26E RÉUNION DU CONSEIL D`ADMINISTRATION

LA STRATEGIA DEL CENTRO PER IL 2007/2008
PREMESSA
Dopo aver celebrato il suo decimo anniversario nel 2005, il Centro di traduzione degli organismi dell’Unione
europea si accinge a iniziare il suo secondo decennio di esistenza.
Con il suo gruppo di collaboratori altamente qualificati e motivati, il Centro ha raggiunto questo traguardo
dimostrando di saper essere un organismo ben consolidato e rispettato, di riconosciuta fama nel mondo
della traduzione.
Di norma, nel secondo decennio di attività di un’organizzazione vengono rivisti gli obiettivi
dell’organizzazione stessa, affinché essa sia pronta ad affrontare le nuove sfide future.
La strategia per il 2007-2008 è intesa a questo. Si tratta di un documento operativo che individua le
potenziali zone vulnerabili dell’attività del Centro e che propone alcune modifiche per porvi rimedio.
1. LA SITUAZIONE ATTUALE (2006)
Nel 2006 il Centro di traduzione ha continuato a operare secondo le modalità di sempre.
™ I clienti del Centro sono aumentati a 33, grazie alla firma di tre nuovi accordi. Quattro progetti di
accordo sono in fase di conclusione, mentre per altri quattro si sta attendendo l’istituzione delle
agenzie o la nomina del direttore (cfr. allegato 1 per ulteriori informazioni dettagliate).
™ Come già specificato nel bilancio rettificativo 2006, il numero di pagine previsto per il 2006 ammonta
a 483 100 pagine.
™ Durante l’anno sono stati assunti altri traduttori. Entro la fine del 2006 ci saranno quattro traduttori
per ciascuna nuova lingua ufficiale, a eccezione di ungherese, lettone, maltese, polacco e slovacco.
Tuttavia, se si esclude il maltese, questi gruppi di linguisti disporranno di un quarto traduttore già
all’inizio del 2007.
In previsione dell’introduzione delle nuove lingue ufficiali a partire dal 2007, sono state avviate le
procedure di assunzione per le lingue bulgara e rumeno. Si prevede che all’inizio del 2007 vi
saranno due traduttori per ciascuna lingua, mentre altri due traduttori dovrebbero essere assunti nel
corso dell’anno. Il Centro sta anche consolidando la base dei traduttori esterni, attraverso l’avvio di
due gare d’appalto interistituzionali per servizi di traduzione (affari generali) nonché di un appalto per
ciascuno dei seguenti settori: giuridico, ambientale e medico.
™ Nel 2006 il Centro ha continuato la sua attività di gestione della qualità (sistemi interni). Oltre agli
attuali 14 processi nel settore della traduzione e in altri settori chiave, l’elenco verrà arricchito con
altri tre processi entro la fine del 2006, che verranno sottoposti ogni anno a verifica. Il Centro ha
inoltre pubblicato un manuale della qualità e ha organizzato un incontro di tipo “World Café”, per
poter stilare le domande da inserire nell’indagine tra il personale, che è stata infine realizzata nel
periodo aprile-maggio.
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™ Nel corso dell’anno il Centro ha gradualmente messo a punto il suo piano d’azione in risposta alla
relazione definitiva del Servizio di audit interno della Commissione (IAS). Ha inoltre fatto progressi
nell’attuazione di 20 (su un totale di 28) raccomandazioni dello IAS. Il processo di attuazione delle
raccomandazioni sarà ultimato entro la fine del 2007, anche se è possibile che l’impatto pieno di
queste attività venga avvertito soltanto nel 2008. Grazie a questi interventi il Centro sarà in grado di
rispettare meglio le norme di controllo interne e di avere un maggiore controllo dei rischi. Inoltre, alla
luce della raccomandazione del Servizio di audit interno, il Centro ha avviato la procedura di
assunzione di un auditor interno, che terminerà entro il 2006.
™ Il Centro ha continuato a partecipare attivamente alla cooperazione interistituzionale dei servizi di
traduzione dell’Unione europea. Un importante ambito del contributo del Centro rimane la banca dati
terminologica IATE. Il Centro ha infatti giocato un ruolo chiave nella preparazione del libero accesso
di IATE al pubblico, dal punto di vista sia tecnico che amministrativo. Il Centro ha inoltre presieduto il
comitato per la valutazione della qualità della traduzione esterna (CIEQ). Infine, ha dato un prezioso
contributo per la definizione delle caratteristiche tecniche di un portale interistituzionale della
traduzione, un sito web finalizzato a migliorare l’accesso alle risorse linguistiche dei traduttori e degli
interpreti dell’Unione europea.
™ Nel 2006 il dipartimento Informatica ha concentrato le proprie attività su progetti strategici quali la
nuova architettura sicura di rete dell’Europol, un progetto di rete virtuale privata alternativa (in
sostituzione di TESTA II), un server SUN per il progetto Euramis, inteso ad agevolare la traduzione
dei marchi, e il nuovo sito web riservato ai traduttori esterni. Il dipartimento ha inoltre continuato a
sviluppare molte applicazioni per il funzionamento interno del Centro.
™ La sig.ra M-A. Fernández, direttore facente funzioni, è stata sostituita dalla sig.ra G. Dagiliene in
data 1º maggio 2006. Inserita in una rosa di candidati dalla Commissione, la sig.ra G. Dagiliene è
stata nominata dal consiglio di amministrazione il 1º febbraio 2006.
™ Nel 2006 il Centro ha continuato a operare da due edifici: l’edificio Nouvel Hémicycle di Kirchberg e
l’edificio Euroforum di Gasperich. Consapevoli del fatto che tali strutture non sono sufficienti per far
fronte alle esigenze attuali e future del Centro in termini di superficie, le autorità del Lussemburgo
hanno avanzato una nuova proposta. Quest’ultima prevede una soluzione di lungo termine (la
Torre A a Kirchberg nel 2012) e una soluzione di breve termine (l’attuale sede del ministrero
dell’Economia nel Boulevard Royal a Lussemburgo già a partire da metà 2007).
™ Nel 2006, per risolvere un annoso problema riguardante il contributo del Centro al regime
comunitario delle pensioni, la Commissione europea ha avviato un’azione contro il Centro dinanzi
alla Corte di giustizia.
2. PROPOSTE (2007-2008)
Come in passato, il Centro continuerà a svolgere regolarmente le sue attività e a potenziare i suoi
servizi. Tuttavia, alcuni settori necessitano senz’altro di maggiore attenzione, per cui dovranno essere
introdotte talune modifiche.
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Proposta I. Un approccio nuovo e proattivo nei confronti dei clienti
Antefatti
Benché il Centro abbia nominato dei “coordinatori clienti”, questi ultimi sembrano essere in grado di
svolgere le proprie attività soltanto in misura molto limitata. Per il momento si limitano a svolgere un
compito abbastanza passivo, fungendo in pratica da “ufficio di passaggio” delle richieste dai traduttori alle
rispettive agenzie. La collaborazione con i clienti per quanto riguarda le banche dati terminologiche nonché
la validazione della terminologia stessa è estremamente scarna. I contatti diretti con gli autori dei
documenti, che contribuirebbero a migliorare la qualità, sono praticamente inesistenti. Abbastanza rare
sono anche le visite attive e sistematiche ai clienti da parte dei coordinatori, che in ultimo potrebbero
contribuire a migliorare le relazioni e, di riflesso, ad accrescere la qualità delle traduzioni. Per esempio, nel
2006 sono state effettuate soltanto otto visite ai clienti.
Proposta II. Misure che assicurano una maggiore qualità
Antefatti
Se è vero che il numero delle valutazioni non soddisfacenti da parte dei clienti è basso, come emerge dai
moduli sulla soddisfazione del cliente inviati al Centro, altrettanto certo è che si può sempre migliorare.
Inoltre, alcuni clienti hanno già espresso le proprie perplessità sulla qualità delle traduzioni.
Un’analisi degli errori riferiti (fonte: Moduli di soddisfazione del cliente) rivela che la maggior parte degli
errori è classificato nella categoria “Terminologia”. Il secondo errore citato più di frequente è la
“Imprecisione”, seguito da “Stile (leggibilità)”. Benché sia praticamente impossibile eliminare tutti gli errori
(si deve tener conto infatti delle occasionali sviste imputabili al fattore umano), gli errori di terminologia
possono essere in buona parte ridotti o eliminati, se: a) verranno intensificati i contatti con i clienti; b) il
Centro saprà concentrarsi maggiormente sulla terminologia.
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In vista di quanto esposto ai precedenti punti I e II, si propone quanto segue:
1. creare una nuova sezione – una sezione Coordinamento clienti – da proporre come interfaccia attiva tra
il Centro e i clienti. Questa sezione farà capo direttamente al direttore. In seno al Centro manterrà
contatti quotidiani e frequenti con i responsabili di gruppo (cfr. successivo punto 4.2) per i problemi
relativi alla qualità linguistica e con l’unità Terminologia per i problemi di carattere terminologico;
2. aumentare lievemente il bilancio per le missioni in modo da consentire di visitare regolarmente i clienti e
prevenire i potenziali problemi anziché risolverli dopo aver ricevuto una lamentela dal cliente (approccio
proattivo);
3. intensificare le attività sulla terminologia attraverso: a) un miglior coordinamento tra l’unità Terminologia,
i coordinatori terminologici e la sezione Coordinamento clienti; b) incrementare le attività di creazione e
validazione di banche dati terminologiche per i clienti. Ciò riguarda anche le nuove lingue (rumeno e
bulgaro);
4. ristrutturare il dipartimento Traduzione nel seguente modo:
4.1. eliminare l’attuale sistema dei coordinatori clienti;
4.2. gestire in maniera più efficace i problemi comuni a tutte le lingue, suddividere i traduttori in quattro
gruppi e nominare un responsabile per ciascun gruppo. Quest’ultimo dovrà svolgere le sue funzioni a
tempo parziale, continuando a tradurre nel restante orario di lavoro. Oltre alle funzioni gestionali, i
responsabili di gruppo si assumeranno anche la funzione di coordinamento clienti. Terranno cioè
stretti contatti sia con i traduttori dei rispettivi gruppi, sia con la sezione Coordinamento clienti;
5. puntare alla formazione specialistica dei responsabili di gruppo (coordinatori clienti), insistendo in
particolare su taluni ambiti specifici, tra cui la medicina, l’ambiente, ecc., in modo da consentire a questi
ultimi di divulgare le proprie conoscenze all’interno dei gruppi linguistici.
Risultati attesi
Un impegno costante e misure specifiche per il miglioramento della qualità nonché per
un’ottimizzazione della struttura del Centro, con particolare riguardo per i clienti, in modo da
accrescere la soddisfazione di questi ultimi.
Proposta III. Ottimizzare la struttura organizzativa del Centro
Antefatti
Dalle numerose riunioni svolte nel periodo maggio-giugno 2006 con tutto il personale del Centro nonché
dai risultati dell’indagine tra il personale è emerso che il principale ostacolo percepito dal personale è la
mancanza di comunicazione, a livello sia verticale che orizzontale. Tra gli altri problemi principali si
annoverano inoltre la scarsa partecipazione del personale nei processi decisionali, una divulgazione
inadeguata delle informazioni nonché l’assenza di feedback. Questi aspetti non devono essere sottovalutati
perché, nel lungo termine, possono minare la motivazione del personale nonché erodere il senso di
“appartenenza” all’agenzia. Ciò a sua volta potrebbe sfociare in un calo della produttività e, di riflesso,
mettere a repentaglio la missione stessa del Centro.
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Sono stati osservati due aspetti. In primo luogo, il ruolo relativamente debole degli attuali quadri intermedi,
che dovrebbero svolgere invece una funzione più attiva e importante nei confronti dei loro interlocutori
(quadri alti e personale). Dovrebbero inoltre essere maggiormente coinvolti nel processo decisionale e
migliorare la comunicazione con il personale. In secondo luogo, la struttura del Centro è alquanto
“sbilanciata”, con circa 130 persone nel dipartimento Traduzione e 25 rispettivamente nei dipartimenti
Informatica e Amministrazione. Si può presumere che, considerato l’elevato numero di persone nel
dipartimento Traduzione e l’assenza di quadri intermedi in questo dipartimento, le esigenze dei traduttori
passino attualmente in secondo piano.
Alla luce del contesto descritto, si propone quanto segue:
1. colmare il divario tra quadri alti e personale, assegnando ai quadri intermedi un ruolo più attivo;
2. equilibrare la struttura del Centro, suddividendo l’attuale dipartimento Traduzione in due dipartimenti
distinti: un dipartimento Traduzione (circa 100 persone) e un nuovo dipartimento Servizi alla traduzione
(materiale di riferimento, formattazione, biblioteca, tecnologia della lingua, traduzioni esterne – circa 30
persone);
3. organizzare il dipartimento Traduzione in quattro gruppi e nominare responsabili di gruppo (a tempo
parziale) tra l’insieme dei traduttori.
Risultati attesi
Una distribuzione più equilibrata delle risorse umane nonché un ruolo più attivo dei quadri
intermedi contribuiranno a migliorare la comunicazione, ad accrescere la trasparenza e a
coinvolgere maggiormente il personale. Ciò a sua volta si tradurrà in una maggiore condivisione
dei valori e in un impegno più accentuato nei confronti degli obiettivi di lungo termine e della
missione del Centro. Queste condizioni contribuiranno, da parte loro, a migliorare sostanzialmente
la qualità del prodotto (traduzioni e servizi correlati) e ad accrescere la soddisfazione dei clienti,
cosa questa che costituisce l’obiettivo ultimo del Centro.
In sintesi, i cambiamenti proposti sono in linea con il modello di eccellenza EFQM che impone, tra l’altro, un
maggiore orientamento alla clientela, l’introduzione di processi atti a soddisfare le esigenze dei clienti, la
presenza di un dialogo interno ed esterno efficace, una leadership energica e un impegno verso il
miglioramento continuo.
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ALLEGATO 1
Accordi sottoscritti con:
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Consiglio dell’Unione europea (Belgio)
Commissione europea: DG Traduzione, DG Occupazione e affari sociali (Lussemburgo/Belgio)
Corte di giustizia delle Comunità europee (Lussemburgo)
Corte dei conti europea (Lussemburgo)
Comitato delle regioni (Belgio)
Banca europea per gli investimenti (Lussemburgo)
Banca centrale europea (Germania)
Mediatore europeo (Francia)
Cedefop - Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale (Grecia)
CEPOL - Accademia europea di polizia (Regno Unito)
UCVV - Ufficio comunitario delle varietà vegetali (Francia)
AER - Agenzia europea per la ricostruzione (Grecia)
EACEA – Agenzia esecutiva per l’istruzione , gli audiovisivi e la cultura (Belgio)
AESA - Agenzia europea per la sicurezza aerea (Germania)
CEPCM - Centro europeo per la prevenzione e il controllo delle malattie (Svezia)
AEA - Agenzia europea dell’ambiente (Danimarca)
EFSA - Autorità europea per la sicurezza alimentare (Italia)
OEDT - Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze (Portogallo)
EMEA - Agenzia europea per i medicinali (Regno Unito)
AESM - Agenzia europea per la sicurezza marittima (Portogallo)
ENISA - Agenzia europea per la sicurezza delle reti e dell'informazione (Grecia)
AFE - Agenzia ferroviaria europea (Francia)
ETF - Fondazione europea per la formazione professionale (Italia)
EUMC - Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia (Austria)
Eurofound - Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro (Irlanda)
Eurojust (Paesi Bassi)
Europol (Paesi Bassi)
FRONTEX - Agenzia europea per la gestione della cooperazione operativa alle frontiere esterne
(Polonia)
IEEA – Agenzia esecutiva per l’energia intelligente (Belgio)
UAMI - Ufficio per l'Armonizzazione nel Mercato Interno (marchi, disegni e modelli) (Spagna)
OSHA - Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro (Spagna)
Nuovi potenziali clienti:
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AEPSP - Agenzia esecutiva per il programma di sanità pubblica (Lussemburgo)
EGSA - Autorità di vigilanza europea GNSS (Belgio/Lussemburgo)
EDA - Agenzia europea per la difesa (Belgio)
EUSC - Centro satellitare dell’Unione europea (Spagna)
CFCA - Agenzia comunitaria di controllo della pesca *
ECHA - Agenzia europea delle sostanze chimiche *
Istituto europeo per l’uguaglianza di genere *
EFRA - Agenzia europea dei diritti fondamentali *
* agenzie non ancora istituite
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