20160601A6 Adozione Protocollo Informatico

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ISTITUTO COMPRENSIVO
GALATINA POLO 1
Piazza F. Cesari, 14 – 73013 GALATINA (LE)
Cod. fiscale: 80010870758
Tel.0836566035 Fax 0836564207
e-mail: [email protected] – pec: [email protected]
www.primopologalatina.gov.it
Scuola Sec. 1°
Grado
sedi di Galatina e
Collemeto
Scuola Primaria
sedi di Galatina e
Collemeto
Scuola
dell’Infanzia
sedi di Galatina e
Collemeto
All’Albo – www.primpologalatina.gov.it
Al Personale Amministrativo – Sedi
Oggetto: Sistema di Gestione documentale – Protocollo informatico.
Adozione GECODOC e Manuale di gestione.
IL DIRIGENTE SCOLASTICO
Visto il DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47,
57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”;
Visto il DPCM 13 novembre 2014 “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione,
riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei
documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis 23-ter, 40, comma 1, 41,
e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”;
Visto il DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20,
commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione
digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”;
Ritenuto di dover provvedere all’adeguamento del Sistema della gestione documentale in coerenza alle citate
norme;
Visto il Manuale di gestione predisposto dal Direttore dei Servizi Gen. e Amm.;
Sentito il Direttore dei Servizi Gen. e Amm. sui tempi, le modalità e le misure organizzative per la nuova gestione
documentale;
DISPONE
il Sistema di gestione documentale del Protocollo Informatico denominato ARGO GECODOC è operativo a
decorrere dal 01/06/2016;
il Manuale di Gestione dei flussi documentali con Linee Guida illustrative, allegati al presente provvedimento per
farne parte integrante, è adottato a decorrere dal 01/06/2016;
l’Istituzione Scolastica è individuata unica Area Organizzativa Omogenea denominata AOOLEIC887006;
il Direttore dei Servizi Gen. e Amm. è nominato Responsabile della gestione documentale;
il Manuale di gestione è pubblicato sul sito dell’Istituzione scolastica www.primopologalatina.gov.it ;
IL DIRIGENTE SCOLASTICO
(Dott.ssa Anna Antonica)
Anna
Antonica
Pagina 1 di 1
Firmato digitalmente da Anna
Antonica
ND: cn=Anna Antonica, o=IC Polo 1
Galatina (LE), ou=LEIC87006,
[email protected], c=IT
Data: 2016.06.01 08:44:24 +02'00'
Manuale di gestione documentale e del protocollo
informatico
ISTITUTO COMPRENSIVO - POLO I
Indice generale
1. Scopo e campo di applicazione del documento
2. Aree Organizzative Omogenee e tenuta del protocollo informatico
2.1. Casella di posta elettronica
3. Piano di sicurezza informatica
3.1. Criteri e modalità di rilascio abilitazioni accesso
3.2. Regole di accesso ai documenti
3.3. Modifica delle assegnazioni
4. Formazione dei documenti informatici
5. Classificazione dei documenti
6. Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti
7. Flusso di lavorazione dei documenti in uscita
8. Registrazione di protocollo
8.1 Segnatura di protocollo
8.2. Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo
8.3. Documenti soggetti a registrazione particolare
8.4. Documenti soggetti ad accesso riservato
8.5. Annullamento delle registrazioni di protocollo
8.6. Registro giornaliero di protocollo
8.7. Gestione delle emergenze
9. Gestione fascicoli e dossier
10 . Allegati
Obiettivo del Manuale di gestione è descrivere il sistema di gestione documentale, a partire dalla fase di protocollazione della
corrispondenza in ingresso e in uscita, e le funzionalità disponibili agli addetti al servizio.
2. Aree Organizzative Omogenee e tenuta del protocollo informatico
Per una gestione ottimale dei flussi documentali esistenti, l'amministrazione ha individuato e definito un'unica Area Organizzativa
Omogenea - denominata "IC Polo 1 Galatina", composta dai seguenti uffici:
Codice
Descrizione
C
Area Didattica
D
Area Generale
A
Area Gestionale - Contabile
B
Area Personale
03
Attanasi
04
D'Oria
02
Direttore SGA
01
Dirigente Scolastico
05
Greco
06
Grossi
07
Serafini
Codice IPA
All'interno della AOO il sistema di protocollazione è unico ed è totalmente decentrato (sia per la corrispondenza in entrata che in uscita), al
fine di consentite ad ogni ufficio di svolgere anche l'attività di registrazione di protocollo.
L'incarico di responsabile della gestione documentale e della tenuta del protocollo informatico è affidato a Graziuso Marco.
2.1. Casella di posta elettronica
L'AOO si è dotata di una casella di Posta Elettronica Certificata istituzionale per la corrispondenza, sia in ingresso che in uscita, pubblicata
sull'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Tale casella costituisce l'indirizzo telematico della AOO e di tutti gli uffici che ad essa
fanno riferimento.
3. Piano di sicurezza informatica
L'Amministrazione si avvale, per la gestione documentale e del protocollo informatico, del servizio web GECODOC, erogato da Argo
Software s.r.l., fruibile attraverso il sito www.portaleargo.it. Tutte le attività di backup dei dati sono garantite nell'ambito del rapporto
contrattuale di gestione del servizio.In virtù del servizio erogato, la Argo Software è stata nominata Responsabile in outsourcing del
trattamento dati, ai sensi dell'art. 29 del D.Lgs. 30 giugno 2003 n.196.
3.1. Criteri e modalità di rilascio abilitazioni accesso
L'abilitazione degli utenti al sistema Gecodoc, viene effettuata dal gestore delle utenze (supervisor) della scuola, dal portale Argo.
Gli utenti accedono al sistema tramite le credenzialie rilasciate dal supervisor e in base al profilo di autorizzazioni assegnato. Per i nuovi
utenti, al momento del primo accesso, è richiesto il cambio immediato della password ricevuta.
3.2. Regole di accesso ai documenti
L'accesso ai documenti è regolato dal sistema di autorizzazioni (profilo di abilitazione degli utenti) e dai criteri di assegnazione degli utenti
agli uffici.
Ciascun utente, associato a uno o più uffici, può accedere solo ai documenti assegnati agli uffici di appartenenza. Gli utenti con profilo di
amministratore sono autorizzati ad accedere a qualsiasi documento.
3.3. Modifica delle assegnazioni
Nel caso di assegnazione errata, il Responsabile dell'ufficio che riceve il documento, provvede a segnalarlo all'amministratore del sistema,
affinchè venga correttamente assegnato all'ufficio di pertinenza.
4. Formazione dei documenti informatici
I documenti informatici prodotti dall'amministrazione vengono generati di norma in uno dei formati previsti dall'Allegato 2 al DPCM del 3
dicembre 2013.
Qualora i documenti vengano acquisiti nell'ambito del sistema di gestione documentale in formato diverso, vengono preliminarmente
convertiti in pdf.
I documenti informatici sono ricevuti e trasmessi in modo formale sulla/dalla casella di posta elettronica certificata istituzionale
dell'amministrazione.
5. Classificazione dei documenti
La classificazione è l'operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle funzioni e
alle competenze della AOO.
Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione adottato dall'istituzione.
6. Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti
Le fasi della gestione dei documenti ricevuti sono:
a) ricezione del documento;
b) assegnazione del documento agli uffici di pertinenza;
c) classificazione del documento associandolo ad una voce di titolario.
d) registrazione e segnatura di protocollo;
7. Flusso di lavorazione dei documenti in uscita
Le fasi della gestione dei documenti spediti sono:
a) produzione del documento;
b) firma del responsabile;
c) classificazione del documento associandolo ad una voce di titolario;
d) registrazione e segnatura di protocollo;
e) spedizione del documento
8. Registrazione di protocollo
Ciascuna registrazione di protocollo contiene, almeno, i seguenti dati obbligatori:
a) il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b) la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) il mittente/destinatario del documento, registrato in forma non modificabile;
d) l'oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
La registrazione di protocollo di un documento informatico sottoscritto con firma digitale è eseguita dopo che l'operatore addetto al
protocollo ne ha accertato l'autenticità, la provenienza, l'integrità ed ha verificato la validità della firma.
Nel caso di documenti informatici in partenza, l'operatore esegue anche la verifica della validità amministrativa della firma. Il calcolo
dell'impronta previsto nell'operazione di registrazione di protocollo si effettua per tutti i file allegati al documento.
8.1. Segnatura di protocollo
L'operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo.
La segnatura è l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni
riguardanti il documento stesso.
Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
Le informazioni minime apposte od associate al documento mediante l'operazione di segnatura sono quelle elencate nell'articolo 9 del
DPCM 3 dicembre 2013, e precisamente:
a) codice identificativo dell'Amministrazione;
b) codice identificativo dell'area organizzativa omogenea;
c) codice identificativo del registro;
d) data e numero di protocollo del documento;
Sono inoltre riportare le seguenti ulteriori informazioni:
a) tipo di corrispondenza (entrata/uscita);
b) indice di classificazione;
8.2. Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo
I documenti esclusi dal protocollo sono i seguenti:
Gazzette Ufficiali e Bollettini Ufficiali
Materiale pubblicitario (depliant, ecc.)
Pubblicazioni e riviste varie
Note di accompagnamento ricezione di circolari
Atti preparatori interni
Inviti a manifestazioni
Documenti soggetti a registrazione particolare
8.3. Documenti soggetti a registrazione particolare
Sono soggetti a registrazione particolare i seguenti documenti:
certificazioni di servizio;
ordini;
reversali, mandati e loro elenchi;
circolari e avvisi interni.
8.4.Documenti soggetti ad accesso riservato
Le procedure di registrazione a protocollo, adottate per la gestione dei documenti ad accesso riservato sono le stesse adottate per gli altri
documenti e procedimenti amministrativi.
L'accesso ai documenti definiti al sistema come "riservati" è infatti consentito esclusivamente agli utenti autorizzati e agli amministratori del
sistema.
8.5. Annullamento delle registrazioni di protocollo
L'annullamento di una delle informazioni assegnate in automatico dal sistema e registrate in forma immodificabile determina l'automatico e
contestuale annullamento dell'intera registrazione di protocollo. In tale ipotesi la procedura riporta la dicitura "annullato" in posizione
visibile e tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie.
L'annullamento anche di un solo campo delle altre informazioni registrate in forma immodificabile, necessario per correggere eventuali
errori verificatisi in sede di immissione manuale di dati, comporta la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale
memorizzazione del valore dei dati precedentemente attributo.
Il responsabile di protocollo è il solo autorizzato a disporre o eseguire operazioni di annullamento/rettifica.
Il sistema registra l'avvenuto annullamento/rettifica, la data e il soggetto che è intervenuto, oltre agli estremi del provvedimento di
autorizzazione.
8.6. Registro giornaliero di protocollo
Il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, provvede alla produzione del
registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di
uno stesso giorno.
Il contenuto del registro informatico di protocollo è riversato entro la giornata lavorativa successiva nel sistema di conservazione.
8.7. Gestione delle emergenze
Il responsabile della gestione documentale deve assicurare, in caso di interruzione del servizio di protocollo, lo svolgimento delle operazioni
di protocollazione su apposito registro di emergenza.
Le informazioni relative ai documenti protocollati attraverso il registro di emergenza, vengono reinserite nel sistema informatico, al
ripristino dello stesso, utilizzando un'apposita funzione di registrazione dei protocolli di emergenza.
9. Gestione fascicoli e pratiche
Tutti i documenti, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono riuniti in fascicoli o cartelle. Ogni documento, dopo la
sua classificazione, viene inserito nel fascicolo di riferimento. Ogni ufficio utente si fa carico di gestire i fascicoli e le pratiche di propria
competenza. Qualora un documento dia luogo all'avvio di un nuovo procedimento amministrativo, in base all'organizzazione dell'ente, il
soggetto preposto provvede all'apertura di un nuovo fascicolo o pratica. Ai fine della conservazione dei documenti informatici, un
documento può essere assegnato ad un solo fascicolo informatico. La formazione di un nuovo fascicolo informatico avviene attraverso
l'operazione di "creazione" che comprende la registrazione di alcune informazioni essenziali: - titolo, classe e sottoclasse del titolario di
classificazione, nell'ambito dei quali il fascicolo si colloca; - oggetto del fascicolo;
- data di creazione del fascicolo, attribuita in automatico dal sistema;
- ufficio responsabile;
In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, l'ufficio di assegnazione provvede alla fascicolazione:
1. stabilisce, con l'ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se esso si colloca nell'ambito di un fascicolo già
aperto oppure se dà avvio ad uno nuovo;
2. se si colloca nell'ambito di un affare o procedimento in corso:
- seleziona il relativo fascicolo;
- collega il documento al fascicolo selezionato;
- se si tratta di un documento su supporto cartaceo, assicura l'inserimento fisico dello stesso nel relativo carteggio;
3. se dà avvio ad un nuovo fascicolo:
- si esegue l'operazione di apertura del fascicolo;
- si collega il documento al nuovo fascicolo aperto.
Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all'esaurimento dell'affare. La data di chiusura si riferisce alla data
dell'ultimo documento prodotto.
Quando si verifica un errore nella assegnazione di un fascicolo, l'amministratore del sistema provvede a correggere le informazioni inserite
nel sistema informatico e ad assegnare il fascicolo all'ufficio di competenza.
10. Allegati
- Titolario di classificazione
Data:31/05/2016
Allegato al Manuale del servizio di conservazione dei
documenti informatici
Indice generale
2. Ruoli e competenze
2.1. Soggetto produttore
3.2. Responsabili della conservazione
3. Descrizione degli oggetti sottoposti a conservazione
3.1. Definizione di documento
3.2. Formato dei documenti elettronici
4. Processo di conservazione ed esibizione
4.1. Conservazione dei documenti
4.2. Esibizione dei documenti
5. Classi documentali
6. Metadati
7. Allegati
Il presente documento integra il contenuto del Manuale di conservazione di InfoCert S.p.A., redatto ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013
Regole tecniche in materia di sistema di conservazione, e reperibile sul sito dell'AgID.
La Scuola, infatti, avvalendosi della facoltà prevista dalle Regole tecniche in materia di sistema di conservazione, ha affidato la
conservazione dei documenti informatici da essa prodotti ad InfoCert S.p.A., conservatore accreditato presso AgID, mediante utilizzo del
sistema LegalDoc. L'atto di affidamento allo svolgimento delle attività del Responsabile della Conservazione viene conferito dalla Scuola ad
InfoCert contestualmente alla sottoscrizione del contratto di adesione al servizio LegalDoc.
In particolare, il presente documento descrive: le classi documentali oggetto di conservazione, le relative policy di conservazione, i metadati
utilizzabili per l'indicizzazione dei documenti, e le modalità di integrazione tra il sistema di gestione documentale in uso presso la scuola e il
sistema di conservazione.
2. Ruoli e competenze
I ruoli coinvolti nell'iter procedurale vengono descritti nella seguente tabella
Ruolo
Produttore
Descrizione
E' il soggetto cui fa capo la responsabilità dello
specifico atto oggetto di conservazione nella sua integrità
e nel suo contenuto.
E' il soggetto, interno al produttore, cui fa capo la
responsabilità di verifica del corretto svolgimento del
processo di conservazione: trasferimento del pacchetto di
versamento al sistema di conservazione e verifica
dell'esito della procedura (accettazione o rifiuto).
E' il soggetto cui è stato affidato il Servizio di
Conservazione a norma dei documenti nformatici e a cui
fa capo la responsabilità del corretto svolgimento del
processo stesso.
E' il soggetto, interno al conservatore, che svolge
materialmente il processo di conservazione.
Responsabile della conservazione
Conservatore
Responsabile del servizio di conservazione
2.1 Soggetto Produttore
Ente
Sede amministrativa
GALATINA
Recapiti
Piazza F. Cesari, 14
e-mail
[email protected]
Codice Ministeriale
LEIC887006
Bucket
B44265
Policy
P44109
2.2 Responsabili della conservazione
Il responsabile interno della conservazione è [[XDESRESPCON]].
3. Descrizione degli oggetti sottoposti a conservazione
3.1 Definizione di documento
L'unità minima oggetto di conservazione è il documento.
Un documento conservato presso il sistema di conservazione ha le seguenti caratteristiche:
è costituito da un file;
è memorizzato sui supporti previsti dalla procedura di conservazione;
è identificato in maniera univoca attraverso una stringa denominata token;
è conservato insieme al file dei parametri di conservazione, al file di indici del documento e al file di ricevuta (file IPdA).
Il documento viene memorizzato ed esibito come un tutt'uno: non è pertanto possibile estrarre dal sistema parti di un documento.
Ai sensi di legge, la Scuola assicura che i documenti inviati in conservazione sono statici, non modificabili, ovvero redatti in modo tale per
cui il contenuto non possa essere alterabile durante le fasi di conservazione ed accesso ed è immutabile nel tempo.
3.2 Formato dei documenti elettronici
I formati gestiti nel processo di conservazione rientrano tra quelli previsti dall'Allegato 2 al DPCM del 3 dicembre 2013, e specificamente
sono: xml, pdf, txt, jpeg, gif, tiff, eml. I file possono essere firmati digitalmente e/o marcati temporalmente.
Nessun controllo viene eseguito sulla presenza o meno della firma digitale sui documenti inviati in conservazione.
4. Descrizione del processo di conservazione e di esibizione
Sia il processo di conservazione che di esibizione avvengono mediante invocazione dei rispettivi servizi del sistema LegalDoc, da parte del
sistema di gestione documentale Gecodoc, previa autenticazione delle credenziali di accesso.
4.1 Conservazione dei documenti
Il Soggetto Produttore, al momento dell'invio in conservazione, associa ad ogni documento informatico, un file dei parametri di
conservazione e un file di indici entrambi di tipo XML. Al documento viene inoltre associato dal sistema di conservazione un file di ricevuta
(file IPdA, ovvero un Indice del pacchetto di archiviazione) nonché un identificativo univoco generato dal sistema stesso, definito token.
Il file IpdA è firmato dal Responsabile del servizio della conservazione, che attesta la correttezza del processo, ed è marcato temporalmente
(in modo da dare certezza del momento temporale in cui è stato formato). La struttura del file IPdA rispecchia quanto richiesto nell'Allegato
4 del DPCM del 2013.
In particolare nel file sono riportati:
informazioni sull'applicazione che ha generato l'IPdA
il token del documento;
l'operazione eseguita;
il bucket (area di conservazione) associato al Soggetto Produttore e la policy utilizzata;
il nome del file del documento, del file dei parametri di conservazione e del file di indice, e le rispettive impronte;
il tempo di creazione (timestamp) del file IpdA.
4.2. File di parametri di conservazione
Il file di parametri contiene le seguenti informazioni
Tag
parameters
policy_id
index_file
index_name
index_hash
index_mimetype
data_file
data_name
data_hash
data_mimetype
path
Descrizione
Tag radice per la richiesta di conservazione
Il codice della Policy con cui si vuole
conservare il documento
Tag contenente le informazioni sul file di indici che si vuole
conservare
Il nome del file di indice che si vuole
conservare. E' il nome con cui verrà
conservato il file in LegaldDoc
E' l'hash calcolato con metodo SHA-256 del file di indice
Indica il mimetype del file di indice che si
vuole conservare
Tag contenente le informazioni sul file di
dati che si vuole conservare
Il nome del file di dati che si vuole conservare. E' il nome con
cui verrà
conservato il file in LegaldDoc
E' l'hash calcolato con
metodo SHA-256 del
file di dati
Indica il mimetype del file di dati che si vuole conservare
E' il percorso logico dove si vuole salvare il proprio file di dati
4.3 Classi documentali e policy
Le tipologie documentali oggetto di conservazione sono individuate dal Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione
dei flussi documentali e degli archivi d'intesa con il Responsabile della conservazione. Ai fini della conservazione, i documenti sono organizzati in un
unica classe documentale, individuata con la sigla "ae_gen".
Sono esclusi dal processo di conservazione i documenti informatici rilevanti a fini tributari e i documenti analogici originali unici. I documenti vengono
conservati per un periodo di 10 anni dalla data di acquisizione del documento da parte del sistema LegalDoc.
4.4 Metadati
Per la classe documentale "ae_gen" vengono definiti i seguenti metadati
Label
data documento
oggetto
numero di protocollo
data di protocollo
soggetto interessato
codice fiscale
partita IVA
data inizio periodo di imposta
periodo di imposta
data_fattura
numero fattura
numero di registrazione
data di registrazione
progressivo inizio
progressivo fine
numero documento
data inizio
data fine
periodo di competenza
anno
anno scolastico
id documento
sede
classe
materia
progetto
codice ipa
codice aoo
codice registro
tipo documento
descrizione file
nome file
note
indice fascicolo
Indice
__data_documento_dt
oggetto_s
numero_protocollo_i
data_protocollo_dt
denominazione_s
codice_fiscale_s
partita_iva_s
__data_ inizio_numerazione_dt
__anno_fiscale_i
data_fattura_dt
numero_fattura_s
__numero_documento_l
data_registrazione_dt
__progr_inizio_l
__progr_fine_l
numero_documento_s
data_inizio_dt
data_fine_dt
periodo_comp_s
anno_i
anno_scolastico_s
id_documento_s
sede_s
classe_s
materia_s
progetto_s
cod_ipa_s
cod_aoo_s
cod_registro_s
tipo_documento_s
des_allegato_s
des_nomefile_s
note_s
__indice_fascicolo_s
Controllo
obbligatorietà
si
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
no
L'indicizzazione dei documenti è fatta in automatico dal sistema di gestione documentale GECODOC, sulla base dei dati associati ai documenti - in fase
di caricamento degli stessi al sistema - da parte degli utenti della Scuola.
I documenti conservati e i relativi metadati non possono essere oggetto di successive modifiche.
5. Esibizione dei documenti
La procedura di esibizione permette di estrarre dal sistema LegalDoc un pacchetto di distribuzione per cui sia stata completata correttamente la procedura
di conservazione, utilizzando il relativo token. Insieme ai file costituenti il pacchetto di distribuzione, sono rese disponibili anche le informazioni che
qualificano il processo di conservazione, ossia il file IPdA. Non è possibile esibire parti singole di documento.
L'esibizione restituisce il documento in un unico pacchetto di distribuzione in formato zip.
6. Allegati
Si fornisce di seguito l' elenco dei documenti contrattuali relativi al servizio di conservazione.
1. Affidamento del procedimento di conservazione sostitutiva: formalizza l'affidamento ad InfoCert del processo di conservazione, delineandone
l'ambito di applicazione;
2. Allegato A - Condizioni Generali di Contratto LegalDoc: regola il rapporto tra InfoCert e la Scuola;
3. Documentazione tecnica e contrattuale stipulata con ARGO Software.
Data:31/05/2016
ISTITUTO COMPRENSIVO POLO 1 GALATINA
ALLEGATO AL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO
INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DELL'ARCHIVIO
LINEE GUIDA ILLUSTRATIVE
Scopo e campo di applicazione
Il manuale è adottato ai sensi degli articoli 3, 4 e 5 del DPCM 03.12.2013 per la gestione delle attività di
formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti, oltre che la
gestione dei flussi documentali e dei procedimenti dell’Amministrazione.
Obiettivo del Manuale è descrivere sia il sistema di gestione documentale a partire dalla protocollazione
della corrispondenza, sia le funzionalità disponibili agli addetti al servizio e ai soggetti esterni che a diverso
titolo interagiscono con l’amministrazione.
Il protocollo informatico costituisce l’infrastruttura di base tecnico-funzionale su cui avviare il processo di
ammodernamento e di trasparenza dell’amministrazione.
Il Manuale fornisce le istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione,
registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti oltre che la gestione dei flussi
documentali ed archivistici e si rivolge non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a tutti i
dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con l’amministrazione.
Esso disciplina:

flussi dei documenti in rapporto al protocollo informatico;

livelli di esecuzione, le responsabilità ed i metodi di controllo dei processi e delle azioni
amministrative;

l’uso del titolario di classificazione;

le modalità di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno titolo ed interesse, in
attuazione del principio di trasparenza dell’azione amministrativa.
Definizioni dei termini
Per quanto riguarda la definizione dei termini, si riportano, di seguito, gli acronimi utilizzati:
DS - Dirigente scolastico;
DSGA - Direttore dei servizi generali e amministrativi, responsabile del servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi;
UOP - Unità organizzativa di registrazione di protocollo;
UOR – Unità Organizzativa Responsabile;
RPA - Responsabile del procedimento amministrativo;
PdP - Prodotto di protocollo informatico, ovvero il software di protocollo utilizzato;
MdG - Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e degli archivi.
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Area Organizzativa Omogenea e tenuta del protocollo informatico
Ai fini della gestione dei documenti è individuata una sola Area Organizzativa Omogenea denominata
Istituto Comprensivo Polo 1 – Galatina (LE)
composta dall’insieme di tutte le sue unità organizzative.
Il codice identificativo dell’area è AOOLEIC887006
Per qualsiasi informazione statistica relativa all’Amministrazione si rimanda alle pagine del sito:
Nell’ambito dell’Area Organizzativa Omogenea, ai sensi dell’articolo 61, comma 1, del DPR 445/2000, è
istituito il Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi
documentali e degli archivi, alla cui guida è posto il DSGA.
Il servizio, ai sensi dell’articolo 61, comma 3, del DPR 445/2000 ha competenza sulla gestione dell’intera
documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata dell’Amministrazione, ai fini della
sua corretta registrazione, classificazione, conservazione, selezione e ordinamento.
Il Responsabile del servizio, ai sensi dell’articolo 4 del DPCM 03.12.2013, svolge le funzioni attribuitegli dai
citati DPCM 03.12.2013 e DPR 445/2000.
All’interno di ogni Istituzione scolastica il sistema di protocollazione è unico, mentre la modalità di
protocollazione può essere:

centralizzata quando la corrispondenza è gestita da un solo ufficio/dipendente;

centralizzata per la corrispondenza in entrata e decentralizzata per quella in uscita attraverso
alcuni/tutti i dipendenti che svolgono anche il compito di UOP;

distribuita quando ogni dipendente svolge anche i compiti di UOP.
Le modifiche sono proposte al DS dal DSGA, responsabile anche della tutela dei dati personali.
L’Istituzione scolastica si riserva la facoltà di autorizzare, in via transitoria e del tutto eccezionale,
altri uffici/dipendenti allo svolgimento dell’attività di protocollazione.
Tale “decentramento”, da un punto di vista operativo, segue le indicazioni stabilite nel Manuale ed
è sottoposto al controllo del DSGA.
Il nuovo operatore incaricato dell’attività di protocollazione deve essere abilitato dal DSGA che ha
anche il compito di vigilare sulla corretta esecuzione delle attività.
La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica, progressiva e corrisponde all’anno solare.
Ad ogni documento è dato un solo numero, che non può essere utilizzato per la registrazione di altri
documenti anche se correlati allo stesso.
Modello operativo adottato per la gestione dei documenti
Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo che prevede la partecipazione attiva di più
soggetti ed uffici utenti abilitati a svolgere le operazioni di propria competenza, riportate nel Piano di
classificazione.
Il modello operativo, pertanto, risulta essere:
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distribuito e totalmente decentrato, sia per la corrispondenza in entrata che per quella in uscita, al fine di
consentire ad ogni dipendente di svolgere anche l’attività di registrazione di protocollo e successivamente
di fascicolazione del documento, per cui ogni dipendente svolge anche il compito di UOP.
Le abilitazioni sono rilasciate dal Responsabile della gestione documentale.
I dati in uscita sono gestiti dai singoli uffici.
PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA
La società fornitrice del software di protocollo fornisce per utilizzo interno uno strumento per la
conservazione dei dati e i documenti relativi alle funzioni del servizio di protocollo gestione come strutturato
dal personale dell’Istituto e regolamentato da accordo di servizio.
Obiettivi del Piano di sicurezza
Il piano di sicurezza garantisce che:
- i documenti e le informazioni trattati dall'Istituzione siano resi disponibili, integri e riservati;
- i dati personali comuni, sensibili e/o giudiziari vengano custoditi in modo da ridurre al minimo, mediante
l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, di
accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, in
relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, alla loro natura e alle specifiche
caratteristiche del trattamento.
Il piano di sicurezza, che si basa sui risultati dell’analisi dei rischi a cui sono esposti i dati (personali e non),
e/o i documenti trattati e sulle direttive strategiche stabilite dall'Istituzione, definisce:
- le politiche generali e particolari di sicurezza da adottare all’interno della Scuola;
- le modalità di accesso al Protocollo Informatico;
- gli interventi operativi adottati sotto il profilo organizzativo, procedurale e tecnico, con particolare
riferimento alle misure minime di sicurezza, di cui al disciplinare tecnico richiamato nell’allegato b) del
decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali, come
aggiornato dal D.Lgs. n. 69/2012, in caso di trattamento di dati personali;
- i piani specifici di formazione degli addetti;
- le modalità con le quali deve essere effettuato il monitoraggio periodico dell’efficacia e dell’efficienza delle
misure di sicurezza.
Le risorse strumentali e le procedure utilizzate per la formazione dei documenti informatici garantiscono:
- l’identificabilità del soggetto che ha formato il documento e l’amministrazione di riferimento;
- la sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, con firma digitale ai sensi delle vigenti
norme tecniche;
- l’idoneità dei documenti a essere gestiti mediante strumenti informatici e a essere registrati mediante il
protocollo informatico;
- l’accesso ai documenti informatici tramite sistemi informativi automatizzati;
- la leggibilità dei documenti nel tempo;
- l’interscambiabilità dei documenti.
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I documenti informatici prodotti dall'Amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato, prima
della loro sottoscrizione con firma digitale, sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla
normativa vigente in materia di conservazione, come riportato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale
(www.agid.gov.it), al fine di garantire la loro inalterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e
l'immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura.
A titolo d’esempio si utilizzano preferibilmente: PDF e PDF/A.
Le registrazioni di sicurezza sono costituite da informazioni di qualsiasi tipo (ad es. dati o transazioni)
presenti o transitate nel sistema di Protocollo informatico che è opportuno mantenere poiché possono essere
necessarie sia in caso di controversie legali che abbiano ad oggetto le operazioni effettuate sul sistema stesso,
sia al fine di analizzare compiutamente le cause di eventuali incidenti di sicurezza.
Le registrazioni di sicurezza sono costituite:
- dai log di sistema generati dal sistema operativo;
- dai log dei dispositivi di protezione periferica del sistema informatico (Intrusion Detection System (IDS),
sensori di rete e firewall);
- dalle registrazioni del software di Protocollo Informatico.
Accesso ai documenti informatici
Il controllo degli accessi è assicurato utilizzando un sistema di autorizzazione basato sulle credenziali di
accesso al proprio computer.
La profilazione degli utenti avviene in via preventiva e consente di definire le abilitazioni/autorizzazioni che
possono essere effettuate/rilasciate a ogni singolo utente.
Il sistema di protocollo informatico adottato dall'Istituzione:
- consente il controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppi di utenti;
- assicura il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e l’individuazione del suo
autore.
Tali registrazioni sono protette al fine di non consentire modifiche non autorizzate.
Ciascun utente del Protocollo informatico può accedere solamente ai documenti che sono stati direttamente
assegnati.
Il sistema consente altresì di associare un livello differente di riservatezza per ogni tipo di documento trattato
dall’amministrazione.
I documenti non vengono mai visualizzati dagli utenti privi di diritti di accesso, neanche a fronte di una
ricerca generale nell’archivio.
Utenti interni alla AOO
I livelli di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di gestione informatica dei documenti sono
attribuiti con il permesso del Responsabile della gestione documentale.
Tali livelli si distinguono in: abilitazione alla consultazione, abilitazione all’inserimento, abilitazione alla
cancellazione e alla modifica delle informazioni.
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Il sistema garantisce la tutela dei dati personali e dei dati sensibili tramite l'assegnazione differenziata dei
diritti di modifica e di visualizzazione dei documenti di protocollo in rapporto alle funzioni e al ruolo svolto
dagli utenti.
Il sistema prevede diverse possibilità di combinazione dei profili di accesso al protocollo informatico:
- visibilità: possibilità per un utente abilitato di visualizzare una registrazione di protocollo, con l’esclusione
dei documenti riservati;
- inserimento: possibilità per un utente abilitato di inserire i dati e provvedere ad una registrazione di
protocollo;
- modifica: possibilità per un utente abilitato di modificare i dati gestionali di una registrazione di protocollo,
con l’esclusione dei dati obbligatori;
- annullamento: possibilità per un utente abilitato di annullare una registrazione di protocollo;
Si descrivono di seguito i profili tipo di accesso al sistema
Amministratore di sistema
Soggetto che ha la possibilità di effettuare operazioni straordinarie sul sistema (es.: ripristino a seguito di
eventuali interruzioni, monitoraggio delle operazioni compiute, predisposizione delle autorizzazioni di
accesso al sistema, ecc.).
Responsabile del procedimento o affare (RPA)
E’ la persona che ha la responsabilità del trattamento del documento.
Suo compito, nell’ambito della gestione documentale, è quello di inserire il documento in un fascicolo e
trattare il procedimento o l’affare a cui quel fascicolo si riferisce.
Utente abilitato alla consultazione
Ai fini dell’accesso agli atti e ai fascicoli del procedimento, gli utenti possono essere abilitati all’accesso al
sistema informativo nella modalità della sola visione e con le restrizioni formalmente indicate dal RPA.
Conservazione dei documenti informatici
La conservazione dei documenti informatici avviene a cura del Responsabile della Conservazione in modo
conforme a quanto previsto dal DPCM 03.12.2013 – Regole tecniche in materia di sistema di conservazione,
dal DMEF del 17 giugno 2014, dal DPR 633/72, dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.45/E del 19
ottobre 2005, dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.36/E del 6 dicembre 2006 e loro successive
modificazioni o integrazioni, come specificato nel Manuale della Conservazione.
Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all’Amministrazione
La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso
l’uso di profili e password, o altre tecniche e dispositivi di autenticazione sicura.
L’Amministrazione, in conformità alla normativa vigente, assicura il diritto di accesso ai documenti
riguardanti il procedimento amministrativo da parte di utenti esterni, garantendo la tutela alla riservatezza.
I documenti conservati nell’Archivio sono liberamente consultabili per il combinato disposto degli art. 58 –
59 – 60 del Testo Unico, fatte salve le norme vigenti sul segreto e sulla tutela della riservatezza.
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Accesso esterno
L’accesso al sistema informatico da parte di utenti esterni può avvenire solo con l’impiego di sistemi di
riconoscimento e autenticazione sicuri basati su certificato digitale secondo quanto previsto dall'articolo 65
del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e, nei casi di particolari procedimenti amministrativi con
credenziali di accesso rilasciate dall’Ente.
FORMAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Le modalità di formazione dei documenti, del loro contenuto e della loro struttura sono determinate dalla
dirigenza e da quanto previsto dal presente manuale.
I documenti dell'amministrazione sono prodotti con sistemi informatici come previsto dalla normativa
vigente.
Ogni documento creato per essere formalmente inoltrato all'esterno o all'interno ha le seguenti
caratteristiche:
- si riferisce ad un solo protocollo;
- può fare riferimento anche a più pratiche;
- l’oggetto del documento tratta in modo omogeneo ed attinente un argomento.
Le firme necessarie alla sua redazione e perfezione giuridica devono essere apposte prima della sua
protocollazione.
Il documento deve consentire l'identificazione dell'amministrazione mittente attraverso le seguenti
informazioni:
- la denominazione dell'amministrazione;
- codice Area Organizzativa Omogenea (AOO);
- numero registrazione di Protocollo;
- data di registrazione protocollo;
- oggetto del documento;
- eventuali allegati;
- estremi identificativi del Responsabile del Procedimento (L. 241/90);
- sottoscrizione elettronica con firma digitale.
Per una maggiore chiarezza fra gli operatori, si rende opportuno archiviare ciascun file nella relativa cartella
e/o fascicolo denominandolo:
AAAMMGG (Anno Mese Giorno) A – B – C – (Classificazione) Dipendente/Alunno/Descrizione
Formato dei documenti informatici
I documenti informatici prodotti dall'Amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato, prima
della loro sottoscrizione con firma digitale o avanzata, sono convertiti in uno dei formati standard previsti
dalla normativa vigente in materia di conservazione, come riportato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale
(www.agid.gov.it), al fine di garantire la loro inalterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e
l'immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura.
A titolo d’esempio si utilizzano preferibilmente: PDF e PDF/A.
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La rappresentazione dei documenti informatici, che ne consente la consultazione da parte dei soggetti
interessati, è resa possibile tramite l'utilizzo di appositi formati per la fruizione dei quali è necessario ed
indispensabile l'utilizzo delle relative applicazioni.
Sottoscrizione dei documenti informatici
La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma digitale o avanzata conforme
alle disposizioni di legge.
I titolari di firma digitale sono abilitati all’utilizzo del dispositivo di firma solo ed esclusivamente
nell’esercizio delle proprie funzioni in qualità di dipendenti dell’Istituzione Scolastica.
Il Servizio archivistico è responsabile del controllo della scadenza dei certificati di firma e del loro eventuale
rinnovo.
Verifica delle firme digitali
La sequenza delle operazioni previste per la verifica di integrità del documento firmato digitalmente, è la
seguente:
- apertura del file firmato;
- verifica della validità del certificato e della corrispondenza delle impronte del documento.
Queste attività sono realizzate mediante l’applicazione DIKE o altra appositamente fornita (si rinvia alla
seguente pagina http://www.agid.gov.it/identita-digitali/firme-elettroniche/software-verifica, dove si può
trovare una lista di software che possono essere usati per la verifica della firma).
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CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI
Classificazione dei documenti
Tutti i RPA eseguono la classificazione del documento e provvedono ad inserirlo nell’archivio digitale per la
corretta gestione.
Al fine della corretta presa in carico dei documenti, tutto il personale addetto ad ogni singola Area Utenti
deve consultare giornalmente l’applicativo in dotazione ed avviare i processi di gestione documentale.
Formazione e identificazione dei fascicoli
Tutti i documenti registrati al protocollo informatico e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale
sono forniti, sono riuniti in fascicoli attraverso le opportune funzioni del sistema di protocollo informatico.
La formazione di un nuovo fascicolo è effettuata dal Responsabile del Procedimento ed è regolata dal
manuale operativo del sistema, che prevede la registrazione sul repertorio/elenco dei fascicoli o nel sistema
informatico delle seguenti informazioni:
a) categoria e classe del titolario di classificazione;
b) numero del fascicolo (la numerazione dei fascicoli è annuale e indipendente per ogni classe);
c) oggetto del fascicolo;
d) data di apertura;
e) ufficio a cui è assegnato;
f) Responsabile del Procedimento.
Il sistema di protocollo informatico provvede automaticamente ad aggiornare il repertorio/elenco dei
fascicoli.
Processo di formazione dei fascicoli
In presenza di un documento da inserire in un fascicolo il RPA stabilisce, consultando le funzioni del
protocollo informatico o il repertorio dei fascicoli, se esso si collochi nell’ambito di un affare o procedimento
in corso (pratica), oppure se dà avvio ad un nuovo procedimento.
I documenti in arrivo sono fascicolati dai Responsabili di Procedimento; il Servizio archivistico mantiene
comunque un’attività di controllo a cadenza almeno bimestrale sulla documentazione fascicolata.
I documenti in partenza sono fascicolati dai Responsabili di Procedimento che hanno cura di inserirli
fisicamente nel fascicolo, in caso di documenti cartacei; nel caso di documenti informatici, il sistema
provvede automaticamente, dopo l’assegnazione del numero di fascicolo, a inserire il documento nel
fascicolo informatico stesso.
I documenti pertanto verranno protocollati già con l’indicazione del numero/identificativo di fascicolo.
Se il documento dà avvio a un nuovo procedimento, i Responsabili di Procedimento aprono un nuovo
fascicolo.
Modifica delle assegnazioni dei fascicoli
La riassegnazione di un fascicolo è effettuata, su istanza dell’unità organizzativa che ha in carico il fascicolo,
dal servizio archivistico che provvede a correggere le informazioni del sistema informatico e del repertorio
dei fascicoli e inoltra successivamente il fascicolo al responsabile del procedimento di nuovo carico.
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Delle operazioni di riassegnazione, e degli estremi del provvedimento di autorizzazione, è lasciata traccia nel
sistema informatico di gestione dei documenti o sul repertorio/elenco cartaceo dei fascicoli.
Fascicolo ibrido
Il fascicolo è composto da documenti formati su due supporti, quello cartaceo e quello informatico, afferenti
ad un affare o procedimento amministrativo che dà origine a due unità archivistiche di conservazione
differenti; l’unitarietà del fascicolo è garantita dal sistema mediante l’indice di classificazione e il numero di
repertorio.
Alla chiusura del fascicolo, ai sensi del Codice dell’Amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005), sono
previste due possibilità:
1) stampa e copia conforme cartacea dell’originale informatico;
2) scansione e copia conforme informatica dell’originale cartaceo.
E’ compito dei Responsabili di procedimento scegliere la soluzione ritenuta più idonea.
Il Responsabile della gestione documentale mantiene comunque un’attività di controllo sulle procedure
suddette.
Saranno quindi i Responsabili di Procedimento ad apporre la propria firma autografa in caso di produzione di
copia conformi cartacee oppure la propria firma digitale/avanzata in caso di copie conformi informatiche.
Il documento originale sarà conservato secondo quanto previsto dal massimario di scarto.
I documenti originali informatici saranno sottoposti al procedimento di conservazione.
I documenti originali cartacei saranno inviati in archivio di deposito in apposite scatole contenenti
l’indicazione della classificazione e dell’anno di produzione/ricevimento.
Tenuta dei fascicoli dell’archivio corrente
I fascicoli dell’archivio corrente sono formati a cura dei responsabili di procedimento e conservati, fino al
trasferimento nell’archivio di deposito, presso gli uffici di competenza.
Movimentazione dei fascicoli dall’archivio
Annualmente, gli uffici devono redigere un apposito piano di versamento costituito dall’elenco dei fascicoli
relativi ad affari e a procedimenti conclusi, a seguito del quale consegneranno al Responsabile della gestione
documentale i fascicoli da depositare nell’archivio di deposito.
Periodicamente e secondo un apposito piano di versamento (di norma una volta all’anno), il Responsabile del
procedimento deve consegnare all’archivio i fascicoli relativi ad affari e a procedimenti amministrativi non
più necessari ad una trattazione corrente corredati dal relativo elenco di versamento.
Le serie Archivistiche e i relativi registri o repertori sono conservati per cinque anni presso la struttura che
cura i rispettivi procedimenti; trascorso tale termine vengono versati all’Archivio di deposito.
E’ fatto divieto di prelevare anche temporaneamente gli atti dall’archivio di deposito senza l’autorizzazione
del Responsabile della gestione documentale e la collocazione di apposita scheda di prelevamento.
Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli avevano nell’archivio
corrente.
Prima di effettuare il conferimento di cui sopra, il Responsabile del procedimento verifica:
a) l’effettiva conclusione ordinaria della pratica;
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b) l’effettiva trascrizione dell’esaurimento della pratica nel registro di repertorio dei fascicoli;
c) il corretto aggiornamento della data di chiusura sulla camicia del fascicolo (in caso di documentazione
cartacea).
In caso di documentazione informatica, la data di chiusura del fascicolo elettronico viene assegnata
automaticamente dal software di gestione documentale in uso;
d) lo scarto di eventuali copie e fotocopie di documentazione passibile di scarto al fine di garantire la
presenza di tutti e soli documenti pertinenti alla pratica.
Dell’avvenuto conferimento dei documenti viene predisposto un elenco di versamento con le modalità
previste dal testo unico, copia del quale viene conservata dall’utente che ha versato la documentazione.
Il materiale viene archiviato per materia con lo stesso ordine di classificazione dell’archivio corrente e per
ordine cronologico.
I fascicoli del personale sono conservati presso la competente U.O. e devono essere versati all’archivio di
deposito dopo un anno dalla cessazione (e conclusione dei relativi adempimenti) dal servizio del dipendente.
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FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI
I flussi di lavorazione dei documenti all'interno dell'Istituzione scolastica sono il risultato del processo di
censimento, descrizione e reingegnerizzazione dei processi dell’Istituzione quale fase propedeutica ad un
efficace ed efficiente impiego del sistema di protocollazione informatica e gestione documentale all’interno
della medesima.
Per comunicazione informale tra uffici si intende lo scambio di informazioni accessorie o preparatorie prive
di rilevanza amministrativa, con o senza documenti allegati, dei quali è facoltativa la conservazione. Questo
genere di comunicazioni sono ricevute e trasmesse per posta elettronica interna o tramite procedura di
notifica all’interno del sistema di protocollo informatico.
Ricezione dei documenti su supporto cartaceo
I documenti su supporto cartaceo possono arrivare all’Istituzione scolastica attraverso:
a) il servizio postale;
b) la consegna diretta agli uffici, UOP, UOR, RPA;
c) Fax
I documenti pervenuti a mezzo posta o ritirati dal personale dell'Istituzione scolastica dagli uffici
postali sono consegnati al Dirigente Scolastico o al Direttore dei Servizi Gen. e Amm.
Le buste o contenitori sono inizialmente esaminati per una preliminare verifica dell’indirizzo e del
destinatario sugli stessi apposti.
La corrispondenza relativa a bandi di gara è registrata e successivamente consegnata chiusa all’ufficio
responsabile dalla gara.
La corrispondenza ricevuta via fax, per ciò che concerne la registrazione di protocollo, è trattata come un
documento cartaceo.
Quando la corrispondenza non rientra nelle categorie da ultimo indicate, si procede all’apertura delle buste e
si eseguono gli ulteriori controlli preliminari alla registrazione.
La busta si allega al documento per la parte relativa ai timbri postali quando questi hanno valore probatorio.
L’Istituzione scolastica si riserva il diritto a non accettare documenti pervenuti via Fax se presentano
caratteristiche di unicità (firma autografa, timbri, punzoni) e non accompagnati dalla trasmissione di una
copia del documento di Identità.
I documenti, esclusi quelli non soggetti a registrazione di protocollo, devono pervenire presso l’UOR per la
loro registrazione.
I documenti arrivati via fax sono soggetti alle stesse regole di registrazione degli altri documenti cartacei se
rispondono a parametri di autenticità, leggibilità e integrità previsti dalla normativa vigente; in presenza di
un sistema informatico che ne consenta l'acquisizione in formato elettronico (fax management) si applicano
le procedure previste per la ricezione dei documenti informatici.
Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo
che il sistema ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi sono strettamente correlati tra loro.
Non è pertanto consentito, in nessun caso, l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in
arrivo e il documento in partenza.
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La documentazione che non è stata registrata in arrivo o in partenza viene considerata giuridicamente
inesistente per l’Amministrazione.
La corrispondenza indirizzata alla cortese attenzione del personale è regolarmente aperta e registrata al
protocollo.
Non è ammessa la ricezione di corrispondenza di carattere personale.
Il Servizio archivistico è in ogni caso tenuto a verificare il contenuto della corrispondenza pervenuta.
A chi richieda ricevuta di un documento consegnato, compatibilmente con le possibilità del servizio, verrà
consegnata l’apposita stampa ottenibile dal sistema informatico o redatto apposito documento analogico.
La corrispondenza in arrivo viene aperta il giorno lavorativo in cui è pervenuta e contestualmente
protocollata.
Laddove, per esigenze interne all'ufficio, non sia possibile registrare la totalità dei documenti pervenuti, si
procederà selezionando quelli con scadenza imminente; i restanti documenti verranno registrati il giorno
lavorativo successivo, riportando la data di ricezione e quella di registrazione.
Ricezione dei documenti informatici
Un documento informatico, sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, può essere
recapitato a mezzo Posta Elettronica Certificata (PEC) o Posta Elettronica Ordinaria (PEO).
La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica certificata (casella
istituzionale) riservata a questa funzione, integrata con il sistema di protocollo informatico.
Gli indirizzi della casella di posta elettronica istituzionale e della casella di posta elettronica certificata sono
reperibili sul sito web dell’amministrazione: www.primopologalatina.gov.it
Il Responsabile del servizio provvede a renderlo pubblico e a trasmetterlo all’Agenzia per l’Italia digitale ai
sensi dell'articolo 12 del DPCM 03.12.2013.
I documenti informatici eventualmente pervenuti ad altri indirizzi mail, devono essere re-inoltrati dal
mittente all’indirizzo di posta elettronica certificata dell’Ente per la registrazione.
L'operazione di ricezione dei documenti informatici avviene con le modalità previste dalle regole tecniche
vigenti.
Ogni U.O.R. controlla quotidianamente i messaggi assegnati di pertinenza e verifica se il documento ricevuto
è da protocollare.
Conseguentemente a questa operazione si potrà aprire una pratica o attribuirne una già esistente al
documento e relativo fascicolo di appartenenza.
Il sistema supporta la gestione mediante processi automatici di workflow tra le varie figure coinvolte nel
processo.
Ricevute attestanti la ricezione dei documenti
La ricevuta della consegna di un documento cartaceo può essere costituita dalla fotocopia del primo foglio
del documento stesso con un timbro che attesti il giorno della consegna.
A chi ne fa domanda, compatibilmente con le esigenze del servizio, deve essere anche riportato il numero di
protocollo assegnato al documento, in questo caso l'operatore deve provvedere immediatamente alla
registrazione dell'atto.
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Nel caso di ricezione dei documenti informatici tramite Posta Elettronica Certificata, la notifica al mittente
dell'avvenuto ricevimento è assicurata dal sistema informatico.
Apertura della posta
Il Responsabile della gestione documentale importa nel sistema la corrispondenza pervenuta all’Ente tramite
PEO e PEC e la assegna ad ogni UOR.
Errata ricezione di documenti
Nel caso in cui pervengano messaggi/documenti dal cui contenuto si rileva che sono stati erroneamente
ricevuti, si provvederà a rispedire il messaggio al mittente utilizzando lo stesso canale tramite il quale il
messaggio / documentazione è giunto (mail / mail; Posta ordinaria / Posta Ordinaria; Fax/Fax etc.).
Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea
Per la protocollazione dei documenti cartacei in ingresso, l’Ufficio è aperto con gli orari indicati sul sito web
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Spedizione dei documenti analogici
I documenti da spedire sono trasmessi in busta chiusa completi della classificazione e del numero di
fascicolo nonché delle eventuali indicazioni necessarie ad individuare il procedimento amministrativo di cui
fanno parte.
Nel caso di spedizione che utilizzi pezze di accompagnamento (raccomandate o altro mezzo di spedizione),
queste devono essere compilate a cura dell’ufficio produttore.
Eventuali situazioni di urgenza che modifichino la procedura descritta devono essere valutate e autorizzate
dal Responsabile della gestione documentale.
Spedizione dei documenti informatici
La spedizione dei documenti informatici avviene all’interno del sistema informatico di gestione dei
documenti con le procedure adottate dal manuale operativo dello stesso, dopo essere stati classificati,
fascicolati e protocollati e comunque secondo i seguenti criteri generali:
1) i documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari abilitato alla
ricezione della posta per via elettronica, di norma tramite casella di PEC, ovvero nei casi previsti tramite
PEO;
2) per la spedizione l’amministrazione si avvale di una casella di posta elettronica certificata e dei servizi di
autenticazione offerti da un certificatore abilitato (art. 27, comma 3, DPR 445/00);
3) Ogni Ufficio provvede:

a effettuare l’invio elettronico utilizzando i servizi di autenticazione;

a verificare l’avvenuto recapito dei documenti spediti per via elettronica;

ad archiviare le ricevute elettroniche collegandole alle registrazioni di protocollo.
Per la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti elettronici, chi spedisce si attiene a quanto
prescritto dall’articolo 49 del CAD D.Lgs. n. 82/05 come modificato dal D.Lgs n. 235/10.
La spedizione di documenti informatici al di fuori dei canali istituzionali descritti è considerata una mera
trasmissione di informazioni senza che a queste l’amministrazione riconosca un carattere giuridico
amministrativo che la impegni verso terzi.
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REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO
Documenti soggetti a registrazione di protocollo
Tutti i documenti prodotti e ricevuti dall’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono
formati, ad eccezione di quelli indicati nel successivo articolo, sono registrati unicamente nel registro di
protocollo informatico.
Pertanto, tutti i registri particolari sono aboliti ed eliminati.
Documenti non soggetti a registrazione di protocollo
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo:

Gazzette Ufficiali, Bollettini ufficiali, Notiziari della Pubblica Amministrazione

Materiale pubblicitario, inviti a manifestazioni, depliant

Pubblicazioni, giornali, riviste, stampe varie, plichi di libri e tutti i documenti che per loro natura non
rivestono alcuna rilevanza giuridico - amministrativa presente o futura

Note di accompagnamento ricezione delle circolari e altre disposizioni

Atti preparatori interni

Tutte le comunicazioni e tutti i documenti utilizzati nell’ambito dell’Ente aventi rilevanza
esclusivamente interna, siano essi predisposti in forma cartacea che in formato elettronico.
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo perché soggetti a repertoriazione i seguenti documenti:

Reversali, Mandati e loro elenchi

Verbali di Organi Collegiali
Per repertoriazione si intende la registrazione a fini probatori, su apposito registro, dei singoli atti e
documenti, per ciascuna tipologia, con sequenza numerica univoca e progressiva annuale.
Le delibere sono registrate nel protocollo informatico alla consegna entro i termini previsti.
Per ogni verbale, delibera, decreto possono essere prodotti due originali di cui:

uno viene inserito nel repertorio con il numero progressivo di repertorio;

l’altro viene conservato nel relativo fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al medesimo
affare o procedimento amministrativo.
Tale tipo di registrazione consente comunque di eseguire su tali documenti tutte le operazioni previste
nell’ambito della gestione dei documenti, in particolare la classificazione e la fascicolazione.
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo generale e sono soggetti a registrazione particolare
(PROTOCOLLO RISERVATO) i documenti relativi a fatti privati o particolari individuati dal DS.
Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti
La registrazione dei documenti ricevuti o spediti è effettuata in un'unica operazione.
I requisiti necessari di ciascuna registrazione di protocollo sono:
a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non
modificabile;
c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti, registrato in forma non modificabile;
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d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili;
f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile;
g) classificazione: categoria, classe, fascicolo (si veda titolario allegato);
h) assegnazione;
Inoltre possono essere aggiunti:
i) data di arrivo;
j) allegati (numero e descrizione);
k) estremi provvedimento differimento termini di registrazione;
l) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria, raccomandata, corriere, fax ecc.);
m) ufficio di competenza;
n) tipo documento;
o) livello di riservatezza:
p) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario.
Registrazione dei documenti interni informali
Nei documenti interni informali includiamo tutti quei documenti di lavoro di natura non ufficiale,
temporanea e interlocutoria, a carattere informativo, operativo, preparatorio (ad es.: sono documenti che non
possiedono carattere di particolare ufficialità, bozze, appunti, etc…).
Per questa tipologia di documenti che hanno rilevanza solo interna, ci si avvale dei sistemi di comunicazione
interna con possibilità di sottoscrizione e protocollazione, laddove il Responsabile di Gestione lo ritenga
necessario.
Annullamento delle registrazioni di protocollo
Le registrazioni di protocollo, tutte o in parte, possono essere annullate con una specifica funzione del
sistema di gestione informatica dei documenti e con autorizzazione del Responsabile della gestione
documentale a seguito di motivata richiesta scritta o per iniziativa dello stesso responsabile.
Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema.
Il sistema durante la fase di annullamento registra gli estremi del provvedimento autorizzativo redatto dal
Responsabile della gestione documentale.
Le richieste di annullamento dei numeri di protocollo devono pervenire al Responsabile della gestione
documentale. Il documento è conservato, all’interno del fascicolo di competenza, a cura del Responsabile del
procedimento. Il Responsabile della gestione documentale mantiene comunque un’attività di controllo
sull’operato dei Responsabili di procedimento.
Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni della
registrazione.
Differimento dei termini di protocollazione
La registrazione della documentazione pervenuta avviene, di norma, nell’arco della stessa giornata, e
comunque entro il giorno successivo, se pervenuta oltre l’orario di servizio degli addetti.
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Ai fini giuridici i termini decorrono dalla data di ricezione riportata sul documento analogico tramite un
apposito timbro.
Per i documenti informatici, il sistema di gestione documentale mantiene traccia del ricevimento di tali
documenti.
Registro giornaliero e annuale di protocollo
Il contenuto del registro e del sistema di protocollo informatico, unitamente alla memoria informatica
dell’Ente, alla fine di ogni giorno è salvato su supporti di memorizzazione.
Delle registrazioni del protocollo informatico è sempre possibile estrarre evidenza analogica.
Il sistema di gestione informatica dei documenti consente la produzione del registro giornaliero di protocollo.
Il registro giornaliero di protocollo viene trasmesso, entro la giornata lavorativa successiva a quella della
sua produzione, al Sistema di Conservazione, garantendone l'immodificabilità del contenuto.
Il registro giornaliero di protocollo può essere validamente formato mediante la produzione di una semplice
estrazione statica dei dati contenuti nel Sistema di gestione informatica del protocollo dell’Ente con la quale
sia possibile ottenere (quale risultato dell’estrazione) un documento informatico.
Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico
Il sistema di protocollo informatico assicura:
a) l'univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;
b) la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri;
c) la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati;
d) la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo
tale da garantirne l'identificazione.
Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di
conservazione, garantendone l'immodificabilità del contenuto.
Il sistema di protocollo rispetta le misure di sicurezza previste dalla normativa in vigore.
Registro di emergenza
Il Responsabile della gestione documentale autorizza lo svolgimento delle operazioni di protocollo su un
registro di emergenza, a norma dell'articolo 63 del DPR 445/2000, su supporto cartaceo da archiviare a cura
del Responsabile della gestione documentale unitamente alla propria copia del registro annuale di protocollo
e provvede successivamente a impartire le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo
informatico, tramite le procedure previste dal manuale operativo del sistema informatico e dalla guida
all’attivazione del registro.
All’inizio di ogni anno, il Responsabile della gestione documentale provvede a istituire il registro di
emergenza su supporto cartaceo.
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DOCUMENTAZIONE PARTICOLARE
Contratti.
I contratti del personale vengono gestiti attraverso la piattaforma SIDI.
Documentazione di gare d'appalto
Le offerte di gare d'appalto o altra documentazione da consegnarsi all’Ente in busta chiusa sono registrate al
protocollo dall’addetto UOR.
Dopo l'apertura della busta, a cura dell'ufficio che gestisce la gara, verrà riportato su ciascun documento
contenuto il medesimo numero di protocollo assegnato alla busta.
A tale scopo sono annotate le seguenti informazioni:
1) denominazione dell’Ente;
2) data apertura busta;
3) data e numero di protocollo della busta.
Gestione delle fatture
L’ufficio contabile è responsabile della gestione delle fatture attraverso la piattaforma SDI (Sistema di
Interscambio).
Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell’ente, lettere anonime e
documenti non firmati
La corrispondenza indirizzata nominativamente è regolarmente aperta e registrata al protocollo.
Le lettere anonime vengono protocollate, se intestate genericamente all’Ente; se specificamente indirizzate,
sono consegnate al destinatario, il quale ne potrà disporre la protocollazione.
Le lettere con firma illeggibile, delle quali non è identificabile in altro modo il mittente, non si registrano a
protocollo, ma si inviano al destinatario, il quale ne potrà disporre la protocollazione solo a seguito di
eventuali accertamenti, indicando l’identità del mittente.
Corrispondenza con più destinatari e copie per conoscenza
Tutte le comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo.
Se in uscita, i destinatari possono essere descritti in elenchi associati al documento.
Dei documenti analogici prodotti/pervenuti, di cui necessita la distribuzione interna all’ente, si faranno copie
informatiche degli stessi.
Allegati
Gli allegati che pervengono via mail vengono automaticamente archiviati all’interno della busta di trasporto
sul software in uso.
E’ inoltre possibile l’archiviazione mediante drag and drop degli allegati negli appositi raccoglitori virtuali
concordati e l’attribuzione agli stessi dei dati minimi obbligatori.
Documenti di competenza di altre amministrazioni
Qualora pervengano all'Ente documenti di competenza di altre amministrazioni, questi verranno restituiti al
destinatario.
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Se il documento viene erroneamente protocollato, il numero di protocollo deve essere annullato e il
documento inviato al destinatario.
Nel caso in cui il destinatario non sia individuabile, il documento deve essere rimandato al mittente.
Oggetti plurimi
Qualora un documento in entrata presenti più oggetti, relativi a procedimenti diversi e pertanto da assegnare
a più fascicoli, si dovranno produrre copie autentiche dello stesso documento e successivamente registrarle,
classificarle e fascicolarle indipendentemente una dall’altra.
L’originale verrà inviato al destinatario indicato nel documento, oppure, nel caso di destinatari plurimi, al
primo in indirizzo.
Nel caso in cui l’individuazione di più oggetti venga effettuata successivamente da parte del destinatario,
questi deve inviare all’ufficio protocollo apposita comunicazione affinché si provveda nel medesimo modo.
Lo stesso principio deve essere utilizzato per la protocollazione di documentazione in partenza, restituendo
pertanto al responsabile di procedimento documenti in uscita con più oggetti.
Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale
Nel caso di produzione in serie di documenti base che abbiano destinatari multipli e parti minime variabili di
contenuto (quali la diversità di importi, date, ecc.), dovranno essere compilati gli elenchi dei destinatari e
delle parti variabili dei documenti base ad essi riferiti.
Gli elenchi devono essere conservati insieme al documento base nel fascicolo.
Il documento base, ossia Minuta/Copia per atti, deve essere dotato di firma digitale o avanzata.
Sui documenti inviati ai destinatari, ai quali non si vuole apporre singolarmente la sottoscrizione, dovrà
essere obbligatoriamente riportata l’indicazione del Responsabile del procedimento o del Sottoscrittore,
preceduto dall’acronimo F.to, e dalla seguente dicitura:
“L’originale del documento è conservato presso l’Ufficio.
La firma è sostituita dall’indicazione del nome a norma del D.Lgs. n. 39/1993”.
Modelli pubblicati
Tutti i modelli di documenti pubblicati sul sito internet sono classificati secondo il piano di classificazione in
uso.
Gestione della posta elettronica
Per il corretto impiego della posta elettronica ed anche al fine di estenderne l’uso nell’ambito dell’attività
amministrativa interna, si richiama quanto indicato dalla direttiva 27 novembre 2003 del Ministro per
l’Innovazione e le Tecnologie: “è sufficiente ricorrere ad un semplice messaggio di posta elettronica, ad
esempio, per richiedere o concedere ferie o permessi, richiedere o comunicare designazioni in comitati,
commissioni, gruppi di lavoro o altri organismi, convocare riunioni, inviare comunicazioni di servizio
ovvero notizie dirette al singolo dipendente, diffondere circolari o ordini di servizio”.
Ad integrazione di quanto citato, si puntualizza che la trasmissione di documenti informatici tramite la posta
elettronica deve attenersi alle norme ed alle regole vigenti al fine di garantirne la validità legale ed
amministrativa e la loro corretta gestione nell’ambito del sistema adottato per la classificazione,
l’archiviazione e la conservazione dei documenti e dei fascicoli.
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In particolare, come stabilito dall'articolo 6 del Codice dell'amministrazione digitale, l'Istituzione scolastica
utilizza la posta elettronica certificata per ogni scambio di documenti e informazioni con tutti i soggetti
interessati (pubbliche amministrazioni, imprese, professionisti) e cittadini che ne fanno richiesta e che hanno
preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata.
La casella istituzionale di posta elettronica certificata, collegata con il sistema di protocollo informatico è
quindi l’indirizzo elettronico ufficiale atto a ricevere messaggi da altre pubbliche amministrazioni, cittadini,
professionisti ed imprese dotati di analoghi strumenti di trasmissione (PEC).
L'Istituzione scolastica ha adempiuto a tali obblighi dotandosi di un indirizzo di posta elettronica certificata,
pubblicando tale indirizzo sulla home page del proprio sito Internet e comunicandolo all’Indice P.A.
(www.indicepa.it).
L’Istituzione accetta le istanze e le dichiarazioni inviate tramite PEC che sono valide per l'avvio del
procedimento, considerato che tale invio costituisce sottoscrizione elettronica ai sensi del D.P.C.M. 6 maggio
2009 articolo 4 comma 4 che recita "Le pubbliche amministrazioni accettano le istanze dei cittadini inviate
tramite PEC nel rispetto dell'art. 65, comma I , lettera C), del decreto legislativo n. 82 del 2005.
L'invio tramite PEC costituisce sottoscrizione elettronica ai sensi dell'art. 21, comma I , del decreto
legislativo n. 82 del 2005; le pubbliche amministrazioni richiedono la sottoscrizione mediante firma digitale
ai sensi dell'art. 65, comma 2, del citato decreto legislativo”.
Potranno essere protocollati sia il corpo del messaggio sia uno o più file ad esso allegati, secondo le
indicazioni della normativa vigente.
La CEC-PAC è una casella di posta elettronica certificata “chiusa”, in quanto consente a chi la detiene di
dialogare esclusivamente con la pubblica amministrazione: la stessa quindi non può essere utilizzata per le
comunicazioni tra cittadini, aziende, professionisti, né tra soggetti privati che siano dotati di PEC e altri che
siano dotati di CEC-PAC.
Deve peraltro essere fatta una distinzione essenziale fra i privati che sono titolari di una casella di PEC a
pagamento e i privati che sono invece titolari di una casella di CEC-PAC.
Infatti:
a) titolari di una casella PEC a pagamento: in questo caso, chi intende trasmettere istanze o dichiarazioni alla
pubblica amministrazione utilizzando la posta elettronica certificata deve farne preventiva richiesta e
dichiarare il proprio indirizzo di PEC. La comunicazione così effettuata vale solo con riferimento a quello
specifico procedimento.
b) titolari di CEC-PAC: in questo caso, la volontà del cittadino di avvalersi della casella di CEC-PAC
attribuitagli gratuitamente rappresenta l’esplicita accettazione dell’invio, tramite la stessa, da parte di tutte le
pubbliche amministrazioni, di tutti i provvedimenti e gli atti che lo riguardano.
Non è possibile ricevere messaggi di posta elettronica ordinaria sulla casella di posta elettronica certificata
dell’Ente.
Qualora i file allegati non siano corredati di firma digitale essi verranno protocollati e successivamente
inoltrati al responsabile di procedimento, che provvederà alla valutazione del contenuto del documento
pervenuto.
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Non è possibile inviare messaggi dalla casella di posta elettronica personale quando il contenuto di questi
impegni l’amministrazione verso terzi.
Nel formato del messaggio è inserito automaticamente il seguente testo: “Questo messaggio di posta
elettronica ed ogni suo eventuale allegato possono contenere informazioni di carattere privato o
confidenziale, rivolte esclusivamente ai destinatari sopra indicati. Se non siete quindi tra i corretti
destinatari o se avete ricevuto erroneamente questo messaggio, siete pregati di rispondere immediatamente
al mittente segnalando l’accaduto e successivamente cancellare quanto ricevuto, compresi gli eventuali
allegati. A tal riguardo, vi rendiamo noto che l’utilizzo, la divulgazione, la copia o la distribuzione anche
parziale di questo messaggio costituisce violazione dell’obbligo di non prendere cognizione della
corrispondenza tra altri soggetti, sia ai sensi dell’art.616 del Codice Penale, sia ai sensi del D.Lgs n. 196/03
ed espone quindi il responsabile alle relative conseguenze. Si evidenzia, infine, che le informazioni o le
opinioni espresse in questo messaggio o all’interno dei suoi eventuali allegati, rappresentano
esclusivamente il punto di vista del mittente che non necessariamente coincide con gli atti ufficiali
dell’Istituzione scolastica.”
Per quanto riguarda la gestione della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni si fa riferimento agli
articoli 45-49 del CAD D.Lgs. n. 82/05 come modificato dal D.Lgs. n. 235/10.
Tipologie delle copie, dei duplicati e degli estratti analogici e informatici e loro valore probatorio
L’art. 23-ter, comma 1, del CAD, stabilisce che
“gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti
informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile
effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge”.
Il CAD individua:
1. la copia informatica di documento analogico: il documento informatico avente contenuto identico a
quello del documento analogico da cui è tratto, ovvero, ad esempio, il risultato dell’operazione di
trascrizione al computer di un documento cartaceo, per il quale il contenuto è identico, ma la forma può
differire (posso copiare l’intero contenuto di un foglio A4 cartaceo in una pagina Word o in tre slide
PowerPoint o in due fogli Excel o in qualsiasi altra forma);
2. la copia per immagine su supporto informatico di documento analogico: il documento informatico avente
contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, ovvero, ad esempio, la scansione
di un documento in TIFF o JPG;
3. la copia informatica di documento informatico: il documento informatico avente contenuto identico a
quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari, ovvero,
ad esempio, un file Word che viene salvato in formato PDF, per cui il contenuto resta invariato, ma differisce
la sequenza di valori binari che formano il file;
4. la copia analogica di documento informatico, che è la semplice stampa;
5. la copia analogica di documento analogico, che è la semplice fotocopia.
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Con riferimento ai documenti elettronici che costituiscono copia di originali analogici, ossia formati in
origine sulla carta, occorre per prima cosa distinguere:

la copia informatica di documento analogico (che costituisce il documento informatico avente
contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto);

dalla copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (rappresentata dal
documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è
tratto).
L’art. 22, comma 1, del CAD, stabilisce che le copie informatiche di documenti analogici (nella generalità
dei casi realizzate attraverso la digitalizzazione mediante sistemi OCR24 o semplice “digitazione” del testo),
hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad esse è apposta o associata,
da parte di colui che le spedisce o le rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata.
In tal caso la loro esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale.
Il comma 2, dell’articolo sopra citato, attribuisce anche alle copie per immagine su supporto informatico di
documenti analogici, (risultato di un processo di acquisizione dell’immagine del documento originale
analogico, per esempio, mediante l’utilizzo di uno scanner), la stessa efficacia probatoria degli originali da
cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato,
con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche.
L'art. 22, comma 3, stabilisce altresì che le copie per immagine su supporto informatico di documenti
originali analogici, formate nel rispetto delle regole tecniche, ma senza attestazione di conformità, hanno la
stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale non è
espressamente disconosciuta.
La differenza sostanziale tra il processo di copia di cui al comma 2, rispetto a quello previsto al comma 3,
consiste nel fatto che:

nel primo caso la copia informatica ha la medesima efficacia probatoria dell’originale da cui è tratta

nel secondo caso, invece, il valore probatorio della copia informatica può essere disconosciuto.
Per quanto riguarda l'attestazione di conformità delle copie per immagine di cui all'art. 22, comma 2, del
CAD, questa è inserita nel documento informatico contenente la copia per immagine, sottoscritta con firma
digitale del DS/DSGA.
Ai sensi del comma 5 dell’art. 22 che stabilisce regole particolari in riferimento ai documenti analogici
originali unici, la copia informatica di un documento analogico formato in origine da una pubblica
amministrazione assume il medesimo valore giuridico dell’originale da cui è tratto, qualora il funzionario
delegato a tale compito:
a) sottoponga il contenuto della copia informatica ad un processo di conformità (che può essere effettuato per
raffronto visivo dei due documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate
tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell’originale e della copia);
b) rilasci apposita attestazione di conformità:
- inserendola nel documento informatico contenente la copia informatica; il documento informatico così
formato deve essere sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata del funzionario delegato;
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- producendola come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta di
ogni copia; il documento informatico contenente l’attestazione di conformità deve essere sottoscritto con
firma digitale o con firma elettronica qualificata del funzionario delegato;
c) sia nella formazione della copia informatica che nell’apposizione della sottoscrizione digitale, si attenga a
quanto disposto delle regole tecniche sul documento informatico (DPCM 13 novembre 2014);
d) proceda alla corretta conservazione (a norma) della copia informatica.
Nel processo di dematerializzazione dei documenti analogici si ritiene in ogni caso necessario prestare molta
attenzione a quelli sottoscritti con firma autografa. Pur tenendo presente la previsione di cui all’art. 22,
comma 4, del CAD, infatti, si ritiene opportuno e necessario procedere con estrema prudenza nell’eliminare
(ergo, distruggere) gli originali analogici sottoscritti. L’operazione di distruzione dell’originale analogico
sottoscritto (che comunque non può che intervenire solo dopo aver correttamente conservato la relativa copia
informatica), deve essere valutata attentamente in ragione della possibilità o meno di vedersi contestata
l’autenticità dell’originale ormai distrutto.
Duplicati e copie informatiche di documenti informatici
I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento
informatico da cui sono tratti, se sono prodotti mediante processi e strumenti che assicurino che il documento
informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione, o su un sistema diverso, contenga la stessa
sequenza di bit del documento informatico di origine.
Il comma 2 dell’art. 23-bis si occupa delle copie e degli estratti informatici del documento informatico.
Diversamente, un estratto di un documento informatico si realizza quando in un “nuovo” documento si
attestano in maniera sintetica ma esaustiva fatti, stati o qualità desunti da dati o documenti informatici in
possesso di una pubblica amministrazione. In questi casi, se la copia o l’estratto informatico di un documento
informatico sono prodotte in conformità alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria
dell'originale da cui sono tratte solo qualora la loro conformità all'originale, in tutte le sue componenti, è
attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Le
regole tecniche stabiliscono che la copia e gli estratti informatici di un documento informatico devono essere
prodotti:
- attraverso l'utilizzo di uno dei formati idonei (ad esempio: PDF, PDF/A, TIFF, JPG, OOXML, ODF, XML,
ecc.);
- mediante processi e strumenti che assicurino la corrispondenza del contenuto della copia o dell'estratto
informatico alle informazioni del documento informatico di origine;
- o previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate
tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell'originale e della copia.
La copia o l'estratto di uno o più documenti informatici così realizzato, se sottoscritto con firma digitale o
firma elettronica qualificata da chi effettua la copia ha la stessa efficacia probatoria dell'originale, salvo che
la conformità allo stesso non sia espressamente disconosciuta.
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Laddove richiesta dalla natura dell'attività, l'attestazione di conformità delle copie o dell'estratto informatico
di un documento informatico può essere inserita nel documento informatico contenente la copia o l'estratto.
Il documento informatico così formato è sottoscritto con firma digitale del Ds/DSGA.
Produzione di copie cartacee di documenti informatici
In questo caso, passando da un documento informatico digitalmente sottoscritto ad uno analogico, viene a
perdersi la cosiddetta “catena del valore” della firma digitale, pertanto è necessario che la conformità
all’originale sia attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
Tuttavia, se la copia è conforme alle vigenti regole tecniche, anche con riguardo alle disposizioni sulla
conservazione dell’originale informatico, è sufficiente che la conformità all’originale non sia espressamente
disconosciuta, ex art. 23, comma 2, del CAD.
Nel caso della produzione di copie cartacee conformi di documenti informatici dovrà essere
obbligatoriamente riportata l’indicazione:
Riproduzione cartacea del documento informatico sottoscritto digitalmente
da <dati_firma> il <data_firma> ai sensi degli articoli 20, 21, e 23 del D.Lgs. n. 82/2005.
La presente copia, composta di n.________ pagine è conforme all’originale depositata agli Atti
dell’Istituzione scolastica.
Sottoscritto da Dirigente/DSGA
Data_________
Firma_____________________________________
Trasmissioni telematiche
Gli invii telematici sostituiscono integralmente gli invii cartacei della medesima documentazione.
Gli atti e provvedimenti amministrativi vengono pubblicati sul sito dell’Istituzione nella sezione “Albo online” secondo quanto previsto dalla normativa vigente.
La pubblicazione di atti all’Albo on-line ha lo scopo di fornire presunzione di conoscenza legale degli stessi,
a qualunque effetto giuridico specifico essa assolva (pubblicità, notizia, dichiarativa, costitutiva, integrativa
dell’efficacia, ecc. ).
Sono soggetti alla pubblicazione all’Albo Pretorio on-line tutti gli atti per i quali la legge ne preveda
l’adempimento.
I documenti restano pubblicati per il tempo stabilito dalle singole disposizioni di legge o di regolamento.
Salvo casi specifici la durata è di quindici giorni.
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GESTIONE FASCICOLI E PRATICHE
Assegnazione
Con l’assegnazione si conferisce la responsabilità del trattamento del procedimento amministrativo ad un
soggetto fisico.
Effettuato lo smistamento e l’assegnazione, il RPA prende in carico il documento a lui assegnato.
L’assegnazione può essere effettuata per conoscenza o per competenza.
Il dipendente incaricato della gestione del procedimento a cui il documento si riferisce e prende in carico il
documento garantendone la fascicolazione.
I termini per la definizione del procedimento amministrativo che prende avvio dal documento decorrono
dalla data di protocollazione.
L’assegnazione dei documenti ai RPA è effettuata dal Responsabile della gestione documentale sulla base
dell’elenco allegato degli uffici e dei responsabili di procedimento.
Spettano al RPA le incombenze relative alla gestione del documento:

inserimento nel fascicolo di competenza preesistente o eventualmente in un nuovo fascicolo

istruttoria del procedimento

invio e conservazione
Modifica delle assegnazioni
Nel caso di un’assegnazione errata, l’Ufficio che riceve il documento notificherà la trasmissione all’ufficio
competente, informando il Responsabile della gestione documentale.
La responsabilità del mancato rispetto di quanto sopra descritto è da attribuirsi all’Ufficio che non ha
provveduto alla nuova trasmissione del documento erroneamente attribuito.
Delle operazioni di riassegnazione e degli estremi del provvedimento di autorizzazione è lasciata traccia nel
sistema informatico di gestione dei documenti, attraverso il sistema delle notifiche.
Consegna dei documenti analogici
I documenti analogici/cartacei protocollati e assegnati sono resi disponibili ai destinatari mediante l’uso di
apposite cartelle.
Consegna dei documenti informatici
I documenti informatici e/o le immagini digitali dei documenti cartacei acquisite con lo scanner sono resi
disponibili agli uffici, o ai responsabili di procedimento, tramite il sistema informatico di gestione
documentale.
Documenti soggetti a scansione
I documenti cartacei che pervengono per mezzo di posta ordinaria, fax o telegramma vengono sottomessi ad
un processo di dematerializzazione tramite scansione ed acquisizione di immagine e successivamente inseriti
manualmente in archivio, nell’apposito raccoglitore “Corrispondenza in Entrata”.
Il processo di scansione si articolerà di massima nelle seguenti fasi:
1) acquisizione delle immagini in modo che a ogni documento, anche composto da più fogli, corrisponda un
unico file in un formato standard abilitato alla conservazione (PDF/PDF-A);
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2) verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originali
cartacei;
3) collegamento delle rispettive immagini alla registrazione di protocollo, in modo non modificabile;
4) inserimento nel fascicolo pertinente.
Conservazione dei documenti informatici
La documentazione corrente è conservata a cura del responsabile del procedimento fino al trasferimento in
archivio di deposito.
La documentazione trasferita in archivio di deposito è conservata a cura del Servizio archivistico.
I documenti informatici dell'Istituzione scolastica sono conservati a cura del Responsabile della
Conservazione in modo conforme a quanto previsto dal DPCM 03.12.2013 – Regole tecniche in materia di
sistema di conservazione, dal DMEF del 17 giugno 2014, dal DPR 633/72, dalla Circolare dell’Agenzia delle
Entrate n.45/E del 19 ottobre 2005, dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.36/E del 6 dicembre 2006 e
loro successive modificazioni o integrazioni, come specificato nel Manuale della Conservazione.
Al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, il Responsabile della Conservazione
provvede quindi, in collaborazione con i Sistemi informativi e con il supporto della tecnologia disponibile, a
conservare i documenti informatici in modo non modificabile e garantendone la leggibilità nel tempo, in
appositi archivi informatici e a controllare periodicamente a campione la leggibilità dei documenti stessi.
L’intervento del Responsabile della conservazione provvede alla conservazione integrata dei documenti e
delle informazioni di contesto generale (metadati), prodotte sia nelle fasi di gestione sia in quelle di
conservazione degli stessi.
Censimento depositi documentari delle banche dati e dei software
Ogni anno il Responsabile della gestione documentale provvede ad effettuare il censimento dei depositi
documentari, dei registri particolari, delle banche dati e dei software di gestione documentale in uso all’ente,
per programmare i versamenti dei documenti cartacei all’archivio di deposito, dei documenti informatici sui
supporti di memorizzazione.
Selezione e conservazione dei documenti
Ogni anno, in base al massimario di scarto, viene effettuata la procedura di selezione della documentazione
da proporre allo scarto e attivato il procedimento amministrativo di scarto documentale con l’invio della
proposta alla competente Soprintendenza archivistica.
I fascicoli non soggetti a operazioni di scarto sono trasferiti nell’archivio storico per la conservazione
permanente, sia essa analogica o digitale. Il manuale di gestione e i relativi aggiornamenti devono essere
conservati integralmente e perennemente nell’archivio dell’ente.
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PIANO DI CLASSIFICAZIONE/FASCICOLAZIONE – TITOLARIO
(La colonna dei fascicoli è dinamica: si possono aggiungere i vari fascicoli ogni volta che risulta necessario)
TITULUS
CLASSE A
Gestione e Amministrazione Risorse
FUNZIONI AMM.VE
CLASSIFICAZIONE
PROCEDIMENTI
FASCICOLI
(in corsivo il collegamento ad
Amministrazione Trasparente)
Finanza e
Patrimonio
Finanza e
Patrimonio
Finanza e
Patrimonio
Amministrazione
Finanza e
Patrimonio
Amministrazione
Programma Annuale
Conto consuntivo
Tesoreria e cassa
Verifiche
Entrate e finanziamenti
Revisori dei conti
Monitoraggi
Preventivo e Indagine di
mercato
Acquisti e forniture
Accordi – Convenzioni
ANAC
DURC
CIG-CUP
Fondo Istituzione Scolast.
Incarico Attività aggiuntive
Ore eccedenti
Incarichi specifici ATA
Funzioni strumentali al POF
Collaboratori Dirigente
Valutazione e incentivazione
Normativa e disposizioni
attuative
Organigramma e
funzionigramma
Regolamenti d’Istituto
Piano delle attività Ata
Orario di servizio
Assegnazione sede
Amministrazione periferica
Decentramento amministrativo
Inventario e rendiconto
Sistemi informatici, telematici e
fonia
Utilizzo beni terzi, comodato
Biblioteca scolastica
Attrezzature e sussidi didattici
Mobili e arredi scolastici
Passaggio di consegne
Scarto d’archivio
Furti e atti vandalici
Archivio – Accesso – Privacy
Trasparenza – PTI
Relazioni con il pubblico
Audit statistica e sicurezza dati e
informazioni
Albo on-line
Amministrazione trasparente
Tutela dati personali
Accesso a documenti
amministrativi
Accesso civico
Incarico Privacy
Informativa privacy
Amministrazione digitale
Protocollo informatico
Posta elettronica
Firma digitale
A1
Attività finanziaria
Sovvenzioni
Bilanci
Controlli e rilievi
Pagamenti
A2
Attività contrattuale
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
a)
b)
c)
Programma Annuale
Entrate e Finanziamenti
Conto consuntivo
Tesoreria Banca
C/c postale
Revisori dei conti
Monitoraggi e rilevazioni
Uscite e piani di spesa
Bandi gara
Assicurazioni
Provvedimenti
Bandi di gara
a)
b)
c)
FIS
Attività Docenti
Attività ATA
A4
Attività organizzative
Atti generali
Articolazione uffici
Tipologie di procedimento
Monitoraggio tempi
procedimentali
Dichiarazioni sostitutive
e acquisizione d’ufficio
a)
b)
c)
d)
Normativa e Disposizioni
Organigramma e funzionigramma
Piano attività ata
Regolamenti d’Istituto
A5
Patrimonio e Inventario
a)
b)
c)
Inventario e rendiconto
Biblioteca scolastica
Osservatorio tecnologico
a)
b)
c)
Accesso – Privacy
Trasparenza
Amministrazione digitale
A3
Fondo di Istituto
Performance
Patrimonio immobiliare
Canoni
A6
Archivio – Accesso
Privacy - Trasparenza
Programma Trasparenza
e Integrità
Altri contenuti
Corruzione (Link USR)
Accesso civico
Accessibilità
Dati ulteriori
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Amministrazione
Finanza e
Patrimonio
Infrastrutture e logistica (Plessi,
succursali)
Ente locale
Uso e concessione locali
scolastici
Rete scolastica
Interventi tecnici
Chiusura della scuola
Anagrafe edilizia scolastica
DVR e sicurezza
Salute e Prevenzione
Tutela salute e farmaci
Sorveglianza sanitaria
Addetti alla sicurezza
Documenti Sicurezza
Divieto fumo
Benessere organizzativo
A7
Locali scolastici e
rapporti con Ente locale
a)
b)
c)
Locali scolastici
Uso e concessione locali
Rete scolastica
A8
Sicurezza e salute nella
Scuola
a)
b)
DVR e Sicurezza
Salute e prevenzione
Pagina 28 di 32
CLASSE B
Gestione e Amministrazione del Personale
TITULUS
FUNZIONI AMM.VE
CLASSIFICAZIONE
PROCEDIMENTI
FASCICOLI
Organi e
Organismi
Personale
Personale
Personale
Personale
Personale
Dirigenza Scolastica
Obiettivi, incarichi, valutazione e
disciplina
Incarico Reggenza
B1
Dirigenza Scolastica
Fascicolo personale docente
Fascicolo personale ata
Carriera
Assunzione in servizio
Documenti di rito
Dichiarazione dei servizi
Incompatibilità e Autorizzazioni
Anagrafe professionalità docenti
Trattamento economico
Cedolino Unico
Ritenute e contributi su compensi
Assegno nucleo familiare
Ferie non godute
Indennità di disoccupazione
Interessi legali e rivalutazione
monetaria
Posizione economica ata
Anagrafe delle prestazioni
Assenze
Visita collegiale
Permessi diritto allo studio
Permessi retribuiti
B2
Gestione giuridica del
Personale a T.I.
a) Trattamento giuridico
B3
Gestione economica del
Personale
a) Trattamento economico
b) Anagrafe prestazioni
Mobilità del personale
Domanda di trasferimento
Domanda di passaggio
Assegnazione provvisoria
Comandi
Utilizzazioni
Incarichi di Presidenza
Graduatoria Perdenti posto
Fascicolo personale t.d.
Centro Impiego
Controllo certificazioni
Collaboratori esterni
Personale
Graduatorie
Supplenze
Personale
Riscatto e/o computo servizi (PA04)
INPDAP Previdenza
INPDAP Assistenza
ENAM Assistenza
Fondo ESPERO
Prestiti e concessioni
Cessazione dal servizio
Dimissioni dal servizio
Dispensa dal servizio per infermità
Proroga del collocamento a riposo
Riconoscimento infermità
Pensione privilegiata per infermità
Personale
a) Dirigenza Scolastica
b) Obiettivi, incarichi, valutazione
Dirigenti
Incarichi conferiti e
autorizzati
B4
Assenze del personale e
variazione di stato
Tassi di assenza
B5
Mobilità del personale
B6
Gestione giuridica del
Personale a T. D. e altro
personale
Personale non a T.I.
Consulenti e collaboratori
B7
Graduatorie e Supplenze
B8
Previdenza e Assistenza
B9
Cessazioni dal servizio
Pagina 29 di 32
a) Assenze
a) Mobilità
b) Utilizzazioni
c) Graduatorie interne
a) Personale T.D.
b) Collaboratori esterni
a)
b)
c)
d)
e)
a)
Supplenze
Graduatoria Scuola Infanzia
Graduatoria Scuola Primaria
Graduatoria Scuola sec
MAD
Previdenza e assistenza
a) Cessazioni
Attività giuridico
legale
Personale
Personale
Organi e
Organismi
Pensione di inabilità
Utilizzazione in altri compiti
Part-time
TFR
Indennità sostitutiva di preavviso
Contenzioso
Responsabilità civile, penale e amm.va
Violazioni amm.ve e reati
Procedimento disciplinare
Ricorso amministrativo
Attività di conciliazione
Pareri e consulenze
Mobbing
Anno di formazione
Periodo di prova
Aggiornamento e formazione del
personale
Riconversione professionale
Convegni e manifestazioni
Attività di tirocinio
Concorsi e corsi abilitanti
Tirocinio Formativo Attivo (TFA)
Percorsi Abilitanti Speciali (PAS)
Rapporti sindacali
Contrattazione e Rappresentanza
Permessi sindacali
RSU nella scuola
Assemblea sindacale
Contrattazione collettiva
Interpretazione autentica
Contrattazione integrativa
Deleghe e contributi sindacali
Proclamazione sciopero
Rilevazione dati sciopero
B10
Contenzioso
a) Contenzioso
b) Resp. Civile, penale e amm.
c) Violazioni
B11
Anno di formazione e
periodo di prova
a) Anno di formazione
b) Periodo di prova
B12
Aggiornamento
Formazione
Concorsi
a) Formazione e aggiornamento
b) Concorsi
c) Convegni
d)
B13
Attività sindacale
a)
b)
c)
d)
e)
Pagina 30 di 32
Rapporti sindacali
Contrattazione collettiva
Assemblee sindacali
Scioperi
CLASSE C
TITULUS
Gestione e Amministrazione Didattica
FUNZIONI AMM.VE
CLASSIFICAZIONE
PROCEDIMENTI
FASCICOLI
Studenti e
Diplomati
Iscrizioni alunni
Anagrafe studenti
Formazione classi
Cursus studiorum
Nulla osta
Esoneri dalle lezioni
Procedimenti disciplinari alunni
Obbligo formativo
Statistiche alunni
Rilevazioni integrative
Tasse scolastiche e contributi
Comunicazioni agli alunni e alle
famiglie
C1
Alunni
Iscrizioni e Curriculum
a) Ammissioni e iscrizioni
b) Anagrafe studenti e
formazione classi
Studenti e
Diplomati
Infortunio agli alunni
Denuncia infortunio
C2
Infortuni alunni
a) Infortuni alunni
Studenti e
Diplomati
Valutazione alunni e Scrutini
Commissioni d’esame
Esami di idoneità
Esami di Stato
Prove Invalsi
Certificazione competenze
Consegna Diplomi
Libri di testo
C3
Scrutini – esami –
valutazione
a) Scrutini ed esami
b) Invalsi
C4
Libri di testo
a) Libri di testo
Studenti e
Diplomati
Disagio e diverse abilità
DSA
Integrazione alunni H
Assistenza alunni portatori di handicap
Bisogni Educativi Speciali (BES)
C5
Integrazione scolastica
Rapporti ASL
a) Integrazione scolastica
b) Disagio e diverse abilità –
DSA
Personale
Organici della scuola
C6
Organici
a) Organico Scuola Infanzia
b) Organico Scuola Primaria
c) Organico Scuola secondaria
Didattica
POF – PTOF
RAV – PdM
Registro di classe, dei docenti e dei
profili
Sistema Nazionale Valutazione (SNV)
Ordinamento didattico
Assegnazione docenti alle classi
Orario scolastico
Registro di classe e dei docenti
Registro on-line
Scuola in chiaro
Sito web
Patto Educativo Corresponsabilità
Statuto studenti
C7
Organizzazione
Didattica
a) POF – PTOF
b) RAV – PdM
c) Carta servizi
d)
Didattica
Viaggi e visite guidate
Stage e tirocini
Scambi culturali
C8
Visite e viaggi di
istruzione
a) Viaggi di istruzione
Didattica
Progetti e materiali didattici
Concorsi per alunni
Manifestazioni ed eventi
PON, FSE, FESR
C9
Progetti
a) Eventi, cerimonie,
patrocini, concorsi
b) Progetti
c) PON – FESR
Didattica
Carta dei servizi (PTOF)
Pagina 31 di 32
Attività sportiva
Gruppo sportivo
Gare sportive
Attività extracurricolari
Prescuola e attività parascolastiche
C10
Attività sportiva
a) Attività sportiva
b) Giochi sportivi
C11
a) Attività extracurricolari
Studenti e
Diplomati
Trasporti
Mensa
Buoni libro
Orientamento
Borse di studio
C12
Diritto allo Studio e
servizi agli studenti
a)
b)
c)
d)
e)
Trasporti
Mensa
Buoni libro
Borse di studio
Orientamento
Organi e
Organismi
Elezioni e nomine
Consiglio di Istituto
Giunta esecutiva
Collegio docenti
Consigli di classe e interclasse
Comitato di valutazione docenti
Comitato genitori
Reti scolastiche
C13
Organi e Organismi
a)
b)
c)
d)
e)
Elezioni e nomine
Consiglio di Istituto
Giunta esecutiva
Collegio docenti
Consigli di classe e
interclasse
Comitato di valutazione
docenti
Dirigente Scolastico
DSGA
Comitato genitori
Reti scolastiche
Calendario scolastico
Calendario attività
Didattica
Didattica
Didattica
Calendario scolastico
Calendario delle attività
f)
C14
Calendario scolastico e
delle attività
Pagina 32 di 32
g)
h)
i)
j)
a)
b)
ISTITUTO COMPRENSIVO - POLO I GALATINA (LE)
Titolario
Titolo:
01 - Amministrazione
01-01
Archivio, accesso, privacy, trasparenza e relazioni con il pubblico
01-02
Audit Statistica e sicurezza di dati e informazioni
01-03
Elezioni e nomine
01-04
Eventi, cerimoniale, patrocini, concorsi, editoria e stampa
01-05
Normativa e disposizioni attuative
01-06
Organigramma e funzionigramma
01-07
Qualità, carta dei servizi, valutazione e autovalutazione
Titolo:
02 - Organi e Organismi
02-01
Collegio dei docenti
02-02
Comitato dei genitori, Comitato studentesco e rapporti
02-03
Comitato di valutazione del servizio dei docenti
02-04
Consiglio di classe e di interclasse
02-05
Consiglio di Istituto, Consiglio di Circolo
02-06
Direttore dei servizi generali e amministrativi DSGA
02-07
Dirigente scolastico DS
02-08
Giunta esecutiva
02-09
Rapporti sindacali, contrattazione e Rappresentanza
02-10
Reti scolastiche
Titolo:
03 - Attività giuridico legale
03-01
Contenzioso
03-02
Responsabilità civile, penale e amministrativa
03-03
Violazioni amministrative e reati
Titolo:
04 - Didattica
04-01
04-02
Attività sportivo-ricreative e rapporti con il Centro
04-03
Biblioteca, emeroteca, videoteca e sussidi
04-04
Libri di testo
04-05
Piano dell’offerta formativa POF
04-06
Progetti e materiali didattici
04-07
Registro di classe, dei docenti e dei profili
04-08
Salute e prevenzione
04-09
Viaggi di istruzione, scambi, stage e tirocini
Titolo:
05 - Studenti e Diplomati
05-01
Ammissioni e iscrizioni
05-02
Anagrafe studenti e formazione delle classi
05-03
Cursus studiorum
05-04
Diritto allo studio e servizi agli studenti (trasporti, mensa, ecc)
05-05
Disagio e diverse abilità – DSA
05-06
Esoneri
05-07
Orientamento e placement
05-08
Prescuola e attività parascolastiche
05-09
Procedimenti disciplinari
05-10
Tutela della salute e farmaci
Titolo:
06 - Finanza e Patrimonio
Titolario
06-01
Assicurazioni
06-02
Beni mobili e servizi
06-03
Bilancio, tesoreria, cassa, istituti di credito e verifiche
06-04
DVR e sicurezza
06-05
Entrate e finanziamenti del progetto
06-06
Imposte, tasse, ritenute previdenziali e assistenziali
06-07
Infrastrutture e logistica (plessi, succursali)
06-08
Inventario e rendiconto patrimoniale
06-09
Sistemi informatici, telematici e fonia
06-10
Uscite e piani di spesa
06-11
Utilizzo beni terzi, comodato
Titolo:
07 - Personale
07-01
Assenze
07-02
Carriera
07-03
Collaboratori esterni
07-04
Formazione, aggiornamento e sviluppo professionale
07-05
Obiettivi, incarichi, valutazione e disciplina
07-06
Organici, lavoratori socialmente utili, graduatorie
07-07
Sorveglianza sanitaria
07-08
Trattamento giuridico-economico
Titolo:
08 - Oggetti diversi
Titolo:
A01 - Attività finanziaria
Titolo:
A02 - Attività contrattuale e negoziale
Titolo:
A03 - Fondo Istituto
Titolo:
A04 - Attività Gestionali e organizzative
Titolo:
A05 - Patrimonio e Inventario
Titolo:
A06 - Archivio - Accesso - Privacy - Trasparenza
Titolo:
A07 - Locali scolastici e Rapporti Ente Locale
Titolo:
A08 - Sicurezza nella scuola
Titolo:
B01 - Dirigenza scolastica
Titolo:
B02 - Gestione Giuridica del Personale
Titolo:
B03 - Gestione economica del Personale
Titolo:
B04 - Gestione assenze
Titolo:
B05 - Mobilità del Personale
Titolo:
B06 - Personale TD e altro Personale
Titolario
Titolo:
B07 - Graduatorie e Supplenze
Titolo:
B08 - Previdenza e Assistenza
Titolo:
B09 - Cessazioni dal servizio
Titolo:
B10 - Contenzioso
Titolo:
B11 - Anno di formazione e Periodo di prova
Titolo:
B12 - Aggiornamento - Formazione - Concorsi
Titolo:
B13 - Attività sindacale
Titolo:
C01 - Alunni - Iscrizioni
Titolo:
C02 - Infortuni alunni
Titolo:
C03 - Scrutini - esami
Titolo:
C04 - Libri di testo
Titolo:
C05 - Integrazione scolastica
Titolo:
C06 - Organici
Titolo:
C07 - Organizzazione didattica
Titolo:
C08 - Visite e viaggi
Titolo:
C09 - Progetti
Titolo:
C10 - Attività sportiva
Titolo:
C11 - Attività extracurricolari
Titolo:
C12 - Diritto allo studio
Titolo:
C13 - Organi della Scuola
Titolo:
C14 - Calendario scolastico e delle attività

20160601A6 Adozione Protocollo Informatico

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