la gestione informatizzata dei processi logistici di

4° Congresso Nazionale SIFaCT, 2016
Codice sottomissione poster: 86
Tematica: 9 - Logistica e gestione risorse
AZIENDA OSPEDALIERA
UNIVERSITARIA INTEGRATA
VERONA
LA GESTIONE INFORMATIZZATA DEI PROCESSI LOGISTICI DI APPROVVIGIONAMENTO DEI
DISPOSITIVI MEDICI (DM) NELL’
NELL’ AZIENDA OSPEDALIERA UNIVERSITARIA INTEGRATA VERONA
(AOUI(AOUI-VR)
C. Tonolli,[a] M. Viali,[b] A. Gandini,[c] E. Maffei,[c] M. Marras,[c] P. Marini.[c]
[a]
Scuola di Specializzazione in Farmacia Ospedaliera - Università degli Studi di Padova;
[b]
Direzione Medica AOUI-VR
[c]
UOC Farmacia Ospedaliera AOUI-VR
Introduzione e scopo: Il monitoraggio ed il governo della spesa sanitaria costituiscono una priorità per garantire adeguati
livelli di assistenza sanitaria al cittadino e razionalizzare le ricorse economiche.
Per poter fornire una gestione adeguata delle risorse, già dal 2011 l’Azienda Ospedaliera Universitaria Integrata (AOUI) ha
implementato un sistema di “gestione informatizzata” delle scorte di reparto ed il monitoraggio dei loro consumi attraverso
sistemi informatici.
La Direzione Sanitaria (DS) in accordo con il Controllo di Gestione (CdG) ha assegnato al Servizio Farmacia (SF) l’obiettivo di
monitorare le scorte dei dispositivi medici (DM) nei Moduli di Attività (MdA) ad alto costo, al fine di contenere e razionalizzare
la spesa garantendo l’appropriatezza d’impiego.
Obiettivo del presente lavoro è presentare i risultati raggiunti in un reparto ad alto impatto di spesa, quale il MdA di NeuroAngio-Emodinamica attraverso l’utilizzo del software di gestione informatizzata.
Materiali e metodi: La DS affida annualmente ai coordinatori delle Unità operative (UU.OO) l’obiettivo di contenimento
delle scorte ed al SF l’obiettivo di monitorare la “riduzione delle scorte negli MdA ad alto costo”, mediante la rilevazione
semestrale (giugno-dicembre) delle scorte di dispositivi, impiantabili ed impiantabili attivi. Il valore delle scorte rilevato ad
ogni semestre viene confrontato con la spesa dei 12 mesi precedenti. L’indicatore sanitario di raggiungimento dell’ obiettivo
è dato dal rapporto scorta/spesa su anno solare e viene espresso come “mesi di scorta”.
I materiali in conto deposito e/o conto visione non sono oggetto di rilevazione.
L’obiettivo si considera raggiunto con un rapporto scorta/spesa
pari “a non più di 2 mesi di scorta rispetto al consumo annuo”.
Fanno eccezione i centri di costo (cdc) la cui normale attività
lavorativa prevede l’utilizzo di DM e DM impiantabili (esempio:
CARICO
stent vascolari, microspirali, cateteri angiografici) per i quali è
necessaria un'ampia gamma di misure in deposito. Per questi
cdc il valore soglia è portato a “non più di 4 mesi di scorta
rispetto al consumo annuo”. Il raggiungimento dell’obiettivo è
dato dalla seconda rilevazione nel mese di dicembre e coincide
con l’inventario di chiusura del bilancio aziendale.
DDT
Ospedale Borgo Trento
Ospedale Borgo Roma
BLOCCO OPERATORIO
MAGAZZINI INTERNI
SCARICO SUL
CENTRO DI COSTO
DDT
SCARICO SUL
PAZIENTE
Per la gestione delle scorte è stato implementato un
MAGAZZINI
nuovo SW, fornito dalla ditta D-Care. Il software è stato strutturato
TRANSIT POINT
PRINCIPALI
prevedendo l’integrazione sia con il SW amministrativo contabile
della AOUI, INTEGRA, sia con il SW di gestione delle sale Operatorie,
Fig.1: flusso logistico dei materiali
Ormaweb. Il sistema D-Care permette di tenere monitorate le scorte
e le scadenze dei materiali nei diversi magazzini. Lo scarico su CdC viene fatto nel momento dell’utilizzo del materiale stesso attraverso l’utilizzo di palmari in radio
frequenza per la lettura dei codici quick response (QR). Il codice QR contiene informazioni quali lotto, scadenza e serial number necessarie alla rintracciabilità del
prodotto.
Lo scarico avviene sia sul singolo paziente che sull’Unità Operativa. La configurazione nel sistema di quantità massima, quantità minima e lotto di riordino, permette
al SW di generare in automatico la proposta d’ordine sulla base dei reali consumi. I prodotti vengono etichettati presso il magazzino di logistica esterna all’AOUI ed
arrivano in reparto riconoscibili attraverso il codice QR (fig.1). La lettura del QR con il terminale permette al sistema di riconoscere l’esatto contenuto dell’unità di
consegna e di caricare automaticamente i prodotti nel magazzino di reparto. Le operazioni di carico e scarico informatico dei prodotti vengono effettuate da
personale sanitario opportunamente addestrato. I prelievi dei prodotti dal magazzino di reparto informatizzato consentono l’aggiornamento in tempo reale delle
giacenze e la loro imputazione diretta al centro di costo che lo richiede. Il terminale indica all’operatore il lotto da prelevare secondo il criterio della scadenza più
ravvicinata: firts out-first in (FOFI). Il MdA Neuro-Angio Emodinamica è stato individuato come unità pilota per l’implementazione del programma.
Risultati: Con l’armadio di reparto D-Care nel MdA
Neuro-Angio-Emodinamica sono stati mappati 1021
dispositivi pari ad un valore di scorta di 2.041.463 euro.
A fine 2012 la spesa per dispositivi e protesi di questo
MdA era di euro 4.563.357 e le scorte risultavano tali da
coprire un periodo di 5.4 mesi.
La scorta rilevata a dicembre 2015 è risultata pari a
1.178.758 euro con una spesa annua di 4.044.279 euro.
Il rapporto scorta/spesa è tale da coprire un periodo di
3.5 mesi.
La nuova gestione informatica ha permesso quindi una
riduzione delle scorte di reparto del 42% (da 2.041.463
euro a 1.178.758 euro) nell’unità di emodinamicaangiografia (fig.2).
Dall’analisi effettuata dal CdG si evidenzia che il volume
delle attività in questo MdA si mantiene costante
nell’arco temporale considerato, in linea con gli obiettivi
aziendali assegnati ai reparti.
2500000
2000000
1500000
Anno
1000000
scorta
500000
0
2012
2013
2014
2015
Anno
2012
2013
2014
2015
scorta
2.041.463
2.357.701
1.316.002
1.178.758
Fig.2: Monitoraggio rilevazione scorte di MdA anno 2012-2015
Conclusioni: L’informatizzazione dei processi logistici in AOUI consente la rilevazione in tempo reale delle giacenze, dei consumi e la completa rintracciabilità dei
prodotti. L’implementazione di D-Care nel MdA Neuro-Angio-Emodinamica ha permesso di contenere le scorte dei DM riducendo complessivamente sia i costi che il
rischio di rinvenire prodotti scaduti. L’utilizzo di un SW per l’armadietto di reparto informatizzato rappresenta un valido strumento lavoro che consente ai
coordinatori di tutte le UU.OO di raggiungere l’obiettivo di contenimento scorte assegnato dalla Direzione.
In considerazione dei risultati positivi ottenuti, l’obiettivo di monitoraggio delle scorte negli MdA ad alto costo viene affidato annualmente al SF che, in
collaborazione con la Direzione Medica ed il Servizio Informatico, diventa una figura di riferimento non solo per le fasi di implementazione del progetto ma anche
per la valutazione degli outcomes e degli esiti raggiunti.