approvvigionamento - Liceo Statale "Erasmo da Rotterdam"

LICEO ERASMO DA ROTTERDAM
APPROVVIGIONAMENTO
Ambito funzionale
Gestione delle risorse
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Liceo ERASMO DA ROTTERDAM
PQ6approvvigionamento_REV_02_2016
INDICE
1.1
OBIETTIVO
1.2
CAMPO D’APPLICAZIONE
1.3
RESPONSABILITÀ
1.4
FASI OPERATIVE PER L’ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI E
L’ESECUZIONE DI LAVORI
1.5
CONTROLLI AL RICEVIMENTO
1.6
SELEZIONE E QUALIFICA FORNITORI
1.7
VALUTAZIONE FORNITORI
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Liceo ERASMO DA ROTTERDAM
PQ6approvvigionamento_REV_02_2016
1.1
OBIETTIVO
Scopo di questa procedura è definire le regole per gestire le varie fasi del processo
che porta dalla rilevazione di bisogni all’acquisto di beni o servizi, nel rispetto della
normativa nazionale (in particolare D.L.vo 163/2006 e D.I. 44/2001).
In particolare la procedura rappresenta l’atto amministrativo che individua
preventivamente, come previsto dall’articolo 125 comma 10 del D.L.vo 163 e dall’art.
330 del DPR 207/2010, le tipologie di beni e servizi e i limiti di importo per i quali è
ammessa l’acquisizione in economia.
La procedura definisce inoltre quali sono i criteri cui bisogna attenersi per valutare in
modo oggettivo e quantificabile tutti i fornitori cui si rivolge il Liceo “Erasmo da
Rotterdam”, fatta eccezione per quelli cui ci si rivolge sulla base di una convenzione
da loro sottoscritta con CONSIP.
La valutazione è necessaria per garantire una piena rispondenza dei prodotti alle
specifiche fornite al momento dell’ordine e per motivare, quando necessario,
l’esclusione di potenziali fornitori dall’invito a presentare offerte.
Gli obiettivi che si vogliono raggiungere sono i seguenti:




garantire la coerenza tra il procedimento amministrativo e le norme cogenti di
riferimento
essere sicuri che i documenti di acquisto siano completi di tutte le informazioni
necessarie a identificare il lavoro/bene/servizio ordinato
monitorare le prestazioni dei fornitori
utilizzare fornitori di prodotti e/o servizi qualificati per l’acquisto di lavori, beni e
servizi che possono influenzare la qualità del servizio erogato
1.2 CAMPO D’APPLICAZIONE
La presente procedura si applica alle attività di selezione e valutazione di tutti i
fornitori, ad eccezione di quelli cui ci si rivolge sulla base di una convenzione da loro
sottoscritta con CONSIP, nonché alla gestione degli ordini di approvvigionamento.
Sono considerati fornitori del Liceo “Erasmo da Rotterdam” aziende e/o professionisti
che forniscono lavori, beni o servizi, per uso interno o per il servizio erogato
all’utenza, che influenzino la qualità dei servizi offerti.
1.3 RESPONSABILITÀ
La Direzione e il DSGA sono responsabili della valutazione delle capacità dei fornitori
di soddisfare le esigenze del Liceo “Erasmo da Rotterdam” e di rispettarne le
specifiche richieste.
È compito della Direzione attivare il procedimento amministrativo che porta
all’acquisto; della Segreteria la predisposizione e verifica dei moduli di acquisto in
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modo da evitare errori e/o disguidi con il fornitore. Tutti gli ordini effettuati a fornitori
vengono sottoscritti per autorizzazione dalla Direzione.
È compito della Segreteria tenere aggiornato con procedura informatizzata il
PQ6_MOD1elenco fornitori.
Responsabilità del DSGA è predisporre che vengano eseguiti i controlli sui lavori, beni
e/o servizi ricevuti secondo quanto definito nella presente procedura, al fine di poter
valutare con indicatori oggettivi la qualità dei fornitori.
1.4
FASI OPERATIVE PER L’ACQUISIZIONE DI BENI E
SERVIZI E L’ESECUZIONE DI LAVORI
Le richieste di acquisto di beni/servizi vengono formulate dagli interessati alla
Direzione utilizzando la scheda PQ6_MOD2Richiesta acquisto beni/servizi. La Direzione
verifica la completezza dei dati, la compatibilità con la dotazione finanziaria prevista
nel programma annuale e la coerenza dell’acquisto con le priorità strategiche
dell’Istituto; in caso di esito positivo di tale verifica la Direzione attiva la procedura di
acquisto predisponendo una determina di contrarre, in cui vengono individuati gli
elementi essenziali del contratto che verrà stipulato e i criteri di selezione degli
operatori economici e delle offerte; la determina viene quindi trasmessa alla DSGA per
la gestione delle successive fasi.
Nella predisposizione della determina di contrarre la Direzione dichiara di avere
accertato se esista o meno una convenzione CONSIP attiva relativamente ai beni,
servizi o lavori oggetto dell’acquisto; nel solo caso di assenza di convenzione attiva
farà riferimento alle seguenti regole, che individuano preventivamente l’oggetto
e i limiti di importo delle singole voci di spesa per procedere ad acquisti in
economia ai sensi dell’art. 125 del D.L.vo 163/2006:
1. possono essere eseguiti mediante procedura in economia, secondo gli importi
finanziari indicati al punto 3, i seguenti lavori:
 lavori di manutenzione degli edifici dell’Istituto Scolastico di modesta entità e
non gestiti dall’Ente Locale competente;
 lavori finanziati da interventi approvati nell’ambito di Programmi Operativi a
finanziamento UE (es. PON “Per la Scuola: Competenze e Ambienti per
l’apprendimento”).
Gli importi devono intendersi al netto d’IVA;
2. possono essere acquisiti mediante procedura in economia, secondo gli importi
finanziari indicati al punto 3, i seguenti beni e servizi:
 mobili, arredi, suppellettili di ufficio e manutenzione degli stessi;
 interventi di disinfestazione e derattizzazione; spurghi rete fognaria interna;
 gestione sito web dell’Istituto;
 articoli di cancelleria;
 materiali di pulizia e igienici;
 hardware (dispositivi, manutenzione degli stessi, materiali di consumo
connessi, canoni di noleggio) e software (software di base, didattico e
gestionale, comprese licenze d’uso);
 libri scolastici e non; riviste;
 viaggi di istruzione in Italia e all’estero; soggiorni studio all’estero; servizi di
autotrasporto per uscite didattiche;
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Gli importi devono intendersi al netto d’IVA;
3. il Liceo “Erasmo da Rotterdam”, per l’affidamento di lavori, servizi e forniture
riconducibili alle tipologie elencate ai punti 1 e 2, sceglie la procedura da seguire
in relazione al costo previsto: per importi fino a € 2.000,00 (o limite
preventivamente fissato dal Consiglio d’Istituto) procede ad affidamento
diretto, come previsto dall’art. 34 D.I. 44/2001; per importi superiori a tale
limite e fino a € 39.999,99 applica la disciplina comparativa di cui all’art. 34 del
D.I 44/2001; per importi da € 40.000,00 a € 133.999,99 per servizi e
forniture e da € 40.000,00 a € 200.000,00 per lavori, applica la procedura di
cottimo fiduciario, ai sensi dell’art.125 D.Lgs 163/2006;
4. la procedura comparativa di cui all’art. 34 del D.I. 44/2001 si attua mediante
comparazione di almeno 3 offerte presentate da operatori economici, individuati
prioritariamente attraverso il MePA (Mercato Elettronico della Pubblica
Amministrazione) o, in subordine, sulla base di indagini di mercato. L’invito di
più operatori è escluso quando non sia possibile acquisire da altri fornitori il
medesimo bene sul mercato di riferimento;
5. la procedura di cottimo fiduciario prevede l’invito di almeno 5 operatori
economici, se sussistono in tale numero soggetti idonei, individuati come al
punto precedente;
6. ciascuna determina di contrarre deve esplicitare, per le procedure indicate ai
punti 4 e 5, i criteri che verranno utilizzati per scegliere i potenziali fornitori da
invitare nel caso fossero in numero maggiore del necessario; deve inoltre
esplicitare il criterio di aggiudicazione (prezzo più basso o offerta
economicamente più vantaggiosa);
7. è vietato l’artificioso frazionamento dell’acquisizione di beni, servizi o lavori allo
scopo di farli rientrare nei limiti di spesa di cui al punto 3;
8. la determina di contrarre che indice la procedura in economia individua il
Responsabile Unico del Procedimento, ai sensi della normativa vigente in materia,
e prevede che vengano richiesti dal DSGA nei casi previsti CUP (Codice Unico di
Progetto) e CIG (Codice Identificativo di Gara).
Il DSGA attesta con una propria dichiarazione inserita nel modello di determina di
contrarre la copertura finanziaria dell’importo di spesa previsto per l’acquisto.
Il DSGA procede quindi all’indagine di mercato per l’individuazione di almeno 5
operatori economici (nel caso di cottimo fiduciario) o di almeno 3 operatori (nel
caso di procedura comparativa), con le modalità indicate sopra ai punti 3, 4 e 5.
Dopo aver individuato gli operatori economici idonei alla svolgimento
dell’affidamento, il DSGA provvederà ad inoltrare agli stessi contemporaneamente la
lettera di invito (Richiesta di Offerta – RdO), contenente i seguenti elementi:
a) l’oggetto della prestazione, le relative caratteristiche e il suo importo massimo
previsto, con esclusione dell’IVA;
b) le garanzie richieste all’affidatario del contratto;
c) il termine di presentazione dell’offerta;
d) il periodo in giorni di validità delle offerte stesse;
e) l’indicazione del termine per l’esecuzione della prestazione;
f) il criterio di aggiudicazione prescelto;
g) gli elementi di valutazione, nel caso si utilizzi il criterio dell’offerta
economicamente più vantaggiosa;
h) l’eventuale clausola che prevede di procedere all’aggiudicazione nel caso
di presentazione di un’unica offerta valida;
i) la misura delle penali, determinate in conformità delle disposizioni del D.Lgs.
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163/06;
j) l’obbligo per l’offerente di dichiarare nell’offerta di assumere a proprio carico tutti
gli oneri assicurativi e previdenziali di legge, di osservare le norme vigenti in
materia di sicurezza sul lavoro e di retribuzione dei lavoratori dipendenti, nonché
di accettare condizioni contrattuali e penalità;
k) l’indicazione dei termini e modalità di pagamento;
l) i requisiti soggettivi richiesti all’operatore, e la richiesta allo stesso di rendere
apposita dichiarazione in merito al possesso dei requisiti soggettivi richiesti.
Nei casi in cui si utilizzi il MePA il DSGA utilizzerà le funzioni messe a disposizione da
tale mercato digitale.
Se il criterio di aggiudicazione prescelto è quello dell’offerta economicamente più
vantaggiosa, si procede, con determina del DS, alla nomina della Commissione
Giudicatrice, ai sensi dell’art.84 del D.Lgs. 163/06. Se invece il criterio di
aggiudicazione prescelto è quello del prezzo più basso, l’apertura delle offerte è
operata dal RUP.
Successivamente si procede alla verifica dei requisiti generali e speciali
dell’operatore economico, considerato il miglior offerente.
L’Istituto Scolastico, decorsi 35 giorni dalla data di comunicazione dell’avvenuta
individuazione del soggetto aggiudicatario, provvede alla stipula del contratto,
salvo nei casi di urgenza, come disciplinato dal D.Lgs. 163/06, nel caso in cui
pervenga una sola offerta o una sola offerta valida e nel caso in cui siano state usate
le funzioni messe a disposizione dal MePA.
Nel caso in cui non siano state utilizzate le funzioni messe a disposizione dal MePA è
compito della Segreteria, con l’eventuale supporto di chi ha formulato la richiesta di
acquisto, compilare il modulo PQ6_MOD3Prospetto comparativo delle offerte per
consentire al DS di effettuare la scelta. Per i casi di particolare articolazione delle
offerte ricevute il prospetto comparativo dovrà essere corredato da un allegato che
espliciti i diversi fattori da considerare per la comparazione.
Una volta effettuata la scelta, la Segreteria può preparare con procedura
informatizzata l’Ordine di Acquisto (OdA) da emettere al fornitore. In ogni richiesta di
lavori, beni o servizi devono essere indicate le seguenti informazioni per evitare
eventuali disguidi con il fornitore:
 data ordine
 numero d'ordine
 protocollo
 riferimento offerta fornitore (se disponibile)
 dati anagrafici del fornitore
 codice del bene/servizio (se esistente)
 descrizione in chiaro del lavoro/bene/servizio
 quantità ordinata (se pertinente)
 prezzo
 modalità di pagamento
 data entro la quale il bene deve essere consegnato/il servizio deve essere erogato/il
lavoro deve essere effettuato (se esplicitata)
I codici del bene/servizio, se indicati, devono essere quelli ripresi dai cataloghi forniti o
dall’offerta ricevuta dal fornitore. La chiarezza negli ordini effettuati implica minori
errori o disguidi e permette controlli immediati al ricevimento del bene ordinato. Su
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tutti gli ordini viene indicato che la Direzione del Liceo “Erasmo da Rotterdam” accetta
la merce consegnata solamente dopo l’effettuazione dei controlli al ricevimento.
Nel Liceo “Erasmo da Rotterdam” gli ordini a fornitori avvengono sempre in forma
scritta, per mail o via fax, con richiesta di conferma d’ordine. Tutti gli ordini sono
annotati con procedura informatizzata sul Riepilogo Ordini; la procedura
informatizzata consente di risalire per ciascun ordine al corrispondente impegno di
spesa e quindi di rilevare se l’ordine è stato evaso o meno. Nel Liceo “Erasmo da
Rotterdam” i possibili prodotti e/o servizi ordinabili a un fornitore vengono classificati
sulla base delle categorie previste dalla vigente normativa sulla contabilità pubblica.
1.5
CONTROLLI AL RICEVIMENTO
Tutti i beni consegnati dai fornitori vengono sottoposti a controlli formali per valutare
la corrispondenza tra DdT, ordine e merce consegnata e a controlli di funzionamento
attraverso apposito collaudo nei casi previsti.
In particolare i controlli da effettuare al ricevimento sono di due differenti tipologie ed
eseguiti in due tempi diversi. All’arrivo, quando vengono scaricati e consegnati dal
trasportatore, devono solamente essere eseguiti i controlli visivi a cura dell’addetto
della Segreteria/portineria che riguardano:
 la corrispondenza con l’ordine emesso
 la corrispondenza con le informazioni contenute nel documento di trasporto, in
particolare per il numero dei colli
 l’integrità della merce
Per consentire l’effettuazione dei controlli direttamente da parte dell’addetto alla
portineria, in caso di assenza di personale di segreteria, copia degli Ordini di Acquisto
(OdA) che prevedono consegna di beni materiali deve essere messa a disposizione
della portineria.
La seconda fase del controllo deve consistere, per beni di valore superiore alla soglia
prevista dalla normativa contabile vigente, nel collaudo da parte di una Commissione
tecnica o di un singolo collaudatore individuato dalla Direzione. Tutti i collaudi eseguiti
devono essere registrati nel documento PQ6_MOD4Verbale di collaudo per avere
sempre garantita traccia di quanto avvenuto. Per beni di valore inferiore il DSGA o un
verificatore individuato dalla Direzione dovrà produrre una certificazione di regolarità
della fornitura.
Tutti i beni che vengono ricevuti a magazzino devono, successivamente al collaudo o
alla certificazione di regolarità, essere inventariati o caricati al facile consumo e,
quindi, assegnati alle funzioni interessate.
Per i servizi la certificazione della regolarità della fornitura è redatta dal DSGA, sulla
base delle informazioni direttamente assunte, di eventuali reclami e, nei casi previsti,
delle relazioni scritte predisposte dai responsabili di progetto.
Dai controlli eseguiti possono scaturire le seguenti non conformità che saranno
registrate sul modulo PQ13_MOD1Segnalazione non conformità per tenerne evidenza:
 per i beni:
 bene deteriorato/danneggiato
 specifiche errate
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



quantità errata
bene non funzionante
eventuale data di scadenza
per i servizi:
 reclami
 mancato rispetto tempi previsti
 mancata corrispondenza tra caratteristiche del servizio erogato e richiesto
 valutazione media inferiore alla soglia predefinita nei questionari di soddisfazione
Il PQ13_MOD1Segnalazione non conformità, qualora compilato da persone diverse dal
DSGA, deve essere fatto pervenire a quest’ultimo perché ponga in essere le azioni
idonee a contestare l’irregolarità al fornitore e ne annoti l’esecuzione sul modulo
medesimo.
1.6 SELEZIONE E QUALIFICA FORNITORI
Ciascun fornitore non già accreditato da CONSIP che fornisca beni/servizi la cui qualità
può impattare sul livello qualitativo dei servizi offerti, deve essere preventivamente
qualificato, ovvero deve poter dimostrare la propria capacità di fornire beni / servizi
che soddisfino tutti i requisiti delle specifiche contenute nell’ordine.
I fornitori del liceo Erasmo da Rotterdam vengono classificati in
1. Scuole di lingua
2. Agenzie di viaggio
3. Cooperative/ONLUS
4. Professionisti
5. Generici
Per tutti i fornitori da qualificare viene compilato il PQ6_MOD5qualifica fornitori
beni/servizi aziende non CONSIP; nella scheda di qualifica è possibile scegliere la
tipologia di fornitore a cui ci si riferisce e in base a questa scegliere gli elementi di
qualifica, ad ogni elemento di qualifica sono associati i relativi criteri di valutazione.
Il calcolo per determinare il punteggio della qualificazione si esegue come sotto
indicato:
 scegliere gli elementi di qualifica coerenti con la tipologia di fornitore
 scegliere per ogni elemento di qualifica la risposta più adeguata
 riportare per ogni risposta data la valutazione corrispondente
 sommare tutte le valutazioni ottenute e dividere il risultato per il numero di
elementi di qualifica considerati
 riportare il risultato nell’apposito spazio approssimando alla prima cifra dopo la
virgola
Sono considerati qualificati i fornitori che raggiungono una valutazione globale uguale
o maggiore di 2. Rimane comunque facoltà della Direzione qualificare un fornitore
anche se non ha raggiunto la valutazione minima prevista e in questo caso viene
annotata la motivazione nell’apposito spazio.
Nel PQ6_MOD1elenco fornitori vengono, una volta qualificati, inseriti i fornitori.
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Prima di utilizzare un fornitore è pertanto necessario verificare lo “stato di qualifica”
che è possibile rilevare dal PQ6_MOD1elenco fornitori , dove sono elencati anche i
fornitori già qualificati.
1.7 VALUTAZIONE FORNITORI
Ogni anno la Direzione e il DSGA del Liceo “Erasmo da Rotterdam”, in collaborazione
con il Responsabile qualità, riesaminano tutti i fornitori e aggiornano
conseguentemente la valutazione data in funzione di risultati positivi o negativi
riscontrati durante il periodo preso in esame.
Ogni anno la Direzione riesamina tutti i fornitori e aggiorna conseguentemente la
valutazione data in funzione di risultati positivi o negativi riscontrati durante il periodo
preso in esame.
Il responsabile del processo di approvvigionamento, ogni volta che viene evaso un
ordine, completa il PQ6_MOD6registro valutazione fornitori secondo i criteri definiti e
per singola fornitura.
Per valutare in modo oggettivo i fornitori, la Direzione, il DSGA e il Responsabile della
Qualità prendono in esame anche tutti i documenti compilati al controllo prodotti al
ricevimento merce (Verbale di collaudo) o al controllo dei servizi esterni (certificazione
regolarità fornitura servizio), in modo da valutare l’andamento della qualità del
fornitore sulla base della qualità del materiale consegnato o del servizio erogato.
In sede di riesame dei fornitori viene determinata, grazie al foglio di calcolo excell del
registro valutazione fornitori, la valutazione media del singolo fornitore nel periodo
esaminato.
La valutazione dei fornitori verrà archiviata come file del PQ6_MOD6registro
valutazione fornitori relativo all’anno considerato.
Per motivi particolari, come l’impossibilità di reperire altri fornitori sul mercato,
urgenza del materiale ordinato etc., la Direzione può autorizzare anche ordini a
fornitori con una valutazione inferiore a 2, in questi casi sul registro valutazione
fornitori verrà scritta la motivazione che ha condotto alla scelta di quel fornitore.
Una volta che la Direzione, il DSGA e il Responsabile qualità avranno a disposizione
tutte le valutazioni le incroceranno con le qualifiche ed escluderanno, previa
registrazione sul PQ6_MOD5qualifica fornitori beni/servizi aziende non CONSIP della
valutazione e dell’anno di riferimento, i fornitori che hanno ottenuto una valutazione
inferiore alla valutazione di qualifica prevista, salvo casi eccezionali segnalati nei vari
documenti.
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