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Norme e tecniche di “dematerializzazione”
a cura di Stefano Zoffoli, Consulente del Lavoro, esperto e socio ANORC
parte 1: L.U.L. ELETTRONICO
Doveva essere, almeno nelle intenzioni, la modalità della semplificazione, del risparmio, della
svolta tecnologica ed invece risulta nei fatti la modalità più impegnativa e complicata al pari della
fattura elettronica che, benché prevista dal 2004, non viene, di fatto, applicata da alcun soggetto.
Le cause risiedono nella disinformazione, nell’inadeguatezza culturale, nel caotico coacervo di
normative e regolamenti che, a partire dalla legge Bassanini (L.59/1997) hanno basato l’intervento
legislativo, si alla parificazione giuridica del documento informatico a quello analogico (cartaceo),
ma soprattutto ad una estrema ed esagerata sua protezione attuata mediante un assurdo intreccio
di complicate e rigide regole procedurali. Mentre l’esigenza diffusa fortemente sentita è quella di
liberarsi dalla carta, anche di quella che conta, quella che ha valore probatorio o di provenienza
(scrittura privata). Chi produce documenti informatici sia direttamente che mediante scansione
dell’analogico senza sottoporli alla procedura di “conservazione sostitutiva”, ma semplicemente
archiviandoli (file del tipo pdf o jpg o tif o xml) in una posizione del proprio hardware, deve essere
consapevole che non rispetta il dettato normativo e possiede documenti informatici dal quasi
insignificante valore giuridico e probatorio. In questi mesi di convegni tenuti in giro per la penisola,
ho potuto constatare che qualche tenutario del L.U.L., per fortuna pochi, adotta comportamenti
non in linea al dettato normativo come, ad esempio, quello di produrre i L.U.L. solo come file pdf
ma con le regole della modalità “stampa laser” ossia analogica di cui alla lett. b) art. 1 D.M. 9 luglio
2008, senza di fatto effettuare la stampa ma conservando il tutto nel proprio hard disk. Ma le rigide
regole previste dalla lettera c) dell’art.1 del sopra citato Decreto Ministeriale che rimanda a quelle
dell’art. 71 del D.Lgs 82/2005 (C.A.D.) impongono tutt’altro. Queste indicazioni vogliono essere una
guida per un sicuro e preciso approccio a questo vicinissimo futuro onde divulgare all’interno della
categoria comportamenti corretti di “dematerializzazione” documentale, non solo del L.U.L. ma
anche di qualsiasi altro documento (certificati di malattia, lettere, contratti, documenti reddituali,
contabili, etc.).
Cominciamo quindi con l’analisi delle disposizioni relative al documento lavoristico per
eccellenza, il Libro Unico del Lavoro. Il legislatore ha individuato due momenti ben distinti tra loro:
1- il momento istitutivo, 2- il momento conservativo (“… il datore di lavoro ….. deve istituire e
tenere il libro unico del lavoro …”). Il comportamento non corretto spiegato pocanzi coinvolge
entrambi i momenti ed equivale alla mancata istituzione e tenuta che prevede, ai sensi del primo
periodo del comma 6 dell’art. 39 del D.L. 112/2008 -“mancata istituzione e tenuta”-, la sanzione, al
datore di lavoro, da € 500 a € 2500; infatti il L.U.L. si può considerare come emesso, ovvero istituito,
solo nel momento in cui viene rispettata ed attuata una delle tre modalità ammesse e stabilite
dall’art.1 del D.M. 9 luglio 2009, consistenti rispettivamente: 1) stampa su fogli mobili a ciclo
continuo preventivamente numerati e vidimati dall’INAIL – modalità “a) della stampa
meccanografica”-; 2) stampa laser su fogli sciolti, e si sottolinea stampa, con autorizzazione alla
contemporanea numerazione e vidimazione per conto dell’INAIL, e non alla produzione di un file
pdf, -modalità b) della “stampa laser”- ; 3) dal momento in cui al documento informatico prodotto
vengono attribuite le caratteristiche di integrità e inalterabilità –modalità “c) LUL elettronico”-. La
scelta di quest’ultima modalità impedisce, di fatto, la possibilità della conservazione del L.U.L.
presso l’azienda per la presenza di problematiche tecniche ed operative non indifferenti, fra le quali
ad esempio, l’inadeguatezza strutturale e cognitiva delle piccole e medie aziende a manipolare e
gestire poi, un documento L.U.L. informatico con le tecniche di conservazione sostitutiva dettate
dalle regole C.A.D. (D.L.gs. 82/2005) e DigitPA (ex CNIPA), nonché l’inadeguatezza dei software
paghe di gestire la precipua problematica
.
La modalità di emissione/istituzione con stampa laser ha solamente consentito la numerazione e
vidimazione nell’attimo della stampa del L.U.L. (in gergo tecnico durante lo spool di stampa) in
luogo della difficoltosa numerazione e vidimazione preventiva di un considerevole numero di fogli
bianchi che, al contrario dei fogli a striscia continua in triplice copia, avrebbero avuto serie
problematiche di manipolazione e gestione.
Quanto sopra premesso e fermo restando che:
- l’autorizzazione alla numerazione unitaria, fra l’altro facoltativa, riguarda il momento
istitutivo del L.U.L. e non anche quello conservativo; sarà pertanto possibile, combinando il
disposto di vari momenti normativi, fra i quali quello del comma 1 dell’art. 40 del
D.L.112/2008 che stabilisce appartenere al datore di lavoro la facoltà di scelta del soggetto
che conserva, assistere sia datori di lavoro che optano per la conservazione diretta ché
datori di lavoro che preferiscono la conservazione presso il Consulente.
- in qualsiasi momento prima delle ore 24 del giorno 16 del mese successivo a quello di
riferimento è consentito il rifacimento di qualsiasi L.U.L. con attribuzione di nuova
numerazione nel rispetto sequenziale e cronologico unitario, conservazione dei L.U.L.
annullati e dei fogli deteriorati;
- la custodia di qualsiasi copia del L.U.L., analogica o informatica, comprese le copie ad uso
interno, va effettuata con le precauzioni e le prescrizioni imposte dal D.Lgs 196/2003;
- in caso si adotti la numerazione unica è stato abrogato l’obbligo dell’elenco riassuntivo dei
fogli numerati e utilizzati per ogni datore di lavoro ed il conseguente invio entro il 31 marzo
dell’anno successivo; si ritiene pertanto che l’attività di accertamento degli organi di
vigilanza sulla regolarità della numerazione unitaria, venga effettuata direttamente sui
L.U.L. conservati in studio o in azienda. Non è prevista comunque alcuna sanzione
pecuniaria per accertata difformità di numerazione o mancata conservazione di fogli
annullati o deteriorati ma unicamente il rischio di sospensione o revocare
dell’autorizzazione alla numerazione unitaria;
- per la modalità di istituzione informatica e conservazione magnetica di ogni documento
lavoristico (L.U.L. compreso) è opportuno affidarsi a soggetti esterni specializzati;
si illustrano i possibili scenari di istituzione e tenuta del L.U.L. in relazione alla sua caratteristica
fisica (analogica o informatica) ed alla scelta del soggetto che lo detiene e conserva.
1. Consulente del Lavoro che istituisce e conserva il Libro unico del Lavoro:
1.1. In modalità analogica (meccanografica o laser).
a) Il Consulente del Lavoro è obbligato alla stampa (momento istitutivo) di almeno 1
esemplare (quello da conservare) su fogli numerati e vidimati, e deve provvedere alle
stampe delle copie lavoratore e azienda (con eventuale oscuramento o omissione della
sezione presenze nella copia per il lavoratore). Quest’ultima operazione può anche essere
sostituita dall’invio telematico di copie informatiche all’azienda e al lavoratore ma per
quest’ultimo è necessaria la prova di avvenuta consegna che la posta elettronica non
certificata non fornisce (vedasi all’uopo, col necessario occhio critico, gli interpelli del
ministero 1/2008 e 8/2010).
b) I datori di lavoro non hanno alcun obbligo di tenere copie del L.U.L. presso la sede legale se
non per altri fini fiscali o contabili; eventuali copie in formato informatico (pdf) hanno un
irrisorio valore probatorio ma possono soddisfare esigenze di utilità interna.
c) Il Consulente del Lavoro è obbligato alla conservazione di 1 esemplare originale analogico
(carta), per conto del datore di lavoro cliente, per il periodo di 5 anni (art.6 D.M. 9 luglio
2008) presso locali a sua disposizione (“… lo studio…”), anche in caso di cessazione
dell’attività professionale salvo l’invio di nuova comunicazione preventiva alla D.P.L. di
variazione del luogo di conservazione.
A nulla rileva che il Consulente in luogo della carta abbia dei file pdf pronti alla stampa in
caso di bisogno in quanto comportamento, come già accennato, che equivale alla mancata
istituzione e tenuta.
1.2. In modalità informatica su supporto magnetico.
a) Il Consulente del Lavoro comunica preventivamente tale intenzione alla D.P.L.
territorialmente competente con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del
sistema adottato.
b) Il Consulente del Lavoro elabora e genera i singoli L.U.L. informatici in un formato che possa
garantire leggibilità nel tempo minimo di conservazione e rispondenza alle regole tecniche
DigitPA (pdf, pdfA, xml). Non necessita di alcuna vidimazione (logo Inail) o autorizzazione
alla numerazione unica. In questa fase il L.U.L. non si considera ancora emesso in quanto
non ha prodotto alcun effetto economico-giuridico (mancata consegna di copia delle
registrazioni ivi contenute al lavoratore per il tramite del datore di lavoro) ed è carente
delle caratteristiche di staticità, non modificabilità, autenticità, integrità, numerazione,
sequenzialità e riferimento temporale segnalate dalla circolare n. 20 del 20 agosto 2008 del
Ministero del Lavoro in ossequio alle norme dell’art. 71 del D.Lgs. 82/2005.
c) Esegue poi l’emissione del Libro Unico del Lavoro per ogni datore di lavoro assistito
attribuendo ai singoli documenti informatici che lo compongono le caratteristiche sopra
elencate nonché la sottoscrizione elettronica e contemporaneamente emette le copie da
consegnare al lavoratore e al datore di lavoro. Non necessariamente tali copie devono
essere su carta ma sono ammessi anche strumenti alternativi che diano però prova di
consegna (PEC) o visualizzazione e stampa da remoto (log eventi a validità legale). In caso
di stampa su foglio di tali copie, opzione attualmente senza alternative salvo rarissimi casi,
sarebbe opportuno, in quanto facente parte di Best Practice della conservazione sostitutiva,
anche se non obbligatorio, apporre una timbratura informatica (barcode 1D o QRcode 2D)
quale strumento di esatta corrispondenza univoca al gemello informatico anche al fine di
attribuire alla copia analogica, che altrimenti avrebbe solo il valore di prova di cui all’art.
2712 del codice civile essendo orfana della vidimazione e numerazione, quello più
pregnante della provenienza di cui all’art. 2702 del codice civile.
d) Entro le ore 24 del giorno 16 del mese successivo al mese di riferimento, i L.U.L. informatici
come sopra emessi vanno sottoposti alla fase finale del processo di conservazione
sostitutiva, iniziato nel momento dell’emissione, consistente nella creazione di lotti
omogenei, di una evidenza informatica o di una macro cartella, apposizione su quest’ultima
di ulteriore sottoscrizione elettronica e validazione temporale.
e) Il Consulente del Lavoro è obbligato alla conservazione dei L.U.L. magnetici per il periodo di
5 anni (art.6 D.M. 9 luglio 2008) presso server o supporti sicuri a sua disposizione, anche in
caso di cessazione dell’attività professionale, salvo l’invio di nuova comunicazione
preventiva alla D.P.L. di variazione del luogo di conservazione ed effettuazione di
un“riversamento sostitutivo”.
2. Consulente del Lavoro che istituisce ma non conserva il Libro unico del Lavoro:
2.1. In modalità analogica (meccanografica o laser).
a) Il Consulente del Lavoro è obbligato alla stampa di almeno 2 esemplari originali (con
eventuale oscuramento della sezione presenze nell’originale per il lavoratore), su fogli
numerati e vidimati in maniera unitaria, che consegnerà ai datori di lavoro assistiti,
improrogabilmente entro le ore 24 del giorno 16 del mese successivo a quello di
riferimento. In caso di stampa laser non è ammessa la trasmissione del L.U.L. per posta
elettronica anche se certificata in quanto la numerazione e la vidimazione devono avvenire
in fase di stampa ad opera di chi è stato delegato all’istituzione del L.U.L. ed autorizzato al
precipuo scopo.
b) I datori di lavoro sono obbligati alla conservazione di 1 esemplare originale analogico (carta)
eventualmente controfirmato dal lavoratore per prova di consegna copia, per il periodo di 5
anni (art.6 D.M. 9 luglio 2008) presso la sede legale, o altra sede da comunicare alla D.P.L.
in caso di cessazione dell’attività.
2.2 In modalità informatica su supporto magnetico. (pressoché inattuabile)
- Il Consulente del Lavoro esegue le procedure illustrate ai punti da a) a c) del paragrafo 1.2.
tenendo ben presente che la numerazione sequenziale e la cronologia devono essere
riferite al livello interaziendale e non dell’intero studio;
d) i L.U.L. informatici come sopra emessi vengono inviati ai singoli datori di lavoro e dagli stessi
sottoposti, entro le ore 24 del giorno 16 del mese successivo al mese di riferimento, alla
fase finale del processo di conservazione sostitutiva, iniziato nel momento dell’emissione,
consistente nella creazione di una evidenza informatica o di una macro cartella e creazione
di un legame informatico con l’evidenza del mese precedente, nell’apposizione di ulteriore
sottoscrizione elettronica del responsabile aziendale alla conservazione sostitutiva e
validazione temporale sull’evidenza così risultante.
e) Il datore di lavoro è obbligato alla conservazione dei L.U.L. magnetici per il periodo di 5 anni
(art.6 D.M. 9 luglio 2008) presso server o supporti sicuri a sua disposizione, anche in caso di
cessazione dell’attività aziendale, salvo l’invio di nuova comunicazione preventiva alla D.P.L.
di variazione del luogo di conservazione ed effettuazione di un“riversamento sostitutivo”.
f) Il Consulente del Lavoro può custodire nei suoi archivi copie informatiche del L.U.L. anche
firmate elettronicamente che avranno il valore di scrittura privata sottoscritta di cui all’art.
2712 del codice civile ma non quello conservativo previsto dal D.M. 9 luglio 2008.
3. Consulente del Lavoro che istituisce ma è stato delegato alla conservazione non da tutti i datori
di lavoro assistiti:
3.1. In modalità analogica (meccanografica o laser).
Si seguono le procedure del paragrafo 1.1. per i datori di lavoro cui si esegue anche la
conservazione e quelle del paragrafo 2.1. per quelli che preferiscono conservare in azienda
pur utilizzando la numerazione e vidimazione unitaria.
3.2. In modalità informatica su supporto magnetico (praticamente iinattuabile)
Si seguono le procedure del paragrafo 1.2. per i datori di lavoro cui si esegue anche la
conservazione e quelle del paragrafo 2.2. per quelli che vogliono conservare in azienda.