il sistema di gestione elettronica documentale e

IL SISTEMA DI GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE E LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Evoluzione e stato dell’arte
soluzioni per l’applicazione
negli studi per Dottori Commercialisti
ed Esperti Contabili
Introduzione
` Questa sessione formativa ha lo scopo di:
Ì Riassumere gli aspetti principali emergenti dal panorama normativo, tecnico ed organizzativo in merito alla gestione informatica dell’archivio
Ì Fornire gli spunti principali di interpretazione e semplificazione di quanto espresso dal panorama normativo
Ì Fornire le specifiche principali di cui occorre tenere conto nell’implementazione di un sistema di gestione informatica dei documenti
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E LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
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2
I documenti
Concetti archivistici fondamentali
Definizione di documento
` A prescindere dal supporto sul quale è registrato, con il termine documento si indica qualsiasi cosa sia portatrice di significato.
` …è quindi un concetto che si allontana dall'essere unicamente qualcosa di leggibile sotto forma di parola scritta, ma risulta dalla capacità del ricercatore di interrogare un materiale recante informazioni.
wikipedia
wikipedia
wikipedia
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wikipedia
wikipedia
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4
La natura dei documenti
` La deliberazione CNIPA e il DMEF classificano le tipologie documentali amministrative in:
Ì documenti analogici
Ì Originali
Ì
Ì
Unici
Ì generati in unico esemplare
Ì non annotati su libri e registri contabili
Ì il contenuto non è riprodotto in altri documenti
Non unici
Ì emesso in duplice esemplare
Ì annotato su libri e registri contabili
Ì contenuto riprodotto in altri documenti anche reperibili presso terzi
Ì Copie
` documenti informatici …
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5
I documenti analogici
principali caratteristiche distintive
` Sono materializzati su carta per potere esistere ed essere conservati
` Possono essere archiviati in formato elettronico mediante memorizzazione su file dell’immagine relativa al documento cartaceo
` Può essere distrutto l’originale cartaceo al termine di un opportuno processo di conservazione sostitutiva della relativa versione elettronica
` Gli originali unici, per potere essere conservati, necessitano della ulteriore apposizione della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale
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6
I documenti informatici
`
000100100100
01001001001
0100100
Forma statica e non modificabile
Ì
Ì
`
principali caratteristiche distintive
non contiene “macroistruzioni” o “codici eseguibili”
il contenuto
non è alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione nonché immutabile nel tempo
01001001001
000100100100
01001001001
000100100100
Attestazione dell’autenticità e dell’inviolabilità
0100100
01001001001
Ì
Firma digitale
000100100100
Attestazione del momento di formazione
01001001001
Ì 0100100
Riferimento temporale
Ì
associa al documento la data e l’ora
Ì
è paragonabile, nella gestione cartacea, all’apposizione del timbro datario
01001001001
`
Ì
Ì
`
Memorizzazione su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo
Ì
Ì
`
0100100
attesta l’autenticità (paternità) del documento informatico
rende inviolabile, non alterabile il contenuto del documento informatico
01001001001
01001001001
sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità
per ciascun periodo d'imposta
consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici (...)”
Esibizione
Ì
Ì
a richiesta su supporto cartaceo e/o informatico
per via telematica
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7
Schema di formazione del documento informatico
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8
Le fasi di gestione del documento informatico
` Formazione (o generazione)
Ì
Ì
Ì
in formato statico (PDF, XML, TXT, TIFF…)
Attribuzione dell’indicazione della data e ora di emissione (riferimento temporale)
Attribuzione dell’immodificabilità e della paternità al documento tramite apposizione della firma digitale
` Memorizzazione
Ì
`
`
`
`
su supporto magnetico idoneo (come prescritto da DMEF 23 gennaio 2004)
Trasmissione (o spedizione)
Archiviazione
Ricerca ed estrazione
Conservazione sostitutiva
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9
La fatturazione elettronica
Concetti fondamentali
La nuova modalità di emissione delle fatture
` Il documento informatico relativo alla fattura prende il nome di
“Fattura elettronica”
I requisiti infatti coincidono con quelli del documento informatico:
Ì Attestazione della data in cui il documento è stato formato
Ì Garanzia della provenienza del documento (chi l’ha emessa)
Ì Integrità del documento (non alterazione)
` Il sistema di emissione elettronica della fatture si affianca alla modalità tradizionale (cartacea)
Ì è consentito l’uso contemporaneo delle due modalità di emissione purché avvenga in modo omogeneo per tipologia documentale
(tramite l’uso di sezionali appositi per identificare tipologie differenti)
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Caratteristiche della fattura elettronica
` Presupposti
Ì Accordo preventivo tra emittente e destinatario
Ì Comunicazione preventiva da effettuare all’amministrazione finanziaria nel caso in cui il l’emissione delle fatture sia affidata ad un soggetto terzo residente in un paese con il quale non sussistono accordi di reciproca assistenza sulle imposte dirette
` Modalità di gestione
Ì Trasmissione tramite strumenti elettronici quali: Posta Elettronica Certificata, e‐mail, EDI, WebEDI, …
Ì Trasmissione tramite messa a diposizione su un sito web con relativo link per il download
Ì Emissione e conservazione unicamente nel sistema informatico
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La fattura elettronica nella manovra Finanziaria 2008
le implicazioni nella gestione documentale
La fattura elettronica nella Manovra Finanziaria 2008
` (…) l’emissione, la trasmissione, la conservazione, l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello STATO (…) deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica (...)”
` (…) le amministrazioni dello stato e gli enti pubblici nazionali Ì non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea Ì non possono procedere ad alcun pagamento (…) sino all'invio in forma elettronica
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Il Decreto del Ministero delle Economia e delle Finanze Ì Il 7 Marzo del 2008 il Ministero emana un Decreto che individua in SOGEI (Società Generale d'Informatica S.p.A) il gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica
Ì il gestore è il soggetto informatico “ponte” tra gli operatori economici (PA, aziende, organizzazioni) e il Ministero
`
Cosa ci si aspetta dal gestore?
Ì
La definizione di standard di fatturazione elettronica riconosciuti a livello nazionale
Ì
Ì
Ì
per uniformare e snellire i processi di gestione dei documenti nelle PA e nei rapporti di queste con le aziende
per dare modo alle società di sviluppo fornitrici di software ed ai centri di elaborazione dati di adeguare i propri sistemi
Il progressivo allargamento dell’utilizzo degli standard informatici a tutti gli interlocutori delle PA …
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Enti ed amministrazioni che dovranno iniziare a gestire informaticamente l’archivio e la fatturazione elettronica `
Automobil Club d’Italia (ACI) `
Istituto nazionale di previdenza sociale (INPS) `
Arma dei carabinieri (Carabinieri)
`
Istituto nazionale di statistica (ISTAT) `
Comitato olimpico nazionale italiano (CONI)
`
Diversi ministeri Italiani
`
Corpo forestale dello Stato (CFS)
`
Croce rossa italiana (CRI) `
Ente nazionale aviazione civile (ENAC) `
Ente per le Nuove tecnologie, l’Energia e l’Ambiente (ENEA) `
Guardia di finanza (GDF) `
Istituto del commercio estero (ICE)
`
Istituto nazionale per l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro (INAIL)
Ì
Economia e Finanze, Lavoro e Politiche Sociali
Ì
Giustizia, Difesa, Salute
Ì
Infrastrutture, Trasporti, Beni e Attività Culturali
Ì
Pubblica Istruzione, Università e Ricerca
Ì
Esteri, Welfare, Ambiente
`
Agenzia del territorio (Territorio)
`
Agenzia delle dogane (Dogane)
`
Agenzia delle entrate (Entrate)
`
…ed altre…
FONTE: fiscali.it
http://www.fiscali.it/home/ita/FatturaElettronica/Primo_elenco_amministrazioni_centrali_enti_pubblici_nazionali.html
“Un primo elenco degli enti e delle amministrazioni coinvolte nell'obbligo” di Federico Campomori
11.03.2008
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La Posta Elettronica Certificata (PEC)
Uno strumento di garanzia nella trasmissione elettronica dei documenti
` È uno strumento che permette di dare, ad un messaggio di posta elettronica, lo stesso valore di una raccomandata A/R cartacea.
` La PEC può aggiungere inoltre la certificazione del contenuto del messaggio solo se in combinazione con un certificato digitale
` La PEC è interpretabile come una “sede legale elettronica”
` Il Decreto Legislativo n. 185 del 29/11/2008 convertito con Legge n. 2 del 28/1/2009 obbliga gli interlocutori economici all’adozione della PEC
Ì
Ì
Ì
Ì
Nuove società (comunicazione della PEC, obbligo immediato)
Professionisti (entro 1 anno 29/11/2009)
Società già esistenti (entro 3 anni 29/11/2011)
Pubbliche amministrazioni (comunicazione della PEC già esistente)
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La conservazione elettronica sostitutiva
… dei documenti informatici aventi rilevanza fiscale
Una parentesi: Archiviazione e conservazione
`
`
`
In italiano:
Ì “conservare” :mantenere qualcosa in modo che non subisca alterazioni
Ì “archiviare” :raccogliere ordinatamente e sistematicamente atti e documenti
Anche nel panorama legislativo
i termini “archiviazione elettronica” e “conservazione sostitutiva”
NON hanno lo stesso significato …
L’archiviazione elettronica infatti rappresenta una fase eventuale ed antecedente alla successiva conservazione sostitutiva Ì consiste nella “memorizzazione, su un qualunque idoneo supporto, di documenti informatici (...) univocamente identificati mediante un codice di riferimento
antecedente all’eventuale processo di conservazione” come riportato nella deliberazione CNIPA 11/2004
Ì non determina la validità fiscale del documento archiviato, ma semplicemente associa ad esso i dati informatici (indici, chiavi, campi, valori) utili per le successive ricerche ed “estrazioni”
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20
Sintesi del processo di conservazione sostitutiva
`
In estrema sintesi ed in base all’attuale panorama normativo, per conservare un lotto di documenti è
necessario:
1. Produrre le impronte informatiche dei documenti
(informatici o analogici) da conservare
2. Produrre una evidenza informatica che contenga le impronte
3. Apporre la firma digitale sull’evidenza informatica
4. Associare una marca temporale all’evidenza firmata
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21
I concetti fondamentali:
`
`
`
Impronta di un documento
Ì è un codice ricavato applicando ai documenti in formato elettronico una apposita funzione informatica (HASH)
Ì è univoco: non esistono altri documenti che, sottoposti alla funzione di HASH possano generare impronta uguale
Evidenza informatica
Ì file che contiene le impronte ottenute come descritto al punto precedente
Ì identifica in modo univoco un gruppo di documenti in formato elettronico
Marca temporale
Ì è un riferimento temporale sottoscritto (firmato) da una Certification Authority accreditata
Ì rende opponibile a terzi un riferimento temporale e, nella gestione cartacea, è
paragonabile ad es. alla data certa postale
Ì ha durata definita dalla CA emittente e deve essere rinnovata alla scadenza
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22
Le fasi concrete di un processo di conservazione
`
`
`
`
`
Individuazione dei documenti (analogici o informatici)
Ì … memorizzati ed archiviati
Conservazione
Ì Generazione dell’evidenza informatica
Ì Apposizione della firma digitale del responsabile della conservazione o altro operatore incaricato
Ì Associazione dei una marca temporale all’evidenza informatica firmata
Ì Composizione e memorizzazione del lotto conservato (Documenti + indici Evidenza informatica firmata e marcata)
Comunicazione all’Agenzia delle Entrate delle impronte dell’archivio conservato
Ì provvedimento sospeso ad opera della Circolare dell’ A.E. n.36 del 2006)
Esibizione
Ì Mediante stampa su carta
Ì Mediante consegna messa a disposizione in formato elettronico
Riversamento (“movimentazione” dei lotti conservati)
Ì Diretto (assimilabile al concetto di copia)
Ì Sostitutivo (raro ed utilizzato per necessità di adeguamento tecnologico del sistema)
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Il flusso della conservazione e la composizione di un lotto (o volume) di documenti conservati
Indici d3
Indici d…
d2
d3
d…
Impronta 1
010101010101010101
011010111101110111
011011101011
Impronta 2
010101010101010101
011010111101110111
011011101011
Impronta 3
010101010101010101
011010111101110111
011011101011
Impronta …
010101010101010101
011010111101110111
011011101011
Evidenza informatica
Indici d2
d1
Funzione di hash
Indici d1
Documenti digitali conservare
Campi di ricerca che identificano i documenti
Lotto di documenti conservati sostitutivamente
d1
Indici d1
d2
Indici d1
d3
Indici d1
d…
Indici d1
Marca Temporale
Firma digitale
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L’organizzazione del sistema di gestione informatica dell’archivio
Cosa bisogna fare per…
Individuazione del responsabile della conservazione e logica degli incarichi
` Il responsabile della conservazione è
Ì
Ì
il responsabile del sistema di gestione informatica dell’archivio
la figura individuata dalla normativa avente funzioni di:
Ì
Ì
Ì
Ì
Ì
`
responsabilità e referenza
organizzazione e definizione degli incarichi
definizione dei presupposti tecnici, operativi e formativi necessari
gestione e documentazione del sistema
verifica periodica e controllo
Il responsabile della conservazione…
Ì
Ì
può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.”
“Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione”
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L’organizzazione del sistema e le deleghe del RDC (… un esempio)
` RDC
Ì Responsabile della conservazione
RDC
RDC
Delega alla gestione
della documentazione di
sistema
RDC
RDC 22
` RDF
Ì Responsabile della formazione dei documenti informatici (firma digitale)
` OP
Organizzazione del
sistema
Referente normativo
e fiscale
RDF
RDF
(sp.1)
(sp.1)
RDF
RDF
(CoGe)
(CoGe)
RDF
RDF
(sp.2)
(sp.2)
RDC
RDC …
…
RDF
RDF
(…)
(…)
OP
OP
sicurezza
sicurezza
backup
backup
OP
OP
(…)
(…)
…ad esempio nelle
organizzazioni multi-sportello
Ì Operatori
RDF
RDF …
…
(sp.3)
(sp.3)
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Gli adempimenti previsti nella conservazione dei documenti informatici
`
Rispetto delle cadenze fiscali
Ì
Ì
`
Assolvimento in modalità virtuale dell’imposta di bollo su fatture elettroniche attive senza Iva (euro 1,81) e su libro giornale o libro inventari informatici (euro 14,62 ogni 2.500 registrazioni)
Ì
Ì
`
Il quadro normativo generale prevede cadenze fiscali di conservazione ben definite (obbligo di conservazione con cadenza almeno quindicinale per le fatture ed almeno annuale per i restanti documenti)
Sono intervenute recenti novità normative che hanno introdotto nuovi e ulteriori particolari in merito, in particolare, alla tenuta delle scritture contabili, i criteri di conservazione rimangono ancora invariati (art. 2215 bis, introdotto dalla Legge 28 gennaio 2009, n. 2 Art. 12 bis)
Comunicazione preventiva Comunicazione consuntiva
In caso di gestione in outsourcing: Comunicazione all’Agenzia delle Entrate competente
Ì
da eseguirsi entro trenta giorni dalla data del primo documento conservato, indicando il luogo in cui sono tenuti e conservati i libri ,i registri, le scritture e i documenti prescritti dal DPR 633/72 e da altre disposizioni fiscali
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Gli adempimenti previsti nella conservazione dei documenti analogici
` Per la conservazione sostitutiva dei documenti analogici non sono previste particolari tempistiche o scadenze
Ì I documenti analogici attestano già il proprio valore legale perché
materializzati su carta
` Le immagini dei documenti analogici possono essere ottenute tramite elaborazione di dati strutturati (spool) a condizione che le immagini acquisite rispecchino in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo dei documenti di origine
E
T
N
A
Ì Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 158/E del 15/06/2009
Ì … precisata dalla Risoluzione n. 195/E del 30/07/2009
Ì … ed ulteriormente dalla Risoluzione n. 220/E del 13/08/2009
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IM
O
P
T
R
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29
Alcuni documenti conservabili informaticamente
`
`
`
`
`
`
`
`
`
`
`
`
`
`
`
`
000100100100
01001001001
0100100
libro giornale e libro degli inventari
scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
01001001001
scritture ausiliarie di magazzino
000100100100
registro dei beni ammortizzabili
01001001001
0100100
registri prescritti ai fini Iva: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
dichiarazioni fiscali (Unico, 730, 770 …)
01001001001
000100100100
modelli di pagamento (F23 e F24)
01001001001
libri sociali (con intervento del pubblico ufficiale)
bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
0100100
relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota ,parcella e simili
01001001001
ricevute fiscali e scontrini fiscali
documenti di trasporto (DDT)
contratti
fascicoli o altri documenti di gestione specifica
…
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000100100100
01001001001
0100100
01001001001
Diapositiva n.
30
I documenti non più esclusi
Circolare Agenzia
delle Dogane nr.
5/D del 25 gennaio
2005
Libro Unico
` scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel Resta l’esclusione
settore doganale, delle accise e per
la dichiarazione annuale
delle imposte di consumo
di consumo
` libro paga e libro matricola • il 9 Luglio 2008 il Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche
(conservazione secondo CM
Sociali ha emanato un Decreto
• Il 21 Luglio 2008 il Ministero ha emanato la circolare 20/2008
33/2003 Min. Lavoro)
Possibilità di tenuta informatica
grazie all’Articolo 1 viene meno quanto precedentemente
disposto dalla Circolare 33/2003 che rendeva di fatto
impossibile la tenuta dei Libri paga e matricola in formato
elettronico
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31
La conservazione per i professionisti, i commercialisti
e gli esperti contabili ` L’8 Agosto 2008, l’Agenzia delle Entrate ha emanato la Risoluzione n. 354/E in risposta ad un interpello sottoposto da una Associazione Professionale di Dottori Commercialisti e Avvocati
Ì
Riprende i concetti espressi nella Risoluzione n. 298/E del 18/10/2007 (più specifica per i CAF)
` Il quesito riguarda la conservazione delle dichiarazioni ed, in particolare, la possibilità di conservare quella non sottoscritta dal contribuente
` Il testo della risoluzione ribadisce la possibilità per i professionisti, i commercialisti e gli esperti contabili di avvalersi della conservazione sostitutiva
dei documenti e delle scritture contabili dei propri clienti
` … e specifica che le dichiarazioni possono essere conservate senza la sottoscrizione del cliente (copia conservata dal professionista)
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32
Le fasi di implementazione di un sistema di gestione informatica dell’archivio
`
IN HOUSE
Ì
Ì
Ì
Ì
Individuazione del responsabile del sistema (e relative risorse formative)
Analisi delle tipologie documentali utilizzate
Formazione ai responsabili del sistema
Redazione della documentazione di sistema Ì
Ì
Ì
Ì
`
manuale della conservazione incarichi, ecc…
Comunicazioni preventive (qualora siano previste)
Implementazione del sistema
Formalizzazione degli Incarichi e formazione a responsabili ed operatori
OUTSOURCING
Ì
Ì
Individuazione e formazione del referente del sistema
Redazione e formalizzazione della contrattualistica prevista
Ì
Ì
Ì
Contratto di outsourcing
Approvazione delle specifiche operative
Definizione delle regole di accesso ai dati conservati
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Verifiche, responsabilità e sanzioni
Cenni
Esibizione dei documenti ed anticipazione della conservazione in fase di accesso, ispezione e verifica
I documenti conservati in formato elettronico devono essere:
Ì resi leggibili e, a richiesta dell’amministrazione finanziaria:
Ì riprodotti su carta;
Ì riprodotti su supporto informatico presso il luogo di conservazione delle scritture contabili;
E’ necessario anticipare le cadenze di conservazione per i documenti e le scritture contabili che devono risultare aggiornati in corso di ispezione
La norma IVA prevede che il contribuente assicuri, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all'archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti (compresi i certificati di firma) siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico (art. 39 Dpr
633/72)
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I vantaggi della conservazione sostitutiva nei rapporti con il fisco
` riduzione della durata delle verifiche fiscali;
` maggiori garanzie sulla reperibilità della documentazione richiesta dal fisco in sede di controllo; ` minore invasività dei controlli;
` possibilità di esibire la documentazione telematicamente e/o su supporto informatico.
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La verifica “informatica”: check list
` acquisizione del manuale della conservazione
` controllo sulla tempistica dei processi di conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica (osservata in fase di conservazione e nella gestione del riferimento temporale)
` verifica sulla tipologia dei documenti portati in conservazione (es. documenti diversi da quelli doganali, omogeneità per tipologia, ecc.)
` individuazione degli indici di ricerca per tipologie di documenti;
` verifica sull’intervento del pubblico ufficiale
` verifica sull’effettuazione delle comunicazioni prescritte per legge
` verifica a campione sulla leggibilità dei documenti
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Le eventuali sanzioni
` violazioni degli obblighi relativi alla tenuta della contabilità
Ì art. 9, D.Lgs. 471/97
` occultamento o distruzione di documenti contabili
Ì art. 10, D.Lgs. 74/00
` accertamento induttivo
Ì ex art. 39, co. 2, lett. d), D.P.R. 600/73 (II.DD.)
Ì e ex art. 55, co. 2 e 3, D.P.R. 633/72 (IVA)
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La responsabilità in caso di infrazioni accertate
Ì Il responsabile risponde nei confronti di chi ha proceduto alla sua nomina
Ì Può rivalersi con una azione di carattere civilistico
Ì La responsabilità per l’amministrazione finanziaria spetta al contribuente obbligato alla tenuta delle scritture contabili
Ì (art. 7 del D.L. 30 settembre 2003, n.269)
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La responsabilità dell’outsourcer
` Profilo Civilistico
Ì
Ì
l’organizzazione che si avvale del servizio di outsourcing può rivalersi, in ambito civilistico, sull’outsourcer per i danni eventualmente derivanti da una scorretta gestione dell’archivio informatico
articolo 1218 del Codice Civile
Ì
Ì
Obbligo di risarcimento del danno
articolo 1710 del Codice Civile Ì
Violazione del generale obbligo di diligenza nell'assolvimento dei compiti
` Profilo Fiscale
Ì
Ì
L’outsourcing dei processi di gestione elettronica documentale non determina traslazione della responsabilità
Il soggetto che affida all'esterno l'incarico è sempre e comunque responsabile nei confronti del fisco
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Considerazioni e spunti di riflessione
`
`
`
`
La normativa italiana è all’avanguardia nel settore dell’informatizzazione dell’archivio ed è oggi consolidata, forte di una storia che parte dall’inizio degli anni ’90
Le tecnologie legate alla firma digitale ed alla validazione temporale dei documenti sono strettamente legate alla gestione dei documenti digitali ed il loro utilizzo, oltre ad essere disciplinato dalla legge, è da questa fortemente incentivato
I comparti delle organizzazioni economiche di qualunque settore del mercato producono grandi quantità di documenti amministrativi che devono essere formalizzati sulla carta per avere valore civile e fiscale
Il 100% delle organizzazioni economiche produce detti documenti mediante sistemi di stampa digitale ed il loro contenuto viene elaborato tramite software (gestionali, ERP, software di gestione del magazzino, software di gestione delle paghe,ecc…)
Ì
Ì
`
I documenti amministrativi vengono prodotti per tracciare e storicizzare l’attività aziendale e, oggi, la loro stampa su carta è utile (ed obbligatoria) al solo fine di conferire loro la valenza legale necessaria per adempiere agli obblighi di esibizione
Oggi, il quadro normativo fornisce la possibilità di omettere la stampa su carta della quasi totalità dei documenti
Il panorama normativo italiano, allo scopo di semplificare la gestione amministrativa delle aziende, sta progressivamente trasformando l’informatizzazione della gestione documentale da una FACOLTA’ ad un OBBLIGO, ad es:
Ì
Ì
fatturazione elettronica obbligatoria verso le pubbliche amministrazioni
obbligo di adozione posta elettronica certificata – PEC
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Informatizzare l’archivio e conservare sostitutivamente i documenti significa…
` … arrestare la stampa (obbligatoria per legge) della (quasi) totalità dei documenti aventi rilevanza civile e fiscale prodotti da tutti i comparti di un’organizzazione economica
Ì
Ì
Ì
Ì
Ì
Ì
Dichiarazioni e relative ricevute
Scritture contabili (Co.Ge. e gestione magazzino) Libri giornale, Mastri contabili ,Estratti conto ,Cespiti, ecc…
Scritture del lavoro Libro Unico del Lavoro (LUL), cedolini, …
Scritture ai fini IVA Registri IVA, Registri dei Corrispettivi e Riepilogativi IVA
Fatturazione (Ciclo attivo, Ciclo passivo)
…
` ...“dematerializzare” la mole cartacea giacente nell’archivio pregresso
Ì
trasferendo su supporti magnetici il contenuto dei documenti aventi rilevanza civile e fiscale che lo compongono IL SISTEMA DI GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE
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I vantaggi
` Riduzione dei costi
Ì Stampa (obbligatoria) dei documenti
Ì Archiviazione e conservazione (obbligatoria per 10 anni ed oltre)
Ì Riduzione dei costi dovuti alla gestione fiscale
Ì Ad esempio: nel caso delle scritture sottoposte ad assolvimento dell’imposta di bollo (per talune realtà molto onerosa) si possono ottenere, tramite opportuna informatizzazione, risparmi stimati fino al 50%
` Allineamento normativo del proprio sistema di gestione elettronica documentale
Ì Alle più recenti normative relative alla gestione dell’archivio
` Vantaggi logistici
Ì Lo spazio fisico occupato dall’archivio dei documenti amministrativi può essere quasi completamente annullato tramite l’utilizzo delle tecnologie informatiche
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I vantaggi
` Maggiore sicurezza fiscale
Ì Efficienza e trasparenza nel reperimento dei documenti
Ì Minore invasività dei controlli fiscali ` Migliore organizzazione logistica e strategica e dell’archivio
` Vantaggio ecologico
Ì Il rispetto dell’ambiente e la motivazione ecologica, nell’attuale contesto sciale, politico ed economico è un forte argomento di arricchimento e motivazione dei progetti di gestione elettronica
documentale intrapresi da aziende e PA.
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Panorama normativo e spunti di approfondimento
I riferimenti essenziali
Documento informatico
`
DPR 28 Dicembre 2000 n. 445
Ì
`
DPCM 13 Gennaio 2004
Ì
`
I documenti informatici rilevati ai fini fiscali
Decreto Legislativo del 7 Marzo 2005, n. 82 (CAD ‐ Codice dell’Amministrazione Digitale)
Ì
`
Documento informatico in relazione con la conservazione elettronica sostitutiva
Decreto Ministeriale del 23 Gennaio 2004
Ì
`
Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici
Deliberazione CNIPA n. 11/2004
Ì
`
Raccoglie tutta la normativa in materia di documento informatico
Integrato e corretto dal Decreto Legislativo n. 159 del 4 Aprile 2006
Art. 2215 bis (introdotto dalla Legge 28 gennaio 2009, n. 2 Art. 12 bis)
Ì
Ì
Ì
Legittima i documenti informatici
Apre nuove prospettive per i responsabili dei sistemi di gestione elettronica documentale (in particolare sui documenti analogici
… la formulazione di alcune sue parti è fortemente contestata
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Fatturazione elettronica
` Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004, n. 52
Ì Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA
` Circolare Agenzia delle Entrate n. 45/E del 19 novembre 2004
Ì Prevista dal DL
` Legge 24 dicembre 2007 n. 244
Ì Legge Finanziaria 2008
` DMEF 7 marzo 2008
Ì Fatturazione Elettronica obbligatoria verso PA
` Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate
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PEC
`
DPR 11 febbraio 2005 n. 68 Ì
`
Decreto 2 novembre 2005
Ì
Ì
`
Formazione, la trasmissione e validazione, anche temporale, della PEC Regole di funzionamento della PEC e obblighi dei gestori
Allegato tecnico al decreto 2 novembre 2005 Ì
Ì
`
E’ il principale riferimento legislativo.
Indicazioni tecniche sulla PEC
Caratteristiche dei messaggi, delle ricevute e delle buste
Decreto Legislativo n. 185 del 29/11/2008 convertito con Legge n. 2 del 28/1/2009
Ì
Obbligatorietà dell’adozione della PEC per:
Ì
Ì
Ì
Ì
Nuove società (comunicazione della PEC, obbligo immediato)
Professionisti (entro 1 anno 29/11/2009)
Società già esistenti (entro 3 anni 29/11/2011)
Pubbliche amministrazione (comunicazione della PEC già esistente)
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Conservazione sostitutiva
` Deliberazione Cnipa n. 11/2004
` Decreto Ministeriale del 23 gennaio 2004 (Conservazione sostitutiva dei documenti tributari)
` Decreto Legislativo del 7 Marzo 2005, n. 82 (CAD ‐ Codice dell’Amministrazione Digitale)
Ì Integrato e corretto dal Decreto Legislativo n. 159 del 4 Aprile 2006
` Circolare 36/E dell’Agenzia delle Entrate del 6 dicembre 2006
` Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate
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Fonti ed altri approfondimenti
`
CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazion)
Ì
Ì
`
Agenzia delle Entrate
Ì
Ì
`
www.anorc.it
Diffusione e promozione delle tematiche relative all’informatizzazione dei flussi documentali e degli archivi
Osservatori.net
Ì
Ì
`
http://www.agenziaentrate.it/ilwwcm/connect/Nsi/
Circolari e risoluzioni
ANORC (Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Conservazione)
Ì
Ì
`
http://cnipa.gov.it/
Regole tecniche e modalità operative
http://www.osservatori.net/web/osservatori/fatturazione_elettronica_e_dematerializzazione/rapporti
Rapporti degli Osservatori ICT & Management della School of Management del Politecnico di Milano Presidenza del consiglio dei ministri
Interlex.it
Ì
Ì
www.interlex.it
periodico plurisettimanale di carattere informativo, scientifico e culturale giuridico
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