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NOTA INFORMATIVA SUGLI ADEMPIMENTI RELATIVI AL
DOCUMENTO INFORMATICO D.P.C.M. 13.11.2014
Scade il 12 agosto 2016 il termine entro il quale le Pubbliche Amministrazioni dovranno adeguare i
propri sistemi di gestione informatica dei documenti secondo quanto stabilito dal Decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014 (in seguito D.P.C.M. 2014), pubblicato
in Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015.
A partire da questa data tutte le amministrazioni pubbliche saranno obbligate a produrre in
formato digitale tutti gli originali dei documenti amministrativi informatici.
I documenti correttamente formati in base a quanto definito dal DPCM succitato dovranno poi
essere versati in conservazione, di cui al DPCM 3 dicembre 2013 sulla conservazione.
Per la singola amministrazione, il cambiamento più evidente si ha con la necessità della
digitalizzazione dei procedimenti, cioè con l’abolizione dei registri cartacei a favore
dell’introduzione di sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali; ciò comporta
certamente la necessità di apportare alcuni aggiornamenti al sistema informatico in uso ma il
cambiamento profondo riguarda la diversa metodologia di lavoro che l’amministrazione dovrà
adottare basata, innanzitutto, sulla classificazione dei documenti acquisiti o prodotti e quindi sulla
precisa definizione degli standard di gestione degli stessi documenti all’interno dei vari uffici
dell’Ente.
Infatti nell’attribuire un numero di protocollo ai documenti, sarà necessario classificarli in modo da
creare, sin da subito, un collegamento tra il documento, il fascicolo e il relativo procedimento,
rendendo agevole il reperimento delle informazioni e dei file all’occorrenza e favorendo una
efficiente organizzazione e indicizzazione dei documenti in ciascuna amministrazione.
Inoltre, l’utilizzo di criteri uniformi di classificazione e di archiviazione dei documenti favorisce una
più efficiente comunicazione tra gli Uffici della stessa amministrazione, soprattutto quando il
procedimento interessa più unità. In questo caso, ciascun ufficio potrà visualizzare il documento
e/o il fascicolo in questione e intervenire nella procedura a seconda dell’abilitazione (alla
consultazione, all’inserimento, alla modifica) rilasciata dall’amministrazione; si garantisce, così,
l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soli soggetti interessati, il tutto in condizioni di
sicurezza e nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali.
Il documento informatico deve assumere le caratteristiche dell’integrità (deve essere completo e
inalterato) e dell’immodificabilità (deve essere garantita la non alterabilità del documento nella
forma e nel contenuto). Tali caratteristiche vengono garantite a ciascun documento
amministrativo informatico anche attraverso la:
1. registrazione di protocollo: l’attribuzione di un codice identificativo di almeno sette cifre
numeriche;
2. segnatura di protocollo, che viene apposta all’originale e, oltre a richiamare il progressivo e
la data di protocollo, identifica l’amministrazione o l’area organizzativa che ha prodotto il
documento;
3. classificazione, per associare i documenti ai fascicoli che dovranno contenerli e ai relativi
4. l’uso della firma digitale trasformando gli atti nel formato standard PDF e firmando gli
stessi onde trasformarli in P7M;
Pertanto, lo svolgimento delle suddette operazioni, unitamente ad una corretta definizione dei
flussi documentali interni all’Ente, rappresenta un passaggio necessario e sufficiente per la tenuta
del sistema di gestione informatica dei documenti della P.A.
Una volta inseriti nel sistema di gestione documentale (software protocollo-gestione segreteriagestione contratti), i documenti, i fascicoli e/o le eventuali aggregazioni documentali informatiche
dovranno essere trasferiti al sistema di conservazione (attraverso la generazione di un pacchetto
di versamento) per essere conservati nell’archivio corrente; successivamente i documenti, fascicoli
e/o eventuali aggregazioni documentali vengono riversati nell’archivio di deposito costituito
presso ciascuna amministrazione. Più precisamente, il trasferimento al sistema di conservazione
avviene quotidianamente e genera il registro giornaliero di protocollo con l’elenco delle
registrazioni di protocollo giornaliere, mentre il riversamento nell’archivio di deposito dei
documenti, fascicoli e/o aggregazioni documentali avviene almeno una volta all’anno rispettando
l’organizzazione che i fascicoli e le serie hanno nell’archivio corrente.
I documenti informatici che devono essere conservati a norma sono i seguenti:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Contratti e Scritture Private sottoscritti digitalmente
Determinazioni Dirigenziali
Delibere (Giunta e Consiglio), Decreti, Ordinanze
Protocollo Generale (PEC)
Registro Giornaliero di Protocollo
Fatture Elettroniche PA
Al riguardo si precisa che:
Il software Protocollo della Bit s.r.l. consente attualmente di generare i fascicoli informatici per
una corretta e puntuale classificazione e consente inoltre la creazione di pratiche da assegnare alle
UO (uffici/responsabili) onde poter consentire l’accesso alle informazioni.
Consente la generazione ed il versamento dei pacchetti di conservazione sostitutiva del registro
giornaliero di protocollo (punto 5)
Consente la generazione ed il versamento dei pacchetti di conservazione sostitutiva delle fatture
elettroniche pervenute all’Ente per le quali si sia effettuata la protocollazione (punto 6)
Consente l’inoltro via posta elettronica ovvero PEC della corrispondenza protocollata permettendo
l’eliminazione della stampa per l’ufficio di atti nativamente informatici (PEC in arrivo o files firmati
digitalmente)
Consente la consultazione da parte di tutti gli utenti della propria corrispondenza, sia tramite il
modulo client che tramite modulo web, per consultare ed avere presenti le proprie pratiche e
fascicoli assegnati.
Consente la registrazione, da parte dei vari responsabili, dei vari spostamenti che la pratica subisce
durante il suo iter di lavorazione (flusso/workflow)
Consentirà, con un successivo aggiornamento, di versare in conservazione sostitutiva le singole
registrazioni di protocollo, assolvendo così all’obbligo di conservare, con cadenza almeno annuale,
ogni registrazione di protocollo (punto 4)
Il software di gestione segreteria, delibere e determinazioni dirigenziali consente invece la
gestione informatica dei suddetti documenti e la predisposizione per l’invio alla conservazione
sostitutiva. Poiché nel testo della determinazione, non essendo possibile aggiungere altro testo
scritto, nella prossima versione, in rilascio per il 18 agosto, sarà inserita la dicitura “la presente
determinazione è esecutiva con l’apposizione della firma digitale del ragioniere”
Tutte le altre informazioni necessarie alla composizione della determinazione devono essere
inserite prima di avviare la prima firma.
In caso di errore si torna all’inizio e si rifà da zero l’atto, conservando il testo di partenza.
Per verificare la firma digitale dell’atto o di una sua copia conforme, inviata con mezzi telematici, si
possono utilizzare gli strumenti messi a disposizione dalle varie società che si occupano della firma
digitale. Esistono numerosi software gratuiti che consentono di aprire un file firmato p7m e di
verificarne la validità della firma.
Per quanto attiene la stampa di una copia conforme dell’atto occorre in qualche modo certificare
per iscritto la qualifica delle firme apposte.
In generale per avere un sistema indipendente dai vari dispositivi è preferibile associare alla
stampa della copia cartacea del documento firmato un segnalibro speciale che riporta le
credenziali di tutte le firme, con relative qualifiche, apposte sull’atto. In tal modo la copia cartacea
riporta le qualifiche delle firme digitali apposte sul documento informatico.
Occorre porre attenzione al fatto che l’iter del flusso nel caso della firma digitale qualificata è
necessariamente più rigido del caso della firma debole. Dal momento che viene apposta la prima
firma digitale, infatti, il testo della determinazione è immodificabile. Il flusso, pertanto, deve
prevedere un passaggio obbligato alla ragioneria per la visione dell’atto e per l’accertamento degli
impegni e/o degli accertamenti prima di procedere alla sottoscrizione. Anche in questo caso la
ragioneria ha facoltà di rimandare, motivando, all’estensore l’atto; come chiarito in precedenza
dopo la modifica l’iter riprende il ciclo di approvazione.
In definitiva, per poter adempiere a quanto richiesto dalla nuova normativa, sarà necessario
disporre di:
Software di gestione del protocollo informatico configurato correttamente ed istallato, anche solo
con il modulo WEB, presso tutti gli uffici dell’Ente deputati a gestire atti e/o documenti
Scanner di buona qualità per la scansione e digitalizzazione dei documenti in arrivo e dei relativi
allegati
Stampante di etichette non removibili per la loro apposizione sui documenti protocollati in arrivo
e/o partenza
Software di gestione delle delibere/determinazioni correttamente istallato presso tutti gli uffici
abilitati a tale gestione
Software di gestione dell’Albo Pretorio on-line
Firma digitale per tutti i dipendenti che abbiano la necessità di apporre la loro firma ai documenti
informatici
Servizio di conservazione sostitutiva a norma almeno dei documenti informatici sopradescritti
Novità più importante, che si prospetta per l’ente, a parte il fatto di poter disporre dei software e
delle attrezzature descritte è l’obbligo di classificare i documenti e di creare i fascicoli per ogni
pratica onde poter reperire facilmente ogni altro atto, ad essa associato, prodotto o ricevuto dalla
stessa PA.
Al riguardo riteniamo indispensabile che per meglio adempiere ai dettami del D.P.C.M. 2014
venga deliberata una attività ricognitiva sulla situazione amministrativa interna e sulla attuale
gestione dei flussi documentali di ciascun Ente che abbia il risultato di proporre le migliori
soluzioni tecnico-gestionali
Casi particolari
Se l’Ente non dispone del software di gestione della segreteria (delibere-determinazioni) può, in
attesa di dotarsi di tale software, comporre gli atti attraverso word e successivamente firmare i
pdf opportunamente stampati che poi andranno inviati in conservazione sostitutiva.
Se l’Ente ha abilitato la conservazione sostitutiva con ASMENET o altro gestore diverso da Maggioli
dovrà trasmettere manualmente i documenti firmati digitalmente al software Asmenet, così come
fa attualmente con il registro di protocollo, non essendo previsto né realizzabile alcun
automatismo in tale collegamento.
Per ogni eventuale ulteriore chiarimento e/o preventivo sono a disposizione il sig. Francesco
Cannataro 0984/793502-791563 320 9190556 il sig. Luca Garofalo e l’ing. Vittorio Catanzaro che
rispondono ai numeri telefonici della Bit