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CHECK-UP ORGANIZZATIVI
FORMALIZZARE ED OTTIMIZZARE I PROCESSI:
LA CONDIVISIONE DEL KNOW-HOW AZIENDALE
Delta arredamenti ha un nuovo orientamento
strategico che prevede una focalizzazione sul
business «tailor-made» ed una maggiore
integrazione a livello «di gruppo».
È necessario un miglioramento ed ottimizzazione dei
processi aziendali nonché comprendere se l’attuale
struttura organizzativa è in grado di sostenere il
nuovo business.
LA SFIDA
IN BREVE
Cliente: Delta Arredamenti
Sito: http://www.zordan1965.com/it/
Settore: Mobile
Area di intervento: Processi aziendali
Progetto: Check up processi aziendali e
Manuale operativo
Periodo: Sett-Nov 2013
Durata: 2 mesi
Risultati:
•
Evidenza del current state;
•
Proposta del future state;
•
Redazione manuali relativi alle procedure operative.
IL METODO DI LAVORO
Il processo aziendale è stato analizzato attraverso:
• round di interviste, ai quali hanno partecipato le
risorse chiave dell’azienda;
• riunioni periodiche e finali di gruppo, a perimetro
variabile, per permettere la comprensione da parte
di tutti del progetto e favorire un approccio
partecipativo;
• Raccolta dati (tempi e costi) messi a disposizione
dalla struttura aziendale.
Le informazioni ed i dati raccolti sono stati normalizzati
ed utilizzati nella rappresentazione del processo
realizzata con iGrafx (Business Process Management
Software), attraverso l’utilizzo dei diagrammi:
• SIPOC - Suppliers, Inputs, Process, Outputs, and
Customers;
• PROCESSO: utilizzato per le simulazioni.
Delta Arredamenti S.r.l. dal 1983 si occupa di
progettazione e realizzazione d’interni.
Il modello di business punta ad arredamento su misura
per abitazioni di lusso e negozi appartenenti a brand
riconosciuti, per il quale si rende necessario un elevato
impegno progettuale.
L’ acquisizione di Delta da parte di Zordan S.r.l. nel 2013
ed il nuovo orientamento strategico focalizzato sul
«tailor-made», portano la Direzione aziendale alla
necessità di verificare l’adeguatezza e la capacità
produttiva dell’attuale struttura organizzativa, per
garantirne una maggiore integrazione all’interno del
nuovo gruppo, ottimizzando e migliorando i
processi aziendali.
CHECK-UP ORGANIZZATIVI
FORMALIZZARE ED OTTIMIZZARE I PROCESSI:
LA CONDIVISIONE DEL KNOW-HOW AZIENDALE
LA SOLUZIONE
Il progetto che Sinedi propone a Delta, alla luce delle nuova strategia aziendale, ha come obiettivo la
mappatura del processo di acquisizione e gestione dell’ordine, dalla preventivazione alla sua evasione, con
il disegno del “CURRENT STATE”, l’evidenza di limiti e criticità da superare, ed una proposta di cambiamento
organizzativo supportato dal disegno del “FUTURE STATE”. Ha inoltre l’obiettivo di standardizzare i metodi
di lavoro e condividere il KNOW-HOW attraverso l’introduzione di procedure operative a supporto della
gestione dei processi.
I PROCESSI
LE PROCEDURE OPERATIVE
Attraverso le informazioni e i dati raccolti è stato
possibile redigere i diagrammi SIPOC che hanno
permesso di evidenziare le principali relazioni
intercorrenti fra le differenti entità, e “visualizzare”
l’impegno delle singole risorse/funzioni nel processo
aziendale.
Sono pertanto state ridefinite le attività costituenti il
processo sulla base della nuova organizzazione e il
nuovo modello di business, in particolare:
• maggior utilizzo delle tecnologie informative e
informatiche, grazie all’ integrazione con il
software gestionale in uso in Zordan;
• diversa ripartizione delle attività operative fra
funzioni.
Le simulazioni ed analisi quantitative sul “FUTURE
STATE” hanno permesso di valutare se la nuova
struttura proposta è in grado di sostenere il business.
Le interviste e la mappatura dei processi hanno
permesso di redigere le procedure operative, un
manuale gestionale costituito da:
• un insieme di procedure per ognuno dei
sottoprocessi
(definizioni,
terminologia
interna, obiettivi di reparto, input-output,
risorse, procedura, responsabilità, limiti che
la procedura supera),
• dei tools informatici utili alla corretta
redazione di preventivi, packing list etc.,
• un documento dedicato alla gestione della
codifica degli articoli.
La redazione partecipativa delle procedure ha
permesso che queste siano oltre che ben
comprese anche condivise.
I RISULTATI
Dalle simulazioni effettuate la nuova struttura proposta
con il supporto del “FUTURE STATE” è in grado di
sostenere anche il nuovo business.
La presenza del manuale operativo permette di
superare i vincoli evidenziati durante l’analisi dei
processi in quanto:
• fornisce alle risorse strumenti e linee guida in
grado di indirizzare le attività affinché i processi
siano efficaci ed efficienti;
• aiuta ad ottenere la soddisfazione del cliente
mediante il miglioramento continuo e la
prevenzione delle non conformità;
• assicura che le attività aziendali siano sotto il
controllo di persone (process owner) a cui è
assegnata la responsabilità dei risultati
programmati.
Il manuale operativo rappresenta inoltre la codifica
della conoscenza tacita presente in azienda,
permettendo la condivisione del know-how aziendale,
in termini di obiettivi da raggiungere e di responsabilità
operative da soddisfare.
“Il progetto ha permesso un
allineamento organizzativo e la
semplificazione dei processi della
controllante Delta.
L’intervento di Sinedi è stato
propedeutico e ha agevolato la
fusione che si è concretizzata oggi
tra le due aziende.
Questo ci consente di liberare le
energie per seguire le altre
operazioni straordinarie in corso”
27 Luglio 2015
Maurizio Zordan
Imprenditore Gruppo Zordan