C 393/47 Gazzetta ufficiale delle Comunità europee 16.12.98

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16.12.98
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Gazzetta ufficiale delle Comunità europee
C 393/47
RELAZIONE SPECIALE N. 23/98
sulle azioni d’informazione e di comunicazione gestite dalla Commissione, corredata delle
risposte della Commissione
(Articolo 188 C, paragrafo 4, secondo comma, del trattato CE)
(98/C 393/03)
INDICE
Paragrafi
Pagina
INTRODUZIONE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1—4
48
FORMAZIONE ED ESECUZIONE DEL BILANCIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5—7
49
QUADRO NORMATIVO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8 — 11
49
RISULTATI DEL CONTROLLO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12 — 32
50
Obiettivi non chiari . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12
50
Funzionamento delle antenne d’informazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13 — 26
50
Descrizione del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13 — 17
50
Accordi relativi alle antenne d’informazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18 — 23
51
Accordi PRINCE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
24 — 26
51
Attività di valutazione ed ispezione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
27
51
Struttura di controllo del sostegno comunitario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
28 — 32
52
CONCLUSIONE E RACCOMANDAZIONI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
33 — 39
52
Tabelle 1-6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
54
Risposte della Commissione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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INTRODUZIONE
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iii) i Forum urbani(FU) (3)
iv) i Centri d’informazione sull’Europa (CIE) (4).
1. Il controllo ha interessato le attività permanenti d’informazione e comunicazione (B3-3 0 0 «Azioni generali
d’informazione e di comunicazione sull’Unione europea»,
B3-3 0 1 «Antenne d’informazione» e B3-3 0 2 «Programma d’informazione verso i paesi terzi») nonché le
azioni specifiche d’informazione (B3-3 0 6: programma
PRINCE «Azioni informative su politiche specifiche»).
Nelle attività permanenti d’informazione e comunicazione
rientrano le azioni attuate dall’Unione europea per informare il cittadino europeo su questioni generali inerenti
all’Europa. Le azioni informative specifiche o prioritarie
riguardano particolari politiche comunitarie d’interesse
tematico («Cittadini d’Europa», «L’euro», «Costruire
insieme l’Europa»). Queste attività e azioni fanno capo
alla DG X, alla quale compete inoltre il coordinamento
interno delle azioni d’informazione e di comunicazione.
c) programmi d’informazione verso i paesi terzi (B33 0 2)
Questa azione finanzia progetti intesi a promuovere
l’immagine della Comunità presso varie categorie
specifiche di pubblico e opinionisti (scuole e università, camere di commercio e dell’industria, sindacati,
organizzazioni professionali e artigianali) di paesi non
appartenenti all’Unione europea. La DG X ha elaborato una serie di strategie di informazione regionale
in funzione delle caratteristiche specifiche dei principali blocchi in cui si suddivide il mondo, definendo
obiettivi specifici e messaggi mirati per ogni regione e
ogni categoria principale di pubblico al suo interno.
Sul totale assegnato alla linea di bilancio B3-3 0 2,
una parte dei fondi è spesa dalle delegazioni fuori
della Comunità e una parte è spesa direttamente dalle
unità centrali della DG X.
2. Le attività permanenti d’informazione e comunicazione si suddividono nelle seguenti voci:
a) azioni generali d’informazione e di comunicazione
sull’Unione europea (B3-3 0 0)
Rientrano in queste azioni attività informative e iniziative paneuropee realizzate dalla Commissione in
concorso con le altre istituzioni europee e destinate
all’informazione dei cittadini europei sull’Europa. Le
unità di gestione cui compete la messa a punto dei
progetti sono quelle della DG X, mentre l’attuazione
a livello decentrato è parzialmente assicurata dalle
rappresentanze della Commissione situate negli Stati
membri
b) antenne d’informazione (B3-3 0 1)
Questa azione riguarda principalmente il finanziamento di attività informative permanenti mediante
accordi specifici con quattro tipi di antenne:
i)
gli Info-Point Europa (IPE) (1)
ii)
i Centri rurali d’informazione e promozione
(Carrefour rurali) (2)
(1) Forniscono al grande pubblico informazioni essenziali
sull’Unione europea e le sue politiche, oltre a distribuire
pubblicazioni della Commissione su temi di carattere generale.
(2) I «carrefour rurali» hanno lo scopo di informare tutte le
fasce della società rurale sull’Unione europea e, in particolare, sulle politiche e i programmi dell’Unione che possono
riguardare direttamente il mondo rurale.
3. Le azioni di natura specifica rientrano nel programma
PRINCE (B3-3 0 6), che prevede tre campagne d’informazione («Cittadini d’Europa», «L’euro» e «Costruire
insieme l’Europa») varate congiuntamente dal Parlamento
europeo e dalla Commissione nell’ottobre 1995 allo
scopo di stimolare il dibattito sui problemi più importanti. La gestione di questa azione è stata affidata ad una
task force appositamente creata in seno alla DG X. La
task force PRINCE opera in stretta collaborazione con la
DG XV (per quanto riguarda la campagna «Cittadini
d’Europa») e con la DG II (per la campagna «L’euro»)
ma è direttamente responsabile della terza campagna
(«Costruire insieme l’Europa»). I fondi occorrenti per tali
campagne erano erogati sotto la supervisione di un comitato direttivo composto da deputati al Parlamento europeo e rappresentanti della Commissione responsabili del
coordinamento delle tre campagne. A livello decentrato,
l’attuazione del programma PRINCE è garantita da un
sistema di accordi con taluni Stati membri, dalla collaborazione degli uffici di rappresentanza della Commissione
situati negli Stati membri e da una serie di antenne
(3) I Forum si propongono di coinvolgere sia le persone che si
occupano attivamente delle questioni civiche sia i normali
cittadini nella realizzazione della strategia dell’Unione europea volta ad instaurare un modello di sviluppo rispettoso
dell’ambiente e delle risorse naturali. I Forum sono ubicati
presso enti locali con esperienza in materia di sviluppo locale
e d’informazione al pubblico.
(4) I Centri sono stati istituiti congiuntamente dalla Commissione e dalle autorità dei paesi ospitanti. Essi si trovano nelle
capitali nazionali ed hanno la funzione d’informare il grande
pubblico, rispondere alle richieste d’informazioni provenienti
dai gruppi d’interesse e offrire una sede per riunioni, corsi di
formazione e altre attività relative all’Europa. Finora sono
stati aperti tre centri: a Parigi, a Lisbona e a Berlino.
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d’informazione sostenute dalla DG X/B/3. Per ciascuna
delle tre campagne, la task force PRINCE ha predisposto
un piano di comunicazione, adottato poi dal comitato
direttivo. Sulla base dei suddetti piani di comunicazione,
sono stati realizzati in totale 235 progetti nel 1996 e 662
nel 1997.
4. Il controllo interessa il periodo 1995–1997, vale a
dire quasi 300 Mio ECU in stanziamenti d’impegno per i
tre anni. I controlli sono stati effettuati presso i servizi
della Commissione alla DG X e presso cinque uffici di
rappresentanza della Commissione (Belgio, Germania,
Spagna, Francia e Regno Unito).
FORMAZIONE ED ESECUZIONE DEL BILANCIO
5. Prima del 1995 non vi era alcuna politica generale di
bilancio per le attività d’informazione. Su richiesta
dell’Ispettorato generale dei servizi, la DG XIX ha effettuato per la prima volta nel 1995 un inventario delle
risorse di bilancio dedicate alle attività informative in
tutti i servizi della Commissione. Da allora, tale ricognizione si effettua ogni anno e i risultati vengono trasmessi
al Comitato direttivo per la politica d’informazione e di
comunicazione. Il calcolo è basato sull’insieme dei pagamenti SINCOM, individuando le spese relative alle attività d’informazione grazie ai codici analitici applicati in
tutti i servizi della Commissione. Dai dati consolidati
forniti dalla DG XIX relativamente alle attività d’informazione emerge la seguente linea di tendenza:
a) 1995: 137 040 143 ECU
b) 1996: 158 116 392 ECU
c) 1997: 189 926 270 ECU.
Per il periodo interessato dal controllo, non è stato
possibile determinare quali fossero le disponibilità in
termini di stanziamenti d’impegno complessivi da destinare alle attività d’informazione nella Commissione. Nel
quadro della politica d’informazione gestita direttamente
dalla DG X, le quattro azioni oggetto del controllo della
Corte hanno avuto nel bilancio l’evoluzione illustrata
dalle tabelle 1, 2 e 3.
6. Per quanto riguarda le linee di bilancio B3-3 0 0 0 e
B3-3 0 6 0, parte dei fondi previsti sono iscritti in una
riserva (Capitolo B0-4 0) e occorre una procedura specifica perché l’autorità di bilancio ne autorizzi l’impiego.
Questo avviene di norma solo nella seconda metà
dell’esercizio finanziario, fatto che incide negativamente
sul funzionamento dell’unità finanziaria in seno alla DG
X e mantiene basso il tasso di esecuzione dei pagamenti.
Questo vale in particolare per l’esecuzione del programma PRINCE nel 1996.
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7. Non tutte le antenne d’informazione relative alle
attività informative permanenti vengono finanziate sulla
linea di bilancio B3-3 0 1; alcune sono cofinanziate dalla
linea di bilancio B3-3 0 0. Per garantire l’osservanza di
principi di bilancio essenziali e consentire una gestione
generale efficiente e coerente, la totalità delle antenne
d’informazione dovrebbe essere finanziata da un’unica
linea di bilancio.
QUADRO NORMATIVO
8. L’attuazione delle azioni rientranti nella politica d’informazione e comunicazione è caratterizzata da un quadro normativo poco solido. Nel bilancio stesso, il riferimento giuridico è agli articoli 126 e 127 del trattato, che
non riguardano la politica d’informazione e comunicazione bensì l’istruzione, la formazione professionale e la
gioventù. La Commissione non ha definito a sufficienza
gli obiettivi generali della politica d’informazione, i
sistemi e le regole di gestione da applicare in questo
settore, l’importo indicativo dei fondi disponibili e la loro
ripartizione tra obiettivi. La DG X ha fissato gli orientamenti generali mediante le comunicazioni SEC(93) 916/9
(«La politica d’informazione e di comunicazione della
Commissione: un nuovo approccio») e SEC(93) 1248/3
(«Meccanismo dei piani d’informazione»). Da queste si
evince che alla Commissione mancava una strategia generale coordinata per la sua politica di comunicazione e
che, per poter far fronte alle sfide del settore, essa ha
dovuto dotarsi di un apposito meccanismo — i piani
d’informazione — onde riuscire ad integrare la dimensione «informazione e comunicazione» in tutte le sue
politiche aventi implicazioni esterne. Era inoltre previsto
che la nuova organizzazione della DG X si basasse su una
netta distinzione tra compiti di elaborazione e compiti di
attuazione, e ciò grazie al potenziamento degli uffici di
rappresentanza della Commissione nella Comunità, i
quali dovrebbero svolgere un ruolo di punta in relazione
alle antenne d’informazione operanti nei rispettivi paesi.
9. Sono state formulate altre proposte per l’applicazione
di nuove procedure e strutture, tra cui in particolare:
a) SEC (94) 80/4 che fissa le funzioni e i compiti delle
rappresentanze della Commissione negli Stati membri
b) SEC(94) 82/4 che formula gli obiettivi generali delle
attività d’informazione e comunicazione relative ai
paesi terzi
c) SEC(94) 488 che traccia il quadro operativo per le
antenne d’informazione.
10. La valutazione del funzionamento di queste nuove
procedure e strutture compiuta dalla Corte ha messo in
luce i seguenti ostacoli che ne impediscono l’attuazione
efficiente ed efficace:
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a) i piani d’informazione sono concepiti come documenti
interni, a scopo unicamente di orientamento operativo, senza un nesso diretto con l’esecuzione di bilancio degli stanziamenti previsti dalla linea B3-3 0 0
b) occorre fare in modo che le rappresentanze della
Commissione negli Stati membri svolgano un ruolo
corretto nella diffusione delle informazioni provenienti da Bruxelles e, in questo contesto, è necessario
rafforzare l’autorità della DG X rispetto alle rappresentanze della Commissione
c) il manuale operativo sui centri d’informazione («relays»), previsto dalla comunicazione SEC(94) 488,
non è stato ancora predisposto dalla DG X.
11. In data 11 ottobre 1995 la Commissione ha adottato la comunicazione SEC(95) 1672 relativa alle azioni
d’informazione nell’ambito del programma PRINCE.
Non è stato tuttavia posto in essere alcuno strumento
giuridico per disciplinare il funzionamento di tali attività
specifiche d’informazione.
RISULTATI DEL CONTROLLO
Obiettivi non chiari
12. La definizione degli obiettivi che le azioni/i progetti
finanziati dalla linea di bilancio B3-3 0 0 dovrebbero
conseguire non è sufficiente. In pratica, sono stati finanziati alcuni progetti che non avevano legami dimostrabili
con le azioni della politica d’informazione. La creazione
del «meccanismo dei piani d’informazione» [SEC(93)
1248/3] avrebbe dovuto servire come quadro di riferimento di base per definire una serie di azioni/progetti da
finanziare attraverso la linea di bilancio B3-3 0 0.
Funzionamento delle antenne d’informazione
Descrizione del sistema
13. La tabella 4 presenta le antenne d’informazione che
ricevono sovvenzioni dalla DG X, ripartite per Stato
membro e tipologia. Per la politica d’informazione della
Commissione, le antenne sono uno strumento essenziale;
ciononostante, permangono aree scoperte, specialmente
in Germania e nel Regno Unito, dove la presenza delle
antenne deve essere rafforzata. Occorre al tempo stesso
cercare di garantire un equilibrio regionale nella distribuzione geografica dei quattro tipi di antenna. È vero che
negli Stati membri ci sono altre strutture d’informazione
quali le biblioteche pubbliche, ma esse non rientrano
nella rete europea e non sono pertanto tenute al rispetto
dei requisiti contenuti negli accordi specifici stabiliti dalla
Commissione.
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14. La modernizzazione della politica di informazione
della Commissione dovrebbe basarsi su un sistema efficiente di antenne d’informazione; in quest’ottica, occorre
esaminare l’esperienza acquisita dai Centri d’informazione sull’Europa (CIE) di Parigi, Lisbona e Berlino in
modo da applicarne i risultati in tutta la Comunità. Si
dovrebbe tuttavia introdurre un massimale di sovvenzioni
annue. La tabella 5 indica il sostegno della Comunità ai
CIE nel periodo 1992–1997.
15. Il sostegno comunitario al CIE di Parigi proviene da
diversi servizi della Commissione; le sue entrate di bilancio risultano coperte dal contributo comunitario nella
misura del 44–51 % nel periodo 1992–1997. Nelle intenzioni della Commissione, il Centro di Parigi doveva
servire da modello per progetti analoghi negli altri Stati
membri. Esso svolge due attività prioritarie: fornisce
sostegno alla rete di centri di informazione in Francia e
cura la produzione e la distribuzione di materiale informativo destinato al grande pubblico.
16. Nel complesso, la Corte valuta positivamente l’attività d’informazione e documentazione svolta dal Centro.
Meno favorevole è invece l’idea che la Corte si è fatta
delle modalità di finanziamento del Centro. Nel dicembre
1991, le autorità nazionali francesi e la Commissione
avevano concordato di suddividere le spese di affitto in
modo tale che risultassero a carico delle autorità nazionali per i 2⁄3 e a carico del bilancio della Comunità per 1/3,
mentre gli altri costi correnti sarebbero stati suddivisi in
parti uguali tra i due soggetti. La situazione è cambiata
nel 1994, anno nel quale il contributo comunitario per
l’affitto è salito al 50 % in quanto le autorità nazionali
non erano state in grado di rispettare la loro parte
dell’accordo originario. Nel contempo, il livello dell’affitto era stato rivisto e quindi ridotto. L’affitto venne poi
riesaminato una seconda volta nel 1997 e ridotto ulteriormente. Nonostante queste riduzioni dell’importo
dell’affitto, la Corte ritiene che la Commissione non
avrebbe dovuto accettare questa variazione nella proporzione del cofinanziamento (5), né l’onere della copertura
unilaterale del deficit cumulato del Centro al 31 dicembre
1997 (6).
17. A causa dei ritardi nel percepire i contributi nazionali dovuti in aprile e in ottobre, il Centro deve affrontare a più riprese anche problemi di tesoreria. L’applicazione del principio del cofinanziamento è positiva, ma
non vi è ragione per cui i contributi nazionali debbano
arrivare mesi dopo le date di pagamento concordate con
la Commissione.
(5) La quota di affitto a carico della Commissione è passata di
conseguenza dal 33 % al 50 %.
(6) Il deficit ammontava a 150 000 ECU.
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Accordi relativi alle antenne d’informazione
18. Gli accordi scritti tra la Commissione e gli Stati
membri sono di tre tipi, secondo la natura dell’antenna.
Tutti contengono una descrizione chiara delle funzioni
dell’antenna, prevedono un meccanismo di relazioni
semestrali e annuali e le condizioni del sostegno finanziario da accordare. Tuttavia, il sistema degli accordi non è
stato ancora applicato alla totalità delle antenne; a fine
1997, non erano stati ancora firmati gli accordi relativi a
34 IPE, 1 Carrefour e 2 FU. Gli accordi con i FU sono
stati tutti firmati a fine dicembre 1997, cosa che ovviamente ha causato ritardi nel trasferimento dei fondi dalla
DG X, pregiudicando il buon funzionamento delle attività d’informazione che i FU hanno il compito di svolgere.
Fra i tre tipi di accordo esistono disparità in merito al
livello del sostegno finanziario (sovvenzioni di avviamento e sovvenzioni correnti).
19. In Germania, la rappresentanza della Commissione
non si attiene, in linea di massima, agli orientamenti
indicati dalla DG X. Gli Info-point istituiti a Bonn e a
Erfurt non solo non hanno firmato l’accordo standard
ma hanno anche ricevuto sovvenzioni di entità pari a due
o tre volte il livello normale. Nel caso dell’Info-point di
Bonn, il contributo finanziario a carico del bilancio della
Comunità copre il 100 % delle spese e le procedure
vincolanti della Commissione consultiva per gli acquisti e
i contratti (CCAM) sono state ignorate.
20. In Spagna, l’istituzione di Info-point è stata orientata
verso la creazione di una rete informatica basata sulle
«Diputaciones». Nel periodo 1995–1997, sono state selezionate cinque «Diputaciones» al fine di attuare la prima
fase della rete, con un impegno complessivo di 145 000
ECU. Dopo due anni, questi fondi impegnati non erano
stati utilizzati. Si sta ora adottando un nuovo metodo
basato sul livello regionale.
21. Nel Regno Unito, la rappresentanza della Commissione a Londra ha assegnato due contratti ad una società
che le fornisce sostegno amministrativo ai fini dell’assistenza all’antenna nazionale d’informazione e che la
appoggia nel quadro di un programma di attività di
monitoraggio. Il primo contratto, firmato il 15 dicembre
1993, ha comportato un pagamento totale di 1 045 752
ECU, benché il parere n. 818/93 della CCAM, così come
modificato dai pareri n. 877/95 e n. 700/96 della CCAM,
relativo al contratto avesse fissato un tetto massimo di
spesa pari a 909 500 ECU. In seguito, il 30 ottobre 1996,
è stato pubblicato un bando di gara con procedura
ristretta e questa volta il limite massimo di spesa è stato
aumentato a 3 242 925 ECU per un periodo quinquennale. Su tale base, alla stessa società è stato aggiudicato
un secondo contratto in data 11 aprile 1997. Messi
assieme, i due contratti comportano una spesa di almeno
4 Mio ECU nell’arco di otte anni.
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22. Il capitolato del contratto (servizi standard e servizi
aggiuntivi) delega all’appaltatore compiti permanenti che
dovrebbero essere svolti direttamente dalla rappresentanza di Londra. I pagamenti all’appaltatore avvengono
sulla base di semplici fatture per i servizi svolti e di scarne
relazioni trimestrali. I bilanci della rappresentanza non
costituiscono una pista di controllo delle spese sostenute
in relazione al contratto. La Commissione dovrebbe valutare se non sarebbe più efficace dal punto di vista dei
costi che la rappresentanza di Londra svolgesse direttamente il lavoro appaltato.
23. In passato, la DG X non ha inserito sistematicamente negli accordi che ha concluso le condizioni contrattuali generali incluse nei contratti modello elaborati
dalla Commissione. In alcuni casi, i pagamenti sono stati
effettuati automaticamente, senza imporre particolari
obblighi di giustificazione. Oltre a ciò, in taluni contratti
non erano previsti diritti di controllo da parte dei servizi
della Commissione o della Corte dei conti, in contrasto
con le disposizioni del regolamento finanziario.
Accordi PRINCE
24. Per quanto riguarda il programma PRINCE, il
sistema degli accordi con alcuni Stati membri è stato
applicato nei due filoni nei quali è stata adottata la
modalità di gestione decentrata, ossia «L’euro» e «Costruire insieme l’Europa» (cfr. Tabella 6).
25. La firma di accordi con gli Stati membri per l’attuazione delle azioni previste dal programma PRINCE presenta il vantaggio principale di limitare la frammentazione delle operazioni che si verifica nella realizzazione
delle attività permanenti d’informazione, specialmente di
quelle rientranti nella linea di bilancio B3-3 0 0, oltre a
quello di un’applicazione sistematica del principio del
cofinanziamento, benché per il resto dei progetti del
programma PRINCE la sovvenzione del 50 % dei costi
complessivi non sia una regola vincolante.
26. Nel periodo 1995–1997, il sistema degli accordi ha
riguardato un totale di 15 progetti, per un valore di
29,3 Mio ECU, pari al 25 % delle risorse complessive
destinate al programma PRINCE. Un maggior impiego di
tale meccanismo sarebbe vantaggioso in termini di efficienza economica e semplificherebbe la gestione amministrativa a livello della Commissione grazie a una corretta
applicazione dei principi di sussidiarietà e di cofinanziamento.
Attività di valutazione ed ispezione
27. Nel periodo interessato dal controllo (1995–1997),
ci sono state poche valutazioni della DG X nel campo
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della politica d’informazione ed esse hanno riguardato
soltanto le azioni nel quadro delle linee di bilancio
B3-3 0 1 e B3-3 0 2. L’attenzione riservata all’attuazione
in loco dei progetti d’informazione e al monitoraggio
delle attività delle rappresentanze della Commissione è
insufficiente. Le visite di controllo dei servizi centrali
presso le rappresentanze della Commissione avvengono in
conformità della nota n. 1887, del 13 marzo 1995,
emanata dal direttore generale della DG X in accordo
con l’IGS. Nel periodo 1995–1997, le visite hanno riguardato solo quattro rappresentanze della Commissione
(1996: Spagna, Regno Unito; 1997: Francia, Portogallo).
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Le circolari summenzionate non sono sufficientemente
precise in quanto non definiscono in modo chiaro la base
di calcolo da utilizzare per determinare il contributo
finanziario. È indispensabile, per garantire una parità di
trattamento a tutti i richiedenti, definire una base di
calcolo unica. Le domande e le approvazioni dei progetti
controllati sono risultate basate talvolta sulla contabilità
che tiene conto del prezzo di costo completo (costi totali)
e talvolta sulla contabilità a costi diretti (costi aggiuntivi
causati dal progetto). Quest’ultimo metodo tende a dare
origine ad un tasso di contributo più elevato rispetto al
calcolo a costi pieni, con ad esempio un contributo
dell’80 % per i progetti di talune fondazioni tedesche.
32. La natura del sistema può portare a notevoli differenze nella gamma dei contributi finanziari. Nel campione di progetti controllati, la Corte ha rilevato per il
periodo 1995–1997 le seguenti fluttuazioni:
Struttura di controllo del sostegno comunitario
28. Per tutto il periodo 1995–1997, l’assegnazione di
contributi finanziari è stata caratterizzata da un quadro
contrattuale carente, basato unicamente su due circolari
della DG X emanate nel 1993 e nel 1995. L’unità DG
X/1 ha predisposto di recente un vademecum in materia
di sovvenzioni, da applicarsi con effetto dal 1998. Sulla
base di un campione di progetti sottoposti a controllo, a
livello sia di unità centrali sia di rappresentanze della
Commissione, la Corte ha individuato una serie di problemi di cui tener conto nell’applicare il nuovo vademecum sulle sovvenzioni.
a) in Germania, i contributi finanziari erano compresi
fra il 25 % e il 100 % del costo totale dei progetti
b) in Spagna, i contributi finanziari erano compresi fra il
13 % e l’84 % del costo dei progetti
c) in Belgio, i contributi finanziari erano compresi fra il
9 % e il 100 % del costo dei progetti
d) nel Regno Unito, i contributi finanziari erano compresi fra l’11 % e il 75 % del costo dei progetti.
29. Con poche eccezioni (progetti Gioventù e talune
azioni PRINCE), i contributi finanziari sono stati accordati nel periodo 1995–1997 in assenza di garanzie di
trasparenza, mediante l’applicazione di un sistema di
inviti a presentare proposte.
Inoltre, i relativi fascicoli non contenevano una giustificazione soddisfacente in nessuno dei casi controllati che
presentavano un contributo finanziario superiore al limite
massimo fissato del 50 % del costo totale.
30. La circolare della DG X n. 6268, del 13 ottobre
1993, ha scoraggiato la creazione di una dipendenza dei
beneficiari finali dalla Commissione; la Corte ha rilevato
tuttavia alcuni casi in cui i controlli hanno determinato
che gli stessi beneficiari hanno ricevuto contributi in più
anni consecutivi.
CONCLUSIONE E RACCOMANDAZIONI
31. La circolare della DG X n. 6268, del 13 ottobre
1993, fissava il limite massimo del contributo finanziario
al 50 % del costo del progetto. La sua circolare n. 2074,
del 17 marzo 1995, presenta tre fasce di contributo:
Tipo di sovvenzione
Importo
A
B
, 20 000 ECU 20 000-
C
. 60 000 ECU
60 000 ECU
Tasso di contributo finanziario (%)
, 25
25-50
33. La politica d’informazione dell’Unione europea negli
Stati membri viene attuata principalmente dalle rappresentanze della Commissione. La definizione degli obiettivi
che le azioni/i progetti finanziati dalla linea di bilancio
B3-3 0 0 dovrebbero conseguire è insufficiente e, in pratica, hanno ricevuto un sostegno finanziario alcuni progetti che non avevano legami dimostrabili con le azioni
della politica d’informazione. La creazione del «meccanismo dei piani d’informazione» (SEC(93) 1248/3) avrebbe
dovuto servire come quadro di riferimento di base per
definire una serie di azioni/progetti da finanziare con la
linea di bilancio B3-3 0 0 (cfr. paragrafi 8–12).
. 50
34. Occorre un sistema di valutazione migliore per
accertare in che misura la spesa comunitaria riesca a
conseguire gli obiettivi in relazione ai gruppi destinatari.
Il probabile incremento, in futuro, dei finanziamenti a
favore delle attività previste dalla politica d’informazione
rende questa necessità ancora più impellente. A livello di
sede centrale della DG X, si rileva l’esigenza di migliorare
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i metodi di valutazione e i sistemi di monitoraggio. Il
sistema di valutazione ed ispezione dovrebbe essere rafforzato con i seguenti mezzi:
a) sviluppando ulteriormente il piano di valutazione
annuale che riguarda le attività di politica d’informazione a carattere permanente (B3-3 0 0, B3-3 0 1, B33 0 2) e a carattere specifico (B3-3 0 6)
b) intensificando le verifiche sull’impiego dei fondi della
DG X mediante una visita di controllo da effettuare
periodicamente presso ciascuna rappresentanza della
Commissione (cfr. paragrafo 27).
35. Nelle azioni d’informazione della Commissione quali
stipulate nei programmi di lavoro annuali della DG X
non erano standardizzati:
a) la procedura di presentazione delle domande
b) la procedura di selezione dei progetti
C 393/53
d) limitare la percentuale dell’anticipo ad una quota
prudente dell’ammontare del contributo finanziario
approvato
e) fissare la quota massima accettabile di spese generali
da prendere in considerazione (cfr. paragrafi 28–32).
37. Con la parziale eccezione delle antenne d’informazione, manca in generale una serie sistematica e adeguata
di regole per i contratti con i beneficiari. Nei contratti
futuri dovrebbero figurare disposizioni finanziarie più
chiare e rigorose, soprattutto in relazione a due aspetti
particolarmente rischiosi, ossia:
a) il livello di spese generali consentito
b) l’utilizzo, nella relazione finale, di cifre effettive e non
di quelle iscritte nel bilancio (cfr. paragrafi 28,
31–32).
c) l’entità del contributo comunitario
d) la linea di bilancio alla quale imputare il contributo
e) l’ammissibilità della spesa sostenuta (cfr. paragrafi
28–32).
38. L’attuazione finanziaria degli accordi nell’ambito del
programma PRINCE deve essere disciplinata da norme
rigorose, in particolare per quanto riguarda il livello di
spesa da sostenere per far scattare l’erogazione degli
anticipi, i periodi di ammissibilità e le spese generali (cfr.
paragrafi 24–26).
36. Al fine di semplificare le procedure di gestione e di
garantire trasparenza e parità di trattamento per i beneficiari finali, la Commissione dovrebbe:
a) fare un maggior impiego, per la selezione dei beneficiari finali, degli inviti a presentare proposte
b) definire un formato standard di rendiconto finanziario per categorie di spese ammissibili, che il beneficiario deve utilizzare in sede di relazione finale
c) fissare per tutti i progetti i tassi di contributo finanziario, facendo riferimento ad una base di calcolo
unificata, con l’unica eccezione delle antenne d’informazione finanziate con sovvenzioni forfettarie
39. Le rappresentanze della Commissione devono svolgere un ruolo di punta nel finanziamento delle antenne
permanenti e delle attività d’informazione del programma
PRINCE. A tal fine, la Commissione deve elaborare un
quadro di programmazione politica e finanziaria che
definisca gli obiettivi generali della politica d’informazione, i sistemi di gestione e l’entità indicativa dei fondi
disponibili, oltre che la loro ripartizione per obiettivo. In
questo quadro, la DG X deve rafforzare il suo ruolo di
coordinamento interno, per garantire il miglioramento
delle attività d’informazione e comunicazione della Commissione.
La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 14
e 15 ottobre 1998.
Per la Corte dei conti
Bernhard FRIEDMANN
Presidente
C 393/54
IT
16.12.98
Tabella 1
Programmazione degli stanziamenti di informazione
(in migliaia di ecu)
Stanziamenti d’impegno
Linea di bilancio
B3-3 0 0
B3-3 0 1
B3-3 0 2
B3-3 0 6
Totale
1995
1996
1997
44 800
9 300
7 000
11 000
41 000
7 800
7 500
50 000 (1)
44 550 (2)
7 700
7 400
55 000 (3)
72 100
106 300
114 650
Stanziamenti di pagamento
Linea di bilancio
B3-3 0 0
B3-3 0 1
B3-3 0 2
B3-3 0 6
Totale
(1)
1995
1996
1997
33 058
5 612
4 750
530
40 000
10 000
7 000
50 000 (1)
42 550 (2)
6 900
6 900
45 000 (3)
43 950
107 000
Lo sblocco della riserva iscritta alla voce di bilancio B0-40 è avvenuto in due rate:
— 23 Mio ECU il 15 maggio 1996
— 12 Mio ECU l’8 ottobre 1996
(2) Lo sblocco della riserva iscritta alla voce di bilancio B0-40 è avvenuto in due rate:
— 5 Mio ECU il 21 maggio 1997
— 6 Mio ECU il 22 luglio 1997
(3) Lo sblocco della riserva iscritta alla voce di bilancio B0-40 è avvenuto in una rata unica:
— 15 Mio ECU il 10 settembre 1997
Fonte: Corte dei conti — in base a dati della Commissione.
101 350
16.12.98
IT
C 393/55
Tabella 2
Esecuzione del bilancio
(in migliaia di ecu)
Esecuzione degli impegni
Linea di
bilancio
B3-3 0 0
B3-3 0 1
B3-3 0 2
B3-3 0 6
Totale
1995
1996
1997
44 797
9 297
6 998
10 916
99,9 %
99,9 %
99,9 %
99,2 %
40 995
7 800
7 483
49 998
99,9 %
100,0 %
99,7 %
99,9 %
44 550
7 675
7 400
54 613
100,0 %
99,7 %
100,0 %
99,3 %
72 008
99,8 %
106 276
99,9 %
114 238
99,6 %
Esecuzione dei pagamenti
Linea di
bilancio
B3-3 0 0
B3-3 0 1
B3-3 0 2
B3-3 0 6
Totale
1995
1996
1997
33 048
5 446
4 750
477
99,9 %
97,0 %
100,0 %
90,0 %
39 473
7 294
5 341
19 491
98,7 %
72,9 %
76,3 %
38,9 %
35 129
6 708
6 062
44 937
82,5 %
97,2 %
87,8 %
99,8 %
43 721
99,5 %
71 599
66,9 %
92 836
91,6 %
C 393/56
IT
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Tabella 3
Attività permanenti d’informazione: distribuzione degli stanziamenti di bilancio tra le unità centrali della
DG X e gli Uffici della Commissione
(in ecu)
1994
Linea di bilancio
B3-3 0 0
1995
B3-3 0 1
B3-3 0 0
1996
B3-3 0 1
B3-3 0 0
1997
B3-3 0 1
B3-3 0 0
B3-3 0 1
Centro
15 702 695
2 876 730
22 736 561
5 329 223
17 476 529
5 258 631
18 404 180
5 079 707
Uffici
15 413 167
360 904
22 047 028
3 897 796
23 483 972
2 528 142
26 021 435
2 550 502
884 138
262 366
16 411
72 981
39 499
13 227
124 385
69 791
32 000 000
3 500 000
44 800 000
9 300 000
41 000 000
7 800 000
44 550 000
7 700 000
Non impegnati
Totale
16.12.98
IT
C 393/57
Tabella 4
Inventario delle antenne d’informazione (situazione al 31 dicembre 1997)
Paese
IPE (1)
Carrefour (2)
FU (3)
CIE (4)
B
Belgio
3
1
2
0
DK
Danimarca
0
2
1
0
D
Germania
7
8
2
1
EL
Grecia
3
5
1
0
E
Spagna
9
14
2
0
F
Francia
6
12
2
1
IRL
Irlanda
3
3
1
0
I
Italia
7
15
2
0
L
Lussemburgo
2
1
0
0
NL
Paesi Bassi
12
3
1
0
A
Austria
7
4
1
0
P
Portogallo
3
6
1
1
FIN
Finlandia
0
5
1
0
S
Svezia
3
10
1
0
UK
Regno Unito
2
6
2
0
67
95
20
3
Totale
(1) Info-point Europa.
(2) Centri rurali d’informazione e promozione o carrefour rurali.
(3) Forum urbani.
(4) Centri d’informazione sull’Europa.
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IT
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Tabella 5
Centri d’informazione sull’Europa: sostegno comunitario
Sovvenzioni della DG X in termini di impegni
Parigi
Lisbona
Berlino
Anno
Sostegno
comunitario
(ecu)
1992
1993
1994
1995
1996
1997
793 480
1 390 568
1 450 000
1 445 000
1 582 000
1 666 554
Tasso di
partecipazione
(%)
50
50
50
50
50
52 (1)
Sostegno
comunitario
(ecu)
Tasso di
partecipazione
(%)
Sostegno
comunitario
(ecu)
Tasso di
partecipazione
(%)
550 000
550 000
750 000
600 000
50
50
50
50
170 000
199 144
280 000
82
63
42
Centro di Parigi: sostegno comunitario (pagamenti) (FRF)
Anno
1992
1993
1994
1995
1996
1997
Sostegno comunitario
(pagamenti)
Bilancio
(entrate totali)
5 236 919
9 193 557
10 325 952
11 243 289
9 255 613
13 437 682 (2)
10 710 270
20 159 651
21 014 159
22 040 278
20 775 803
26 300 273
Tasso di partecipazione
(%)
48,89
45,60
49,13
51,01
44,54
51,09
(1)
Compresi 150 000 ECU, prelevati dagli stanziamenti per il 1998, al fine di coprire una sovvenzione eccezionale di
quadratura dei conti.
(2) Compresa una sovvenzione eccezionale di quadratura dei conti, intesa a coprire il disavanzo del 1996, che è stata
messa a disposizione nel marzo 1998.
Tabella 6
Convenzioni tra la Commissione e gli Stati membri
Firma della convenzione
L’euro
Costruire insieme l’Europa
1996
B, D, E, I
B, F
1997
B, D, E, F, IRL, I, A
F, I, NL, P
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IT
C 393/59
RISPOSTE DELLA COMMISSIONE
INTRODUZIONE
1. La Commissione europea ha messo in atto, fin dal
1993, un nuovo approccio per la sua politica d’informazione e di comunicazione. Le Direzioni generali sono
incaricate dell’informazione riguardante le politiche di
loro competenza. La DG X è responsabile dell’informazione generale e del coordinamento della politica d’informazione e di comunicazione.
Un quadro normativo è stato definito sotto forma di
numerose comunicazioni (sei fra il 1993 e il 1997 ed una
nel 1998) relative ai diversi aspetti di tale politica (approccio generale, piani d’informazione, ruolo delle rappresentanze dell’Unione negli Stati membri, informazione
dei paesi terzi, reti ed antenne, azioni prioritarie d’informazione, strategia d’informazione sull’euro). Tale quadro
fissa gli obiettivi di ordine generale, i sistemi di gestione e
le norme da applicare.
Per svolgere tale politica, la Commissione chiama a
collaborare le altre istituzioni in tutti i settori in cui ciò è
possibile. Una stretta collaborazione è stata instaurata
con i servizi del Parlamento. Essa costituisce l’oggetto di
relazioni regolari della Commissione al Parlamento. Riunioni congiunte vengono organizzate con il Consiglio ed i
responsabili delle politiche d’informazione e di comunicazione in seno agli Stati membri, in previsione dell’armonizzazione e del coordinamento delle azioni d’informazione. Un coordinamento esterno è così assicurato a
livello europeo.
Il coordinamento interno in seno alla Commissione, d’altro canto, si è sensibilmente rafforzato nel corso degli
ultimi anni. Un comitato direttivo si riunisce regolarmente. Piani d’informazione dovranno accompagnare le
nuove iniziative comunitarie. Un programma integrato
per la politica d’informazione nel suo insieme è realizzato
annualmente. Dei gruppi si occupano del coordinamento
delle azioni d’informazione per gruppi di politiche comunitarie.
Gli obiettivi di carattere generale (decentralizzazione,
coordinamento, ricorso ai nuovi media,. . .) sono definiti
nel quadro normativo già citato. Ogni anno, inoltre, la
Commissione definisce una serie di obiettivi specifici che
riguardano la sua politica d’informazione generale. Così,
per il 1998, la precedenza è stata data alle azioni che si
realizzano via televisione, alle azioni che toccano direttamente il cittadino («call center»), alle azioni che interessano le donne ed al coordinamento delle reti di antenne
d’informazione in tutta l’Europa.
La decentralizzazione è uno dei principali obiettivi della
politica d’informazione. Essa viene progressivamente
messa in atto per il tramite di una responsabilizzazione
delle rappresentanze dell’Unione negli Stati membri, dello
sviluppo coordinato di oltre 800 antenne sul territorio
europeo, di accordi con gli Stati membri su azioni comuni
e, infine, grazie alla partecipazione dei cittadini alle azioni
d’informazione dell’Unione.
Le nuove tecnologie, segnatamente Internet, consentono
di mettersi in contatto con un numero ragguardevole di
cittadini, soprattutto i giovani, a costi relativamente
modesti. La Commissione si è incamminata in questa
direzione fin dal 1995. Il sito Internet multilingue Europa
è noto per la sua qualità.
Una serie di azioni prioritarie d’informazione è stata
definita di concerto con il Parlamento europeo nel quadro del programma PRINCE. Esse hanno consentito di
imperniare l’informazione e le risorse sui temi importanti
dell’attualità (diritti del cittadino, trattato di Amsterdam,
euro), di rafforzare vieppiù la collaborazione con il
Parlamento, e, segnatamente per l’euro, di elaborare
campagne d’informazione in collaborazione con gli Stati
membri.
Quanto alla gestione, il suo inquadramento è stato rafforzato soprattutto grazie alla preparazione, nel 1997, di un
Vademecum dei sussidi nel settore dell’informazione e
della comunicazione. Tutte le osservazioni della Corte in
materia di gestione sono applicabili fin d’ora, più precisamente a partire dal 1o gennaio 1998, data dell’entrata in
vigore del suddetto Vademecum.
In un contesto fortemente evolutivo, la Commissione ha
adottato e continua ad adottare la propria politica d’informazione e di comunicazione, sia in termini di strategia
che di organizzazione, di obiettivi o, ancora, di gestione.
2. a) Dalla riorganizzazione della DG X il 1o agosto
1997, il titolo conferito agli Uffici dell’Unione
europea in seno agli Stati membri è «Rappresentanza».
b) Oltre all’elenco stilato dalla Corte, esistono altri
tre tipi di antenne finanziate per il tramite della
linea B3-3 0 1:
— Les Maisons de l’Europe, gestite dalla Federazione internazionale delle Maisons de l’Europe
(FIME)
— Le sezioni nazionali del Movimento europeo
— i Centri di documentazione europea (CDE).
FORMAZIONE ED ESECUZIONE DEL BILANCIO
5. Nel 1993, la Commissione ha messo in atto un nuovo
approccio [SEC (93) 916/9 e (93) 1248/3) per la politica
C 393/60
IT
d’informazione e di comunicazione, affidando alle Direzioni generali l’informazione settoriale ed alla DG X
l’informazione generale ed il coordinamento. Tale
approccio ha fatto sì che venisse decentralizzato il ricorso
alle risorse di bilancio per le attività d’informazione della
Commissione, ad esclusione dell’informazione generale.
Su tale base, si è proceduto alla stesura di un inventario
delle risorse dedicate all’informazione ed alla comunicazione dal 1995 in poi. La crescita fra il 1995 ed il 1997 è
dovuta principalmente all’istituzione del programma
PRINCE.
In aggiunta a tale inventario, la Commissione ha dato
vita, nel 1998, ad un programma integrato di azioni
d’informazione che viene preparato in base ad un’indagine svolta presso tutti i servizi e che fornisce un approccio integrato della sua politica d’informazione.
A partire dal prossimo esercizio finanziario, gli stanziamenti previsti per ognuna di tali azioni figureranno anche
nel suddetto programma integrato. Ciò consentirà di
sapere, all’inizio dell’anno, quali stanziamenti d’impegno
verranno accordati all’insieme delle attività d’informazione della Commissione.
6. Il sistematico accantonamento degli stanziamenti relativi all’informazione da parte dell’Autorità di bilancio dal
1996 in poi ha effettivamente penalizzato l’esecuzione del
bilancio e la gestione delle azioni, tanto più che gli
stanziamenti non sono disponibili immediatamente dopo
la decisione di togliere le riserve.
7. La Commissione ammette che l’insieme delle azioni
d’informazione generale delle antenne dovrebbe essere
finanziato da una sola linea. Ciò è quanto avviene dal
1998; non altrettanto può dirsi invece per il passato per
via di alcune imprecisioni nei commenti di bilancio.
QUADRO NORMATIVO
8. La comunicazione della Commissione all’Autorità di
bilancio sulle basi giuridiche e gli importi massimi [Rif.
SEC (94) 1106] definisce il quadro normativo generale
della politica d’informazione e di comunicazione: «Talune
azioni sono condotte dalla Commissione sulla base dei
compiti che le assegna il trattato quando essa agisce in
quanto organo esecutivo delle politiche comunitarie. Questo è il caso, in particolare, delle azioni condotte nel
quadro della politica di informazione e che riguardano la
presentazione e la promozione delle varie realizzazioni
comunitarie. Queste attività riguardano una zona
d’azione autonoma della Commissione, per la quale essa
non ritiene necessario provvedere all’adozione di una
base giuridica specifica».
16.12.98
Dal 1993 in poi, la Commissione ha approvato — su tale
base — numerose comunicazioni (sei fra il 1993 ed il
1997 ed una nel 1998) che definiscono un nuovo approccio per la politica d’informazione, i suoi obiettivi generali,
i sistemi di gestione e le norme che essa ha successivamente applicato nell’esecuzione delle attività previste dalle
linee d’informazione e di comunicazione.
Constatando che anteriormente al 1993 il coordinamento
lasciava a desiderare, la Commissione ha deciso, a partire
da quel momento, di mettere l’accento su tale aspetto. I
meccanismi sono stati messi progressivamente in atto. I
piani d’informazione associati alle iniziative della Commissione sono stati avviati ed hanno costituito l’oggetto
di una riforma nel 1996. Da quando è stato istituito, il
comitato direttivo si è riunito regolarmente. Tale dispositivo è stato rafforzato tramite la definizione di un programma annuo integrato di azioni d’informazione (cfr.
punto 5) e l’istituzione di gruppi di lavoro del comitato
direttivo dell’informazione che coordinano le azioni d’informazione per gruppi di politiche.
La nuova organizzazione della DG X è ormai un dato di
fatto dal 1o agosto 1997. Una direzione è incaricata
dell’ideazione dell’informazione e del coordinamento fra i
diversi servizi. Il ruolo delle Rappresentanze è stato
rafforzato segnatamente per quanto riguarda il coordinamento in loco delle reti di antenne.
9. Nel 1998, la DG X si è prefissa una serie di obiettivi
per le proprie attività d’informazione e di comunicazione.
10. a) I piani d’informazione sono documenti che le
Direzioni generali trasmettono poi alla DG X per
ottenerne l’accordo. Essi sono presentati allorché
una Direzione generale propone un’iniziativa alla
Commissione. Trattandosi di iniziative settoriali,
non sono coperte, in linea di massima, dalla linea
B3-3 0 0 (azioni generali d’informazione). Ciò è
conforme alla comunicazione SEC (93) 916/9.
Detti piani d’informazione, compreso quello
della DG X, sono integrati in un programma
annuo (cfr. punto 8) che costituirà il traitd’union fra le suddette attività e la linea B3300.
b) La diffusione dell’informazione è sempre stato
uno degli aspetti della funzione essenziale svolta
dalle Rappresentanze, in precedenza note come
«uffici stampa e d’informazione». La Rappresentanza deve adattare tale informazione alle sensibilità precipue del paese interessato. Le Rappresentanze apportano, di conseguenza, un contributo supplementare alla diffusione dell’informazione (ad esempio, elaborazione degli opuscoli
regionali, coordinamento delle reti d’informazione, ecc.).
16.12.98
IT
C 393/61
In un simile contesto, il vincolo gerarchico è
stato rafforzato nel quadro della riorganizzazione
il 1o agosto 1997. Le rappresentanze dipendono
dalla DG X e, più particolarmente, dalla Direzione X/B «Reti d’informazione». La funzione
delle Rappresentanze è definita nella comunicazione SEC (94) 80/4.
reti è una preoccupazione costante della DG X. Essa,
perciò, tiene conto altresì delle antenne Eurosportelli, dei
Centri transfrontalieri d’informazione e di consulenza dei
consumatori, dei Centri d’informazione sull’Europa, ecc.,
che dipendono da altre Direzioni generali della Commissione (DG XIII, XVI, XXII, XXIII, XXIV).
Quanto al manuale operativo sulle antenne (centri d’informazione):
Conformemente alla politica di decentralizzazione, è indispensabile tener conto delle caratteristiche precipue dei
singoli paesi:
— nella pratica è già in atto — perlopiù — un
approccio sistematico e coerente
— il manuale sarà ultimato entro il 1998.
11. Il programma PRINCE fa parte dalla politica d’informazione e di comunicazione che non ha bisogno di
base giuridica (cfr. punto 8). Oltre alla comunicazione
citata dalla Corte, la Commissione ha altresì approvato,
nel 1998, una comunicazione sulla strategia d’informazione sull’euro [COM (98) 39].
RISULTATI DEL CONTROLLO
Obiettivi non chiari
12. Gli obiettivi sono stati definiti dalla Commissione
stessa nelle sue comunicazioni effettuate nel corso del
periodo in esame (cfr. punti 8 e 9).
La Direzione generale X determina gli obiettivi annui per
le sue attività proprie. Gli stanziamenti vengono approvati in base ad un progetto di programma annuo presentato dalle unità e dalle Rappresentanze e si attengono
scrupolosamente alle priorità definite dalla Commissione.
Per il 1998, la precedenza è stata data alle azioni che si
realizzano via televisione, alle azioni rivolte direttamente
al cittadino, alle azioni che interessano le donne ed al
coordinamento delle antenne, rispetto alle pubblicazioni
scritte, ai colloqui, ai seminari, alle fiere campionarie od
alle mostre.
La Commissione si dichiara d’accordo sulla necessità di
precisare ulteriormente la definizione degli obiettivi
annui. I criteri di ammissibilità dei progetti sono già stati
precisati nel suo Vademecum dei sussidi in vigore a
partire dal 1o gennaio 1998.
Come spiegato ai punti 8 e 10, lettera a), i piani
d’informazione, compreso quello della DG X, sono integrati in un piano annuo che costituirà il trait-d’union fra
le attività dell’informazione e la linea B3-3 0 0.
— Nel Regno Unito, paese in cui il pubblico si orienta
volentieri verso le «public libraries», il sistema d’informazione europeo è basato sulle biblioteche (180).
Esse si giovano dell’aiuto tecnico, della documentazione e della formazione della Rappresentanza.
— In Germania, l’informazione è stata diffusa, segnatamente, dalle 33 «Maisons de l’Europe» (un terzo delle
«Maisons de l’Europe» della FIME ha sede in Germania) esistenti sul territorio tedesco. Si stanno attualmente allestendo cinque Info-point Europa (IPE) e tre
Centri rurali d’informazione e promozione (Carrefour
rurali). Il consolidamento delle reti sarà ultimato
entro il 1999. Complessivamente, la rete tedesca
includerà più di dodici IPE e da quindici a sedici
Carrefour. A ciò si aggiunge il fatto che i programmi
contenuti in numerose candidature presentate dalla
Germania non sono stati ritenuti atti ad agire efficacemente come Carrefour.
La Commissione ritiene che sia così assicurato l’equilibrio
geografico [cfr. anche il punto 2, lettera b)].
14. La Commissione non ritiene necessario stabilire un
importo massimo per tale tipo di sussidio; l’importo di
tali sussidi, infatti, dipende dal bilancio approvato dalle
assemblee generali cui essa partecipa ogni anno.
15. Il centro di Parigi è un modello fra altri. Lo sviluppo
di una rete di antenne in uno Stato membro dipende da
diversi parametri e, soprattutto, dalle caratteristiche
nazionali. A seconda dei suddetti parametri, numerosi
sono i modelli previsti.
16. La Commissione ha espresso il parere che l’affitto
nella struttura finanziaria delle «Sources d’Europe» costituisse un onere eccessivo. È per questo che, in un primo
tempo, essa ha accettato di assumersi l’onere unicamente
di un terzo dell’affitto. Nel 1994, l’affitto è stato riveduto
al ribasso una prima volta, e la Commissione ha deciso di
ritornare alla parità per il suo finanziamento.
Funzionamento delle antenne d’informazione
Una seconda rinegoziazione dell’affitto ha avuto luogo
nel 1997, sfociando in una nuova diminuzione. Tale
rinegoziazione si inseriva in un programma globale di
rilancio del Centro, ovvero:
Descrizione del sistema
— rinegoziazione dell’affitto
13. Il raggiungimento di un equilibrio geografico fra gli
Stati membri e le diverse regioni nella messa a punto delle
— liquidazione del debito dovuto agli interessi di mora
del 1994 (a carico dello Stato francese tramite la
«Caisse des dépôts et de consignation»)
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— liquidazione del disavanzo cumulato alla fine del
1997 (a carico della Commissione)
— decisione di concedere un sussidio supplementare a
partire dal 1998 tramite la «Caisse des dépôts et de
consignation», ovvero lo Stato francese
— ridefinizione del mandato del Centro
— valutazione delle misure a distanza di un anno.
La Commissione ritiene tale programma equilibrato dal
punto di vista degli obblighi dei suoi membri fondatori,
ovvero il governo francese e la Commissione; è quindi del
parere che — in tali condizioni — essa dovesse finanziare
il deficit cumulato alla fine del 1997.
17. I sussidi vengono corrisposti in due rate per le
singole amministrazioni finanziarie. La Commissione
versa il proprio sussidio a gennaio ed a luglio, mentre il
governo francese dovrebbe versare la propria quota ad
aprile ed ottobre.
Accordi relativi alle antenne d’informazione
18. La valutazione dell’insieme della politica delle
antenne da un lato, e delle singole antenne dall’altro, è la
ragione principale che ha portato a rimandare la firma di
taluni accordi. Un’altra ragione trova la propria giustificazione nella necessità di approfondire adeguatamente la
questione del multi-finanziamento delle antenne.
La firma degli accordi è attualmente effettiva per tutti i
Carrefour e per tutti i Forum urbani (FU). I contatti sono
sempre in corso con gli Info-point Europa (IPE) esistenti
nell’intento di ottenere una situazione omogenea entro il
1998. Ogni nuova copertura di Info-point Europa è
obbligatoriamente subordinata alla firma dell’accordo.
La Commissione è d’accordo con l’analisi effettuata dalla
Corte, ovvero che sia auspicabile un’armonizzazione dei
contratti delle antenne e del loro finanziamento.
19. La Rappresentanza in Germania non ha ignorato le
raccomandazioni generali formulate dai servizi a Bruxelles. In Germania si prevede un approccio adeguato alla
struttura politica tedesca. Alcune antenne a livello dei
Länder svolgono le mansioni di Centri regionali d’informazione sull’Europa. Ciò comporta azioni diverse per
questo tipo di antenne e — fermo restando l’accordo fra
il capo della rappresentanza e i servizi di Bruxelles — ha
portato a modalità diverse da quelle delle antenne locali.
Il livello di finanziamento deve essere superiore in tali
casi e la regolamentazione sarà conformemente adeguata.
L’Info-point di Bonn è indispensabile per la copertura
della capitale federale della Germania, diventata, nel
frattempo, Berlino. Attualmente, non è stato ancora possibile trovare un interlocutore per tale antenna. Di conse-
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guenza, ed in considerazione della sua importanza, è stata
la Commissione stessa a doverlo gestire ed a stipulare
contratti con i prestatori di servizi, il che spiega il
finanziamento al 100 %.
20. Dopo qualche tentativo a livello locale, la Commissione ha definito una strategia per la Spagna, basata su
accordi di cooperazione con le regioni autonome. I nuovi
IPE/Carrefour si inseriscono in tale strategia. Gli stanziamenti impegnati all’epoca per la concessione di sussidi a
livello delle «Diputaciones» sono stati disimpegnati.
La realizzazione del Forum urbano di Gent-Anversa è
stata un fiasco a causa della defezione dell’organismo
ospitante, cosa di cui la Commissione non è, naturalmente, responsabile. È stato emesso un ordine di riscossione.
21. La società prescelta per l’animazione delle antenne
nel Regno Unito si è vista affidare, per il quadriennio
1993–1997, l’attuazione di una «Mobile Information
Unit» che non costituiva parte integrante del contratto di
base, il che spiega il superamento del massimale della
CCAM. Tale situazione è stata ora rettificata e, dal 1997,
la voce è stata ripresa nel contratto approvato dalla
CCAM.
Rispetto al contratto del 1993, le prestazioni richieste nel
nuovo bando di gara sono state estese, soprattutto per
coprire un numero di antenne nettamente superiore, il
che giustifica il costo più elevato. Per quanto riguarda la
scelta del contraente nel 1997, la sola offerta che rispettava la totalità dei servizi stipulati e che era conforme ai
criteri del bando di gara era, per l’appunto, quella
presentata dal contraente che è stato poi prescelto.
La Commissione ritiene che, vista l’entità delle mansioni
affidate al contraente, l’importo del contratto in parola,
risultato di un bando di gara eseguito nella debita forma,
sia senz’altro giustificato.
22. Le mansioni svolte dal contraente rientrano —
essenzialmente — nella logistica e nell’applicazione di
un’azione d’informazione. Il fatto che esse siano di natura
permanente — il che deriva dal fatto che la rete di
antenne è essa stessa permanente — non significa che esse
debbano essere svolte dalla Rappresentanza. Il contraente
apporta il contributo della propria conoscenza ed esperienza. Le mansioni che questi è chiamato a svolgere,
quali la ricerca e il noleggio delle sale di conferenza,
l’invio degli inviti, la gestione dei padiglioni delle esposizioni, la logistica del «Mobile Information Centre» ecc.,
sono tali da dover essere affidate a personale esterno.
La Rappresentanza ha rafforzato la gestione di tale
contratto tramite una serie di misure che includono un
«reporting» mensile particolareggiato.
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Ora come ora, la Commissione ritiene, pertanto, che tale
contratto sia pertinente e giustificato dal punto di vista
costo-efficacia. Essa è tuttavia disposta a procedere ad un
esame più particolareggiato.
23. Già da diversi esercizi finanziari, ogni nuovo appalto
si basa sulle norme stabilite nel Vademecum della CCAM
e sul contratto-tipo della Commissione. Particolare attenzione merita la questione delle condizioni necessarie per
far scattare il meccanismo dei pagamenti.
Attività di valutazione e di ispezione
27. Dal 1993 in poi, la DG X si è dotata dei mezzi
necessari a verificare l’impatto delle proprie azioni di
informazione. L’avvio di una procedura di bando di gara
ha consentito la firma di dieci contratti quadro con
società esterne specializzate nelle valutazioni.
La valutazione della politica dell’informazione si inserisce
nel piano di valutazione globale della DG X. Le linee
interessate da tali valutazioni sono le linee B3-3 0 3 e
B3-3 0 6. Per il periodo interessato dal controllo della
Corte, è stata effettuata una valutazione nei seguenti
settori:
— materiale promozionale
— antenne
— contact Magazine
— informazione in quattro regioni del mondo.
D’altro canto, un inventario delle attività d’informazione
delle Rappresentanze nel 1994, 1995 e 1996 è stato
trasmesso al Parlamento europeo.
Sono previsti a partire dal 1998:
— Europa via satellite
— rete dei conferenzieri
— messa in atto di un sistema permanente di valutazione
delle antenne
— le azioni prioritarie d’informazione.
La Commissione (DG X) sta attualmente procedendo ad
una ridefinizione della propria politica in materia di
controllo dei beneficiari e dei progetti. Essa si orienta
verso controlli a tre livelli:
1. Il controllo normale su dossier con bilancio finanziario certificato.
2. Per i dossier «a rischio» oppure il cui importo è di
una certa entità e per campionamento per gli altri,
controllo di una parte dei documenti.
3. In casi di irregolarità, controllo in loco.
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Le ispezioni effettuate dalle Rappresentanze sono attualmente oggetto di un aggiornamento metodologico nel
1998, elaborato in comune dall’IGS e dalla DG X. D’ora
in avanti, le ispezioni saranno effettuate su questa base.
La Commissione sta esaminando la possibilità di aumentare il numero dei controlli finanziari.
Struttura di controllo del sostegno comunitario
28. Già da alcuni anni, ogni contributo finanziario costituisce l’oggetto di una dichiarazione da parte del beneficiario il quale deve firmare per accordo, impegnandosi a
rispettare tutti gli obblighi nei confronti della Commissione (incluso il diritto della Corte sul controllo). Tale
dichiarazione ha costituito la struttura contrattuale del
biennio 1995–1997.
La DG X ha preparato, nel 1997, un Vademecum dei
sussidi. Da quando tale Vademecum è stato messo in
atto, ovvero dal 1o gennaio 1998, tutti i contributi
finanziari costituiscono l’oggetto di un accordo di finanziamento firmato dalle due parti.
29. La Commissione ha progressivamente messo in atto
inviti a presentare proposte per i contributi finanziari nei
settori di sua competenza (cultura, audiovisivo, informazione). La circolare n. 2074 (della DG X) del 17 marzo
1995 fissa come obiettivo quello di estendere gli inviti a
presentare proposte anche al settore dell’informazione. In
quest’ultimo settore, il Vademecum in vigore prevede la
generalizzazione degli inviti a presentare proposte ad
eccezione di alcuni casi particolari chiaramente definiti e
debitamente giustificati.
30. La Commissione condivide il parere della Corte sul
fatto che le azioni d’informazione e comunicazione non
dovrebbero sfociare in sussidi ripetuti allo stesso beneficiario. Tuttavia, tale principio non è applicabile alle reti
d’informazione. Al contrario, la Commissione cerca, in
casi del genere, organismi in grado di garantire per molti
anni la continuità dell’informazione sull’Unione europea.
31. Scopo della circolare n. 2074 del 17 marzo 1995
non era quello di estendere la fascia di fluttuazioni dei
massimali di partecipazione ai contributi finanziari bensì
di precisarne l’applicazione (a seconda dell’importo e del
tasso di finanziamento, definizione dei criteri di costoefficacia e delle delegazioni firmatarie).
In effetti, fino alla data d’entrata in vigore del Vademecum, ovvero il 1o gennaio 1998, la base di calcolo cui è
stato applicato il massimale ha potuto subire qualche
variazione. È per questo motivo che detta base di calcolo
viene ora definita con precisione nel suddetto Vademecum.
32. Inoltre, come già detto in precedenza, il sistema dei
sussidi è stato definito nel Vademecum in vigore fin dal
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1o gennaio 1998. Tuttavia, una certa fluttuazione nei
tassi di finanziamento, superiore al 50 %, può essere —
secondo la Commissione — giustificabile.
La norma generale del 50 % come massimale rispetto al
costo del progetto trova ampia applicazione. Nel 1997,
oltre il 90 % dei sussidi della linea B3-3 0 0 rispettava
tale principio.
Soprattutto per quanto riguarda le azioni nel quadro del
programma PRINCE, e, più particolarmente, quelle legate
all’euro, il carattere prioritario di tale programma e
quello di stimolo dell’azione dell’Unione, almeno in un
primo tempo, hanno indotto le autorità preposte alla
selezione ad autorizzare, in alcuni casi, un tasso di
finanziamento superiore al 50 %.
CONCLUSIONE E RACCOMANDAZIONI
33. Gli obiettivi generali della politica d’informazione
sono definiti dalla Commissione in numerose comunicazioni (sei fra il 1993 e il 1997 ed una nel 1998).
La Direzione generale X fissa gli obiettivi annuali per le
sue attività proprie. Gli stanziamenti vengono approvati
sulla base di un progetto di programma annuo presentato
dalle unità e dalle Rappresentanze e si attengono scrupolosamente alle priorità stabilite dalla Commissione.
La Commissione si dichiara d’accordo sulla necessità di
definire con maggior precisione gli obiettivi annui.
I criteri di ammissibilità dei progetti sono definiti nel suo
Vademecum dei sussidi in vigore dal 1o gennaio 1998.
I piani d’informazione, compreso quello della DG X,
sono già integrati in un programma annuo che sarà
completato per fare da trait-d’union fra le attività d’informazione e la linea B3-3 0 0.
34. a) La Commissione rafforzerà il programma di valutazione già esistente e, a tale scopo, ha istituito un
settore valutazione in seno alla DG X in occasione
della riorganizzazione, ovvero il 1o agosto 1997.
16.12.98
b) Le ispezioni delle Rappresentanze, già effettuate
dalla DG X e dall’IGS, proseguiranno. Esse costituiscono, attualmente, l’oggetto di un aggiornamento metodologico. La DG X sta esaminando la
possibilità di accrescere il numero dei controlli
finanziari.
35. La DG X ha standardizzato le lettere a), b), c) ed e)
definendo, nel 1997, un Vademecum dei sussidi entrato
in vigore al 1o gennaio 1998. La scelta della linea di
bilancio [lettera d)] è realizzata in funzione del bilancio
votato e dei commenti associati.
36. Tutte le osservazioni della Corte sulla trasparenza e
le procedure sono applicabili alla Commissione dall’entrata in vigore, il 1o gennaio 1998, del Vademecum della
DG X sui sussidi.
37. Tutte le osservazioni della Corte sui contratti con i
beneficiari sono applicabili alla Commissione dall’entrata
in vigore il 1o gennaio 1998 del Vademecum della DG X
sui sussidi.
38. Tutte le osservazioni della Corte sono coperte dal
Vademecum dei sussidi, entrato in vigore il 1o gennaio
1998, applicabile anche al programma PRINCE.
39. Le Rappresentanze svolgono già una funzione essenziale nella messa in atto delle reti di antenne e del
programma PRINCE (coordinamento delle attività in
loco, gestione dell’informazione per le reti, follow-up
delle convenzioni PRINCE con gli Stati membri). Per
questioni di efficacia di gestione, segnatamente nella fase
iniziale di queste due azioni, la Commissione ha preferito,
ora come ora, mantenere centralizzata la gestione degli
stanziamenti.
Il quadro normativo per le azioni d’informazione e di
comunicazione esiste già. Esso ha costituito l’oggetto di
numerose comunicazioni (sei fra il 1993 e il 1997 ed una
nel 1998). La Commissione intende rafforzare l’attuazione delle misure previste e, se necessario, definirne di
nuove. La DG X, segnatamente, si è prefissa una serie di
obiettivi annui, anche in termini finanziari, ed ha già
notevolmente rafforzato il coordinamento fra le Direzioni
generali, attenendosi alle raccomandazioni della Corte,
dando vita ad un programma annuo integrato delle azioni
d’informazione della Commissione.

C 393/47 Gazzetta ufficiale delle Comunità europee 16.12.98

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