Collaboration 3.0: nuovi scenari di comunicazione e di scambio per

Collaboration 3.0: nuovi scenari di comunicazione e di scambio per il business aziend... Page 1 of 5
cerca nel sito
White Paper
Executive
Trade
PMI
Professional
HR
Procurement
Marketing
SupplyChain
Finance
Cloud
B2B
IoT
Security
Eventi
Video
Data Center
Industry
HOME » Executive » Approfondimenti » Collaboration 3.0: nuovi scenari di comunicazione e di scambio per il business
6
85
4
Collaboration 3.0: nuovi scenari di
comunicazione e di scambio per il business
aziendale
La totalità delle imprese usa l’email per scambiare informazioni e documenti,
ma il 44% è interessato a valutare soluzioni alternative all’insegna del social
business e di una nuova dimensione della collaboration. Lo rivela
un’indagine condotta da NetworkDigital4 in collaborazione con Top Consult,
presentata a Milano all'evento "Immagina un'azienda senza email"
di Laura Zanotti
22 Luglio 2016
Condivisione e collaborazione tra le aziende: a
che punto siamo in Italia? Considerando che per
il 99% delle aziende oggi l’email è lo strumento
principale per scambiare le informazioni, la
risposta potrebbe sembrare ovvia. Eppure sono
molte le aziende pronte a immaginarsi senza
posta elettronica. Questa è una delle principali
Un momento dell'evento
evidenze emerse da un'indagine esclusiva
condotta da NetworkDigital4 in collaborazione con Top Consult, presentata a Milano in
occasione di un evento intitolato, per l’appunto, "Immagina un'azienda senza email". A
partecipare un nutrito pubblico di manager, interessati a capire come gestire in maniera più
funzionale i workflow aziendali che si ramificano in una pluralità di soluzioni e canali tali da
rendere difficile il controllo ma anche, e soprattutto, lo sviluppo di modelli allineati
all'evoluzione del lavoro e della comunicazione.
Le tecnologie digitali, infatti, stanno favorendo una nuova cultura del dato: velocità,
accessibilità, fruibilità e condivisione e sicurezza sono diventati i cinque asset da cui nessun
tipo di comunicazione può prescindere.
«Trainata dai consumatori, la digital trasformation delle aziende è un processo in atto da
tempo - ha spiegato Stefano Mainetti, Responsabile Scientifico dell'Osservatorio
Application Governance del Politecnico di Milano -. Bisogna considerare che, fino
all'arrivo dei millennial, i dipendenti usavano la tecnologia fortemente spronati dall’azienda,
che sceglieva le soluzioni e faceva formazione. Non solo: il lavoro era organizzato in silos e
ogni ufficio ciascuno gestiva le proprie attività in modo indipendente, con una logica ad
Top Selection by Digital4
La migliore informazione vi aiuterà a
scegliere l'innovazione »
Sponsored by Hewlett Packard Enterprise
ICT in evoluzione: servono servizi di classe
enterprise »
Sponsored by Wolters Kluwer
Diagnosi e cure più efficaci grazie al Clinical
Decision Support Mobile »
Resource center
White Paper
Si fa presto a parlare di
collaboration. Una survey
offre una fotografia dell'Italia
Il 99% delle aziende italiane per
scambiarsi informazioni usa la
posta. Al secondo posto troviamo
le piattaforme di file sharing
interne (43%) e al terzo soluzioni tipo
WeTransfer (35%). Solo il 9% afferma di
utilizzare soluzioni social. Questi e altri dati
in un'indagine esclusiva condotta da
NetworkDigital4 in collaborazione con
TopConsult
Innovazione nel B2B: quali
sono i trend e quali gli
strumenti più importanti
della Digital Transformation
Oggi Digitale è business e
strategia. Nella collaborazione
interaziendale ci sono alcune innovazioni
fondamentali: la Conservazione Digitale
delle Fatture e i nuovi canali del DDT, tra
portali web, network EDI e smartphone. Ma
come funzionano? Quali sono le normative?
tutti i white paper
https://www.digital4.biz/executive/approfondimenti/collaboration-30-nuovi-scenari-di... 27/07/2016
Collaboration 3.0: nuovi scenari di comunicazione e di scambio per il business aziend... Page 2 of 5
alveare e una gerarchia intrinseca. Nel tempo, questi e altri retaggi organizzativi sono stati
messi in discussione perché non corrispondono più a quello che sta succedendo dentro e
Trade
fuori il business».
Come e perché la collaboration è la chiave per il successo
aziendale
Oggi la collaborazione è un nuovo abito mentale: riguarda
ormai svariati ambiti ed è entrata a far parte di un nuovo
approccio al lavoro. La produttività individuale è stata
potenziata da un'esperienza d'uso amplificata dall'elettronica
di consumo, a partire dagli smartphone e dai tablet che hanno
portato nelle aziende una multicanalità arrivata dal basso.
La consumerizzazione e la pervasività dell'IT se da un lato
hanno velocizzato il business, dall'altro hanno cambiato il
Stefano Mainetti,
Politecnico di Milano
modo di lavorare. Sono nate nuove applicazioni che hanno
rinnovato le modalità di scambio, a seguito del proliferare
dei social media come, ad esempio, Whatsapp o Skype per citare solo i più noti. La mail,
però, rimane lo strumento principe della comunicazione, con il doppio ruolo di contatto e
repository per qualsiasi tipo di file. Il tutto, in modo alquanto destrutturato e, soprattutto,
chiuso dentro al computer di ogni singolo utente.
«L'uso indiscriminato della posta elettronica ha un impatto significativo sulle aziende:
siamo diventati la repubblica delle mail - ha proseguito Mainetti -. Uno dei driver che ha
condotto le organizzazioni a questo punto è il lavoro in mobilità, che ha introdotto in azienda
una varietà di flussi comunicativi di difficile tracciabilità e capitalizzazione. Oggi è quasi
impossibile misurare e rendere efficienti i processi, e c'è uno scarsissimo livello di
comunicazione e condivisione delle informazioni tra le diverse unità organizzative. Dalle
indagini degli Osservatori del Politecnico di Milano emerge come le aziende perdano
moltissimo tempo a ricercare o ricreare informazioni già presenti e come accusino serie
difficoltà nel monitorare lo stato di avanzamento dei processi».
ERP per le PMI: quali sono i
punti di forza di SAP
Business One
Affidabilità, completezza,
adattabilità, velocità, analisi dei
dati e tanta personalizzazione:
sono tante le ragioni per cui anche le piccole
e medie imprese scelgono uno ERP. Una
guida riassume i punti di forza di SAP
Business One. In pochissime settimane (2/8)
potrete avere un software di gestione
aziendale che ottimizza e semplifica tutti i
processi chiave massimizzando i controlli
Come garantire distribuzione
e sicurezza delle applicazioni
su Amazon Web Services
Volete distribuire in modo
automatico il traffico di una
applicazione tra diverse istanze
di Amazon EC2 garantendo la
massima user experience? Esiste un
sistema di bilanciamento che fa la differenza,
consentendo sia il bilanciamento dei carichi,
sia la massima continuità operativa. Le cose
da sapere su Amazon Elastic Load Balancer
a garanzia di un application delivery
controller di classe superiore
tutti gli articoli di Digital4Trade
Le 3T della condivisione: trasparenza, tracciabilità e
tecnologia
In questo contesto, prendere decisioni non è
facile perché manca un coordinamento
informativo. Chi gestisce l'IT si trova a un bivio:
Monetizzare i contenuti
editoriali: lo scenario
internazionale
come favorire la comunicazione e la
collaborazione, riuscendo a gestire processi
strutturati e organizzati in modo gerarchico
dall'inizio alla fine? Come favorire l'intelligenza
collettiva aziendale, stimolando il lavoro e la
produttività dei singoli evitando ridondanze,
Quali sono le soluzioni più
innovative per la monetizzazione
dei contenuti online?
Pier Luigi Zaffagnini, CEO di Top Consult
confusione e perdita di informazioni? In ogni
azienda, infatti, ci sono processi decisionali e attività non predefinibili, che dipendono dal
singolo caso e sono difficilmente standardizzabili.
Sempre più spesso alcuni flussi di lavoro prevedono il contributo di specialisti afferenti a
differenti LOB (Line of Business) che, comunque, attivano intense relazioni, spesso
La Fatturazione Elettronica
B2b
Quali sono le ultime novità
normative legate alla
Fatturazione Elettronica B2b?
trasversali alle diverse unità. In ogni azienda c'è quindi una meta-comunicazione fatta di
sotto processi decisionali e collaborativi che, non essendo tracciati, portano a un’opacità
nella filiera. Basti pensare al caso di un processo di vendita in cui, per una telefonata tra il
fornitore e il cliente, sia successo qualcosa e la pratica rimanga bloccata e il processo di
business non si concluda per un motivo che sfugge alla direzione.
Archivio Newsletter
• Digital4Executive
Collaborazione significa organizzazione, condivisione e, soprattutto, massima trasparenza
informativa. È necessario predisporre soluzioni tecnologiche adeguate e convergenti: l'office
• Digital4Trade
automation, la gestione documentale, i sistemi gestionali e tutto l'insieme di strumenti di
comunicazione e di collaborazione utilizzati da colleghi, dipendenti, collaboratori, partner e
• Digital4Health
clienti.
• Digital4B2B
«I processi decisionali oggi sono legati alla conoscenza. Sviluppare conoscenza è il risultato
di un processo collaborativo - ha ribadito Pier Luigi Zaffagnini, CEO di Top Consult -.
Condividere informazioni e connettersi con i colleghi è fondamentale per supportare il
• Digital4Cloud
• Digital4HR
• Internet4Things
• Digital4PMI
• Digital4Procurement
• Digital4Professional
https://www.digital4.biz/executive/approfondimenti/collaboration-30-nuovi-scenari-di... 27/07/2016
Collaboration 3.0: nuovi scenari di comunicazione e di scambio per il business aziend... Page 3 of 5
business. La nostra lunghissima esperienza nella gestione documentale non solo ci ha
permesso affiancare in questo percorso centinaia di realtà ma ci ha dato un'occasione unica:
capire l'evoluzione degli utenti e anticipare il maturare di nuove esigenze. È questo che ha
portato un contributo fondamentale al nostro lavoro di Ricerca e Sviluppo, che ci ha
• Digital4SupplyChain
• SearchSecurity
tutte le newsletter
permesso di mettere a punto una soluzione di Collaboration 3.0. TopMedia Social NED è,
infatti, una piattaforma che mette a fattor comune tutti gli aspetti di condivisione delle
informazioni e dei contenuti che arrivano dalla nuova dimensione multicanale della
comunicazione. La vera svolta è che permette di centralizzare i workflow strutturati e
destrutturati, introducendo funzionalità di office automation che includono coeditig, self
service analytics, archiviazione personale e integrazione con i sistemi gestionali, il tutto con
un approccio estremamente intuitivo e un'interazione drag & drop nello scambio dei file
condivisi».
Il valore aggiunto della piattaforma è una progettazione in chiave social, che prevede una
bacheca principale e una serie di funzionalità accessibili attraverso l'apertura di gruppi di
lavoro che possono includere tutti gli interlocutori di uno o più processi aziendali, interni ed
esterni all'azienda. Il tutto evitando la moltiplicazione dei messaggi, la ridondanza dei
documenti, la dispersione delle informazioni, la mancanza di visibilità su aspetti chiave della
comunicazione strutturata o destrutturata. In questo modo, la Collaboration aziendale diventa
davvero 3.0, guadagnando in flessibilità e velocità, favorendo la conoscenza collettiva
aziendale.
Ma le aziende sono pronte alla Collaboration 3.0? Il passaggio a una nuova forma di collaborazione in
chiave social risponde alle esigenze del mercato. Lo
confermano i dati della survey condotta dagli analisti di
NetworkDigital4, in collaborazione con Top Consult, su
un campione di 80 aziende di medie e grandi dimensioni
operanti in tutti i settori per capire quali strumenti sono le
modalità di scambio delle informazioni in azienda e quali
invece gli strumenti utilizzati per lo scambio e la
condivisione di documenti, immagini, file audio e video e progetti. Il cardine della
comunicazione aziendale è la mail, con il 99% delle risposte, seguito al secondo posto
dalla riunione classica (63%), dal telefono (40%) e da servizi di chat interni (25%). Solo
il 23% del campione utilizza una piattaforma di video-collaboration e solo il 9% fa call
on line con soluzioni tipo Skype.
Un altro tema emerso dall'indagine è la problematica dell'accessibilità ai documenti aziendali.
La multicanalità, infatti, è ancora un miraggio dal momento che solo il 17% delle imprese
intervistate consente l'accesso ai contenuti da pc o da notebook aziendale e/o personale,
così come da smartphone e tablet. Questo, a fronte del fatto che per tutti gli utenti poter
accedere ai dati e alle informazioni da qualsiasi dispositivo, che si tratti di pc, notebook,
smartphone o tablet continui a essere un freno.
La ricerca evidenzia come le imprese italiane si trovino a un bivio, accettando la
diversificazione di soluzioni che entrano in azienda dal basso, con dipendenti e collaboratori
che portano soluzioni e le diffondono generando dei trend tecnologici come l'utilizzo
promiscuo di soluzioni come WeTransfer per lo scambio di documenti più pesanti (35% delle
aziende). Solo il 23% del panel utilizza una piattaforma collaborativa più evoluta. A fronte di
questo, il 34% delle aziende esprime l'esigenza di rimuovere la rigidità dei workflow aziendali
per sostituirli con soluzioni collaborative che bypassino la posta elettronica. L'esigenza degli
utenti di essere veloci, ma anche di poter intervenire in modo tempestivo e proattivo
nell'ambito di progetti e comunicazioni che sono sempre più spesso il risultato di lavori a più
mani, porta quindi le organizzazioni dal non poter più prescindere da soluzioni di
collaborazione capaci di ridurre drasticamente la quantità di mail generate dallo scambio di
informazioni aziendali.
Lo conferma il 44% delle imprese intervistate. A fronte di un 15% di no, il 40% del panel
risponde di non aver mai valutato questa opzione. La risposta ha una sua chiave di
interpretazione: i CIO, infatti, sono alle prese con una pluralità di cambiamenti tecnologici e
budget sempre più contenuti. Nella scala delle priorità, la complessità dei workflow non
sembra ancora una criticità. Valutare la possibilità di centralizzare e razionalizzare i
workflow informativi, tramite un'unica piattaforma, fa parte di un percorso di maturità a
livello di governance. Da sempre infatti, l'IT si è mosso attraverso una crescita addizionale di
https://www.digital4.biz/executive/approfondimenti/collaboration-30-nuovi-scenari-di... 27/07/2016
Collaboration 3.0: nuovi scenari di comunicazione e di scambio per il business aziend... Page 4 of 5
soluzioni e sistemi (sia hardware che software) preposti a svolgere una o più attività. Solo
quando l'azienda arriva alla soglia critica di un'eterogeneità da cui si genera scarso governo,
si innesca un processo di centralizzazione e di razionalizzazione. Con la comunicazione e lo
scambio delle informazioni si sta prendendo coscienza del fatto che si è arrivati a un punto
critico della governance.
La collaboration 3.0 raccontata da chi la fa
«C'è un'energia che va liberata all'interno
dell'azienda - ha commentato Adriano
Braghieri, General Manager di GEA, una
società specializzata in sistemi di disinfestazione
e di monitoraggio degli infestanti delle derrate e
degli ambienti - e per farlo è fondamentale
introdurre una piattaforma di comunicazione di
Adriano Braghieri, GEA, e Angelo Cantoni,
DIGILAN, durante l'intervista
nuova concezione. Abbiamo introdotto un
sistema di collaborazione per gestire le
informazioni in modo snello e veloce. Grazie alla
soluzione di Top Consult, oggi i dati sono di
proprietà dell'azienda ed è più immediato capire quello che succede. Questo ci ha costretti a
scardinare antiche abitudini, ma la contropartita è stata l’efficienza e la velocità nella gestione
dei progetti (in gran parte gestione delle commesse). In più c’è il fatto che, lavorando anche
come subfornitori di grandi aziende multinazionali, avevamo necessità di comunicazione e
trasparenza, proprio per questo abbiamo deciso di passare a una nuova modalità di gestione
in chiave 3.0. Ad oggi non vedo alternative: il futuro del business è questo».
Grazie ai sistemi di collaborazione di nuova generazione chi fa parte del gruppo può lavorare
su un unico documento, contando su meccanismi che tengono conto del work in progress
delle revisioni e di nuove modalità di sicurezza che risolvono il problema delle password ed
eliminano le code delle notifiche per dare da un unico cruscotto condiviso il quadro delle
attività, oltre alla sezione delle chat per lo scambio delle informazioni e degli aggiornamenti.
«Per la nostra organizzazione il percorso è stato analogo - ha raccontato Angelo Cantoni,
Consulente Informatico di DIGILAN, società che gestisce 27 cooperative per un totale di
oltre 4500 dipendenti -. Spesso avevamo il problema del filtering per cui non si ricevevano
email importanti e l'abuso della posta elettronica ci ha obbligato a imporre una policy che
prevede l’inserimento per ogni invio al massimo di 3 o 4 persone per conoscenza. In media
ognuno di noi riceveva 150 email al giorno: eravamo arrivati a una situazione ingestibile.
Utilizzare la piattaforma di Top Consult non solo ha risolto la gestione di moltissimi workflow
ma, per le attività trasversali in cui è fondamentale il brainstorming, ha portato massima
trasparenza e condivisione delle informazioni».
Ieri il problema della conoscenza implicita e di quella esplicita faceva parte dei problemi del
knowledge management aziendale. Oggi, grazie alle tecnologie digitali, a nuovi livelli di
integrazione e a una maturità degli utenti verso forme di comunicazione innovative è
possibile integrare il social business all'interno delle aziende e favorire la produttività
individuale attraverso uno Smart Working di nuova generazione. Infatti, il 29% del
campione intervistato conferma di voler valutare l'utilizzo di una piattaforma collaborativa che
elimina l'uso delle mail attraverso la creazione di gruppi di lavoro che condividono qualsiasi
tipo di informazione e di file in modalità multicanale.
TAG: Top Consult, Stefano Mainetti, Collaboration, email, UCC, gestione documentale
CORRELATI
GESTIONE DOCUMENTALE
GESTIONE DOCUMENTALE
DOCUMENT MANAGEMENT
WEBINAR
https://www.digital4.biz/executive/approfondimenti/collaboration-30-nuovi-scenari-di... 27/07/2016