MOLISE DATI spa Regolamento di Contabilità TITOLO I

MOLISE DATI spa
Regolamento di Contabilità
TITOLO I- CONTABILITA' P. E. F. E BILANCIO D'ESERCIZIO
Art. l- NORME GENERALI
La gestione amministrativa e contabile della Molise Dati spa é disciplinata dalle nonne
del codice civile, salvo che non sia diversamente disposto dalla Regione Molise, e dal
presente Regolamento.
Art. 2 - PIANO ECONOMICO-FINANZIARIO
A partire dall'esercizio 2008 è istituito formalmente ed obbligatoriamente il piano
economico-fmanziario (o budget di previsione) annuale che costituisce lo strumento
programmatico e gestionale della società ed è redatto secondo i principi enunciati nel
presente regolamento. In mancanza del suddetto piano tutte le deleghe assegnate dal
Consiglio di amministrazione si intenderanno sospese e non potranno essere pagate
somme a terzi né potranno essere espletate attività contrattuali di acquisto e vendita.
Il piano deve essere redatto dalla struttura entro il 31 ottobre ed approvato dal Consiglio
di amministrazione improrogabilmente entro il 30 novembre di ciascun anno
Per il primo anno di applicazione i termini innanzi esposti sono prorogati di 30 giorni.
Il piano deve consentire una periodica ed attendibile conoscenza, secondo corretti principi
contabili, dell'andamento economico-finanziario dell'esercizio, in relazione agli obiettivi
programmati.
Il piano individua le fonti di fmanziamento ed i relativi impieghi evidenziandone la
coerenza con le correlate previsioni finanziarie.
Il piano individua altresì tutte le ipotesi di ricavo e di costi inerenti la produzione delle
attività di ciascuna voce di ricavo.
Il piano deve essere suddiviso per centro di ricavo e di costo relativo per ciascun
servizio/attività erogata.
A partire dal secondo anno il Piano deve riportare i dati del Piano dell'esercizio
precedente e i dati del bilancio d'esercizio in colonne separate in modo da consentire un
riscontro immediato al Consiglio di amministrazione.
Ali' atto di approvazione del Piano vengono nominati i responsabili dei singoli centri di
costo e ricavo. La nomina è fatta dal Direttore o in mancanza dal Consiglio di
Amministrazione anche contestualmente all'approvazione del Piano.
Al Responsabile di ciascun centro di costo e ricavo è attribuita, oltre alla responsabilità
gestionale, la responsabilità di attivare le procedure di scelta dei fornitori, verificare la
corretta esecuzione delle prestazioni, disporre i pagamenti, verificare gli incassi e
procedere all'attivazione delle procedure per il recupero del credito.
Il Responsabile di ciascun centro di costo e ricavo deve predisporre una relazione
sintetica trimestrale che ne evidenzi l'andamento gestionale in modo correlato con la
scheda inserita nel piano al fme della verifica dello scostamento tra quanto programmato
e quanto accaduto. La relazione sarà trasmessa per il tramite del Direttore al Presidente
che avrà l'onere di relazionare al Consiglio di Amministrazione.
La mancata presentazione della relazione periodica, salvo impedimenti oggettivi,
comporterà l'applicazione di provvedimenti disciplinari a carico del Responsabile
inadempiente. I provvedimenti disciplinari saranno emanati dal Direttore e comunicati al
Consiglio di amministrazione per la ratifica. In mancanza vi provvederà alla prima seduta
utile il Consiglio di Amministrazione.
Art. 3 - PRINCIPI CONTABILI
La redazione del piano economico-finanziario della Molise Dati spa inteso come
strumento d'informazione economica, patrimoniale e fmanziaria, si fonda sulle norme
indicate dal Codice Civile in materia societaria e sui principi contabili.
Per principi contabili devono intendersi i criteri, le procedure ed i metodi di applicazione,
che stabiliscono le modalità di contabilizzazione degli eventi di gestione, i criteri di
valutazione e quelli di esposizione dei valori in bilancio, come elaborati dalla dottrina.
Art. 4 - SISTEMA CONTABILE
Il sistema contabile è l'insieme di scritture contabili, collegate e coordinate tra di loro,
che consentono di rilevare, nel duplice aspetto numerario ed economico, i fatti di
gestione allo scopo di determinare il risultato economico ed il patrimonio della società.
Il sistema è strutturato in modo da consentire l'evidenziazione delle fonti di entrata e
degli impieghi delle risorse finanziarie in correlazione agli importi indicati nel piano
economico-finanziario.
Art. 5 - PIANO DEI CONTI
La contabilità della società trova fondamento, in termini operativi, nel piano dei conti che
è costituito da:
a) un elenco dei conti che, tra loro collegati, formano la struttura contabile;
b) note illustrative e regole di funzionamento dei conti.
La struttura del piano dei conti è articolata in funzione della redazione del bilancio
d'esercizio e delle esigenze amministrative.
Art. 6 - CONTABILITA' ANALITICA
Il sistema di rilevazione mediante la contabilità analitica deve consentire la
individuazione dei ricavi conseguiti e dei costi sostenuti per le attività espletate
specificando in particolare:
a) i costi imputabili a ciascuna delle attività espletate e dei servizi prestati;
b) la quota di costi generali;
c) la differenza per i servizi prestati dietro corrispettivo, tra il costo complessivo ed il
prezzo praticato.
Tali informazioni devono essere contenute nella relazione del Consiglio di
Amministrazione al bilancio d'esercizio.
Art. 7- SERVIZI CONTABILI
Le rilevazioni contabili avvengono a cura del Responsabile del Servizio Contabile
individuato dal Direttore o, in mancanza dal Consiglio di Amministrazione, che provvede
al controllo della regolarità della spesa mediante il riscontro dell'ordine (completo di
codice commessa) con i documenti giustificativi di spesa In mancanza dell'ordine
emesso dal Responsabile del Centro di costo e ricavo, le fatture di acquisto non possono
essere contabilizzate e vanno restituite al mittente con richiesta di annullamento o di
emissione di nota credito nel rispetto della normativa vigente. In mancanza di riscontro
da parte del fornitore il Responsabile del Servizio contabile, nei termini e nei modi
stabiliti dalla legge, procede alla auto emissione della nota credito e ne da comunicazione
scritta al Presidente che relaziona al Consiglio di Amministrazione.
I Responsabili dei centri di costo e ricavo dovranno accertare la conformità alle
condizioni contrattuali di ogni singola fornitura e/o prestazione dandone comunicazione
scritta all'Ufficio contabile o apponendo un visto di regolarità sulla fattura
Nel rispetto delle vigenti disposizioni del Codice Civile e della normativa fiscale, il
Servizio Contabilità provvede ad effettuare le rilevazioni dei fatti amministrativi ed è
pertanto responsabile della regolarità delle scritture contabili.
In conformità alla normativa vigente in materia di tenuta e conservazione delle scritture e
documenti contabili, il Servizio Contabilità cura la tenuta dei documenti giustificativi di
spesa, unitamente ai contratti, in originale.
L'archiviazione avviene a cura del responsabile del Servizio Contabile il quale risponde
della conservazione dei documenti contabili.
TITOLO II
CAPO I- SISTEMA DI CONTROLLO
Art. 8 - IL PIANO ECONOMICO-FINANZIARIO
La gestione della Molise Dati spa si svolge in base al piano economico-finanziario
deliberato dal Consiglio di amministrazione entro il 30 novembre.
Il piano può essere soggetto al controllo della Regione Molise che esercita, a norma di
legge, le funzioni di vigilanza e controllo (società in house).
Art. 9 - CRITERI DI FORMAZIONE DEL P. E. e F.
Il piano è formulato in termini economici e finanziari secondo il pnnc1p10 della
competenza giuridica.
In relazione alle funzioni ed ai programmi di attività, esso evidenzia:
- la previsione dei costi e dei ricavi distinti per natura e per destinazione;
- i flussi finanziari dell'esercizio e quelli relativi ai programmi pluriennali.
Il Piano è corredato dalle relazioni:
- del Consiglio di amministrazione, che ne illustra esaurientemente obiettivi e finalità,
anche in relazione alle richieste della Regione Molise come fmanziatore delle attività
trasferite alla Molise Dati quale stazione appaltante e come utilizzatrice dei servizi;
- del Collegio sindacale nella quale devono essere contenute valutazioni ed osservazioni.
Art. l O- SISTEMA DI CONTROLLO
I sistemi della contabilità generale e della contabilità analitica hanno la funzione di
fornire, ai vari livelli della struttura organizzativa, le informazioni necessarie per
consentire un'efficiente ed efficace gestione dell'attività della società.
Il sistema di controllo si basa su:
a- il piano economico-finanziario;
b - le rilevazioni contabili ed extracontabili;
c - la rendicontazione;
d -la interazione tra loro al fine di garantire il corretto funzionamento dell'intero
processo.
Particolare attenzione e cura va dedicata alla rilevazione e controllo dei costi di
produzione. Per garantire tale controllo è opportuno procedere alla imputazione dei costi
al relativo centro di costo pre-individuato. L'individuazione dei centri di costo avverrà
annualmente in occasione della predisposizione del Piano Economico e Finanziario,
compatibilmente con la tipologia delle attività.
Analoga imputazione devono seguire i ricavi.
Il sistema di rilevazione e imputazione dei costi e dei ricavi dovrà consentire un
sistematico controllo, da parte del Nucleo di valutazione, dell'andamento della gestione
con la predisposizione trimestrale di un conto economico (situazione di periodo) da
sottoporre al Consiglio di amministrazione. La situazione di periodo trimestrale è
predisposta dal Responsabile del Servizio contabilità, anche con l'ausilio del
commercialista, ed è comunicata al Direttore che, dopo verifica, la inoltra al Presidente
affinché relazioni al Consiglio di amministrazione.
La mancata presentazione della relazione periodica, salvo impedimenti oggettivi,
comporterà l'applicazione di provvedimenti disciplinari a carico del Responsabile. I
provvedimenti disciplinari saranno emanati dal Direttore e comunicati al Consiglio di
amministrazione per la ratifica. In mancanza vi provvederà alla prima seduta utile 1
Consiglio di Amministrazione.
La natura dei controlli è di tipo:
a) previsionale, attraverso la predisposizione del piano;
b) concomitante, attraverso la contabilità analitica e le relative procedure;
c) successiva, attraverso opportune rendicontazioni;
d) ispettiva, secondo le modalità previste dal successivo articolo.
Art. Il -L' ATTIVITA' DI CONTROLLO
Il controllo è preordinato a verificare che le risorse disponibili vengano acquisite ed
impiegate in modo efficiente nella realizzazione dei progetti operativi, collegati agli
obiettivi fissati dal Consiglio di amministrazione.
La rilevazione dei dati contabili e statistici avviene a cura dei responsabili dei reparti
competenti sulla base degli strumenti, delle procedure e della modulistica adottati, con
evidenziazione dei fatti di gestione in relazione agli schemi dei conti ed ai programmi di
attività.
Il controllo ispettivo è disposto dal Presidente o dal Direttore, o da chi ne fa le veci.
Una relazione sui risultati dell'ispezione deve essere trasmessa in ogni caso al Direttore e
al Presidente.
Art. 12- CONTROLLO DI GESTIONE E RENDICONTAZIONE
Il controllo di gestione avviene, per il tramite del Nucleo di valutazione costituito da:
Direttore, Vice Direttore e da una terza persona nominata di volta in volta secondo le
specifiche esigenze, in due momenti distinti e collegati:
l. ex ante;
2. ex post.
Il controllo ex ante avviene per il tramite del Nucleo di valutazione che procede alla
valutazione preventiva di tutte le attività di spesa e di investimento per veri:ficame
l'efficacia, l'efficienza, la redditività, gli aspetti finanziari, la congruità e la compatibilità
con la struttura produttiva della società.
Le decisioni di investimento potranno essere adottate dai rispettivi organi competenti
solo previo parere obbligatorio del Nucleo di valutazione.
Il controllo ex post avviene, sempre per il tramite del Nucleo di valutazione, attraverso
l'analisi dei costi sostenuti, la rispondenza con i costi preventivati, la valutazione della
redditività effettiva, il rispetto della tempistica contrattuale e di tutti gli impegni
contrattuali con i fornitori, in particolare per la spesa di danaro pubblico, il controllo
sulla gestione dei crediti, la verifica dei prezzi delle tariffe dei servizi praticati.
L'attività di rendicontazione per la verifica dell'attività svolta dalla società si attua
attraverso la predisposizione, almeno ogni trimestre, a cura del Servizio Contabilità, di
concerto con il Nucleo di valutazione, di relazioni che consentano, sulla base di
informazioni di sintesi, il controllo delle varie attività ed assicurino la possibilità di
interventi tempestivi in caso di scostamenti dal piano economico-fmanziario.
Tali relazioni dovranno evidenziare gli elementi atti a consentire una valutazione dei
programmi attuati in termini di economicità, efficienza ed efficacia; le stesse, inoltre,
dovranno fornire informazioni riguardo alle variazioni delle immobilizzazioni tecniche e
dei beni ammortizzabili, intervenute nel periodo di riferimento.
Le relazioni devono altresì fornire elementi di valutazione in ordine ai contratti più
significativi stipulati.
Art. 13 - CERTIFICAZIONE DEL BILANCIO
Il Collegio sindacale, avvalendosi anche di propri collaboratori, provvede alla revisione
contabile ed alla certificazione del bilancio.
L'obiettivo della revisione contabile per la certificazione del bilancio è quello di
esprimere un giudizio sul bilancio nella sua globalità.
CAPO ll- RESPONSABILITA' DEGLI AMMINISTRATORI E DEI DIRIGENTI
Art. 14 - OBBLIGO DI DENUNCIA
Chiunque venga a conoscenza di atti e/o fatti da cui possono derivare danni alla società e
che possono dar luogo ad azioni di responsabilità, è tenuto a fame tempestiva denunzia
al Presidente del Collegio sindacale, indicando tutti gli elementi per la determinazione
dei danni e per l'accertamento delle responsabilità.
Il Presidente del Collegio sindacale redige una sua relazione sulla denunzia ricevuta e la
inoltra a tutti i soci.
Qualora la violazione non sia direttamente imputabile al Presidente, il Presidente del
Collegio sindacale informa dell'accaduto il Presidente.
TITOLO III - GESTIONE ECONOMICA
CAPO I- ENTRATE
Art. 15- FATTURAZIONE E GESTIONE CREDITI
La fatturazione è effettuata dal Reparto Contabilità dietro comunicazione delle unità
organiche, responsabili della fornitura dei beni e delle prestazioni dei servizi.
La Contabilità provvede al controllo, all'aggiornamento e alla gestione dei crediti.
La Contabilità provvede ad inoltrare sollecito di pagamento per tutti i crediti scaduti
mensilmente. Trascorso inutilmente un trimestre dalla scadenza del credito e non sia
intervenuta un'azione del Direttore o dell'Amministratore delegato, la contabilità
trasmette al Consiglio di amministrazione, per il tramite del Presidente, il fascicolo
relativo al debitore corredato dei solleciti inviati.
CAPO II - COSTI E SPESE
Art. 16 - EMISSIONE DELL'ORDINE DI ACQUISTO
Ogni prestazione a prescindere dalla sua natura è attivata mediante l'emissione
dell'ordine d'acquisto sia di beni e che di prestazioni di servizi. L'ordine di acquisto è
emesso dal Responsabile del servizio/settore/reparto o dal responsabile del procedimento
a seguito della conclusione delle procedure di selezione del fornitore e della
sottoscrizione del contratto. L'ordine deve recare obbligatoriamente, oltre a tutte le
indicazioni di quantità e prezzo, il codice della fornitura con l'indicazione dell'obbligo
da parte del fornitore a riportare detto codice sulla fattura. La copia dell'ordine va inviata
all'ufficio contabilità.
·
Il Reparto contabilità custodisce i contratti in originale e tiene uno scadenziario dei
termini contrattuali dando informazione per iscritto al Presidente dei termini di scadenza
che impongono adempimenti a carico della società (disdette, proroghe, rinnovi, ecc.)
trenta giorni prima di ciascuna scadenza.
Art. 17 -PAGAMENTO DELLA SPESA
Il Reparto Contabilità predispone gli elenchi dei debiti giunti a scadenza, con la
determinazione dell'esatto importo dovuto al soggetto creditore, previo accertamento
dell'emissione dell'ordine, dell'apposizione del codice fornitura sulle fatture,
dell'assenza di contestazioni, della regolarità della fornitura dei beni, opere, servizi, sulla
base dei titoli e dei documenti giustificativi comprovanti il diritto dei creditori.
Per gli stipendi, i salari, le indennità ed ogni altro compenso spettante al personale,
l'ufficio competente predispone un prospetto riepilogativo delle somme dovute al
personale. In mancanza gli oneri suddetti relativi ai salari e stipendi ricadono sul
Direttore. In caso di variazione del costo del personale, anche nel corso dell'anno, il
responsabile dell'ufficio competente, o in mancanza il Direttore, inoltrano una relazione
al Presidente. La suddetta relazione può essere inoltrata anche unitamente alla situazione
di periodo trimestrale predisposta dal Responsabile della contabilità.
Tutte le disposizioni di pagamento vanno firmate dal Direttore, o chi ne fa le veci, e dalla
figura delegata dal Consiglio di amministrazione.
Al pagamento dei debiti scaduti provvede la Contabilità mediante disposizione di
pagamento che oltre alla sua firma recherà anche la firma del responsabile del Centro di
costo e ricavo (per verifica) e del Direttore (per controllo), o di chi ne fa le veci.
L'ordine di pagamento impartito alla Banca deve recare in ogni caso la firma della
figura delegata dal Consiglio di amministrazione e potrà essere emesso solo se
accompagnato dalla disposizione di pagamento firmata dal Responsabile della
Contabilità, dal Responsabile del Centro di costo e ricavo e dal Direttore o di chi ne
fa le veci.
Relativamente agli anticipi al personale per l'espletamento delle missioni autorizzate per
iscritto e per altri eventuali pagamenti urgenti si può provvedere con la Piccola Cassa con
ordinativo interno firmato dal Direttore, o da chi ne fa le veci, previo riscontro
dell'autorizzazione alla missione e degli altri documenti autorizzativi.
I pagamenti relativi alle attività pubblicistiche (appalti) vengono effettuati dalla
Contabilità solo a seguito di regolare stato di avanzamento emesso dal Direttore dei
lavori e conseguente certificato di liquidazione emesso dal Responsabile Unico del
Procedimento, previa verifica delle disponibilità finanziare sull'apposito conto vincolato
dedicato al singolo contratto. La disposizione di pagamento anche in questo caso
prima di essere sottoposta alla firma della figura delegata dal Consiglio di
amministrazione, deve recare la firma del Responsabile della contabilità e del
Direttore, o di chi ne fa le veci.
CAPO III - ATTIVITA' CONTRATTUALE
Art. 18- NORME GENERALI
I contratti relativi all'acquisizione di beni e alle prestazioni di servizi sono stipulati
secondo le procedure previste nel presente regolamento, salvo quanto disposto dalle leggi
vigenti in materia.
Art. 19- MODALITA' CONTRATIUALE
Fatta salva l'applicazione delle disposizioni vigenti ivi comprese quelle relative alla
gestione dell'Albo dei fornitori, per l'acquisizione di beni, l'appalto di opere pubbliche e
le prestazioni di servizi, il ricorso alla trattativa privata é consentito, con le modalità di
seguito descritte, fino ad importi di spesa per forniture di merci e prestazioni di servizi
non superiori, esclusa IVA o imposte similari, a Euro 20.000,00 (ventimila).
La trattativa privata viene effettuata interpellando non meno di tre imprese che dovranno
predisporre ciascuna un preventivo. Nel caso di vigenza dell'Albo fornitori si può
interpellare un anche un numero inferiore di fornitori qualora ali' Albo non ne risultino
iscritti un numero sufficiente (due o uno).
Dal verbale di approvazione, compilato da colui che è autorizzato ad effettuare la spesa,
deve risultare il motivo della scelta, in termini sia economici (prezzo) che qualitativi
della fornitura o della prestazione, generalmente secondo il criterio della offerta più
vantaggiosa. Nei casi di mera fornitura di prodotti specificatamente individuati e dove
non ricorrano esigenze temporali di esecuzione e di servizi post-vendita, la scelta del
fornitore sarà effettuata al prezzo più basso.
Tale documento può essere sostituito da un formulario prestampato indicante la
procedura da seguire in tale forma contrattuale, debitamente firmato per sottoscrizione.
Quando trattasi di acquisti di materiali o servizi di importo non superiore a Euro
2.500,00 (duemilacinquecento) esclusa iva, può prescindersi dalla richiesta di preventivi
e dalla preparazione del verbale di approvazione, fermo restando l'accertamento della
congruità del prezzo in rapporto alla prestazione richiesta.
Al di fuori dei casi previsti il ricorso alla trattativa privata avviene nei termini e nei modi
previsti dalle norme vigenti per tipologia di spesa (forniture, servizi e lavori).
Le forniture di importo compreso tra € 20.000,00 e € 211.000,00 sono disciplinate dal
Regolamento dell'Albo fornitori in corso di istituzione ma le regole di verifica,
accertamento e liquidazione delle prestazioni sono stabilite dal presente regolamento.
Art. 20 - COMMISSIONE DI ACQUISTO
Per le forniture di beni e servizi di importo superiore a Euro 2.500,00
(duemilacinquecento), la trattativa privata ha luogo mediante l'istituzione di una
Commissione di acquisto, composta da tre dipendenti di cui almeno un dirigente,
nominata dal responsabile del centro di costo o, in mancanza, dal Direttore o di chi ne fa
le veci.
La commissione provvede a:
a) individuare, anche nel rispetto dell'Albo fornitori, le ditte o le persone ritenute idonee
ad effettuare la fornitura o la prestazione del servizio;
b) richiedere alle persone e ditte individuate il preventivo di spesa, con il relativo piano
...;
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di esecuzione predisposto in relazione alla natura della prestazione;
c) esaminare preventivi e aggiudicare all'offerente più vantaggioso.
L'aggiudicazione della fornitura e della prestazione del servizio dovranno risultare da
apposito verbale.
Con riferimento ai limiti di spesa, il valore della fornitura o della prestazione non può
essere frazionato se non per motivi inerenti la natura stessa della fornitura o della
prestazione.
Art. 21 - CONTRATTI DI DURATA ULTRANNUALE
Tutti i contratti di durata ultrannuale, se l'importo supera 20.000,00 euro, devono essere
autorizzati dal Consiglio di amministrazione.
Per contratti relativi a forniture e prestazioni di servizi, ivi compresi i contratti di leasing
e i contratti di locazione degli immobili, di importo annuo superiore a Euro l 0.000,00
esclusa IVA o imposte similari, con esclusione dei contratti di regola stipulati a tempo
indeterminato, ai fini della individuazione delle corrette modalità contrattuali deve
considerarsi l'onere complessivo pluriennale del contratto.
Il Consiglio di amministrazione secondo le norme vigenti, può delegare al Direttore, la
stipula del contratto, ferme restando le modalità indicate nei precedenti articoli.
Il provvedimento che autorizza la stipula di contratti di durata ultrannuale deve indicame
la durata, la spesa relativa al primo anno e quella prevista per gli esercizi successivi al
primo.
Art. 22 - ESECUZIONE DI OPERE PUBBLICHE
Per gli appalti di opere pubbliche si applicano le procedure previste dalle norme vigenti
in materia.
Art. 23 - STIPULA DEL CONTRATTO
I contratti sono stipulati dal legale rappresentante del Molise Dati spa o da colui che ha
la delega del potere di firma, in forma pubblica o privata secondo le disposizioni di
legge, anche mediante scambio di corrispondenza secondo l'uso del commercio.
Il Consiglio di Amministrazione può attribuire i poteri di stipula di contratti con le
limitazioni che verranno stabilite all'atto della delega.
Art. 24- COLLAUDO DI LAVORI E FORNITURE
Le forniture sono soggette al controllo, effettuato sulla base degli ordini e delle bolle di
accompagnamento merci, da parte di colui che riceve la merce.
Per la prestazione di servizi, per forniture e lavori di cui al presente regolamento, esclusa
IVA, è sufficiente la certificazione di regolare fornitura o esecuzione rilasciata dalla unità
richiedente la fornitura o la prestazione del servizio.
Per tutti gli altri lavori e forniture è previsto il collaudo, anche in corso d'opera, da parte
di personale del Molise Dati spa, nominato dal Consiglio di amministrazione, munito
della competenza specifica che la natura dell'affare richiede, ovvero, ove occorra, da
esperti esterni appositamente individuati.
Ferma l'osservanza delle norme sopra richiamate, a garanzia dell'esecuzione dei contratti,
alle imprese contraenti dovranno essere richieste idonee garanzie (quali cauzioni,
garanzie fidejussorie, polizze assicurative ecc.), prevedendo penalità per inadempienza o
ritardo nell'esecuzione del contratto, salvo che ciò non sia ritenuto necessario o possibile
in rapporto alla affidabilità della ditta contraente o degli usi e normative commerciali
estere. In tale caso deve essere informato il Consiglio di Amministrazione.
Nei casi di ricorso alla trattativa privata, il dipendente responsabile del servizio
comunica al Presidente e al Presidente del Collegio sindacale l'elenco dei contratti
mensilmente stipulati.
TITOLO IV- SERVIZIO DI CASSA
CAPO I
Art. 25 - GESTIONE DEL SERVIZIO DI CASSA
Il servizio di cassa del Molise Dati spa è svolto in conformità alle vigenti disposizioni di
legge ed è affidato ad uno o più istituti di credito in base ad apposita/e convenzione/i
deliberati/e dal Consiglio di Amministrazione.
Per l'espletamento di particolari servizi, il Molise Dati spa può avvalersi dei conti
correnti postali e degli istituti che prestano servizi similari di cassa.
Art. 26 - RISCOSSIONI
La riscossione avviene sulla base dell'elenco dei crediti predisposto dal Reparto
Contabilità mediante:
a) accreditamento diretto in conto corrente;
b) rimessa diretta da effettuare presso gli sportelli bancari;
c) per importi limitati e non ricorrenti direttamente al Responsabile della Piccola Cassa;
d) versamento o accreditamento nel conto corrente postale;
e) pagamento di ricevuta bancaria;
t) titoli di credito.
Art. 27 -PAGAMENTO
Il pagamento delle spese avviene a cura del responsabile del Reparto Contabilità
mediante:
a) accreditamento in conto corrente bancario;
b) assegno circolare non trasferibile all'ordine del creditore;
c) vaglia cambiario;
d) accreditamento in conto corrente postale;
e) rimessa diretta per somme modeste gestite con la piccola cassa.
L'ordine di pagamento è sottoscritto dal Responsabile dell'Area Contabile, dal Direttore
e dal soggetto delegato dal Consiglio di amministrazione.
CAPO TI- PICCOLA CASSA
Art. 28 - PICCOLA CASSA
A soddisfare le esigenze di denaro contante, alle piccole spese quotidiane, ai pagamenti
urgenti, agli anticipi e alle note spese di dipendenti ed amministratori provvede
l'economo, nei limiti e con le modalità previste dal presente Regolamento. La piccola
cassa ha una dotazione massima di € 2.000,00 reintegrabile e i singoli pagamenti non
possono eccedere l'importo di € 500,00.
Art. 29 -ATTESTATI DI PAGAMENTO E DI INCASSO
Gli attestati di pagamento e di incasso in contanti compilati in duplice copia (una delle
quali rimarrà sempre al cassiere, mentre l'altra accompagnerà il foglio di prima nota di
cassa destinata alla contabilità) devono essere datati e numerati progressivamente;
portano sempre la firma di quietanza oltre la firma del cassiere; devono inoltre indicare
gli eventuali abbuoni e arrotondamenti.
Tutti i pagamenti e le riscossioni per contati devono essere annotate analiticamente su
apposito registro anche informatico tenuto dal cassiere. n Cassiere può anche non
coincidere con il Responsabile della contabilità.
Periodicamente la Contabilità e il Collegio sindacale effettuano verifiche di cassa.
TITOLO V- GESTIONE PATRIMONIALE
Art. 30 -NORME GENERALI
Nel sistema contabile vengono rilevati i fatti di gestione allo scopo di determinare il
risultato economico del periodo e l'evoluzione della situazione patrimoniale del Molise
Dati spa.
Alla data di entrata in vigore del nuovo Regolamento di Contabilità e successivamente al
termine di ogni esercizio, deve redigersi un inventario da cui risultino le attività e le
passività del Molise Dati spa.
L'inventario si chiude con il bilancio, composto dallo stato patrimoniale che include le
voci relative alle attività, passività e al patrimonio del Molise Dati spa ed al conto
economico, che rappresenta le componenti economiche positive e negative, la cui somma
algebrica determina il risultato dell'esercizio.
Art. 31- PRINCIPIO CONTABILE DI RILEVAZIONE DELLEATTIVITA'
IMMOBILIZZATE
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Gli immobili, i mobili, gli impianti ed i macchinari non possòno essere iscritti per un
valore superiore al costo eventualmente rivalutato per effetto delle leggi di rivalutazione
monetaria.
Le immobilizzazioni immateriali sono valutate sulla base dei costi effettivamente
sostenuti, la cui utilità pluriennale sia agevolmente determinabile e correlabile.
Le immobilizzazioni fmanziarie sono valutate al costo di acquisizione ridotto, per i titoli,
al valore di mercato se inferiore al costo di acquisizione e per le partecipazioni, al valore
di patrimonio netto risultante dall'ultimo bilancio approvato. Il costo delle
immobilizzazioni, materiali e immateriali la cui utilizzazione è limitata nel tempo deve
essere sistematicamente ammortizzato in ogni esercizio in relazione con la residua
possibilità di utilizzazione.
Eventuali modifiche dei criteri di ammortamento e dei coefficienti applicati devono
essere motivate nella nota integrativa.
Art. 32 -GESTIONE DELLE IMMOBILIZZAZIONI
La gestione delle immobilizzazioni tecniche avviene attraverso la predisposizione di
schede inventariali che devono evidenziare.
a) la denominazione, l'ubicazione l'uso cui sono destinati e l'ufficio od organo cui sono
affidati:
b) il titolo di provenienza, le risultanze dei registri immobiliari, i dati catastali e rendita
imponibile:
c) il luogo in cui si trovano.
La responsabilità della gestione dalle immobilizzazioni è affidata dal Consiglio di
Amministrazione con apposita deliberazione.
Le radiazioni e le dismissioni, fatti salvi gli adempimenti di legge, vengono autorizzate
dal Consiglio di amministrazione, su motivata richiesta dei responsabili delle unità
funzionali cui i cespiti risultano assegnati.
Al termine di ogni esercizio la Ragioneria cura la redazione dell'inventario contabile dei
cespiti e ne verifica la consistenza fisica. Le eventuali discordanze con le risultanze
contabili devono essere comunicate dalla Contabilità al Consiglio di Amministrazione
entro un mese dalla data di chiusura dell'esercizio per le conseguenti annotazioni delle
scritture contabili.
ART. 33 -GESTIONE DEL MATERIALE DI CONSUMO E DI SCORTA
La Contabilità cura la tenuta di idonea contabilità di magazzino dei materiali di consumo
e di scorta.
n carico dei materiali avviene sulla base delle bolle di accompagnamento delle merci.
I prelevamenti sono effettuati mediante buoni di richiesta dei materiali.
ART. 34- INVENTARIO DEI MATERIALI DI CONSUMO E DELLE SCORTE
Alla data di chiusura dell'esercizio si procede alla predisposizione dell'inventario fisico
delle merci e dei materiali in giacenza e alla valutazione degli stessi secondo le norme
previste dal Codice Civile; eventuali discordanze con le risultanze contabili devono
essere comunicate al Consiglio di Amministrazione per le conseguenti annotazioni nelle
scritture contabili.
ART. 35 - PRINCIPIO CONTABILE DEI CREDITI E DEI DEBITI
I crediti e i debiti sono iscritti in bilancio al loro valore nominale ridotto, per i crediti di
natura commerciale a quello di presunto realizzo mediante la costituzione del fondo
svalutazione crediti.
E' fatto obbligo al Responsabile del Servizio contabilità di monitorare tutti i fatti dai
quali possano scaturire situazioni che incidano sulla situazione debitoria della società, ivi
compreso le eventuali cessioni di credito operate da fornitori. A tale proposito il
Responsabile del Servizio Contabilità si attiverà autonomamente e per iscritto nel
contestare ai soggetti che dovessero inviare alla società note relative ad eventuali
cessioni di credito di qualsiasi natura operate da fornitori senza la necessaria
autorizzazione del Consiglio di Amministrazione. Il Consiglio di amministrazione
comunicherà formalmente al Responsabile della contabilità tutte le decisioni che dovesse
assumere circa eventuali autorizzazioni rilasciate a fornitori circa le, cessioni di credito,
decisioni che potrà assumere solo previa richiesta formale da parte del fornitore.
Alla data di entrata in vigore del presente Regolamento il Responsabile della Contabilità
effettuerà un monitoraggio sulla situazione di fatto e provvederà a dar corso agli
adempimenti sopra descritti dandone informativa, per il tramite del Direttore, al
Presidente perché relazioni al Consiglio di amministrazione.
TITOLO VI -DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI
ART. 36 - DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI
Le norme del presente Regolamento sono improntate al rispetto del principio della
separazione dei ruoli e delle responsabilità tra gli amministratori (Presidente,
Amministratore Delegato e Consiglio di amministrazione), dei dirigenti e dipendenti e
del Collegio sindacale nella consapevolezza che ai primi competono i compiti di
indirizzo, gestione strategica economica e finanziaria e controllo, ai secondi competono i
compiti di gestione operativa delle scelte operate dal Cda e informazione ed ai terzi i
compiti di vigilanza.
Gli strumenti necessari per l'applicazione del presente regolamento nei riflessi contabili
operativi e di controllo riguardano essenzialmente:
- la definizione di un piano dei conti delle regole che ne fissano il funzionamento in
grado di recepire le scritture organizzate secondo il sistema del reddito;
- la formazione del personale amministrativo alla nuova disciplina contabile;
- l'adeguamento del sistema informativo per la meccanizzazione dei dati e delle
informazioni contabili (contabilità generale, analitica, clienti e fornitori), ivi incluse le
misure di controllo interno sul sistema stesso;
- l'implementazione delle procedure amministrativo-contabili con particolare riferimento
al sistema dei controlli interni.
I rapporti contrattuali già costituiti e le gare in corso di svolgimento restano regolati dalle
norme vigenti all'atto della stipula o della deliberazione del competente organo ma
vengono gradualmente ricondotti alle regole previste dal presente Regolamento.
Per quanto non previsto nel presente regolamento, si applicano le norme del Codice
Civile ed i principi contabili elaborati dalla dottrina.
In caso di mancata individuazione e nomina dei responsabili dei centri di costo e ricavo e
della contabilità o nelle more che vengano individuati e nominati le responsabilità
attuative ricadono in capo al Direttore o di chi ne fa le veci.
Decorsi trenta giorni dalla entrata in vigore del predente Regolamento senza che venga
data informazione al Consiglio di amministrazione relativa alla concreta attivazione di
quanto sopra previsto vi provvederà d'autorità il Consiglio di amministrazione adottando
gli opportuni e conseguenti provvedimenti anche ·disciplinari verso chiunque ostacoli o
rallenti immotivatamente l'operatività del presente Regolamento.
Al solo fme di evitare danni e pregiudizi alla società, in tutti i casi di inadempimento da
parte dei soggetti individuati nel presente Regolamento le decisioni da assumersi saranno
in via sostitutiva assunte dal Consiglio di amministrazione. Ricade pertanto in capo ai
responsabili dei centri di costo e ricavo l'onere di dare informativa al Presidente di tutte
le attività che non possono avere regolare corso a causa dell'inadempimento di uno o più
soggetti coinvolti nel processo decisionale.
Il presente Regolamento entra in vigore il giorno successivo alla sua definitiva
approvazione da parte del Consiglio di amministrazione.
Il Presente Regolamento sarà affisso in bacheca e notificato dal Direttore a tutto il
personale interessato.
Il Pr
ente
Dr.
Belviso
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