responsabilità e l’autorità di gestione dei processi che la scuola ha mappato
l’attuazione di un sistema di verifiche ispettive interne
la misurazione della soddisfazione del clienti
l’effettuazione di un Riesame periodico da parte della Direzione per analizzare i dati di monitoraggio
raccolti, il grado di raggiungimento degli obiettivi, il livello di efficacia del sistema, in funzione del
miglioramento continuo
5.2
Attenzione focalizzata al cliente
L’Istituto Comprensiva di Cassina de’ Pecchi considera clienti principali gli allievi, le loro famiglie e tutte le parti
interessate (MIUR, ciclo successivo del percorso di istruzione, comunità locale, etc.)
La Direzione assicura la definizione e il soddisfacimento dei requisiti dei clienti e verifica che le azioni messe in atto
garantiscano la soddisfazione degli stessi.
Vengono distinti i seguenti due livelli di requisiti dei clienti:
bisogni formativi, rilevati attraverso processi di ascolto mirato dei clienti (focus group) e di indagini
strutturate sull’evoluzione socio-ambientale del territorio (Osservatorio), cui la scuola risponde con la
riprogettazione e/o l’adeguamento del piano dell’offerta formativa all’inizio di ogni anno scolastico
aspettative e gradimento riguardo all’erogazione dei servizi, rilevati attraverso indagini strutturate e
sistematiche, nonché attraverso la gestione dei reclami e delle non conformità, cui la scuola risponde con
la definizione ed il miglioramento degli standard di servizio
5.3
Politica della qualità
Generalità
Il Sistema Qualità dell’istituto si propone di confermare e sviluppare la sua presenza sul territorio come centro di
crescita educativa e polo culturale per il territorio in cui opera.
A tal fine, la missione fondamentale da perseguire è espressa nei seguenti termini:
Prendersi per mano per crescere liberi e felici in una scuola che cambia
In ogni fase della crescita la nostra scuola mette al centro del proprio agire pedagogico l’alunno (bambino o
ragazzo che sia), verso cui si impegna a offrire un impianto didattico e organizzativo innovativo e di prim’ordine. A
tal fine assicura una formazione continuativa per i docenti e per il personale, impegnando in ciò le necessarie
risorse.
L’obiettivo educativo e culturale deve essere favorito dalla creazione di un ambiente che aiuti uno sviluppo
sereno ed armonioso, grazie al quale:
•
il bambino cresca fiducioso, curioso di scoprire e desideroso di imparare, capace di giocare e di
sognare, disponibile a fare e a cambiare, rispettoso degli altri;
•
il bambino diventi un ragazzo consapevole di sé, dei propri diritti e dei propri doveri, disponibile ad
operare con gli altri per favorire il cambiamento dando il meglio di sé; capace di accrescere le proprie
competenze; capace di scegliere, sapendo rimanere solidale;
•
i bambini e i ragazzi saranno efficacemente guidati e supportati nella crescita, nelle acquisizioni culturali
e nell’educazione, da professionisti competenti, attenti alla crescita di ciascuno, disponibili al
cambiamento, collaborativi.
Al fine di garantire uno sviluppo in armonia con le esigenze e le attese del territorio, la scuola si impegna a
mantenere un monitoraggio sistematico della realtà in cui opera, attraverso adeguati strumenti che permettano una
periodica verifica ed aggiornamento di:
dati socio-culturali (anagrafici, sulla composizione della famiglia, sulle relazioni all’interno della scuola, sulle
scelte future)
dati cognitivi e metacognitivi, periodicamente rilevati ed aggiornati
dati relativi ai percorsi futuri dopo la scuola media
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Tutte queste informazioni, che supportano la definizione del Piano dell’Offerta Formativa, costituiscono la base
informativa attraverso cui l’istituto verifica e migliora la propria azione educativo-formativa.
L’analisi costante di queste informazioni, assieme ai risultati della soddisfazione dei clienti, è lo strumento
attraverso cui la scuola intende realizzare percorsi formativi costantemente aggiornati in funzione delle aspettative
ed esigenze dei clienti e del territorio.
Il Dirigente scolastico, i suoi diretti collaboratori e tutto il personale della scuola a seconda degli specifici compiti,
sono impegnati in prima persona a realizzare un sistema qualità improntato su tre obiettivi fondanti:
efficienza, efficacia e trasparenza
sia dell’azione didattica sia della gestione amministrativa.
La cultura della qualità deve essere la guida che ci permette di indirizzare la gestione del nostro Istituto, attraverso:
il controllo ed il miglioramento dei processi fondamentali e dei loro risultati,
una puntuale assegnazione di deleghe e incarichi,
il riconoscimento delle prestazioni e dell’impegno al miglioramento, sia nello sviluppo della qualità della
formazione che nel mantenimento dell’efficienza organizzativa.
Il DS è costantemente impegnato a diffondere i valori e la missione della scuola.
5.4
Pianificazione
5.4.1
Obiettivi per la qualità
In coerenza con quanto espresso nella Politica per la Qualità, vengono stabiliti obiettivi specifici per i relativi livelli
e processi dell’organizzazione, quantificati e resi misurabili mediante indicatori e target specifici, che consentono di
verificare il livello raggiunto e di individuare le aree di miglioramento. La registrazione di tali obiettivi e del
monitoraggio del loro andamento è effettuata con l’utilizzo dei MOD. MPR 1.01 – 16/17/18/19/21 (Questionari di
costumer satisfaction e people).
Il coinvolgimento di tutto il personale della scuola e delle parti interessate (i genitori degli alunni e il territorio in cui
ha sede la scuola e con cui essa interagisce) favorisce ulteriormente la crescita del senso di responsabilità in una
visione sistemica della scuola, al fine di raggiungere il più alto livello di qualità nei servizi della scuola.
Il DS e il suo Staff si impegnano in particolare a:
•
Migliorare continuamente l’efficacia del Piano della Offerta Formativa in ogni sua parte;
•
Impegnare le opportune risorse per migliorare l’offerta formativa e la formazione del personale;
•
Integrare i tre livelli dell’istituto (infanzia – primaria - secondaria di primo grado ), in una visione
sistemica dell’I.C, attraverso gruppi di ricerca - azione (curricoli verticali) e commissioni;
•
Migliorare la qualità dell’organizzazione attraverso un’attenta gestione dei processi,
miglioramento continuo;
•
Coinvolgere il personale, mobilitare e valorizzare le risorse presenti nella scuola (a partire dai genitori e
dagli alunni) e nel territorio;
•
Usare in modo sempre più efficiente le nuove tecnologie per migliorare l’offerta formativa, la
comunicazione, la documentazione e l’archiviazione del sistema;
•
Consolidare rapporti di partnership con altre scuole ( reti di scuole).
nell’ottica del
In ambito di riesame della Direzione, si verifica il livello di raggiungimento degli obiettivi fissati e si considera la
necessità di una loro revisione, definendo, nel caso, nuovi strumenti e risorse.
Per meglio ottenere questi risultati e migliorare il sistema organizzativo del nostro I.C. abbiamo promosso un
percorso che ci ha portato alla Certificazione in conformità con le norme UNI EN ISO 9001: 2000 in data 15/12
2005.
5.4.2
Pianificazione del sistema di gestione per la qualità
La Direzione identifica e pianifica le risorse e le attività necessarie per raggiungere gli obiettivi definiti per la qualità
in modo coerente con i requisiti del Sistema di Gestione per la Qualità, riportati nella sez. 4.1 del presente
Manuale.
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Tale pianificazione considera:
• le esigenze e le aspettative dei Clienti
• i processi connessi con l'operatività del Sistema di Gestione per la Qualità
• le risorse umane e tecniche necessarie per la gestione dei processi le competenze necessarie
• il miglioramento continuo dei processi
Come conseguenza della pianificazione della qualità vengono individuati:
• le responsabilità e le autorità per l'attuazione di quanto pianificato
• gli indicatori per la misurazione delle prestazioni
• le esigenze di documentazione e di registrazioni
• i piani specifici per le attività di monitoraggio e riesame del sistema di gestione per la qualità (verifiche
ispettive interne, riesame del sistema qualità, ecc.)
• i piani per la formazione
• la programmazione organizzativa ed economico-finanziaria
Le eventuali modifiche organizzative o di processo vengono condotte in modo pianificato e controllato per garantire
l’integrità del Sistema di Gestione per la Qualità, anche a fronte di tali modifiche.
5.5
Responsabilità, autorità e comunicazione
5.5.1
Responsabilità ed autorità
L’organigramma (Vedi ALL. 1 Organigramma) descrive la struttura organizzativa dell’Istituto Comprensivo di
Cassina de’ Pecchi; i nominativi dei responsabili designati sono resi noti nell’ambito dell’organizzazione attraverso
diffusione di un organigramma nominativo redatto annualmente.
Area direttiva
Responsabile: DS
Il dirigente scolastico il responsabile della scuola. Egli garantisce la gestione, l’esecuzione delle delibere degli
OO.CC. e l’esercizio delle funzioni di ordine amministrativo. E’ responsabile del servizio di prevenzione e
protezione dei rischi e nomina il responsabile della sicurezza, per essere coadiuvato nella corretta applicazione
della 626. Presiede il CD, il comitato per la valutazione dei docenti, i CdC e la GE: Nomina i suoi collaboratori, i
responsabili di plesso, i RGQ, i presidenti dei CdC, i coordinatori di disciplina, i responsabili di laboratorio, i
responsabili delle commissioni. Rappresenta legalmente l’istituto e assicura che sia istituito, applicato e mantenuto
attivo il SGQ, conforme alla norma UNI EN ISO 2001. In particolare, come rappresentante della direzione per la
qualità, ha il compito di:
• Definire le politiche e gli obiettivi per la qualità
• Riesaminare periodicamente l’efficacia dell’SGQ e in particolare il livello di raggiungimento degli obiettivi
per la qualità
• Approvare la documentazione dell’SGQ
• Collaborare con il RGQ
• Gestire i rapporti formali con l’organismo di certificazione
Inoltre ha il compito di:
• Effettuare le verifiche ispettive interne sulla funzione docente
• Curare l’immagine della scuola verso l’esterno
• Collaborare con il responsabile del monitoraggio per la gestione per la comunicazione dei risultati alle varie
componenti scolastiche ed eventualmente ai clienti
Staff di direzione
Collaboratori
I collaboratori sono nominati direttamente dal Dirigente scolastico. Collaborano con il Dirigente e il responsabile di
sede per una gestione condivisa dei vari plessi scolastici. I collaboratori fanno parte del staff di presidenza. Curano
la documentazione, la diffusione e l’archiviazione, nonché la funzionalità del plesso. Uno dei collaboratori è il
segretario del collegio unitario. In merito all’SGQ, svolgono i seguenti compiti:
• Curano la diffusione e la tenuta sotto controllo della documentazione nei vari plessi.
• Accolgono i nuovi docenti.
• Gestiscono le informazioni di carattere generale nei vari plessi.
• Sono i referenti per i coordinatori di classe/interclasse/intersezione.
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• Sono incaricati di gestire le risorse materiali.
Responsabili di Plesso
In numero di tre, quanti sono i plessi dell’Istituto Comprensivo, sono i fiduciari che vengono nominati dal DS.
Hanno, rispetto al SGQ l’incarico di:
• garantire il corretto utilizzo della documentazione del SGQ da parte di tutto il personale
• garantire l’applicazione delle norme previste dal SGQ per la salvaguardia dei beni dell’alunno, della sua
incolumità fisica (Cap. 7 del MQ)
• curare la raccolta delle registrazione della qualità (Cap. 4 del MQ)
• raccordarsi con il personale ATA eventualmente presente nella propria sede per garantire l’applicazione
del SGQ
Funzioni strumentali
Nell’ambito della legge sull’Autonomia, il CD ha individuato le seguenti figure:
• Gestione del POF
• Successo Formativo
• Rapporti con l’esterno (2 funzioni strumentali)
• Sostegno ai docenti (2 funzioni strumentali)
• Responsabile della multimedialità
Responsabile della Qualità
Docente con competenze specifiche, che dipende direttamente dal DS, ha il compito di:
• Predisporre e far approvare gli aggiornamenti del Manuale della Qualità, della Specifiche, delle Procedure
e delle Istruzioni Operative e della relativa modulistica
• Gestire l’archivio centrale dell’SGQ
• Tutelare la distribuzione dei documenti nelle quattro sedi
• Predisporre il piano delle verifiche ispettive interne, coinvolgendo i responsabili di sede
• Supportare il DS nel mantenere i rapporti con l’Ente Certificatore
• Preparare l’organizzazione alle visite ispettive esterne
• Effettuare verifiche ispettive interne
• Effettuare incontri periodici (settimanali) con il DS e lo staff di presidenza, per la pianificazione, il controllo
e la riprogettazione del SGQ
• Effettuare con i DS e lo staff negli incontri periodici il riesame del SGQ
Il Dirigente, il DSGA, il responsabile della qualità, tutte le funzioni strumentali, i collaboratori e i responsabili di
plesso fanno parte dello staff di presidenza. Questo organismo si riunisce periodicamente una volta alla settimana
ed ha il compito di
• monitorare la qualità dell’organizzazione
• far emergere i problemi della scuola
• studiarne le opportune soluzioni
Area organizzativa
Responsabile: DSGA
Ha compiti di organizzazione, coordinamento e controllo del personale dei servizi amministrativi, tecnici e ausiliari e
di gestione contabile della scuola. E’ responsabile dell’area strumentale, all’interno dell’SGQ.
Responsabile di Processo/ Procedura
Cura l’erogazione del servizio attraverso azioni di:
• informazione
• diffusione della documentazione
• controllo
• verifica e valutazione delle attività
• elaborazione di proposte di miglioramento
Coordina:
• i referenti del proprio processo negli altri ordini di scuola
• il gruppo di lavoro inerente il proprio ambito di attività
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In particolare il responsabile di Processo/Procedura presiede gli incontri del gruppo di lavoro, informa e aggiorna i
membri del gruppo, controlla l’andamento generale delle attività e verifica la messa in atto dei compiti del gruppo
di lavoro.
Inoltre coordina la propria attività con lo staff di direzione.
Referente di Processo/ Procedura
Su indicazione del responsabile di Processo:
• cura l’erogazione delle attività inerenti il processo di cui è referente per le specificità dell’ordine di scuola in
cui opera (infanzia, primaria, secondaria di primo grado)
• controlla e verifica le attività
• raccoglie proposte e indicazioni di miglioramento
Area didattica
Responsabile: Il DS
E’ composto da tutti i docenti di ogni ordine e grado in servizio nell’istituto. E’ presieduto dal DS. Ha potere
deliberante in materia di funzionamento didattico dell’istituto. A tale scopo si occupa di:
• Programmazione educativa generale
• Promozione di iniziative di sperimentazione
• Formazione dei docenti
• Valutazione periodica dell’andamento didattico per verificarne l’efficacia
• Approvazione della documentazione SGQ per gli aspetti didattici
• Elegge il comitato di valutazione del servizio dei docenti
Consigli di intersezione/interclasse/classe (sui compiti e le prerogative si fa riferimento al Testo Unico)
Responsabile: Il presidente-coordinatore
Il CdC è composto dai docenti di ogni intersezione/interclasse/classe, da rappresentanti dei genitori degli alunni
iscritti alla intersezione/interclasse/classe. Presieduto dal DS o in sua assenza da un docente da lui delegato,
come coordinatore responsabile. Nella composizione per soli docenti si occupa del coordinamento didattico, del
coordinamento interdisciplinare e della valutazione periodica e finale degli alunni. Formula al CD proposte in ordine
all’azione educativa e didattica e delle iniziative di sperimentazione. Con la presenza di tutte le componenti ha
potere deliberante in merito alla scelta dei libri di testo e ai viaggi d’istruzione.
Consiglio d’istituto
Responsabile: Genitore presidente del Consiglio d’Istituto.
Il consiglio d’Istituto è composto da 19 membri (vedi glossario). Il CI elegge la giunta esecutiva, presieduta dal DS ,
di cui fa parte il DSGA.
Ha poteri deliberanti su proposte della GE in materia di:
• Organizzazione e programmazione delle attività della scuola
• Bilancio
• Acquisti
• Approvazione della documentazione dell’SGQ
• Delibera gli adattamenti del calendario scolastico regionale
• Per gli aspetti organizzativi e del settore amministrativo tecnico e ausiliario stabilisce i carichi di lavoro del
personale e, sulla base delle politiche per la qualità, pianifica la distribuzione del fondo d’istituto
Giunta Esecutiva
Responsabile: il DS
E’ eletta dal CI. E’ composta da un docente, dal DSGA, da un rappresentante del personale ATA, da due genitori.
E’ presieduta dal DS. (VEDI GLOSSARIO)
Ha il compito di preparare i lavori del CI e di prepararne le delibere.
Comitato per la valutazione del servizio dei docenti
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Responsabile: DS
Il comitato è formato, oltre che dal DS, che ne è il presidente, da quattro docenti, quali membri effettivi e da due
docenti quali membri supplenti. I membri del comitato sono eletti annualmente dal CD. Si occupa della valutazione
del servizio dei docenti sia in occasione dell’anno di prova, nel passaggio del contratto a tempo determinato a
quello indeterminato, sia su richiesta specifica dei singoli docenti gia assunti a tempo indeterminato.
Tutor Docenti Neo Assunti
Responsabile: il responsabile di sede
Il docente appena immessi in servizio nel nostro istituto, viene assistito da un docente esperto, che si attiverà al
fine del perseguimento dei seguenti obiettivi:
• Guidare il docente neo assunto alla conoscenza delle regole e delle responsabilità all’interno dell’istituto
• Avere consapevolezza dei propri doveri e delle problematiche connesse con la funzione docente
• Crescere per superare i problemi di ordine organizzativo, didattico e relazionale con colleghi, alunni e
famiglie
• Diffondere le prassi più efficaci
• Favorire la cultura della cooperazione, della progettualità e della partecipazione consapevole
Valutatore interno
I valutatori interni sono coloro i quali hanno effettuato e superato il corso apposito. All’interno dall’Istituto
Comprensivo hanno questa qualifica il DS e l’RGQ.
Hanno il compito di:
• Effettuare verifiche ispettive interne
• Rispettare la procedura di riferimento nella programmazione, esecuzione e verbalizzazione delle verifiche
(MQ punto 8.2.2)
• Confrontarsi con i responsabili di sede per discutere e avviare la risoluzione di eventuali non conformità
accertate
• Rispettare i tempi previsti dalla procedura
• Avere cura delle registrazioni di qualità secondo il MQ punto 4.2.4
Funzione Docente
Responsabile: ogni docente dell’istituto
E’ fondamentale per la realizzazione del processo di insegnamento / apprendimento, che si prefigge di realizzare la
mission della scuola, attraverso la crescita umana, culturale, civile degli alunni, sulla base dell’ordinamento
scolastico vigente. La funzione docente si basa sull’autonomia culturale e professionale degli educatori. I docenti
sono chiamati a partecipare in modo attivo sia individualmente sia nelle istanze collegiali, come pure alle attività di
formazione in servizio e di aggiornamento.
I docenti partecipano alla vita dell’istituto attraverso proprie rappresentanze nel CI ed eleggono le RSU.
Commissioni per la realizzazione del POF
Responsabile: docente
L’attività di commissione è un momento fondamentale della vita dell’istituto. Le attività sono finalizzate al supporto
pedagogico, didattico e organizzativo e per migliorare il benessere e lo sviluppo della persona di ogni alunno.
L’attività di commissione ha lo scopo di arricchire la progettualità del docente e orientare, anche
organizzativamente l’offerta formativa della scuola.
5.5.2
Rappresentante della Direzione
Il DS nomina il proprio Rappresentante della Direzione per la Qualità, conferendogli l’autorità e la responsabilità
per:
• assicurare che i processi necessari per il SGQ siano predisposti, attuati e tenuti aggiornati
• assicurare la promozione della consapevolezza dei requisiti del cliente nell’ambito di tutto l’istituto
• diffondere e attuare le iniziative della Direzione in termini di Politica per la Qualità e obiettivi ad essa connessi
• verifica il grado di raggiungimento degli obiettivi e la loro calibratura, partecipando ai Riesami della Direzione
• monitorare il SGQ, in modo da individuare efficaci azioni correttive e preventive
• riferire alla Direzione sull’andamento di SGQ – in relazione agli indicatori fissati – al fine di permetterne
il riesame ed il miglioramento
Il Rappresentante della Direzione per la Qualità riveste anche il ruolo di RGQ.
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Le responsabilità del Rappresentante della Direzione includono il collegamento con gli enti di certificazione ed altri
enti esterni su argomenti relativi al Sistema di Gestione per la Qualità.
5.5.3
Comunicazione interna
La Direzione definisce ed attua modalità diversificate e a più livelli per garantire la comunicazione, a tutto l’istituto,
articolato nei differenti plessi, di politica e strategie, requisiti, obiettivi e risultati relativi alla Qualità.
Tali modalità comprendono:
• la comunicazione diretta allo staff – incaricato poi della diffusione – da parte del DS, nel riesame di
Direzione, nelle riunioni di staff o su temi specifici
• la comunicazione di tutte le informazioni rilevanti e significative riguardanti il funzionamento della scuola e
del SGQ, tramite mezzi e modalità diversificate (ad esempio, circolari, affissioni in bacheca, riunioni ad
hoc, etc….)
• utilizzo di posta elettronica
• raccolta di comunicazioni e suggerimenti dal basso sia dirette che attraverso registrazioni dei Consigli di
intercalasse/classe, degli OOCC, delle commissioni, delle funzioni strumentali, degli incontri periodici con i
Coordinatori di Classe e lo staff di direzione etc..
È responsabilità di tutto il personale – in particolare dei componenti lo Staff, dei Coordinatori, dei responsabili delle
Funzioni Gestionali, dei responsabili di processo – di verificare e migliorare l’efficacia della comunicazione interna
secondo la propria posizione e le proprie competenze.
5.6
Riesame da parte della Direzione
5.6.1
Generalità
La Direzione verifica due volte all’anno (febbraio, giugno) o comunque in presenza di eventi significativi, la
rispondenza del SGQ della scuola ai principi espressi nella Politica della Qualità ed agli obiettivi per la qualità, e la
sua idoneità, adeguatezza ed efficacia nel soddisfare i requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2000.
A conclusione di ogni riesame, viene stilato un verbale (MMQ – 03 Verbale di Riesame) per la registrazione degli
esiti dello stesso; tali verbali vengono conservati sotto la responsabilità del RGQ per un periodo non inferiore a 3
anni.
5.6.2
Elementi in ingresso per il riesame
Gli elementi in ingresso per il riesame da parte della direzione comprendono almeno le seguenti informazioni:
• risultati delle verifiche ispettive
• informazioni di ritorno dai clienti attraverso il sistema di monitoraggio
• risultati dei processi della scuola, in relazione agli indicatori prefissati
• segnalazione dei reclami, stato delle non conformità, delle azioni correttive e preventive
• azioni in corso conseguenti da precedenti riesami
• modifiche e potenziali effetti su SGQ
• l’adeguatezza delle risorse professionali, tecniche e finanziarie
• le raccomandazioni per il miglioramento
• individuazione dei bisogni per l’avvio di nuovi progetti.
5.6.3
Elementi in uscita dal riesame
Gli elementi in uscita dal riesame della direzione comprendono decisioni e azioni relative a:
• miglioramento dell’efficacia del SGQ e dei suoi processi
• miglioramento dei servizi in relazione ai requisiti del cliente
• necessità di risorse umane e materiali per garantire la qualità del servizio e gli obiettivi strategici stabiliti
• eventuale pianificazione di ulteriori attività di Formazione e Addestramento
• conferma o ridefinizione della politica per la Qualità e degli Obiettivi
I risultati del riesame e la scelta delle azioni da intraprendere sono condivisi con il personale, a seconda degli
ambiti interessati e possono essere comunicati nel corso delle riunioni degli OOCC, tenendo conto che l’obiettivo è
il miglioramento continuo dell’intero istituto.
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6. GESTIONE DELLE RISORSE
6.1
Messa a disposizione delle risorse
La Direzione individua e mette a disposizione risorse al fine di :
•
raggiungere i propri obiettivi
•
attuare, aggiornare e migliorare in modo continuo il SGQ
•
accrescere la soddisfazione dei clienti, interni ed esterni, ottemperando ai loro requisiti.
Le risorse necessarie si suddividono in:
• risorse umane, competenti sulla base di un adeguato grado di istruzione, addestramento, abilità ed
esperienza
• risorse finanziarie, ministeriali, comunali ed aggiuntive gestite secondo quanto previsto dal Regolamento
Contabile – Amministrativo (DI 44/2001) e dai criteri approvati dal Consiglio di Istituto.
• ambienti e infrastrutture.
6.2
Risorse umane
6.2.1 Generalità
Il personale dell’istituto che svolge attività aventi impatto sulla qualità del servizio erogato è competente sulla base
di un adeguato grado di istruzione, addestramento, esperienza ed abilità attestate nello svolgimento delle proprie
mansioni.
Le competenze necessarie tengono conto di Leggi, Regolamenti e norme vigenti, delle esigenze legate alla
tipologia del servizio erogato, ai requisiti dell’utenza e ai piani di sviluppo dell'Istituto, nonché di quanto richiesto per
il mantenimento e il miglioramento continuo del SGQ.
6.2.2 Definizione dei requisiti dei ruoli e assegnazione degli incarichi
I requisiti richiesti al personale docente e ATA sono delineati nei profili professionali previsti dal Ministero e dal
CCNL e il loro possesso viene documentato e verificato attraverso il fascicolo personale depositato in Segreteria,
che contiene tutta la documentazione attestante lo stato di servizio, gli incarichi e la formazione del singolo docente
o personale ATA.
Per quanto attiene al SGQ, in coerenza con la Norma ISO 9001:200, la Direzione definisce le competenze
necessarie e, dopo l'acquisizione e la valutazione dei titoli, nomina il personale che ricoprirà i ruoli previsti per una
efficace ed efficiente conduzione del Sistema di Gestione per la Qualità.
Il Processo PR 1. 09 Formazione del Personale definisce le attività, le interrelazioni con gli altri processi, le
responsabilità, i documenti e gli indicatori relativi.
Annualmente l’istituto definisce un piano di formazione e di aggiornamento in funzione dei fabbisogni formativi
individuati e delle necessità emergenti, connesse anche alla soddisfazione del cliente. Obiettivo delle azioni
formative è quello di colmare eventuali differenze tra le competenze minime richieste e quelle proprie del
personale, di sviluppare situazioni già positive, di formare e addestrare nuovo personale.
L’efficacia della formazione e dell’addestramento è valutata da personale che lo ha ricevuto e dalla Direzione, con
riferimento anzitutto al soddisfacimento delle esigenze, allo scarto tra competenze richieste e competenze
possedute, alla effettiva possibilità di ricaduta sul servizio da erogare; nel caso sia necessario e possibile, possono
essere attuati specifici test di verifica preparati e condotti dal formatore. La Direzione tiene inoltre in debito conto le
competenze acquisite nello svolgimento di compiti e mansioni.
La soddisfazione rispetto ai corsi effettuati internamente è monitorata con appositi questionari.
I dati raccolti sono valutati periodicamente in occasione del riesame della Direzione, al fine di permettere
un’efficace definizione del nuovo piano di formazione e di aggiornamento.
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La Direzione si assicura che il personale dell’istituto acquisisca consapevolezza della rilevanza e dell’importanza
delle proprie attività e di come esse contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi per la qualità predisponendo ed
attuando azioni formative ed incontri specifici e curando opportune comunicazioni.
Le attività di formazione e addestramento, sia esterne sia interne, sono registrate nei fascicoli personali ed
archiviate dalla segreteria .
L’esperienza del personale viene registrata utilizzando il sistema informatico ministeriale, dove sono conservati in
formato elettronico gli stati personali e la carriera dei singoli docenti e del personale ATA.
6.3
Infrastrutture
La scuola riesamina e ridefinisce annualmente la destinazione e l'utilizzo degli spazi dell'Istituto (aule, laboratori e
spazi di lavoro a supporto del servizio didattico) e il piano d’utilizzo dei laboratori, coerentemente con quanto
previsto nel POF.
La manutenzione straordinaria / programmata è di competenza del Comune di Cassina de’ Pecchi, proprietario dei
locali, cui il DS richiede l’attuazione di piani di manutenzione idonei a soddisfare le esigenze operative, con
definizione della tipologia, della frequenza, della verifica, delle modalità e delle responsabilità, tenendo conto degli
obiettivi dell’istituto, delle esigenze e delle aspettative di tutte le parti interessate, nonché dell’evoluzione delle
Norme relative ad ambiente, sicurezza e salute.
La Direzione s'impegna a mantenere idonee e attive le attrezzature presenti nei laboratori e negli altri spazi
dell'Istituto, predisponendo opportuni interventi di manutenzione preventiva e correttiva ed investendo per il rinnovo
delle tecnologie, compatibilmente con le risorse finanziarie.
6.4
Ambiente di lavoro
Ai fini di un’ottimale gestione delle proprie attività, l’istituto mette a disposizione ambienti efficienti e sicuri,
ponendo la dovuta attenzione alle condizioni fisiche dell’ambiente di lavoro (sicurezza, igiene, pulizia,
illuminazione, aerazione, umidità, calore, rumore) oltre che alle condizioni umane (clima relazionale, attenzione alla
sicurezza).
La scuola assicura il rispetto dei requisiti di legge attraverso la costante attenzione alle norme vigenti e la
considerazione delle esigenze e segnalazioni sia da parte dell’utenza sia da parte del personale, con particolare
riferimento alle indicazioni del Responsabile per la Sicurezza (RS).
Sono attivate iniziative di sensibilizzazione per ottimizzare l’utilizzo delle materie prime, per ridurre e riciclare gli
scarti (raccolte differenziate di carta, plastica, cartucce stampanti), garantendo il rispetto dell’ambiente.
7. REALIZZAZIONE DEL PRODOTTO
7.1
Pianificazione della realizzazione del prodotto
L’Istituto Comprensivo di Cassina de’ Pecchi pianifica e sviluppa i processi richiesti per l’erogazione del servizio, in
coerenza con i requisiti degli altri processi del Sistema di Gestione per la Qualità e con i requisiti cogenti applicabili.
Tale pianificazione si esplicita:
nel Piano dell’Offerta Formativa (POF) che rappresenta il documento di “identità culturale e progettuale”
dell’istituto (D.P.R. 275/99, art.3) e che ogni anno è riesaminato, verificandone l’adeguatezza e la coerenza
con la Politica e gli Obiettivi per la Qualità
nei documenti di programmazione educativa e didattica, ai differenti livelli dell’organizzazione
(dipartimento, intersezione, interclasse, team, classe, docente)
Nel pianificare la realizzazione del servizio, l’istituto definisce:
gli obiettivi per la qualità e i requisiti relativi al servizio offerto e gli esiti dei monitoraggi
le modalità di attuazione (attività, fasi, tempi, risorse), di controllo e di documentazione dei processi
le responsabilità inerenti la conduzione e il controllo dei processi
le registrazioni necessarie a fornire evidenza che i processi e il servizio risultante soddisfino i requisiti
le risorse disponibili ( sia umane sia materiali sia economiche).
7.2
7.2.1
Processi relativi al cliente
Determinazione dei requisiti relativi al prodotto
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L’Istituto Comprensivo di Cassina de’ Pecchi, con orientamento alla soddisfazione dei clienti e delle parti
interessate, effettua rilevazioni ed analisi – attraverso indagini mirate e specifiche attività di ascolto e raccolta dati –
per determinare:
i requisiti specificati dal cliente, relativi a caratteristiche del servizio
i requisiti non precisati dal cliente, ma necessari o attesi per la qualità del servizio
i requisiti cogenti applicabili al servizio
altri requisiti aggiuntivi stabiliti dall’istituto stesso come parametri sostanziali del servizio
Il contratto scuola – famiglia viene formalizzato al momento dell’iscrizione; gli impegni contrattuali relativi al
prodotto/servizio sono formalizzati e precisati nel Piano dell’Offerta Formativa (POF), consegnato su floppy disk
o su cd – rom all’atto dell’iscrizione.
7.2.2
Riesame dei requisiti relativi al prodotto
L’istituto riesamina i requisiti relativi al servizio attraverso il riesame annuale del POF da parte delle funzioni e degli
OO.CC. competenti, in modo da assicurare che
i requisiti del servizio siano definiti
siano state risolte eventuali divergenze tra quanto richiesto e quanto erogato
l’istituto sia in grado di soddisfare i requisiti definiti (fattibilità, disponibilità di risorse e competenze)
In caso di modifiche ai requisiti definiti, l’istituto provvede a emendare i relativi documenti e a fornire complete
informazioni sulle modifiche attuate a tutto il personale coinvolto.
Le registrazioni del risultato dei riesami e delle conseguenti azioni sono opportunamente conservate.
7.2.3
Comunicazione con il cliente
L’Istituto definisce e attiva sistematiche modalità di comunicazione, relativamente ad informazioni inerenti il servizio
erogato e alla gestione di informazioni di ritorno da parte dei clienti e delle parti interessate, inclusi i reclami.
In particolare, si richiamano le seguenti modalità di comunicazione:
consegna di documentazione cartacea o con supporto informatico (P.O.F., avvisi, circolari, depliant
illustrativi, documenti di valutazione e Valutazione periodica, compresi i pagellini, e finale)
affissioni all’albo di Istituto e in apposite bacheche
momenti istituzionali (Consigli di intersezione, di Interclasse, di Classe aperto ai genitori; Consiglio di
Istituto; Assemblee)
incontri mirati, secondo orari prefissati (es.: ricevimento settimanale docenti) o su richiesta o
specificamente organizzati per la trattazione di temi e problematiche specifiche
giornata aperta in cui vengono mostrati i lavori dei laboratori e delle attività di progetto delle singole
classi
Rassegna di teatro in cui gli spettacoli vengono presentati agli alunni di tutte le classi, ai genitori e a
tutta la cittadinanza
I reclami sono gestiti secondo quanto esposto nella Procedura PO 02 Gestione delle non conformità e dei
reclami MPO 02-53/54, secondo una modalità che prevede la segnalazione sia verbale che scritta, mai anonima ,
sempre inoltrata al DS, il quale:
vaglia l’entità del reclamo e individua opportunamente le cause che hanno generato il reclamo stesso
definisce le misure da adottare e le azioni necessarie per risolvere il disservizio segnalato
comunica a chi ha effettuato reclami sostanziali le soluzioni definite, le modalità di attuazione e
l’eventuale tempistica di realizzazione.
7.3
Progettazione e sviluppo
7.3.1
Pianificazione della progettazione e dello sviluppo
La pianificazione dell’offerta formativa, che avviene attraverso il processo PR 1.01 Elaborazione del POF, si basa
sulla raccolta ed analisi dei seguenti dati e informazioni:
modifiche normative e legislative,
esigenze e nuovi requisiti segnalate da clienti e parti interessate e/o esigenze di miglioramento nelle
modalità di erogazione del servizio,
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riesame dei risultati ottenuti anche in seguito alla rendicontazione consuntiva del CD alla fine dell’anno
scolastico,
committenze specifiche (Istituzioni, Enti, associazioni, etc.)
esiti del monitoraggio
A seguito dell’analisi periodica di questi dati e informazioni può essere individuata la necessità o l’opportunità di
realizzare nuovi servizi in risposta alle esigenze emerse, secondo le modalità definite nel processo PR 3.05
Progettazione.
Quando si presentano queste necessità, il DS nomina un Responsabile di progetto (che all’occorrenza può essere
supportato da un gruppo di progetto), che ha il compito di coordinare le attività necessarie al fine di:
definire le fasi della progettazione e dello sviluppo
stabilire le opportune attività di riesame, verifica e validazione
definire le responsabilità e l’autorità per le diverse fasi
indicare i tempi di attuazione
La progettazione di nuovi servizi è realizzata attraverso il processo PR 3.05 Progettazione e come supporto si
avvale della modulistica (MPR 3.05 – 10/11 Scheda nuovo progetto/ scheda progetto consolidato) che consente
al Responsabile incaricato di definire le attività da pianificare e mantenerne il controllo fino al termine della
progettazione.
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Elementi in ingresso alla progettazione e allo sviluppo
Gli elementi in ingresso alla progettazione, opportunamente registrati, includono:
bisogni emergenti dal cliente, dal territorio e dalle parti interessate (Ministero, Enti locali, Associazioni,
Partnership, etc.), come esiti di rilevazioni strutturate, di segnalazioni documentate, di specifiche
committenze
informazioni derivanti da esperienze pregresse
requisiti cogenti legislativi e contrattuali
requisiti legati alla funzionalità e all’efficienza del servizio
ogni altro requisito considerato essenziale per la qualità della progettazione e dello sviluppo.
Tali elementi sono oggetto di riesame prima dell’avvio di ogni attività di progettazione, al fine di verificarne
l’adeguatezza, la completezza, la coerenza e la compatibilità tra di loro e anche rispetto alla Politica per la Qualità.
7.3.3
Elementi in uscita dalla progettazione e dallo sviluppo
Gli elementi in uscita dalla progettazione e dallo sviluppo sono documentati – anche con utilizzo dei MOD. MPR
3.05 - 10 /11 Scheda nuovo progetto/ scheda progetto consolidato – in forma tale da permettere la loro verifica a
fronte degli elementi in ingresso; sono approvati, prima del loro rilascio, dal Responsabile della progettazione.
Tali elementi, devono:
soddisfare in modo efficace ed efficiente i requisiti in ingresso
fornire adeguate informazioni per l’approvvigionamento necessario
precisare le necessarie informazioni per la produzione e l’erogazione, compresi le caratteristiche del
servizio/prodotto, i criteri per il monitoraggio e la misurazione del processo/servizio/prodotto e i criteri di
accettazione degli stessi.
7.3.4
Riesame della progettazione e dello sviluppo
In accordo con quanto pianificato, sono effettuati, in fasi opportune, riesami sistematici della progettazione e dello
sviluppo, per valutare la capacità dei risultati della progettazione e dello sviluppo di ottemperare ai requisiti e per
individuare eventuali problemi, stabilendo gli interventi correttivi da attuare.
Il riesame viene effettuato dal Responsabile della progettazione e da tutte le funzioni coinvolte nelle diverse fasi di
progettazione e sviluppo; quando lo si ritenga opportuno, possono essere coinvolti il cliente e le parti interessate.
Le attività di riesame sono registrate e opportunamente conservate, a cura del Responsabile di progetto.
7.3.5
Verifica della progettazione e dello sviluppo
In accordo con quanto pianificato, sono effettuate attività di verifica della progettazione per una valutazione della
compatibilità e la completezza degli elementi in uscita rispetto ai requisiti in ingresso, inclusi i requisiti cogenti e gli
elementi emergenti dal confronto con progetti precedentemente realizzati e da attività di benchmarking su
esperienze similari.
Le attività di verifica sono condotte dal Responsabile della progettazione e dai responsabili delle varie fasi definite
in pianificazione, che stabiliscono l’approvazione degli elaborati di progetto o prevedono le eventuali azioni
necessarie di revisione.
Le registrazioni dei risultati delle verifiche e delle eventuali azioni necessarie sono opportunamente conservate, a
cura del Responsabile di progetto.
7.3.6
Validazione della progettazione e dello sviluppo
La validazione assicura l’idoneità all’applicazione e all’uso del servizio; nella realtà del servizio erogato dal nostro
istituto scolastico, la fase di validazione coincide con
con la prima erogazione del servizio progettato, mediante avvio sperimentale su un campione
significativo (in tal caso saranno registrati gli ambiti di erogazione del servizio, le persone coinvolte, gli
esiti, le eventuali problematiche emerse e le necessarie azioni)
con il solo riconoscimento formale della validità e della significatività del progetto da parte degli
OO.CC. competenti, che ne deliberano la sperimentazione nell’intero istituto, in vista di una successiva
istituzionalizzazione del servizio stesso
Le registrazioni dei risultati della validazione e delle eventuali azioni necessarie sono opportunamente conservate,
a cura del Responsabile di progetto.
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7.3.7
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Tenuta sotto controllo delle modifiche della progettazione e dello sviluppo
Qualora si renda necessario apportare modifiche al progetto – per eventi contingenti che intervengano sulla
fattibilità, ad esempio per variazione di risorse disponibili, o in relazione a risultati negativi, a nuovi indirizzi
legislativi, etc. – tali modifiche sono riesaminate, verificate, validate e approvate come descritto nei punti
precedenti, con attenzione alla valutazione degli effetti che tali modifiche producono sul servizio/prodotto.
Le registrazioni dei risultati di tali modifiche e delle eventuali azioni necessarie sono rese evidenti in documenti
specifici allegati alla progettazione e/o sulla documentazione progettuale, a cura del Responsabile di progetto.
7.4
Approvvigionamento
7.4.1
Processo di approvvigionamento
I fornitori dell’Istituto Comprensivo di Cassina de’ Pecchi possono essere identificati in:
fornitori di prodotti per l’attività amministrativa, di funzionamento, didattica
fornitori di servizi di supporto (es.: assistenza strumentazione informatica, consulenti, agenzie di
viaggio)
fornitori di servizi formativi (docenti/esperti esterni)
Il processo di approvvigionamento è decritto in PR 2.12 Approvvigionamento; la conformità degli
approvvigionamenti e il controllo del processo sono assicurati da:
rilevazione del fabbisogno di prodotti/servizi necessari alla realizzazione in qualità del prodotto/servizio
erogato dall’istituto
definizione dei requisiti di prodotti/servizi da approvvigionare e dei relativi criteri di accettazione
selezione e valutazione dei fornitori
verifica dei prodotti/servizi approvvigionati
E’ predisposto e periodicamente aggiornato un Elenco di fornitori qualificati, approvato da DS e DSGA.
DS e DSGA hanno definito criteri di selezione, qualifica, valutazione e mantenimento/ rivalutazione dei
fornitori, quali:
capacità di fornire prodotti/servizi conformi ai requisiti specificati dall’istituto
rapporto qualità/prezzo
rispetto dei requisiti cogenti legislativi e normativi
rispetto dei requisiti contrattuali
competenza/esperienza professionale
eventuali certificazioni
numero delle NC registrate
Al riguardo, sono predisposte apposite registrazioni, con utilizzo della modulistica citata nel PR 2. 12
Approvvigionamento.
7.4.2
Informazioni per l’approvvigionamento
L’Istituto Comprensivo di Cassina de’ Pecchi assicura l’adeguatezza dei requisiti tecnici e qualitativi specificati per
l’approvvigionamento, prima della loro comunicazione al fornitore, secondo le modalità e con l’utilizzo della
modulistica prevista dal PR 2. 12 Approvvigionamento.
L’ordine può essere integrato da documentazione di supporto (specifiche tecniche, criteri di prova e di accettabilità,
riferimenti a normative di settore, etc.) e deve precisare la richiesta, se ritenuta opportuna, di dimostrazioni di
qualifiche, di certificazioni di conformità e/o di documentazione di particolari prove tecniche eseguite dal fornitore.
7.4.3
Verifica dei prodotti approvvigionati
L’istituto effettua adeguati controlli e altre attività necessarie per assicurare che i prodotti/servizi approvvigionati
ottemperino ai requisiti specificati.
La tipologia e l’estensione del controllo sono commisurati al tipo di prodotto/servizio, all’influenza sulla qualità del
prodotto/servizio finale, a precedenti registrazioni su capacità e prestazioni dei fornitori, a NC segnalate o risultanti
da verifiche ispettive della qualità.
I controlli comprendono sostanzialmente:
verifica della conformità tra prodotto/servizio ricevuto e prodotto/servizio ordinato, sia dal punto di vista
quantitativo sia qualitativo
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verifica dell’assenza di difetti, disfunzioni, non conformità all’ordine che possano pregiudicare
l’utilizzo/fruizione del prodotto/servizio.
7.5
Produzione ed erogazione di servizi
7.5.1
Tenuta sotto controllo delle attività di produzione e di erogazione di servizi
Il servizio erogato dall’Istituto Comprensivo di Cassina de’ Pecchi si articola in processi legati all’attività
propriamente formativa (curricolare ed extracurricolare) e in processi di supporto funzionali alla produzione e
erogazione in qualità del servizio stesso, coerentemente con quanto indicato nella Politica per la Qualità e nel
Piano dell’Offerta formativa (POF).
L’istituto pianifica e svolge l’attività di produzione ed erogazione dei servizi in condizioni controllate; in particolare
rende disponibili le informazioni che descrivono le caratteristiche dei prodotti/servizi, nel rispetto della
legislazione di riferimento, attraverso la loro esplicitazione nel Piano dell’Offerta Formativa (POF), nelle
programmazioni di Dipartimento, di Intersezione, di Interclasse, di Classe, di Team, di singolo docente,
nei documenti di progetto, etc.
rende disponibile, ove necessario, documentazione di supporto (regolamenti, procedure, istruzioni
operative)
assicura la disponibilità e l’utilizzo di risorse idonee, strutturali, strumentali e professionali
attua attività di monitoraggio, misurazione e valutazione dei processi più direttamente connessi
all’attività didattica e dei processi di supporto, definendo – ai diversi livelli – i responsabili delle azioni di
controllo e degli interventi eventualmente richiesti e stabilendo indicatori e modalità di attuazione per
l’effettuazione di tali attività.
Per ulteriori dettagli, si rimanda a quanto esplicitato nella descrizione dei processi.
7.5.2
Validazione dei processi di produzione e di erogazione del servizio
Nello specifico del servizio formativo offerto dall’istituto, la validazione si realizza di fatto attraverso il costante
controllo del servizio stesso nella fase di erogazione, effettuato mediante:
•
•
•
•
7.5.3
test, verifiche scritte e orali, esercitazioni
attività di monitoraggio, verifica, valutazione effettuate dagli O.O.C.C. competenti, opportunamente
registrate
attività di monitoraggio, verifica e valutazione effettuate dai responsabili di processo opportunamente
registrate
documentazione relativa ai percorsi didattici, relazioni finali, etc.)
Identificazione e rintracciabilità
L’Istituto Comprensivo di Cassina de’ Pecchi identifica in modo univoco l’erogazione del servizio e lo stato di
avanzamento dello stesso lungo tutte le sue fasi di realizzazione mediante l’esistenza e l’utilizzo di documenti di
riferimento e di adeguate registrazioni.
L’identificazione e la rintracciabilità sono garantite, ad esempio, da:
documenti di programmazione ai diversi livelli
quadro della composizione delle cattedre e assegnazione docenti
identificazione delle classi ed elenchi degli studenti
articolazione dell’orario scolastico
definizione degli orari di insegnamento
identificazione e piano di utilizzo degli spazi
registri del docente, di Team, di classe, di interclasse, di intersezione
verbali di O.O.C.C. e dei lavori delle commissioni e dei gruppi di ricerca azione
materiale didattico (verifiche, dispense, etc.)
documenti di rilevazione ed elaborazione dei dati
documenti di valutazione intermedia e finale del percorso formativo degli studenti
fascicoli personali di studenti e personale.
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Proprietà del cliente
L’Istituto Comprensivo di Cassina de’ Pecchi ha cura delle proprietà del cliente (studenti, famiglie, ente locale
partnership varie, etc.), incluse quelle intellettuali, quando esse sono utilizzate dall’istituto stesso per
l’espletamento del servizio; esse sono sotto il suo controllo e l’istituto adotta opportune modalità per identificarle,
verificarle e salvaguardarle durante tutto il processo di erogazione del servizio.
Tra le proprietà del cliente possono essere richiamati:
documenti, contenenti anche dati personali trattati nel rispetto di quanto previsto dal D. Lgs. 196/03
materiali e attrezzature
incolumità dello studente, per cui è prevista anche specifica assicurazione
Nel caso di smarrimento, danneggiamento o rilevata inadeguatezza all’uso, l’istituto comunica tempestivamente la
situazione al Cliente e ne conserva registrazione.
7.5.5
Conservazione dei prodotti
La conservazione dei documenti e dei materiali relativi al servizio erogato dall’Istituto riguarda l’identificazione, la
rintracciabilità, l’archiviazione controllata degli stessi e la protezione delle informazioni secondo gli obblighi e le
misure di sicurezza previsti dal D. Lgs.196/03.
Rispetto alle responsabilità, modalità e tempistica (nel rispetto dei termini di legge) di conservazione, si rimanda ai
singoli processi e alla PO 01 Tenuta sotto controllo dei documenti e delle registrazioni.
7.5.6
Tenuta sotto controllo dei dispositivi di monitoraggio e di misurazione
L’Istituto Comprensivo di Cassina de’ Pecchi ha definito per ogni processo del servizio formativo le modalità di
monitoraggio necessarie a fornire evidenza della conformità dei servizi ai requisiti specificati in coerenza con
quanto esposto nella seguente sezione 8 del MQ.
Tali modalità non prevedono l’utilizzo di apparecchiature o dispositivi specifici che necessitino di tarature
periodiche.
Per quanto riguarda i sistemi di monitoraggio, essi sono verificati e mantenuti aggiornati perché siano in grado
produrre i risultati attesi. Rientrano in questa categoria strumenti quali: questionari, campione di indagine,
apparecchiature per l’elaborazione dei dati e relativo software.
8.
MISURAZIONI ANALISI E MIGLIORAMENTO
8.1
Generalità
L’Istituto Comprensivo di Cassina de’ Pecchi pianifica ed attua processi di monitoraggio, di misurazione, di analisi e
di miglioramento per
• dimostrare la conformità del prodotto/servizio
• rilevare lo stato di applicazione del SGQ ed assicurare l’efficacia nel conseguimento degli obiettivi della
qualità, ivi compresa la soddisfazione del cliente e delle parti interessate
• assicurare il miglioramento continuo dell’efficacia del SGQ, mediante l’analisi e lo studio degli indicatori
per la qualità del servizio e del relativo processo di erogazione.
8.2
Monitoraggi e misurazioni
8.2.1
Soddisfazione del cliente
L’Istituto Comprensivo di Cassina de’ Pecchi effettua il monitoraggio della soddisfazione del cliente e delle parti
interessate attraverso:
• questionari di CS, relativi ad aspetti didattici, organizzativi ed amministrativi, rivolti ai genitori, alunni e
docenti, somministrati periodicamente e strutturati in modo da permettere una gradualità di
valutazione e la formulazione di proposte di miglioramento
• registrazione e gestione dei reclami (MOD PO 02-54) e delle segnalazioni emergenti da colloqui,
riunioni di O.O.C.C., incontri specifici, etc.
• elementi emergenti dallo studio di indicatori di processo stabiliti (es. : aumento del numero di iscrizioni,
conferma e rinnovo di accordi di partnership, etc.)
I dati sono analizzati ed elaborati dalla responsabile per il monitoraggio dei risultati, dal responsabile del successo
formativo e dal responsabile della qualità, con utilizzo di tecniche statistiche; quanto emergente è argomento degli
incontri di riesame della Direzione, inclusa la valutazione dell’efficacia degli strumenti utilizzati e la decisione di una
eventuale ridefinizione degli stessi.
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Verifiche ispettive interne
L’adeguatezza, l’efficace applicazione del SGQ, sono monitorate attraverso Verifiche ispettive interne
opportunamente pianificate, tenendo conto della criticità e dell’importanza delle attività e dei processi da sottoporre
a verifica, oltre che dei risultati di precedenti verifiche ispettive.
La programmazione, l’esecuzione e la documentazione di tali verifiche è effettuata secondo quanto definito dalla
Procedura PO 03. Possono essere effettuate verifiche ispettive interne non programmate:
•
•
a seguito di modifiche di rilievo del SGQ
per processi che abbiano determinato NC – soprattutto se ripetute – o reclami da parte dei clienti
Le verifiche ispettive interne sono condotte da valutatori esterni o interni imparziali, indipendenti dalle aree e dalle
attività soggette a verifica, qualificati sulla base di requisiti documentati di istruzione, addestramento ed esperienza.
L’attuazione delle AC e AP predisposte è di norma verificata con apposite Verifiche ispettive interne.
I dati emergenti dai rapporti di Verifiche ispettive interne, con riferimento particolare alle NC rilevate, alle AC e AP
definite e alle indicazioni per il miglioramento – comunicate ai responsabili delle aree soggette a verifica - sono
oggetto del Riesame da parte della Direzione.
8.2.3
Monitoraggio e misurazione dei processi
L’Istituto Comprensivo di Cassina de’ Pecchi assicura un adeguato monitoraggio dei processi per dimostrare la loro
capacità ad ottenere i risultati pianificati, sulla base di opportuni obiettivi ed indicatori di performance definiti per
ciascun processo, La responsabilità della misurazione è affidata ai singoli Responsabili di processo, che forniscono
dati allo staff per l’analisi di sintesi del sistema, che costituisce uno degli elementi in ingresso per il Riesame della
Direzione.
Nel caso i risultati di performance fissati non fossero raggiunti, in sede di riesame vengono pianificate opportune
attività finalizzate al raggiungimento degli obiettivi pianificati.
8.2.4
Monitoraggio e misurazione dei prodotti
L’Istituto Comprensivo di Cassina de’ Pecchi monitora e misura, in fasi appropriate dei processi di erogazione, le
caratteristiche del prodotto/servizio erogato per verificare se i relativi requisiti siano stati soddisfatti, in accordo con
quanto pianificato. Il POF e i documenti di pianificazione/gestione del servizio esplicitano le modalità di
misurazione e i criteri di accettabilità, oltre alle responsabilità di chi autorizza l’erogazione.
Forniscono dati di monitoraggio:gli indicatori di processo, i test e le verifiche in itinere, le valutazioni finali degli esiti
degli studenti, le relazioni dei docenti sulle attività svolte, etc.
8.3
Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi
L’Istituto Comprensivo di Cassina de’ Pecchi assicura che i servizi erogati non conformi ai relativi requisiti siano
identificati e tenuti sotto controllo e specifica le responsabilità e le modalità di gestione delle NC nella Procedura
PO 02
Sono conservate opportune registrazioni sulla natura delle NC, sulle azioni susseguenti intraprese.
8.4
Analisi dei dati
Vengono utilizzate opportune tecniche statistiche di raccolta delle informazioni e di analisi ed elaborazione dei dati
per verificare l’adeguatezza e l’efficace applicazione del SGQ, nonché il raggiungimento degli Obiettivi per la
Qualità e il soddisfacimento dei requisiti di processo.
Le analisi periodiche e sistematiche dei dati riguardano, in particolare, i seguenti aspetti:
•
soddisfazione del cliente e delle parti interessate
•
caratteristiche ed andamento dei processi e dei servizi
•
NC, AC, AP, NCP
•
prestazioni dei fornitori
MANUALE QUALITA’
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8.5
Miglioramento
8.5.1
Miglioramento continuo
Rev.0.3
Data
11/12/2006
L’Istituto Comprensivo di Cassina de’ Pecchi persegue il miglioramento continuo del SGQ, individuando e
definendo azioni per incrementare l’efficacia del sistema stesso e dei processi che lo caratterizzano.
Le azioni migliorative sono definite a partire da:
• Politica per la qualità ed obiettivi ad essa correlati
• risultati delle verifiche ispettive
• trattamento delle NC e attuazione delle AC e AP
• analisi dei dati
• risultati e azioni a seguire da precedenti Riesami della Direzione
• segnalazioni/richieste del cliente e delle parti interessate
8.5.2
Azioni correttive
Le modalità di gestione delle AC sono descritte nella Procedura PO 04 che stabilisce siano intraprese opportune
azioni per rimuovere le cause e prevenire il ripetersi di NC emerse da verifiche ispettive interne e da
reclami/segnalazioni pervenuti.
La Procedura prevede un’ attenta analisi delle cause del problema e una definizione delle azioni conseguenti per
rimuovere tali cause; definisce le modalità di attuazione, controllo e verifica dell’efficacia delle AC, nonché quelle
di registrazione e archiviazione della relativa documentazione.
Le informazioni relative alle AC intraprese e alla loro efficacia costituiscono elementi in ingresso per il Riesame
della Direzione.
8.5.3
Azioni preventive
Le modalità di gestione delle AP sono descritte nella Procedura PO 04 Gestione delle azioni preventive e
correttive che stabilisce siano intraprese opportune azioni per rimuovere le cause di NC potenziali, al fine di
evitare il loro verificarsi.
La Procedura prevede un’ attenta analisi delle cause del potenziale problema e una definizione delle azioni
conseguenti per rimuovere tali cause; definisce le modalità di attuazione, controllo e verifica dell’efficacia delle AP,
nonché quelle di registrazione e archiviazione della relativa documentazione.
Le informazioni relative alle AP intraprese e alla loro efficacia costituiscono elementi in ingresso per il Riesame
della Direzione.
MANUALE QUALITA’
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