Procedure - slide di presentazione

DEFINIZIONI
ISO 9000
Vision
2000
Procedura: documento prescrittivo, avente l’obiettivo di
garantire l’efficienza e l’efficacia del sistema di gestione
attraverso la standardizzazione del percorso da seguire
per il raggiungimento di uno scopo, indicando le attività
necessarie, le modalità e le responsabilità.
Può rimandare la descrizione delle modalità, se molto
dettagliate, a documenti di livello inferiore, le istruzioni
operative
Istruzione Operativa: documento prescrittivo, che
descrive nel dettaglio le operazioni da effettuare per
eseguire una determinata operazione/ attività
IMPORTANZA
DELLE PROCEDURE
ISO 9000
Vision
2000
Le procedure permettono di:
· prevenire possibili errori e deviazioni; ottenere
riproducibilità attraverso la standardizzazione delle
operazioni di esecuzione e di verifica
· contenere la propensione generale alla creazione di
differente documentazione sullo stesso argomento
· formare ed informare il nuovo personale riguardo ad
un compito
· delimitare in modo chiaro le interfacce di
responsabilità
LE PROCEDURE
ISO 9000
Vision
2000
Indicano generalmente:
lo scopo di una attività
ciò che deve essere fatto:
chi lo deve fare
quando
come (materiali, attrezzature, criteri)
I momenti di verifica e le informazioni/ dati che devono
essere registrati a fronte degli stessi ed i documenti di
registrazione da utilizzare
Ha senso definire come e
perché si deve pulire una
sala operatoria e chi lo
deve fare?
1
3
Penso sia
importante, anzi
indispensabile!
2 Il buon senso e
l’esperienza cosa vi
dicono?
Allora la 4
procedura va
fatta!
ag.
ip
Ved
QUANTE
PROCEDURE SI
DEVONO SCRIVERE?
STRUTTURA
DELLE PROCEDURE
1. Scopo/Obiettivi
1.1.Scopo
1.2.Obiettivi
2.Campo di applicazione
3.Modifiche alle revisioni precedenti
4.Definizioni
5.Matrice delle Responsabilità/Attività
6.Il Diagramma di flusso
7.Descrizione delle Attività
8.Riferimenti e Allegati
8.1.Riferimenti
8.2.Allegati
9.Indicatori/Parametri di Controllo
10.Lista di Distribuzione
STRUTTURA
DELLE PROCEDURE
Scopo: perché viene sviluppata e cosa si prefigge
Obiettivi: gli obiettivi che si raggiungono attraverso la
corretta applicazione delle attività descritte in procedura,
ovvero gli eventi indesiderati che si vogliono evitare
Campo di applicazione: le strutture che devono
applicare la procedura e le situazioni in cui si applica
Modifiche:
storia
modifiche
documento
modificate, tipo e natura delle modifiche)
(pagine
STRUTTURA
DELLE PROCEDURE
Definizioni: la descrizione per esteso delle sigle proprie
del linguaggio tecnico e delle abbreviazioni che vengono
utilizzate nel testo
Matrice di Responsabilità/Attività: indica chi è
responsabile di una specifica attività (chi fa/cosa secondo
la sequenza temporale delle attività)
Diagramma di flusso: rappresentazione grafica della
sequenza delle attività all’interno del processo definito con
le interdipendenze e le relazioni (simboli convenzionali)
STRUTTURA
DELLE PROCEDURE
Descrizione attività: descrizione testuale di tutte le
attività rappresentate nel diagramma di flusso (dettaglio
modalità operative)
Riferimenti: documenti a monte (leggi, direttive, linee
guida, pubblicazioni, ecc.) che regolano o descrivono
l'attività in oggetto e documenti di pari grado (altre
procedure) che gestiscono processi collegati.
Allegati: documenti correlati alla procedura
Indicatori: indicatori per monitorare e valutare le attività
CHI FA…?
Per chiarire le
responsabilità riducendo le
conflittualità e l’anarchia
PERCHÉ…?
Per comprendere lo
scopo di un’attività
QUANDO…?
Per identificare i
tempi (inizio, fine,
durata, scadenze)
COSA…?
Per definire le singole
attività all’interno di un
processo complesso
DOVE…?
Per specificare il
luogo dove viene
svolta quell’attività
COME…?
Per definire ed
evidenziare le modalità
d’esecuzione di
quell’attività
SIMBOLOGIA DI BASE PER LA DESCRIZIONE DI UN
PROCESSO MEDIANTE DIAGRAMMA DI FLUSSO
Input del processo
Azione
Documento
Decisione
Azione
Azione
Azione
Output del
processo
Matrice delle Responsabilità/Attività
Figure
responsabili
Attività
1
2
3
4
5
6
7
8
Figura
1
Figura2
Figura
3
Figura4
Figura_
n
Strumenti di
lavoro
(documenti,
cartelle, schedari,
protocolli, linee
guida, strumenti,
ecc.)
IDENTIFICAZIONE
DELLE PROCEDURE
È il mezzo per l’individuazione in modo
univoco delle procedure stesse
Deve essere predisposta e mantenuta
per ogni procedura del sistema di
gestione
RINTRACCIABILITA’
DELLE PROCEDURE
È la capacità di seguire la l’ubicazione di
una procedura o il suo luogo d’impiego
E’ anche la capacità di ricostruire la
storia delle modifiche apportate alla
procedura stessa
IDENTIFICAZIONE E
RINTRACCIABILITA’ DELLE PROCEDURE
L’identificazione è assicurata da:
CODICE
NUMERO DI REVISIONE
La rintracciabilità è assicurata da:
ELENCO DEI DOCUMENTI IN VIGORE
LISTE DI DISTRIBUZIONE
PAGINA DELLE MODIFICHE
Identificazione
CODICE DELLE PROCEDURE
PT24
Il codice è costituito da 13 caratteri così distribuiti:
2
caratteri
Tipo di
Document
o
2
cifre
N°
progressivo
3
caratter
Struttur
i
a
3
caratteri
Dipartimen
to
3
caratteri
UO/Servizi
(*)
o
Rintracciabilità
ELENCO
DEI DOCUMENTI IN VIGORE
PT24
Elenco di tutti i documenti del sistema applicati
(validi) indicando almeno:
codice
(titolo)
numero di revisione
(data di approvazione)
ambito o reparto o ufficio di applicazione
Rintracciabilità
LISTA DI DISTRIBUZIONE
PT24
Serve a mantenere evidenza delle persone a cui
un documento è stato consegnato
Contiene le seguenti informazioni:
codice
(titolo)
numero di revisione
(data di approvazione)
numero di copie
nome della persona
CICLO DI VITA
DELLE PROCEDURE
fase di redazione
fase di verifica
fase di approvazione
emissione/ distribuzione
gestione delle modifiche
Chi deve fare le
procedure?
Mah! Le faccio fare
da un consulente…
faccio prima!
Poi dicono che
non ci sono soldi
per le
incentivazioni ai
dipendenti…
Far fare le procedure su
cose che faccio io da un
consulente che chissà
quanto costa… e che
ogni momento è qui a
farsi spiegare le cose!
Farei prima a farle io e
verrebbero anche
meglio!
Hai visto? La
procedura è
sbagliata! Io gli ho
spiegato bene, ma
lui non essendo del
mestiere non ha
capito!