1 carta delle attivita` di rappresentanza istituzionale e l`utilizzo delle

CARTA DELLE ATTIVITA’ DI RAPPRESENTANZA ISTITUZIONALE E L’UTILIZZO DELLE
SALE DI RAPPRESENTANZA DELLA PROVINCIA DI TRIESTE.
CAPO I
PRINCIPI GENERALI
Art. 1 – Oggetto
La presente Carta regola le attività di rappresentanza della Provincia di Trieste in occasione
di cerimonie e manifestazioni o altri avvenimenti di particolare rilievo istituzionale, l’uso del
gonfalone, della fascia e delle bandiere, la partecipazione ai comitati d’onore. Disciplina
inoltre l'uso delle sale di rappresentanza dell'Ente.
Art. 2 – Finalità
1. La presente Carta si propone in linea generale:
a) di regolare lo svolgimento delle principali attività di rappresentanza finalizzate a mantenere
e ad accrescere il prestigio della Provincia, del suo ruolo e della sua presenza nel contesto
sociale, a livello locale, nazionale ed internazionale, per il miglior perseguimento dei propri fini
istituzionali;
b) di rendere omogenee nell’ambito degli Uffici e nei rapporti esterni tutte quelle attività che,
per consuetudine affermata o per motivi di reciprocità siano svolte in occasione di rapporti tra
organi dell’Ente che agiscono in veste rappresentativa e organi o soggetti estranei, anch’essi
dotati di rappresentatività;
c) di disciplinare l’uso delle Sale di rappresentanza dell’Ente fissandone modalità e
condizioni.
2. Tali attività si uniformano alla vigente normativa in materia di cerimoniale, nel rispetto dei
principi costituzionali e delle competenze di legge, dello Statuto ed in coerenza con gli
obiettivi programmatici approvati dall’Ente.
CAPO II
RAPPRESENTANZA ISTITUZIONALE
Art. 3 – Partecipazione alle manifestazioni ufficiali
1. La rappresentanza in occasione di eventi, manifestazioni, cerimonie pubbliche e la
partecipazione ufficiale con il gonfalone e la fascia azzurra spetta al Presidente della
Provincia che può delegare, per le singole iniziative, un Assessore o un Consigliere
provinciali.
2. Per eventi, manifestazioni, cerimonie pubbliche si intendono le iniziative civili, militari,
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religiose di particolare rilevanza istituzionale in occasione delle quali la partecipazione della
Provincia di Trieste assume un’ampia connotazione rappresentativa della comunità
provinciale.
3. Nelle cerimonie pubbliche vale l’ordine delle precedenze stabilito dalla normativa statale in
materia di cerimoniale e di precedenze tra le cariche pubbliche.
Art. 4 - Gonfalone
1. Al gonfalone, quale emblema della Provincia di Trieste, è attribuita, con decreto regio del
22 settembre 1927, l’ immagine iconografica e simbolica ufficiale così descritta:
“Blasonatura stemma d'azzurro, al vallo romano torricellato di due pezzi d'argento, aperto e
finestrato del campo, mattonato di nero, posto sopra una vetta di un monte di tre cime al
naturale, accompagnato fra le due torri di una punta di alabarda d'argento; alla campagna
d'azzurro mareggiata d'argento”.
2. Il gonfalone è custodito presso la sede principale della Provincia, ed è esposto nella sala
del Consiglio provinciale in posizione di rilievo.
Art. 5 - Uso del gonfalone
1. L’uso del gonfalone è autorizzato dal Presidente della Provincia per le cerimonie
patriottiche, civili e religiose e per le iniziative a carattere commemorativo di eventi che
interessano particolarmente la comunità provinciale.
2. I soggetti promotori delle iniziative possono richiedere la presenza del gonfalone
provinciale e, a tal fine, presentano domanda al Presidente della Provincia, di norma, trenta
giorni prima della data della manifestazione. Il Presidente della Provincia decide sulla
domanda in tempi utili per consentire la partecipazione all'iniziativa stessa.
3. La domanda di cui al comma 2, redatta in carta semplice, contiene:
a) generalità del richiedente e del referente dell’iniziativa e i relativi recapiti;
b) descrizione della manifestazione: finalità, luogo, programma, enti coinvolti
nell'organizzazione e ogni altro elemento utile per individuare il rilievo della manifestazione e
verificarne la rispondenza con i requisiti di cui al precedente articolo 3;
c) durata dell’iniziativa o della manifestazione con indicazione della data e dell’ora di inizio e
fine.
4. Il gonfalone è accompagnato di norma dal Presidente o da suo delegato individuato ai
sensi dell’art. 3, comma 1, il quale indosserà generalmente la fascia di colore azzurro con lo
stemma della Repubblica italiana e della Provincia.
5. Il gonfalone è portato dalla scorta d’onore costituita da agenti del Corpo di Polizia
Provinciale, in alta uniforme, o da dipendenti dei servizi ausiliari in divisa.
6. Nelle cerimonie, salvo diversa disposizione, il gonfalone provinciale è seguito, in ordine, dal
Presidente della Provincia, dal Presidente del Consiglio provinciale, dagli Assessori e dai
Consiglieri provinciali.
Art. 6 - La fascia azzurra
1. La fascia azzurra è il distintivo del Presidente della Provincia. Essa reca lo stemma della
Repubblica e lo stemma della Provincia.
2. La fascia, larga cm. 8,5, si indossa a tracolla dalla spalla destra sopra la giacca.
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3. La fascia va indossata dal Presidente, ovvero dal rappresentante delegato:
a) nelle occasioni in cui il Presidente debba essere riconosciuto quale rappresentante
dell’Ente;
b) quando segue il gonfalone.
Art. 7 – Comitati d'onore
1. Il Presidente della Provincia può autorizzare la partecipazione della Provincia in Comitati
d’Onore destinati a conferire prestigio e rilevanza a manifestazioni organizzate da soggetti
terzi.
2. L'adesione ai Comitati d'Onore è richiesta dai promotori dell'iniziativa in forma scritta, con
istanza motivata diretta al Presidente della Provincia.
3. L'adesione è concessa a titolo gratuito.
4. Dell’adesione ai Comitati d’Onore va dato atto nella documentazione prodotta dai soggetti
organizzatori per promuovere l’iniziativa.
CAPO III
SPESE DI RAPPRESENTANZA
Art. 8 – Definizione
1. Sono spese di rappresentanza quelle derivanti da obblighi di relazione e doveri di ospitalità
connessi al ruolo istituzionale dell'Ente effettuate con le finalità di cui al precedente art. 2;
2. Si considerano spese di rappresentanza quelle sostenute per:
a) manifestazioni, iniziative, cerimonie promosse dalla Provincia in occasione della
consegna di onorificenze, intitolazioni, premi, inaugurazioni di opere pubbliche;
b) visite di personalità o delegazioni, italiane o straniere;
c) incontri di lavoro degli amministratori fuori sede;
d) riunioni di lavoro, incontri organizzati dagli Amministratori con personalità estranee
all'Ente. In casi particolari il Presidente può autorizzare la partecipazione a colazioni di
lavoro di Dirigenti e/o dipendenti dell'Ente qualora ne ravvisi l'utilità in relazione a
specifiche progettualità;
e) riunioni degli organi collegiali dell'Ente prolungate oltre il normale orario;
f) premiazioni in occasione di manifestazioni e/o iniziative promosse dalla Provincia e/o
da soggetti terzi;
g) cerimonie commemorative pubbliche e ricorrenze;
h) organizzazione e partecipazione a mostre, congressi, convegni, conferenze, seminari,
tavole rotonde, fiere e simili di particolare interesse per l'Ente;
i) conferenze stampa indette dalla Provincia.
Art. 9 – Ammissibilità
1. Sono considerate ammissibili le spese di rappresentanza sostenute, ai sensi dell’art. 8, per:
a) incontri conviviali, rinfreschi, catering, pranzi, colazioni, consumazioni varie;
b) ospitalità alberghiera;
c) service, servizi fotografici, servizi di traduzione e di interpretariato, affitto locali;
d) noleggio auto di rappresentanza, servizi di transfer;
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e)
f)
g)
h)
omaggi e premi in occasione di incontri e iniziative;
addobbi;
onoranze commemorative ai Caduti (corone, fiori);
onoranze funebri e partecipazione a lutti di personalità di rilievo per la comunità, di
componenti degli organi collegiali in carica o passati, di dipendenti dell'Ente in servizio
o in quiescenza (corone, fiori, necrologi, elargizioni, atti di partecipazione e simili);
i) tutte le altre spese funzionali all'immagine esterna dell'Amministrazione provinciale che
ne valorizzino il ruolo e la sua presenza sul territorio.
2. Non sono ammissibili:
a) le spese che presentano una carenza della documentazione giustificativa o effettuate
in assenza dei presupposti indicati al precedente art. 2;
b) le spese, in generale, non attinenti alle funzioni istituzionali della Provincia;
c) le spese a qualunque titolo effettuate a favore di Amministratori e dipendenti dell'Ente.
Art. 10 – Assunzione delle spese e liquidazione
1. Le spese di rappresentanza sopra descritte si riferiscono, di norma, alle attività del
Presidente della Provincia, cui è attribuita la titolarità della rappresentanza dell'Ente, del
Presidente del Consiglio, degli Assessori e dei Consiglieri provinciali per le attività in capo agli
stessi o qualora delegati a rappresentare l’Ente all’esterno, e sono poste a carico di appositi
capitoli di bilancio assegnati rispettivamente al Gabinetto della Presidenza ed alle singole
Direzioni competenti.
2. Le spese di rappresentanza, per motivate esigenze, possono essere anticipate con la
Cassa Economale.
3. Le spese di rappresentanza sono preventivamente impegnate con atto dirigenziale nei
limiti delle poste di bilancio approvate con i documenti di programmazione finanziaria.
4. La liquidazione è disposta dal Dirigente responsabile in presenza di regolari ed esaustivi
documenti giustificativi delle spese sostenute, debitamente motivate, vistati dal Presidente e/o
dall'Assessore che ne ha fatto richiesta.
5. Non è in alcun caso ammessa l'autocertificazione della spesa in caso di smarrimento della
documentazione fiscale attestante l’avvenuto pagamento.
6. L’assunzione di dette spese dovrà avvenire in conformità al vigente Regolamento per i lavori, le forniture, i servizi in economia e le spese minute.
CAPO IV
ESPOSIZIONE DELLE BANDIERE
Art. 11 – Esposizione delle bandiere all’esterno
1.Le bandiere della Repubblica Italiana, dell'Unione europea, della Provincia di Trieste sono
esposte all’esterno della sede principale della Provincia di Trieste.
2. Le medesime bandiere, unitamente a quella della Regione Autonoma Friuli-Venezia Giulia,
sono esposte all’esterno degli edifici ove hanno luogo le sedute del Consiglio provinciale per il
tempo in cui esercita le proprie funzioni istituzionali.
3. Le bandiere di cui al comma 1 possono essere inoltre esposte anche nelle sedi degli uffici
distaccati secondo le direttive emanate dalla Prefettura.
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Art. 12 – Esposizione delle bandiere all’interno degli edifici provinciali
1. All’interno degli edifici provinciali le bandiere di cui all’art. 11 sono esposte:
a) nell’Ufficio del Presidente della Provincia e degli altri Amministratori;
b) nella Sala del Consiglio provinciale o delle relative pertinenze;
2. Le bandiere sono esposte su aste poste a terra, alle spalle e in prossimità della scrivania
del titolare dell’Ufficio.
3. Alla bandiera della Repubblica italiana è riservata la posizione centrale; alla sua destra è
posta la bandiera dell’Unione Europea e alla sua sinistra la bandiera della Provincia di
Trieste.
4. Possono essere esposte bandiere di Stati stranieri o di Organismi internazionali solo in
occasione di visite ufficiali di autorità estere o di incontri internazionali, limitatamente alla
durata dell’evento o per la celebrazione di particolari ricorrenze.
Art. 13 – Regole per l’esposizione delle bandiere
Sull’esposizione e sulle modalità d’uso delle bandiere si fa espresso richiamo alle disposizioni
fissate dalla legge 5 febbraio 1998 n. 22, dal Regolamento di cui al decreto del Presidente
della Repubblica 7 aprile 2000 n. 121 nonché dalla Legge regionale 27 novembre 2001 n. 27,
ovvero secondo le norme vigenti in materia.
Art. 14 - Compiti e responsabilità
1. La verifica e la corretta esposizione delle bandiere all’esterno ed all’interno degli edifici
provinciali è in capo al Gabinetto della Presidenza.
2. Lo stato di manutenzione delle bandiere e l’imbandieramento degli edifici è curato dal
Provveditorato dell'Ente che si avvale del supporto dei servizi ausiliari.
CAPO V
UTILIZZO DELLE SALE DI RAPPRESENTANZA DELL'ENTE
Art. 15 – Individuazione delle sale
1. Le sale di rappresentanza della Provincia di Trieste sono utilizzate dagli organi e dagli uffici
provinciali per lo svolgimento di attività istituzionali.
2. Le sale di rappresentanza sono:
- Sala della Giunta - Edgardo Sambo
- Sala del Consiglio;
- Salotto di rappresentanza.
3. Nel caso in cui si verifichi la disponibilità di altri spazi non elencati al comma 2 le relative
modalità di utilizzo sono regolate dalle disposizioni della presente disciplina.
Art. 16 – Uso delle sale
1. L’uso della Sala della Giunta – Edgardo Sambo e della Sala del Consiglio è
prioritariamente riservato alle:
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a) attività della Giunta provinciale;
b) attività del Consiglio provinciale e delle sue articolazioni (Commissioni, Gruppi Consiliari);
c) iniziative di carattere istituzionale promosse e/o organizzate dalla Provincia.
2. Le Sale di cui al comma 1 possono essere utilizzate anche per le attività degli Uffici
provinciali compatibilmente con le priorità d’uso.
3. Il Salotto di rappresentanza è, di norma, utilizzato dal Gabinetto della Presidenza per lo
svolgimento dell’attività di rappresentanza e prevalentemente riservato all’accoglienza degli
ospiti.
4. La capienza massima delle sale, gli orari di utilizzo e le ulteriori prescrizioni d’uso sono
individuati dal Servizio Sicurezza.
Art. 17 – Procedura d’uso
1. Gli uffici provinciali prenotano l’uso delle sale attraverso apposito applicativo specificando i
contenuti dell’iniziativa e:
a) giorno/i di impiego della stessa;
b) orario d’utilizzo;
c) numero di persone che si prevede di ospitare;
d) eventuale previsione di rinfreschi;
e) indicazione di servizi particolari che richiedono l’impiego di attrezzature e impianti speciali;
f) indicazione nominativa del referente dell’iniziativa e suoi recapiti;
g) presenza di eventuali relatori esterni.
2. Il Gabinetto della Presidenza, unitamente al Servizio Sicurezza, valuta la disponibilità e la
compatibilità tra la Sala ed i servizi richiesti, e, qualora ne ravvisi delle incongruenze o delle
situazioni tali che impediscano il regolare svolgimento delle attività dell'Ente o per intervenute
esigenze relative all’attività istituzionale degli organi della Provincia, convalida o nega la
richiesta di prenotazione attraverso il sistema informatico, dandone comunicazione agli uffici
interessati. Dette operazioni vengono svolte in tempo utile per consentire l'assunzione di ogni
successivo intervento di tipo organizzativo.
Art. 18 – Entrata in vigore
1. La presente Carta entra in vigore dalla data di esecutività della deliberazione di
approvazione ai sensi del vigente Testo Unico – D.Lgs. n. 267/2000.
2. Per quanto espressamente non previsto, si applicano le disposizioni di legge vigenti in
materia.
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