Guida rapida all`utilizzo

Guida rapida all’utilizzo
1. Installare MailStore Server
Per testare MailStore Server, potete installarlo sul vostro PC. Nel setup sono inclusi tutti i componenti
necessari al suo funzionamento e non serve che sia installato un sistema Windows Server. E’ altresì possibile
l’installazione in ambienti virtuali come VMware.
2. Avviare MailStore Client
•
•
•
Avviate MailStore Client che è incluso automaticamente
nell’installazione di MailStore Server.
Inserite nome utente e password per l’amministratore nei
campi appositi e cliccate OK.
Installate la licenza di prova gratuita che avete ricevuto via
posta elettronica.
3. Creare un nuovo utente
Tutti i messaggi di posta elettronica presenti
nell’archivio vengono assegnati a singoli utenti,
perciò è necessario creare almeno un utente
prima di procedere con l’archiviazione.
• Cliccate su Administrative Tools e poi su
Users.
• Si possono aggiungere utenti in manuale
cliccando su Create New. In alternativa si
possono creare automaticamente tutti gli
utenti via Active Directory Integration.
4. Creare una procedura di archiviazione
Una volta creato il nuovo utente, è possibile
archiviare i messaggi:
• Cliccate su Archive E-mail.
• Nell’area superiore della finestra che si
aprirà, selezionate la fonte da cui archiviare.
• Una procedura guidata vi aiuterà a
configurare le proprietà della vostra
procedura (per esempio quale casella di
posta archiviare e da quale mail server).
• Una volta completata la procedura, essa
apparirà nell’elenco sotto Saved Settings
(Profiles).
• Ora è possibile avviare la procedura o
impostarne l’esecuzione programmata.
Attenzione: ogni procedura di archiviazione può essere eseguita un qualsiasi numero di volte ma MailStore
non creerà dei duplicati nell’archivio, limitandosi a processare solo i messaggi che non sono stati ancora
archiviati. Di default nessun messaggio verrà cancellato né verranno apportate modifiche a server, caselle di
posta o file.
Traduzione a cura di Naonis sas – Distributore ufficiale italiano di MailStore - Copyright © 2005-2009 deepinvent Software GmbH
via Carnaro n. 9 - 33170 – Pordenone – tel. 0434.536.248 - [email protected] - www.naonis.it
5. Consentire agli utenti l’accesso all’archivio
Ci sono tre modi diversi per consentire agli utenti l’accesso ai loro messaggi archiviati:
A) MailStore Client
Questo strumento di Windows può essere installato sul PC dell’utente manualmente o dal server stesso.
Attraverso MailStore Client gli utenti possono accedere a MailStore Server usando l’autenticazione di
Windows o i dati di accesso memorizzati nella gestione utenti di MailStore Client. MailStore Client può anche
essere scaricato separatamente a questo indirizzo:
http://www.mailstore.com/en/mailstore-server-download.aspx.
B) Add-on per Outlook
Durante l’istallazione di MailStore Client
può essere attivato l’add-in per Outlook
che consente agli utenti di accedere
all’archivio direttamente da Microsoft
Outlook.
C) Browser Internet
E’ anche possibile accedere tramite un browser Internet, senza installare alcun software: basta digitare nella
barra di navigazione http://servername:8461 o, con connessione crittografata, https://servername:8462,
sostituendo a servername il nome del computer su cui è installato MailStore Server.
La giusta strategia di archiviazione
Per email già esistenti
La cosa più logica è iniziare archiviando – e quindi mettendo al sicuro – i messaggi di posta già esistenti; nel
farlo è possibile definire delle regole per ridurre automaticamente la dimensione delle caselle di posta una
volta finito il processo di archiviazione. Gli utenti potranno così accedere ancora alle
loro email – molto più velocemente di prima – grazie a MailStore.
Per le email future
Dopo aver archiviato i messaggi già esistenti, bisogna decidere quale strategia adottare
per quelli futuri. Le opzioni disponibili sono le seguenti:
Opzione 1: Archiviare tutti i messaggi in modo automatico al momento
dell’invio/ricezione. Per farlo con Exchange Server, MailStore offre una funzione apposita; per tutti gli
altri casi è disponibile gratuitamente MailStore Proxy.
Gli utenti non possono cancellare i messaggi prima che siano archiviati, l’archiviazione è sempre
completa
In questo modo si risponde pienamente ai requisiti legali.
Nell’archivio le email vengono assegnate a utenti singoli ma non viene riprodotta l’originale struttura
delle cartelle (come invece in Outlook).
Opzione 2: Archiviare caselle di posta, file PST etc. automaticamente in base a un’esecuzione
programmata.
Quando si archivia, la struttura delle cartelle viene riprodotta fedelmente nell’archivio.
Gli utenti possono sempre cancellare i messaggi prima che vengano archiviati (anche se
l’archiviazione viene eseguita a intervalli molto brevi).
Maggiori informazioni sono disponibili nel manuale di MailStore Server a questa pagina:
http://www.mailstore.com/en/e-mail-archiving/email-archive-mailstore-server-introduction.aspx
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La giusta strategia di archivio e backup
Con MailStore è possibile archiviare un numero qualsiasi di messaggi email. Seguendo alcune accortezze è
possibile gestire grandi quantità di dati senza compromettere le prestazioni (MailStore Server è utilizzato con
successo da aziende con ben oltre 1.000 utenti/caselle):
Per ogni utente reale create un utente MailStore corrispondente. Evitate di creare utenti collettivi come
“accounting”. Motivo: MailStore crea un indice di ricerca per ogni utente per ottimizzare la velocità di
ricerca, effetto che va perso con gli utenti collettivi.
In Administrative Tools sotto Storage Locations, create un nuovo gruppo di file ogni 500.000-1.000.000
messaggi email. E’ un’operazione che può essere fatta in automatico. Vantaggio: ogni gruppo di file è
un’unità d’archivio autonoma con propri database, indici di ricerca e altre strutture di memorizzazione.
Creando regolarmente nuovi gruppi di file, è possibile mantenere alta la performance di ricerca e
archiviazione. Gli utenti in ogni caso vedono sempre l’archivio nella sua interezza.
I dati possono essere memorizzati anche su NAS. Vi rimandiamo al relativo capitolo del manuale.
MailStore non sostituisce i backup. Configurate il vostro software di backup per includere le directory in
cui MailStore salva i dati (visibili sotto Storage Locations). Prima e durante l’esecuzione del backup basta
fermare il solo servizio MailStore Server, e poi riavviarlo. Questo può essere fatto automaticamente dal
vostro software di backup.
Domande?
Il manuale completo di MailStore Server in lingua inglese è disponibile a questo indirizzo:
http://www.mailstore.com/en/help
Naturalmente potete contattarci personalmente, saremo lieti di aiutarvi: telefono: 0434 – 536248 E-mail:
[email protected]
Distributore per l’Italia
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Tel. 0434.536.248
Fax 0434.536.920
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