Documentazione spese per carburante, una proposta di

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LETTERE
Documentazione spese per
carburante, una proposta di
semplificazione
Gentile Redazione,
da sempre la documentazione delle spese per carburante è un tema critico, per via
della presumibile facilità con cui si possono perpetrare “furbizie” a danno del datore
di lavoro e/o del Fisco.
Con un positivo intento semplificatorio e di modernizzazione, col DL 70/2011 si è
cercato di snellire il processo con una modalità che, sulla carta, andava incontro alle
esigenze di semplificazione e, al contempo, migliorando la sicurezza del sistema.
Si è quindi deciso di consentire l’utilizzo di sistemi di pagamento canalizzati (carte di
credito/bancomat) dando ad essi la medesima rilevanza contabile e fiscale della
scheda carburante. Se prima la scheda carburante era considerato l’unico documento
contabile affidabile, in ragione della firma apposta dalla controparte – l’esercente
dell’impianto – ora la medesima certezza documentale viene riconosciuta al
pagamento canalizzato.
Detto tra noi, la “certezza” attribuita alla scheda carburante pare più un orpello
burocratico, considerando che all’atto pratico non è infrequente sentirsi chiedere:
“dottò, quanti timbri le servono?”. Ma diciamo che è una frase che riguarda il passato.
Purtroppo, volendo applicare pedissequamente il dettato letterale della norma e le
conseguenti ineccepibili istruzioni di prassi, si finisce per constatare che l’utilizzo
effettivo di questa modalità è quasi impossibile.
La legge ci ha messo del suo, nel richiedere che la modalità canalizzata dovesse essere
il metodo “esclusivo” di pagamento, sicché è sufficiente che vi sia un unico
rifornimento pagato in contanti, ancorché documentato dalla scheda carburantie,
magari in ragione dell’indisponibilità del POS presso il benzinaio che sopravviene
dopo il rifornimento, per mettere in discussione tutti gli acquisti canalizzati effettuati
sino a quel momento.
Ma la prassi (circ. n. 42/2012) ha ulteriormente complicato la situazione, ritenendo
che il documento amministrativo “che fa fede” non è lo scontrino rilasciato
dall’esercente, ma l’estratto conto rilasciato dall’istituto finanziario e intestato al
proprietario del veicolo. Documento che contiene numerose altre informazioni e che
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13/10/2015
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mal si presta, all’atto pratico, alle annotazioni di rito per lo scorporo dell’IVA e a
ricondurre facilmente la spesa all’auto impiegata e ai relativi chilometri percorsi.
Già, i chilometri percorsi: anche questa importante informazione, richiesta nel solo
caso della “scheda carburante”, è gestita con una modalità tutto sommato poco
pratica: inserire i km percorsi di inizio e di fine mese è esercizio abbastanza virtuale
ai fini del controllo, perché sono ignoti i km percorsi prima del primo rifornimento del
mese e dopo l’ultimo rifornimento del mese, mentre sarebbe più semplice per la
verifica, immediato e a prova di dimenticanza inserire i km percorsi in occasione di
ciascun rifornimento.
Infine, la procedura canalizzata crea qualche perplessità per il caso dell’auto aziendale
data in uso al collaboratore, che non disponga della carta di credito aziendale, ma
solo di carta di credito personale. Stando alla prassi vigente, l’estratto conto personale
non farebbe fede.
Ecco dunque la proposta, che si affianca alle modalità esistenti: impiegare sempre la
scheda carburante, indicando il chilometraggio a ogni rifornimento, e rendere
alternativo il timbro/firma dell’esercente con allegazione dello scontrino
dell’erogazione/pagamento controfirmato dal conducente, indipendentemente dal fatto
che la carta di pagamento sia del proprietario del veicolo o dell’utilizzatore. Da notare
che lo scontrino solito contiene un ulteriore punto di controllo rispetto all’estratto
conto: il quantitativo erogato e l’esatta ubicazione della stazione di rifornimento.
In tal modo:
- resta evidente il controllo sul chilometraggio (controllo di sostanza) e sull’erogato
effettivo – il che esclude eventuali truffe da “raccolta di scontrini di terzi”;
- si consente la dovuta elasticità gestionale;
- resta disponibile il controllo amministrativo presso terzi, in modo quantomeno non
inferiore a quello del solo utilizzo della scheda carburanti con pagamento in contanti;
- resta a disposizione dell’ufficio amministrativo un documento riepilogativo chiaro
che consente lo scorporo dell’IVA in modo agevole;
- si semplifica la riconducibilità della spesa sostenuta all’autoveicolo impiegato.
Insomma, pare a chi scrive che si tratterebbe di un “ottimo paretiano”, in cui ci
guadagnano tutti o, per dirla in termini più moderni, di una procedura “win win”.
Giampiero Guarnerio
Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Milano
MARTEDÌ 13 OTTOBRE 2015
16.14
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