Note esplicative-RIVISTE GEMEAZ 3

II° Parte
Servizio Ristorazione Scolastica - A.S. 2012-2013
Note esplicative sul sistema informatizzato di gestione pasti e pagamenti
A partire dal 01/10/2009 con l’attivazione del nuovo contratto d’appalto del Servizio di Ristorazione Scolastica comunale con la ditta
Gemeaz sono state individuate nuove modalità di prenotazione e pagamento dei pasti, attraverso un moderno sistema informatizzato.
ATTENZIONE: DALL’ANNO SCOLASTICO 2012 / 2013 E’ PREVISTO IL PAGAMENTO ANTICIPATO DEI PASTI
a) FUNZIONAMENTO DEL SISTEMA INFORMATIZZATO
Tutti gli utenti che presentano richiesta di iscrizione al Servizio Ristorazione Scolastica comunale vengono registrati
sul sistema informatizzato Iphonecall (ex Aneva) con i propri dati anagrafici, compresi recapiti telefonici.
A tutti gli Utenti, registrati per l’anno scolastico 2012/2013 nel sistema Iphonecall, verrà inviato un sms di benvenuto
il 1 settembre. Per eventuali iscrizioni successive l’sms sarà inviato subito dopo l’avvenuta iscrizione.
La modalità di prenotazione dei pasti è automatica: ciascun bambino, in base al calendario scolastico (rientri, gite ecc.)
ha il pasto prenotato in mensa tutti i giorni in cui la sua classe fa scuola. In caso di malattia o altro impedimento la
famiglia dovrà comunicare l’assenza disattivando così la prenotazione per un solo giorno o per un periodo di tempo
più lungo. La disattivazione della prenotazione avviene con una semplice telefonata secondo le modalità sotto indicate.
b) PRENOTAZIONE/DISATTIVAZIONE DEI PASTI
All’atto dell’iscrizione al servizio il genitore indica uno o più numeri telefonici dai quali intende effettuare le
telefonate per segnalare le assenze del proprio bambino con conseguente cancellazione dei pasti. Si ribadisce che il
genitore dovrà segnalare le assenze, perché altrimenti il sistema informatizzato considera il bambino sempre presente
in mensa, secondo il calendario scolastico.
La mancata segnalazione dell’assenza comporta da parte della ditta Gemeaz la messa in produzione del pasto con
relativo addebito all’utente.
ASSENZA GIORNALIERA
In caso di assenza giornaliera la telefonata di cancellazione del pasto deve essere effettuata dalle ore 18:00 del giorno
antecedente sino alle ore 09:00 del giorno di consumo del pasto ai numeri telefonici di seguito indicati a seconda che
si tratti di assenza giornaliera del 1°, 2°, 3°, 4° figlio che utilizza il servizio. Infatti nel caso di una pluralità di figli che
utilizzano il servizio, il sistema informatizzato associa ad ogni bambino (collegato al medesimo genitore) uno
specifico numero telefonico. Il figlio maggiore iscritto al servizio mensa è considerato primo figlio, per gli altri
l'ordine è decrescente (dal più vecchio al più giovane).
Numeri di telefono per l’assenza giornaliera:
Primo Figlio: 049.9985161
Secondo figlio: 049.9985162
Terzo figlio: 049.9985163
Quarto figlio: 049.9985195
La chiamata è del tutto gratuita e non prevede la risposta di un operatore, ma una volta digitato il numero, all’altro
capo del telefono si udirà un segnale di libero e poi si interrompe la comunicazione, ciò significa che la chiamata è
andata a buon fine e che l’assenza è stata registrata. Se il genitore vuole avere un'ulteriore conferma dell’avvenuta
registrazione può effettuare una seconda volta la chiamata (a pagamento); in questo caso si attiva una comunicazione
vocale che lo avvisa che la prima registrazione dell'assenza è andata a buon fine.
I genitori che hanno comunicato un indirizzo di posta elettronica all’atto dell’iscrizione, al momento della
comunicazione dell’assenza giornaliera, riceveranno una e-mail di conferma della corretta comunicazione.
ASSENZA PROLUNGATA
La telefonata di attivazione dell’assenza prolungata deve essere fatta dalle ore 18:00 del giorno antecedente sino alle ore 09:00 del
giorno di consumo del pasto ai numeri telefonici di seguito indicati a seconda che si tratti di assenza prolungata del 1°, 2°, 3°, 4° figlio
che utilizza il servizio.
Attivazione/disattivazione assenza prolungata:
Primo Figlio: 049.9985164
Secondo figlio: 049.9985165
Terzo figlio: 049.9985166
Quarto figlio: 049.9985196
Anche in questo caso la chiamata è del tutto gratuita e non prevede la risposta di un operatore; una volta digitato il
numero, all’altro capo del telefono si udirà un segnale di libero e poi si interrompe la comunicazione; ciò significa che
il servizio è stato disattivato e rimarrà tale fino a quando un’altra telefonata, allo stesso numero, lo riattiverà.
Questo permette al genitore di sospendere per un periodo prolungato l'accesso al servizio di mensa senza chiamate
quotidiane e di poterlo riattivare secondo necessità, semplicemente, con un’altra telefonata.
I genitori che hanno comunicato tra i recapiti un numero di cellulare e/o un indirizzo di posta elettronica, al momento
dell’attivazione/disattivazione dell’assenza prolungata, riceveranno un messaggio/e-mail di conferma dell’avvenuta
attivazione/disattivazione.
ATTENZIONE: la telefonata di assenza prolungata vale per il singolo anno scolastico!!
Modalità di chiamata
Il sistema informatizzato registra tutte le chiamate pervenute, anche dai telefoni cellulari, purché non utilizzati con la
schermatura del numero chiamante (chiamata anonima).
E’ importante che la telefonata di cancellazione del pasto venga effettuata tassativamente all’interno degli orari sopra
indicati, perché oltre quel termine parte in automatico l’ordine dei pasti che Gemeaz dovrà mettere in produzione quel
giorno, per ciascun refettorio scolastico.
Partiranno in automatico dei messaggi vocali in caso di telefonate effettuate in modo non adeguato (es. chiamata da
numero non registrato, da numero schermato, chiamata fuori orario, chiamata per figlio non collegato).
In caso di mancata segnalazione dell'assenza, tramite telefonata con le modalità sopra riportate, verrà addebitato il
costo del pasto. Il pasto sarà addebitato anche nel caso in cui il figlio venga ritirato da scuola durante la mattinata prt
qualsiasi motivo.
Verifica conteggio pasti addebitati
1) Chi ha accesso ad Internet, può sempre verificare la situazione del proprio figlio (pasti addebitati, saldo a credito o a debito)
collegandosi al sito internet scuole.pastel.it utilizzando i codici di accesso consegnati da GEMEAZ con l’invio della prima
comunicazione:
COMUNE : F443
LOGIN:
PASSWORD :
con la possibilità di segnalare gli eventuali errori direttamente dal sito internet nella sezione “Richiedi modifiche”.
2) Chi non dispone di un accesso internet, potrà recarsi all’Ufficio Servizi Educativi e Trasporto scolastico del Comune
durante gli orari di sportello per richiedere la verifica della propria posizione e avere una stampa del numero di pasti
prenotati/consumati, con l'indicazione dell'eventuale saldo a credito o debito.
Verifica della corretta comunicazione delle assenze
Al fine di agevolare ulteriormente l’attività di verifica è consultabile anche una pagina web dove e' possibile
verificare le chiamate delle ultime 24 ore: http://scuole.pastel.it/lastlog.php
Attraverso questo ulteriore strumento potrete controllare personalmente, qualora abbiate qualche dubbio sul risultato
della chiamata, l’effettiva riuscita della comunicazione. Sul sito troverete infatti pubblicato l’esito delle vostre
telefonate. Così se accanto alla chiamata in questione vedrete la dicitura "[KO] Chiamata Fuori Orario", significa che
questa non è andata a buon fine in quanto, avete telefonato fuori dall'orario previsto. Se al contrario troverete OK, la
telefonata è riuscita. In questo modo avrete anche una prova certa del corretto funzionamento del servizio e dei numeri
assegnati.
c) PAGAMENTI E SOSPENSIONE DAL SERVIZIO.
c1) Importo da pagare
Il pagamento deve avvenire in via anticipata rispetto alla fruizione dei pasti.
A chi utilizza il sistema RID, verrà inviato l’importo da pagare su base mensile a mezzo SMS.
Il RID sarà considerato attivo soltanto dopo aver ricevuto l'SMS di conferma da parte del sistema.
Chi utilizza altri sistemi di pagamento (POS o bonifico) può effettuare versamenti di qualsiasi importo e con qualsiasi
cadenza a condizione che il saldo sia sempre positivo, pena la sospensione dal servizio di cui in appresso.
Per le eventuali somme a credito a fine anno o in caso di disdetta del servizio mensa, vedasi paragrafo “credito a fine
anno scolastico” sotto riportato.
c2) Sospensione dal servizio in caso di saldo negativo
in caso di saldo negativo scatterà la procedura per la sospensione dal servizio che verrà comunicata con le modalità seguenti:
Per gli Utenti che pagano con sistema POS o Bonifico Bancario:
1.
segnalazione del credito residuo: un SMS alla soglia dei 20 Euro di saldo positivo, avviserà che il credito è
sufficiente sino al giorno ___ (tenendo conto del numero componenti nucleo iscritti al servizio e dei giorni di rientro);
2.
segnalazione di credito esaurito e di sospensione dal servizo: un SMS verrà inviato a credito zero e
contestualmente sarà inoltrata una raccomandata di sollecito e di sospensione dal servizio alla famiglia, (di ciò saranno
informati anche il Comune di Montebelluna e gli Istituti scolastici). Sia nell’sms che nella raccomandata sarà precisato
che il bambino, in mancanza di ricarica, potrà accedere alla mensa sino al settimo giorno di calendario successivo
all’invio dell’SMS e che sarà onere del genitore vigilare il bambino nel periodo di pausa pranzo prelevandolo
da scuola a partire dalla data indicata nell’sms e nella raccomandata.
3.
sospensione dal servizio: un SMS verrà inviato allo scadere del termine di cui al punto precedente con cui si
comunicherà che il bambino non potrà più accedere alla mensa fino a nuova ricarica e che sarà onere del genitore
vigilare nel periodo di pausa pranzo (ritiro da scuola).
Per gli Utenti che utilizzano il sistema RID :
1.la procedura sarà attivata in caso di mancato pagamento, a partire dal punto 2 del precedente paragrafo
Alle famiglie che non hanno comunicato all'atto dell'iscrizione o della conferma di iscrizione un numero di cellulare le
comunicazioni inerenti la sospensione del servizio verranno inviate via e.mail. Le famiglie che non abbiano
comunicato né cellulare, né e-mail, o non ne dispongano, saranno contattate telefonicamente, con addebito del costo
della chiamata.
Le spese di spedizione delle lettere raccomandate definite in 5,00 € per singolo invio saranno a carico delle famiglie,
aggiunte direttamente a sistema nel momento dell’invio della stessa.
In caso di contestazioni delle famiglie circa il credito disponibile, farà fede il dato riportato a sistema, almeno fintanto che non sia
definita la controversia tra famiglia e Gemeaz Elior Spa.
C3) Rientro in mensa dopo la sospensione.
La riammissione al servizio mensa decorrerà dall’avvenuta ricarica che riporti il saldo in area positiva (compreso il
pagamento dell’importo non pagato e delle spese di spedizione della raccomandata). L’utente sarà riammesso a partire
dal giorno stesso qualora il pagamento sia effettuato con sistema POS entro le ore 9,00 del mattino; dal giorno
successivo per pagamenti POS effettuati dopo le ore 9,00; in caso di pagamenti tramite bonifico dal giorno successivo
alla presentazione dell’avvenuto pagamento allo sportello dell’Ufficio scuole negli orari previsti o dal giorno in cui la
Gemeaz Elior Spa riceva evidenza del nuovo pagamento sul proprio conto bancario.
All’Utente sarà comunicato via sms la riammissione al servizio mensa. Contestualmente saranno avvisati il Comune e
gli Istituti scolastici.
C4) Rateizzazione del debito pregresso
Eventuali debiti accumulati negli anni scolastici precedenti potranno essere rateizzati con modalità da concordare; sarà previsto un
piano di rientro ed il bambino potrà accedere alla mensa solo se tale piano non sarà disatteso dalla famiglia.
L’utente dovrà presentarsi all’Ufficio Scuole nei giorni di presenza di personale della Gemeaz (vedi ultimo punto delle presenti note)
e sottoscrivere un piano di rientro che sarà concordato tra le parti.
Modalità di pagamento
Il pagamento dei pasti può avvenire tramite le seguenti modalità (comunicate nel modulo di iscrizione al Servizio):
1.
con addebito in c/c bancario (R.I.D.), seguendo le istruzioni disponibili sul sito, con costo aggiuntivo variabile a seconda
delle condizioni applicate dalla VS. banca, come avviene con le bollette di telefono, luce, acqua, ecc.; il modulo RID è disponibile dal
vostro accesso WEB utilizzando login e password che vi verranno consegnate con il primo bollettino, cliccando alla voce “propri
dati” e successivamente “stampa modulo rid”.
Nel caso adotti questa modalità di pagamento, l'utente è sempre ammissibile alla mensa, salvo sospensione per qualsiasi causa dei
pagamenti.
Su richiesta si potrà ricevere l’estratto conto dei pasti e dei versamenti tramite e-mail o presentandosi allo sportello dell’ufficio scuole.
tramite bonifico bancario, utilizzando il seguente IBAN: IT 58 B 05728 01608 664570 928693 specificando nella
causale il numero di telefono comunicato al momento dell'iscrizione al servizio mensa. Si avvisano gli utenti che i tempi per
accreditare i pagamenti nel sistema informatizzato dipendono dagli istituti bancari. Pertanto, nel caso in cui il residuo credito sia
limitato, per non incorrere nella procedura di sospensione è necessario comunicare il pagamento come indicato al punto C3.
2.
3. Presso uno dei punti vendita convenzionati, sotto riportati, con pagamento in contanti. Questa modalità di pagamento è
TOTALMENTE GRATUITA per l’utenza . Le ricariche potranno essere fatte per qualsiasi importo maggiore a 5,00 €:
Negozio CRAI Tabaccheria – Ric. Lotto CABERLOTTO ALFONSINA - Via S. Andrea 83 – Mb - Tel. 0423/603754
PANE CAFFETTERIA – Via Conte, 59 - Montebelluna (Contea) tel. 0423-605209
CARTOLERIA CARTA E PENNA - Viale P. Bertolini 29/B – Montebelluna (Centro) tel/fax 0423/605625
“STAND UP” – Cartoleria tabaccheria Riv. - Via Monte Piana 2– Montebelluna - tel/fax 0423/602939
BAZAR MILANESE GIOCATTOLI - Via Dante Alighieri 10 - Montebelluna (Centro) - tel/fax 0423/601443
EDICOLA INEDITO – Via Caonada 10/G – Montebelluna (Caonada) tel 0423-614187
Credito a fine anno scolastico
1)Per gli alunni che proseguiranno la scuola in uno dei plessi in cui è attivo il Servizio di Ristorazione Scolastica
comunale, l'eventuale saldo a credito rimarrà a disposizione per l'anno scolastico successivo.
2) Gemeaz restituirà, senza richiesta, eventuali crediti a tutti gli Utenti i cui iscritti abbiamo esaurito il ciclo scolastico
(scuola secondaria di primo grado o scuola primaria )
3) Gemeaz restituirà eventuali crediti a tutti gli Utenti che ne faranno richiesta (es: cambio istituto, ritiro da scuola,
trasferimento….).
Il credito residuo per i casi di cui ai punti 2 e 3 sarà messo a disposizione da personale Gemeaz presso lo sportello
“ufficio scuole”
Per aggiornamento dati o per informazioni/reclami relativi ai pagamenti e alla prenotazione dei pasti.
Le segnalazioni ed eventuali aggiornamenti o modifiche dei dati (es. nuovi numeri di telefono di riferimento,
variazione indirizzo, cambio scuola, ecc.) , richieste, reclami, segnalazioni dovranno essere effettuate telefonando al
numero 049-7968866 e lasciando un messaggio in segreteria telefonica, o tramite messaggio e-mail all'indirizzo
[email protected] e indicando il numero di telefono come identificativo oppure tramite l'invio di sms ai seguenti
numeri:
Tim +393382154951
Tre +393932245583
Wind + 393206326710
Vodafone +393926472873
La risposta sarà inviata via sms o via e-mail. da parte della ditta entro 48 ore lavorative. La ditta si riserva di contattare
direttamente gli Utenti per eventuali chiarimenti.
Per un supporto alle famiglie sarà disponibile personale Gemeaz presso lo sportello dell’Ufficio Servizi Educativi e
Trasporto scolastico del Comune di Montebelluna durante tutto l’anno scolastico:
*nei mesi di settembre/ottobre/marzo/aprile: lun/merc./ven. dalle 9.00 alle 12.45
merc. pom.
dalle 17.00 alle 18.45;
*negli altri mesi: mercoledì mattina e pomeriggio nell’orario di apertura al pubblico sopra indicato.
In particolare si potranno ricevere informazioni e chiarimenti sul sistema informatizzato, effettuare segnalazioni e
reclami, questi ultimi utilizzando l'apposito modulo, nonchè comunicare modifiche dei propri dati.