BOARD in Vimec BOARD: monitor costante sui processi aziendali

BOARD in Vimec
BOARD: monitor costante sui processi aziendali
L’azienda
VIMEC SERVOSCALE S.p.A., con sede a Luzzara (RE), rappresenta il tipico esempio della capacità imprenditoriale
italiana di creare, nell’arco di pochi anni, una realtà apprezzata e riconosciuta nel mondo.
Fondata nel 1980 come azienda produttrice di speciali
carrelli elevatori per conto terzi, VIMEC S.p.A. ha dato inizio, nel 1983, alla progettazione e produzione dei primi
servoscala e piattaforme elevatrici per il mercato italiano, divenendo, nell’arco di un solo anno, il leader sul
mercato domestico.
Gli anni successivi hanno conosciuto la crescita continua
della società, tanto da conquistare, nel 1993, la
leadership sul mercato europeo nella produzione di servoscala, tuttora indiscussa.
Business Challenges
Le competenze e le esigenze espresse dalla Direzione
Amministrazione, Finanza e Controllo della società, hanno condotto alla realizzazione di un sistema di Controllo
di Gestione con il quale realizzare l’obiettivo di governo
dell’azienda, con forti caratteri di dinamicità e flessibilità.
grazie alle funzioni di Drill anywhere di BOARD
all’interno del dato nelle sue dimensioni più significative:
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le famiglie di prodotti (montascale curve, pedane curve, pedane rettilinee, piattaforme elevatrici e poltrone) ed i relativi modelli (alcuni
dei quali ideati dalla Giugiaro Design);
la rete di vendita, composta da agenti operanti
sia in Italia che all’Estero, da ortopedie, da concessionari e da vendita diretta;
la zona di vendita, affidata alle figure degli Ispettori, responsabili dei risultati di vendita
della propria zona geografica;
il portafoglio clienti.
Pianificazione Commerciale, Economica e Produttiva
La formalizzazione del processo di pianificazione commerciale ed economica è stata condotta attraverso la
realizzazione del:
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processo di Business Plan, relativamente alla
parte economica, e quindi alla determinazione
del Conto Economico a 3-5 anni;
processo di Budgeting commerciale ed economico;
processo di revisione costante in corso d’anno
(Forecasting commerciale ed economico).
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BOARD Solution
Il progetto ha avuto inizio con la predisposizione delle
informazioni necessarie e quindi con la stesura del reporting con il quale fornire alla struttura commerciale un
ambiente di analisi delle performance aziendali. Il percorso di analisi deve quindi poter fornire in primis gli indicatori di sintesi, per poi permettere di navigare,
Come naturale evoluzione della fase programmatoria ed
esecutiva, è stato condiviso e costruito un ambiente di
analisi al fine di favorire la verifica e corrispondenza tra
operazioni previste e realizzate. È stato perciò realizzato
un modulo di analisi degli scostamenti, finalizzato al
monitoraggio delle principali leve commerciali e all'ana-
lisi di efficienza dei fattori produttivi (materia prima e
manodopera), ed un sistema di confronto tra rendiconti
economici previsionali e consuntivi.
Alla programmazione commerciale ed economica è seguita l’analisi del processo produttivo. La produzione di
VIMEC avviene sostanzialmente su commessa (tranne
alcuni modelli prodotti a stock) e l’esigenza critica emersa in fase di analisi consisteva nel fornire un metodo
preciso con il quale prevedere l’impegno di risorse e poter quindi ottimizzare la capacità produttiva nel corso
dell’anno. Per tale motivo, il processo di programmazione è stato allargato anche in ambito produttivo, formulando un budget della produzione ottenuto attraverso
una fase di simulazione che considera, da un lato, quanto indicato nel piano commerciale e, dall’altro, la reale
capacità produttiva degli stabilimenti.
Acquisendo le previsioni di vendita, opportunamente integrate con il portafoglio ordini, il modello prevede una
prima simulazione di produzione, a cui segue
un’ulteriore simulazione basata, questa volta, sul calendario effettivo. Sulla base degli standard, viene determinato l’impegno di risorse produttive per ciascun modello
all’interno di ciascun reparto. L’output finale di tale processo di simulazione consiste nella predisposizione di un
Piano Principale di Produzione, con il quale fornire, ai
vari responsabili di reparto, la stima di quanto dovrà essere prodotto e l’impegno in ore (risorse umane), suddiviso per mese e per modello.
Programmazione e Controllo della Produzione
Parallelamente alla realizzazione di quanto esposto finora, è emersa l’esigenza di realizzare un ambiente di programmazione operativa della produzione e di monitoraggio costante della stessa.
Le funzioni di simulazione native in BOARD unite alla facilità di utilizzo da parte degli utenti hanno permesso ai
singoli responsabili di reparto, di ottenere un sistema di
analisi con il quale tenere costantemente sotto controllo
lo stato di avanzamento della produzione e l’effettivo
carico di lavoro dei reparti, definendone gli impegni futuri.
In particolare, è stato creato un importante strumento
operativo di scheduling, basato sulla sofisticata gestione
delle informazioni di tipo data e sulle funzioni di simulazione di BOARD, che ha permesso di ottimizzare la capacità produttiva e migliorare il livello di servizio al cliente,
dal momento che l’ufficio commerciale è in grado di verificare, in tempo reale, l’effettiva capacità dell’azienda
di consegnare il prodotto alla data richiesta.
Sull’impiego delle risorse umane, sono state rese disponibili tutte le informazioni con le quali poter verificare
l’effettivo utilizzo delle risorse dedicate al processo produttivo. Per ciascuna risorsa, è possibile effettuare il raffronto, distinto tra manodopera diretta ed indiretta, tra
le ore effettivamente impiegate nelle varie fasi del processo e le ore preventivate nel budget del personale definito in fase di Conto Economico di Budget.
Finance
Il modulo di Finance, sviluppato con BOARD è stato suddiviso in 3 macro-aree principali:
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rilevazione mensile dei saldi di contabilità, con
riclassificazione del Conto Economico e Stato
Patrimoniale e analisi dei principali indici di bilancio;
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gestione dei crediti e dei debiti commerciali;
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controllo dei flussi di cassa e processo di Programmazione Finanziaria di breve (budget) e di
brevissimo periodo, a carattere maggiormente
operativo.
Per quanto riguarda la prima area, accanto alla predisposizione delle strutture di riclassificazione del Conto
Economico e dello Stato Patrimoniale opportunamente
confrontate con i prospetti di budget e con conseguente
analisi dei Ratios, il modello di analisi prevede il calcolo
del coefficiente di margine applicato alle vendite: sulla
base dei saldi contabili, rettificati al fine di rilevare
l’effettiva competenza mensile, è possibile costantemente monitorare tale coefficiente al fine di verificare
l’effettivo allineamento delle politiche di vendita con gli
obiettivi di redditività.
A ciò si aggiunge l’analisi del Break Even Point, sia di
consuntivo che di budget, determinando il
The new World of BI & CPM
raggiungimento, anche sotto il profilo temporale, del
punto di pareggio.
L’area relativa alla gestione del credito prevede l’analisi
delle partite scadute e di quelle a scadere. L’obiettivo
del modulo consiste nel suddividere i crediti per classi di
ritardo, andando ad individuare i clienti in sofferenza,
fornendo contestualmente all’Ufficio Commerciale una
scheda operativa con la quale provvedere agevolmente
al sollecito del pagamento.
L’analisi, inoltre, si spinge alla determinazione, tramite la
tecnica del DSO dei giorni effettivi d’esposizione, con
analisi puntuale sui clienti e sulle zone di vendita e confronto con i giorni teorici d’esposizione.
Il medesimo grado operativo d’analisi è stato previsto
anche per i debiti commerciali. Dalla gestione dei crediti
e dei debiti deriva la programmazione operativa dei flussi di cassa.
L’orizzonte temporale considerato è annuale, prevedendo una stima delle entrate ed uscite finanziarie, grazie
ad un opportuno “mix” tra i dati provenienti dallo scadenziario clienti e fornitori e quelli di Budget o di Forecast. Sulla base di appositi driver, le stime delle entrate e
delle uscite vengono inoltre suddivise nelle varie forme
di incasso o di pagamento.
Redditività per commessa
Le esigenze sorte nel corso del progetto hanno dato luogo allo sviluppo di un modello di analisi della redditività
per ciascuna commessa.
Per ciascun ordine, e per ciascuna famiglia di prodotti,
viene determinato puntualmente un Conto Economico
di Commessa, con il quale evidenziare il contributo al risultato aziendale prendendo in considerazione tre principali risultati: Margine Industriale, Margine Commerciale e Margine Netto.
Business Benefit
Il progetto svolto dal team SDG presso la società Vimec
dimostra ancora una volta che BOARD grazie alla velocità fornita dalla potenza di un proprio data base
multidimensionale, ed alla sua semplicità di utilizzo, è lo
strumento di Management Intelligence adatto per
l’analisi e la pianificazione di ogni processo di business:
vendite, produzione, finance.
Industry
Manufacturing & Furniture
Application Area
Sales, Budgeting,
Controllo di Gestione, Finance