indice - Azienda USL 1 di Massa e Carrara

RELAZIONE ANNUALE RIESAME ATTIVITÀ DI AUDIT INTERNI SGQ ANNO 2014
Audit Autorità competente regionale verso Autorità competente territoriale
Audit interno SGQ Autorità competente regionale
Audit interno di supervisione Autorità competente territoriale
X Audit interno SGQ Autorità competente territoriale
Audit esterno Autorità competente regionale/ territoriale verso gli operatori del settore alimenti e mangimi
INDICE
1. Riepilogo Audit INTERNI SGQ svolti nell' anno 2014...........................................................................................2
2. RISULTATI indicatori di performance.....................................................................................................................2
3. Controllo e Riesame dei rapporti di Audit e degli altri documenti e registrazioni attinenti gli audit svolti nell’
anno 2013.....................................................................................................................................................................4
4. Controllo e Riesame dei rapporti di Audit e degli altri documenti e registrazioni attinenti gli audit esterni
ricevuti nelL’ anno 2014...............................................................................................................................................4
5. Osservazioni raccolte dalle Autorità competenti e/o personale auditato e riportate nei rapporti di audit................5
6. SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE dElle altri parti interessate (Direttore Dipartimento di
Prevenzione, Responsabili UU.FF, altri Direttori UU.OO, ecc.).................................................................................5
7. Stato azioni correttive e preventive individuate.......................................................................................................5
8. Stato piani di miglioramento....................................................................................................................................5
9. Analisi e valutazione di prassi alternative o nuove relative all' attività di audit.....................................................5
10. Azioni correttive e preventive individuate in sede di riesame...............................................................................6
11. Elenco modifiche attuate al programma di AUDIT INTERNO SGQ annuale......................................................6
12. Note........................................................................................................................................................................6
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1. RIEPILOGO AUDIT INTERNI SGQ SVOLTI NELL' ANNO 2014
Elenco Audit programmati
Mese previsto per esecuzione
audit interno SGQ
Elenco Audit effettuati
Obiettivo
Data
Obiettivo
4-6 Agosto 2014
Verifica gestione e utilizzo
schede di progettazione ambito
Sanità animale e Igiene degli
Allevamenti e delle Produzioni
Zootecniche (Monti e Carrara)
12-Agosto-2014
Verifica gestione e utilizzo
schede di progettazione ambito
Sanità animale e Igiene degli
Allevamenti e delle Produzioni
Zootecniche (Monti e Carrara)
5-6 Agosto 2014
Verifica gestione e utilizzo
schede di progettazione ambito
Igiene degli Alimenti (Massa e
Monti)
13-Agosto-2014
Verifica gestione e utilizzo
schede di progettazione ambito
Igiene degli Alimenti (Massa e
Monti)
4-7 Novembre 2014
Verifica gestione e utilizzo
schede di progettazione ambito
Sanità Pubblica Veterinaria
(Carrara e Monti)
4-5-19-novembre-2014
Verifica gestione e utilizzo
schede di progettazione ambito
Sanità Pubblica Veterinaria
(Carrara e Monti)
5-7 Novembre 2014
Verifica processi gestionali
/supporto (Massa, Monti e
Carrara)
17-18-19-novembre-2014
Verifica processi gestionali
/supporto (Massa, Monti e
Carrara)
2. RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE
Processo
Programma
annuale audit
interni SGQ
Indicatore Obiettivo
Rispetto
tempistica
Effettuazione
audit interni SGQ
Effettuazione
numero audit
interni SGQ
Effettuazione
audit interni SGQ
Rispetto
tempistica
Modalità di
calcolo
Resp.
Frequenza
Rilevazione
Risultato
15 gg
Data emissione
programma annuale
audit interni SGQ
(entro il
XXXX.2014) – Data
prevista su
tempistica
pianificazione
100%
n. auidt interni SGQ
effettuati /n. audit
interni SGQ
programmati
Annuale
100% per anno 2014
15 gg
Data esecuzione
audit interno SGQData programmata
audit interni SGQ
Annuale
7 gg
2/6
R.D.
Annuale
xxx gg in ritardo rispetto alla
data prevista)
Audit interni SGQ anno 2014
Numero e tipologia di non conformità
Numero e tipologia di osservazioni
Verifica gestione e utilizzo schede di
progettazione ambito Sanità animale e
Igiene degli Allevamenti e delle Produzioni
Zootecniche (Monti e Carrara)
nr. 2:
punti della norma UNI EN ISO 9001: 2008:
4.2;
7.2.1.
nr. 9 :
punti della norma UNI EN ISO 9001: 2008:
4.2.1;
4.2.3;
5.6;
6.2;
7.1;
7.2.1.
7.6;
8.2.3;
8.5.2;
Verifica gestione e utilizzo schede di
nr. 2:
progettazione ambito Igiene degli Alimenti punti della norma UNI EN ISO 9001: 2008:
(Massa e Monti)
4.2;
7.2.1.
nr. 9 :
punti della norma UNI EN ISO 9001: 2008:
4.2.1;
4.2.3;
5.6;
6.2;
7.1;
7.2.1.
7.6;
8.2.3;
8.5.2;
Verifica gestione e utilizzo schede di
progettazione ambito Sanità Pubblica
Veterinaria (Carrara e Monti)
nr. 3:
punti della norma UNI EN ISO 9001: 2008:
4.1;
4.2;
8.2.3;
nr. 9 :
punti della norma UNI EN ISO 9001: 2008:
4.2.3;
5.2;
6.2.2.;
7.1;
7.1.4;
7.2.3;
7.5.3;
7.6;
8.5.2;
Verifica processi gestionali /supporto
(Massa, Monti e Carrara)
nr. 4:
punti della norma UNI EN ISO 9001: 2008:
4.2.3;
6.4.2;
7.5.4;
8.2.3.
nr. 9 :
punti della norma UNI EN ISO 9001: 2008:
4.2.3;
5.2;
6.2.2.;
7.1;
7.1.4;
7.2.3;
7.5.3;
7.6;
8.5.2;
Allegato nr. 1: Lista Resp.audit interni SGQ approvata dalla Commissione regionale aggiornata alla data del 31.10.2014;
Allegati nr. 2-3: Dichiarazioni di riservatezza ed indipendenza del personale che ha eseguito gli audit interni SGQ nell' anno 2014 per la
U.F. Santà Pubblica Veterinaria e Sicurezza Alimentare;
Formazione specifica auditor interni SGQ
Nel corso dell’ anno 2014 il personale che ha eseguito gli audit interni SGQ per la U.F. Santà Pubblica Veterinaria e Sicurezza
Alimentare ha partecipato con esito favorevole agli eventi formativi descritti nell' Allegato 4
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3. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E
REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL’ ANNO 2013
Audit n.1
Esaminato rapporto di audit interno SGQ nr 01/2014
Audit n.2
Esaminato rapporto di audit interno SGQ nr 02/2014
Audit n.3
Esaminato rapporto di audit interno SGQ nr 03/2014
Audit n.4
Esaminato rapporto di audit interno SGQ nr 04/2014
Nota: per ciascun audit svolto è stato elencato in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità/osservazioni indicando il punto
della norma UNI EN ISO 9001:2008
Principali evidenze e risultanze
•
L' attività di audit interni SGQ svolta nell' anno 2014 da parte della U.F. Sanità Pubblica Veterinaria è stat a eseguita come da
programma e rispetto l' anno 2013 è stato incrementata in modo significativo ;
•
Per tutte le non conformità rilevate e le osservazioni contenute nei rapporti di audit interno SGQ la Direzione della U.F. Sanità
Pubblica Veterinaria ha aperto una non conformità al fine di promuovere le azioni di miglioramento individuate;
•
In base ai risultati rendicontati si rileva che le principali criticità hanno riguardato i requisiti della norma UNI EN ISO
9001:2008:
•
•
•
•
•
•
•
•
Requisiti relativi alla documentazione
Riesame della Direzione;
Gestione risorse umane
Pianificazione della realizzazione del servizio
Processi relativi al cliente;
Tenuta sotto controllo delle apparecchiature di monitoraggio e di misurazione;
Monitoraggio e misurazione;
Miglioramento
Si evidenza che gli audit interni SGQ per l' anno 2014 sono stati effettuati in un periodo di rilevante ri-organizzazione della struttura
funzionale a causa dei processi di riorganizzazione definiti dalla Regione Toscana.
4. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E
REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NELL’ ANNO 2014
Riferimento
Autorità che ha eseguito l’audit verso
l’Autorità Competente regionale e le Autorità
competenti territoriali
Audit n.1
Rapporto di audit emesso da parte dell' Ente di
nr. 1 Non Conformità risolta in sede di audit : punto
certificazione individuato per effettuare la visita di
norma 4.2.2.
mantenimento della certificazione alla norma UNI EN ISO
9001: 2008 effettuata in data 26-27/Agosto/2014
nr. 3 spunti di miglioramento ( processo: Politiche,
direzione, SGQ,Miglioramento Continuo)
Audit n.2
Rapporto di audit emesso da parte della Regione Toscana –
Settore Prevenzione e sicurezza in ambienti di vita e di
lavoro, alimenti e veterinaria – nr. 04 /2014 avente quale
obiettivo :Verificare l'attività di controllo ufficiale ai sensi
del Reg.(CE) n. 882/2004, da parte delle strutture
organizzative dell'Autorità Competente Territoriale
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Esito
nr. 3 raccomandazioni:Sistema di gestione ,
Coordinamento ed interfaccia della AC, anche con
altre autorità e istituzioni,organizzazione;
nr. 6 osservazioni
dell'Azienda USL 1 di Massa riguardo i controlli relativi
alla gestione dell’anagrafe zootecnica e di quelli relativi
alla produzione, stoccaggio e somministrazione di
mangimi per animali da reddito (compreso PNAA)
5. OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO E
RIPORTATE NEI RAPPORTI DI AUDIT
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6. SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE DELLE ALTRI PARTI INTERESSATE
(DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI
UU.OO, ECC.)
Alla data di compilazione non sono giunti allo scrivente suggerimenti, osservazioni e proposte dalle altre parti interessate.
7. STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE
Rispetto al processo di audit interno SGQ non sono state individuate azioni correttive e preventive specifiche.
8. STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO
Per l’ anno 2014 non era previsto nessun specifico piano di miglioramento relativo al processo di audit interni SGQ
9. ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE O NUOVE RELATIVE ALL' ATTIVITÀ
DI AUDIT
Nel corso dell’ anno 2015 in conformità a quanto previsto dalla DGRT n. 881/2014 la Direzione del Dipartimento di Prevenzione
provvederà ad effettuare il percorso per l'ottenimento della certificazione alla norma UNI EN ISO 9001: 2008 da parte di tutte le
strutture organizzative dipartimentali..
In relazione a quanto sopra si provvederà a sistematizzare il processo programmatorio degli audit interni SGQ basandosi su criteri
predefiniti compreso le indicazioni contenute nel Decreto Dirigenziale della Regione Toscana n. 390/2015.
A seguito della valutazione effettuata da parte dello scrivente riguardo l’ esecuzione degli audit interni SGQ effettuati nell’ anno 2014
si identifica quale modalità operativa,di norma, per l’esecuzione di ciascun audit regionale di quanto segue:
•
Riunione di apertura : 15 minuti (risorse umane impiegate: tutti i componenti del gruppo di audit + eventuale presenza di
personale in addestramento/osservatori)
•
Esame documentale: durata almeno 4 h ( risorse umane impiegate: nr. 1/2 persone)
•
Esame “in campo”: durata almeno 8 h ( risorse impiegate: nr. 2/4 persone, articolate in due/tre sottogruppi costituiti da nr. 2
persone)
•
Riunioni del gruppo di audit interni SGQ durante l’esecuzione dell’ audit interno per ciascuna giornata di esecuzione dell’
audit: 15 minuti
•
Riunione di chiusura: 30 minuti (risorse umane impiegate: tutti i componenti del gruppo di audit + eventuale presenza di
personale in addestramento/osservatori)
5/6
10. AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME
Nessuna
In sede di riesame sono stati esaminati i seguenti documenti:
•
Allegato nr. 1: Lista Resp.audit interni SGQ approvata dalla Commissione regionale aggiornata alla data del 31.10.2014;
•
Allegati nr. 2-3: Dichiarazioni di riservatezza ed indipendenza del personale che ha eseguito gli audit interni SGQ nell' anno
2014 per la U.F. Santà Pubblica Veterinaria e Sicurezza Alimentare;
•
Allegato nr. 4: Formazione specifica auditor interni SGQ
In relazione a quanto sono state attuate/programmate le seguenti azioni da parte del Coordinatore del programma di audit interni SGQ:
Azioni programmate:
•
Approvazione del programma di audit interni SGQ per il Dipartimento di Prevenzione per l' anno 2015 entro il 20.Marzo.2015;
•
Pubblicazione sul sito internet della Azienda USL 1 Massa e Carrara del cronoprogramma degli audit interni SGQ del
Dipartimento di Prevenzione per l' 2015 entro il 01.Aprile.2015;
•
Presentazione del programma di audit interni SGQ 2015 al personale assegnato alle strutture organizzative del Dipartimento di
Prevenzione entro il 01.Aprile.2015;
•
Trasmissione agli auditor individuati, per attuazione, il programma di audit interni SGQ 2015 entro il 10.Aprile.2015;
•
Riesame degli audit interni SGQ del Dipartimento di Prevenzione svolti nell' anno 2015 entro il 28.02.2016
11. ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA DI AUDIT INTERNO SGQ ANNUALE
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12. NOTE
Documenti allegati al presente documento di riesame:
•
Allegato nr. 1: Lista Resp.audit interni SGQ approvata dalla Commissione regionale aggiornata alla data del 31.10.2014;
•
Allegati nr. 2-3: Dichiarazioni di riservatezza ed indipendenza del personale che ha eseguito gli audit interni SGQ nell' anno
2014 per la U.F. Santà Pubblica Veterinaria e Sicurezza Alimentare;
•
Allegato nr. 4: Formazione specifica auditor interni SGQ
12-Febbraio-2014
Compilatore del documento di Riesame :
Dr. Marco Andreani ( Azienda USL 1 Massa e Carrara)
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