INFORMATIVA ex art. 13 del Codice della Privacy

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Primo Produttore Europeo di Stampati di Prestigio in Rilievo
Oggetto:
INFORMATIVA ex art. 13 del Codice della Privacy (Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196)
Egregi Signori,
Vi informiamo che, ai sensi dell’articolo 13 del Codice di cui in oggetto, recante Testo Unico delle
norme in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali
(di seguito Codice), le informazioni e i dati da Voi forniti od altrimenti acquisiti nell’ambito del rapporto commerciale in essere con noi saranno oggetto di trattamento nel rispetto delle disposizioni
sopra menzionate, trattamento che sarà improntato ai principi di necessità, di correttezza, liceità e
trasparenza e di tutela della Vostra riservatezza e dei Vostri diritti.
“Dato personale” è, ai sensi del Codice, “qualunque informazione relativa a persona fisica, persona
giuridica, ente o associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione personale, ivi compreso un numero di identificazione personale”.
Per “trattamento” si intende “qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche
senza l’ausilio di mezzi elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la
conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la
distruzione di dati anche se non registrati in una banca dati”.
L’art. 13 del Codice prevede che, nell’ambito della citata tutela dei dati personali, l’Azienda debba
fornire ai Clienti e ai Fornitori cui i dati personali si riferiscono (definiti dalla legge “interessati”),
prima dell’instaurazione del rapporto contrattuale o comunque prima del trattamento dei dati già
ottenuti, un’informazione orale o scritta riguardante:
a. le finalità e le modalità del trattamento cui sono destinati i dati;
b. la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati;
c. le conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere;
d. i soggetto o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o
che possono venire a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati e l’ambito di diffusione dei
dati medesimi;
e. i diritti di cui all’articolo7;
f. gli estremi identificativi del titolare e, se designati, del rappresentante nel territorio
dello Stato ai sensi dell’articolo 5 e del responsabile.
Lo stesso articolo 13, al punto 4, prevede che, quando i dati personali non vengono raccolti presso
l’interessato, l’informativa di cui al punto 1, comprensiva delle categorie di dati trattati, debba essere fornita all’interessato all’atto della registrazione dei dati oppure, qualora sia prevista la comunicazione a terzi di tali dati, non oltre la prima comunicazione.
In relazione a tutto quanto sopra, Vi comunichiamo quanto segue:
Finalità di trattamento
I dati che Voi metterete a nostra disposizione varranno da noi trattati in relazione alle esigenze
contrattuali ed ai conseguenti adempimenti degli obblighi legali e fiscali, nonché per consentire
un’efficace gestione dei rapporti finanziari e commerciali. I dati saranno trattati per tutta la durata
del rapporto contrattuale ed anche successivamente, per l’espletamento di obblighi di legge e per
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finalità amministrative e commerciali.
Modalità di trattamento
I dati che Voi metterete a nostra disposizione verranno trattati mediante elaborazione elettronica
o in forma cartacea da soggetti appositamente incaricati dal titolare del trattamento. Sia i sistemi
informatici sia i supporti cartacei sono gestiti e custoditi in modo da garantire la sicurezza e la
riservatezza dei dati stessi.
Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati ai fini del trattamento
Esistono dati senza i quali non è possibile instaurare il rapporto contrattuale o proseguire uno esistente ed esistono, invece, dati che non sono necessari ai fini di quanto sopra.
Nel primo caso il conferimento dei dati è obbligatorio, nel secondo caso è facoltativo.
Il conferimento dei dati è obbligatorio quando lo prevede la legge o quando lo ritiene l’Azienda in
relazione alle proprie esigenze organizzative.
La nostra Azienda ritiene dati fondamentali (e cioè dati il conferimento dei quali è indispensabile
per instaurare il rapporto contrattuale o proseguirne uno esistente) i seguenti: ragiono o denominazione sociale, forma giuridica, sede legale, sede operativa, eventuali sedi secondarie, capitale sociale,
numeri di telefono, numeri di fax, indirizzi e-mail, legale rappresentanza, codice fiscale e partita
IVA, oggetto sociale, riferimenti bancari.
Qualora Voi non ci forniste i dati che noi riteniamo fondamentali, ci vedremo costretti a valutare la
possibilità di instaurare e/o continuare i rapporti di natura contrattuale.
La nostra Azienda ritiene, invece, dati non fondamentali ogni dato diverso rispetto a quelli sopra
descritti. La mancanza del conferimento di tali dati non impedirà la costituzione o prosecuzione del
rapporto contrattuale.
Ambito di conoscenza dei Vostri dati
Le seguenti categorie di soggetti possono venire a conoscenza dei Vostri dati, in qualità di responsabili o incaricati del trattamento, nominati dalla scrivente, titolare del trattamento:
dirigenti, amministratori, sindaci;
uffici di segreteria;
addetti alla contabilità ed alla fatturazione;
addetti agli uffici commerciali;
addetti all’ufficio legale.
Comunicazione e/o diffusione dei dati
Nell’ambito del funzionamento dell’Azienda i dati che Voi avete fornito possono essere comunicati a
diverse categorie di terzi ei fini dell’attuazione del rapporto contrattuale.
In alcuni casi la comunicazione a terzi è imposta da obblighi di legge e non è necessario alcun consenso dell’interessato.
In altri casi la comunicazione / diffusione a terzi è necessaria perché la nostra Azienda delega
all’esterno l’effettuazione di alcuni servizi o comunque perché ciò è indispensabile per la nostra
organizzazione aziendale. In questo caso per la comunicazione a terzi dei Vostri dati è necessario il
Vostro consenso.
Le categorie terzi cui potrebbero essere comunicati i Vostri dati sono le seguenti:
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società che gestiscono i sistemi informatici aziendali;
banche che provvedono al pagamento o alla riscossione di somme da noi dovute o a noi dovute;
società che effettuano il servizio di imbustamento e di invio della corrispondenza;
società che tengono la contabilità;
società collegate, controllate e controllanti;
società di assicurazione e brokeraggio;
società di factoring e di recupero dei crediti;
consulenti aziendali;
professionisti incaricati dall’Azienda;
agenti, rivenditori ed intermediari del commercio in genere.
Diritti di cui all’Art. 7
Trascriviamo di seguito ed integralmente l’articolo 7 nel quale sono contenuti tutti i Vostri diritti in
materia di dati personali.
1)
l’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo
riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
2)
L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:
a. Dell’origine dei dati personai;
b. Delle finalità e modalità del trattamento;
c. Della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
d. Degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai
sensi sell’articolo 5, comma2;
e. Dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venire a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello
stato, di responsabili o incaricati.
3)
l’interessato ha diritto di ottenere:
a. l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati
b. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i
quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
c. l’attestazione che lo operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza,
anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi,
eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi
manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
4)
l’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
a. per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
b. al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione sociale.
Titolare del trattamento
Titolare del trattamento dei dati è Gadeau Rilievo sas, con sede in Via Alberto Dürer 15 a Milano
Responsabile del trattamento dei dati è Jean Pierre Disseau legale rappresentante della società.
In assenza di Vostro diverso riscontro, ci riterremo legittimati ad utilizzare i Vostri dati per le
finalità e gli adempimenti sopra descritti.