E-MAIL: DOCUMENTI A RILEVANZA GIURIDICA

E-MAIL: DOCUMENTI A RILEVANZA GIURIDICA, COMMERCIALE E FISCALE
I messaggi di posta elettronica a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale devono essere conservati
per dieci anni. Si tratta infatti di documenti informatici, che in quanto corrispondenza, devono essere
conservati ordinatamente per ciascun affare secondo le prescrizioni dettate dall'articolo 2214 del Codice
civile. Le e-mail a contenuto commerciale vanno inoltre tenute e conservate anche a fini fiscali secondo
l'articolo 22 del Dpr 600/1973.
Le e-mail costituiscono documenti informatici, sia per il soggetto che le trasmette, sia per chi le riceve, con
tutto ciò che ne deriva sotto il profilo degli obblighi di conservazione sostitutiva. Le caratteristiche di
qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità necessarie per soddisfare il requisito della forma scritta e, di
conseguenza, attribuire valore probatorio alla posta, risultano soddisfatte anche quando il messaggio è
ricevuto per via telematica. L'archivio delle e-mail ricevute e/o trasmesse, quando ha carattere
commerciale o giuridico per l'impresa, deve essere infatti conservato in modalità sostitutiva, anche
avvalendosi di sistemi quali il cloud computing con le opportune sicurezze in termini di tutela e riservatezza.
Il messaggio e-mail è stato già in precedenza riconosciuto come documento informatico munito di firma
elettronica in ragione della immissione di un user-id e di una password al momento dell'autenticazione e di
accesso al sistema. Di conseguenza, anche prima delle modifiche introdotte al Cad, gli è stato riconosciuto
valore di prova scritta, assimilabile al documento cartaceo, così da permettere l'emissione di un decreto
ingiuntivo. In questo senso, si sono espressi sia il Tribunale di Cuneo, con una ordinanza del 15 dicembre
2003, sia il Tribunale di Bari per l'emissione del decreto n. 89 del 2004.
Le disposizioni civilistiche e fiscali impongono all'imprenditore che esercita un'attività commerciale la
conservazione ordinata per ciascun affare e per un periodo di dieci anni degli originali delle lettere, dei
telegrammi e delle fatture ricevute, nonché delle copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.
Questi documenti, così come le scritture contabili, possono essere conservati sotto forma di registrazioni su
supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento
essere rese leggibili.
Le regole base:
IL CODICE CIVILE
L'articolo 2214 del Codice civile prevede l'obbligo, per l'imprenditore, di «conservare ordinatamente per
ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle
lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite». Questa disposizione non si applica ai piccoli imprenditori.
L'articolo 2220 del Codice prescrive la conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti,
nonché delle copie delle lettere.
La legge n. 489 del 08/08/94 (la cosiddetta “Tremonti 1”) all’art. 7 bis comma 4, modifica l’art. 2220 del
Codice Civile aggiungendo un terzo comma che consente l’uso di “supporti di immagini” per la
conservazione dei documenti.
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Sede Legale Viale Bianca Maria, 13 – 20122 Milano
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LA NORMA FISCALE
In base all'articolo 22 del Dpr 600/1973 sull'accertamento delle imposte sui redditi, gli originali delle lettere
e dei telegrammi ricevuti per ciascun affare devono essere conservati «fino a quando non siano definiti gli
accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta». La regola vale anche per le copie delle lettere e
dei telegrammi spediti e per le mail.
L’ Obbligo Fiscale sancito dal D.P.R. n. 633 del 26/10/72 – Istituzione e disciplina dell’IVA - all’art. 39
prevede la conservazione dei registri e dei documenti fiscali secondo quanto descritto dall’art. 22 del D.P.R.
n. 600 del 29/9/73 – Disposizioni in materia di accertamento delle imposte sui redditi. L’art. 22 dispone che
le scritture contabili obbligatorie e i relativi documenti siano conservati per cinque anni o, in caso di
accertamento, fino alla fine di un'eventuale controversia. In relazione ai documenti devono essere
conservati gli originali delle fatture e della corrispondenza ricevuta, nonché le copie delle fatture e della
corrispondenza spedita.
Il CAD prevede esplicitamente la conservazione su supporti informatici dei libri e delle scritture obbligatorie
creati come documenti informatici.
LA PRIVACY
La necessità di conservare la corrispondenza, anche elettronica, a contenuto e rilevanza giuridica e
commerciale dell'azienda, deve essere conciliata con l'obbligo del datore di lavoro di rispettare la
riservatezza dei lavoratori e dei loro interlocutori esterni. L'archiviazione dei messaggi dovrebbe essere
dunque accompagnata dalla pubblicizzazione delle regole adottate dall'azienda.
Regolamentazioni inerenti la conservazione sostitutiva dei documenti (anche elettronici) a fini giudiziari,
fiscali e tributari:
-
R.M. n. 571134 del 19/07/88 - (posta elettronica);
R.M. n. 450217 del 30/07/90 - (procedure informatizzate);
R.M. n. 107
del 04/07/01 - (trasmissione fatture);
R.M. n. 202/E
del 04/12/01 - (archiviazione fatture).
Risoluzioni che forniscono chiarimenti in ordine alle condizioni necessarie per l'ammissibilità ai
sensi dell'art. 21 D.P.R. 26/10/72, n.633, della procedura di trasmissione e memorizzazione delle
fatture mediante sistemi combinati fondati sull'impiego congiunto di supporti informatici, telefax e
posta elettronica.
-
Le Regole Tecniche, DPCM del 3/12/2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12/03/2014, ed
emanate in riferimento all'art. 71 del Codice dell'Amministrazione Digitale, definiscono le
caratteristiche dei nuovi sistemi di Conservazione Digitale, garantendo l'autenticità, l'integrità,
l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità sia dei documenti informatici che dei fascicoli di
documenti informatici (aggregazione di documenti informatici).
-
Le regole definiscono inoltre i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità distinguendo le figure
del produttore dei documenti, dell'utente e del responsabile della conservazione. Rendono
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obbligatorio il manuale della conservazione nel quale, tra gli altri, vengono definiti il processo della
conservazione stessa, le modalità di esibizione e i formati degli oggetti destinati alla conservazione.
-
I sistemi di conservazione preesistenti e realizzati a norma delle Regole Cnipa n. 11/2004, restano
validi fino al 11/03/2017, dopo tale data sarà obbligatorio applicare le nuove regole tecniche.
-
Per la conservazione digitale e sostitutiva la norma fiscale di riferimento è il decreto del Ministero
dell’Economia e delle Finanze del 23/01/04 (G.U. n.27 del 3/2/2004) sulla conservazione sostitutiva
del documenti fiscalmente rilevanti.
-
La circolare esplicativa dell’Agenzia delle Entrate n. 36/E per la conservazione sostitutiva e le altre
successive, chiariscono la pratica applicabilità della conservazione sostitutiva su supporti
informatici dei documenti e delle scritture contabili obbligatorie sia che siano nati informatici o che,
nati cartacei, siano stati trasformati in informatici successivamente tramite l’acquisizione della loro
immagine con uno scanner.
-
Decreto 17 giugno 2014 - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti
informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5, del decreto
legislativo n. 82/2005. (14A04778) (GU Serie Generale n.146 del 26-6-2014).
-
Circolare Ag. Delle Entrate n. 18/2014 del 24 giugno 2014 – Ulteriori istruzioni in tema di
fatturazione elettronica e regimi IVA, chiarimenti in tema di fatturazione elettronica, anche alla luce
delle modifiche alla normativa interna a seguito del recepimento della Direttiva 2010/45/UE.
-
DPCM 13 novembre 2014, pubblicato in Gazzetta Ufficiale in data 12.1.2015 - detta le regole per
la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici
sia per i privati che per le pubbliche amministrazioni. Il Decreto, in particolare, stabilisce tutte le
modalità con le quali produrre un file digitale che abbia pieno valore legale.
MANUALE DELLA CONSERVAZIONE
Il manuale della conservazione sostitutiva è un documento operativo con il quale si descrivono le procedure
aziendali che vengono attuate per procedere all’archiviazione e alla conservazione dei documenti in
formato digitale.
La predisposizione di tale manuale è necessaria per tenere traccia di tutti gli elementi e le operazioni che
concorrono alla funzione di conservazione sostitutiva oltre il know how del singolo responsabile della
conservazione sostitutiva.
Ed è proprio a questo soggetto, secondo il CAD, che si richiede la predisposizione di tale manuale, al fine di
definire i workflow documentali, l’architettura procedurale e l’infrastruttura informatica, così come le
precauzioni di disaster recovery e di continuità operativa, a beneficio di una coerenza e trasparenza
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aziendale nella gestione documentale, così come a beneficio degli eventuali controlli da parte delle autorità
pubbliche.
Nello specifico nelle regole tecniche del nuovo CAD, si fa riferimento al manuale della conservazione
sostitutiva, indicandone i punti fondamentali che devono essere presenti al suo interno:
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Identificazione dei soggetti che si sono succeduti nella responsabilità della conservazione sostitutiva.
Qui si dovrà specificare anche il caso in cui la conservazione sostitutiva sia stata oggetto di delega, con
l’indicazione di responsabili e funzioni;
Struttura della funzione di conservazione documentale, con l’indicazione dei vari soggetti interessati dal
processo;
Tipi di documento sottoposti a conservazione sostitutiva e le eventuali eccezioni;
Descrizione del processo di archiviazione e dell’utilizzo dei pacchetti di archiviazione;
Processi di disaster recovery e continuità operativa;
Produzione di duplicati o copie;
Tempi e modalità della gestione documentale;
Operazioni che richiedono la presenza di un pubblico ufficiale.
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Per necessità di approfondimento è possibile contattarci all’indirizzo [email protected] .
Grazie per l’attenzione.
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