Regolamento per il diritto di Accesso agli Atti del comune

CITTA' DI MONSUMMANO TERME
Provincia di Pistoia
REGOLAMENTO PER IL DIRITTO DI
ACCESSO AGLI ATTI AMMINISTRATIVI
5/ACCESSO4.REG
APPROVATO CON DELIBERA. CC. N. 127 DEL 20.12.1994
Parte I
DISPOSIZIONI GENERALI
Capo I
I DIRITTI D'ACCESSO
ART. 1 - FONTI E FINALITA'
1. Il presente regolamento attua i principi affermati dalla legge 8 giugno 1990, n. 142 e le
disposizioni stabilite dalla legge 7 agosto 1990, n. 241 e dallo statuto comunale.
2. Il presente regolamento assicura ai cittadini, singoli ed associati, il diritto di accesso agli atti
amministrativi e, in generale, alle informazioni di cui è in possesso l'Amministrazione, per rendere
effettiva e consapevole la loro partecipazione all'attività del Comune.
3. Il regolamento assicura altresì il diritto di accesso ai documenti amministrativi formati o
stabilmente detenuti dall'Amministrazione comunale, a chiunque ne abbia interesse per la tutela di
situazioni giuridicamente rilevanti, ai sensi degli artt. 22 e 23 della legge 7 agosto 1990, n. 241.
Capo II
SOGGETTI DEI DIRITTI D'ACCESSO
ART. 2 - SOGGETTI DEL DIRITTO DI ACCESSO ALLE INFORMAZIONI
ED AGLI ATTI DELL'AMMINISTRAZIONE COMUNALE
1. Il diritto di accesso alle informazioni ed agli atti dell'Amministrazione comunale, di cui all'art. 7
della legge 8 giugno 1990, n. 142, è assicurato:
a) a tutti i cittadini residenti nel Comune, dotati della capacità di agire o debitamente rappresentati
ai sensi del Codice Civile;
b) ai Consiglieri comunali ai quali il diritto di accesso è garantito da norme speciali, di cui all'art. 21
del presente regolamento;
c) ai rappresentanti delle:
- associazioni ed istituzioni registrate nell'apposito albo dell'associazionismo previsto dallo Statuto
comunale;
- organizzazioni di volontariato iscritte nei registri di cui all'art. 6 della legge 11 agosto 1991, n.
266;
- associazioni di protezione ambientale riconosciute ai sensi dell'art. 18 della legge 8 luglio 1986, n.
349;
d) ai rappresentanti delle persone giuridiche, pubbliche e private, che hanno sede o centro di attività
nel territorio comunale;
e) alle pubbliche amministrazioni che siano interessate all'accesso alle informazioni ed agli atti per
lo svolgimento delle funzioni ad esse attribuite;
f) ad ogni altra persona fisica o giuridica, istituzione, associazione od organizzazione che non abbia
residenza, sede o centro di attività nel Comune e che richieda di esercitare i diritti di accesso sopra
stabiliti per le finalità e con i limiti previsti dal successivo art. 3.
ART. 3 - SOGGETTI DEL DIRITTO DI ACCESSO
AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
1. L'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi è riconosciuto a chiunque vi abbia
interesse personale e concreto per la tutela di proprie situazioni giuridicamente rilevanti, in
conformità a quanto stabilito dall'art. 22 della legge 7 agosto 1990, n. 241.
2. Il diritto di accesso ai sensi del presente articolo può essere esercitato da amministrazioni,
associazioni e comitati portatori di interessi pubblici o diffusi, sempre per la tutela di situazioni
giuridicamente rilevanti.
ART. 4 - NOZIONE DI DIRITTO DI ACCESSO
1. Il diritto di accesso viene esercitato attraverso la visione e/o il rilascio di copia della
documentazione amministrativa dell'ente locale.
2. La visione della documentazione amministrativa viene esercitata tramite l'esibizione dell'atto o
provvedimento richiesto, sotto la sorveglianza del personale addetto.
3. Il rilascio di copia della documentazione, consiste nella formazione di copia fotostatica,
fotografica, filmata o memorizzata su supporti magnetici, a cura del personale addetto, in forma non
autenticata. L'autenticazione delle copie deve essere espressamente richiesta dall'istante.
ART. 5 - OGGETTO DEL DIRITTO DI ACCESSO ALLE INFORMAZIONI
E AGLI ATTI AMMINISTRATIVI
1. Oggetto del diritto d'accesso da parte dei soggetti di cui all'art. 2 sono gli atti amministrativi
prodotti da organi del Comune, nonché informazioni non aventi carattere riservato desumibili da
atti, documenti, pubblicazioni e da dati in possesso del Comune.
2. Il Comune assicura attraverso i responsabili dei procedimenti di accesso e nelle altre forme
previste dal presente regolamento le informazioni in suo possesso, con l'esclusione di quelle per le
quali ricorrono le condizioni preclusive o limitative di cui ai seguenti artt. 18 e 19.
ART. 6 - OGGETTO DEL DIRITTO DI ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
1. Il diritto di accesso dei soggetti di cui all'art. 3 è esercitato relativamente ai documenti
amministrativi ed alle informazioni dagli stessi desumibili il cui oggetto è correlato con l'interesse,
sopra definito, di cui il richiedente dimostri, con idonea e specifica motivazione, di essere titolare.
2. Oggetto del diritto di accesso ai documenti è ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica
o elettromagnetica o di qualunque altra specie di atti e provvedimenti dell'Amministrazione
comunale, anche interni, da essa formati o comunque utilizzati.
3. Il diritto di accesso ricomprende anche gli atti interni del procedimento amministrativo che
attengono alle fasi dell'iniziativa, dell'istruttoria e costitutiva di detto procedimento.
4. Gli atti e i documenti che costituiscono allegati di altro atto possono essere esibiti unitamente
all'atto principale del quale costituiscono parte integrante e sostanziale. Di essi potrà essere
rilasciata copia anche per parti.
5. Il diritto di accesso di cui ai precedenti commi è esercitato relativamente ai documenti
amministrativi ed alle informazioni dagli stessi desumibili il cui oggetto è correlato con l'interesse,
sopra definito, di cui il richiedente dimostri, con idonea e specifica motivazione, di essere titolare.
CAPO III
MODALITA' DI ACCESSO
ART. 7 - ACCESSO FORMALE ED INFORMALE
1. Il diritto di accesso può essere esercitato in via informale o formale così come previsto dagli art.
3 e 4 del D.P.R. 352/1992.
ART. 8 - ACCESSO INFORMALE
1. L'accesso informale avviene mediante richiesta scritta o verbale, rivolta al competente ufficio o
all'Ufficio relazioni con il pubblico.
2. Il richiedente, per iscritto o verbalmente, deve:
a) indicare le proprie generalità o i propri poteri rappresentativi, ove necessario;
b) indicare gli estremi del documento richiesto o gli elementi che ne consentano l'individuazione;
c) indicare l'interesse connesso all'oggetto della richiesta;
d) specificare se intende prendere visione del documento, estrarre copia, trascrivere il testo od
effettuare copia dei dati informatizzati.
3. La richiesta è esaminata immediatamente, senza formalità alcuna, dal responsabile del
procedimento di accesso di cui al successivo art. 11 e qualora non vi sia dubbio alcuno sulla identità
e legittimazione del richiedente, sui propri poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse
personale e concreto all'accesso e sulla inesistenza di possibili cause ostative al rilascio, essa è
accolta mediante esibizione del documento, estrazione di copia ovvero altra modalità idonea.
4. Il responsabile del procedimento predispone in tal caso una ricevuta indicante con esattezza i
documenti rilasciati da far sottoscrivere al richiedente. Tale ricevuta viene depositata a cura del
responsabile del procedimento presso l'Archivio comunale.
ART. 9 - ACCESSO FORMALE
1. Qualora non sia possibile, per qualsiasi motivo, l'accoglimento immediato della richiesta in via
informale, o sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri
rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse giuridicamente protetto o sull'accessibilità del
documento, il richiedente è invitato a presentare istanza formale.
2. Anche al di fuori dei casi in cui al comma 1, il richiedente può sempre presentare istanza formale,
di cui l'ufficio è tenuto, su richiesta, a rilasciare ricevuta.
3. La richiesta di accesso in via formale deve essere presentata al protocollo generale del Comune e
deve contenere tutte le indicazioni ed i dati di cui al precedente art. 7.
4. Il procedimento di accesso formale deve concludersi, ai sensi dell'art. 25, comma 4, della L.
241/1990, nel termine di trenta giorni decorrenti dalla data di ricezione della richiesta.
ART. 10 - RICHIESTA DI ACCESSO IRREGOLARE OD INCOMPLETA
1. Nel caso in cui la richiesta di accesso in via formale sia irregolare od incompleta, il responsabile
del procedimento entro 10 giorni deve darne tempestiva comunicazione al richiedente con
raccomandata con avviso di ricevimento.
2. In tale ipotesi, il termine per la conclusione del procedimento di accesso ricomincia a decorrere
dalla data di presentazione della richiesta perfezionata.
CAPO IV
IL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO DI ACCESSO
ART. 11 - INDIVIDUAZIONE DEL RESPONSABILE DEL
PROCEDIMENTO DI ACCESSO
1. Responsabile del procedimento di accesso è il responsabile dell'ufficio depositario dell'originale
dell'atto, ovvero, su delega di quest'ultimo, altro dipendente.
CAPO V
ACCOGLIMENTO O RIGETTO DELLA RICHIESTA DI ACCESSO
ART. 12 - ACCOGLIMENTO DELLA RICHIESTA DI ACCESSO
1. Con l'accoglimento della richiesta di accesso formale, il responsabile del procedimento comunica
al richiedente l'indicazione dell'ufficio presso cui rivolgersi nonché il periodo di tempo, non
inferiore a quindici giorni, durante il quale può prendere visione della documentazione od ottenerne
copia e l'avvertimento che, salvo comunque l'applicazione delle norme penali, è assolutamente
vietato asportare i documenti dal luogo presso il quale sono dati in visione, tracciare segni su di essi
o comunque alterarli in qualsiasi modo.
2. L'accoglimento della richiesta di accesso ad un documento comporta anche la facoltà di accesso
ad altri documenti (del medesimo tipo) nello stesso richiamati ed appartenenti al medesimo
procedimento aventi rilevanza specifica per la tutela degli interessi giuridicamente rilevanti del
richiedente, fatte salve le eccezioni di legge o di regolamento.
3. L'esame del documento è effettuato dal richiedente o da persona da lui incaricata, con l'eventuale
accompagnamento di altra persona, di cui vanno specificate le generalità, che devono poi essere
registrate in calce alla richiesta.
4. L'interessato può prendere appunti o trascrivere in tutto o in parte il contenuto dei documenti
presi in visione.
ART. 13 - COPIA DEI DOCUMENTI
1. L'esame dei documenti mediante semplice presa in visione degli stessi è gratuito.
2. Il richiedente che voglia ottenere copia dei documenti è tenuto a versare al Comune il rimborso
delle spese di riproduzione, secondo le tariffe stabilite dall'Amministrazione comunale, oltre ai
diritti di visura e ricerca nella misura e nei modi previsti per legge. In caso di richiesta di numerosi
documenti o di documenti la cui riproduzione non possa essere fatta direttamente dal Comune
(esempio: planimetrie), il richiedente è tenuto ad anticipare le spese di riproduzione, su richiesta del
responsabile del procedimento.
ART. 14 - RICONSEGNA DEL DOCUMENTO
1. Terminato l'esame del documento da parte dell'interessato o della persona da lui incaricata, il
responsabile del procedimento deve indicare, in apposito stampato, il giorno e l'ora in cui ha
consegnato il documento nelle mani dell'interessato per farne prendere visione o per estrarne copia
il giorno e l'ora in cui lo stesso è stato restituito integro e senza alcuna alterazione.
2. Il prestampato di cui al precedente comma 1 deve essere sottoscritto dal responsabile del
procedimento e dall'interessato e consegnato all'archivio comunale.
ART. 15 - ACCESSO MEDIANTE STRUMENTI INFORMATICI
1. L'accesso alle informazioni contenute in strumenti informatici è consentito purché rimanga
salvaguardata l'integrità dei dati e sia impedita la divulgazione non autorizzata degli stessi.
2. Le copie dei dati informatizzati possono essere rilasciate su supporti cartacei.
3. L'uso degli strumenti informatici è riservato esclusivamente al personale del Comune, ad
eccezione di eventuali apparecchiature self-service che possano essere installate per particolari tipi
di informazioni.
4. Per l'accesso mediante strumenti informatici il responsabile del procedimento è il responsabile
del servizio elaborazione dati od altro dipendente da lui delegato.
ART. 16 - RIFIUTO, LIMITAZIONE E DIFFERIMENTO DELL'ACCESSO
1. Il rifiuto, la limitazione o il differimento dell'accesso richiesto in via formale devono essere
motivati per scritto a cura del responsabile del procedimento di accesso, con riferimento specifico
alla normativa vigente, alle categorie di documenti sottratti all'accesso indicate nel successivo art.
19, alle circostanze di fatto e di diritto per cui la richiesta non può essere accolta così come
proposta.
2. Il provvedimento che dispone il rifiuto, la limitazione o il differimento dall'accesso è assunto dal
Sindaco in qualità di legale rappresentante dell'Ente e trasmesso all'interessato.
3. Contro le determinazioni amministrative concernenti il diritto di accesso è dato ricorso, nel
termine di trenta giorni, al tribunale amministrativo regionale, a norma dell'art. 25, comma 5, della
L.241/1990.
ART. 17 - RIFIUTO ALL'ACCESSO
1. Il rifiuto all'accesso al documento potrà comunque essere disposto nel caso in cui non sia
sufficientemente comprovata l'esistenza di un interesse personale e concreto del richiedente
all'accesso del documento per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti, ovvero nei casi di cui
all'art. 19, per i quali l'accesso è escluso, salvo quanto disposto nel successivo art. 20.
ART. 18 - DIFFERIMENTO DELL'ACCESSO
1. Il differimento dell'accesso richiesto in via formale è disposto nel caso in cui sia necessario
assicurare una temporanea tutela agli interessi dell'ordine pubblico, prevenzione e repressione della
criminalità, nonché quando i documenti riguardino la vita privata o la riservatezza di persone
fisiche, di persone giuridiche, gruppi, imprese e associazioni, secondo quanto disposto dall'art. 24,
comma 2, della legge n. 241/1990 lett. c) e d) e dall'art. 8, comma 5, lett. c) e d) del regolamento
approvato con D.P.R. n. 352/1992.
2. Il differimento può, inoltre, essere disposto per salvaguardare esigenze di riservatezza del
Comune, specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione ai documenti la cui
conoscenza possa compromettere il buon andamento dell'azione amministrativa.
3. L'atto che dispone il differimento dell'accesso deve necessariamente contenere l'indicazione della
durata del differimento stesso.
4. I documenti di carattere riservato relativi a situazioni private di persone diventano consultabili
dopo 70 anni a norma dell'art. 21 del D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, salvo i casi di esclusione
totale.
CAPO VI
DISCIPLINA DEI CASI DI ESCLUSIONE
ART. 19 - CASI IN CUI E' POSSIBILE DISPORRE
L'ESCLUSIONE DEL DIRITTO ALL'ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
1. I documenti amministrativi del Comune, a norma degli artt. 24, comma 2, lettere c) e d), della
legge n. 241/90 e 8, comma 5, lettere c) e d) del D.P.R. 352/92, sono sottratti all'accesso quando
sono suscettibili di recare un pregiudizio concreto all'ordine pubblico e alla prevenzione e alla
repressione della criminalità e alla riservatezza di terzi, persone fisiche e giuridiche, gruppi, imprese
ed associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale,
finanziario, industriale e commerciale, ancorché i relativi dati siano stati forniti dagli stessi soggetti
cui si riferiscono, così come appresso specificato:
a) i documenti attestanti qualità personali dei candidati ai concorsi per l'assunzione dei dipendenti,
aventi carattere riservato e che non debbano formare oggetto di valutazione da parte della
commissione giudicatrice.
b) gli atti ed i documenti relativi ai singoli rapporti di lavoro inerenti alle qualità professionali e/o
personali, alla posizione fiscale o patrimoniale dei dipendenti od inerenti a procedimenti
disciplinari.
c) i verbali di contravvenzione elevati dai Vigili Urbani o da altri accertatori e gli atti inerenti il
procedimento di accertamento.
d) gli atti di adempimento di obblighi fiscali relativi alla posizione fiscale di dipendenti e di terzi.
e) gli atti ed i documenti inerenti la vita privata, la situazione personale e familiare dei cittadini, il
loro stato di salute, le loro condizioni economiche e quant'altro violi la sfera della riservatezza
individuale.
f) gli atti ed i documenti inerenti la riservatezza di persone giuridiche, gruppi, imprese e
associazioni, con particolare riferimento agli interessi professionale, finanziario, industriale e
commerciale.
g) la corrispondenza inerente la vita privata e la sfera di riservatezza delle persone fisiche e
giuridiche, di gruppi, imprese e associazioni, con riferimento a quanto previsto dall'art. 15 della
Costituzione e nel rispetto dell'art. 616 c.p..
Art. 20 - LIMITAZIONE AL POTERE DI ESCLUSIONE
DEL DIRITTO D'ACCESSO
1. I documenti amministrativi del comune elencati nel precedente art. 19 non possono essere
sottratti all'accesso ove sia sufficiente far ricorso al potere di differimento secondo le modalità
previste nell'art. 18.
2. In ogni caso per gli atti di cui al precedente art. 19 deve essere garantita ai richiedenti la sola
visione nell'ipotesi in cui il richiedente documenti che la conoscenza è necessaria per curare o per
difendere proprie situazioni giuridicamente rilevanti.
ART. 21 - DIRITTO D'ACCESSO DEI CONSIGLIERI COMUNALI
1. I Consiglieri comunali hanno diritto di ottenere dagli uffici del Comune, nonché dalle aziende ed
enti dallo stesso dipendenti, tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all'espletamento
del proprio mandato, secondo quanto dispone il quinto comma dell'art. 31 della legge 8 giugno
1990, n. 142.
2. I Consiglieri comunali hanno diritto di accesso agli atti dell'amministrazione comunale ed ai
documenti amministrativi formati dall'Amministrazione o dalla stessa stabilmente detenuti.
3. I Consiglieri comunali hanno diritto di ottenere copie degli atti e dei documenti necessari per
l'esercizio del mandato elettivo.
4. L'esercizio dei diritti previsti dal presente articolo avviene gratuitamente, con le modalità stabilite
dal regolamento per il funzionamento del Consiglio comunale.
5. I Consiglieri comunali sono tenuti al segreto nei casi specificatamente stabiliti dalla legge.
ART. 22 - ARCHIVIO DELLE ISTANZE DI ACCESSO
1. Al fine di consentire il più celere ed agevole esercizio del diritto di accesso, il Comune istituisce
un archivio automatizzato e, fin tanto che ciò non sarà possibile, cartaceo, delle richieste di accesso.
2. L'archivio deve contenere i dati ricognitivi, soggettivi, oggettivi e cronologici delle richieste di
accesso ricevute, e deve essere costantemente aggiornato con le informazioni attinenti al relativo
caso.
ART. 23 - PUBBLICAZIONI ALL'ALBO PRETORIO
1. Nella sede comunale, in luogo accessibile al pubblico, è collocato l'Albo Pretorio del Comune,
costruito in modo da garantire la conoscenza e lettura degli atti esposti e, insieme, la loro
conservazione.
2. Mediante affissione all'Albo Pretorio sono pubblicate tutte le deliberazioni comunali, in
conformità all'art. 47 della legge 142/1990. Le ordinanze ed i decreti del Sindaco sono pubblicati
nel rispetto dello Statuto comunale. Gli avvisi di convocazione del Consiglio comunale, gli avvisi di
gara, i bandi di concorso, gli avvisi di rilascio di concessioni edilizie, gli elenchi mensili dei
rapporti di polizia giudiziaria in materia di violazioni edilizie, l'albo dei beneficiari di provvidenze
di natura economica e tutti gli atti che per disposizioni di legge, statutarie o di regolamento devono
essere pubblicati ufficialmente, sono affissi all'albo pretorio per la durata stabilita dalle norme
predette. Una apposita sezione dell'albo è riservata alle pubblicazioni di matrimonio.
3. Il Segretario comunale designa il dipendente che, nell'ambito delle attribuzioni della sua qualifica
funzionale, è responsabile della tenuta dell'albo pretorio, dell'affissione e defissione degli atti e della
tenuta del registro delle affissioni. Il Segretario designa altresì il dipendente tenuto a sostituire
l'incaricato della tenuta dell'albo in caso di assenza o impedimento dello stesso.
ART. 24 - PUBBLICAZIONI NEL TERRITORIO COMUNALE
1. Per assicurare ai cittadini, in tutto il territorio comunale, la possibilità di prendere conoscenza dei
principali provvedimenti e delle iniziative del Comune, la Giunta comunale assume le iniziative a
ciò necessarie, mediante notiziario, stampa locale, affissioni di manifesti, avvisi, bandi di concorso.
ART. 25 - DISPOSIZIONI FINALI
1. Per quanto non espressamente previsto nel presente regolamento, si fa rinvio alle norme
contenute nel Capo V della Legge n. 241/90 e nel regolamento approvato con D.P.R. 352/1992.