Informativa al pubblico e Codice di Condotta Aziendale

Codice di condotta commerciale
Iglo Foods Group Limited
Informativa al pubblico e Codice di condotta aziendale
Documento riservato e confidenziale
Iglo Foods Group Limited
Informativa al pubblico e condotta commerciale
Ottobre 2013
Versione 3
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CODICE DI CONDOTTA AZIENDALE
Le aziende di Birds Eye, Iglo e CSI (il “Gruppo”) sono tenute ad operare in conformità a l presente Codice di
Condotta Aziendale, in base al quale tutte le nostre attività devono essere condotte con onestà, integrità e
trasparenza, nel rispetto dei diritti umani e degli interessi dei nostri dipendenti, oltre che nel pieno rispetto
degli interessi legittimi di coloro con cui ci relazioniamo.
Iglo Group opera in modo etico e con integrità morale in tutti i rapporti che intrattiene con i propri
consumatori, clienti, azionisti e partner commerciali. Operiamo nel pieno rispetto della legge, mantenendo gli
impegni assunti con il nostro programma di sostenibilità “Forever Food” prestando attenzione ai consumatori
che serviamo, alla comunità in cui operiamo e all'ambiente. Operiamo responsabilmente in tutte le nostre
attività dall’innovazione alla produzione, garantendo il mantenimento dei massimi livelli di salute, igiene e
sicurezza. Gestiamo con cura informazioni sensibili per evitare violazioni alle leggi sulla Privacy dei Paesi in cui
operiamo.
Rispetto dei nostri principi
L’Azienda crede fermamente che tutti i dipendenti abbiano il dovere di denunciare atti illeciti. Anche se
questioni di tale natura andrebbero gestite internamente e non divulgate inutilmente a terzi, per i casi in cui si
ritenesse impossibile sollevare una problematica di questo tipo all'interno dell'azienda, viene messa a
disposizione un’apposita linea telefonica (Whistleblowing helpline), per le segnalazioni di eventuali violazioni al
presente Codice. Maggiori dettagli del processo di denuncia di attività illecite si possono trovare sulle
bacheche e sulla Intranet aziendali.
Tra gli esempi di “atti illeciti” figurano:
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Concussione o corruzione (tra cui pagamenti agevolanti)
Violazione della Politica relativa all’“accettazione di regali”
Dati contabili o di audit ambigui
Violazioni della legge sulla concorrenza
Violazioni fiscali o doganali
Uso improprio di beni aziendali
Furto
Frode
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Codice di condotta commerciale
IGLO FOODS GROUP
Secondo il nuovo reato di “mancata prevenzione della corruzione” recentemente introdotto nelle
normative in tutta Europa, il Gruppo (e i suoi dirigenti) potrebbe essere passibile di reato, se non
agisce sufficientemente per prevenire il verificarsi di reati di concussione e/o di altri tipi di corruzione.
Il Gruppo Iglo ritiene che le procedure definite nel presente Codice di Condotta aziendale e la linea
telefonica di segnalazione (Whistleblowing helpline) siano adeguati a garantire la prevenzione di atti
di concussione o corruzione nell'ambiente di lavoro all’interno del Gruppo.
Unitamente alle presenti linee guida, ciascun Paese si è dotato di “Linee guida sull'accettazione dei
regali”, che illustrano la prassi da seguire qualora a un individuo venisse offerto un “regalo” da un
cliente, fornitore o altre parti terze. Va sottolineato che, in base alla legislazione locale,
l'accettazione di “regali” eccessivi, in circostanze in cui essa influenzi le successive decisioni aziendali,
potrebbe essere considerata come “corruzione”.
Le presenti linee guida si applicano non solo ai dipendenti delle aziende del Gruppo presenti nei vari
Paesi, ma a tutti coloro che lavorano presso le varie sedi delle Società del Gruppo o che operano per
conto di essa, inclusi sia i singoli consulenti che coloro che forniscono servizi tramite una società di
gestione, lavoratori interinali e a contratto, stagisti o toricinanti.
Codice di condotta commerciale
Il Gruppo Iglo garantisce la massima tutela dei propri dipendenti da processi di vittimizzazione,
licenziamento e altre azioni ostili qualora rendessero pubblici o lamentassero atti di corruzione o di
negligenza sul luogo di lavoro.
Codice di condotta aziendale
Il presente Codice di Condotta aziendale stabilisce i principi fondamentali a cui devono
attenersi nelle loro operazioni tutte le aziende del Gruppo Iglo.
1. VALORI DI IGLO
Svolgiamo la nostra attività con onestà, integrità e trasparenza e nel rispetto dei diritti
umani e degli interessi dei nostri dipendenti. Il nostro obiettivo è lavorare in maniera
responsabile per realizzare la nostra missione, cioè offrire ai consumatori “Better Meals
Together”.
2. IGLO e la legge
Il Gruppo Iglo svolge la propria attività nel pieno rispetto di tutte le normative e regolamenti
vigenti nei Paesi in cui operiamo.
3. IGLO e i conflitti di interessi
Pretendiamo equità e trasparenza in tutti gli aspetti delle nostre attività aziendali e ci
aspettiamo lo stesso dalle aziende con cui collaboriamo. Non offriamo o accettiamo regali,
forme di ospitalità o incentivi di altro tipo che potrebbero premiare o influenzare una
decisione commerciale.
Evitiamo o comunque rendiamo pubblici eventuali conflitti di interessi, che potrebbero
incidere sulla lealtà del dipendente, collaboratore ecc. divisa tra gli interessi del Gruppo e
quelli
personali.
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Politica di divulgazione al pubblico e condotta aziendale
Settembre 2013
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4. IGLO e la concorrenza
Sosteniamo il commercio libero, aperto e condotto nel rispetto della legge e intendiamo
competere in modo equo ed etico in conformità alle normative vigenti sulla concorrenza.
Non partecipiamo a pratiche illecite, restrittive o anticoncorrenziali.
5. IGLO e l'ambiente
Riteniamo che i prodotti surgelati possano avere un impatto positivo sull'ambiente grazie
alla riduzione degli sprechi alimentari e degli imballaggi.
Valutiamo continuamente nuovi modi per ridurre l'impatto ambientale delle nostre attività e
dei prodotti e, attraverso la nostra piattaforma Forever Food, miriamo a fornire i nostri
prodotti nel rispetto della sostenibilità.
6. IGLO e i dipendenti
Ci impegniamo a promuovere un ambiente di lavoro inclusivo e diversificato, improntato
sulla fiducia e il rispetto reciproci e dove tutti si ritengano responsabili delle performance del
Gruppo.
Codice di condotta commerciale
Adottiamo una politica di “tolleranza zero” nei confronti della corruzione o di altri
pagamenti che potrebbero essere interpretati come tangenti (ad esempio i pagamenti
agevolanti).
Comunichiamo la visione e gli obiettivi aziendali ai dipendenti in modo che siano allineati
alla nostra strategia.
Promuoviamo lo sviluppo professionale continuo dei nostri dipendenti e il nostro processo di
selezione si basa su criteri chiaramente definiti in materia di capacità, competenze e merito.
Siamo impegnati a garantire condizioni di lavoro sicure sia a tutti i nostri dipendenti che ai
partner che operano presso le nostre sedi.
7. IGLO e i fornitori
Trattiamo i nostri fornitori con onestà, coerenza e trasparenza e non favoriamo fornitori in
base a rapporti personali o di clientela.
Noi utilizziamo procedure di acquisto per
l'assegnazione dei contratti che si basano su una oggettiva valutazione meritocratica per
ottenere i materiali di migliore qualità e ai prezzi più competitivi.
Ci aspettiamo che tutti i nostri fornitori aderiscano a principi etici simili ai nostri e ci
rifiutiamo di collaborare con quei fornitori che riteniamo operino in maniera non etica.
8. IGLO e i consumatori
Ci impegniamo a fornire prodotti della migliore qualità e ad avere un impatto positivo sulle
abitudini alimentari dei nostri consumatori in tutti i mercati in cui siamo presenti. I nostri
prodotti offrono un alto livello di sicurezza e rendiamo noto e rettifichiamo prontamente e
apertamente qualsiasi caso in cui vengano rilevati rischi per la salute.
Il nostro materiale pubblicitario e di marketing è onesto e veritiero, nel pieno rispetto di
tutte le norme specifiche vigenti in ciascuno dei Paesi in cui operiamo.
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Politica di divulgazione al pubblico e condotta aziendale
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I dipendenti o altri individui che forniscono servizi a o per conto del Gruppo Iglo devono attenersi alla
presente semplice procedura di segnalazione delle violazioni del presente codice.
Step 1 – Segnalazione iniziale
Denuncia di violazione:
Se un dipendente o un altro individuo crede sinceramente che si sia verificato o stia per
verificarsi un atto illecito che rientra nelle categorie di cui sopra, il dipendente è tenuto
innanzitutto a darne comunicazione al manager di riferimento, a meno che non sia la stessa
un’azione dello stesso manager ad essere interessata dal presunto atto illecito.
In tal caso, il dipendente dovrà segnalarlo al superiore del proprio manager di riferimento, al
Direttore Risorse Umane o al Company Secretary. Il Comitato per le Violazioni dovrà essere
informato in merito a tutte le notifiche di potenziali violazioni del presente codice.
Qualora il dipendente ritenga che la segnalazione interna non sia il metodo più appropriato,
potrà denunciare la potenziale violazione a Safecall, la nostra linea riservata di segnalazione
(Whistleblowing hotline) esterna.
Step 2 – Indagine
Codice di condotta commerciale
Procedura di denuncia delle violazioni
Tutte le violazioni del presente Codice segnalate saranno oggetto di indagine da parte del
Comitato per le Violazioni o da un sottocomitato o ipersona appositamente nominato.
All’autore della segnalazione di una sospetta violazione potrebbe essere richiesto di
partecipare a un incontro. Se lo desidera, avrà diritto ad essere accompagnato da un collega
o da un rappresentante sindacale.
Si prenderà nota delle asserzioni fatte e gli verrà chiesto di sottoscrivere quanto verbalizzato
a conferma della corretta rappresentazione di quanto discusso.
L’autore della segnalazione può decidere se mantenere segreta (per quanto
ragionevolmente possibile) la propria identità.
Il Comitato per le Violazioni indagherà sull’evento chiamando, a seconda del caso, i testimoni
e decidendo la linea di azione da seguire; potrà a sua volta delegare un comitato inquirente
locale appositamente costituito per la valutazione delle accuse, comitato che deve includere
sia il Company Secretary che il Direttore Risorse Umane. Il Comitato per le Violazioni è
tenuto comunque a garantire che la violazione sia oggetto di indagini accurate.
Qualora il Comitato per le Violazioni, sulla base dei risultati dell’indagine, ritenesse
necessario avviare un'azione disciplinare, questa verrà portata avanti in conformità alle linee
guida vigenti in questa materia.
L’autore della segnalazione verrà informato sull'esito al momento opportuno.
Tutela dell'autore della segnalazione
A ogni segnalazione fatta in buona fede direttamente alla società o attraverso la linea riservata di
segnalazione (Whistleblowing hotline) verrà data la massima attenzione da parte della società. Il
nome dell’autore della segnalazione rimarrà riservato se richiesto e se possibile. Per gli autori delle
segnalazioni
in
buona
fede
non
ci
sarà
alcuna
conseguenza
negativa.
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Servizio telefonico di segnalazione violazioni del Codice di Condotta (Whistleblowing hotline)
Questo servizio telefonico può essere utilizzato da qualsiasi dipendente, appaltatore, fornitore o
cliente per segnalare, in maniera del tutto riservata, casi sospetti di attività illecite o non etiche (es.
frode, concussione, corruzione, procedure contabili ambigue, gravi violazioni delle leggi sulla salute e
sicurezza, ecc.).
Il servizio è disponibile sette giorni su sette, 24 ore su 24 in tutte le lingue europee. I numeri telefonici
da contattare sono i seguenti:
Telefono:
Regno Unito:
Irlanda:
Austria:
Belgio:
Francia:
Germania:
0800 915 1571
1800 812 740
00800 72332255
00800 72332255
00800 72332255
00800 72332255
E-mail:
Sito web:
[email protected]
www.safecall.co.uk/reports
Italia:
Paesi Bassi:
Portogallo:
Russia:
Turchia:
00800 72332255
00800 72332255
00800 72332255
810 800 72332255
00800 4488 20729
Codice di condotta commerciale
Non saranno tollerate punizioni, molestie o discriminazioni alcune nei confronti dell’autore della
segnalazione e chiunque intraprenda nei suoi confronti azioni inopportune sarà sottoposto a
procedimento disciplinare che potrebbe anche comportare il licenziamento.
Tutti i casi sospetti segnalati verranno comunicati al Comitato per le Violazioni.
Mancata osservanza della procedura e false accuse
Tutti i dipendenti hanno il dovere di tutelare la riservatezza e la reputazione della Società e di fare il
possibile per non screditarla.
Qualsiasi dipendente che divulghi informazioni relative a un atto illecito sospetto o effettivo a terzi (a
eccezione della hotline apposita) senza prima sollevare la questione internamente attraverso gli
appositi canali e senza una chiara e ragionevole giustificazione avrà violato tale dovere e sarà
sottoposto ad azione disciplinare. A seconda della gravità della divulgazione e della persona a cui è
stato riferito il fatto, ciò potrebbe costituire scorrettezza grave e comportare anche il licenziamento.
Accuse calunniose, futili o vessatorie non saranno tollerate e qualora si scoprisse l’intenzione dolosa
della segnalazione della violazione, per guadagno personale o con la consapevolezza della sua falsità,
l’autore della segnalazione potrebbe essere sottoposto ad azione disciplinare, comportante anche il
licenziamento.
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