LA POSTA ELETTRONICA

LA POSTA ELETTRONICA
Come funziona
l’e-mail
La posta elettronica consente lo scambio di messaggi fra
utenti di uno stesso computer o di computer diversi ed è stata
storicamente uno dei primi servizi forniti da Internet.
I messaggi hanno un formato standard composto
essenzialmente da:
¾ l’intestazione (header), comprendente l’indirizzo del
mittente Da: (sender) e del destinatario/i A: (recipient) nella
forma nomeutente@nomemacchina, l’argomento (subject),
la data e l’ora di spedizione;
¾ il corpo (body) che contiene il testo del messaggio;
¾ eventuali allegati.
Per inviare e ricevere i messaggi occorre un accesso a
Internet e una casella di posta elettronica personale. Ogni
utente ha il suo indirizzo (es. [email protected]) che
corrisponde a una specifica casella postale. In pratica si tratta
di uno spazio su un computer centrale nel quale i messaggi
che vengono via via spediti all’indirizzo indicato, sono
depositati in modo automatico, in attesa della lettura del
destinatario.
E' possibile accedere alla propria casella di posta
1. via Web da qualsiasi computer connesso a Internet,
utilizzando un normale browser come Internet Explorer o
Nescape Navigator
2. tramite un programma di posta elettronica (Outlook,
Outlook Express-offre le funzionalità per abbonarsi ai
newsgroup-, Netscape Messenger, Eudora,…).
In entrambe le modalità, si compone e si spedisce il
messaggio elettronico che, tramite la linea di trasmissione,
raggiungerà l’indirizzo del provider del mittente. Il provider
provvederà, tramite le connessioni di Internet, alla consegna
del messaggio alla mailbox del destinatario, accessibile al
primo collegamento alla rete di quest’ultimo. (N.B.: le
mailbox sono situate su server accesi 24 ore su 24)
La gestione dei messaggi si effettua tramite due programmi:
MTA (Mail Transport Agent) e MUA(Mail User Agent) che,
su una rete TCP/IP, utilizzano generalmente i protocolli
sottoelencati, che governano le spedizioni e le ricezioni dei
messaggi di posta:
¾ SMTP (Invio-Simple Mail Transfer Protocol) per la
consegna remota dei messaggi. E’ il servizio TCP che
rimane in ascolto, di default, sulla porta 25 di un server.
¾ POP3 (Ricezione-Post Office Protocol v.3) e IMAP
(Interactive Mail Access Protocol) che consentono di leggere
tramite computer client i messaggi arrivati sul server di posta
elettronica.
POP e IMAP possono essere impiegati con i più comuni
programmi di posta elettronica. Si utilizza POP, che è stato
Avviare e
configurare
Outlook
pensato per un uso off-line, quando si vuole scaricare la posta,
ossia rimuovere i messaggi che vengono prelevati dalla
mailbox sul server mail (remove from the server). Si utilizza
IMAP, in modalità on-line, quando si vuole accedere al mail
server da qualunque postazione client: in questo caso i
messaggi rimangono sul mail server (leave on the server).
Lanciare il client in uno dei seguenti modi:
‰ doppio clic sull’icona sul desktop
‰ clic sul pulsante Avvia Outlook Express sulla Barra
degli strumenti Avvio veloce della barra delle
applicazioni
‰ da Start/Programmi/Outlook Express
L’aspetto della finestra dipende dalle impostazioni
dell’opzione Layout del sottomenu Visualizza.. della Barra
dei menu di Outlook Express ed è personalizzabile.
Creazione dell’account :profilo utente che corrisponde a
un indirizzo e a una casella di posta elettronica.
Dalla Barra dei menu di Outlook Express → Strumenti →
Account …→ cliccare sul bottone Aggiungi… e nel menu a
discesa che compare, selezionare Posta elettronica…
¾ I° finestra: nella casella di testo digitare il nome
dell’utente, premere AVANTI
¾ II° finestra: nella casella di testo digitare l’indirizzo di
posta elettronica nella forma username@nomemacchina,
premere AVANTI
¾ III° finestra: il protocollo da impostare per il server della
posta in arrivo è generalmente POP3; i nomi dei server della
posta in arrivo (protocolli POP3, IMAP…) e in uscita
(SMTP) si trovano sul foglio di registrazione del Provider
che indica i parametri per l’utilizzo dei servizi. Ad es. per
INWIND il nome di SMTP server è mail.inwind.it, di POP
server è popmail.inwind.it; premere AVANTI
Creare un
messaggio
¾ IV° finestra: nelle caselle di testo digitare rispettivamente
l’ account e la password -che può essere memorizzata-,
premere AVANTI.
¾ Nell’ultima finestra verranno salvate le impostazioni.
Per creare un messaggio si può utilizzare l’icona
corrispondente sulla Barra degli strumenti di Outlook
Express nella finestra principale dell’applicazione, o
selezionare dalla Barra dei menu di Outlook Express
→File →Nuovo→Messaggio di posta.
Si apre la finestra Nuovo(Messaggio): nelle caselle di testo
che compaiono sopra la zona destinata a contenere il corpo del
messaggio, andranno indicati:
¾ nel campo contrassegnato con A: l’e-mail del
destinatario
¾ nel campo contrassegnato con Cc: l’e-mail di altri
eventuali destinatari.
¾ nel campo contrassegnato con Ccn: l’e-mail di
eventuali destinatari che saranno nascosti agli altri
utenti destinatari: l’opzione viene utilizzata per inviare
copie riservate.
N.B.: cliccando sui pulsanti sopra indicati si apre la finestra
Selezione destinatari nella quale è possibile selezionare,
disponendo di una eventuale rubrica, i destinatari del
messaggio e le modalità di trasmissione del messaggio stesso.
Biglietti da visita: il modo più veloce per scambiare
informazioni sui contatti tramite Internet consiste nell'allegare
un biglietto da visita ai messaggi di posta elettronica. Il
biglietto da visita contiene informazioni sull'utente ricavate
dalla Rubrica. Procedimento:
‰ dalla Barra dei menu di Outlook Express→
Strumenti→Opzioni: nella finestra che compare
scegliere la scheda Composizione e nella casella di
gruppo Biglietti da visita selezionare il contatto,
cliccare sul pulsante Modifica… e procedere nella
compilazione degli appositi campi testo.
‰ dalla Barra dei menu della finestra Nuovo
(messaggio)→ Inserisci →Biglietto da visita:
Copiare spostare
cancellare
Inviare un
messaggio
Rispondere a un
messaggio
comparirà l’icona
a fianco del campo da: che
conterrà le informazioni dettagliate precedentemente
impostate.
¾ Il campo Oggetto ha lo scopo di guidare brevemente al
contenuto dell’e-mail. Il contenuto del campo oggetto
diventerà il nome della barra del titolo della finestra del
messaggio.
¾ Attraverso la procedura detta di Attachment è possibile
allegare file al messaggio: è sufficiente selezionare dalla
Barra dei menu della finestra Nuovo(messaggio)→
Inserisci→Allegato.. e nella finestra di dialogo che
compare, cercare il file utilizzando eventualmente il menu
a discesa di Cerca in: poi fare clic su Allega ( o su
Annulla per annullare l’operazione). Oppure utilizzare
l’icona corrispondente presente sulla Barra degli
strumenti della finestra Nuovo (messaggio).
¾ Si può inoltre impostare la priorità per guidare il
destinatario a una lettura sollecita del messaggio: cliccare
sul pulsante Priorità della Barra degli strumenti
standard o selezionare dalla Barra dei menu della finestra
Nuovo (messaggio)→Messaggio→Imposta priorità. Di
default il valore è impostato su Normale.
Facendo uso della Guida (pulsante ?) della Barra dei
menu di Outlook, è possibile, con opportuna ricerca,
visualizzare le icone che indicano la priorità dei messaggi,
se i messaggi hanno file allegati e se sono contrassegnati
come già letti o da leggere.
¾ E’ possibile utilizzare il correttore ortografico fornito nella
suite Office. Procedimento: Barra dei menu della finestra
Nuovo(messaggio)→Strumenti→Controllo ortografia
(oppure premere il tasto F7) procedere nella correzione
eventuale dei termini proposti, agendo sui bottoni
corrispondenti (Ignora, Cambia, Annulla…) o utilizzare
l’icona corrispondente della Barra degli Strumenti.
E’ possibile intervenire all’interno dei messaggi con le
funzioni di Taglia(CTRL+X) Copia(CTRL+C)
Incolla(CTRL+V) del menu →Modifica su porzioni di testo
provenienti anche da altre applicazioni.
¾ Per inviare un messaggio si può agire sul pulsante
Invia della Barra degli strumenti della finestra Nuovo
(messaggio) o selezionare dalla Barra dei menu →File
→ Invia Messaggio (CTRL+INVIO); l’opzione Invia in
seguito consente la creazione di più messaggi off-line e la
loro collocazione nella cartella Posta in uscita da cui
partiranno per la loro destinazione quando, una volta
connessi, si attiverà il pulsante Invia/Ricevi della Barra
degli strumenti.
Il doppio click del mouse su un messaggio apre la sua finestra
di composizione.
Leggere un
messaggio
¾ La funzione Rispondi consente di rispondere al
mittente senza dovere digitare il suo indirizzo: cliccare sul
pulsante corrispondente alla funzione, contenuto nella
Barra degli strumenti della finestra di composizione :
questo produce l’apertura di una nuova finestra che,
davanti al titolo del campo oggetto, porta la sigla Re:. Il
testo del messaggio ricevuto, (dipendentemente da come è
settata l’opzione corrispondente del menu
Strumenti→Opzioni→Invio), contrassegnato, viene
riportato, ma può essere eliminato. Il testo della risposta
può essere aggiunto.
¾ La funzione Rispondi a.. consente di rispondere alla
lista dei destinatari del messaggio ricevuto, senza dover
scrivere un messaggio singolarmente ad ogni membro.
¾ La funzione Inoltra consente di spedire il messaggio
ricevuto da un mittente ad un altro destinatario: questo
produce l’apertura di una finestra che, davanti al titolo del
campo oggetto, porta la sigla Fw: (forward).
N.B.: in alternativa all’uso dei pulsanti della Barra degli
strumenti, gli stessi comandi sono opzioni del sottomenu
Messaggio della Barra dei menu della finestra corrispondente
al messaggio da inviare.
¾ La funzione Inoltra come allegato presente nel
sottomenu Messaggio della Barra dei menu, consente di
spedire, sottoforma di allegato, il messaggio ricevuto al
destinatario.
I mailer, ossia i programmi destinati alle gestione della posta
elettronica, permettono la gestione di più account: in questo
caso per leggere la posta di un singolo utente utilizzare la
voce corrispondente del sottomenu a discesa Invia e ricevi
dell’opzione Strumenti della Barra dei menu di Outlook
Express.
Tutti i nuovi messaggi si trovano nella cartella Posta in
Usare
l’indirizzario
arrivo: agendo con il click del mouse è possibile selezionare
la cartella e il messaggio che interessa. Icone a fianco dei vari
messaggi guidano nell’interpretazione della natura del
messaggio medesimo: se è già stato aperto, se porta file in
attachment….
È possibile controllare in diversi modi i messaggi di posta
elettronica e di news ricevuti in Outlook Express. È possibile
evitare di ricevere messaggi da determinate persone,
nascondere conversazioni indesiderate e tutelarsi contro
messaggi di posta pericolosi attraverso l’impostazione di
livelli di protezione, modificando in modo opportuno le
Regole messaggi del sottomenu Strumenti della Barra dei
menu. Ad esempio, se non si vogliono più ricevere mail da
un determinato indirizzo, si può bloccare il mittente.
Procedimento: selezionare dalla Barra dei menu di Outlook
Express →Messaggio/Blocca Mittente: i Mittenti bloccati si
potranno visualizzare dall’opzione Strumenti→Regole
messaggi→ Elenco mittenti bloccati..: la scheda Mittenti
bloccati ne consentirà la gestione.
Nel caso un E-mail non possa venire consegnato,
esso viene rinviato al mittente come se fosse stato spedito da
un ipotetico MAILERDAEMON@nomemacchina, dove
nomemacchina specifica il nome del computer che ha
riscontrato il problema; nel corpo del messaggio compaiono
alcuni messaggi di errore che possono orientare sulla causa
del malfunzionamento.
Il pulsante Rubrica della Barra degli strumenti,(oppure
dalla Barra dei menu→Strumenti→ Rubrica) apre la finestra
corrispondente, che mostra gli indirizzi di posta elettronica
memorizzati e consente la creazione di nuove schede.
Per aggiungere un indirizzo all’elenco occorre fare
click sul pulsante Nuovo e selezionare Nuovo contatto nel
menu a tendina che compare oppure scegliere la voce
corrispondente del menu File della Barra dei menu. Si apre la
finestra Proprietà
che consente la personalizzazione della scheda del nuovo
corrispondente, premere il pulsante Aggiungi per archiviarlo
nell’elenco.
Si può direttamente aggiungere alla rubrica il mittente di un
messaggio ricevuto, scegliendo l’opzione Aggiungi il
mittente alla Rubrica del menu che si apre con un click del
bottone destro del mouse sulla selezione.
Per eliminare una voce dell’elenco, dopo averla selezionata,
cliccare sull’icona corrispondente della Barra degli strumenti
di Rubrica, oppure selezionare il comando File/Elimina della
Barra dei menu, o agire sul comando Elimina del menu che
si attiva con il click del pulsante destro del mouse sulla
selezione.
Creare una lista di indirizzi
È possibile creare una lista da utilizzare per inviare lo stesso
messaggio contemporaneamente a più destinatari. È
sufficiente creare un nome di gruppo e quindi aggiungere al
gruppo i singoli contatti.
Procedimento:
¾ Nella Rubrica selezionare la cartella in cui si desidera
creare un gruppo (si può infatti creare cartelle da Nuovo
sulla barra degli strumenti e quindi su Nuova cartella..). Fare
clic su Nuovo sulla barra degli strumenti e quindi su Nuovo
gruppo.
¾ Verrà visualizzata la finestra di dialogo Proprietà. Nella
casella Nome gruppo digitare il nome del gruppo.
Per aggiungere utenti a un gruppo è possibile procedere in
diversi modi:
1. fare clic sul pulsante Seleziona: nella finestra
Seleziona i membri del gruppo che si apre, fare clic
su un nome nell'elenco della Rubrica poi sul pulsante
Seleziona→
→.
2. Per aggiungere direttamente una persona al gruppo
senza aggiungere il nome alla Rubrica, digitare il
nome e l'indirizzo di posta elettronica nella parte
inferiore della finestra di dialogo Proprietà e quindi
fare clic su Aggiungi.
3. Per aggiungere una persona sia al gruppo che alla
Rubrica, fare clic su Nuovo contatto e inserire le
informazioni necessarie.
È possibile creare più gruppi e aggiungere uno stesso contatto
a gruppi diversi semplicemente utilizzando il drag and drop.
Per accedere alla lista ai cui membri inviare lo stesso
messaggio, cliccare sul pulsante A: della testa del messaggio:
si apre la finestra Selezione destinatari
da cui sarà possibile selezionare il gruppo e indirizzarlo con il
pulsante specifico. Oppure, quando si inviano i messaggi,
digitare il nome del gruppo direttamente nella casella A: .
E’possibile l’aggiornamento automatico dell’
indirizzario. Procedimento: dalla Barra del menu
→Strumenti → Opzioni : scegliere la scheda nominata Invio,
selezionare; Aggiungi automaticamente i destinatari delle
risposte alla Rubrica.
Se si vuole aggiungere un solo nome, deselezionare l’opzione
sopraindicata poi aprire il messaggio che contiene l’indirizzo
da aggiungere alla Rubrica, cliccare sul nome con il pulsante
destro del mouse e su Aggiungi il mittente alla rubrica.,
oppure nella cartella Posta in arrivo fare clic con il tasto
destro del mouse sul messaggio, poi scegliere l’opzione
Aggiungi il mittente alla rubrica nel menu di scelta rapida
Messaggi a più
indirizzi
Organizzare i
messaggi
Rispondere a un messaggio usando una lista di
distribuzione
Si realizza con questa procedura:
¾ Cliccare su Nuovo messaggio
¾ cliccare sul campo a:
¾ scegliere il gruppo dalla finestra Selezione destinatari e
con il doppio clic inserirlo nella casella Destinatari del
messaggio
¾ Confermare con OK. Premendo il pulsante Invia , il
messaggio digitato verrà inviato a tutti i membri della
lista.
All’interno della finestra di Outlook express, attraverso la
barra posta sopra i messaggi è possibile ordinare la
corrispondenza secondo vari criteri: con un clic sull’area
corrispondente si possono ordinare rispetto alla data,
all’oggetto, al mittente…con un secondo clic si può definire
l’ordine crescente o decrescente …Oppure utilizzare le voci
corrispondenti del menu Visualizza.
Cercare un messaggio: si utilizza la funzione Trova
cliccando sul pulsante corrispondente della barra degli
strumenti standard.
Per eliminare un messaggio premere il pulsante elimina
sulla Barra degli strumenti standard (oppure dal menu File
→Elimina). Gli oggetti vengono trasferiti nella cartella Posta
eliminata che equivale al Cestino del desktop di Windows
Si possono creare sottocartelle locali in cui riporre i
messaggi in relazione ai mittenti e/o al loro contenuto…:
selezionare Cartelle locali nel frame di sinistra della finestra
di Outlook , dal menu File →Cartella → Nuova e nella
finestra di dialogo Creazione nuova cartella che compare
digitare il nome da attribuirle. Eventualmente spostare i
vari messaggi da Posta in arrivo a Nuova cartella
tramite drag and drop, oppure selezionare il messaggio, poi
dalla Barra dei menu →Modifica → Sposta nella cartella
selezionare la cartella e confermare.
Che cos’è una
mailing list
Che cos’è un
newsgroup
E’ una lista di indirizzi E-mail ( a cui è necessario iscriversi)
caratterizzata dall’appartenere a persone con interessi in
comune che comunicano tramite posta elettronica. Ogni volta
che qualche membro della lista invia un messaggio in una
mailing list, questo viene distribuito nella casella e-mail di
ogni membro della lista. Tutto questo traffico è gestito
automaticamente da programmi chiamati mailing list
managers (MLMs), tra cui i più usati sono: Listserv e
Majordomo.
Il funzionamento della lista si basa sull’uso di due diversi
indirizzi di posta elettronica: l’indirizzo del listserver (che
riceve l’iscrizione alla lista, le dimissioni…) e l’indirizzo
della lista a cui devono essere spediti i messaggi indirizzati a
tutti gli iscritti. Di solito per iscriversi a una mailing list
occorre scrivere al listserver un messaggio che porta il campo
Oggetto vuoto e il cui testo è : subscribe nomelista. Per
annullare la propria iscrizione bisogna scrivere un nuovo
messaggio che porti come testo unsubscribe nomelista.
Per trovare liste sul Web si può utilizzare il database
www.liszt.com che consente ricerche per parole chiave e
www.cilea.it/maillist che contiene elenchi di liste e
informazioni al riguardo.
Come la mailing list è un luogo dove esprimere le proprie
opinioni e discutere con altri utenti. Rispetto alle mailing list
ha il vantaggio di consentire l’accesso anche senza essere
iscritti, inoltre gli articoli dei newsgroup sono conservati su
appositi news server e non intasano la casella postale. Gli Url
delle news sono del tipo news:nomegruppo . Esempio
news://news.iol.it/it.arti.cartoni in questo caso si potrà
leggere il newsgroup it.arti.cartoni sul server news.iol.it.
L’insieme dei newsgroup è designato con il nome Usenet.
Il motore di ricerca DejaNews, www.deja.com /usenet, ne
consente la ricerca attraverso l’uso di parole chiave
Per approfondimenti visitare i siti:
http://www.servervirtuali.com/assistenza/glossario_ah.htm
Semplice glossario
http://www.networkingitalia.it/tcp/
Specialisti della rete
http://www.unimi.it/divsi/posta/default.htm
Il Corso è stato realizzato dalla Divisione Sistemi Informativi ad uso dell'Università degli Studi di
Milano. Vengono analizzati i principali programmi di utilizzo della posta elettronica, Outlook
express ed Eudora, illustrandone l’interfaccia grafica e prendendo in esame le funzioni principali di
rubrica, allegati, utilizzo delle cartelle
http://home.unical.it/ccuc/documenti/
http://www.vivoscuola.it/configurazioni/posta.asp
Entrambi i siti mostrano l’impostazione di un Client di posta elettronica
http://www.in-it.com/free/99-05.htm
Ancora sulla posta elettronica