Utilizzo di Voicemail Pro in modalità IP Office

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termine “Software” indica i programmi informatici, sotto forma di codice oggetto, forniti da Avaya o dai suoi partner di canale come prodotti
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UN CONTRATTO VINCOLANTE CON AVAYA INC. O CON IL RELATIVO AFFILIATO AVAYA (“AVAYA”).
Avaya concede all'utente una licenza secondo i termini dei tipi di licenza descritti di seguito, ad eccezione del software Heritage Nortel, il cui
ambito di licenza è descritto in dettaglio di seguito. Qualora la documentazione relativa all'ordine non identificasse espressamente un tipo di
licenza, la licenza applicabile sarà una Licenza per sistema designato. Il numero di licenze e di unità per le quali la licenza viene concessa è
pari a uno (1), eccetto nei casi in cui venga specificato un numero diverso di licenze o di unità nella documentazione o in altro materiale a
disposizione dell'utente. Per “Processore designato” si intende un singolo dispositivo di elaborazione autonomo. Per “Server” si intende un
processore designato che ospita un'applicazione software accessibile da svariati utenti.
Tipi di licenza
Licenza per sistema designato (DS, Designated System). L'Utente finale può installare e utilizzare ciascuna copia del Software solo sul
numero di processori designati indicato nell'ordine. Avaya può richiedere l'identificazione nell'ordine del processore designato per tipo, numero
di serie, chiave delle funzioni, posizione o altra designazione specifica, oppure può richiedere all'Utente finale di fornirla tramite strumenti
elettronici definiti da Avaya specificamente per questo scopo.
Licenza per utenti simultanei (CU, Concurrent User). L'utente finale può installare e utilizzare il software su più processori designati o su uno o
più server, a condizione che in qualsiasi dato momento il numero di unità che accede al software e lo utilizza non ecceda il numero di unità a
cui è stata concessa la licenza. Per “Unità” si intende l'unità su cui Avaya, a propria insindacabile discrezione, basa il prezzo delle licenze; può
corrispondere, a puro titolo di esempio e in via non esclusiva, a un agente, una porta o un utente, un account di posta elettronica o di casella
vocale a nome di una persona o di un ruolo aziendale (ad esempio, webmaster o servizio di assistenza), oppure una voce di directory del
database amministrativo utilizzato da e che consente all'utente di interfacciarsi con il software. Le unità possono essere collegate a un server
identificato specifico.
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Licenza Database (DL). L'Utente finale può installare e utilizzare ciascuna copia del Software su uno o più Server purché ognuno dei Server sui
quali è installato il Software non comunichi con più di un'istanza dello stesso database.
Licenza CPU (CP). L'Utente finale può installare e utilizzare ciascuna copia del Software su un certo numero di Server, fino al limite stabilito
nell'ordine, a condizione che la capacità di prestazioni del Server o dei Server non superi quella specificata per il Software. L'Utente finale non
può reinstallare e utilizzare il Software su Server con prestazioni superiori, senza la previa autorizzazione di Avaya e senza il previo pagamento
di una quota di aggiornamento.
Licenza per utenti designati (NU, Named User). L'Utente finale può: (i) installare e utilizzare il Software su un singolo Processore designato o
Server per ciascun Utente identificato autorizzato (definito di seguito) oppure (ii) installare e utilizzare il Software su un Server a condizione che
solo gli Utenti identificati autorizzati abbiano accesso al Software e lo utilizzino. “Utente identificato” indica un utente o dispositivo che è stato
espressamente autorizzato da Avaya ad accedere e utilizzare il Software. A esclusiva discrezione di Avaya, un “Utente identificato” può essere,
a titolo esemplificativo, designato per nome, funzione aziendale (ad esempio, webmaster o servizio di assistenza), account di posta elettronica
o di posta vocale a nome di una persona o di una funzione aziendale o voce della directory del database amministrativo utilizzato dal Software
che permette a un utente di interagire con il Software.
Licenza a strappo (SR, Shrinkwrap License). È possibile installare e utilizzare il Software in base ai termini e alle condizioni dei contratti di
licenza pertinenti, ad esempio “a strappo” o “di accettazione tramite clic” (le cosiddette licenze "clickthrough") in dotazione o relativi al Software
(quale la “Licenza a strappo”).
Software Heritage Nortel
Per “Software Heritage Nortel” si intende il software acquisito da Avaya nell'ambito dell'acquisto di Nortel Enterprise Solutions avvenuto nel
dicembre 2009. Il software Heritage Nortel attualmente concesso in licenza da Avaya è il software incluso nell'elenco dei prodotti Heritage
Nortel disponibile all'indirizzo http://support.avaya.com/LicenseInfo al collegamento “Heritage Nortel Products” (Prodotti Heritage Nortel). In
merito al software Heritage Nortel, Avaya concede all'utente una licenza d'uso di tale software esclusivamente entro i limiti autorizzati di
attivazione o utilizzo, al solo scopo specificato nella documentazione, ed esclusivamente per l'incorporamento e l'esecuzione in dispositivi
Avaya o, nell'eventualità in cui la documentazione applicabile consenta l'installazione su dispositivi di altri produttori, la comunicazione con
apparecchiature Avaya. Le tariffe per il software Heritage Nortel possono essere applicate in base al livello di attivazione o utilizzo autorizzato
specificato in un ordine o una fattura.
Copyright
Eccetto laddove diversamente ed esplicitamente dichiarato, non è consentito alcun uso del materiale presente su questo sito, della
documentazione e dei prodotti software o hardware forniti da Avaya. Tutti i contenuti del sito, della documentazione e dei prodotti forniti da
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qualsiasi códice o software, salvo espressamente autorizzato da Avaya. La riproduzione, la trasmissione, la diffusione, la memorizzazione e/o
l'utilizzo non autorizzati esplicitamente e per iscritto da Avaya sono azioni perseguibili penalmente e civilmente in base alla legislazione
vigente.
Virtualizzazione
Ogni vAppliance avrà il proprio codice ordine. Tenere presente che ogni istanza di una vAppliance debe essere ordinata separatamente. Se il
cliente dell'utente finale o il partner di canale volesse installare due vAppliance dello stesso tipo, dovranno essere ordinate due vAppliance di
quel tipo.
Ogni prodotto ha il proprio codice ordine. Tenere presente che ogni istanza di un Prodotto deve essere ordinata separatamente. Con “Istanza”
si intende una copia unica del Software. Ad esempio, se il cliente dell'utente finale o il partner di canale volesse installare due istanze dello
stesso tipo di prodotti, dovranno essere ordinati due prodotti di quel tipo.
Componenti di terzi
Per “Componenti di terzi” si intendono alcuni programmi o parti di programmi inclusi nel software possono contenere software (incluso software
open source) distribuito in base ad accordi con terzi (“Componenti di terzi”), i cui termini possono ampliare o limitare i diritti d'uso di determinate
parti del software (“Termini di terzi”). Le informazioni sul codice sorgente distribuito del sistema operativo Linux (pertinente ai prodotti che
includono tale codice), nonché i dettagli di identificazione dei titolari di copyright relativi ai Componenti di terzi e ai relativi Termini di terzi sono
disponibili nella documentazione o sul sito Web Avaya all'indirizzo http://support.avaya.com/Copyright. L'utente accetta i Termini di terzi relativi
a tali Componenti di terzi.
Nota per il provider di servizi
Il Prodotto può utilizzare Componenti di terzi con Termini di terzi che non consentono l'hosting e potrebbe essere necessario concederlo in
licenza in modo indipendente a tale scopo.
Prevenzione delle frodi tariffarie
La Frode tariffaria è l'uso non autorizzato del sistema di telecomunicazione da parte di una parte non autorizzata (ad esempio, una persona
che non è un dipendente dell'impresa, un agente, un sottoappaltatore o che non lavora per conto della vostra impresa). L'utente deve essere
consapevole che il sistema potrebbe essere soggetto a rischio di frodi tariffarie che, se attuate, potrebbero far aumentare notevolmente i costi
dei servizi di telecomunicazione.
Intervento di Avaya sulle frodi tariffarie
Se si ritiene di essere vittima di frode tariffaria e si necessita di assistenza o supporto tecnico, chiamare il Centro di assistenza tecnica per
l'intervento contro le frodi tariffarie al numero dedicato +1-800-643-2353 per gli Stati Uniti e il Canada. Per ulteriori numeri di telefono del
servizio di assistenza, visitare il sito Web dell'assistenza Avaya all'indirizzo http://support.avaya.com. È consigliabile riferire sospette
vulnerabilità della protezione relative ai prodotti Avaya mediante l'invio di un messaggio di posta elettronica all'indirizzo:
[email protected].
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Marchi di fabbrica
I marchi di fabbrica, i loghi e i marchi di servizio (“Marchi”) visualizzati in questo sito, nella documentazione o sui prodotti forniti da Avaya sono
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Come contattare l'assistenza Avaya
Consultare il sito Web dell'assistenza Avaya all'indirizzo http://support.avaya.com per visualizzare note e articoli sui prodotti oppure per
segnalare un problema relativo a un prodotto Avaya. Per un elenco dei numeri di telefono di supporto e degli indirizzi di contatto, consultare il
sito Web dell'assistenza Avaya all'indirizzo http://support.avaya.com, scorrere fino alla parte inferiore della pagina e selezionare il
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Sommario
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1. Login alla casella postale
1.1 Accesso alla.....................................................................
casella postale dal proprio interno
9
1.2 Accesso alla casella postale da una posizione
diversa
..................................................................... 10
1.3 Impostazione di un codice di accesso alla casella
postale
..................................................................... 10
2. Riepilogo
2.1 Opzioni della
.....................................................................
casella postale
12
2.2 Opzioni del.....................................................................
menu Guida Voicemail
13
2.3 Codici funzione
.....................................................................
predefiniti
13
3. Ascolto di messaggi
3.1
3.2
3.3
3.4
Ascolto di nuovi
.....................................................................
messaggi
Salvataggio.....................................................................
di un messaggio
Ascolto dei.....................................................................
messaggi vecchi e salvati
Eliminazione
.....................................................................
di un messaggio
17
17
17
18
4. Inoltro di messaggi vocali
4.1 Inoltro di un.....................................................................
messaggio a un'e-mail
4.2 Inoltro di un.....................................................................
messaggio a un altro interno
4.3 Inoltro di un.....................................................................
messaggio con un'intestazione
4.4 Inoltro di un messaggio all'elenco dei messaggi
salvati
.....................................................................
4.5 Inoltro di nuovi
.....................................................................
messaggi futuri a un indirizzo e-mail
4.6 Disattivazione
.....................................................................
dell'inoltro dei messaggi
20
20
21
21
21
22
5. Impostazione delle notifiche e-mail
5.1 Ricezione di un avviso e-mail su un nuovo
messaggio
..................................................................... 24
5.2 Attivazione o disattivazione dell'inoltro a un indirizzo
e-mail e degli avvisi
..................................................................... 24
6. Impostazione e modifica degli annunci
6.1 Ascolto dell'annuncio
.....................................................................
6.2 Salvataggio.....................................................................
dell'annuncio
6.3 Salvataggio dell'annuncio per la riproduzione
continua
.....................................................................
6.4 Interruzione della riproduzione continua
dell'annuncio .....................................................................
6.5 Modifica dell'annuncio
.....................................................................
6.6 Modifica degli
.....................................................................
annunci per i gruppi di suoneria
26
26
27
27
28
29
7. Amministrazione della casella postale
7.1 Attivazione.....................................................................
o disattivazione della voicemail
32
7.2 Attivazione o disattivazione della richiamata
Voicemail
..................................................................... 32
8. Opzioni per i chiamanti della casella
postale
8.1 Salto dell'annuncio
.....................................................................
della casella postale
34
8.2 Trasferimento
.....................................................................
a un numero di copertura
34
9. Visual Voice
Indice analitico
...............................................................................37
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Capitolo 1.
Login alla casella postale
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Login alla casella postale:
1. Login alla casella postale
Questa sezione descrive le modalità di accesso alla casella postale per il recupero dei messaggi utilizzando il proprio
interno 9 o un'ubicazione differente 10 .
La casella postale della voicemail può essere protetta con un codice di accesso 10 . In tal caso, è necessario immettere il
codice di accesso prima di controllare i messaggi. Se la lunghezza del codice di accesso non rispetta le relative restrizioni
impostate dall'amministratore, il sistema richiede di modificare il codice di accesso.
Per impostazione predefinita, l'interno dell'utente è configurato come posizione accreditata, pertanto non è necessario
immettere il codice di accesso. Se l'interno si trova in una zona di pubblico passaggio, è possibile modificarlo in modo che
sia necessario immettere il codice di accesso anche dal proprio interno.
Se si accede regolarmente alla casella postale da una posizione diversa dal proprio interno, è possibile chiedere
all'amministratore di sistema di impostare la suddetta come "posizione accreditata".
Nota: quando una casella postale del gruppo di suoneria viene gestita da più utenti, il sistema non richiede la modifica
del codice di accesso voicemail del gruppo di suoneria, anche se non rispetta le relative restrizioni impostate
dall'amministratore.
1.1 Accesso alla casella postale dal proprio interno
È possibile accedere alla propria casella postale dal proprio numero di interno o da una posizione diversa, a condizione
che l'amministratore di sistema abbia impostato questa opzione. Per ulteriori informazioni, vedere Accesso alla casella
postale da una posizione diversa 10 .
Per impostazione predefinita, il numero interno viene considerato una posizione accreditata. Ciò significa che è possibile
accedere alla propria casella postale voicemail dal proprio interno senza bisogno di inserire un codice di accesso. Tuttavia,
se il numero interno si trova in una zona di pubblico passaggio, è possibile che l'amministratore di sistema richieda
l'inserimento del codice di accesso. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione di un codice di accesso per la casella
postale 10 .
Per accedere alla casella postale dal proprio interno:
1. Comporre *17. Se si utilizza la casella postale per la prima volta, verrà richiesto di registrare un nome. In tal caso,
seguire le istruzioni fornite.
2. Una volta eseguito il login alla casella di posta, viene riprodotto un annuncio che indica il numero di nuovi
messaggi registrati (se presenti). I nuovi messaggi verranno quindi riprodotti. È possibile premere 8 per conoscere
le opzioni disponibili.
· Per ascoltare i vecchi messaggi:premere 1.
· Per ascoltare i messaggi salvati:premere 2.
3. Una volta ascoltato un nuovo messaggio, diventerà vecchio e verrà eliminato automaticamente 36 ore dopo la
prima riproduzione. Nei sistemi VoiceMail Pro, l'amministratore può impostare il periodo di tempo per la
conservazione dei messaggi, al termine del quale i messaggi verranno eliminati automaticamente. Verificare con
l'amministratore di sistema se il periodo di archiviazione dei messaggi è stato modificato.
4. Per uscire dalla voicemail, è sufficiente riagganciare.
Le sezioni seguenti descrivono le funzioni disponibili una volta effettuato il login alla casella postale.
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1.2 Accesso alla casella postale da una posizione diversa
Se si accede regolarmente alla casella postale da posizioni diverse dalla propria, è possibile chiedere all'amministratore di
sistema di attivare l'accesso remoto alla casella. Una volta eseguita questa operazione, sarà possibile effettuare l'accesso
da un numero di interno diverso dal proprio.
Per accedere alla propria casella postale da una posizione diversa:
1. Comporre il numero di interno.
2. All'annuncio della voicemail, premere 8. Verrà richiesto di inserire il codice di accesso, se ne è stato impostato uno.
3. Immettere il proprio codice di accesso. A questo punto, è possibile controllare i messaggi.
Suggerimento
· Se si accede regolarmente alla casella postale da una posizione diversa dal proprio interno, è possibile chiedere
all'amministratore di sistema di impostare la suddetta come "posizione accreditata". Quando si accede alla casella
postale da una posizione accreditata, non viene richiesto di immettere un codice di accesso.
Per impostazione predefinita, il proprio interno è una posizione accreditata. Se l'interno si trova in una zona di pubblico
passaggio, è possibile modificarlo in modo che sia necessario inserire il codice di accesso anche dal proprio interno
1.3 Impostazione di un codice di accesso alla casella postale
È possibile impostare un codice di accesso per proteggere la casella postale. Questa opzione è particolarmente utile se si
accede ai messaggi da un luogo di pubblico passaggio.
Per impostare un codice di accesso alla casella postale:
1. Comporre *17 dal proprio interno per accedere alla casella postale. Per ulteriori informazioni, vedere Accesso alla
casella postale dal proprio interno 9 .
2. Premere *04 per modificare il proprio codice di accesso alla casella postale.
3. Inserire il codice corrente dopo il segnale acustico. Se non si dispone di un codice di accesso, premere #
(cancelletto).
4. Inserire il nuovo codice dopo il segnale acustico e premere #.
5. Quando viene richiesto di ripetere il nuovo codice, digitarlo nuovamente e premere #.
6. Quando viene riprodotto il messaggio Il codice di accesso è stato modificato, riagganciare.
Nota:quando una casella del gruppo di suoneria viene gestita da più utenti, è necessario modificare la password
voicemail del gruppo di suoneria utilizzando IP Office Manager, in modo da evitare di modificarla tramite l'interfaccia
telefonica (TUI).
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Capitolo 2.
Riepilogo
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2. Riepilogo
2.1 Opzioni della casella postale
Se si chiama il proprio interno e si viene trasferiti alla voicemail, è possibile premere 8 durante l'annuncio iniziale per
passare all'ascolto dei messaggi.
Di seguito viene fornito un riepilogo delle opzioni che vengono visualizzate quando si accede alla casella postale dal
proprio interno o a distanza.
· I messaggi vengono eliminati 36 ore dopo la riproduzione, a meno che non siano stati salvati. Per salvare un
messaggio durante la riproduzione, premere 5.
Note
· Durante la riproduzione di un messaggio, è possibile premere e tenere premuto 0 per mettere il messaggio in
pausa. Per continuare la riproduzione del messaggio, premere il pulsante che corrisponde a Riavvolgi o
Precedente sul display del telefono.
· Le opzioni e-mail devono essere attivate dall'amministratore di sistema.
· È possibile personalizzare il funzionamento di Voicemail Pro per alcuni utenti singoli e gruppi, per fornire opzioni
diverse.
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Riepilogo: Opzioni della casella postale
2.2 Opzioni del menu Guida Voicemail
È possibile premere 8 in qualsiasi momento per ascoltare il menu della guida.
1
Per riprodurre i vecchi messaggi.
2
Per riprodurre i messaggi salvati.
3
Per modificare l'annuncio.
4
Per eliminare il messaggio che si sta ascoltando.
5
Per salvare il messaggio che si sta ascoltando.
6
Opzioni di inoltro.
7
Per ripetere l'ultimo messaggio.
8
Guida.
9
Per saltare il messaggio.
**
Per richiamare il mittente. Disponibile soltanto durante l'ascolto interno del messaggio.
*01
Per inoltrare tutti i messaggi a un indirizzo e-mail.
*02
Per inviare notifiche e-mail.
*03
Per disattivare le funzioni e-mail.
*04
Per modificare il codice di accesso.
Funzioni supplementari non elencate.
#
Per inoltrare il messaggio.
*
Per tornare indietro nel messaggio.
0
Per mettere in pausa il messaggio (tenere premuto 0) o per chiamare il centralino della voicemail.
2.3 Codici funzione predefiniti
È possibile utilizzare i seguenti codici abbreviati predefiniti dal proprio interno.
· Accedere alla casella postale dal proprio interno: Comporre *17.
· Attivare o disattivare la voicemail: Comporre *18 (attivata) o *19 (disattivata).
Quando la voicemail è disattivata, il sistema interrompe l'inoltro dei chiamanti alla casella postale quando il
numero è occupato o l'utente non risponde. Questa opzione non impedisce l'inoltro dei messaggi alla casella
postale da parte di altri utenti della casella.
· Attivare o disattivare la richiamata voicemail: Comporre *48 (attivata) o *49 (disattivata).
Quando questa opzione è attiva, il telefono squilla quando l'utente termina una telefonata e riaggancia il ricevitore
(a meno che non sia in attesa un'altra chiamata). Il sistema fa squillare il telefono e quando l'utente risponde
chiede di accedere alla casella postale.
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Capitolo 3.
Ascolto di messaggi
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3. Ascolto di messaggi
La casella postale della modalità IP Office può contenere i seguenti tipi di messaggi:
· Nuovo
Messaggi non ancora ascoltati dal proprietario della casella postale.
· Vecchio
Non appena si inizia ad ascoltare un messaggio, lo stato del messaggio viene modificato in Vecchio.
· Salvato
Mentre si ascolta un messaggio, è possibile richiederne il salvataggio.
Una volta eseguito l'accesso alla casella postale, un annuncio indicherà il numero di nuovi messaggi presenti. In seguito,
verrà riprodotto il primo nuovo messaggio. Per ulteriori informazioni, vedere Ascolto di nuovi messaggi 17 .
Mentre si ascoltano i messaggi è possibile:
· Eliminare il messaggio che si sta ascoltando. Per ulteriori informazioni, vedere Eliminazione di un messaggio
18
.
· Salvare il messaggio in modo che rimanga memorizzato per il periodo prestabilito. Nei sistemi VoiceMail Pro,
questa funzione può essere configurata dall'amministratore di sistema. Contattare l'amministratore per conoscere
il periodo di permanenza dei messaggi salvati nel sistema. Per ulteriori informazioni, vedere Salvataggio di un
messaggio 17 .
· Inoltrare il messaggio a un altro interno. Per ulteriori informazioni, vedere Inoltro di un messaggio a un altro
interno 20 .
· Ripetere il messaggio che si sta ascoltando.
· Passare al messaggio successivo.
· Chiamare la persona che ha lasciato il messaggio.
· Avanzare rapidamente, riavvolgere o mettere in pausa i messaggi.
Dopo aver ascoltato un messaggio una volta, lo stato del messaggio viene modificato in Vecchio. È ancora possibile
ascoltare i messaggi vecchi e salvati in qualsiasi momento. Per ulteriori informazioni, vedere Ascolto di messaggi vecchi e
salvati 17 .
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Ascolto di messaggi:
3.1 Ascolto di nuovi messaggi
Una volta eseguito l'accesso alla casella postale della modalità IP Office, un annuncio indicherà il numero di nuovi
messaggi registrati, se presenti. In seguito viene riprodotto il primo messaggio.
· L'amministratore di sistema può configurare la durata di permanenza dei messaggi nella casella postale. Con
l'aiuto dell'amministratore del sistema, verificare la durata di permanenza dei messaggi all'interno della casella
postale.
Mentre si ascolta un messaggio si potrà scegliere tra le opzioni seguenti:
· Per eliminare il messaggio:premere 4. Per ulteriori informazioni, vedere Eliminazione di un messaggio
· Per salvare il messaggio:premere 5. Per ulteriori informazioni, vedere Salvataggio di un messaggio
· Per inoltrare il messaggio:premere 6. Per ulteriori informazioni, vedere Inoltro di messaggi vocali
17
20
18
.
.
.
· Per ripetere l'ultimo messaggio:premere 7.
· Per saltare il messaggio:premere 9.
· Per richiamare il mittente (se interno): premere **.
· Per avanzare rapidamente:premere #.
· Per tornare indietro: premere *.
· Per mettere in pausa:premere 0. Premere * per riavviare.
3.2 Salvataggio di un messaggio
Per impostazione predefinita, un messaggio vecchio rimane nella casella postale per 36 ore. È possibile salvare un
messaggio per conservarlo per più tempo. Quando si salva un messaggio, per impostazione predefinita, il messaggio
rimarrà nella casella postale per il periodo stabilito dall'amministratore di sistema.
Per salvare un messaggio:
1. Accedere alla propria casella postale.
2. Premere 5 per salvare un messaggio mentre lo si ascolta o dopo averlo ascoltato. Verrà riprodotto un messaggio
di conferma di salvataggio del messaggio.
3.3 Ascolto dei messaggi vecchi e salvati
Quando si inizia ad ascoltare un nuovo messaggio, lo stato del messaggio viene modificato in "vecchio".
Per ascoltare i vecchi messaggi:
1. Accedere alla propria casella postale.
2. Premere 1. Viene annunciato il numero di vecchi messaggi, quindi viene riprodotto ogni messaggio.
Per ascoltare i messaggi salvati:
1. Accedere alla propria casella postale.
2. Premere 2. Viene annunciato il numero di messaggi salvati, quindi viene riprodotto ogni messaggio.
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IP Office 9.0
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3.4 Eliminazione di un messaggio
Quando si inizia ad ascoltare un nuovo messaggio, lo stato viene modificato in "vecchio". Per impostazione predefinita, i
vecchi messaggi rimangono nella casella fino a 36 ore, prima di essere eliminati durante le attività di manutenzione della
voicemail. Per quanto riguarda i nuovi messaggi, l'amministratore di sistema può modificare la durata del periodo di
conservazione nei sistemi VoiceMail Pro. Se si desidera archiviare un messaggio, è possibile eliminarlo durante o al
termine dell'ascolto.
Per eliminare un messaggio:
1. Premere 4 mentre si ascolta un messaggio che non si desidera conservare.
Utilizzo di Voicemail Pro in modalità IP Office
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Capitolo 4.
Inoltro di messaggi vocali
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4. Inoltro di messaggi vocali
È possibile inoltrare i messaggi a un'altra postazione.
Durante o subito dopo la riproduzione di un messaggio vocale è possibile scegliere se inoltrarlo:
· a un indirizzo e-mail. Per ulteriori informazioni, vedere Inoltro di un messaggio a un indirizzo e-mail
· ad altri interni. Per ulteriori informazioni, vedere Inoltro di un messaggio a un altro interno
20
20
.
.
· all'elenco dei messaggi salvati. Per ulteriori informazioni, vedere Inoltro di un messaggio all'elenco dei messaggi
salvati 21 .
È possibile scegliere se aggiungere un'intestazione al messaggio prima dell'inoltro. Per ulteriori informazioni, vedere
Inoltro di un messaggio con un'intestazione 21 .
4.1 Inoltro di un messaggio a un'e-mail
Prima di poter utilizzare questa funzione, è necessario che l'amministratore di sistema inserisca l'indirizzo e-mail per la
casella postale dell'utente in IP Office Manager. Se non si esegue questa operazione, verrà riprodotto il messaggio E-mail
non abilitata per questa casella postale.
Se si attiva questa opzione, sarà possibile inoltrare un messaggio vocale alla casella e-mail dell'utente.
Per inoltrare un messaggio a un indirizzo e-mail:
1. Durante o subito dopo la riproduzione di un messaggio, premere 6.
2. Premere 1. Il messaggio viene inoltrato al proprio indirizzo e-mail.
Per tornare al menu precedente o annullare l'inoltro del messaggio:
1. Premere #.
4.2 Inoltro di un messaggio a un altro interno
È possibile inoltrare un messaggio a un altro interno o a più interni contemporaneamente.
Per inoltrare un messaggio a un altro interno:
1. Durante o subito dopo la riproduzione di un messaggio, premere 6.
2. Premere 2.
3. Inserire i numeri di interno seguiti da #.
4. Per completare l'operazione, premere nuovamente #. Ad esempio:
· Per inoltrare un messaggio agli interni 201, 202 e 203, digitare: 201#202#203##
· Per inoltrare un messaggio solo all'interno 201, digitare: 201##
Per tornare al menu precedente o annullare l'inoltro del messaggio:
1. Premere #.
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Inoltro di messaggi vocali: Inoltro di un messaggio a un altro interno
4.3 Inoltro di un messaggio con un'intestazione
Prima di inoltrare un messaggio, è possibile registrare un messaggio a parte come intestazione del messaggio che si sta
inoltrando. Ad esempio, è possibile aggiungere un messaggio di intestazione per spiegare al destinatario il motivo
dell'inoltro.
Per inoltrare un messaggio con un'intestazione:
1. Durante o subito dopo la riproduzione di un messaggio, premere 6.
2. Premere 3.
3. Viene richiesto di registrare il proprio messaggio e quindi di premere un tasto qualsiasi per terminare la
registrazione.
4. Immettere l'elenco degli interni a cui si desidera inoltrare il messaggio. Per ulteriori informazioni relative all'inoltro
di un messaggio, vedere Inoltro di un messaggio a un altro interno 20 .
Per tornare al menu precedente o annullare l'inoltro del messaggio:
1. Premere #.
4.4 Inoltro di un messaggio all'elenco dei messaggi salvati
I messaggi vengono eliminati 36 ore dopo la riproduzione, a meno che non siano stati salvati. È possibile inoltrare un
messaggio da salvare insieme agli altri messaggi già salvati nell'elenco di messaggi salvati.
Per inoltrare un messaggio all'elenco dei messaggi salvati:
1. Durante o subito dopo la riproduzione di un messaggio, premere 6.
2. Premere 4. Questa operazione equivale a premere 5 dopo la riproduzione del messaggio.
Per tornare al menu precedente o annullare l'inoltro del messaggio:
1. Premere #.
4.5 Inoltro di nuovi messaggi futuri a un indirizzo e-mail
Prima di poter utilizzare questa funzione, è necessario che l'amministratore di sistema inserisca l'indirizzo e-mail per la
casella postale dell'utente in IP Office Manager. Se non si esegue questa operazione, verrà riprodotto il messaggio E-mail
non abilitata per questa casella postale.
Se l'opzione è stata attivata, è possibile impostare la casella postale in modo che i messaggi ricevuti in futuro vengano
inoltrati al proprio indirizzo e-mail.
· Se si seleziona questa opzione, i messaggi non verranno memorizzati nella casella postale della voicemail.
· Questa opzione ha la prevalenza sugli altri avvisi e-mail.
Per inoltrare i nuovi messaggi futuri a un indirizzo e-mail:
1. Accedere alla propria casella postale.
2. Premere *01. I nuovi messaggi futuri ricevuti nella casella di posta della voicemail verranno inoltrati all'indirizzo email dell'utente.
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4.6 Disattivazione dell'inoltro dei messaggi
Per disattivare l'inoltro dei messaggi:
1. Durante o subito dopo la riproduzione di un messaggio, premere 6.
2. Premere #.
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Capitolo 5.
Impostazione delle notifiche
e-mail
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5. Impostazione delle notifiche e-mail
È possibile ricevere notifiche della presenza di nuovi messaggi inviati al proprio indirizzo e-mail. La notifica può essere un
semplice avviso che indica la presenza di un nuovo messaggio o una copia del messaggio lasciato nella voicemail, se
richiesto. Per ulteriori informazioni, vedere Ricezione di un avviso e-mail per un nuovo messaggio 24 .
Inoltre, quando si ascolta un messaggio è possibile scegliere di inoltrarlo al proprio indirizzo e-mail. Per ulteriori
informazioni, vedere Inoltro di un messaggio a un indirizzo e-mail 20 .
Prima di utilizzare le opzioni e-mail, è necessario che l'amministratore di sistema inserisca l'indirizzo e-mail dell'utente in
IP Office Manager. Se non si esegue questa operazione, quando si tenta di usare un'opzione e-mail viene riprodotto il
messaggio audio E-mail non attivata per questa casella postale. Per sapere se il sistema voicemail è stato configurato o
meno per l'utilizzo della funzione e-mail, rivolgersi all'amministratore di sistema.
5.1 Ricezione di un avviso e-mail su un nuovo messaggio
È possibile scegliere di ricevere un avviso e-mail per venire informati che un chiamante ha lasciato un messaggio.
· È possibile inviare le notifiche e-mail all'indirizzo e-mail del proprio cellulare, se se ne possiede uno. Ciò significa
che è possibile essere avvisati dell'arrivo di nuovi messaggi anche quando non si è in ufficio. Per conoscere
l'indirizzo e-mail del proprio cellulare, contattare il provider di servizi del proprio cellulare.
· Questa opzione prevale sull'inoltro a un indirizzo e-mail. Per ulteriori informazioni, vedere Inoltro di nuovi
messaggi futuri a un indirizzo e-mail 21 .
Per ricevere un avviso e-mail relativo a un nuovo messaggio:
1. Accedere alla propria casella postale.
2. Premere *02. Si riceverà un avviso e-mail ogni volta che viene lasciato un nuovo messaggio.
5.2 Attivazione o disattivazione dell'inoltro a un indirizzo e-mail e degli
avvisi
Se è stata selezionata una qualsiasi delle opzioni di notifica e-mail, è possibile disattivarla dal telefono.
Per disattivare le opzioni e-mail (inoltro o avvisi):
1. Accedere alla propria casella postale.
2. Premere *03. Verrà riprodotto un messaggio di conferma di disattivazione o attivazione dell'opzione.
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Capitolo 6.
Impostazione e modifica
degli annunci
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6. Impostazione e modifica degli annunci
Per impostazione predefinita, viene riprodotto un annuncio generico di sistema quando si riceve una chiamata nella
voicemail. Se si desidera, è possibile registrare un annuncio personalizzato.
· È possibile ascoltare il proprio annuncio in qualsiasi momento. Per ulteriori informazioni, vedere Ascolto
dell'annuncio 26 .
· È possibile modificare il proprio annuncio in qualsiasi momento. Per ulteriori informazioni, vedere Modifica
dell'annuncio 28 .
· È anche possibile salvare l'annuncio in modo che venga riprodotto continuamente. Per ulteriori informazioni,
vedere Salvataggio dell'annuncio per la riproduzione continua 27 .
· Inoltre, è possibile registrare un annuncio per le caselle postali dei gruppi di suoneria. Per ulteriori informazioni,
vedere Modifica degli annunci per i gruppi di suoneria 29 .
6.1 Ascolto dell'annuncio
È possibile ascoltare il proprio annuncio personalizzato in qualsiasi momento e modificarlo, se necessario.
Per ascoltare l'annuncio:
1. Accedere alla propria casella postale.
2. Premere 3 per gli annunci.
3. Premere 1. Questa opzione consente inoltre di ascoltare il messaggio attualmente registrato/predefinito. Una volta
registrato un nuovo messaggio, è possibile ascoltarlo e decidere se registrarlo nuovamente o salvarlo. Per ulteriori
informazioni, vedere Modifica dell'annuncio 28 o Salvataggio dell'annuncio 26 .
Per tornare al menu precedente:
1. Premere 8.
6.2 Salvataggio dell'annuncio
Quando si è soddisfatti del messaggio di annuncio, è possibile salvarlo normalmente o salvarlo per la riproduzione
continua. Per ulteriori informazioni, vedere Salvataggio dell'annuncio per la riproduzione continua 27 .
Per salvare l'annuncio:
1. Accedere alla propria casella postale.
2. Modificare l'annuncio come necessario. Per ulteriori informazioni, vedere Modifica dell'annuncio
28
.
3. Premere 3. Verrà riprodotto un messaggio di conferma di salvataggio della modifica.
· Se si riaggancia prima di premere 3, resterà in uso l'annuncio attivato in precedenza.
Per tornare al menu precedente:
1. Premere 8.
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Impostazione e modifica degli annunci: Salvataggio dell'annuncio per la riproduzione continua
6.3 Salvataggio dell'annuncio per la riproduzione continua
È possibile impostare l'annuncio personale in modo che venga riprodotto continuamente. In tal caso, i chiamanti non
potranno lasciare un messaggio o premere 0 per il centralino, se impostato.
Importante - Se si seleziona questa opzione, registrare un nuovo messaggio quando si desidera interrompere la
riproduzione continua. Vedere Interruzione della riproduzione continua dell'annuncio 27 .
Per salvare l'annuncio per la riproduzione continua:
1. Accedere alla propria casella postale.
2. Premere 3 per gli annunci.
3. Premere 4. Verrà riprodotto un messaggio di conferma di salvataggio della modifica.
Per tornare al menu precedente:
1. Premere 8.
6.4 Interruzione della riproduzione continua dell'annuncio
Se è stata impostata la riproduzione continua dell'annuncio, attenersi alla procedura seguente per interromperla.
Per interrompere la riproduzione continua dell'annuncio:
1. Accedere alla propria casella postale.
2. Premere 3 per gli annunci.
3. Premere 2 per modificare il messaggio.
4. Registrare il messaggio dopo il segnale acustico.
5. Premere 2 al termine della registrazione dell'annuncio. In seguito, è possibile premere 1 per ascoltare il nuovo
messaggio.
6. Premere 3 per salvare la modifica, in modo che l'annuncio non venga più riprodotto continuamente. Verrà
riprodotto un messaggio di conferma di salvataggio della modifica.
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6.5 Modifica dell'annuncio
È possibile modificare in qualsiasi momento il proprio annuncio personalizzato. Se si sceglie di offrire ai chiamanti della
casella postale eventuali opzioni di trasferimento 34 ai numeri di copertura, sarà necessario registrare un annuncio in cui
si spiegano le opzioni di trasferimento disponibili.
Avvertenza
· Se si passa dall'annuncio di sistema a uno personalizzato, non sarà possibile tornare all'annuncio di sistema senza
l'intervento dell'amministratore.
Per modificare l'annuncio:
1. Accedere alla propria casella postale.
2. Premere 3 per gli annunci.
3. Premere 2 per modificare l'annuncio.
4. Registrare il messaggio dopo il segnale acustico.
· Le registrazioni devono durare almeno 3 secondi.
5. Premere 2 al termine della registrazione dell'annuncio. In seguito, è possibile premere 1 per ascoltare il nuovo
messaggio.
6. Premere 3 per rendere attivo il messaggio. Se non si desidera utilizzare la nuova registrazione, è possibile ripeterla
oppure riagganciare per utilizzare l'annuncio attivato in precedenza.
7. Decidere se apportare ulteriori modifiche o salvare il nuovo annuncio. Per ulteriori informazioni sul salvataggio di
un annuncio, vedere Salvataggio dell'annuncio 26 o Salvataggio dell'annuncio per la riproduzione continua 27 .
Per tornare al menu precedente:
1. Premere 8.
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Pagina 28
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Impostazione e modifica degli annunci: Modifica dell'annuncio
6.6 Modifica degli annunci per i gruppi di suoneria
L'amministratore di sistema può configurare un metodo che consenta di accedere alla casella postale di un gruppo di
suoneria. Oltre alla gestione standard dei messaggi, è possibile modificare gli annunci per i gruppi di suoneria.
Per modificare gli annunci per i gruppi di suoneria:
1. Accedere alla casella postale del gruppo. Il metodo esatto dipende dall'opzione fornita dall'amministratore di
sistema.
2. Premere 3 per gli annunci.
3. Selezionare l'annuncio da registrare:
· Annuncio standard:premere 1.
L'annuncio viene utilizzato quando il gruppo di suoneria è in servizio, ma tutti i membri del gruppo sono
occupati o impostati su Nessuna risposta.
· Annuncio Fuori orario: premere 2.
L'annuncio viene utilizzato quando il gruppo di suoneria è in servizio notturno, fuori servizio o fuori orario di
lavoro.
· Annuncio di messa in coda: premere 3.
Il saluto viene riprodotto ai chiamanti in attesa di risposta per un periodo stabilito.
· Annuncio Ancora in coda: premere 4.
Venti secondi dopo l'annuncio di messa in coda, l'annuncio Ancora in coda viene riprodotto per i chiamanti
ancora in attesa di risposta. Questo annuncio viene ripetuto ogni 20 secondi.
4. Una volta selezionato l'annuncio da registrare, è possibile scegliere le seguenti opzioni:
· Per ascoltare la registrazione:premere 1.
· Per registrare un nuovo annuncio: premere 2.
Viene richiesto di premere nuovamente 2 al termine della registrazione. In seguito, tornare al menu per
ascoltare, registrare o salvare il messaggio. Le registrazioni devono durare almeno 3 secondi.
· Per salvare la nuova registrazione:premere 3.
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Capitolo 7.
Amministrazione della
casella postale
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Pagina 31
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7. Amministrazione della casella postale
Talvolta è utile impedire l'inoltro dei chiamanti alla casella postale quando il numero è occupato o l'utente non è in grado
di rispondere. È possibile attivare e disattivare la voicemail in qualsiasi momento. Per ulteriori informazioni, vedere
Attivazione o disattivazione della voicemail 32 .
L'amministratore di sistema può impostare l'opzione in modo che se i chiamanti vengono trasferiti alla voicemail,
potranno essere trasferiti a un altro interno 34 , ad esempio il centralino.
Per impostazione predefinita, il sistema della voicemail avverte quando è presente un messaggio voicemail facendo
squillare il telefono dell'utente quando termina una telefonata o riaggancia il ricevitore. È possibile scegliere se attivare o
disattivare l'opzione di richiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Attivazione o disattivazione della richiamata
voicemail 32 .
7.1 Attivazione o disattivazione della voicemail
Quando si disattiva la voicemail, il sistema impedisce l'inoltro dei chiamanti alla casella postale quando il numero è
occupato o l'utente non risponde. Questa opzione non impedisce l'inoltro dei messaggi alla casella postale da parte di altri
utenti della casella.
Per attivare o disattivare la voicemail
· Comporre *18 (attivazione) o *19 (disattivazione). Verranno riprodotti due segnali acustici di conferma.
7.2 Attivazione o disattivazione della richiamata Voicemail
Quando la funzione di richiamata della voicemail è attiva, il telefono squilla quando l'utente termina una telefonata e
riaggancia il ricevitore (a meno che non sia in attesa un'altra chiamata). Il sistema fa squillare il telefono e, alla risposta,
richiede di accedere alla casella postale. È possibile attivare o disattivare questa opzione.
Per attivare o disattivare la richiamata voicemail:
· Comporre *48 (attivazione) o *49 (disattivazione). Verranno riprodotti due segnali acustici di conferma.
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Pagina 32
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Capitolo 8.
Opzioni per i chiamanti della
casella postale
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Pagina 33
15-601131 Versione 9a (9/10/2013)
8. Opzioni per i chiamanti della casella postale
Durante una chiamata alla casella postale, è possibile utilizzare le opzioni riportate di seguito. Anche i chiamanti che
raggiungono la casella postale dell'utente possono utilizzare queste opzioni.
· Salto dell'annuncio della casella postale
34
· Trasferimento a un numero di copertura 34
Premere un tasto per essere trasferiti a un numero di copertura, ad esempio il centralino. Perché questa opzione
sia disponibile, l'amministratore di sistema deve impostare un numero di centralino per la voicemail.
8.1 Salto dell'annuncio della casella postale
Quando si chiama un interno e si viene trasferiti alla voicemail, è possibile saltare l'annuncio e andare direttamente al
segnale acustico che avvisa quando lasciare un messaggio.
Per saltare l'annuncio della casella postale:
· Chiamare il numero di interno.
· Non appena si riceve risposta, premere 2 per saltare l'annuncio. Verrà riprodotto un segnale acustico dopo il quale
sarà possibile registrare il messaggio.
8.2 Trasferimento a un numero di copertura
I chiamanti che raggiungono la casella postale dell'utente possono essere trasferiti a un altro numero mentre ascoltano
l'annuncio della casella postale. Questo è possibile premendo 0. IP Office 5.0+ consente anche di aggiungere ulteriori
numeri di trasferimento se l'utente preme 2 o 3.
Il numero a cui i chiamanti vengono trasferiti può essere configurato dall'amministratore di sistema.
Se sono configurati numeri di destinazione per il trasferimento, è necessario farvi riferimento nell'annuncio della casella
postale 26 .
Se la destinazione del trasferimento non risponde e la chiamata raggiunge la voicemail, ritorna alla casella postale
dell'utente.
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Pagina 34
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Capitolo 9.
Visual Voice
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Pagina 35
15-601131 Versione 9a (9/10/2013)
9. Visual Voice
Visual Voice consente di accedere alla casella postale voicemail dal menu del display del telefono anziché tramite i
messaggi vocali della casella postale.
Per utilizzare Visual Voice, il gestore del sistema deve aggiungere al telefono un pulsante Visual Voice oppure impostare il
pulsante MESSAGGI per l'utilizzo di Visual Voice.
· Visual Voice è supportato dalla maggior parte di telefoni fissi Avaya supportati da IP Office con display adatto.
Sugli altri telefoni, è possibile utilizzare il pulsante per l'accesso alla casella postale tramite i messaggi vocali e per
il trasferimento diretto della chiamata sulla voicemail.
· Sui telefoni T3, il pulsante Visual Voice attiva direttamente la funzione Ascolto di Visual Voice. Per accedere alla
gamma completa delle funzioni di Visual Voice, selezionare Menu > Impostazioni > Impostazioni voicemail.
Comandi di Visual Voice
La disposizione delle opzioni sullo schermo varia a seconda del tipo di telefono e delle dimensioni del display.
· Ascolta
Consente di accedere alla propria casella postale voicemail. Se si preme la schermata, viene visualizzato il numero
di messaggi nuovi, vecchi e salvati. Selezionare una di questa voci per avviare la riproduzione dei messaggi
della categoria selezionata. Utilizzare le opzioni seguenti:
· Ascolta
Riproduce il messaggio.
· Salva
Contrassegna il messaggio come salvato.
· Pausa
Interrompe la riproduzione del
messaggio.
· Chiama
Chiama il mittente del messaggio se è disponibile l'ID chiamante.
· Elimina
Elimina il messaggio.
· Copia
Copia il messaggio in un'altra casella postale. Se si seleziona questa
opzione, vengono visualizzate anche altre opzioni.
· Messaggio
Consente di registrare e inviare un messaggio voicemail ad altre caselle postali.
· Annuncio
Consente di modificare l'annuncio principale per i chiamanti sulla casella postale. Se non è stato registrato alcun
messaggio, viene utilizzato l'annuncio di sistema predefinito.
· E-mail
Questa opzione viene visualizzata solo se si è configurato un indirizzo e-mail per l'uso di voicemail nella
configurazione di IP Office. Questo comando consente di visualizzare e modificare la modalità di e-mail corrente
associata alla voicemail utilizzata per la ricezione dei nuovi messaggi. Usare Modifica per modificare la modalità
selezionata e Fatto per confermare la selezione. Le modalità disponibili sono le seguenti:
· Password
Consente di modificare la password della casella postale voicemail. Per effettuare questa operazione, è necessario
immettere la password esistente.
· Voicemail
Attiva/disattiva voicemail.
Utilizzo del pulsante Visual Voice per il trasferimento sulla voicemail
Se si preme il pulsante quando una chiamata è in corso, il pulsante MESSAGGIO consente di inserire un numero di
interno per il trasferimento diretto della chiamata connessa alla voicemail.
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Indice analitico
Eliminazione di un
Messaggio corrente
Eliminazione 12
Salvataggio 12
Indice analitico
A
Accesso remoto 10
Annunci per i gruppi di suoneria 29
Annuncio
Ancora in coda 29
Annuncio dell'ora 29
Ascolta 12
Fuori orario 12
In coda 12
In servizio 29
Modifica 26, 28
normale 12
Registra un 12
Riproduzione continua 12
Salto 34
Salva nuovo 12
Salvataggio 26
Servizio notturno 29
Standard 29
Annuncio di messa in coda 29
Annuncio di una casella postale
Salto 34
Ascolto 16
dell'annuncio 12, 26
Messaggi salvati 9
Nuovi messaggi 17
Vecchi messaggi 9
Attivazione/disattivazione
Attiva/disattiva voicemail 12, 32
della richiamata voicemail 12, 32
dell'inoltro dei messaggi 22
18
N
Numero del centralino 34
Nuovi messaggi 17
O
Opzioni
Disponibili per i chiamanti della casella postale
Opzioni chiamante 34
34
P
Posizione accreditata 10
Predefinite
Codici funzione 13
R
Registrato/predefinito 28
Riavvolgi 12
Richiamata 12
Richiamata mittente 12
Ripetizione messaggio precedente 12
Ripetizione ultimo messaggio 12
Riproduzione
Messaggi salvati 12
Vecchi messaggi 12
S
C
Codice
Accesso alla casella postale 10
Codice di accesso
Impostazione di un 10
Login senza 9, 10
Codici funzione disponibili per impostazione predefinita 13
E
Salto
Annuncio di una casella postale 34
Codice 10
Da una posizione accreditata 10
Da una posizione diversa 10
dal proprio interno 9
di un annuncio 34
di un messaggio vocale 12
Opzioni chiamante 34
Salvataggio di un messaggio 17
V
Vecchi messaggi 17
Arresto 27
Elenco dei messaggi salvati
Inoltro di messaggi a 21
Eliminazione
di un messaggio 12
Messaggi 18
Messaggio corrente 12
E-mail
Avvisi 20, 24
Inoltro di messaggi vocali a 20, 21, 24
Notifica attivata/disattivata 12
Opzioni 24
I
Inoltro
a un altro interno 12, 20
a un indirizzo e-mail 12
con intestazione aggiunta 12, 21
di un messaggio all'elenco dei messaggi salvati
Messaggi 20
Intestazione
Inoltra messaggio con 12
21
M
Messaggi salvati 17
Messaggio
Attivazione/disattivazione dell'inoltro
22
Utilizzo di Voicemail Pro in modalità IP Office
IP Office 9.0
Pagina 37
15-601131 Versione 9a (9/10/2013)
Utilizzo di Voicemail Pro in modalità IP Office
IP Office 9.0
Pagina 39
15-601131 Versione 9a (9/10/2013)
Le cifre e i dati riportati nella presente documentazione sono generici e, prima di
poter essere applicati a qualsiasi ordine o contratto particolare, devono essere
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propria discrezione, di apportare modifiche o variazioni alle caratteristiche tecniche
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