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Torino 1, aprile, 2010 L’elaborazione di una proposta per un contratto di consulenza finanziato dalla Banca Mondiale Obiettivi Comprendere i documenti che costituiscono una Request for Proposal (RFP) per contratti di consulenza finanziati dalla Banca Mondiale Estrarre le informazioni principali contenute nei documenti Imparare a preparare proposte vincenti Contenuti Useremo un esempio di RFP per illustrare quali informazioni/istruzioni cercare, dove trovarle, come chiedere chiarimenti, come rispondere Nelle precedenti puntate…… Regole di Procurement WB • I contratti per i servizi dei consulenti sono soggetti alle linee guida contenute nelle: Guidelines, Selection and Employment of Consultants by World Bank Borrowers (“Green Book”)http://web.worldbank.org/WB SITE/EXTERNAL/PROJECTS/PRO CUREMENT/0,,contentMDK:200606 56~menuPK:93977~pagePK:84269~pi PK:60001558~theSitePK:84266~isCU RL:Y,00.html Selezione dei Consulenti Non e` una gara aperta; solo le societa` invitate possono partecipare • • Il Cliente pubblica una SPN invitando un’ espressione di interesse (Request for Expression of Interest) da parte delle societa` di consulenza Il Cliente prepara una “lista corta” costituita da 3 a 6 societa` Selezione dei Consulenti Le societa` nella lista corta ricevono la richiesta di presentare una proposta: Request For Proposal (RFP) Selezione dei Consulenti • • I Consulenti presentano la proposta Il Cliente valuta la proposta e seleziona la societa` prima qualificata La Qualita` e` piu` importante del prezzo! COME SI COMPONE LA RICHIESTA DI PROPOSTA (RFP) Letter of Invitation(LOI) Instructions To Consultants (ITC)Data Sheet Terms of Reference (TOR) Proposed Contract Standard Technical Proposal Standard Financial Proposal CONTENUTI DELLA LOI RFP pag.2 La LOI contiene : la lista delle societa` alle quali e` stata inviata la RFP Il metodo di selezione dei consulenti che verra` usato Metodi di Selezione dei Consulenti Quality and Cost Based Selection (QCBS) Quality Based Selection (QBS) Selection Based on Consultants Qualifications (CQS) Selection Under Fixed Budget (FBS) Least Cost Selection (LCS) Single Source Selection (SSS) Individual Consultants (IC) Metodi di Selezione dei Consulenti Comparati Tipo - Consulenti Caratteristiche Generali QCBS Quality & Cost Based Selection La qualitá é piu` importante del prezzo. Esige una proposta tecnica e una finanziaria. Il peso della tecnica e` molto maggiore di quello della finanziaria QBS Quality Based Selection TOR difficili da definire. Si ricercano soluzioni creative. Puo` richiedere una proposta solo tecnica o una tecnica e una finanziaria in buste separate ma da presentarsi contemporaneamente CQS Consultants Qualification Servizi di costo ridotto < $200,000 per i quali sarebbe troppo dispendioso procedere ad una selezione di altro tipo FBS Fixed Base Selection Consulenza semplice, ben definita con budget fisso. Vengono preparate una proposta tecnica e una finanziaria in buste separate . Ogni proposta che superi il budget viene rigettata. Least Cost Selection Consulenze di natura di routine o standard per le quali esistono delle definizioni di servizi standardizzate o comunemente accettate . Il valore del contratto e` ridotto < $200,000 Single Source Selection Continuazione o emergenza < $100,000 Individual Cons. In ogni momento del progetto COSA CERCARE NELLA RFP Per prima cosa, leggete le “Instructions to Consultants” (ITC) e il “Data Sheet” (DS) insieme • • Le ITC sono uguali per tutti i progetti Banca Mondiale ma vanno comunque lette con attenzione perche` “governano” se non emendate nel “DS” che contiene i dettagli specifici per ogni contratto CONTENUTI DEL DATA SHEET RFP pg.20 Il “level of effort” stimato o il budget stimato ma non ambedue Informazioni sul processo di valutazione inclusi i criteri e sottocriteri di valutazione Se il consulente puo` o meno associarsi con altri consulenti shortlistati CONTENUTI DEL DATA SHEET Scadenza per la presentazione delle proposte Indirizzo per la consegna della proposta Numero di copie richieste Ora e luogo dell’apertura pubblica delle proposte LA PREPARAZIONE DELLA PROPOSTA LA PREPARAZIONE DELLA PROPOSTA • Preparate una lista di tutti i requisiti per la presentazione della proposta (deducibili dal “Data Sheet”) • Ponetevi delle scadenze per: – Il completamento della proposta finanziaria – La compilazione delle informazioni richieste – La preparazione dei documenti legali, deleghe o altro LA PREPARAZIONE DELLA PROPOSTA • • Preparate l’intero pacchetto della proposta, comparatelo con la vostra lista almeno una settimana prima del termine ultimo di presentazione Programmate un largo anticipo per la consegna della proposta. LE PROPOSTE PRESENTATE IN RITARDO NON VERRANNO CONSIDERATE, indipendentemente dalla ragione del ritardo. LA PREPARAZIONE DELLA PROPOSTA • NELLA PRESENTAZIONE DELLA PROPOSTA RISPONDETE ESATTAMENTE AI REQUISITI RICHIESTI: – – – – Allegate il numero di copie richiesto Marcate le buste correttamente Firmate e inizializzate correttamente Includete altre informazioni richieste Proposta di Consulenza – Tecnica RFP pag. 25 • • • • Commenti sui TOR Qualificazioni ed esperienza della societa` Piano di Lavoro proposto Gruppo di Specialisti, Curricula Vitae Proposta di Consulenza –Finanziaria RFP pag. 37 • A base-tempo o forfettaria? • Resoconto analitico dei compensi ai consulenti (QBS) • • • • • Salario di Base Oneri Sociali Spese di Struttura Margine societario/Profitto Indennita` per lavoro all’estero Proposta di Consulenza --Finanziaria Includete i costi relativi a: – Personale espatriato e locale – Viaggi e trasporti interni – Altri costi di mobilizzazione e demobilizzazione – Diaria – Comunicazioni – Affitto uffici e macchine da ufficio – Stampa di rapporti, brochures o altro – Visti, vaccinazioni, assicurazioni, spedizioni, tasse e tasse di importazione – Traduzioni – Contingenze (spalmata) SELEZIONE DELLA PROPOSTA VINCENTE Valutazione delle Proposte Le proposte tecniche vengono valutate per prime: 70% - 80% di peso nella valutazione Di seguito vengono valutate le proposte finanziarie: 20%-30% di peso nella valutazione Il contratto viene assegnato alla societa` con il punteggio più alto Il processo di valutazione è RISERVATO E CONFIDENZIALE Valutazione delle Proposte (Tecnica) Scopo della valutazione: selezionare il consulente che offra la migliore combinazione di esperienza tecnica, servizi e prezzo, validata dal punteggio piu` alto Solo le proposte che rispondono ai requisiti richiesti vengono considerate Il comitato di valutazione si attiene ai criteri e sottocriteri definiti nel RFP Valutazione delle Proposte (Finanziaria) Vengono aperte solo le proposte finanziarie dei consulenti la cui proposta tecnica ha ricevuto un punteggio superiore al 60% I consulenti la cui proposta non e` stata considerata valida o non ha raggiunto il minimo nella valutazione tecnica vengono notificati Agli altri viene comunicato il giorno e l’ora dell’apertura pubblica delle offerte Valutazione delle Proposte (Finanziaria) All’apertura delle proposte finanziarie vengono letti i nomi, il punteggio raggiunto dalla proposta tecnica e il prezzo proposto Vengono corretti eventuali errori aritmetici Tutti i prezzi vengono convertiti in un unica valuta Per la valutazione dei costi si escludono le tasse Valutazione delle Proposte (Finanziaria) Alla proposta piu` bassa viene assegnato il punteggio 100 Il punteggio assegnato alle altre finanziarie=100 x Il prezzo della finanziaria piu` bassa/Il prezzo della proposta finanziaria in oggetto Punteggio finale=Punteggio Tecnico x 80% (o 70%) + Punteggio Finanziario x 20% (o 30%) Tempistica di Gara: Consulenti L’agenzia prepara i documenti di gara (da 3 a 6 Mesi) Pubblicazione della SPN, (1 Mese) Consulente prepara LOI, (1 Mese) Agenzia Decide una Lista Corta (da 2 a 4 Mesi) Consulente prepara Proposta, (da 1 a 2 mesi) Valutazione della proposta E aggiudicazione del contratto (da 2 a 4 Mesi) TEMPO IMPIEGATO : da 10 a 18 Mesi Il CONTRATTO Se avete vinto un contratto finanziato da una Banca Multilaterale questa ha applicato le proprie regole per la gara Il contratto è redatto in una forma concordata con la Banca però il Cliente è il Governo del paese mutuatario o l’Agenzia che lo rappresenta La Legge del paese mutuatario governa il contratto a meno che non sia specificato diversamente Le condizioni/procedure per l’eleggibilità a competere per il contratto erano state definite nella RFP Pag. 59 Negoziazione e Firma del Contratto L’aggiudicatario del contratto viene invitato a negoziare e a firmare il contratto che include numerose parti • • • • • • La “Contract Form” Le condizioni contrattuali generali-General Conditions of Contract (GCC) Le condizioni contrattuali particolari-Special Conditions of Contract (SCC) La descrizione dei servizi Il prezzo della proposta finanziaria Annessi: personale,garanzie,obblighi del cliente, ecc. Negoziazione e Firma del Contratto Il contratto definisce diritti e responsabilità di ambedue le parti contrattuali, condizioni, procedure, pagamenti, gestione e amministrazione. Alcune modifiche possono essere concordate durante la negoziazione ma la sostanza e il prezzo del contratto non possono cambiare I punti chiave che necessitano particolare attenzione durante la negoziazione includono (1): • • • • • • • Descrizione dei servizii Descrizione dei “deliverables” Dettagli relativi alla tabella delle attività con le “milestones” Personale Subappalti Base per il pagamento Procedure di accettazione I punti chiave che necessitano particolare attenzione durante la negoziazione includono (2): • • • • • Procedure per la “variazione d’ordine” Penali per i ritardi o per non-esecuzione Limiti delle responsabilità Procedura per la risoluzione delle dispute,nomina di un conciliatore o giudice arbitrale Mantenimento della documentazione/rapportistica Tipo di contratto base “time based” Compenso e spese-L’ammontare dovuto al contraente è basato su di un compenso orario o giornaliero pattutito più il rimborso delle spese incorse; (timesheets) ed evidenza delle spese devono essere forniti con le fatture per poter ricevere i pagamenti nel corso del progetto; spesso questa forma di contratto viene usata per contratti di consulenza . Le tariffe applicate includono salari/parcelle, oneri sociali, spese generali e margine societario. Il costo di questi contratti ha di solito un tetto massimo Vedi Form Fin-4 Tipo di contratto base “lump sum” A prezzo fisso/a forfeit- adatto a contratti relativamente piccoli e/o con parametri ben definiti, inclusi molti studi e alcuni prodotti. Il prezzo del contratto include tutti i compensi e le spese; l’ammontare del contratto non cambia indipendentemente dal lavoro realmente svolto o dalle spese incorse a meno che non sia stato emendato da una “variazione d’ordine”. I pagamenti di solito vengono effettuati in rate collegate alla tabella delle attività o ai “deliverables”. C’è comunque bisogno del dettaglio dei costi nella proposta per giustificare il prezzo proposto Vedi Form-Fin 3 e Fin 4 Valuta Per tutti i tipi di contratto è di solito necessario esplicitare i prezzi in valuta estera e in valuta locale Modalità di pagamento Indipendentemente dal tipo di contratto, normalmente, il Contraente può aspettarsi di negoziare delle modalità di pagamento che includano un anticipo sul pagamento e dei pagamenti a progresso con il procedere dei servizi. Modalità di Pagamento Tutti i Contraenti normalmente devono fornire una garanzia bancaria uguale all’ammontare dell’anticipo sul pagamento se decidono di recepirlo. Per essere pagati dovete • • • • • • Soddisfare i requisiti Rispettare i termini e le condizioni contrattuali Svolgere i servizi secondo le condizioni pattuite e secondo gli standards Gestire efficacemente il contratto Amministrare correttamente il contratto Mobilizzazione • Fornire se richiesta l’evidenza della copertura assicurativa per il tipo/ammontare specificato nel contratto SCC • Mobilizzare il team secondo quanto definito dal piano di lavoro e dal programma Staffing-Personale È importante presentarsi con lo stesso staff indicato nel piano di lavoro; sostituzioni sono possibili solo se approvate dal Cliente e se il candidato è uguale o migliore di quello proposto originalmente in termini di qualificazione ed esperienza Prestazioni Il Contratto stabilisce il perimetro del progetto e i requisiti che devono essere soddisfatti: il tipo e quantità di servizi, quando devono essere prestati, e i “deliverables” che devono essere completati per poter accedere ai pagamenti Responsabilità del Contraente • • • • • • Fornisce i servizi Istituisce il controllo di qualità e i sistemi per verificarla Supervisiona la prestazione dei servizi Presenta i “deliverables” Sottopone le fatture e la documentazione giustificativa Tiene la documentazione relativa al progresso del contratto e dei pagamenti Responsabilità del Cliente • • • • • Supervisiona il rispetto degli obblighi contrattuali Misura i risultati e li compara con il piano di progetto Conferma l’eleggibilità ai pagamenti Tiene la contabilità Effettua i pagamenti Documentazione (1) Fondamentale per giustificare tutte le richieste relative all’esecuzione del contratto include: • • • • Agenda giornaliera del Project Manager Lista del personale e inventario Contabilità Istruzioni scritte dal cliente Documentazione (2) • • • • Raccomandazioni dal Consulente al Cliente riguardo la variazione di ordini Accettazione delle variazioni d’ordine Fatture Ricevute di pagamento Documentazione (3) • Tutta la documentazione del Contraente è soggetta ad ispezione e revisione • Abitualmente viene tenuta in forma cartacea e elettronica • I documenti (disegni, progetti, rapporti) diventano proprietà del cliente Gestione e Amministrazione I costi sostenuti dal Contraente per la gestione del contratto e per l’amministrazione devono essere inclusi come parte del prezzo unitario o prezzo fisso; non sono di solito accettabili come voce e costo separati Dispute Le differenze di punti di vista fra Cliente e Contraente verranno risolte secondo i metodi descritti nel contratto per la risoluzione delle dispute, tipicamente: • Si inizia con una discussione amichevole fra il Cliente e il Contraente • Se non è risolutiva ci si appella al conciliatore sul cui nome ci si era accordati nel contratto • Se la soluzione non viene ancora accettata dalle due parti ci si appella all’ Arbitrato Internazionale seguendo regole specifiche; i risultati di questo arbitraggio sono vincolanti per ambedue le parti Variazioni d’Ordine I problemi per lo più nascono • • Per servizi che vengono richiesti al Contraente ma che questi ritiene siano al di fuori dei parametri del lavoro originariamente definiti nel Contratto, o che il Contraente crede siano necessari per soddisfare pienamente gli obiettivi del ContrattoIn questi casi la parte interessata dovrebbe iniziare una “richiesta di variazione d’ordine”. Le procedure sono descritte nei documenti contrattuali GCC 2.6 Stabilire il prezzo di una variazione d’ordine • • Il Cliente chiedera` al Contraente di dare una stima relativa alla variazione d’ordine richiesta sulla base dei compensi specificati nel contratto Alternativamente il Contraente e il Cliente prepareranno ambedue una stima dei prezzi, li paragoneranno e negozieranno un nuovo prezzo fisso per il lavoro addizionale Accettare una Variazione d’Ordine Tutte le variazioni d’ordine devono essere accettate per iscritto prima di diventare effettive Rescissione GCC 2.9 I contratti abitualmente contengono delle clausole che permettono al Cliente o al Contraente di rescindere il Contratto in circostanze specifiche • “per causa” se certe condizioni non vengono rispettate dall’una o dall’altra parte, o • “per convenienza” nel caso il Cliente scelga di rescindere il Contratto senza una causa specifica Il Contratto include le condizioni di pagamento relative alla decisione di rescinderlo Conclusione del Contratto (1) • • Il contratto si considera concluso quando Gli obiettivi del contratto per i servizi , incluse le variazioni d’ordine approvate, siano stati completamente soddisfatti dal Contraente Il Cliente abbia fornito l’accettazione scritta di tutti i “deliverables”, inclusi quelli che avevano richiesto una correzione da parte del Contraente Conclusione del Contratto (2) • I pagamenti finali siano stati effettuati • La data di conclusione del contratto sia stata raggiunta o il contratto sia stato rescisso Le dispute non risolte possono rallentare la conclusione del contratto