Procure e mandati commerciali - Cc-Ti

Procure e mandati commerciali
Le procure - nella prassi spesso denominate “diritto di firma”- autorizzano determinate persone ad
agire per conto dell’azienda. Vedremo qui di seguito gli aspetti importanti relativi alle procure e ai
mandati di rappresentanza.
Premessa
Per la maggior parte delle aziende sarebbe impensabile che solo i membri del consiglio
d’amministrazione o della direzione possano contrarre validamente con terzi a nome della società .
Per poter affidare la rappresentanza commerciale ad altri dipendenti dell’azienda, il codice delle
obbligazioni (CO) prevede la procura (art. 458 e seg.) ed il mandato di rappresentanza (o “mandato
commerciale”; art. 462 e seg.). Occorre menzionare anche i poteri del commesso viaggiatore ai sensi
dell’art. 348b cpv. 2 (CO) e dell’agente stipulatore (art. 418e CO), che non verranno però qui trattati.
Va premesso che le procure ed i mandati commerciali non possono esistere senza che vi sia un
rapporto giuridico di base (ad esempio un contratto di lavoro, di società, di mandato o simili).
Le procure ed i mandati commerciali non regolano il rapporto giuridico di base, ma definiscono
unicamente i poteri di cui dispongono il procuratore ed il mandatario per vincolare validamente, nei
rapporti con i terzi (segnatamente i clienti), l’imprenditore o l’azienda a nome dei quali agiscono.
Inoltre, a differenza della rappresentanza civile (art. 32 CO), le procure richiedono per la loro
costituzione delle formalità. In secondo luogo, l’estensione dei poteri nel caso del procuratore e del
mandatario commerciale è regolata dalla legge, mentre nella rappresentanza civile i poteri sono
determinati dall’accordo delle parti. Si è così voluto rinforzare la protezione dei terzi nelle relazioni
commerciali, rispetto alla rappresentanza civile ordinaria.
Procura
Il “procuratore” è la persona che ha ricevuto da parte di un’azienda l’autorizzazione generale
di gestirne gli affari e di firmare a nome della medesima. Egli è assimilato al direttore o al
socio gerente, del quale costituisce “l’alter ego”.
a) Costituzione della procura
La procura non necessita una forma particolare, ciò significa che può nascere anche tacitamente. Di
regola, essa viene iscritta a Registro di commercio, di modo che i terzi siano informati. Tale iscrizione
è obbligatoria, tuttavia la mancata iscrizione non implica la nullità della procura. L’estinzione della
procura o la sua revoca deve però essere iscritta nel registro di commercio anche nel caso in cui non
ne sia stato iscritto il conferimento. Nella corrispondenza aziendale, un dipendente al beneficio di
una deve in linea di principio firmare i documenti menzionando “per procura” (“pp”. oppure “ppa”.).
Non è però illegale firmare anche senza tale dicitura.
b) Effetti della procura
Ai sensi dell’art. 459 CO si reputa che di fronte a terze persone (segnatamente i clienti) in buona
fede, il procuratore abbia facoltà di obbligare “il principale” ( segnatamente l’azienda) e di compiere
a nome del medesimo tutti gli atti rientranti nello scopo dell’azienda.
Non deve però necessariamente trattarsi di negozi giuridici “utili”. Può anche trattarsi di negozi
giuridici inusuali rispetto all’attività aziendale, purché non appaiano direttamente esclusi dallo scopo.
E’ sufficiente che il terzo possa inferire che il negozio concluso da colui che agisce per procura sia
compatibile con l’attività dell’azienda. Ne consegue che il procuratore può, paradossalmente,
vincolare l’azienda persino attraverso atti illeciti !
c) Limitazione alla procura
Al fine di evitare tali rischi, esiste la possibilità di limitare la procura. Le limitazioni “interne”date al
procuratore non sono però di principio opponibili ai terzi. Ciò significa che se il procuratore dovesse
abusare del proprio potere di rappresentanza, egli vincolerà comunque validamente il rappresentato
nei confronti dei terzi.
Vi sono due possibilità di limitazione che, se iscritte a registro di commercio, esplicano effetto anche
nei confronti dei terzi:
-
La procura limitata alla cerchia di affari di una succursale (filiale); art. 460 cpv. 1 CO
La procura collettiva conferita a più persone che devono firmare insieme, non valendo la
firma di uno senza il concorso degli altri nel modo prescritto; Art. 460 cpv. 2 CO
Vi sono inoltre dei limiti previsti dalla legge: così, il procuratore non può alienare o vincolare la
proprietà fondiaria, se non gli è stata espressamente conferita questa facoltà.
A dipendenza delle necessità è possibile emanare ulteriori limitazioni “interne” tramite direttive o
regolamenti. Per esempio nel caso degli acquisti è possibile limitare, tramite direttiva interna,
l’importo massimo sino al quale il procuratore è libero di effettuare ordinazioni autonomamente. Il
vantaggio risiede nel fatto che si possono così avere diversi livelli di potere di rappresentanza
all’interno della categoria dei procuratori. In ogni caso, queste limitazioni interne hanno un effetto
verso i partner commerciali solo se questi ultimi ne sono a conoscenza, rispettivamente se sono in
buona fede.
Mandato commerciale
Si parla in genere di “agente di negozio”. Si tratta di una persona che, senza avere la
qualità di procuratore, ha ricevuto dal capo azienda un potere di rappresentanza di
carattere più limitato rispetto alla procura. Tale potere può concernere tutti gli atti
ordinari dell’azienda (procura generale) oppure coprire solo alcune operazioni
particolari (ad esempio, la vendita o la tenuta della cassa)
a) Costituzione del mandato commerciale
Come per la procura, vige anche qui la libertà di forma (scritta, verbale o tacita). Il mandato
commerciale, tuttavia, non può essere iscritto a registro di commercio. Nella corrispondenza scritta il
mandatario dovrà in linea di principio firmarsi come rappresentante (“in rappresentanza di” …).
b) Effetti del mandato commerciale
Il mandato commerciale è un’autorizzazione conferita all’esercizio di tutto lo stabilimento o a quello
di speciali affari del medesimo, in qualità di rappresentante. Il mandato si estende a tutti gli atti
giuridici ordinariamente compresi nell’esercizio di tale stabilimento o nella gestione di tali affari. (Art.
462 CO).
c)Limitazioni del mandato
La legge elenca alcuni negozi giuridici che non rientrano nelle facoltà dell’agente di negozio: se non gli
è stata conferita espressa facoltà, egli non può firmare cambiali, contrarre mutui o intentare una
causa (art. 462 cpv2 CO).
Nella prassi è usuale limitare il potere dell’agente di negozio quanto al luogo (per esempio ad una
succursale), ad un importo massimo (per esempio, per gli acquisti) oppure a determinati atti
giuridici. Tali restrizioni hanno però effetto sui terzi solo se essi ne sono a conoscenza. Dato che non
è possibile iscrivere a registro di commercio tali limitazioni, con i suoi atti l’agente di negozio vincolerà
comunque il principale nei confronti dei terzi. Una restrizione esplica effetto sui terzi unicamente
laddove i medesimi ne sono a conoscenza o avrebbero dovuto esserlo.
Per evitare situazioni di incertezza, è consigliabile regolare in modo chiaro il potere di rappresentanza
in una direttiva o regolamento interni e comunicarlo a determinati terzi, laddove opportuno.