Analisi dei flussi dei campioni ed ottimizzazione del sistema

4° Congresso Nazionale
Federazione Italiana Tecnici di Laboratorio
Analisi dei flussi dei campioni
ed ottimizzazione del sistema:
metodi a confronto
tra dubbi e certezze
Daniele Nigris
[email protected]
Roma 26 giugno 2013
Il Processo
Il Processo
Lavorare per processi ti permette di
realizzare un percorso controllabile,
adattabile e in grado di essere continuamente
verificato e verificabile
La scomposizione del processo in fasi o
attività, attribuendo precisi compiti e
responsabilità, individuando criticità e
monitorando idonei indicatori, permette di
eliminare o ridurre le azioni inutili o
superflue, spesso diventate abitudini, nel
flusso operativo
Lavorare per processi
Solo lavorando per processi, è possibile
ottenere dalle attività svolte, a isorisorse,
un valore aggiunto: l’approccio per
processi non rappresenta la somma di
attività e funzioni ma la razionalizzazione
dell’esistente, la rivalutazione del
sistema e la creazione del valore
aggiunto.
Si abbandona il detto:
“Abbiamo sempre fatto così!”
Analisi di processo
L’applicazione prevede sempre la scomposizione e
l’esame delle fasi produttive, della
pianificazione al miglioramento.
In questo percorso è prioritario la determinazione
degli obiettivi, la progettazione, la strategia, la
definizione del problema (identificazione dei fattori
critici), lo studio delle possibili soluzioni, l’attuazione
delle azioni ritenute più utili, la verifica degli ostacoli
e delle non conformità, l’eventuale rimozione delle
difficoltà, la rideterminazione della strategia e dei
tempi, l’attuazione e l’ulteriore verifica
Il modello per l’analisi dei flussi e
l’ottimizzazione del sistema
•
•
•
Lean Thinking
Total Quality Management (TQM)
Business Process Reengineering
(BPR)
Lean Thinking
La
Lean rappresenta il principio produttivo
basato sull’essenzialità del processo
produttivo: la complessità rappresenta una
complicazione inutile ed un costo
aggiuntivo. Si vanno ad eliminare gli
sprechi.
Total Quality Management (TQM)
La TQM rappresenta un sistema di gestione per
sviluppare, attraverso l’organizzazione, progetti,
processi ed erogazioni di servizi che
soddisfano i clienti al “costo migliore”. Il
mezzo fondamentale della verifica è
l’autovalutazione. Il modello che sfrutta il TQM
è l’EFQM (European Foudation for Quality
Management)
Approccio Buttom-up
Business Process Reengineering
(BPR)
Il
BPR rappresenta un metodo
radicale di intervento di modifica
organizzativa e si basa sul
concetto della Qualità Totale.
Approccio Top-Down e Bottom-up
BPR, TQM e LEAN a confronto
Il Processo in Laboratorio
Il Laboratorio rappresenta una struttura
privilegiata nell’organizzazione per
processi, perché è abbastanza semplice
definirne l’inizio (accesso alle
prestazioni) e il termine (consegna del
referto). Inoltre in laboratorio appare
abbastanza semplice definire i sistemi
produttivi utilizzati, i controlli applicabili,
le risorse necessarie.
Però …Il Processo in Laboratorio …
non è solo costo unitario
Troppo spesso l’analisi condotta sui Laboratori si
riduce alla valutazione del “costo unitario”,
spesso la soluzione ipotizzata di tutti i
problemi della diagnostica di laboratorio si
identifica nella “industrializzazione” spinta e
nel miglioramento economico dell’attività.
In verità, il risultato che si ottiene è solo il
rallentamento e/o la riduzione temporanea dei
costi, in quanto a breve il numero dei test
aumenta , annullando la riduzione dei costi
Il Processo per la scelta
organizzativa
L’innovazione tecnologica è strettamente
legata alla revisione complessiva
dell’organizzazione: personale, modalità,
flussi, tempi di lavoro ecc.
Il modello che si sceglie deve essere vicino al
modo ideale di lavorare in laboratorio, deve
essere correlabile al tipo di gestione
aziendale e deve creare sinergie
inter/multidisciplinari.
Automazione ed organizzazione di
laboratorio
Indipendente dalla complessità e dai volumi, i
laboratori sono divisi in 3 aree omogenee
essenziali:
1. Zona preanalitica: ricevimento,
accettazione e preparazione campioni
2. Zona analitica: campioni processati in zone
omogenee (area siero, area emostasi ecc..)
3. Zona magazzino: stoccaggio reattivi e
campioni biologici
L’integrazione delle 3 aree
Il PROCESSO CHE REGOLA
L’INTEGRAZIONE TRA LE 3 AREE E’
l’elemento critico e caratterizzante delle
diverse soluzioni di organizzazione ed
automazione dei moderni laboratori clinici
passando tra 2 soluzioni estreme
Le soluzioni nell’organizzazione di
laboratorio
1.
Trasferimento in Batch: prevede trasporto
manuale dei campioni da un zona all’altra.
Previsto un elevato numero di
componentistica per la fase preanalitica,
analitica e di risorse umane
2.
Total Laboratory Automation (TLA) a
flusso continuo: scelta per il
consolidamento delle analisi su grandi
piattaforme analitiche e preanalitiche in parte
o totalmente integrate da catena di trasporto.
La realtà organizzativa
1.
2.
Non esiste mai una soluzione che prevalga
nettamente una sull’altra infatti le scelte
sono condizionate da variabili locali quali
contesto strutture ed infrastrutture volumi
di attività numero e formazione del
personale flessibilità del sistema
Nella maggior parte dei casi i laboratori opera
su soluzioni intermedie fra trasferimento in
bacth e flusso continuo dove l’automazione
ha interessato solo una o due zone.
Criticità e soluzioni
1.
2.
Uno degli aspetti critici di una soluzione di
automazione per uno specifico laboratorio è
rappresentata dalla scarsa flessibilità del
sistema e della relativa stabilità delle
soluzioni nel tempo (gare in service)
Nella definizione della soluzione
organizzativa, al fine di evitare l’aspetto di
“collo di bottiglia” è necessario utilizzare
strumenti ad hoc per un analisi preliminare
della realtà dei carichi di lavoro dei flussi
e delle tipologia delle prestazioni erogate
La tecnica dell’analisi dei flussi è
costituita da 4 fasi
1.
2.
3.
4.
Mappatura dei processi per identificare e
rappresentare attività che le compongono
Raccolta dati quantitativi che definiscono le
attività dei processi, identificano i punti di
debolezza
Disegno del nuovo processo con le nuove
attività
Specificazione delle funzioni, nuove o
variate (chi fa cosa)
In TLA
1.
2.
Consegna e check-in campioni analisi della
distribuzione dell’arrivo campioni
Analisi capacità di assorbimento del carico
da parte dell’apparecchiatura della
preanalitica (con attenzione al limite
operativo del modulo di aliquotazione )
Queste 2 azioni hanno una ricaduta nella fase
analitica
Fase analitica
La
strumentazione in uso non dovrebbe
superare il limite di saturazione
(Chimica Clinica e Immunometria con
cadenze orarie adeguate)
Questo è un limite strutturale che non può
essere modificato e non può essere
migliorato a isorisorse
Automazione ed organizzazione
di laboratorio
La storia dell’automazione in laboratorio
coincide con quella della robotica
Primo modello robotico “Unimate” 1961
Dalla scienza aerospaziale (’60) si avvia
inizio anni 80 alle prime braccia robotizzate
di laboratorio (Giappone 1981 un primo
sistema completamente automatizzato di
laboratorio)
Verso l’AUTONOMAZIONE
Sfruttare l’Autonomazione e non
avere paura
L’autonomazione va oltre l’automazione, permette agli
operatori di riconoscere e risolvere autonomamente le
anomalie del prodotto/processo ed interviene in tempo
reale arrestando la produzione.
In laboratorio l’importanza dell’autonomazione
consiste nell’autodiagnosi tecnologica e più spesso
nell’autovalidazione degli strumenti e dei
risultati.questo in laboratorio ottimizza i processi di
lavoro e riduce gli errori dovuti alla soggettività,
permette di rivedere anche alcuni postulati prima
considerati essenziale.inoltre si liberano risorse
umane e professionali per attività più scentificamente
utili e avanzate.
Rapida espanzione sistemi analitici alta automazione,
POCT e professionisti specializzati in tecniche nuove
La fase di miglioramento
È
la fase preanalitica con intervento
finalizzato a migliorare l’operatività
dell’apparecchiatura quando è
sottoutilizzata
Miglioramento sull’organizzazione dei
trasporti dei campioni biologici da
concertare con Direzione Medica
Conclusioni
L’analisi
dei flussi e la rivisitazione
organizzativa della fase prenalitica
supportata da una automazione analitica
può portare a notevoli miglioramenti
delle performance e tempi notevolmente
ridotti di analisi e contestualmente
liberare risorse umane per attività
scientificamente più complesse.
La riorganizzazione passa attraverso
l’integrazione multiprofessionale