regolamento d`uso sale conferenze e riunioni

REGOLAMENTO D’USO SALE CONFERENZE E RIUNIONI
PRESSO EDIFICIO DIREZIONALE
ART. 1 – OGGETTO DEL REGOLAMENTO
Il presente regolamento disciplina la concessione e l’utilizzo dei locali e degli spazi situati presso l’Edificio
Direzionale, di proprietà di Veronamercato SpA.
I luoghi oggetto del regolamento sono:
− Sala Convegni Piano Terra Edificio Direzionale , via Sommacampagna 63 e – 37137 VERONA
− Sala “Verde” Piano Mezzanino Edificio Direzionale, via Sommacampagna 63 e – 37137 VERONA
ART. 2 - DESTINAZIONE ED USO DEI LOCALI
Veronamercato SpA autorizza l’uso delle sale ad associazioni, comitati, gruppi ed altri enti di diritto pubblico e
privato con e senza scopo di lucro, nonché a singoli privati, gruppi politici rappresentati in Parlamento, Consiglio
Regionale, Provinciale e Comunale e con finalità pubbliche.
L’uso dei locali indicati all’art. 1 può essere richiesto per attività culturali, sociali, politiche, convegni, dibattiti,
conferenze, riunioni assemblee, mostre o similari, incontri che abbiano carattere promozionale
ART. 3 – RICHIESTA CONCESSIONE
La richiesta relativa all’uso dei locali deve essere inoltrata, compilando l’apposito modulo allegato al presente
regolamento, all’Ufficio Protocollo di Veronamercato almeno sette giorni prima della data di utilizzo.
Qualora pervengano più richieste per lo stesso giorno o periodo, le stesse saranno evase secondo l’ordine (data e
orario) di presentazione all’Ufficio Protocollo di Veronamercato.
La domanda deve indicare, chiaramente:
• la persona o l’ente richiedente e il codice fiscale o partita I.V.A.;
• il giorno, l’ora e la durata;
• il motivo della riunione ed eventualmente il programma;
• il nominativo del responsabile dell’utilizzo della sala e il suo recapito.
• il numero indicativo dei presenti;
• accettazione e dichiarazione di presa visione del presente Regolamento;
La domanda dovrà essere firmata dal legale rappresentante dell’Ente Organizzatore o soggetto privato
richiedente.
Nella domanda il soggetto richiedente dovrà dichiarare di aver preso visione del regolamento, accettandone ogni
clausola a proprio carico.
L’utilizzo della sala prevede il pagamento di contributo indicato nell’apposito tariffario.
ART. 4 –DESTINAZIONE D’USO
La destinazione d’uso delle sale non potrà essere variata rispetto alle richieste, per cui ogni altro uso, ancorché
similare, deve essere preventivamente autorizzato.
ART. 5 – RESPONSABILITA’
Il legale rappresentante dell’Ente richiedente o la persona dallo stesso delegata (ovvero il nominativo indicato
nella domanda – se diverso dal legale rappresentate) viene ritenuto responsabile dell’ordine e della salvaguardia
delle sale, del suo arredo e di quanto in essa contenuto; esso assume, oltre alla responsabilità oggettiva
dell’evento, tutte le responsabilità conseguenti agli eventuali danni arrecati a persone e cose durante l’uso delle
sale.
Il concessionario è responsabile dei danni che dovessero derivare a terzi od a Veronamercato SpA, in
dipendenza della concessione ed a suo carico sarà posto il rimborso per i danni stessi, senza riserve od eccezioni.
Veronamercato SpA non si assume alcuna responsabilità per fatti accaduti nei locali dati in uso o
comunque per danni a qualsiasi titolo patiti dalle persone ospiti dell’iniziativa del concessionario.
ART. 6 – ESERCIZIO DELLE SALE
Tutte le attività necessarie per il funzionamento e l’esercizio della sale sono di esclusiva competenza di
Veronamercato SpA.
E’ fatto divieto di eseguire modifiche dello stato degli arredi, degli impianti, ecc. di qualsiasi entità.
I locali, gli arredi, gli impianti sono consegnati in perfetto stato di conservazione e manutenzione e dovranno
essere resi nelle medesime condizioni.
ART. 7 - VIGILANZA
Veronamercato SpA si riserva la facoltà di esercitare il controllo dello stato di conservazione ed uso dei locali
concessi.
ART. 8 PRESCRIZIONI GENERALI DI SICUREZZA
La capienza massima delle sale è:
- SALA CONVEGNI PIANO TERRA:
243
- SALA “VERDE” PIANO MEZZANINO:
42
persone (oltre a numero 7 oratori)
persone (oltre a numero 3 oratori)
Si precisa inoltre che:
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È vietato l’uso contemporaneo delle due sale;
Lo spazio libero ed il disimpegno posti al piano mezzanino – per precisa prescrizione dei VVFF - non
possono essere utilizzati per nessun tipo di attività in caso d’uso contestuale della SALA “VERDE”
Lo spazio libero ed il disimpegno posti al piano mezzanino possono essere invece utilizzati per attività
accessorie (rinfreschi, banqueting o catering) alle manifestazioni organizzate presso la Sala principale
posta al Piano Terra. In ogni caso è ammessa la presenza massima al piano mezzanino di numero 99
persone.
E' vietato consumare cibi e bevande all'interno delle sale.
Tali vincoli dovranno essere, tassativamente osservati e fatti osservare dal responsabile del concessionario,
costituendo tale vincolo responsabilità esclusiva per ogni e qualsiasi conseguenza connessa a tale inadempienza.
Analogamente sono a carico esclusivo del concessionario le disposizioni relative all’ordine pubblico e alla
incolumità pubblica di cui al Testo Unico delle Leggi di PS, oltre che la sicurezza dei lavoratori, con riferimento al
D.Lgs. 81/08
ART. 9 – MISURE DI GESTIONE DELLA SICUREZZA
Veronamercato SpA, per assicurare il corretto, sicuro e regolare uso delle Sale convegni, prescrive al
Responsabile del concessionario l’osservanza delle seguenti misure di gestione della sicurezza.
Il concessionario responsabile dell’iniziativa, o persona da lui delegata, deve provvedere affinché nel corso
dell'esercizio non vengano alterate le condizioni di sicurezza, ed in particolare:
a. i sistemi di vie di uscita devono essere tenuti costantemente sgombri da qualsiasi materiale che possa
ostacolare l'esodo delle persone e costituire pericolo per la propagazione di un incendio;
b. il responsabile individuato dal Concessionario vigilerà sull’osservanza del divieto di fumare nei locali delle
sale;
c.
nelle sale e nei locali attigui è proibito l’uso di fiamme libere o di qualsiasi altro apparato alimentato a gas;
d. nelle sale e nei locali attigui è in ogni caso proibito cuocere e/o riscaldare alimenti, anche con l’ausilio di
apparati elettrici;
e. prima dell'inizio di qualsiasi manifestazione, il personale Veronamercato incaricato controlla la funzionalità
del sistema di vie di uscita, il corretto funzionamento dei serramenti delle porte, nonché degli impianti e
delle attrezzature di sicurezza;
f.
il personale Veronamercato assicura il funzionamento – verificandone l’efficienza prima dell’utilizzo della
Sala - dei presidi antincendio e degli impianti elettrici, l’illuminazione di sicurezza; i dispositivi di sicurezza
degli impianti di ventilazione, condizionamento e riscaldamento, nonché il funzionamento di tutti gli
apparati audiovisivi;
g. il personale Veronamercato coaudiuvando e supportando il responsabile individuato dal Concessionario
attiva i servizi di soccorso in caso di necessità. Un estratto del piano d’ emergenza (completo di
planimetria individuante i mezzi estinguenti e le vie di fuga è consegnata al Concessionario all’atto del
rilascio della concessione definitiva all’uso delle sale.
La stessa planimetria è affissa nei locali della sala convegni nell’atrio di ingresso.
ART. 10 – RISARCIMENTO DEI DANNI MATERIALI
Veronamercato SpA si riserva in qualsiasi momento di porre a carico dell’Ente utilizzatore delle sale
eventuali spese sostenute per le riparazioni ed il ripristino dello stato dei luoghi e degli arredi alle stesse
condizioni preesistenti la concessione d’uso, oltre che per ogni eventuale maggior danno eventualmente
patito da Veronamercato per il mancato utilizzo delle sale per tutto il tempo necessario per lo svolgimento
delle operazioni di ripristino.
ART. 11 – DOCUMENTO DI CONCESSIONE D’USO DELLE SALE
Il Direttore concede l’uso delle sale ai soggetti che, avendone titolo, ne hanno fatto previamente richiesta nei
termini e con le modalità previste dal presente regolamento.
La concessione d’uso della sale è subordinata al rilascio del “documento di concessione” che sarà
sottoscritto tra Veronamercato (concedente) e l’Ente (concessionario).
Con il documento di concessione verranno eventualmente disciplinate – caso per caso – ulteriori modalità
con riferimento tra l’altro all’utilizzo delle attrezzature multimediali e dell’arredo o per esigenze particolari
manifestate dal Concessionario in sede di richiesta.
ART. 12 – ACCESSO E DISIMPEGNO DELLE STRUTTURE IN CONCESSIONE
L’accesso alle strutture – da parte del Concessionario - per predisporre ed allestire quanto necessario
all’utilizzo delle sale e per lo svolgimento delle manifestazioni potrà avvenire esclusivamente nei seguenti
modi ed orari:
-
il giorno della manifestazione, a partire da un ora prima dell’inizio previsto della stessa;
il giorno lavorativo antecedente alla manifestazione (si intendono lavorativi i giorni da lunedì a
venerdì) l’accesso alla sala – anche per effettuare prove di funzionamento e/o videoproiezioni - è
ammesso esclusivamente al mattino tra le ore 09.30 e le ore 11.00 previo appuntamento, fermo
restando il diritto – per Veronamercato – di concedere ad altri l’utilizzo delle sale anche in tali giorni,
in tal caso sarà concordato un nuovo e diverso orario per l’allestimento ed effettuazione delle prove
in sala;
Il disallestimento delle sale deve essere garantito entro le ore 09.00 del primo giorno lavorativo successivo
alla manifestazione.
Il personale Veronamercato provvederà alla verifica dello stato delle sale a disallestimento avvenuto.
ART. 12 – CONTRIBUZIONE SPESE DI CONCESSIONE
La concessione d’uso della sala è subordinata al preventivo versamento del corrispettivo previsto da
apposito tariffario, fissato dal Consiglio d’Amministrazione, a titolo di rimborso delle spese vive sostenute da
Veronamercato (vigilanza, pulizie, ecc.) e per l’utilizzo delle sale.
In caso di mancato utilizzo delle sale, Veronamercato restituirà l’importo versato, con facoltà di trattenere
eventualmente una quota fino al 50% dello stesso.
Veronamercato può concedere l’uso della sala a titolo gratuito per lo svolgimento di iniziative da essa
finanziate o patrocinate, ovvero a fronte di particolari, comprovate e valide ragioni valutabili di volta in volta.
L’accesso alla sala e/o la partecipazione alle iniziative ivi organizzate non potrà essere subordinato al
pagamento di biglietti.
ART. 13 – REVOCA DELLA CONCESSIONE
La concessione della sala potrà essere in ogni momento revocata per motivi di ordine pubblico o di
sicurezza o per altri gravi motivi. Eventuali manchevolezze riscontrate nell’uso della sala costituiranno valido
motivo al diniego di nuove concessioni.
ART. 14 – RIMBORSO PER DANNI CAUSATI DAL CONCESSIONARIO
Qualora dalla verifica effettuata dal personale Veronamercato dopo il disallestimento delle sale siano
riscontrati danni alle strutture od arredi delle stesse, il concessionario è tenuto al rimborso delle spese
sostenute da Veronamercato per gli eventuali ripristini necessari e per ogni eventuale maggior danno
eventualmente patito da Veronamercato per il mancato utilizzo delle sale per tutto il tempo necessario per lo
svolgimento delle operazioni di ripristino.