Tipo di documento: Procedura generale Codice documento

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Tipo di documento: Procedura generale
Codice documento: MDAA_GEN 01
Titolo del documento: Gestione Documentale
Aeroporto Leonardo da Vinci
Roma Fiumicino
Area gestionale
Appendice 1 alla Sezione 0 della Parte A del MdA
Manuale di Aeroporto – PARTE A – Sezione 0 - Appendice 1 - Copia non controllata qualora stampata
Pag. 1 di 10
APPENDICE 1 ALLA SEZIONE 0 - Procedura di gestione dei documenti di certificazione
Rev. 0
MDA Edizione 0 del 01/12/2016
Indice generale
01/12/2016
Sommario
1
GESTIONE DEI DOCUMENTI DI CERTIFICAZIONE .................................................... 3
1.1
Scopo e campo di applicazione ......................................................................................... 3
1.2
Modalità di redazione ......................................................................................................... 4
1.2.1
Copertina del documento ........................................................................................... 4
1.2.2
Indice ............................................................................................................................. 5
1.2.3
Corpo del documento .................................................................................................. 6
1.2.4
Capitoli e paragrafi ...................................................................................................... 6
1.2.5
Layout di pagine e stile di redazione ........................................................................ 9
1.2.6
Codice del documento............................................................................................... 10
Manuale di Aeroporto – PARTE A – Sezione 0 - Appendice 1 - Copia non controllata qualora stampata
Pag. 2 di 10
APPENDICE 1 ALLA SEZIONE 0 - Procedura di gestione dei documenti di certificazione
MDA Edizione 0 del 01/12/2016
GESTIONE DEI
DOCUMENTI DI
CERTIFICAZIONE
CAPITOLO 1
paragrafo 1.1
Scopo e campo di
applicazione
Rev. 0
01/12/2016
APPENDICE 1 ALLA SEZIONE 0 - Procedura di gestione dei documenti di
certificazione
1
1.1
GESTIONE DEI DOCUMENTI DI CERTIFICAZIONE
Scopo e campo di applicazione
La presente istruzione operativa si applica a tutti i documenti correlati alla certificazione
dell’aeroporto di Fiumicino in conformità ai requisiti del Reg. (CE) n. 216/2008 e corrispondenti
Implementing Rules contenute del Reg. UE 139/14 ed in particolare:
- ADR.OR.E.005;
- AMC1 ADR.OR.E.005;
- AMC3 ADR.OR.E.005.
Per documenti di certificazione si intendono:
-
Procedure;
Istruzioni Operative;
Manuali di addestramento;
Check-list;
Piani organizzativi;
Piani di contingency;
e in generale qualsiasi documento strumentale alla dimostrazione di conformità ai requisiti
regolamentari.
La gestione della documentazione di progetto comprensiva degli elaborati grafici esula dalla
presente istruzione e deve essere adeguata alla normativa tecnica ISO di settore (laddove
presente).
Qualsiasi documento che rientri in quanto sopra elencato, dovrà essere redatto nel rispetto della
presente procedura.
I contenuti della presente Istruzione operativa, trattandosi di una best practice aziendale, non
sono soggetti ad approvazione di ENAC.
Manuale di Aeroporto – PARTE A – Sezione 0 - Appendice 1 - Copia non controllata qualora stampata
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APPENDICE 1 ALLA SEZIONE 0 - Procedura di gestione dei documenti di certificazione
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1.2
GESTIONE DEI
DOCUMENTI DI
CERTIFICAZIONE
CAPITOLO 1
paragrafo 1.2
Modalità di
redazione
Rev. 0
01/12/2016
Modalità di redazione
Tutti i documenti devono essere costituiti da:




Una copertina
Un indice
Una intestazione
Capitoli e paragrafi.
Tutti i documenti dovranno avere un layout e una tipologia di carattere secondo quanto
riportato nei paragrafi successivi.
1.2.1 Copertina del documento
La copertina del documento deve rappresentare in intestazione, l’immagine di seguito riportata.
Al centro della pagina il tipo di documento e il titolo.
Sotto l’Aeroporto occorre identificare il contesto cui la procedura si riferisce:
-
area gestionale
area movimento
area manutenzione
area terminal
area progettazione
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1.2.1.1
GESTIONE DEI
DOCUMENTI DI
CERTIFICAZIONE
CAPITOLO 1
paragrafo 1.2
Modalità di
redazione
Rev. 0
01/12/2016
Intestazione della copertina
La copertina deve avere solo l’intestazione a piedi pagina con riportato numero di pagine sul
numero di pagine totali.
1.2.2 Indice
L’indice deve essere automatico e deve contenere anche l’indice delle figure e delle tabelle
eventualmente presenti.
Figura 1 - Indice del documento
Manuale di Aeroporto – PARTE A – Sezione 0 - Appendice 1 - Copia non controllata qualora stampata
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APPENDICE 1 ALLA SEZIONE 0 - Procedura di gestione dei documenti di certificazione
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GESTIONE DEI
DOCUMENTI DI
CERTIFICAZIONE
CAPITOLO 1
paragrafo 1.2
Modalità di
redazione
Rev. 0
01/12/2016
Qualora si salvi un documento in PDF è necessario mantenere il collegamento ipertestuale con i
titoli e paragrafi del documento salvando il documento in pdf .
1.2.3 Corpo del documento
Il corpo del documento deve contenere:
 Una intestazione
 Un capitolo obbligatorio con una serie di paragrafi dalla compilazione necessaria.
 Ulteriori capitoli e paragrafi tecnici.
1.2.3.1
Intestazione
L’intestazione deve contenere:







Il logo dell’azienda
L’edizione e la data del Manuale di aeroporto di cui fa parte integrante
La sezione del Manuale di Aeroporto che la contiene (laddove applicabile)
Collegamento con il titolo 1
Collegamento con il paragrafo e il titolo del paragrafo
Denominazione e codice della classificazione del documento (IO-P-MF-ecc,)
Revisione del documento e data.
SEZIONE X – Titolo della Sezione
Titolo del Capitolo
MDA Edizione
CAPITOLO
numero
paragrafo
numero
Rev. 0
Titolo del paragrafo
Data della
revisione(XX/XX/XXXX)
Tabella 1 - Intestazione delle pagine del documento
Al fine di favorire la corretta redazione della intestazione occorre utilizzare la funzione riferimento
incrociato di word.
L’intestazione a piè di pagina deve contenere:
 Il codice e il titolo per esteso del documento
 Il numero di pagina sul numero di pagine totali
 La frase generale standard: Copia non controllata qualora stampata (laddove sia un
documento soggetto a revisioni periodiche).
1.2.4 Capitoli e paragrafi
I capitoli sono importanti perché identificano le sezioni del documento e garantiscono, nella loro
sintetica descrizione dei titoli, i contenuti della sezione.
I Capitoli obbligatori per la redazione documentale che descrivono la struttura del documento,
sono descritti nei paragrafi successivi.
Manuale di Aeroporto – PARTE A – Sezione 0 - Appendice 1 - Copia non controllata qualora stampata
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1.2.4.1
GESTIONE DEI
DOCUMENTI DI
CERTIFICAZIONE
paragrafo 1.2
Modalità di
redazione
CAPITOLO 1
Rev. 0
01/12/2016
Scopo e campo di applicazione
Lo scopo è necessario al fine di inquadrare il contesto tecnico operativo del documento.
1.2.4.2
Definizioni e acronimi
Il documento deve riportare, la definizione tecnica dei termini chiave utilizzati nel documento,
nonché la descrizione degli acronimi utilizzati.
1.2.4.3
Riferimenti normativi
Il documento deve riportare i riferimenti normativi cui il documento si adegua.
1.2.4.4
Gestione del documento
Il paragrafo deve riportare:



responsabilità aggiornamenti e approvazione
distribuzione
archiviazione
Responsabilità, aggiornamenti e approvazione
Il paragrafo deve contenere la seguente frase generica:
Il xxxxx è responsabile della redazione del presente documento in ottemperanza ai requisiti di cui
al paragrafo riferimenti normativi.
Il xxxx assicura , altresì , il controllo circa la sua attuazione, la valutazione della sua efficacia e il suo
aggiornamento a seguito di variazione della normativa vigente, nonché qualsiasi altra variazione
contingente che ne comporti il necessario adeguamento.
RESPONSABILITÀ
RUOLO
NOME/COGNOME
FIRMA
PER APPROVAZIONE
RESPONSABILITÀ REDAZIONE
EMISSIONE (LADDOVE APPLICABILE
ED
Il paragrafo, per quanto riguarda le revisioni, deve riportare anche la tabella che segue con
registrate tutte le revisioni del documento:
Revisione
Data
Sezione e Capitolo Pagina
revisionati
Descrizione
sommaria della
revisione
0
05/10/2016
/
Prima emissione
/
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MDA Edizione 0 del 01/12/2016
GESTIONE DEI
DOCUMENTI DI
CERTIFICAZIONE
CAPITOLO 1
paragrafo 1.2
Modalità di
redazione
Rev. 0
01/12/2016
Tutte le modifiche e le parti inserite ex novo, devono essere evidenziate con una barra laterale
come quella che accompagna questa parte di testo.
Tutte le modifiche temporanee sono evidenziate con una doppia barra laterale rossa come quella
che accompagna questa parte di testo e una evidenziazione in giallo.
Distribuzione
Il paragrafo deve indicare i destinatari del documento intesi come ragioni sociali delle società
esterne o denominazioni degli Enti di Stato, nonché le funzioni interne ad ADR a cui la
documentazione deve pervenire.
Per destinatari si intendono coloro che devono attuare i contenuti del documento.
All’interno del paragrafo deve essere riportata la seguente frase:
È fatto obbligo ad ogni responsabile della lista di distribuzione divulgare il documento all’interno
della propria struttura organizzativa informando e formando il personale alle proprie dipendenze
circa i contenuti.
Archiviazione della procedura
Il paragrafo deve contenere:
 La posizione dell’archivio della copia cartacea del documento (copia originale firmata)
 La posizione dell’archivio della copia elettronica del documento (copia originale
scannerizzata)
 La posizione dell’archivio della copia non controllata in word dove poter apportare
eventuali modifiche.
Archiviazione delle evidenze oggettive
La posizione e il tempo minimo di archiviazione delle evidenze oggettive a convalida
dell’applicazione della procedura oggetto del documento.
1.2.4.5
Diagramma di flusso e competenze di processo
Il documento deve contenere un diagramma di flusso che rappresenta il processo descritto nella
procedura (laddove applicabile). Il diagramma di flusso può essere integrato da una matrice che
evidenzia chi deve fare che cosa nel contesto cui la procedura si applica.
1.2.4.6
Responsabilità di processo
Il documento deve contenere una matrice delle figure responsabili dei processi disciplinati
all’interno della procedura.
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GESTIONE DEI
DOCUMENTI DI
CERTIFICAZIONE
CAPITOLO 1
paragrafo 1.2
Modalità di
redazione
Rev. 0
01/12/2016
ORIGINATORE RICHIESTA
AGGIORNAMENTO AIP
TITOLARE DEL
DATO
RESPONSABILE
DEL DATO
ORIGINATORE
DEL DATO
Un esempio di matrice è sotto riportata:
Topografo
Direttore tecnico appaltatore

Sono responsabili xxx.

E' responsabile xx.

E’ responsabile xx

È responsabile xxx

è responsabile della xxx

è responsabile xx
Program Manager
Post Holder Manutenzione
Post Holder Progettazione
Post Holder Movimento /
Responsabile ISE
1.2.5 Layout di pagine e stile di redazione
Al fine di agevolare la lettura del documento stampato, il Capitolo deve iniziare sempre da pagine
dispari lasciando nella pagina saltata, la dicitura “Lasciata intenzionalmente in bianco”.
Il carattere da utilizzarsi segue le caratteristiche indicate nella tabella che segue:
TIPOLOGIA
CARATTERE
GRANDEZZA
CAPITOLO
Calibri Maiuscolo
13
PARAGRAFI (1° livello) (Capitolo.1)
Calibri Maiuscolo
12
PARAGRAFI (2° livello) (Capitolo.1.1
Calibri Minuscolo
12
PARAGRAFI (3° livello) Capitolo. 1.1.1
Calibri Minuscolo corsivo
11
PARAGRAFI
(4°
livello)
Capitolo. Calibri Minuscolo
10
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GESTIONE DEI
DOCUMENTI DI
CERTIFICAZIONE
CAPITOLO 1
paragrafo 1.2
Modalità di
redazione
Rev. 0
01/12/2016
1.1.1.1
Didascalia tabelle, grafici e immagini
Calibri minuscolo
8
Un fac simile della procedura con impostata la struttura di cui alla presente istruzione operativa è
disponibile all’Allegato 1 del presente documento.
1.2.6 Codice del documento
Tutti i documenti di certificazione dovranno essere identificati da un codice.
Il codice deve essere strutturato nel modo seguente:
MdAX_TTTNN
 X: identificativo della Parte del Manuale a cui attiene il documento
 TTT: identificativo del tipo di documento, di seguito un elenco non esaustivo delle
casistiche applicabili.
Acc
Accordo bilaterale
CK
Check List
DO
Documento Organizzativo
FF
Form, Modulo
GEN
Procedura Generale
IO
Istruzione Operativa
MAN
Procedura pertinente l’area manutenzione
MOV
Procedura pertinente l’area movimento
PI
Piano
PO
Procedura Operativa
PRO
Procedura pertinente l’area progettazione
TRM
Training Manual
 NN: identificativo numerico.
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