026_06 Procedura di correzione errori su SDO

ASL - VITERBO
Staff di Direzione Strategica
Sistemi Informativi ed Informatici Aziendali
Via San Lorenzo 101, 01100 Viterbo tel. 07613391
Dirigente Responsabile :
Dott. Claudio Terranova
Protocollo nr°: 026_06
Viterbo: 23 febbraio 2006
Alle Direzioni Sanitarie
P.O. Acquapendente
Belcolle
Civita Castellana
Montefiascone
Ronciglione
Tarquinia
Loro Sedi
Oggetto:Procedura di correzione errori su SDO e/o Verbali di Pronto Soccorso.
Facendo proprio il suggerimento comunicato ai direttori e ai coordinatori delle UU.OO., agli
operatori dell’ufficio Accettazione Ricoveri Programmati ed agli operatori dell’ufficio flussi
informativi P.O.C., con nota della Direzione Sanitaria del Polo Ospedaliero Centrale n. 1924 del 5
maggio 2003 di pari oggetto si dispone che in ogni presidio della ASL di Viterbo ogni correzione
derivante da errori di inserimento delle SDO debba seguire la seguente procedura:
I coordinatori delle Unità Operative al momento dell’accettazione del paziente in reparto devono
accertare la correttezza e la completezza delle informazioni riportate sul cartaceo che accompagna il
paziente (leggasi SDO e Verbale di pronto soccorso se presente). Nel caso di riscontro di errori
(anagrafici, errata attribuzione di U.O., data e ora di ricovero, e/o altri…) dovranno annotare
l’errore rilevato a fianco del nominativo del paziente sul foglio movimento giornaliero di reparto,
che deve essere inviato ogni giorno all’ufficio preposto alla registrazione delle cartelle cliniche.
Contestualmente, se il paziente proviene dal P.S. dovranno notificare l’errore riscontrato al
coordinatore del P.S. stesso. Sul cartaceo (SDO ed eventuale Verbale di PS) l’errore, che deve
essere mantenuto leggibile, verrà evidenziato con un numero, e, a fondo pagina, verrà riportato il
numero e il valore esatto della correzione nonché firma, data e timbro.
L’ufficio preposto alla registrazione delle cartelle che riceve la segnalazione, a seconda della
tipologia dell’errore dovrà seguire le procedure di seguito indicate:
1) Errori sulle SDO provenienti da Gipse (Pronto Soccorso)
a) errori riguardanti almeno uno dei campi che interessano la generazione del
Codice Fiscale
- Cognome
- Nome
- Sesso
- Data di nascita
- Luogo di nascita
e il giorno e l’ora di ricovero
Richiedere al settore SIO (Marziantonio-Poleggi) dell’Area Sistemi Informativi e
Informatici Aziendali inviando via fax al numero 0761 237922 un documento,
firmato dal Direttore Sanitario o facente funzioni, contenente le indicazioni
precise sulle correzioni da effettuare (dato errato e dato corretto, numero SDO,
Numero Verbale di PS). Il settore SIO provvederà alla correzione del dato sulle
basi dati (Sirio-Gipse) .
b) Errori riguardanti il reparto di ricovero, il regime di ricovero, dati anagrafici no n
riguardanti il codice fiscale:
L’ufficio preposto alla registrazione delle cartelle può autonomamente
provvedere alla correzione del dato previa autorizzazione del Direttore
Sanitario o facente funzioni. Nella eventualità che il dato da correggere interessi
anche il Pronto Soccorso occorre procedere come al punto a).
c) Altri errori riguardanti la parte Pronto Soccorso (Gipse):
Il Pronto Soccorso che ha rilevato un qualsivoglia errore non previsto nei punti a)
e b), sui Verbali che hanno generato una SDO, dovranno recuperare la SDO
(cartaceo) dal reparto e, su richiesta motivata del Responsabile di Pronto
Soccorso, richiederne l’annullamento alla Direzione Sanitaria la quale
autorizzerà l’ufficio preposto all’annullamento. Il Pronto Soccorso procederà
come previsto al successivo paragrafo “Errori su verbali di Pronto Soccorso”.
2) Errori su SDO provenienti da Accettazione Amministrativa.
(Attualmente la procedura di accettazione amministrativa, che permette la registrazione dei ricoveri
programmati, i ricoveri d’elezione ed i ricoveri in Day-Hospital, Day-Surgery e One-Day-Surgery
senza il passaggio al PS, è attiva solo presso la Struttura Ospedaliera di Belcolle. Ove le risorse
strutturali ed umane lo consentano, sarebbe opportuno attivare tale procedura presso tutte le altre
strutture ospedaliere aziendali).
a) errori riguardanti almeno uno dei campi che interessano la generazione del
Codice Fiscale
- Cognome
- Nome
- Sesso
- Data di nascita
- Luogo di nascita
Richiedere al settore SIO (Marziantonio-Poleggi) dell’Area Sistemi Informativi e
Informatici Aziendali inviando via fax al numero 0761 237922 un documento,
firmato dal Direttore Sanitario o facente funzioni, contenente le indicazioni
precise sulle correzioni da effettuare (dato errato e dato corretto, numero SDO).
Il settore SIO provvederà alla correzione del dato sulla base dati (Sirio).
b) Per tutti gli altri errori l’ufficio preposto alla registrazione delle cartelle può
autonomamente provvedere alla correzione del dato previa autorizzazione del
Direttore Sanitario o facente funzioni.
Errori su verbali di Pronto Soccorso.
Per gli errori di registrazione di verbali di pronto soccorso di accessi che non hanno generato una
SDO e/o che debbano comunque essere riaperti, le correzioni devono essere effettuate presso
l’unità di Pronto Soccorso stessa provvedendo a riaprire la scheda.
Si ricorda che una scheda di Pronto soccorso può essere riaperta solo dal medico che ha chiuso il
caso e, nel caso di esito “ricovero ”, sarà necessario procedere come previsto al punto 1)-c).
Nell’impossibilità di reperire il titolare dell’operazione (medico di PS che ha chiuso il caso), la
normativa sulla privacy prevede che, all’interno di ogni unità operativa, sia presente un responsabile
delle password che in caso di necessità deve essere in grado di poter effettuare, con specifiche
autorizzazioni, le operazioni richieste.
Si prega voler far pervenire in forma scritta eventuali osservazioni su quanto sopra esposto.
Distinti saluti.
Il Dirigente U.O.
(Dr. Claudio Terranova)
IL DIRETTORE SANITARIO AZ.LE
Dott. Alessandro COMPAGNONI