2 RELAZIONE ILLUSTRATIVA

RELAZIONE TECNICO ILLUSTRATIVA
Nell’ambito della rete informatica comunale, tra le attrezzature necessarie alla gestione dei diversi
processi amministrativi, figurano varie tipologie di stampanti, scanner, fax, plotter, fotocopiatrici
che complessivamente ammontano a circa 314 unità di 135 diversi modelli e marche;
La gestione delle suindicate attrezzature comporta importanti costi gestionali (consumabili, canoni
di noleggio, manutenzione, consumo di energia elettrica) e di ammortamento (periodica
sostituzione di attrezzature obsolete e mal funzionanti) che, nell’attuale periodo caratterizzato dal
costante taglio delle spese gestionali, appaiono sempre più difficilmente sostenibili.
La modalità gestionale in atto delle attrezzature in argomento, a fronte della significativa spesa
sopra indicata, non sempre risulta pienamente soddisfacente rispetto alle complessive esigenze
degli uffici e servizi comunali, rendendo pertanto indilazionabile una completa revisione della
gestione stessa anche in relazione all’obbiettivo di riduzione della specifica spesa..
Al fine di pervenire alla riduzione dei costi, si reputa necessario adottare una gestione dei flussi di
stampa unitaria, integrata, omogenea e flessibile effettuando una profonda revisione degli attuali
processi di stampa e degli strumenti a supporto.
In particolare è stato ipotizzato un piano di ottimizzazione che, al fine di contenere in modo
significativo i relativi costi, prevede il rinnovamento del parco macchine installato, una
significativa riduzione del numero di attrezzature (creazione di aree di stampa) e la
riorganizzazione e razionalizzazione dei flussi di stampa.
Uno degli aspetti più importanti dell’iniziativa in argomento è quello di giungere
all’individuazione di un unico fornitore di un servizio di noleggio delle attrezzature in
argomento,di manutenzione delle stesse e di fornitura di parti consumabili per le esigenze di tutti
gli uffici e servizi comunali.
In tale ambito occorrerà prevedere altresì una drastica riduzione delle tipologie e modelli delle
unità di stampa e delle altre attrezzature intese quali periferiche delle stazioni di lavoro
informatiche. In tal modo verrebbe semplificato il sistema di gestione dei flussi di stampa e si
giungerebbe ad una maggiore concretezza e velocità nell’individuazione delle responsabilità
gestionali.
Il fornitore si occuperebbe direttamente - anche a mezzo di appositi software applicativi che
permetteranno di individuare da remoto, anche in via preventiva, i diversi malfunzionamenti e le
loro relative cause - della costante manutenzione di tutte le attrezzature in argomento ed inoltre
provvederebbe alla pronta consegna delle componenti consumabili di ogni singola attrezzatura
(toner, cartucce). In tal modo, decentrando la responsabilità di queste attività nelle mani di un
unico fornitore, si potrebbero ridurre gli specifici costi di gestione (attività tecnica e amministrativa
interne) ed eliminare eventuali fermi macchina dovuti a mancate comunicazioni interne.
Tra gli aspetti dell’iniziativa in corso che concorreranno alla presumibile riduzione dei costi va
segnalata la gestione centralizzata di tutti i flussi di stampa che permetterebbe, fra l’altro, di
controllare, a livello di singolo utente e di singola attrezzatura, il numero di copie /stampe
effettuate, il periodo temporale interessato, le unità di stampa/copia utilizzate e il relativo carico di
lavoro. Inoltre la massiccia sostituzione del parco macchine con unità dipartimentale aventi
sistema multifunzione consentirebbe di concentrare la produzione di volumi di stampa in un unica
unità con importanti risparmi sui costi/pagina. In tale ambito verrebbe garantita la riservatezza
delle stampe mediante appositi sistemi di autenticazione utente residenti sulle macchine stesse.
La realizzazione di un sistema basato su aree di stampa, tenuto conto della già effettuata
ricognizione delle esigenze degli uffici comunali, comporta la disponibilità di circa 100 attrezzature
di diversa capacità e caratteristiche tecniche contenute in circa 10 modelli.
Il ridotto numero di attrezzature, l’omogeneità delle stesse, l’adozione delle modalità gestionali
sopra accennate e meglio descritte nell’apposito capitolato, dovrebbe determinare per il Comune
rilevanti vantaggi in termini di ottimizzazione delle risorse e di riduzione di spesa.