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controllo di gestione nelle CCIAA
Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. Il controllo di gestione a supporto del ciclo della performance Vincenzo Roselli (Assist) Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. INDICE 1. Cos’è la “gestione” di una CCIAA 2. Cos’è il controllo di gestione in una CCIAA 3. L’architettura del controllo di gestione 4. Il portafoglio “attività” Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. Focalizziamo l’attenzione sull’oggetto del controllo: la gestione COS’È LA “GESTIONE” DI UNA CCIAA Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 1. Cos’è la “gestione” in una CCIAA GESTIONE = insieme delle attività poste in essere al fine di perseguire alcuni specifici obiettivi specifici obiettivi = Nello specifico delle Camere di Commercio, sono identificati dalla missione istituzionale che deriva da un insieme di leggi nelle quali è delineato il quadro dei servizi, i destinatari, le modalità di erogazione, gli eventuali diritti e/o tributi associati, etc. e non ha fini di lucro, il profitto, che invece caratterizza la gestione aziendale di un’attività imprenditoriale, bensì il perseguimento di una funzione di utilità coerente con la mission istituzionale Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 1. Cos’è la “gestione” in una CCIAA La funzione di utilità = la modalità con cui l’Ente trasforma le risorse disponibili (umane, economiche, finanziarie, strumentali, etc.) in servizi e iniziative programmatiche per lo sviluppo delle imprese e del sistema economico locale ATTIVITA’ PROCESSI PROGETTI ECONOMICHE RISORSE ORGANIZZATIVE Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 1. Cos’è la “gestione” in una CCIAA La GESTIONE di una CCIAA pertanto, comprende le seguenti DIMENSIONI • • • • ORGANIZZAZIONE: intesa come la gestione delle risorse organizzative (struttura, persone, canali di erogazione dei servizi, outsourcing, automazione, etc.) BILANCIO: intesa come la gestione delle risorse economiche, finanziarie e patrimoniali dell’Ente PROGRAMMAZIONE: intesa come la gestione delle iniziative programmatiche, al fine di conseguire gli obiettivi prefissati SERVIZI: intesa come la gestione dei servizi “regolati”, al fine di garantire i livelli di servizio previsti dalla norma o prefissati come standard Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 1. Cos’è la “gestione” in una CCIAA Il processo di PIANIFICAZIONE E CONTROLLO è un ciclo di attività che si può caratterizzare, in generale, per le seguenti MACROFASI 1. previsione, pianificazione e programmazione 2. realizzazione mediante l’organizzazione e l’impiego delle risorse, nel rispetto dei vincoli procedurali (ove previsti) 3. supervisione, monitoraggio e verifica della realizzazione in relazione a quanto previsto e nel rispetto degli eventuali vincoli normativi 4. analisi dei risultati (intermedi e finali) e individuazione delle azioni correttive 5. Valutazione dei risultati Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. Introduzione al concetto di performance COS’È IL “CONTROLLO DI GESTIONE” IN UNA CCIAA Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 2. Cos’è il controllo di “gestione” in una CCIAA CONTROLLO DI GESTIONE nello specifico delle Camere di Commercio, può essere definito come un sistema operativo che coinvolge l’intera struttura camerale nelle fasi di progettazione, alimentazione e certificazione dei dati, in cui il controller svolge un ruolo di coordinamento. Tale sistema si basa su: • la definizione di obiettivi di performance • l’individuazione del sistema di misure (KPI - Key Performance Indicator) in grado di monitorare l’andamento della gestione e, in particolare, delle performance • l’organizzazione del processo di pianificazione e controllo in termini di attività, responsabilità, soggetti coinvolti, sistemi di supporto, fonti dei dati, certificazione dei dati, ecc. • l’analisi dei risultati e la produzione della reportistica a supporto dei diversi clienti (segretario generale, dirigenti, OIV, Organi) Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 2. Cos’è il controllo di “gestione” di una CCIAA COS’È LA PERFORMANCE LA PERFORMANCE È LA DISTANZA CHE LA PERFORMANCE INTERCORRE TRA L’OBIETTIVO E Livello Target Livello risultato IL RISULTATO Performance 80% OBIETTIVO 100 RISULTATO 80 Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 2. Cos’è il controllo di “gestione” di una CCIAA COS’È UN KPI (Key Performance Indicator) è una grandezza in grado di misurare un aspetto caratteristico di un determinato ambito di osservazione. Ad es., il tempo medio di evasione di una pratica, è un KPI che misura il livello di servizio di una specifica procedura amministrativa Livello Target Tempo medio di evasione atteso (TME atteso) 10 gg Livello risultato Tempo medio di evasione risultato (TME risultato) 12 gg 1 Performance = (TME atteso - TME risultato) TME risulltato = 1- (12-10)/10 = 80% Roma, 7 ottobre 2010 % Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 2. Cos’è il controllo di “gestione” di una CCIAA FUNZIONI ISTITUZIONALI PERFORMANCE STRATEGICHE VS GESTIONALI ORGANIZZAZIONE PROCESSI PROGETTI Roma, 7 ottobre 2010 PERFORMANCE ECONOMCIHE PERFORMANCE ORGANIZZATIVE PERFORMANCE DEI PROGETTI RISORSE PROGRAMMI PERFORMANCE DEI SERVIZI ECONOMICHE SERVIZI Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 2. Cos’è il controllo di “gestione” di una CCIAA FINALITA’ DEL CONTROLLO DI GESTIONE • Monitorare l’andamento delle performance di breve, medio e lungo termine • Monitorare, in generale, l’andamento della gestione per anticipare eventuali criticità • Supportare i decisori, ai vari livelli, fornendo loro ogni informazione utile per fare scelte ponderate • Analizzare l’impatto delle politiche camerali affinché gli Organi competenti possano aggiornare gli obiettivi e migliorare i processi di allocazione delle risorse • Verificare la produttività delle risorse e l’economicità di talune scelte organizzative (ad es., outsourcing) e assicurare una tensione continua verso il miglioramento Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 2. Cos’è il controllo di “gestione” di una CCIAA PERFORMANCE DI BILANCIO PERFORMANCE ORGANIZZATIVE PERFORMANCE DI PROCESSO PERFORMANCE DI PROGETTO • • • • • EQUILIBRIO (MARGINI E COMPOSIZIONE) CAPACITA’ DI PREVISIONE FLUSSI FINANZIARI ROTAZIONE DEBITI E CREDITI SOSTENIBILITA’ INVESTIMENTI • • • • • DIMENSIONAMENTO OUSOURCING POLITICHE DEL PERSONALE (PREMIALITA’) MULTICANALITA’ ACCESSIBILITA’/DISPONIBILITA’ • • • • • EFFICIENZA LIVELLI DI SERVIZIO ECONOMICITA’ PRODUTTIVITA’ CUSTOMER SATISFACTION • • • • • EFFICIENZA OUTCOME ECONOMICITA’ PRODUTTIVITA’ CUSTOMER SATISFACTION Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. I requisiti minimi del sistema di controllo di gestione L’ARCHITETTURA DEL CONTROLLO DI GESTIONE Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 3. L’architettura del controllo di gestione Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 3. L’architettura del controllo di gestione ¾ la GESTIONE PROGRAMMATICA DELLE ATTIVITÀ: discende dalle priorità di intervento di volta in volta individuate nel programma pluriennale e annuale. Le priorità di intervento vengono perseguite attraverso la definizione di obiettivi strategici pluriennali, annualmente declinati in programmi di attuazione e progetti. Rientrano nell’attività programmatica i progetti dell’area promozionale, ma anche progetti di innovazione e/o miglioramento delle attività ordinarie. ¾ la GESTIONE DEI SERVIZI REGOLATI: le attività ordinarie sono oggetto di monitoraggio e valutazione sotto diversi punti di vista. L’obiettivo è di perseguire il raggiungimento di specifici livelli di servizio (target). Il processo di controllo si focalizza pertanto su tutte le aree di attività ordinaria (servizi), articolati in processi. Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 3. L’architettura del controllo di gestione Full Time Equivalent € costi diretti PROCESSO OUTPUT INPUT - istanze evase - istanze rigettate - istanze sospese - istanze protocollate Tempi di attraversamento Tempi di lavorazione Piano delle Attività a. protocollazione delle istanze in ingresso b. presa in carico e verifica requisiti formali e sostanziali c. se corretta, lavorazione della pratica; altrimenti, rifiuto/sospensione d. registrazione e archiviazione e. comunicazione all’utente esito lavorazione Roma, 7 ottobre 2010 KPI 1. Tempo medio di evasione 2. Tempo medio di lavorazione 3. Numero pratiche medie per addetto 4. Costo diretto del servizio 5. % istanze evase su istanze protocollate 5. % istanze sospese su istanze protocollate Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 3. L’architettura del controllo di gestione Full Time Equivalent € costi diretti PROGETTO RISULTATI OBIETTIVI - imprese coinvolte - risorse medie per impresa da coinvolgere - benefici ottenuti - imprese da coinvolgere - risorse medie per impresa da coinvolgere - benefici attesi Piano del progetto Scadenze KPI Piano delle Attività •a. Predisposizione del bando •b. Comunicazione e marketing dell’iniziativa •c. Acquisizione delle adesioni e preistruttoria •d. Accettazione domande e comunicazione esiti istruttoria •e. Controllo documentazione e liquidazione 1. Numero imprese aderenti 2. Tempo medio di lavorazione 3. Scadenze del progetto 4. % Budget utilizzatoe rispetto a quello stanziato 5. Costo medio per impresa aderente 5. % di imprese che hanno conseguito risultati coerenti con le strategie dell’Ente (ad es. internazionalizzazione, innovazione, ecc.) Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 3. L’architettura del controllo di gestione Risultato - Target I1 (%) = 1Target Descrizione Numero di imprese che hanno registrato il brevetto a seguito di iniziative e incentivi della CCIAA Obiettivo Risultato 30 Roma, 7 ottobre 2010 35 indicatore 114% Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 3. L’architettura del controllo di gestione I2 (%) = Grandezza (T)- Grandezza (T-1) Grandezza (T-1) Descrizione Numero di imprese che hanno registrato un brevetto a seguito di iniziative e di incentivi della CCIAA Reg. brev. (T-1) Reg. brev. (T) 20 Roma, 7 ottobre 2010 25 Indicatore 25% Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 3. L’architettura del controllo di gestione Costi diretti dell’iniziativa I3 (€/beneficiario) = Numero di beneficiari Descrizione Numero di imprese che hanno registrato un brevetto a seguito di iniziative e di incentivi della CCIAA Costi diretti Personale = € 25.000 ,00 Contributi = € 50.000,00 Roma, 7 ottobre 2010 Reg. brev. (T) 25 Indicatore 3000,00 €/impresa Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 3. L’architettura del controllo di gestione I4 (€/output) Descrizione Costi diretti del processo nel periodo Numero di output nel periodo = Costi diretti Protocolli evasi Indicatore Costo per protocollo evaso Personale = € 250.000 ,00 Funzionamento = € 50.000,00 Roma, 7 ottobre 2010 10.000 30,00 € Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 3. L’architettura del controllo di gestione Numero di output nel periodo I5 (output/gg) Descrizione Con riferimento al processo del Registro Imprese “cancellazioni d’ufficio” = Giorni uomo consuntivati su quello specifico processo GG personale consuntivate N. canc. d’ufficio 200 Roma, 7 ottobre 2010 500 Indicatore 2,5 cancellazioni/gg Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 3. L’architettura del controllo di gestione I6 (unità di tempo) = Somma dei tempi di attraversamento Totale pratiche lavorate Descrizione Tempo medio di evasione delle pratiche Somma dei tempi di evasione N. Pratiche evase 200 gg Roma, 7 ottobre 2010 4000 Indicatore 0,05 gg/pratica Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 3. L’architettura del controllo di gestione I7 (%) = N. Pratiche in uno specifico “stato” di OUTPUT Totale pratiche in INPUT Descrizione Tasso di sospensione N. protiche INPUT N. Pratiche “sospese” 5000 Roma, 7 ottobre 2010 2500 Indicatore 50% Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 3. L’architettura del controllo di gestione REPORTING ELABORATORE INDICATORI DATAWAREHOUSE DEL CONTROLLO DI GESTIONE VOLUMI Sistemi transazionali Protocollo IN/OUT ORE SPESE Sistemi Rilevazione attività TEMPI ATTRAVERSAMENTO Sistemi transazionali Protocollo IN/OUT Roma, 7 ottobre 2010 COSTI DIRETTI Contabilità Analitica CSI Sistema monitoraggio soddisfazione utenza Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. Alla ricerca di una standardizzazione che favorisca il confronto costruttivo IL PORTAFOGLIO ATTIVITA’ Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 4. Il portafoglio attività: i processi Funzioni Istituzionali A. Segreteria generale e organi istituzionali Servizi Processi A.1. Affari generali A.1.1. Archiviazione A.1.2. Protocollazione posta in entrata A.1.3. Protocollazione posta in uscita A.2.1.Gestione agenda appuntamenti A.2. Segreteria SG e Presidente A.3. Segreteria Organi Istituzionali A.4. Pianificazione e Controllo A.5. Comunicazione Istituzionale A.2.2. Supporto segretariale A.3.1. Preparazione atti deliberativi A.3.2. Organizzazione riunioni Organi A.4.1. Supporto al processo di pianificazione A.4.2. Supporto alla definizione del piano delle performance A.4.3 Monitoraggio e controllo delle KPI A.5.1. Marketing istituzionale A.5.2. Comunicazione esterna A.5.3. Gestione sito internet istituzionale Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 4. Il portafoglio attività: i processi Funzioni Istituzionali B. Servizi di Supporto Servizi B.1 Ragioneria Processi B.1.1. Contabilità B.1.2. Bilancio B.1.3. Imposte, tributi e tasse B.2 Personale B.2.4. Gestione conti correnti B.2.1. Trattamento economico B.2.2. Trattamento giuridico e relazioni sindacali B.2.3. Trattamento previdenziale B.2.4. Selezione, formazione e sviluppo B.3 Provveditorato B.2.5. Comunicazione Interna B.3.1. Acquisto beni e servizi B.3.2. Gestione beni mobili e immobili e inventario B.3.3. Gestione minute spese B.4 Diritto Annuale B.3.4. Gestione informatica B.4.1. Gestione D.A. B.4.2. Gestione Ruoli D.A. Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 4. Il portafoglio attività: i processi Funzioni Istituzionali C. Servizi Anagrafici e di regolazione del mercato Servizi Processi C.1 Conciliazione e arbitrato C.2. Attività regolamentativa e tutela del consumatore C.1.1. Gestione conciliazioni C.1.2. Gestione Arbitrati C.2.1. Borsa merci e sale di contrattazione C.2.2. Gestione listini prezzi C.2.3. Accertamento e raccolta usi e consuetudini C.2.4. Predisposizione e promozione contratti tipo C.2.5. Verifica clausole inique e vessatorie C.2.6. Verifica pubblicità ingannevole C.2.7. Concorsi a premio C.2.8. Gestione prodotti agroalimentari C.3 Marchi e brevetti C.2.9. Gestione ambiente C.3.1. Registrazione Marchi e Brevetti C.3.2. Gestione ricerche di anteriorità Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 4. Il portafoglio attività: i processi Funzioni Servizi Istituzionali C. Servizi C.4 Attività ispettiva e Anagrafici e di vigilanza sul mercato regolazione del mercato Processi C.4.1. Ispezioni metriche C.4.2. Verifiche metriche C.4.3. Certificazione e autorizzazione laboratori, centri tecnici-officine, e rilascio conformità metrologica produttori C.4.4. Attività ispettiva sicurezza ed etichettatura C.5 Protesti C.4.5. Procedimenti sanzionatori C.5.1. Istanze di cancellazione / sospensione C.5.2. Pubblicazione elenchi protesti C.6 Sportello C.5.3. Richiesta abbonamento elenco protesti C.6.1. Rilascio visure, certificati, elenchi e copia atti C.6.2. Rilascio documenti a valere per l'estero C.6.3. Vidimazione libri e registri C.6.4. Rilascio attestazione parametri economici per nulla osta attività extracomunitari Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 4. Il portafoglio attività: i processi Funzioni Servizi Processi Istituzionali C. Servizi C.7 Sanzioni (II grado) Anagrafici e di regolazione del mercato C.8 Registro Imprese C.7.1. Ordinanze C.7.2. Contenziosi C.7.3. Ruoli esattoriali C.8.1. Iscrizione nel R.I. e nel R.E.A. di atti / fatti su istanza di parte (iscrizioni, modifiche e cancellazioni) C.8.2. Iscrizioni, modifiche e cancellazioni d’ufficio C.8.3. Accertamento infrazioni amministrative C.9 Albo artigiani C.8.4. Supporto altre istituzioni per ricerche dati su RI C.9.1. Annotazione nel R.I. e iscrizione all'A.I.A. su istanza di parte C.9.2. Attività e segreteria C.P.A. C.10 Albi e ruoli C.9.3. Accertamento infrazione amministrativa C.10.1. Rilascio licenze e autorizzazioni C.10.2. Gestione esami Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 4. Il portafoglio attività: i processi Funzioni Istituzionali D. Promozione, Studi, formazione e informazione economica Servizi Processi D.1 Studi e statistica D.1.1. Informazione economica D.1.2. Rilevazioni statistiche per altri committenti D.1.3. Osservatori e gruppi lavoro economia Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 4. Il portafoglio attività: i progetti Priorità Programmi strategiche 1. Internazionaliz 1.1. Partecipazione a fiere zazione 1.2. Incoming 1.3. Formazione e ricerca Progetti 1.1.1. Fiera Internazionale “xxx” 1.1.2. Fiera Internazionale “yyy” 1.1.3. Fiera Internazionale “zzz” 1.2.1. Incoming buyer Paese 1 1.2.2. Incoming buyer Paese 2 1.3.1. Workshop approfondimento Paese 1 e Paese 2 1.3.2. Master interaziendale per la formazione e lo sviluppo professionale dell’Export Manager 1.4 Servizi per l’export 1.4.1. Tutorship commercio estero Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 4. Il portafoglio attività: i progetti Priorità strategiche 2. Innovazione Programmi 2.1. Sostegno all’innovazione Progetti 2.1.1. Contributi a favore della registrazione di marchi e brevetti 3. Sviluppo nuove 3.1. Imprenditoria imprese giovanile 2.1.2. Workshop “la ricerca universitaria incontra le imprese” 3.1.1. Contributi a sostegno dello sviluppo di imprese giovanili 3.2. Imprenditoria femminile 3.1.2. Servizi a sostegno dello start-up di nuove imprese 3.1.1. Contributi a sostegno dello sviluppo di imprese femminili 4. Sostegno alle imprese 4.1. Credito 3.1.2. Servizi a sostegno dello start-up di nuove imprese 4.1.1. Fondi per la riassicurazione del credito alle imprese 4.1.2. Formazione alle imprese: “la gestione finanziaria” Roma, 7 ottobre 2010 Workshop per Segretari Generali Il ciclo di gestione della performance nelle C.C.I.A.A. 4. Il portafoglio attività: i progetti Priorità Programmi strategiche 5. Automazione e 5.1. Smaterializzazione multicanalità dei flussi informativi dei servizi camerali 5.2. Multicanalità Progetti 5.1.1. Protocollo informatico e archiviazione sostitutiva 5.1.2. Informatizzazione procedure amministrazione interna 5.2.1. Sportello telematico dei servizi ambientali 5.2.2. Sportello multicanale 6. Nuove competenze istituzionali 6.1. Arbitrato e conciliazione 6.1.1. Potenziamento della struttura 6.1.2. Piano di marketing e comunicazione dei servizi camerali di arbitrato e conciliazione 7. Miglioramento 7.1. Formazione e continuo sviluppo del personale 7.1.1. Seminari di formazione e sviluppo manageriale per PO e dirigenti 7.1.2. Progetto di attuazione legge 150/2009 Roma, 7 ottobre 2010
