Scopo: Sistema I. SCOPO A. Lo scopo fondamentale di Advocate

Titolo: Regole di fatturazione e raccolta
☒ Regole ☒ Procedura ☐ Linee guida ☐ Altro:
Scopo: ☒ Sistema
Advocate Health Care
I.
☐ Sito:
Dipartimento:
SCOPO
A. Lo scopo fondamentale di Advocate Health Care (AHC) è di assicurare cure mediche
e relativi servizi, in modo efficace ed efficiente, in modo che rispondano alle
necessità di singoli individui e di famiglie che risiedono nella comunità servita da
AHC. Ai sensi di queste regole, AHC fa riferimento a ospedali senza scopo di lucro:
BroMenn Medical Center, Christ Medical Center, Condell Medical Center, Eureka
Hospital, Good Samaritan Hospital, Good Shepherd Hospital, Illinois Masonic
Medical Center, Lutheran General Hospital, Sherman Hospital, South Suburban
Hospital e Trinity Hospital.
II.
REGOLE
A. Le regole descrivono le azioni che AHC può intraprendere per raccogliere le
somme richieste dagli ospedali per i servizi forniti ai suoi pazienti. Le regole
descrivono anche la procedura e i termini associati a queste attività di raccolta,
le azioni che AHC può intraprendere in caso di mancato pagamento e che deve
intraprendere per determinare se un paziente è idoneo a beneficiare
dell’assistenza finanziaria.
B. Queste regole definiscono i modi in cui AHC può comunicare ai pazienti le somme
dovute per i suoi servizi.
C. Queste regole definiscono le circostanze in cui AHC può cancellare i conti di pazienti
per cattiva situazione debitoria e il processo per controllare e monitorare le
cancellazioni di conti di pazienti.
D. AHC non si impegna in azioni straordinarie di raccolta come quelle descritte nell’art.
501(r) dell’Internal Revenue Code.
E. Le regole e procedure illustrate in questa sede s’intendono essere conformi alle
norme dello Stato dell’Illinois e all’art. 501(r) dell’Internal Revenue Code e relative
linee guida.
F. L’autorità finale per determinare se Advocate ha compiuto ragionevoli sforzi per
determinare l’idoneità alla FAP risiede nell’AHC’s Shared Revenue Cycle
Organization.
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II.
DEFINIZIONI/ABBREVIAZIONI
A. Domanda: domanda significa una richiesta di assistenza finanziaria che va
completata dal paziente.
B. Periodo della richiesta: entro i termini previsti per inoltrare la domanda, AHC
accetterà ed esaminerà una richiesta di assistenza finanziaria. I termini per inoltrare
la domanda iniziano alla data in cui la cura è prestata al paziente e terminano il
240mo giorno dopo la data della prima fattura.
C. Cancellazione per cattiva situazione debitoria: una regolazione a un conto di un
paziente per somme considerate irrecuperabili, ma che il paziente ha la capacità di
pagare le somme dovute. Questa determinazione si basa su criteri di raccolta
prestabiliti ed è eseguita solo dopo che un conto è stato fatturato e che appropriati
sforzi di raccolta sono stati in seguito compiuti.
D. Regolazione contrattuale: una regolazione eseguita sul conto di un paziente per
riflettere la differenza tra il totale delle somme addebitate al paziente ai tassi
stabiliti e i rimborsi attesi da pagatori terzi, in base a regolamenti o accordi
contrattuali.
E. Azioni straordinarie di raccolta (ECA): si tratta di azioni di raccolta che richiedono un
processo legale o giudiziario, oltre che altre attività come la vendita di debiti a
un’altra parte o il reporting di informazioni sfavorevoli alle agenzie o agli uffici di
credito. AHC non utilizza le ECA e non permette di farlo ai suoi venditori.
F. Assistenza finanziaria: per assistenza finanziaria si intende l’assistenza offerta da
AHC ai pazienti che corrispondono a determinati criteri finanziari e di idoneità,
secondo la definizione fornita nella Politica di assistenza finanziaria di Advocate
(FAP), per aiutarli a ottenere le risorse finanziarie necessarie per servizi di cure
mediche di emergenza fornite negli ospedali di AHC. I pazienti idonei possono
essere i pazienti non assicurati, i pazienti con basso reddito e i pazienti che hanno
una copertura parziale, ma che non sono in condizione di pagare in tutto o in parte il
resto delle spese mediche. L’assistenza finanziaria non include le indennità
contrattuali con compagnie di assicurazione e altre coperture garantite da terzi.
G. Sommario in parole semplici (PLS): Un sommario in parole semplici della FAP di AHC
include: 1) una breve descrizione dei requisiti di idoneità e dell’assistenza offerta; 2)
un elenco di localizzazioni del sito web e fisiche dove le domande di assistenza
finanziaria possono essere accettate; 3) istruzioni sul modo per ottenere
gratuitamente una copia cartacea della Politica di assistenza finanziaria; 4)
informazioni di contatto per ottenere assistenza riguardo alla procedura di richiesta;
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5) disponibilità di traduzioni della FAP e della relativa documentazione; e 6) una
dichiarazione con cui si conferma che i pazienti riconosciuti come idonei per
l’assistenza finanziaria saranno addebitati in misura non superiore alle somme
generalmente addebitate per i servizi di emergenza o necessari dal punto di vista
medico.
H. Sforzi ragionevoli: AHC compirà ragionevoli sforzi per informare i pazienti sulla FAP
offrendo loro un sommario in parole semplici della FAP prima della dimissione
dall’ospedale. Inoltre, AHC eseguirà le seguenti operazioni per informare i pazienti
sulla FAP.
1. Domanda incompleta: se il paziente o un membro della sua famiglia inoltra
una domanda incompleta, l’ospedale informerà per iscritto il richiedente e
descriverà le informazioni addizionali o la documentazione necessaria.
2. Domande completate: se il paziente o un membro della sua famiglia inoltra
una domanda completa, AHC lo informerà tempestivamente per iscritto se è
idoneo o meno a beneficiare dell’assistenza finanziaria e lo informerà per
iscritto della determinazione (inclusa, se pertinente, l’assistenza per la quale il
paziente è idoneo) e delle ragioni di tale determinazione. Queste informazioni
includeranno anche in percentuale la quantità dell’assistenza finanziaria (per le
domande accolte) o delle ragioni per il rifiuto e, quando applicabile, le somme
a carico del paziente o della sua famiglia. Il paziente e/o la sua famiglia
continueranno a ricevere comunicazioni durante la valutazione di una
domanda completa.
3. Comunicazioni al paziente: AHC invierà una serie di comunicazioni con le quali
descriverà il conto del paziente e le somme da lui dovute. Le comunicazioni al
paziente includono una richiesta al paziente di assumersi la responsabilità di
informare AHC di ogni copertura di assicurazione sanitaria disponibile e
includono un avviso sulle regole di assistenza finanziaria di AHC, un numero di
telefono per richiedere l’assistenza finanziaria e l’indirizzo del sito web dove la
politica di assistenza finanziaria può essere ottenuta.
4. Sito web di AHC: i siti web di AHC informano, in un punto ben visibile, sulla
disponibilità di un’assistenza finanziaria, con una spiegazione della procedura
da seguire per ottenerla. AHC indicherà le regole di assistenza finanziaria con
un elenco di fornitori che sono coperti o meno in base alla FAP, un sommario
in parole semplici, il modulo di domanda per l’assistenza finanziaria e le regole
di raccolta sul sito web di AHC : www.advocatehealth.com/financialassistance.
AHC rende disponibili gratuitamente copie cartacee di questi documenti nelle
aree del dipartimento di emergenza e della registrazione all’ospedale.
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IV PROCEDURA
A. Comunicazioni con i pazienti: il più presto possibile nel ciclo delle entrate, i pazienti
riceveranno comunicazioni scritte o verbali riguardanti il loro saldo debitore, oltre
che le aspettative di pagamento da parte di AHC. Tutte le comunicazioni con il
paziente includeranno un avviso sulla disponibilità della FAP, un numero di telefono
per ottenere ulteriori in formazioni e l’indirizzo del sito web dove copie della FAP e i
relativi documenti possono essere ottenuti. AHC consegnerà gratuitamente a tutti i
pazienti prima della dimissione dall’ospedale una copia del sommario in parole
semplici della FAP. Ai pazienti non assicurati devono essere concessi 60 giorni e
fornite 3 gentili comunicazioni, che descrivono la FAP, prima di ricevere un avviso
con il saldo.
B. Assistenza finanziaria: è la pratica di AHC di assistere i pazienti nell’assicurare il
rimborso da risorse di terzi disponibili. Saranno assicurati i servizi di consulenti
finanziari per aiutarli a identificare e usufruirne i programmi di copertura sanitaria
statali o federali eventualmente disponibili, oltre che a determinare la loro idoneità
a beneficiare della FAP. Le attività di raccolta saranno interrotte in attesa del
risultato di queste determinazioni, ma le comunicazioni ai pazienti continueranno a
essere inviate. Per quanto riguarda l’assistenza sanitaria di AHC, i criteri usati nel
calcolo degli sconti, le misure prese da AHC per rendere il più possibile conosciuta la
FAP all’interno della comunità servita da AHC, la procedura seguita da AHC per
determinare l’idoneità all’assistenza finanziaria e la procedura di richiesta sono
descritti in dettaglio nelle Regole del sistema di AHC, Politica di assistenza
finanziaria.
C. Programmi di pagamento: AHC offre programmi di pagamenti dilazionati senza
interessi ai pazienti che prevedono difficoltà a pagare le loro fatture.
D. Attività di raccolta in caso di mancato pagamento: in caso di mancato pagamento, si
farà ricorso a varie attività di raccolta basate sul saldo del conto, sulla responsabilità
di rimborso da parte di un pagatore terzo, sull’idoneità del paziente a ricevere fondi
o assistenza finanziaria da parte della Pubblica Amministrazione, sulla collaborazione
del paziente, sui precedenti pagamenti o cattivi precedenti debitori e/o
sull’incapacità di localizzare il paziente. Le attività di raccolta possono includere
l’appello a un rifiuto di un pagatore terzo; comunicazioni di follow up con un
pagatore terzo, comunicazioni, lettere e chiamate telefoniche al paziente per offrire
assistenza finanziaria o per richiedere il pagamento e una notifica finale al paziente o
al suo garante che il conto è in mora ed è soggetto a essere consegnato a un’agenzia
di raccolta non meno di 120 giorni dalla data della prima dichiarazione con la quale il
paziente è stato informato del saldo dovuto. Un’azione legale può anche essere
iniziata da AHC contro terzi responsabili del mancato pagamento del conto.
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E. Cattiva situazione debitoria: i conti possono essere cancellati per cattiva situazione
debitoria dopo che il conto è stato fatturato al pagatore terzo disponibile e/o al
paziente/garante, la fatturazione costituita e le comunicazioni di follow-up si sono
verificati, sono stati compiuti ragionevoli sforzi per informare il paziente della
disponibilità di assistenza finanziaria, i termini di pagamento sono scaduti e i conti
sono stati giudicati irrecuperabili. Quest’ultimo tipo di conti sono stati inoltrati allo
Shared Revenue Cycle Organization Customer Service Director su basi regolari e la
cancellazione è stata approvata entro i termini per la spedizione a un’agenzia di
raccolta di terzi.
F. Azioni di raccolta esterne: per assicurare che solo conti appropriati siano cancellati
per cattiva situazione debitoria, e solo dopo aver completato gli sforzi di fatturazione
e di raccolta, inclusa la raccomandazione appropriata a un’azienda esterna per la
raccolta, il team del Servizio Clientela esamina le cancellazioni per cattiva situazione
debitoria per l’approvazione. Utilizzando criteri di raccolta stabiliti e limiti di
autorizzazione delle cancellazioni (vedere Regole del sistema AHC n.90.003.24,
Transazioni di regolazione dei conti dei pazienti), il direttore del servizio clientela
può approvare la cancellazione o raccomandare l’azione appropriata al vice
presidente del ciclo delle entrate. (I conti possono anche essere trasferiti
automaticamente a un’azienda esterna per la raccolta da parte del sistema di
contabilità del paziente, basata sul pagatore prestabilito, sul saldo e sui parametri di
attività di pagamento). Un elenco generato dal sistema di questi conti e prodotto ed
esaminato dal manager dei servizi finanziari dei pazienti prima della
raccomandazione).
G. Implementazione: è la responsabilità dell’azienda del ciclo delle entrate condiviso, di
implementare questa politica e di sviluppare procedure operative del dipartimento
specifico del sito.
V. RIFERIMENTI INCROCIATI
A. Regole del sistema AHC: Trattamento delle emergenze mediche negli ospedali di
Advocate
B. Regole del sistema AHC: Regole di assistenza finanziaria
C. Sommario in parole semplici dell’assistenza finanziaria
D. Domanda di assistenza finanziaria
VI. RIFERIMENTI
VII. DOCUMENTI/ANNOTAZIONI CORRELATI
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