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Codice di condotta per i partner Sommario Scopo e ambito di applicazione A. ASPETTATIVE DI UNILABS NEI CONFRONTI DEI PROPRI PARTNER 1. Integrità ed etica aziendale 2. Norme di lavoro e sociali 3. Ambiente 4. Innovazione 5. Sistemi di gestione 6. Sanzioni B. ASPETTATIVE DI UNILABS NEI CONFRONTI DEI DIPENDENTI NELLA COLLABORAZIONE CON I PARTNER Unilabs - Codice di condotta per i partner Final version _ 13.05.2013 Scopo e ambito di applicazione Unilabs si impegna a gestire la propria attività secondo metodi sostenibili dal punto di vista economico, etico, sociale e ambientale. Questo è essenziale non solo per il marchio e la reputazione di Unilabs, ma anche perché garantisce il successo a lungo termine per la nostra Società. Ecco perché Unilabs desidererebbe collaborare con i propri fornitori e agenti per condividere alcuni valori essenziali. Questo Codice di condotta per i partner (di seguito denominato "il Codice") è collegato e completa il Codice di condotta aziendale del gruppo Unilabs, che delinea le aspettative della Società relativamente al comportamento dei propri dipendenti. Il Codice di condotta per i partner evidenzia gli standard relativi all'integrità ed etica aziendale, le norme di lavoro e sociali, l'ambiente, i principi generali dei sistemi di gestione aziendali e sistemi di gestione correlati ai quali Unilabs si aspetta che fornitori e agenti si attengano. Affinché il codice venga rispettato appieno, i partner, ovvero fornitori e agenti, devono attenersi ai principi di questo codice: devono prestare la dovuta diligenza nel verificare che questi principi e aspettative vengano rispettati nelle operazioni e nelle catene di fornitura. A. ASPETTATIVE DI UNILABS NEI CONFRONTI DEI PROPRI PARTNER 1. Integrità ed etica aziendale 1.1 Conformità a leggi e normative applicabili, concorrenza leale Unilabs chiede a tutti i propri partner e subappaltatori e a tutti i dipendenti dei propri partner o subappaltatori partecipanti alla fornitura di merci o servizi a Unilabs di attenersi a tutte le leggi e normative applicabili del paese nel quale vengono effettuate le operazioni. 1.2 Concorrenza leale I partner di Unilabs devono attenersi alle leggi antitrust e anti-concorrenza, non prendendo parte alla fissazione dei prezzi o a turbative d'asta. 1.3 Divieto di indebito vantaggio Ai partner è severamente vietato avanzare offerte, pattuire e/o erogare pagamenti, servizi, regali, eventi di intrattenimento o beni di valore direttamente o indirettamente (attraverso intermediari o subappaltatori) a persone allo scopo di influenzarne le azioni o le decisioni, per assicurarsi eventuali indebiti vantaggi o per ottenere o mantenere un appalto. Cosa si intende per "beni di valore"? Per "beni di valore" si intende qualsiasi bene di valore per il destinatario. Tali beni possono comprendere: Unilabs - Codice di condotta per i partner Final version _ 13.05.2013 contanti e qualsiasi pagamento o rimborso sotto forma di spese per attività promozionali, spese per sponsorizzazione, spese per R&S, spese di consulenza, spese di commissione, tra le altre cose; oggetti diversi dai contanti quali regali, eventi di intrattenimento, gite di golf, favori, prestiti e garanzie di prestito, opportunità di investimento o di business, uso di beni immobili o apparecchiature, tessere di iscrizione prepagate, trasferimenti o assegnazione di partecipazioni sociali senza adeguata considerazione, trasporti e pagamento o rimborso di debiti; offerte di lavoro a una persona esterna influente, ai suoi familiari e amici (anche se in possesso delle qualifiche necessarie per la posizione lavorativa); concessione di servizi gratuiti; donazioni a un partito politico o a un ente di beneficienza. Non è prevista una soglia minima nella determinazione del valore. Sono vietati anche pagamenti o benefit di piccola entità se intesi come tangenti. Inoltre, la semplice offerta di un pagamento a scopo di corruzione può violare le leggi anti-corruzione, a prescindere dal fatto che il pagamento venga effettuato o meno, e a prescindere dal fatto che il destinatario di un pagamento o di un bene di valore partecipi attivamente in risposta a una promessa o pagamento. 1.3.1. Requisiti particolari per i fornitori I fornitori di Unilabs devono concorrere sulla base dei meriti dei propri prodotti e servizi, non grazie all'elargizione di regali, eventi di intrattenimento o cortesie aziendali. I fornitori devono essere consapevoli del fatto che tutti i dipendenti Unilabs hanno ricevuto indicazioni a non acconsentire a ricevere beni di valore offerti con il proposito di influenzare le azioni del destinatario legate all'attività di Unilabs. 1.3.2. Requisiti particolari per gli agenti Come già indicato, Unilabs mira al pieno rispetto della lettera e dello spirito delle leggi e delle normative che governano la corruzione e la concussione nelle giurisdizioni nelle quali opera. Pertanto, ai nostri agenti è vietato donare o offrire denaro o beni di valore alle seguenti persone ("persone esterne influenti"): - funzionari statali (secondo la definizione indicata di seguito) e relativi familiari o altre persone con le quali i funzionari statali hanno un rapporto stretto; altre persone o entità (nel settore privato o pubblico) in possesso della facoltà di decidere o influenzare le attività commerciali di Unilabs. allo scopo di influenzare le azioni o le decisioni di tali persone, per assicurarsi eventuali indebiti vantaggi o per ottenere o mantenere un appalto. Inoltre, tutti gli agenti che agiscono per o a nome di Unilabs possono, direttamente o indirettamente, non accettare, richiedere o acconsentire a ricevere beni di valore offerti con il proposito di influenzare le azioni del destinatario legate agli affari e all'attività di Unilabs. Unilabs - Codice di condotta per i partner Final version _ 13.05.2013 Chi sono i "Funzionari statali"? La definizione "Funzionari statali" comprende: tutti coloro che lavorano per (o a nome di) un governo o una delle relative agenzie. Sono compresi ufficiali eletti o nominati o dipendenti statali di qualsiasi livello, inclusi gli enti statali nazionali o locali. Sono compresi inoltre i membri di organi legislativi, amministrativi e giudiziari, nonché dipendenti di basso livello di agenzie governative, quali gli impiegati di concetto; qualsiasi funzionario o dipendente che lavora per (o a nome di) un ente di proprietà dello stato o controllato dallo stato, tra cui enti a partecipazione statale che operano nel settore commerciale (ad es., compagnie aeree, compagnie petrolifere, strutture sanitare a partecipazione statale, fondi sovrani o piani pensionistici pubblici); qualsiasi funzionario o dipendente di un istituto di istruzione pubblica o fondo di dotazione per l'istruzione pubblica; qualsiasi candidato a una carica politica (ad es. un candidato in corsa per il posto di governatore, sindaco, ecc.), funzionario o dipendente di un partito politico o un partito politico stesso; qualsiasi funzionario o dipendente di un'organizzazione internazionale pubblica (come le Nazioni Unite, la Banca Mondiale o il Fondo Monetario Internazionale). Cosa si intende per "Assicurarsi indebiti vantaggi"? "Assicurarsi indebiti vantaggi" significa che Unilabs riesce a ottenere un vantaggio che potrebbe non essere offerto ai concorrenti di Unilabs oppure altri vantaggi garantiti alla Società solo se questa effettua un pagamento illecito. Il concetto include vantaggi commerciali o finanziari, non solo un pagamento per assicurarsi una vendita o un contratto. Ad esempio, un pagamento effettuato allo scopo di persuadere un funzionario statale a non imporre una multa o un'imposta, oppure a ridurre tale multa o imposta al minimo, violerebbe la nostra politica, così come un pagamento allo scopo di evitare l'applicazione di una legge o normativa vigente. Questa politica, inoltre, proibisce la corruzione puramente commerciale senza prendere in considerazione l'eventuale partecipazione del funzionario alla transazione. Di conseguenza, i pagamenti effettuati allo scopo di influenzare la decisione di una persona o di un'azienda nel settore privato affinché la Società si aggiudichi attività commerciali violerebbero tale codice. Cosa si intende per "Ottenere o mantenere un appalto"? Quasi tutte le interazioni della Società con le persone e gli enti esterni alla Società stessa sono legate all'ottenimento o al mantenimento di un appalto. In altre parole, qualsiasi azione intrapresa dalla Società allo scopo di rimanere in attività può essere considerata effettuata con l'obiettivo di "ottenere o mantenere un appalto" (ad es. pagamento di tasse o bollette di utenze). Per questo motivo, tutti gli agenti devono garantire gli standard etici più elevati in qualsiasi azione essi intraprendano. 1.4 Conflitto di interessi I partner di Unilabs sono tenuti a divulgare tutti i potenziali conflitti di interesse, compresi quelli nei quali il partner possa essere stato coinvolto accidentalmente per via di relazioni Unilabs - Codice di condotta per i partner Final version _ 13.05.2013 aziendali o personali con clienti, altri fornitori e agenti, soci, oppure concorrenti di Unilabs o con altri dipendenti di Unilabs. 1.5 Riservatezza La riservatezza è un elemento chiave nella collaborazione con Unilabs. I partner devono proteggere e non divulgare informazioni private o riservate che potrebbero essere usate dai concorrenti o risultare dannose per Unilabs e i propri clienti, se divulgate. I partner sono tenuti a comunicare immediatamente al proprio referente Unilabs l'eventuale divulgazione o perdita effettiva o sospetta di informazioni riservate relative a Unilabs. 1.6 Uso del nome e dei marchi Unilabs I partner non possono utilizzare nome, marchi, copyright, segreti commerciali e altre proprietà intellettuali di Unilabs se il relativo impiego non è stato precedentemente approvato per iscritto dal proprio referente Unilabs. I partner sono tenuti a mantenere la propria relazione con Unilabs riservata, a meno che la divulgazione non sia stata precedentemente approvata e autorizzata dal proprio referente Unilabs. 1.7 Uso delle risorse e dei beni di Unilabs La proprietà e le risorse di Unilabs sono beni di grande valore. I partner sono responsabili della protezione della proprietà di Unilabs e dell'uso delle risorse solo agli scopi aziendali previsti da Unilabs. Non è consentito prelevare, vendere, donare, utilizzare la proprietà per scopi non aziendali né cederla, salvo approvazione specifica per iscritto fornita al partner da un rappresentante autorizzato. 2. Norme e pratiche sul luogo di lavoro Fornitori e agenti devono assicurare condizioni di lavoro eque, in particolare nei campi seguenti: 2.1 Lavoro minorile Ai sensi dell'Articolo 32 della Convenzione ONU sui diritti dell'infanzia, i bambini non devono essere costretti ad alcun lavoro che comporti rischi per la loro salute, la loro educazione e il loro sviluppo. I requisiti pertinenti relativi all'età minima sono stabiliti nelle Convenzioni dell'Organizzazione internazionale del lavoro (OIL) (in particolare la Convenzione n. 138 sull'età minima per l'ammissione all'impiego, la quale, negli Articoli 2 della Sezione 3 stabilisce il principio secondo il quale l'età minima non deve essere inferiore a quella stabilita per il completamento dell'istruzione scolastica obbligatoria e, comunque, non inferiore ai 15 anni). 2.2 Lavoro liberamente scelto I partner non devono ricorrere al lavoro coatto e devono dare a tutti i dipendenti la possibilità di lasciare il proprio posto di lavoro liberamente con un ragionevole preavviso. 2.3 Trattamento umano I partner devono garantire un luogo di lavoro privo di trattamenti duri e/o disumani. I diritti umani devono essere rispettati e nessun dipendente deve essere vittima di molestie, punizioni fisiche o mentali o altre forme di abuso. Unilabs - Codice di condotta per i partner Final version _ 13.05.2013 2.4 Discriminazione I partner devono evitare la discriminazione sul lavoro basata su genere, razza, paese di origine, colore della pelle, lingua, religione, convinzioni politiche, appartenenza sindacale, orientamento sessuale, stato civile, età e disabilità. 2.5 Salute e sicurezza I partner devono garantire un ambiente di lavoro sicuro senza alcun rischio per la salute e conforme a tutte le leggi locali applicabili. 2.6 Condizioni di lavoro e salario I partner sono tenuti a fornire ai propri dipendenti orari di lavoro giornalieri e settimanali ragionevoli. Devono garantire un salario equo e rispettare le normative locali in materia di salari e/o gli accordi collettivi, e ove questi non siano disponibili, offrire un compenso che consenta almeno di soddisfare i bisogni fondamentali. 2.7 Libertà di associazione I partner devono rispettare il diritto dei lavoratori alla libertà di associazione e alla negoziazione collettiva. 2.8 Divieto di lavoro clandestino I partner devono astenersi dall'offrire lavoro clandestino (ovvero qualsivoglia lavoro come dipendente o lavoratore autonomo svolto in violazione completa o parziale dei requisiti legali applicabili). 3. Ambiente (solo per i fornitori) I fornitori devono attenersi a tutti i requisiti legali applicabili, nonché a qualsivoglia norma del settore, accordo e linea guida relativa all'ambiente e alla sostenibilità. I fornitori devono garantire che in tutte le proprie sedi siano in atto programmi relativi a: - gestione dei rifiuti, - prevenzione dell'inquinamento, - riduzione delle emissioni di gas, - gestione delle risorse. 4. Innovazione (solo per fornitori) Per Unilabs e le proprie aziende, sostenere l'innovazione costante è un elemento imprescindibile e fondamentale, pertanto i fornitori sono tenuti a contribuire all'impegno di Unilabs presentando soluzioni all'avanguardia e fornendo a Unilabs la possibilità di visionare anticipatamente e accedere a prodotti e servizi innovativi. Unilabs - Codice di condotta per i partner Final version _ 13.05.2013 5. Sistemi di gestione I partner sono tenuti a implementare sistemi di gestione interna in grado di mantenere la conformità ai contenuti del presente Codice di condotta per i partner. 5.1 Valutazione dei requisiti legali e delle norme del settore I sistemi di gestione devono essere progettati secondo metodi che garantiscano la conformità ai requisiti legali, alle normative e alle norme comuni del settore. 5.2 Valutazione dei rischi e gestione dei rischi I partner sono tenuti a implementare meccanismi atti a individuare e gestire i rischi in tutte le aree interessate dal presente Codice di condotta per i partner e tutti i requisiti legali applicabili. 5.3 Comunicazione e formazione I partner devono disporre di mezzi di comunicazione e/o programmi di formazione appropriati allo scopo di garantire che i propri dirigenti e dipendenti raggiungano un livello adeguato di conoscenza e comprensione dei principi e delle aspettative specificate nel presente Codice. 5.4 Documentazione I partner devono conservare una documentazione adeguata che dimostri la conformità al presente Codice e permettere a Unilabs la verifica, su richiesta, di detta documentazione. Essi devono, inoltre, esortare i propri subappaltatori a conservare questa documentazione. 5.5 Verifiche 5.5.1 Partner Ai partner può essere richiesto di fornire informazioni atte a garantire la conformità alle leggi e normative applicabili e ai principi e alle aspettative specificate nel presente Codice. Unilabs incoraggia inoltre i partner a valutare e monitorare i propri subappaltatori. 5.5.2 Agenti Unilabs adotterà la dovuta diligenza per esaminare questi settori e garantire un forte adattamento reciproco prima di avviare una collaborazione con un agente; pertanto, possono essere condotte verifiche periodiche al fine di assicurare la conformità costante ai contenuti del presente Codice di condotta per i partner. Queste verifiche serviranno a promuovere le norme intrasocietarie comuni. Unilabs genererà un ambiente di verifica caratterizzato dalla massima trasparenza per aiutare gli agenti a individuare e affrontare qualsiasi area che richieda un miglioramento. 5.6 Segnalazione di eventi I partner sono tenuti a segnalare al proprio referente Unilabs eventuali eventi indesiderati, comportamenti o altre circostanze che siano, possano essere considerate o possano potenzialmente determinare una non conformità ai principi e alle aspettative specificate nel presente Codice. Le segnalazioni devono contenere sufficienti informazioni basate su fatti e/o documenti che permettano di condurre una ricerca significativa e una valutazione adeguata delle informazioni. Unilabs - Codice di condotta per i partner Final version _ 13.05.2013 5.7 Processo di azione correttiva I partner sono tenuti ad attuare processi che permettano di compiere azioni correttive in modo tempestivo per sopperire ad eventuali carenze individuate da valutazioni o ispezioni interne o esterne. 6. Sanzioni per la violazione della presente politica Non sono ammesse eccezioni al divieto assoluto di corruzione previsto dalla presente politica. Se viene individuata una violazione, Unilabs può imporre, qualora lo ritenga necessario, tali sanzioni e anche la risoluzione del contratto. In aggiunta a quanto sopra indicato e ai fini di una migliore comprensione dell'impegno di Unilabs nei riguardi dell'etica e dell'integrità aziendale, ai fornitori e agli agenti si raccomanda vivamente di leggere il Codice di condotta aziendale di Unilabs (vedi sotto). B. ASPETTATIVE DI UNILABS NEI CONFRONTI DEI DIPENDENTI NELLA COLLABORAZIONE CON I PARTNER I dipendenti di Unilabs sono tenuti a mantenere una cultura dell'onestà e di opposizione alla corruzione e alla concussione. Per corruzione si intendono pagamenti illeciti, per concussione si intende l'offerta, l'elargizione, la richiesta o l'accettazione di un benefit o di una ricompensa attraverso mezzi illegittimi o immorali. Unilabs si impegna a rispettare i più elevati standard di rettitudine e non tollererà alcuna forma di corruzione o concussione. Come già sottolineato, Unilabs garantirà regolarmente la conformità a tutte le leggi e convenzioni anticorruzione e anticoncussione nazionali e internazionali applicabili. I dipendenti di Unilabs devono essere informati del fatto che, in base ad alcune di queste leggi, non solo i comportamenti irregolari volontari ma anche quelli dettati da negligenza possono compromettere la società e se stessi. In Svezia, ad esempio, la violazione delle leggi anticorruzione può comportare ingenti multe e l'eventuale reclusione di singole persone, dirigenti e persino i membri del Consiglio. In caso di dubbi, i dipendenti sono quindi incoraggiati a esprimere le proprie perplessità al proprio responsabile; in alternativa, è possibile rivolgersi anche ai membri delle risorse umane e del controllo interno. Come ultima istanza, i dipendenti possono segnalare le violazioni del Codice attraverso la linea SpeakUp sicura e accessibile tutti i giorni 24 ore su 24. Le informazioni dettagliate delle aspettative di Unilabs relative ai comportamenti che i dipendenti sono tenuti a seguire sono contenute nel Codice di condotta aziendale. Il documento è disponibile sul sito web aziendale all'indirizzo www.unilabs.com (consultare le sezioni "Conflict of interest, Fair competition, Relationship with suppliers, Gifts, meals and entertainment" (conflitto di interessi, concorrenza leale, rapporto con i fornitori, regali, pasti ed eventi di intrattenimento)). Unilabs - Codice di condotta per i partner Final version _ 13.05.2013