MANITOWOC

MANITOWOC
Bollettino Norme di Condotta Aziendale
Oggetto:
Relazioni Internazionali – Pratiche e Operazioni Corrotte con Persone di
Nazionalità Non Americana
Bollettino Originale 0
Sostituisce il bollettino 114 datato 22 Settembre 1999
N.: 114 – 2 Dicembre 2002
SCADE: Quando viene sostituito
EMESSO DA: Ufficio Legale
FIRMATO: Maurice D. Jones
APPROVATO: Terry D. Growcock
I documenti firmati sono archiviati presso la Segreteria Esecutiva del Presidente
del Consiglio d’Amministrazione e Direttore Generale. Le copie firmate hanno la
precedenza in ordine di importanza sulle politiche stampate e visualizzate
sull’intranet della società.
Norme di Condotta Aziendale
Questo documento contiene le sezioni seguenti:
1.0 Principio generale
2.0 Persone interessate
3.0 Implementazione
4.0 Definizioni
Documento A: Descrizione del Foreign Corrupt Practices Act (Legge relativa alle pratiche corrotte in
rapporti commerciali con l’estero)
Documento B: Direttive operative
Documento C: Direttive per spese di rappresentanza con persone di nazionalità non americana
1.0
Principio generale
Manitowoc Company, Inc. e le sue società affiliate condurranno qualsiasi operazione
commerciale internazionale con integrità, senza essere legate a costumi ed usi locali diversi, e
seguiranno (a) le leggi e le normative dei paesi in cui opera (ad esclusione di quelle leggi o
normative che possono dare come risultato una violazione alla legge degli Stati Uniti
d’America) e (b) le leggi e le normative degli Stati Uniti d’America, in particolare quelle
relative al Foreign Corrupt Practices Act. Per poter garantire il rispetto di queste leggi e delle
Norme di condotta N. 114
Aggiornate 2 Dicembre 2002
Pag. 2
direttive delineate nei Documenti B e C e le direttive per il personale finanziario e
contabile contenute nella Sezione delle Norme di condotta relative all’Etica (Norma 103)
intitolata Responsabilità Finanziaria e Reporting, dovranno essere assolutamente
rispettate.
2.0
Persone interessate
Quanto delineato da queste Norme di condotta è valido per tutti i funzionari e i
dipendenti della Società e delle affiliate di Manitowoc, sia negli Stati Uniti che all’estero.
È inoltre valido per i suoi distributori, agenti, consulenti, rappresentanti, intermediari o
qualsiasi altra persona o ditta che ha o che potrebbe avere contatti con un cliente che non
sia americano e che vengano impiegati o utilizzati come consulenti dalla Società o da una
affiliata Manitowoc.
3.0
Implementazione
3.01
Il Documento A contiene una breve descrizione del FCPA (Legge relativa alle pratiche
corrotte in rapporti commerciali con l’estero). Le Direttive Operative sono contenute nel
Documento B. Il Documento C fornisce le Direttive per spese rappresentanza con
persone di nazionalità non americana. La Sezione delle Norme di condotta relative
all’Etica (Norma 103) intitolata Responsabilità Finanziaria e Reporting fornisce le
direttive per il personale finanziario e contabile. Le direttive e le informazioni contenute
nei Documenti e nelle Norme di condotta relative all’Etica sono create per assicurare il
rispetto delle leggi e delle normative da parte della Società e delle sue Affiliate e per
poter assistere il proprio personale ad rispettare dette leggi in vigore e le presenti Norme
e la Norme di condotta relativa all’Etica.
3.02
Il Direttore Generale (o qualora non vi fosse un "Direttore Generale", il funzionario
responsabile equivalente) di ogni divisione della Società e delle Affiliate Manitowoc
sarà responsabile per assicurare che tutte le persone interessate siano a conoscenza
completa delle proibizioni determinate dal FCPA e da quanto richiesto dalla presente
Normativa. Inoltre, dette persone saranno responsabili per l’adozione e
l’implementazione di metodi di controllo per assicurare la rispondenza alla presente
Normativa da parte di tutti i funzionari, dipendenti e rappresentanti di tutte le divisioni
della Società e delle Affiliate per le quali detta persona è responsabile.
3.03
Qualsiasi funzionario o dipendente che sia a conoscenza di una violazione alla presente
Normativa deve informare il Consulente Legale della Società. La Società potrà prendere
azioni disciplinari pesanti, che possono anche comprendere il licenziamento, contro
chiunque violi le presenti Norme.
3.04
Qualsiasi richiesta di chiarimento relativa alle presenti Norme o al FCPA deve essere
inviata al Consulente Legale della Società.
Norme di condotta N. 114
Aggiornate 2 Dicembre 2002
Pag.3
4.0
Definizioni
Nelle Norme presenti:
4.01
per "Società" si intende Manitowoc Company, Inc. e le sue divisioni.
4.02
per "Società o Sussidiarie Manitowoc" si intendono le entità nelle quali la Società ha un
Controllo Diretto e le divisioni di tali entità.
4.03
per "Controllo Diretto" in un entità si intende (a) il cinquanta per cento (50%) o più della
partecipazione di maggioranza nell’entità, o (b) il cinquanta per cento (50%) o più della
partecipazione di maggioranza con diritti di voto relativi all’elezione dei direttori
dell’entità o di altri funzionari con l’autorità di gestire le attività commerciali dell’entità
stessa.
4.04
per "Società Interessata” si intende la Società o una delle Affiliate Manitowoc.
4.05
per "Persone Interessate" si intendono le persone identificate nella Sezione 2 di
questa Normativa.
4.06
per “FCPA” si intende il Foreign Corrupt Practices Act.
4.07
per "Direttive Finanziarie e Contabili" si intendono le direttive contenute nel Documento
A
4.08
per "Funzionario Straniero” si intendono quelle persone descritte nella Sezione 5 del
Documento A.
4.09
per "Direttive di Ospitalità" si intendono le direttive contenute nel Documento D.
4.10
4.11
4.12
per "Affiliata Manitowoc" si intendono una Sussidiaria della Società, e/o una Sussidiaria
delle Sussidiarie della Società e le divisioni di tali sussidiarie.
per "Direttive Operative" si intendono le direttive contenute nel Documento B.
per "Rappresentanti" si intendono tutti i distributori, gli agenti, i consulenti, i
rappresentanti o gli intermediari utilizzati dalla Società o da una Affiliata Manitowoc.
Norme di condotta N. 114
Aggiornate 2 Dicembre 2002
Documento A Pag.1
Documento A
Descrizione del Foreign Corrupt Practices Act (Legge relativa alle pratiche corrotte in
rapporti commerciali con l’estero)
1.0
Principi Contabili e di Registrazione delle operazioni finanziarie della Società
Il FCPA richiede che una società crei e mantenga libri contabili, registrazioni, conti e
controlli che riflettono accuratamente le operazioni eseguite e l’utilizzo dei suoi beni.
Questi controlli sono creati per evitare l’uso di “fondi neri” e di conti “nascosti” che sono
stati usati in passato da alcune società per facilitare e nascondere dei pagamenti illegali
all’estero.
2.0
Disposizioni Anti-Corruzione
2.01
Secondo quanto stabilito dal FCPA è illegale per una persona offrire o promettere,
autorizzare o effettuare un pagamento di una somma di denaro o un regalo di valore,
direttamente o indirettamente a funzionari stranieri allo scopo di ottenere, indirizzare o
mantenere un’operazione commerciale o allo scopo di ottenere una considerazione
favorevole.
2.02
Inoltre, è illegale per qualsiasi persona (tra cui qualsiasi Rappresentante) eseguire un
pagamento a qualsiasi altra persona sapendo (o conoscendo tale possibilità) che questo
pagamento o una parte di esso possa essere offerto, dato o promesso direttamente o
indirettamente ad un Funzionario Straniero.
2.03
La proibizione di effettuare pagamenti a Funzionari Stranieri si estende al di là di somme
di denaro ma comprende anche oggetti di valore. Un oggetto di valore offerto può essere
di qualsiasi tipo e non c’è un importo minimo o una soglia di valore che deve essere
superata prima che il “dono” diventi illegale.
3.0
Eccezioni
Il FCPA fornisce delle eccezioni per (a) spese di rappresentanza "ragionevoli e vere",
come spese di viaggio e di alloggio, sostenute da o per conto di un Funzionario Straniero
(come definito di seguito) che si riferiscono direttamente alla promozione, alla
dimostrazione o alla spiegazione di prodotti o servizi; o (b) pagamenti effettuati a favore
di Funzionari Stranieri che sono legali secondo quanto determinato dalle leggi scritte del
paese del Funzionario stesso; o (c) "facilitare i pagamenti" di dimensioni modeste che
vengono eseguiti per velocizzare o assicurare le azioni governative di routine. Queste
eccezioni non sono applicabili se non si è ottenuta la previa autorizzazione scritta del
Consulente Legale della Società.
Norme di condotta N. 114
Aggiornate 2 Dicembre 2002
Documento A, Pag.2
4.0
Sanzioni
Le sanzioni per la violazione delle disposizioni anticorruzione del FCPA coprendono
multe severe e termini d’incarcerazione. Il FCPA proibisce ad una società di rimborsare
un funzionario, un direttore, un dipendente o un Rappresentante per l’importo della multa.
Le persone sono soggette a responsabilità criminale secondo quanto stabilito dal FCPA sia
che la società sia stata incriminata o meno.
5.0
Definizione di un "Funzionario Straniero"
Nelle Norme presenti, per "Funzionario Straniero" si intende un funzionario o dipendente
di un governo, al di fuori degli Stati Uniti d’America, tra cui anche:
5.01
Membri delle sue forze armate;
5.02
Membri del suo potere esecutivo, giudiziario o legislativo;
5.03
Dipendenti di una delle sue agenzie o dipartimenti;
5.04
Funzionari locali (cioè sindaci, ispettori, ecc.);
5.05
Funzionari, direttori o dipendenti di qualsiasi impresa commerciale
controllata da un governo straniero (cioè una linea aerea, una società di
servizi pubblici, o di lavori pubblici, ecc.);
5.06
Un candidato per una posizione pubblica potenziale;
5.07
Un partito politico o un funzionario di un partito politico; e
5.08
Una persona che agisce in una capacità ufficiale per o per conto di una
persona specificata alle voci 5.1-5.7.
Norme di condotta N. 114
Aggiornate 2 Dicembre 2002
Documento B, Pag.l
Documento B
Direttive Operative
1.0
Applicazione
1.01
Queste Direttive Operative si applicano alla Società, alle sue Affiliate e ai loro
funzionari, dipendenti, rappresentanti sia negli USA che all’estero. Queste direttive sono
valide anche se leggi e costumi locali possono consentire degli standard di condotta
commerciali che non sono così severi.
1.02
Il rispetto delle Direttive Operative può talvolta far sì che la Società o una delle Affiliate
Manitowoc si trovi in una posizione non concorrenziale. Tuttavia, il rispetto delle
Direttive Operative ha un valore superiore per la Società di qualsiasi opportunità
commerciale persa.
2.0
Proibizioni e Requisiti Specifici.
2.01
Ad esclusione di quanto qui stipulato, non verranno eseguiti, autorizzati, né promessi
pagamenti in denaro o sotto forma di regalo, per o per conto della Società o di una delle
Affiliate Manitowoc ad un “Funzionario Straniero".
2.02
Non saranno consentiti senza previa autorizzazione scritta da parte del Consulente Legale
della Società pagamenti a fondazioni, enti benefici o altre organizzazioni caritatevoli non
americane.
2.03
Non si potrà intraprendere qualsiasi azione che direttamente o indirettamente promuova
una delle attività proibite nei paragrafi 2.1 e 2.2 per o per conto della Società o di
un’Affiliata Manitowoc.
2.04
La fornitura di ospitalità, trasporto, pasti, alloggio, modelli o souvenir di valore
ragionevole deve rispondere alle Direttive relative all’ospitalità. Non è necessario il previo
consenso scritto qualora l’ospitalità offerta a funzionari stranieri risponda alle Direttive
relative all’ospitalità.
2.05
Ad esclusione dell’ospitalità fornita in conformità con il Documento D, nessuno deve far
conto sulle eccezioni al FCPA descritte nel Documento A senza previa autorizzazione
scritta da parte del Consulente Legale della Società.
2.06
Le proibizioni sopra descritta si riferiscono a pagamenti o regali per conto della Società e
di tutte le Affiliate Manitowoc sia che coinvolgono risorse aziendali o meno.
Norme di condotta N. 114
Aggiornate 2 Dicembre 2002
Documento C, Pag.1
Documento C
Direttive per spese di rappresentanza sostenute
in relazione a persone non di nazionalità americana
1.0
Tutte le spese di rappresentanza (tra cui anche spese ricreative) relative a persone non di
nazionalità americana devono essere assolutamente relative alle attività commerciali della
Società e delle sue sussidiarie. In ogni caso, le spese di rappresentanza devono essere
"ragionevoli e vere", e offerte soltanto in riferimento diretto alla promozione, alla
dimostrazione o alla spiegazione di prodotti o servizi della Società o secondo uno
specifico contratto e devono essere consentite secondo la legge locale applicabile.
La frequenza ed il costo delle spese di rappresentanza devono essere controllati
attentamente, perchè il loro l’effetto cumulativo può apparire come condotta impropria.
Qualora si anticipino spese di rappresentanza frequenti o costose, va ottenuto il previo
consenso scritto del Consulente Legale della Società.
2.0
Tutte le spese di rappresenttanza relative a visite a stabilimenti sono soggette a queste
Direttive. In nessun caso queste spese verranno rimborsate direttamente alla persona
interessata, ma verranno rimborsate direttamente al governo straniero, all’ente o
all’impresa commerciale della quale la persona è dipendente.
3.0
Sono permessi i rinfreschi, i pasti o i souvenir di un valore ragionevole che vengono
offerti in relazione con fiere, incontri d’associazione o funzioni varie e che sono in
conformità con le presenti Direttive.
4.0
Sono permessi i modelli o le immagini del prodotto di poco o nessun valore commerciale,
che abbiano il logo della società o altri articoli di valore minimo che vengono distribuiti
per scopi pubblicitari o commemorativi. Doni di valore elevato devono essere approvati in
precedenza dal Consulente Legale della Società. Qualora appropriato, i doni devono
essere consegnati alla società cliente e non all’individuo.
5.0
In nessuna circostanza sono permessi doni in denaro o pagamenti di diaria.
6.0
È necessario ottenere il previo consenso scritto del Consulente Legale della Società per
qualsiasi spesa di rappresentanza relativa a coniugi, figli o altri ospiti di un Funzionario
Straniero.