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LA COMUNICAZIONE AZIENDALE INTERNA
Stefano De Donno
Finance & Operations Director at Wright Medical Italy
Università Cattolica Milano
29 ottobre 2009
LA COMUNICAZIONE INTERNA
DEFINIZIONE SOCIETA’
Art. 2247 Cod. Civ.
Con il contratto di società due o più persone conferiscono beni o servizi
per l’esercizio in comune di una attività economica allo scopo di
dividerne gli utili.
Organizzazione gerarchica e funzionale
COUNTRY MANAGER
SALES MANAGER
ASSISTANT
MKT MANAGER
FINANCE OPERATIONS
VIAGGI E CONGRESSI
CREDIT
SUPPLY CHAIN
FINANCE
Credit
PRODUCT SPECIALIST
PRODUCT MNG
TERRITORY MNG
PRODUCT MNG
PRODUCT SPECIALIST
Sales
PRODUCT MNG
Marketing
CUSTOM ASSIST
RUSTOM ASSIST
INVENTORY MNG
STOREKEEPER
TENDER MNG
PURCHASING
ASSISTANT
ACCOUNTANT
ACCOUNTANT
P
Purchasing
h i
CUSTOM ASSIST
STOREKEEPER
Tenders
CUSTOM ASSIST
STOREKEEPER
STOREKEEPER
Customer
Service
STOREKEEPER
Warehouse
Finance
LA COMUNICAZIONE INTERNA
Organizzazione a matrice e per processi
Mkt
Finance
Tende
er call
sales
Tender
office
Tech
pack
Price
offer
Clients
Insur
Insur.
Analysis
Admin
pack
Preparation
Filing
LA COMUNICAZIONE INTERNA
Il processo di comunicazione
Feed-back
Codifica
emittente
Rumore
messaggio
canale
Contesto
- Gerarchia
- Posizione
- Luogo
- Attese
- Valori
- Conoscenze
Co osce e
Decodifica
messaggio
ricevente
LA COMUNICAZIONE INTERNA
DEFINIZIONI E AMBITI
INFORMARE
COMUNICARE
Informazione significa soltanto notizia
notizia, cioè trasmissione di dati da una sorgente
ad un destinatario; comunicazione non è soltanto l' informazione trasmessa , ma
anche e soprattutto la/le modalità con cui questa informazione viene trasmessa.
Comunicare significa quindi partecipare attivamente ad un sistema di
relazioni attraverso norme e regole messe in atto in maniera consapevole o
inconsapevole
p
dagli
g attori in esso p
presenti, i q
quali si scambiano informazioni,
sensazioni, immagini mentali e stati d'animo usando canali e codici verbali,,
non verbali e simbolici, utilizzabili ed utilizzati in un determinato contesto
culturale.
L’ AZIENDA E LA COMUNICAZIONE
il significato del messaggio coincide con ciò che viene realmente
compreso dal destinatario (e non con ciò che noi volevamo far
capire)
…Capacità di decifrare il messaggio…
Lingua
Cultura personale
Cultura aziendale
Conoscenze tecniche
Capacità
p
di contestualizzare il messaggio
gg
Motivazione a recepire
Credibilità della fonte
L’AZIENDA ED IL SUO CONTESTO
Clienti/fornitori
…
soci
Agenti
Consulenti
Comunità
finanziaria
fisco
mercato
L’ AZIENDA E LA COMUNICAZIONE
INTERNA / ESTERNA
REGOLAMENTATA / NON REGOLAMENTATA
INDOTTA - DOVUTA / SPONTANEA
FUNZIONALE MISSION – OBIETTIVI / NON FUNZIONALE
FORMALE
O
/ INFORMALE
O
TOP-DOWN / BOTTOM- UP
RISERVATA / PUBBLICA
LA COMUNICAZIONE INTERNA
Livello 1
1. Sono le informazioni pubbliche della società
società, di pubblico
dominio
Owner: tutti possono o devono possedere.
es
Le intestazioni della società
Fornitori o clienti.
Organigramma
Obiettivi aziendali
…
LA COMUNICAZIONE INTERNA
Livello 2. informazioni che devono essere a disposizione soltanto di un
gruppo di persone omogeneo
Owner: dipartimenti, divisioni, team di progetto
es
Piano dei conti
Procedure di reparto
…
LA COMUNICAZIONE INTERNA
Livello 3. informazioni riservate, societarie più strette, necessarie per
avere successo imprenditoriale
Owner: dirigenza ai massimi livelli e proprietà
es
Piano strategico a medio lungo termine
Stipendi / Piano incentivi
LA COMUNICAZIONE INTERNA
.. Un uomo solo al comando…
Ambiente molto complesso e globalizzato
Comunicazione interna: strumenti base del successo
•Impegnare risorse personali e finanziarie
•Creare clima per libera circolazione info e idee
•Attitudine ad ascoltare
•Creare dei codici condivisi
•Favorire la comunicazione in tutte le direzioni
•Empowerment = autonomia e responsabilità
•Politica e ob aziendali condivisi
LA COMUNICAZIONE INTERNA
Ogni dipendente deve essere in grado di valutare come sta andando
o impresa
o Il suo reparto / processo
o Se stesso
SINDROME DELLA RETICENZA
Mancanza di trasmissione di info al leader da parte dei collaboratori
Paura reazione negativa del capo
Paura di essere indicato come il capro espiatorio
Timidezza della brava persona
Se non si dice nulla il problema si risolve da solo
…
LA COMUNICAZIONE INTERNA
EVOLUZIONE DEI MEZZI DI COMUNICAZIONE
Conference
call
Newsletter
giornalino aziendale
skype
E-mail
i t
intranet
t
fax
telefono
videoconference
Instant messaging
ppt
LA COMUNICAZIONE INTERNA
EVOLUZIONE DEI MEZZI DI COMUNICAZIONE
Colloquio One - to - one
Riunione
Team meeting
C l i
Colazione
d
da Tiff
Tiffany
Cena di lavoro
Christmas Party
Facebook
Second-life
Pausa caffè
LA COMUNICAZIONE INTERNA
E- MAIL
POCO COSTOSA -costo collegamento ad internet
INDIPENDENTE DALLA LOCAZIONE FISICA - basta un pc
VELOCE - pochi secondi
SUBJECT - Sintesi.
NON GARANTISCE IL RICEVIMENTO MESSAGGIO - si e no..
LIMITATO CONTROLLO SUI MESSAGGI RICEVUTI - spam
COMUNICAZIONE NON COMPLETA – no emozioni 1-to-1
LA COMUNICAZIONE INTERNA
PERCHE’ COMUNICARE
Peer
Peer
Collaboratore
Capo
Capo
Collaboratore
INFORMARE per “trasmettere” un dato. Es per fare funzionare un processo
REPORTING Selezione di dati e info per dare gli elementi per valutare lo
stato delle attività del reparto
PROCESSO DI EXECUTION
LA COMUNICAZIONE INTERNA
PERCHE’ COMUNICARE BENE
RISCHIO ECCESSO DI DATI E INFO DA GESTIRE PARALIZZINO LE
AZIONI
IMPORTANZA DI COMUNICARE IN MODO APPROPRIATO
?
LA COMUNICAZIONE INTERNA
COMUNICARE BENE- CHECK LIST
WHO
WHAT
WHEN
WHOM
WHY
LA COMUNICAZIONE INTERNA
MAPPA DELLA EXECUTION
C
COMUNIC
CARE IN
N MODO A
APPROP
PRIATO
OBIETTIVO STRATEGICO AZIENDALE
OBIETTIVO SMART PER DIPARTIMENTO
RISORSE
TEAM & $
PIANIFICAZIONE
TIMING E RUOLI
MISURAZIONE
KPI
LA COMUNICAZIONE INTERNA
OBIETTIVO S.M.A.R.T.
SPECIFIC -identificato
MISURABLE -monitoring
ACHIVABLE – azioni e risorse
REALISTIC – ma sfidanti
TIME BOUNDED – limite tempo
LA COMUNICAZIONE INTERNA
MATRICE IMPORTANTE - URGENTE
Molto
importante
Da scadenzare
Fare subito
Da eliminare
Da delegare
Poco
importante
Poco urgente
molto urgente
LA COMUNICAZIONE INTERNA
DIFFICOLTA NELLA EXECUTION
CRITICITA’
SOLUZIONE
STRUMENTO
Disorientamento:
Esplicitare Mission,
Riunione Plenaria
Dove stiamo andando?
obiettivi strategici
Colazione da TIffany
Defocalizzazione:
cosa devo fare ?
Quali sono le priorità?
Obiettivi SMART
Team meeting
Matrice Urgente/
importante
Coaching one-to-one
Demotivazione
Perchè lo devo fare?
Sentirsi responsabili
Team Building
Xmas party
LA COMUNICAZIONE INTERNA
KNOWLEDGE MANAGEMENT
Manager deve
• migliorare i processi aziendali
• aumentare l'efficienza e l'efficacia dei
comportamenti lavorativi individuali e collettivi
OBIETTIVI DELLA COMUNICAZIONE INTERNA
L'interazione tra le persona con l'utilizzo delle tecnologie adeguate.
• Il coinvolgimento delle persone nei processi aziendali e nella loro continua
riconfigurazione.
riconfigurazione
• Il coinvolgimento delle persone nelle riconversioni e nelle riorganizzazioni
• La condivisione da parte di tutti del modello di business e delle strategie
aziendali.