Tempo recuperato - FORMart Didattica

“Self Empowerment – Time management”
Episodio numero 9: Tempo recuperato
Testo dell’episodio “Tempo recuperato”
Contenuto
An. : Ciao Arianna e un buon pomeriggio agli ascoltatori. Da dove vieni, sembri sofferente?
Ar. : Sono appena stata dal dentista e non è stata una passeggiata. Ci sono almeno tre buoni
motivi per evitare il dentista: non sopporto il dolore; non sopporto aspettare; non sopporto
lasciargli lo stipendio per farmi torturare.
An. : Poveri dentisti, fanno il loro mestiere, no? Io sono solo frustrato dal fatto di non poter
parlare con loro. Sono amici e mi verrebbe da dialogare anche quando ho il trapano in bocca!
Così mi sforzo di fare gesti in una sorta di gioco dei mimi che li diverte molto.
Ar. : Beato te che ti diverti. Io entro dentro lo studio e mi sento come Seymour il commesso di
un negozio di fiori del musical “la piccola bottega degli orrori”. Ti ricordi il film? C’era un geniale
Steve Martin che interpretava il dentista sadico.
An. : Si molto divertente. Lui che canta “I’m a dentist…”
Ar. : Ti prego cambiamo discorso. Di cosa parliamo oggi?
An. : Oggi parliamo di come recuperare il tempo. Nei precedenti episodi ci siamo focalizzati su
come evitare di perderne quando organizziamo una riunione o quando vi partecipiamo. E
abbiamo parlato a lungo di come evitare di perderne troppo con le persone che sul luogo del
lavoro interferiscono con le nostre attività. In uno dei prossimi episodi torneremo ancora sul
tema, parlando del tempo che perdiamo a scrivere mail, cazzeggiare su internet, rispondere a
sms e telefonate private.
Ar. : Cazzeggiare? Non parlerei in modo così dispregiativo della principale competenza degli
italiani! Il cazzeggio elevato a sistema, trasformato in attività permanente e socialmente
rilevante.
An. : Che sarcasmo? Sono i postumi dell’anestesia? Ma lasciamoci il tema per uno dei prossimi
episodi; sarà divertente. Torniamo a noi. Come dicevo partendo dall’assioma che il tempo è
finito e che non è possibile stoccarlo in qualche contenitore ed utilizzarlo quando ci fa più
comodo, abbiamo puntato ad individuare le occasioni in cui lo disperdiamo e a trovare
soluzioni per ridurre questi sprechi.
Ar. : Sì, questo è ormai chiaro. Tempus fugit, quello che è passato non possiamo recuperarlo. In
fondo quello che è certo è che viviamo nel presente. Il futuro non è ancora, e il passato,
appunto, non è recuperabile.
An. : Il primo grande giacimento di tempo è nelle pieghe delle attività che potremmo fare
impiegandone di meno. Riunioni organizzate in modo più efficiente, riduzione degli sprechi
causati dai colleghi, gestione più consapevole e ragionevole dell’agenda. Ma c’è un secondo un
grande serbatoio di tempo disponibile e da utilizzare al meglio. Ed è il tempo delle attese.
Ar. : Aspettando Godot…
An. : Non possiamo programmare le attività riempiendo ogni minuto, semplicemente perché
non abbiamo il controllo di tutte le variabili in gioco e di tutte le persone. Quando sei dal
dentista e aspetti il tuo turno certamente non dipende da te ridurre le attese; può dipendere da
te essere puntuale e cercare di pretendere la puntualità dagli altri, ma le attese non sono
cancellabili dalla nostra vita.
Ar. : Temo proprio di no. Le file alle poste, il traffico bloccato, i ritardi degli amici all’aperitivo.
Ma anche il mio regista che viene trattenuto dall’impresario, la costumista che mi adatta il
vestito per la scena, il tecnico delle luci che fa saltare l’impianto prima della prova finale che si
prolunga poi fino a mezzanotte.
An. : E sul lavoro altre ancora. Il fornitore in ritardo con la consegna, il capo che viene chiamato
al telefono e parla per un quarto d’ora mentre tu sei là; il computer che si blocca e devi
chiamare il tecnico. Internet che non va, la luce che salta. Se solo facessimo un bilancio
settimanale di quante ore rimaniamo in attesa di qualcosa o qualcuno scopriremmo un tesoro,
un giacimento appunto.
Ar. : Sì, un giacimento di arrabbiature, per essere educati.
An. : La buona notizia è che questo giacimento che comunemente non consideriamo, è una
grande fonte di opportunità. Tu cosa fai nelle attese?
Ar. : Principalmente telefono, mando messaggi. Se per caso ho un libro o un giornale leggo.
An. : Di fatto attingi da questo serbatoio tempo per le tue attività personali; quelle libere, quelle
relazionali. È comunque un uso. Ma si può recuperare questo tempo anche a fini lavorativi.
Ar. : E cosa possiamo fare?
An. : Cominciamo con qualcosa che è comune a tutti e di cui abbiamo già parlato. L’agenda.
Ar. : Eh?
An. : Il tempo delle attese lo possiamo utilizzare aggiornando l’agenda. Abbiamo visto nel terzo
episodio di questa serie l’importanza dell’agenda nel gestire il nostro tempo e le nostre attività
in modo razionale. Dedicare il tempo delle attese ad aggiornare l’agenda, a programmare le
attività lavorative e quelle libere è certamente un buon uso del tempo. È qualcosa che
dovremmo fare comunque, se condividiamo l’idea alla base del concetto di time management.
E se lo facciamo nei tempi di attesa, risparmiamo del tempo lavorativo.
Ar. : Mi sembra ragionevole e non è così difficile avere sempre con sé l’agenda. Insomma è
qualcosa che è sempre a portata di mano. O almeno dovrebbe… in fondo chi sono io per
pontificare sull’uso dell’agenda quando fino a poche settimane fa mi vantavo di ricordarmi
tutto a memoria? Prima naturalmente che tu distruggessi questa mia certezza!
An. : Dai, ho solo insinuato qualche dubbio…
Ar. : Piantala di fare il finto modesto quando sai bene che ne ho comprata una dopo aver
registrato con te il terzo episodio e non sorridere compiaciuto…
An. : Ok. L’agenda dunque, come suggerisce la mia amica Arianna, è un ottimo modo per
recuperare il tempo delle attese e finalizzarlo ad organizzare le proprie attività. Naturalmente,
non bisogna dimenticarlo il tempo delle attese non è uniforme. Una cosa sono le attese nel
traffico, altro è aspettare un cliente in ufficio, altro ancora è stare in fila alle poste o attendere
il proprio turno dal dentista.
Ar. : Se sono in auto non posso scrivere o posso farlo con qualche pericolo.
An. : Non suggeriamo modi per perdere punti sulla patente o tamponare quello che ci precede.
Se non possiamo scrivere possiamo però fare delle telefonate. Con l’auricolare mi
raccomando.
Ar. : Telefonate di lavoro intendi?
An. : Sì, di lavoro. Quello che diciamo sulla gestione delle attese può essere dedicato anche al
tempo libero, come abbiamo detto e come più spontaneamente ci viene in mente di fare. Lo
hai detto tu stessa che durante le attese mandi sms o telefoni agli amici, no? Concentriamoci
sul recupero di tempo a fini lavorativi. L’ideale è disporre di un elenco di telefonate da fare;
sono quelle urgenti ma che non hanno un impatto sul nostro lavoro. Le telefonate ai clienti,
quelle post vendita, che servono per sapere se il prodotto che abbiamo consegnato è di loro
gradimento, se il servizio che abbiamo prestato ha avuto gli effetti voluti, se serve ancora il
nostro contributo o la nostra assistenza.
Ar. : Marketing?
An. : Si chiama qualità inaspettata. Serve a fidelizzare il cliente, a comunicare che il nostro
interesse verso di lui non si limita a quanto scritto nel contratto e non si esaurisce con la
consegna del prodotto o con il termine dell’attività di consulenza. Non ti farebbe piacere se più
tardi ti chiamasse il dentista per chiederti come stai e se il dente otturato ti fa male?
Ar. : Certamente e forse ridurrebbe l’odio che ora provo per lui. Insomma non per lui, ma per il
trapano!
An. : Le telefonate posso essere molte, e tutte produttive. Si può ad esempio chiamare un
fornitore per accordarsi sui prodotti che deve consegnare o contrattare sul prezzo. Si può
chiamare un collega per fare un breve aggiornamento che in ufficio non avremmo tempo di
fare.
Ar. : Si può chiamare anche uno dei colleghi scocciatori che ci fa perdere tempo?
An. : Bravissima. È un’ottima strategia per anticipare il tempo che ci farebbero perdere non
appena entriamo in ufficio. È una strategia che possiamo aggiungere a quelle indicate
nell’ottavo episodio per ridurre il tempo che sul lavoro ci rubano, per così dire, i colleghi del
“hai un attimo per parlare? Hai un momento per un caffè?
Ar. : Bene, agenda e telefono sono due ottimi alleati nei tempi di attesa. Siamo in ufficio ora:
sto aspettando che arrivi un cliente. Ma come parlo? Sono al teatro e sto aspettando che arrivi
il regista. Ecco mi pare più credibile
An. : Hai un computer?
Ar. : Certo.
An. : Allora possiamo usarlo. C’è un’altra lista da tenere sempre accanto a sé, oltre a quella
delle telefonate: la lista della mail da mandare. Possono essere mail di vario genere: di nuovo a
clienti e fornitori, a colleghi, a collaboratori. Hanno varia origine ma la stessa natura. Non sono
urgenti.
Ar. : Ma tu hai una lista per tutto?
An. : No, ho una lista unica. Segna e depenna…
Ar. : Cosa vuol dire?
An. : Che ho una lista in cui segno quello che devo fare e via via depenno le cose che faccio.
Cerco di tenerla aggiornata e indicare le priorità e le cose meno urgenti. E vuoi sapere quando
la aggiorno?
Ar. : Lasciami indovinare. Nei tempi di attesa!
An. : Esatto. Non solo naturalmente. Alla lista delle cose da fare dedico del tempo ad inizio
giornata e a fine giornata, ma di questo parleremo in uno dei prossimi episodi.
Ar. : La lista possiamo aggiornarla anche mentre il capo sta facendo una telefonata no?
An. : Sì la possiamo aggiornare in ogni momento di attesa. Abbiamo ancora qualcosa che
possiamo fare per gestire le attese. Possiamo studiare, aggiornarci, rivedere un lavoro fatto.
Ar. : Dovrei sempre portare il copione con me?
An. : Sì, dovresti. Possiamo portarci un progetto da rivedere che stiamo scrivendo, o una
proposta da mandare ad un cliente. Possiamo studiare una nuova disposizione di legge che è
importante per il lavoro o un contratto che ci viene sottoposto. Il consiglio in questo caso è di
avere più soluzioni perché possono essere diversi i momenti e le occasioni.
Ar. : Occorre uno zainetto per portare tutti questi documenti!
An. : Documenti diversi per momenti diversi. In metropolitana c’è confusione e forse è difficile
studiare una nuova normativa. Magari è più facile rivedere un documento. Nell’attesa dal
dentista c’è più calma per studiare la nuova normativa. Insomma materiali diversi per momenti
diversi.
Ar. : Ho notato che in questo episodio abbiamo citato molto spesso strumenti ed episodi
precedenti o addirittura futuri. È un caso o c’è una spiegazione?
An. : C’è una spiegazione. Il tempo delle attese è tempo recuperabile come dice il titolo. Ed è
tempo recuperabile rispetto a quello che si è già perso o che si potrebbe perdere; è
recuperabile per il tempo futuro che si vuole organizzare; è recuperabile per dedicarlo agli altri,
a se stessi, al proprio lavoro e al tempo libero. Insomma come dicevo all’inizio è un giacimento
da valorizzare nell’ottica di una efficacia gestione del tempo.